Résumé de l'examen de certaines dépenses de voyages du Service canadien du renseignement de sécurité

Bureau du contrôleur général

Contexte

  • À la suite de questions soulevées à propos des dépenses de voyages du directeur du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), le président du Conseil du Trésor a demandé aux fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de se pencher sur l’affaire.
  • Le Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) a été chargé de l’examen des dépenses de voyages du directeur du SCRS.
  • L’examen a été réalisé par le personnel du BCG, aidé de la fonction de vérification interne du SCRS.

Le Service canadien du renseignement de sécurité

  • Le rôle du SCRS consiste à enquêter sur des menaces, à analyser de l’information et à produire des renseignements de façon à protéger le pays et ses citoyens.
  • Pour exécuter son mandat, le SCRS collabore étroitement avec ses organisations partenaires au pays et à l’étranger.
  • Les ressources et le personnel du SCRS sont dispersés sur le plan géographique dans l’ensemble du Canada. Cela permet au SCRS d’assurer une étroite liaison avec ses partenaires intérieurs en ce qui concerne des questions de sécurité d’intérêt commun. 
  • Le SCRS possède également des agents en poste dans différentes villes du monde. Leur rôle est de recueillir et, au besoin, de communiquer aux services hôtes des renseignements de sécurité liés à des menaces qui pèsent sur le Canada, ses intérêts ainsi que sur ses alliés.

Source : Rapport public 2013-2014 du SCRS

À propos de l'examen

  • La Directive sur les autorisations spéciales de voyager gouverne les voyages des ministres, des députés, des dirigeants des ministères et des cadres. 
    • La directive accorde un pouvoir discrétionnaire aux sous-ministres quant au choix de l’hébergement commercial, des repas et des faux frais.
    • Le pouvoir discrétionnaire doit être exercé avec prudence et probité. Les dispositions de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor peuvent servir de guide au moment d’exercer ce pouvoir discrétionnaire.
  • La directive du Conseil du Trésor exige que les ministères aient en place des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour veiller à ce que les voyages, l’accueil, les conférences et les événements connexes soient gérés de façon efficace, efficiente et économique.
  • La directive du Conseil du Trésor doit être lue conjointement avec la Directive sur les voyages, qui prévoit le remboursement des dépenses raisonnables engagées pendant un voyage en service commandé.
  • Cet examen avait pour objectif de déterminer si les dépenses de voyages du directeur du SCRS étaient alignés aux principales exigences de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor et des instruments de politique connexes.
  • Plus précisément, l’examen a cherché à déterminer ce qui suit :
    • si les raisons du voyage en service commandé ont été correctement consignées;
    • si les dépenses ont été approuvées par une personne qui en avait le pouvoir délégué;
    • si les dépenses ont été remboursées conformément aux limites et aux taux précisés, et, lorsque le pouvoir discrétionnaire a été exercé, les exceptions ont été correctement justifiées et consignées.
  • La portée de cet examen comprenait les dépenses de voyages engagées par le directeur du SCRS pour la période du au .
  • Un total de 37 demandes de remboursement de dépenses de voyages relatives à des voyages au pays et à l’étranger a été relevé et examiné.

Constatations globales de l'examen

  • Dans l’ensemble, l’examen a permis de constater que les demandes de remboursement des dépenses de voyages étaient généralement alignées aux exigences de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor et des instruments de politique connexes. Plus précisément, l’examen a révélé ce qui suit.
    • Les raisons du voyage en service commandé étaient indiquées, mais la consignation pourrait être renforcée.
    • La vérification des comptes ainsi que le paiement et le règlement étaient approuvés par une personne ayant le pouvoir délégué. Toutefois, aucune preuve d’approbation préalable du voyage ne figurait dans le dossier.
    • Les indemnités de repas, les faux frais et le kilométrage étaient remboursés conformément aux limites applicables.
    • Les dispositions pour le voyage par avion étaient remboursées en fonction des factures à l’appui. Toutefois, les détails figurant dans le dossier (p. ex. les options comparables, le fait que le tarif soit ferme ou souple) étaient insuffisants pour évaluer le caractère raisonnable des coûts des vols. La surveillance des crédits découlant des annulations de vol doit être renforcée.
    • L’hébergement était remboursé en fonction des limites précisées. Dans les cas où le pouvoir discrétionnaire était exercé, il s’appuyait sur des justifications appropriées. Toutefois, au moment de l’examen, celles-ci n’étaient pas toujours consignées dans le dossier de voyage.
  • Cet examen ne portait pas sur la fraude, les abus et la mauvaise gestion; toutefois, il n’a révélé aucun cas de la sorte.

Constatations de l'examen propres à l'hébergement

  • Constatation relative aux 15 remboursements d’hébergement commercial visés par les demandes de remboursement des dépenses de voyages examinées
    • 8 des 15 hébergements ont été remboursés conformément aux limites précisées.
    • 3 des 15 hébergements avaient un tarif supérieur aux limites précisées, mais étaient appuyés par des jutificationsVoir la note en bas de page 1 consignées dans le dossier.
      Emplacement Tarif payé Limite de tarif précisée Nombre de nuitées
      Australie 248 $ la nuitée 200 $ la nuitée 3
      Europe 367 $ la nuitée 280 $ la nuitée 1
      Asie 709 $ la nuitée 309 $ la nuitée 2
    • 4 des 15 hébergements avaient un tarif supérieur aux limites précisées. Les justifications Voir la note en bas de page 1 étaient appropriées, mais n’étaient pas correctement consignées dans le dossier au moment de l’examen. Des justifications ont par la suite été consignées dans le dossier.
      Emplacement Tarif payé Limite de tarif précisée Nombre de nuitées
      Europe 717 $ la nuitée 445 $ la nuitée 2
      États-Unis 269 $ la nuitée 200 $ la nuitée 1
      Canada 159 $ la nuitée 139 $ la nuitée 1
      Canada 289 $ la nuitée 169 $ la nuitée 2

Recommandations de l'examen

Le Service canadien du renseignement de sécurité devrait :

  1. officialiser son approbation préalable des voyages du directeur;
  2. officialiser son processus de surveillance des crédits de vol découlant des annulations des vols du directeur;
  3. améliorer la documentation à l’appui du directeur :
    • les raisons du voyage en service commandé;
    • les exigences et les contraintes liées aux vols;
    • les justifications des exceptions aux limites imposées à l’hébergement.

Réponse et mesures de la direction

Le Service canadien du renseignement de sécurité a examiné et accepté les constatations de l’examen. Pour donner suite aux constatations et aux recommandations de l’examen, les mesures suivantes ont été entièrement mises en œuvre.

  • L’approbation préalable des voyages (recommandation 1) et les améliorations de la documentation à l’appui (recommandation 3) ont été officialisées.
    • Un modèle a été mis en œuvre à l’usage du Bureau du directeur du SCRS afin que le directeur financier approuve les dépenses de voyages.
    • Le modèle viendra améliorer la documentation en incluant les catégories requises de la directive du Conseil du Trésor (c.-à-d. la raison du voyage en service commandé, la justification de l’hébergement au tarif supérieur aux tarifs gouvernementaux précisés et les exigences particulières liées aux vols).
  • Un processus plus robuste visant à surveiller systématiquement les crédits de vol (recommandation 2) a été établi. 
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