Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers - Rapport ministériel sur le rendement de 2014-2015 - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers
Table des matières
1. Introduction
Le présent document donne un résumé des mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l'évaluation et les plans d'action connexes.
Le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du Secrétariat.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Secrétariat est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est formalisée dans le Cadre de gestion financière et de contrôle interne du Ministère, qui est approuvé par la secrétaire, et elle comporte les éléments suivants :
- Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- Un Bureau des valeurs et de l'éthique qui offre des programmes de formation et de sensibilisation et qui a produit un code de conduite ministériel;
- Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives et les politiques visant à assurer une saine gestion financière et le contrôle;
- Un groupe relevant de la dirigeante principale des finances (DPF) chargé de la surveillance du CIRF, dont l'objectif principal consiste à conserver des documents sur le contrôle interne et à effectuer des évaluations à l'appui de la gestion et de la surveillance du système de CIRF;
- Des moyens de surveillances et des mises à jour régulières sur la gestion du contrôle interne en plus de rapports sur les résultats d'évaluation et du plan d'action à l'intention de la secrétaire, de la haute gestion et du Comité de vérification du gouvernement du Canada (CVGC) du Secrétariat.
Le CVGC est un comité consultatif indépendant et objectif du Secrétariat. Il a pour fonction de conseiller la secrétaire sur les systèmes de contrôle interne du Secrétariat, les rapports financiers et les divulgations de renseignements financiers. Il émet également des opinions, au besoin, sur les plans d'évaluation axée sur les risques et les résultats connexes ayant trait à l'efficacité du système ministériel de CIRF.
Le CVGC réunit la secrétaire, le secrétaire délégué ainsi que trois membres qui ne font pas partie de la fonction publique. Un membre externe préside le comité. Étant donné le caractère indépendant du comité, ce dernier joue un rôle essentiel pour garantir l'intégrité des rapports de gestion ainsi que fournir une perspective objective et plus large sur les risques et les contrôles. Par exemple, le Comité examine et commente au sujet du Rapport ministériel sur le rendement du Secrétariat et du profil de risque organisationnel, ainsi que les plans de vérification interne fondés sur les risques et les rapports de mission qui fournissent une assurance sur la pertinence des contrôles. La dirigeante principale des finances et le dirigeant principal de la vérification du Secrétariat ainsi que le contrôleur général participent à toutes les réunions du CVGC. Les membres du CVGC se réunissent au moins quatre fois par année, et ils peuvent convoquer des réunions supplémentaires si la situation l'exige.
2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers
2.2.1 Recours du Secrétariat à des organismes du gouvernement fédéral
En tant que ministère, le Secrétariat compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers. Il existe deux types d'ententes de services : les ententes courantes, qui sont utilisées par la plupart des ministères et les ententes particulières, qui sont réservées au Secrétariat.
Ententes courantes
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs qui lui sont délégués, en plus de fournir des services de gestion des locaux;
- En tant qu'organisme central du gouvernement, le Secrétariat fournit les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques ;
- Services partagés Canada fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI) au Secrétariat dans les domaines des centres de données et des services des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre Services partagés Canada et le Secrétariat.
Ententes particulières
- TPSGC s'occupe de l'administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP );
- Tous les trois ans, le Bureau de l'actuaire en chef, qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières Canada, prépare une évaluation actuarielle du RPRFP;
- TPSGC s'occupe de l'administration quotidienne de certaines dépenses centrales, par exemple, les cotisations de l'employeur au titre du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ), les cotisations d'assurance-emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat en tant que fonds pangouvernementaux, et elles reflètent le rôle du Conseil du Trésor à titre d'employeur de la fonction publique.
2.2.2 Recours du Secrétariat à des fournisseurs de services non gouvernementaux
Le Secrétariat se fonde sur les contrôles internes effectués par un certain nombre de compagnies d'assurances offrant des services précis, par exemple, l'administration de régimes de soins médicaux et dentaires et les services d'assurances.
