Audit du système de la composante de gestion des dépenses

Utilisateurs finaux du SGD

Le SGD regroupe les fonctions qui appuient et consolident le rôle du Secrétariat en tant que service du budget, incluant la responsabilité touchant l'ensemble du système de gestion des dépenses du gouvernement.

La Division des stratégies et des prévisions des dépenses, qui fait partie du SGD, appuie le rôle du service du budget dans les domaines suivants :

• Présentation d'une vision pangouvernementale des données de gestion des dépenses dans le cadre du processus budgétaire annuel;
• Prestation de conseils sur la gestion de la réserve;
• Préparation du Budget principal des dépenses et du Budget supplémentaire des dépenses en vue de leur dépôt devant la Chambre des communes;
• Gestion du processus menant à l'obtention des mandats spéciaux du gouverneur général.

Le groupe des politiques et des systèmes de la Division des stratégies et des prévisions des dépenses agissait à titre de principal représentant des utilisateurs finaux du SGD dans le cadre du projet de la CGD. Le groupe représentait le mécanisme d'examen des travaux réalisés dans le cadre du projet. De plus, il fournissait des renseignements de nature qualitative sur les enjeux et participait aux discussions et à l'approbation de tout changement concernant la fonctionnalité opérationnelle nécessaire. Le groupe des politiques et des systèmes était chargé d'élaborer le matériel de formation, sans compter qu'il a formé les utilisateurs finaux du SGD sur le système de la CGD.

Développeurs du système

La Division du développement des applications et de l'administration des données et des bases de données de la DGIT-SSM était le groupe chargé de collaborer avec le SGD relativement à la conception et à la mise en œuvre du système de la CGD. Les membres de cette division possédaient une expérience dans le soutien et la maintenance des systèmes existants et, par conséquent, une expertise touchant les exigences opérationnelles du SGD. Grâce à leurs connaissances et à leurs compétences, il a été plus facile de concevoir la fonctionnalité des applications et de produire les rapports.

La DGIT-SSM demeure responsable du soutien continu du système de la CGD.

Exclusions de la portée

L'audit n'incluait pas les aspects suivants :

3.1.1 Utilisation de méthodologies uniformisées

L'équipe d'audit s'attendait à ce que le projet repose sur les méthodologies standard de l'industrie des TI afin d'encadrer la mise en œuvre du système de la CGD pour s'assurer que :

• Le projet réponde aux exigences de l'utilisateur final du SGD;
• Des approbations sont reçues au regard des principales décisions et des produits livrables clés;
• Le système est configuré conformément aux pratiques exemplaires et aux normes en matière d'architecture interne.

La méthodologie accélérée de SAP a été utilisée, laquelle correspond à la méthodologie standard qui a été élaborée afin de mettre en œuvre le système SAP PRE. Cette méthodologie a aidé l'équipe de projet à mettre en œuvre le système SAP PRE de manière efficace, parce qu'elle assurait le respect des étapes essentielles au développement et le concours des utilisateurs finaux du SGD. La méthodologie impliquait le recours à des modèles favorables au maintien de l'attention sur l'utilisateur final et à la communication fréquente entre le groupe des utilisateurs finaux du SGD et la DGIT-SSM. Le recours à des modèles standard a également favorisé l'uniformité, augmenté la qualité globale des documents et réduit la complexité, le temps et le coût de création des documents.

La méthodologie accélérée de SAP a permis de valider les exigences opérationnelles dès le commencement du projet. Même si un processus de gestion des changements avait été défini, aucun changement n'était exigé du côté des exigences opérationnelles au cours de la mise en œuvre.

Le document du Secrétariat intitulé Guide de l'établissement de points de contrôle pour les projets axés sur la TI, un modèle d'établissement de points de contrôle qui assure le respect des normes internes en matière d'architecture, a été utilisé afin de surveiller l'évolution du projet.

La méthodologie de gestion du projet de TI reposait sur l'outil JIRA de suivi des problèmes et des projets de la DGIT-SSM. Cet outil a permis à l'équipe de suivre les bogues du système. De plus, il a facilité le suivi des problèmes et le processus de gestion des changements du système. La fonctionnalité de l'outil relative au flux des travaux a permis de suivre la conclusion et l'approbation des étapes des activités principales du projet avant « l'entrée en service ».^{Note de bas de page 4} Cette fonctionnalité est venue atténuer le risque que des tâches essentielles du projet ne soient pas parachevées avant la date d'entrée en service.

