Modèle d’accord sur le partage de services

Accord sur la prestation de services liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

conclu entre

[nom du fournisseur] (le fournisseur)

et

[nom du client] (le client), « les parties »

Suivi des modifications apportées au document

Le tableau ci-dessous contient le numéro de révision, la date de la révision, le nom de la personne ayant effectué les modifications et une brève description du contexte ou de la portée des modifications données.

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Objectifs
• 3. Cadres supérieurs désignés
• 4. Personnes-ressources au sein de l’organisation
• 5. Date d’entrée en vigueur et durée
• 6. Résiliation
• 7. Examen annuel
• 8. Modifications
• 9. Résolution des problèmes
• 10. Gestion de l’information
• 11. Rôles et responsabilités concernant l’administration des termes de l’accord
• 12. Aspects financiers
• 13. Audit
• Annexe A : Cadre juridique de la prestation des services liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels
• Annexe B : Rôles et responsabilités
• Annexe C : Niveaux de service et objectifs de rendement pour les demandes officielles

1. Introduction

1.1 Conformément à la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), une institution fédérale peut fournir des services liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) à une autre institution fédérale présidée par le même ministre ou placée sous la responsabilité du même ministre^{Note de bas de page 1}. Un tel accord entre les deux institutions doit se faire par écrit^{Note de bas de page 2}.

1.2 Compte tenu de ce qui précède, il s’agit d’un accord entre le client et le fournisseur. Les deux institutions doivent être placées sous l’autorité ou la responsabilité [du/de la] ministre de [portefeuille].

1.3 Au titre de cet accord, le fournisseur administrera des services liés à l’AIPRP au client jusqu’à ce que ce dernier puisse lui-même fournir ces services. Consultez l’annexe A pour obtenir le cadre juridique de la prestation des services liés à l’AIPRP.

1.4 Les deux parties s’entendent sur le fait que les principes suivants guideront leur relation pendant la durée du présent accord.

1. Le client continue d’être assujetti à la LAI et à la LPRP lorsque [son ou sa chef de la direction ou autre titre] délègue des pouvoirs ou des fonctions au titre de la LAI ou de la LPRP aux membres du personnel du fournisseur afin que le fournisseur puisse lui administrer des services liés à l’AIPRP.
2. Tous les renseignements fournis et traités au titre du présent accord sont assujettis aux lois applicables ainsi qu’à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor et aux directives et normes connexes.
3. Les parties adoptent une approche collaborative pour résoudre les problèmes qui sont axés sur l’obtention de renseignements afin de trouver une solution.

2. Objectifs

2.1 Le présent accord énonce les rôles et les responsabilités du fournisseur à l’égard de la prestation au client de services liés à la LAI et à la LPRP (voir l’annexe B).

2.2 Cet accord présente également en détail la prestation de ces services par le fournisseur pour le client, y compris les rôles et les responsabilités propres au service du fournisseur et du client, les objectifs de rendement (voir l’annexe C) et les exigences en matière de production de rapports.

3. Cadres supérieurs désignés

Les cadres supérieurs désignés qui suivent sont responsable d’approuver le contenu du présent accord et de le signer.

1. Pour le client :
   • [par exemple, responsable de l’institution, chef de la direction, secrétaire général ou générale]
2. Pour le fournisseur :
   • [par exemple, responsable de l’institution, chef de la direction, secrétaire général ou générale]

4. Personnes-ressources au sein de l’organisation

Les personnes-ressources qui suivent sont responsable de la gestion et de la mise en œuvre du présent accord.

1. Pour le client :
   • [par exemple, directeur principal ou directrice principale, Services ministériels]
2. Pour le fournisseur :
   • [par exemple, directeur ou directrice, AIPRP]
   • [par exemple, directeur ou directrice, Division de gestion de la protection des renseignements personnels]

5. Date d’entrée en vigueur et durée

Cet accord entre en vigueur une fois signé par les deux cadres supérieurs. Il demeure en vigueur à moins qu’il ne soit résilié conformément à la clause 6.

6. Résiliation

6.1 Les deux cadres supérieurs peuvent résilier le présent accord.

6.2 Si le cadre supérieur d’une partie veut mettre fin au présent accord, une demande écrite doit être envoyée par courriel au cadre supérieur de l’autre partie.

7. Examen annuel

7.1 Afin de garantir que le présent accord demeure efficace et approprié puis de déterminer les modifications requises, les personnes-ressources des parties l’examineront afin d’évaluer les services rendus par le fournisseur à partir de la date d’entrée en vigueur de l’accord jusqu’au dernier jour de chaque exercice inclusivement, à compter du [XX 20XX].