2.2.3 Services offerts par le Secrétariat à d'autres ministères
Divers ministères gouvernementaux dépendent du Secrétariat pour le traitement de certaines opérations ou la fourniture d'information ayant une incidence sur leurs états financiers.
Ententes courantes
- Le Secrétariat fournit à tous les ministères des pourcentages déterminés sur la base du passif actuariel lié aux indemnités de départ pour l'ensemble de la fonction publique. Les ministères utilisent ces ratios pour calculer le passif des indemnités de départ aux fins de leurs états financiers ministériels;
- Le Secrétariat accorde à tous les ministères un montant en pourcentage qui leur permet de calculer un montant annuel en dollars pour les services qu'ils reçoivent sans frais pour les régimes d'assurance de la fonction publique dont le financement est centralisé ;
- Le Secrétariat fournit à tous les ministères des renseignements précis sur les calculs requis pour déterminer la part de l'employeur dans les régimes d'avantages sociaux des employés. Ces régimes comprennent les coûts imputables au gouvernement pour les cotisations et les paiements de l'employeur à l'égard du Régime de pension de retraite de la fonction publique, du RPC/RRQ, du compte de prestations de décès et du compte d'assurance-emploi.
Ententes particulières
- Le Secrétariat fournit des services de gestion à plusieurs ministères, y compris le ministère des Finances Canada, le Bureau du Conseil privé, l'École de la fonction publique du Canada, l'Office des transports du Canada, la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada, le Bureau du surintendant des institutions financières Canada et le Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs.
3. Résultats de l'évaluation au cours de l'exercice 2014-2015
Les contrôles des cycles opérationnels au Secrétariat se classent dans deux catégories : ceux qui concernent le Secrétariat dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, et ceux qui concernent le Secrétariat en tant que ministère.
À titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secrétariat a continué d'apporter des correctifs aux enjeux relevés dans les évaluations d'exercices antérieurs, notamment le renforcement des examens internes et des processus d'approbation ainsi que la formalisation progressive de la documentation sur les processus opérationnels des principaux régimes d'avantages sociaux en fonction du contexte.
3.1 Tests d'efficacité de la conception des contrôles clés
À la fin de 2014-2015, le Secrétariat avait fini d'apporter les correctifs découlant des évaluations d'exercices précédents portant sur les contrôles des processus opérationnels pour les régimes de pensions et d'avantages sociaux, sauf pour une lacune de conception relative aux cotisations de l'employeur versées aux régimes d'avantages sociaux des employés pour laquelle du travail additionnel est requis. L'enjeu restant concerne le besoin d'améliorer les documents appuyant les paiements versés dans le cadre de règlements interministériels pour lesquels le Secrétariat doit se fonder sur les contrôles exécutés par les autres ministères. Des consultations supplémentaires doivent être menées auprès d'intervenants de l'intérieur et de l'extérieur aux fins de la définition des exigences en matière de documentation à l'appui qui répondront aux attentes et aux besoins ministériels d'assurance de l'approbation de ces types de paiements ainsi que des attentes en matière de politique de gestion financière.
Les résultats des tests d'efficacité de la conception du processus de gestion des immobilisations menés en 2014-2015 ont indiqué qu'il était nécessaire de réviser et de mettre à jour la politique du Secrétariat sur les immobilisations afin de mettre au clair les immobilisations à capitaliser et les immobilisations à comptabiliser en charge. De plus, la politique devra être approuvée en conformité avec le processus d'approbation des politiques du Secrétariat.
3.2 tests d'efficacité opérationnelle des contrôles clés
3.2.1 Contrôles au niveau de l'entité
Le Secrétariat a atteint le stade de la surveillance continue de ses contrôles au niveau de l'entité (y compris l'environnement de contrôle, l'évaluation des risques, les activités d'information et de communication et les activités de surveillance), car au cours des exercices précédents, les stades des tests d'efficacité de la conception et d'efficacité opérationnelle ont été complétés. Ces activités sont présentées à la section 3.3 du présent document.