3.1.2 Participation itérative des utilisateurs

L'équipe d'audit s'attendait à ce que les commentaires des utilisateurs finaux du SGD servent dans le cadre du développement de l'application de la CGD, ce qui contribuerait à mieux harmoniser la fonctionnalité avec les exigences opérationnelles, ainsi qu'à assurer la satisfaction globale des utilisateurs par rapport au produit final.

Le développement agile, une technique itérative et incrémentielle de développement d'applications qui repose sur la rétroaction continue de la part des utilisateurs, a été utilisé pendant le projet. Cette approche axée sur l'utilisateur encourageait la communication avec les utilisateurs finaux du SGD et l'implication de ces derniers pour s'assurer que l'application répondait aux exigences opérationnelles définies. Des séances avec les utilisateurs étaient organisées afin de valider la fonctionnalité des applications sur le plan conceptuel, et de recueillir des commentaires au sujet des démonstrations de la fonctionnalité détaillée de l'application. Cette approche a contribué à un soutien actif du projet de la part de la haute direction du SGD et des utilisateurs finaux du SGD.

Un environnement de pré-production de l'application, appelé « bac à sable », a permis aux utilisateurs finaux du SGD de se familiariser avec l'application au cours de la période de développement. Cet environnement a permis de recueillir des commentaires inestimables sur la façon d'harmoniser la fonctionnalité du système avec les exigences opérationnelles détaillées et il a favorisé l'adhésion des utilisateurs.

Cette approche axée sur l'utilisateur visait avant tout à faire participer les utilisateurs finaux du SGD et à assurer des communications efficaces avec ces derniers afin de maximiser la valeur des produits livrables du projet. Cette approche a également réduit le risque de délais imprévus ou de déception des utilisateurs face à une application qui ne répondait pas à leurs exigences sur le plan opérationnel.

3.1.3 Identification et mise en œuvre des exigences opérationnelles

Il est espéré que les exigences opérationnelles soient définies, énoncées et converties en documents de conception de haut niveau.

Les exigences opérationnelles du système de la CGD ont été consignées dans un document officiel qui leur est consacré et dans lequel on présentait un survol des processus opérationnels, ainsi que les détails des exigences relatives à chaque secteur des processus opérationnels. Une évaluation de la solution optimale, réalisée par l'équipe de projet, est venue confirmer la mesure dans laquelle la solution SAP PRE répondait aux exigences opérationnelles en ce qui concerne la fonctionnalité requise pour appuyer les responsabilités du Secrétariat en rapport avec le service du budget.

L'équipe d'audit a constaté que les documents de conception démontraient en quoi le système était configuré afin d'appuyer les exigences opérationnelles. En particulier :

• Les activités opérationnelles étaient jumelées à la fonctionnalité de SAP PRE;
• Les exigences d'utilisation du système identifiaient également les exigences techniques;
• Les documents portant sur la décision de déployer les trousses de mise en valeur présentaient clairement les grandes lignes des facteurs fonctionnels et techniques permettant d'accroître la fonctionnalité;
• Les documents relatifs à la conception de haut niveau des objets opérationnels pertinents étaient jumelés aux objets SAP.

Des approches claires et structurées en matière d'identification et d'évaluation des solutions de TI sont essentielles à l'identification et à la définition des exigences opérationnelles, ainsi qu'à la conversion de ces exigences en une conception à la fois efficace et adéquate de solutions automatisées.

L'équipe d'audit a constaté que les documents essentiels élaborés en appui au projet démontraient la façon dont les exigences opérationnelles ont été définies et mises en œuvre lors de la conception du système de la CGD.

3.1.4 Formation des utilisateurs

Il est espéré qu'une documentation de formation soit élaborée afin d'aider les utilisateurs finaux du SGD à utiliser correctement le système. Il est espéré également que les utilisateurs finaux suivent la formation appropriée qui leur permettrait d'atteindre les objectifs opérationnels.

Les utilisateurs finaux du SGD, qui faisaient partie de l'équipe de projet, ont élaboré le matériel de formation et formé les autres utilisateurs finaux du SGD sur la façon d'utiliser le nouveau système de la CGD. Au cours du projet, on a élaboré près de 48 documents décrivant les étapes détaillées sur la façon de saisir les données principales, de consigner les transactions, d'exécuter les rapports et d'effectuer des recherches dans le système. Ces documents ont été partagés avec l'ensemble du groupe des utilisateurs finaux du SGD dans le cadre des séances de formation.