7.2 Tous les examens annuels se dérouleront comme suit.

1. Les personnes-ressources des parties se réunissent pour procéder à l’examen. D’autres personnes représentant les parties peuvent assister à ces réunions.
2. Durant les réunions, il est question :
   • du rendement du fournisseur;
   • du rendement du client;
   • des écarts par rapport au rendement attendu;
   • des services devant être modifiés;
   • des modifications devant être apportées à l’accord;
   • de la poursuite de l’accord.
3. Les personnes-ressources des parties font le suivi de toutes les modifications proposées au présent accord et en rendent compte aux deux cadres supérieurs aux fins de prise de décision.

8. Modifications

8.1 Le présent accord peut être modifié en tout temps avec le consentement des deux cadres supérieurs.

8.2 Toute modification au présent accord doit être faite par écrit et signée par les deux cadres supérieurs.

8.3 Toute modification au présent accord proposée en dehors du processus d’examen décrit à la clause 7 doit être présentée à l’autre partie et faire l’objet de discussions le plus tôt possible, selon la procédure qui suit.

1. La personne-ressource d’une partie présente chaque modification proposée par écrit à la personne-ressource de l’autre partie à titre de premier palier d’examen.
2. Les personnes-ressources des parties s’entendent sur un délai raisonnable pour examiner les modifications proposées et en discuter.

9. Résolution des problèmes

Tout désaccord au sujet du présent accord, y compris sur les frais, que les personnes-ressources des parties ne peuvent pas résoudre sera présenté aux cadres supérieurs aux fins de résolution.

10. Gestion de l’information

Tout au long de la durée de l’accord et après sa résiliation, les parties acceptent de gérer tous les renseignements qu’elles créent, recueillent, utilisent, conservent, retirent et communiquent aux fins de la mise en œuvre de l’accord conformément aux lois et aux politiques fédérales applicables, ainsi qu’aux principes de confidentialité, d’exactitude et de pertinence énoncés dans la LPRP.

11. Rôles et responsabilités concernant l’administration des termes de l’accord

11.1 Les parties rendent des comptes au ou à la ministre responsable du portefeuille, au Parlement et à la population canadienne quant à l’atteinte des objectifs du présent accord. Les parties reconnaissent que cette responsabilité exige une relation de travail efficace. Elles feront de leur mieux pour s’acquitter de leurs responsabilités et maintenir le niveau de service précisé dans le présent accord.

11.2 Le fournisseur et le client assument conjointement les responsabilités suivantes :

• approuver les termes du présent accord;
• préciser le type et le niveau de service attendus;
• veiller à ce que le rendement de la prestation des services réponde aux exigences opérationnelles;
• collaborer à la mise en œuvre et au suivi efficaces et efficients des dispositions du présent accord;
• gérer des groupes de travail composés de personnes représentant les deux parties qui discutent des exigences opérationnelles, prennent en compte les répercussions sur les activités et les évaluations des risques, et cernent et règlent les problèmes opérationnels et autres enjeux;
• assigner des personnes possédant les compétences, l’expérience et l’autorité nécessaires pour faire partie des groupes de travail.

11.3 Le fournisseur doit :

• fournir les systèmes et services précisés à l’annexe B, y compris tout système de contrôle interne connexe;
• faire le suivi du rendement.

  Le client doit :

• concorder ses exigences opérationnelles internes dans le cadre du présent accord avec celles du fournisseur;
• assumer les responsabilités énoncées à l’annexe B;
• gérer l’intégrité et l’exactitude des données;
• gérer les relations avec les utilisateurs et utilisatrices;
• interpréter les problèmes, les exigences et les contraintes des utilisateurs et utilisatrices.

12. Aspects financiers

12.1 Le fournisseur fournira au client les services d’AIPRP décrits dans le présent accord contre la somme de XX XXX $ par année. Ce montant est une estimation fondée sur les taux salariaux définis dans la [par exemple, la convention collective du groupe PM] qui était en vigueur au moment de la signature de cet accord.

12.2 Les frais que le fournisseur facture pour les services fournis en vertu du présent accord ne doivent pas dépasser le coût de la prestation de ces services.

12.3 Les frais estimés seront modifiés si les coûts prévus pour la prestation des services visés par le présent accord sont plus élevés ou moins élevés que prévu.