3.2.2 Contrôles généraux liés à la technologie de l'information
Le Secrétariat a continué d'apporter des correctifs aux enjeux relevés au cours d'exercices antérieurs dans les tests d'efficacité opérationnelle des contrôles généraux de TI pour le système financier SAP. À la fin de 2014-2015, les recommandations avaient été mises en œuvre, et le Secrétariat avait atteint le stade de la surveillance continue.
3.2.3 Contrôles au niveau des processus opérationnels
À titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secrétariat a fini d'apporter la plupart des correctifs ressortis des tests d'efficacité opérationnelle des principaux régimes de pension et d'avantages sociaux qui ont été menés en 2013-2014 avec l'aide du cabinet Ernst & Young (EY). Les tests avaient démontré la nécessité d'examiner le processus d'approbation et la fréquence du renversement des comptes à payer en fin d'exercice. Parmi les correctifs, on compte un examen des exigences en matière de processus et de comptabilité relatives aux demandes de remboursement des frais de soins de santé et de soins dentaires, compte tenu d'un changement dans la présentation de ces opérations dans les états financiers du Secrétariat.
Dans son rôle de ministère, le Secrétariat a continué de faire des progrès au stade des tests d'efficacité opérationnelle. En 2014-2015, il a terminé les tests d'efficacité opérationnelle du processus de budgétisation et de prévisions. Les résultats de cette évaluation n'ont montré aucune faiblesse importante.
De plus, le Secrétariat a terminé d'apporter les correctifs indiqués dans l'évaluation du processus des recettes et des comptes débiteurs effectuée l'an dernier. Il était ressorti de cette évaluation qu'un renforcement du processus de vérification financière s'imposait.
En 2015-2016, le Secrétariat devrait terminer les tests d'efficacité opérationnelle des contrôles internes en matière de rapports financiers dans les domaines suivants :
- L'évaluation du processus de la paye et des avantages sociaux qui devait avoir lieu en 2013-2014 a été reportée à la suite de la centralisation des services de rémunération à TPSGC. Le transfert de l'administration de la paye et des fichiers de paye s'est terminé à la fin de l'exercice 2014-2015. Le Secrétariat n'a plus que des responsabilités limitées depuis le transfert à TPSGC des comptes de paye du SCT. Étant donné l'importance de ces changements, il faudra mettre plus de temps pour acquérir une bonne compréhension de l'incidence des changements sur l'environnement de contrôle ainsi que pour mettre à jour notre description du processus. On prévoit achever ces efforts en 2015-2016.
- L'évaluation du sous-processus des frais de déplacement qui devait avoir lieu au cours de l'exercice 2013-2014 a été reportée à 2015-2016 en raison du lancement et de la mise en œuvre du Système des services de voyage partagés en avril 2014. Comme tel était le cas pour le processus de paye et d'avantages sociaux, il sera nécessaire de mieux comprendre les changements et de mettre à jour notre description du processus. On entend réaliser cette tâche en 2015-2016.
- Les tests d'efficacité de la conception du processus des immobilisations ont été achevés en 2014-2015. Les correctifs découlant des tests d'efficacité de la conception se poursuivent, et les tests d'efficacité opérationnelle devront s'achever en 2015-2016.
Une fois les évaluations terminées, le système de contrôles internes en matière de rapports financiers du Secrétariat aura été évalué dans son ensemble.
3.3 Surveillance continue des contrôles clés
Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) du Secrétariat évalue l'efficacité et l'efficience du système des contrôles internes du Secrétariat au moyen d'audits et d'examens périodiques des différents secteurs d'activités du Secrétariat. Certaines activités du BVIE et de l'Unité des contrôles internes sont complémentaires et dans de tels cas, les deux groupes travaillent en collaboration pour harmoniser les activités afin de maximiser les résultats.
En 2014-2015, le BVIE a effectué un examen du cadre de gouvernance interne du Secrétariat, et il a conclu que la structure de gouvernance est clairement énoncée, bien rodée et souple. Toutefois, on a déterminé des éléments à améliorer en vue d'éliminer les vases clos dans l'ensemble du Secrétariat et d'élargir la participation aux décisions opérationnelles. La mise en œuvre des recommandations est en cours. L'examen porte sur les contrôles au niveau de l'entité.