En raison de la taille limitée du groupe d'utilisateurs à former, aucun plan de formation officiel n'a été préparé et aucun suivi de la participation des utilisateurs aux séances de formation n'a été effectué. Les utilisateurs finaux du SGD ont participé à certaines séances de formation qui étaient conçues pour les aider dans le cadre de leurs fonctions opérationnelles.

L'élaboration et la maintenance des documents destinés aux utilisateurs finaux pour s'assurer que ceux-ci tiennent compte des processus actuels sont essentielles afin de les aider à utiliser correctement le système. De plus, on réduit ainsi le risque d'erreurs lors de la saisie des données ou de réglage inadéquats des paramètres au regard des rapports utilisés afin de procéder aux analyses et pour étayer les décisions. Depuis la mise en œuvre du système, les utilisateurs finaux du SGD ont précisé que la mise à jour et l'amélioration des procédures du système se faisaient au fur et à mesure de l'amélioration du système et des processus. Les utilisateurs finaux du SGD ont précisé qu'une formation additionnelle a été offerte après les séances de formation initiales. Ils ont également déclaré que des méthodes de formation différentes étaient mises en œuvre, incluant une formation ad hoc et une formation individuelle, en plus d'organiser des séances hebdomadaires de questions et réponses, ainsi qu'une séance d'appoint au début de chaque exercice de préparation du Budget des dépenses.

L'équipe d'audit a constaté que les documents de formation étaient bien élaborés. Ces documents avaient une configuration standard et comportaient des tableaux décrivant les éléments de données qu'il convient d'inscrire dans le système, ainsi que des captures d'écran accompagnées de commentaires visant à aider les utilisateurs finaux du SGD à utiliser le système de la CGD.

3.2.1 Gestion de l'information relative au projet

L'équipe d'audit s'attendait à ce que les documents destinés à faciliter la définition des besoins, la prise des décisions et la réalisation des activités d'élaboration et de mise en œuvre du système de la CGD soient conservés dans un dépôt central. Une fois le projet achevé, les principaux documents considérés comme des sources d'information du projet présentant une valeur sur le plan opérationnel sont identifiés et conservés dans un lieu central accessible aux employés de TI qui en ont besoin afin d'assurer le soutien continu du système de la CGD.

L'équipe d'audit a remarqué que les fichiers du projet étaient conservés sur des serveurs situés à divers endroits, incluant les répertoires communs au sein de la DGIT-SSM et du SGD, les fichiers de courriel des diverses personnes, ainsi que GCDocs, qui est le dépôt des documents officiels du Secrétariat.

Les fichiers du projet contenaient une quantité énorme de documents, incluant les documents de gestion de projet, les documents consacrés aux exigences opérationnelles officielles, les maquettes des rapports, ainsi que les caractéristiques techniques des rapports soumis à l'examen de l'équipe d'audit. Cette dernière a d'ailleurs constaté les faiblesses suivantes concernant la documentation :

• Il n'existait aucune preuve des commentaires des utilisateurs finaux du SGD sur les différentes séances qui avaient été organisées afin de valider les concepts et la fonctionnalité du système;
• Les résultats et les approbations des tests de réception des utilisateurs finaux du SGD n'étaient pas disponibles;
• Les caractéristiques fonctionnelles représentant les exigences détaillées des utilisateurs finaux du SGD pour chaque rapport et chaque recherche sur la CGD n'étaient pas documentées et conservées au cours du projet;
• Les activités de validation des données démontrant que l'intégrité des données était préservée tout au long du processus de conversion n'étaient pas disponibles;
• Il en est de même du document final approuvé précisant que l'utilisateur avait accepté la conversion des données et la configuration du système.

La conservation des documents essentiels du projet dans un lieu central permet d'atténuer le risque de perte de documents lors du départ d'un employé et permet de donner suite aux nouvelles demandes de changement et de procéder aux mises à niveau du système sans perturber la conception souhaitée du système. Les changements apportés au système ou aux rapports, sans connaître l'intention de la fonctionnalité prévue, peuvent entraîner des problèmes d'intégrité des données susceptibles de compromettre la capacité de l'entreprise de prendre des décisions à partir de l'information stockée dans le système.