12.4 Chaque trimestre, le fournisseur communiquera au client des renseignements financiers détaillés sur la nature et l’étendue des activités effectuées dans le but de satisfaire aux exigences de l’accord, y compris les dépenses engagées pour des services importants précis.

12.5 Le client paiera au fournisseur tous les frais liés au présent accord par règlement interministériel.

12.6 Le fournisseur lancera le processus de règlement interministériel, générant ainsi une transaction qui sera envoyée au client aux fins de paiement.

12.7 Le client fournira les renseignements suivants au fournisseur afin que le paiement puisse être effectué par règlement interministériel :

• numéro de ministère;
• numéro d’organisation du règlement interministériel;
• numéro de référence du règlement interministériel.

12.8 Les coûts engagés par le fournisseur pour des services fournis au titre du présent accord seront portés à un compte d’exploitation. Si le fournisseur a besoin de renseignements de la part du client aux fins de répartition des coûts pour ces services, le client les fournira.

13. Audit

Si le fournisseur effectue un audit interne et un examen de la prestation des services visés par le présent accord, il communiquera ses conclusions au client.

[signature]___________________________________________
Signé au nom de [fournisseur] par [titre du cadre supérieur figurant à la section 3] à [endroit] le [jour] [mois] [année]

[signature]___________________________________________
Signé au nom de [client] par [titre du cadre supérieur figurant à la section 3] à [endroit] le [jour] [mois] [année]

Annexe A : Cadre juridique de la prestation des services liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels

Voici le cadre juridique qui s’applique au présent accord.

1. Une institution fédérale peut fournir des services liés à toute fonction ou tout pouvoir conféré ou imposé au responsable d’une institution fédérale en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) à une autre institution fédérale présidée par le même ministre ou placé sous la responsabilité du même ministre, et peuvent recevoir de tels services de toute autre institution fédérale^{Note de bas de page 3}.
2. Une institution fédérale peut seulement fournir des services liés à toute fonction ou tout pouvoir conféré ou imposé au responsable de l’institution fédérale en vertu de la LAI ou de la LPRP à une autre institutions fédérale si elle conclut un accord écrit visant ces services avec ladite institution fédérale avant de les fournir^{Note de bas de page 4}.
3. Le responsable d’institution fédérale qui reçoit des services liés à l’accès à l’information doivent transmettre une copie de l’accord au Commissaire à l’information du Canada et au président du Conseil du Trésor aussi rapidement que possible après la signature de l’accord, et ensuite les aviser de tout changement important apporté à l’accord^{Note de bas de page 5}.
4. Le responsable d’institution fédérale qui reçoit des services liés à la protection des renseignements personnels doivent transmettre une copie de l’accord au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et au président du Conseil du Trésor aussi rapidement que possible après la signature de l’accord, et ensuite les aviser de tout changement important apporté à l’accord^{Note de bas de page 6}.
5. Le responsable de l’institution fédérale peut, afin de fournir des services liés à l’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels, déléguer par arrêté leurs fonctions et pouvoirs en vertu de la LAI et de la LPRP à une ou plusieurs personnes (fonctionnaires ou employés d’une autre institution fédérale)^{Note de bas de page 7}.
6. Le responsable d’institution fédérale qui fournit de tels services peut exiger des frais. Les frais ne doivent pas dépasser les coûts liés à la prestation des services^{Note de bas de page 8}.
7. Les documents que le responsable d’institution fédérale fournit au responsable de l’autre institution fédérale pour la prestation de services liés à l’accès à l’information ne relèvent pas de cette autre institution^{Note de bas de page 9}.
8. Les renseignements personnels que le responsable d’institution fédérale fournit au responsable de l’autre institution fédérale pour la prestation de services liés à la protection des renseignements personnels ne relèvent pas de cette autre institution^{Note de bas de page 10}.

Annexe B : Rôles et responsabilités

[Les rôles et les responsabilités présentés dans le tableau suivant présument que les responsables d’institutions clientes ont délégué tous les pouvoirs prévus par la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) aux fournisseurs.]

Annexe C : Niveaux de service et objectifs de rendement pour les demandes officielles

Le tableau suivant présente les tâches et les délais relatifs aux niveaux de service et aux objectifs de rendement, ainsi qu’aux activités régulières des parties.

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), les institutions fédérales doivent répondre aux demandes présentées au titre de la LAI et de la LPRP dans les 30 jours civils suivant leur réception. Si le délai de 30 jours est prolongé en vertu de la LAI ou de la LPRP, les délais figurant au tableau peuvent être modifiés si le fournisseur et le client s’entendent.