En 2014-2015, l'Unité des contrôles internes du Secrétariat a amorcé des activités de surveillance continue qui portaient principalement sur le suivi des quelques correctifs restants à la suite des évaluations des contrôles généraux de TI menés au cours des exercices précédents. Le suivi s'applique aux mesures encore en suspens depuis l'examen mené en 2012-2013 par le Bureau des programmes du Système intégré des finances et du matériel (SIFM).
Le Secrétariat planifie une évaluation externe de ses contrôles généraux de TI sur une base régulière pour fournir le degré d'assurance requis en vue de respecter les arrangements de service interministériels avec les clients du regroupement d'utilisateurs du système financier du Secrétariat. Le Secrétariat a confié à Ernst & Young la réalisation de la première évaluation externe des contrôles généraux de TI à partir de 2015-2016.
De plus, au quatrième trimestre de l'exercice 2015-2016, le système financier SAP du Secrétariat fera l'objet d'un examen externe par le Bureau des programmes du Système intégré des finances et du matériel. Il est également prévu que l'examen se réalise tous les trois ans.
4. Plan d'action ministériel
4.1 Progrès accomplis au cours de l'exercice 2014-2015
Le Secrétariat a continué de progresser dans la réalisation des évaluations en conformité avec les plans approuvés et de suivre les mesures correctives. Le tableau 1 présente un sommaire des progrès accomplis dans ce contexte.
| Élément du plan d'action de l'exercice précédent | État |
|---|---|
| Le Secrétariat en tant que ministère | |
| Contrôles généraux de TI : Correctifs découlant des tests d'efficacité opérationnelle; suivi du plan d'action à la suite de l'examen des mécanismes de sécurité et d'autorisation du SAP mené en 2012-2013 par le Bureau des programmes du Système intégré des finances et du matériel. | Les correctifs sont terminés. |
| Paie et avantages sociaux : Tests d'efficacité opérationnelle et correctifs. | Reportés en raison de la centralisation des services de paye à TPSGC. Devraient être terminés en 2015-2016 d'après le plan. |
| Charges de fonctionnement et comptes créditeurs : Tests d'efficacité opérationnelle et correctifs. | Terminé pour les processus des charges de fonctionnement et des comptes créditeurs. Les frais de voyage sont un sous-processus pour lequel les tests d'efficacité opérationnelle et l'évaluation ont été reportés à 2015-2016 en raison de la mise en œuvre du nouveau système des Services de voyage partagés en 2014-2015. |
| Recettes et comptes débiteurs : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Terminé. |
| Budgétisation et prévisions : Tests d'efficacité opérationnelle et correctifs. | Terminé. |
| Immobilisations : Tests d'efficacité de la conception et correctifs. | Tests terminés. |
| Le Secrétariat à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique | |
| Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Régime d'assurance-invalidité (RAI) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Terminé. |
| Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Terminé. |
| Cotisations sociales provinciales : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Cotisations d'assurance-emploi (AI) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Terminé. |
| Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Cotisations aux régimes provinciaux d'assurance-maladie : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Régime québécois d'assurance parentale : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Régime de prestations supplémentaires de décès : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Les correctifs sont en cours. |
| Régime d'assurance-revenu militaire (RARM) : Correctifs découlant de l'évaluation de l'exercice précédent. | Des discussions sont en cours pour transférer le RARM à la Défense nationale d'ici l'exercice 2016-2017. Le RARM a donc été retiré de la portée de l'évaluation. |
4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Le Secrétariat a continué de déployer des efforts considérables pour atteindre son objectif, qui consiste à terminer les tests d'efficacité de la conception et les tests d'efficacité opérationnelle dans tous les secteurs de contrôle, y compris les contrôles au niveau de l'entité, les contrôles généraux de TI et les contrôles au niveau des processus.