3.2.2 Planification de la conversion des données

L'équipe d'audit s'attendait à ce qu'un plan de conversion des données soit en place pour s'assurer d'identifier et d'aborder tous les risques et les activités critiques. À son tour, un tel plan ferait en sorte que la conversion des données à partir des systèmes existants vers le nouveau système de la CGD réponde vraisemblablement aux normes d'intégrité des données et qu'on pourrait s'y fier lors de la production des rapports et de la prise de décisions.

Les documents du plan de conversion des données étaient dépourvus d'éléments essentiels qui auraient dû s'y trouver en vertu d'un plan de qualité ou une norme organisationnelle. Les documents actuels permettaient d'identifier les données critiques, et les détails sur les éléments de données à migrer y sont présentés. Les exigences relatives aux essais fonctionnels et techniques y étaient également énoncées. Cependant, la documentation ne décrivait pas convenablement le processus de conversion prévu.

En particulier :

• Aucune évaluation des risques du projet en rapport avec l'essai de conversion des données n'a été préparée;
• Les critères de réussite de chaque phase d'essai de conversion des données n'étaient pas clairement formulés;
• Aucune mesure corrective n'avait été définie advenant le non-respect des critères de réussite;
• Il n'existait aucun signe de plan de secours ou de reprise.

Les entrevues ont révélé que les utilisateurs finaux du SGD étaient consultés fréquemment au cours du processus de conversion. Les représentants de la DGIT-SSM et les utilisateurs finaux du SGD faisant partie de l'équipe du projet ont déclaré que la conversion des données ne présentait aucun problème.

L'équipe d'audit n'a pu valider l'intégrité des données au cours du processus de conversion en raison des limites que présentait la documentation détaillée sur les plans de la planification et de l'essai. Cependant, les facteurs suivants ont permis d'atténuer les risques de problèmes en ce qui concerne l'intégrité des données :

• Les utilisateurs finaux du SGD ont participé à la phase de planification, sans compter qu'ils ont été consultés à maintes reprises au cours du processus de conversion.
• Une approche axée sur la collaboration a été employée afin de mobiliser la DGIT-SSM et les utilisateurs finaux du SGD. Ces personnes, incluant les membres de l'équipe de conversion, possédaient des connaissances et des compétences poussées au sujet des activités et des processus opérationnels.
• Les explications fournies par la DGIT-SSM et le SGD en ce qui concerne les processus de traitement des activités de conversion des données étaient suffisamment détaillées pour convaincre l'équipe d'audit du très faible risque d'erreur dans les données. Ces explications comprenaient une description des mesures de traitement et de contrôle des erreurs mises en place afin d'empêcher le transfert de données erronées dans le système de la CGD.
• Le premier cycle de production du Budget principal des dépenses et du Budget supplémentaire des dépenses A avait fait l'objet d'un processus détaillé de rapprochement des renseignements sur le solde d'ouverture réalisé par les utilisateurs finaux du SGD pour s'assurer que celui-ci était identique aux renseignements déjà publiés. Ce processus est demeuré conforme aux processus de rapprochement exécutés régulièrement lors de la publication de tous les documents budgétaires issus des systèmes antérieurs.
• Suivant la production du Budget principal des dépenses de 2013-2014, cinq Budgets supplémentaires des dépenses ont été publiés en plus du Budget principal des dépenses de 2014-2015. Chacune de ces publications a été soumise à l'examen minutieux des ministères et des organismes fédéraux pour s'assurer de la précision de leurs renseignements. Le SGD a précisé qu'il n'avait reçu aucune information faisant état d'erreurs dans les publications.

Les utilisateurs finaux du SGD se sont dits satisfaits de l'intégralité et de la précision des données transférées à partir du SIGD existant.

L'équipe d'audit considère qu'aucune recommandation ne s'impose en raison des facteurs atténuants qui sont évoqués ci-dessus et de la confiance des utilisateurs finaux du SGD à l'égard du processus de rapprochement visant à atténuer le risque d'erreurs de conversion des données.

Réponse de la direction

Nous sommes d'accord avec la recommandation. Actuellement, les deux secteurs font appel à l'application JIRA, laquelle comporte des liens menant aux caractéristiques fonctionnelles, aux maquettes et aux caractéristiques techniques dans le but de procéder à une gestion précise et uniforme de la configuration du système.

Réponse de la direction

Nous sommes d'accord avec la recommandation.