À la fin de 2014-2015, les tests d'efficacité de la conception étaient terminés dans tous les secteurs de contrôle, avec quelques correctifs à apporter. Grâce aux progrès réalisés à ce jour, le Secrétariat est en mesure de terminer les tests d'efficacité opérationnelle des processus restants et d'en arriver au plan cyclique de surveillance continue d'ici 2015-2016 pour la majorité de ses 21 processus qui sont assujettis à une évaluation des contrôles internes. À ce moment-là, le Secrétariat mettra en application son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles en fonction du risque dans tous les secteurs. L'état et le plan d'action pour l'achèvement des secteurs de contrôle choisis pour le prochain exercice et les exercices subséquents figurent au Tableau 2.
| Secteurs de contrôles clés | Éléments de l'évaluation | |||
|---|---|---|---|---|
| Étape d'efficacité de la conceptionVoir la note 1 du tableau 2 | Étape d'efficacité opérationnelle | Surveillance continue cyclique | ||
| TestsVoir la note 1 du tableau 2 | CorrectifsVoir la note 2 du tableau 2 | |||
Notes du tableau 2
|
||||
| Le Secrétariat en tant que ministère | ||||
| Contrôles au niveau de l'entité | Terminé | Terminé | S.O. | Exercices futursVoir la note 6 du tableau 2 |
| Contrôles généraux de TI gérés par le Ministère | Terminé | Terminé | Terminé | 2015–2016Voir la note 7 du tableau 2 |
| Paie et avantages sociaux | Terminé | 2015–2016 | Selon les résultats des tests | Exercices futursVoir la note 6 du tableau 2 |
| Charges de fonctionnement et comptes créditeurs | Terminé | Tests terminés pour le processus des charges de fonctionnement. Le sous-processus des frais de déplacement sera terminé en 2015-2016 | Selon les résultats des tests au niveau du sous-processus des frais de déplacement | 2016–2017 |
| Rapports financiers et cycle de clôture | Terminé | Terminé | S.O. | 2017–2018 |
| Recettes et comptes débiteurs | Terminé | Terminé | Terminé | 2016–2017 |
| Budgétisation et prévisions | Terminé | Terminé | Terminé | Exercices futursVoir la note 6 du tableau 2 |
| Immobilisations | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | 2015–2016 | Selon les résultats des tests | Exercices futursVoir la note 6 du tableau 2 |
| Le Secrétariat à titre de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements comme employeur de la fonction publique | ||||
| Régime de pension de retraite de la fonction publique (RPRFP) | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | Terminé | 2015–2016 |
| Régime d'assurance-invalidité (RAI) | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | Terminé | 2015–2016 |
| Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) | Terminé | Terminé | Terminé | 2016–2017 |
| Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) | Terminé | Terminé | Terminé | 2016–2017 |
| Cotisations sociales provinciales | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | 2016–2017Voir la note 4 du tableau 2 | 2017–2018 |
| Cotisations d'assurance-emploi (AE) | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | 2016–2017Voir la note 4 du tableau 2 | 2017–2018 |
| Cotisations au Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec (RPC/RRQ) | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | 2016–2017Voir la note 4 du tableau 2 | 2017–2018 |
| Régime de services dentaires pour les pensionnés (RSDP) | Terminé | Terminé | Terminé | 2016–2017 |
| Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | Terminé | Exercices futursVoir la note 6 du tableau 2 |
| Cotisations aux régimes provinciaux d'assurance-maladie | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | 2016–2017Voir la note 4 du tableau 2 | Exercices futursVoir la note 6 du tableau 2 |
| Régime québécois d'assurance parentale | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | 2016–2017Voir la note 4 du tableau 2 | Exercices futursVoir la note 6 du tableau 2 |
| Régime de prestations supplémentaires de décès | TerminéVoir la note 3 du tableau 2 | Terminé | 2016–2017Voir la note 4 du tableau 2 | Exercices futursVoir la note 6 du tableau 2 |
| Régime d'assurance-revenu militaire (RARM) | Consultez la note5 | Consultez la note5 | Consultez la note5 | Consultez la note5 |
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