Pratiques exemplaires pour la publication des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées

1. Délai de publication des sommaires

Conformément à la section 7.13 et à l’annexe E de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, les sommaires des demandes complétées doivent être publiés dans les 30 jours civils suivant la fin de chaque mois afin de prévoir le temps nécessaire pour la traduction et la publication sur le Web. Les sommaires doivent être publiés dans les deux langues officielles en même temps et la traduction doit être exacte pour satisfaire aux exigences de la Loi sur les langues officielles.

Si aucune demande n’a été complétée au cours d’un mois donné, le mois doit tout de même figurer sur le site Web ouvert.canada.ca, avec la mention « Rien à déclarer ». Les mises à jour mensuelles garantissent aux personnes qui consultent le site Web que l’information est à jour.

2. Renseignements à indiquer dans les sommaires

Les sommaires des demandes complétées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qui sont publiés sur le site Web ouvert.canada.ca doivent inclure les renseignements suivants :

• numéro de la demande;
• organisme;
• dispositions prises à l’égard de la demande (communication intégrale, communication partielle, etc.);
• année;
• mois;
• nombre de pages communiquées;
• sommaire des textes des demandes complétées, y compris les demandes pour lesquelles aucun document n’a été trouvé et les demandes aux fins desquelles tous les documents faisaient l’objet d’une exception ou d’une exclusion.

3. Renseignements qui ne doivent pas figurer dans les sommaires

Comme il est précisé à l’annexe E de la directive, il ne faut pas publier de sommaire dans le cas des demandes suivantes :

• les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• les demandes informelles;
• les demandes qui ont été transférées à une autre institution fédérale;
• les demandes qui ont été traitées de manière informelle;
• les demandes qui ont été abandonnées;
• les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qui renferment principalement des renseignements personnels sur l’auteur de la demande ou qui pourraient révéler l’identité de celui-ci.

Les institutions ne doivent pas publier les sommaires lorsque le dirigeant d’une institution applique le paragraphe 10(2) de la Loi sur l’accès à l’information et ne confirme ni ne nie l’existence des dossiers pertinents liés à une demande d’accès à l’information.

4. Préparation des sommaires

Un sommaire est une version abrégée du texte de la demande qui donne un aperçu de l’information que l’auteur de cette demande veut obtenir. Le sommaire doit indiquer les grandes lignes ou les principaux points de la demande, sans fournir tous les détails. Il faut essayer de limiter le sommaire à 300 caractères, espaces comprises.

De plus, les sommaires ne doivent pas renfermer de renseignements personnels ni d’autres renseignements qui seraient exemptés ou exclus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou qui pourraient révéler l’identité de l’auteur de la demande.

Le fait que les documents communiqués renferment des renseignements de nature délicate ne veut pas dire que la demande contient de l’information qui ne devrait pas figurer dans le sommaire.

Il faut relire et corriger au besoin les sommaires des demandes avant de les publier sur le site Web de l’institution.

Il est indiqué à l’annexe E que le sommaire doit rendre le texte définitif de la demande lorsque des précisions ont été fournies par l’auteur de la demande.

5. Présentation sur les sites Web des institutions

Les institutions doivent placer l’hyperlien « Demandes d’accès à l’information complétées » au-dessus de l’hyperlien « Divulgation proactive » sur la page d’accueil de leur site Web lorsque cet hyperlien existe.

Dans le cas des institutions qui sont assujetties à la Norme sur la facilité d’emploi des sites Web, dès lors que la norme a été mise en œuvre, le contenu doit résider dans la page à laquelle donne accès le lien « Transparence » dans le pied de page.

Les institutions qui ne sont pas assujetties à la Norme sur la facilité d’emploi des sites Web peuvent joindre un lien à partir de la page à laquelle donne accès le lien « À propos de » ou le lien « Transparence » ou d’une autre page.

Dans les demandes d’accès à l’information complétées, il faut indiquer aux utilisateurs qu’ils peuvent trouver des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées sur le site Web ouvert.canada.ca.

Voici un exemple :

Des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées par (nom de l’institution) sont maintenant affichés dans le Portail du gouvernement ouvert du Canada.

6. Délai de conservation

Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et la Politique sur la gestion de l’information, les sommaires des demandes d’accès à l’information complétées qui sont affichés sur le site Web ouvert.canada.ca y demeureront pendant deux ans. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est chargé de supprimer les sommaires remontant à plus de deux ans sur le site Web ouvert.canada.ca.

7. Traitement des demandes ultérieures

Les utilisateurs peuvent faire la recherche de demandes d’accès à l’information complétées à l’échelle du gouvernement du Canada sur le Portail du gouvernement ouvert. S’il trouve un résumé qui l’intéresse, l’utilisateur peut présenter une demande informelle afin d’obtenir une copie des documents communiqués auparavant directement sur le site Web ouvert.canada.ca.

Si une organisation reçoit une demande visant à obtenir des documents qui ont été communiqués précédemment, il est recommandé de fournir l’information de manière informelle, conformément aux dispositions suivantes :

• le paragraphe 2(2) de la Loi sur l’accès à l’information, qui précise que la Loi vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale et ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public;
• le paragraphe 7.4.5 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, qui indique que les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués doivent déterminer s’il y a lieu de traiter les demandes de manière informelle;
• L’exigence 6.3.7 de la Politique sur les communications et l’image de marque, indique que les ministères doivent répondre dans les plus brefs délais aux demandes d’information ou de renseignements du public sans recours inutile à la Loi sur l’accès à l’information.

Il est parfois nécessaire, en raison du temps écoulé ou d’un changement de situation, d’examiner de nouveau les documents. Il pourrait alors être indiqué de demander à l’auteur de la demande de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Pour obtenir des détails complémentaires à ce sujet, consultez la section 9, « Préparation des documents à communiquer en réponse à une demande ultérieure ».

8. Frais pour les demandes non officielles

Lorsqu’une demande ultérieure est traitée de manière informelle, aucun droit ne peut être exigé en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

9. Préparation des documents à communiquer en réponse à une demande ultérieure

Les documents qui ont déjà été communiqués peuvent souvent être communiqués de nouveau, sans qu’il soit nécessaire de les réexaminer. Cependant, certains dossiers qui ont été communiqués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ne devraient pas être accessibles à l’auteur d’une demande ultérieure. Voici les questions qu’il faut se poser après réception d’une demande ultérieure :

• Compte tenu du temps qui s’est écoulé, faudrait-il réexaminer l’information? L’information qui n’avait pas été communiquée a-t-elle été rendue publique depuis? Les exceptions ou exclusions s’appliquent-elles encore?
• Les renseignements personnels qui ont été communiqués à l’auteur de la première demande concernaient ils cette personne ou celle-ci avait-elle consenti par écrit à ce qu’ils soient communiqués à l’auteur de la première demande? Dans le premier cas, les renseignements personnels se rapportant à l’auteur de la première demande ne peuvent pas être communiqués à l’auteur d’une demande ultérieure sans le consentement de l’auteur de la première demande, sauf si le paragraphe 19(2) de la Loi sur l’accès à l’information s’applique. Dans le second cas, le consentement vaut seulement pour la communication des renseignements à l’auteur de la première demande.
• Est-ce en raison de l’identité de l’auteur de la première demande que des renseignements sur un tiers ont été communiqués? Par exemple, des renseignements au sujet de l’entreprise ABC ont été communiqués à l’auteur de la première demande, qui était le président de l’entreprise ABC. Les documents renfermant des renseignements sur des tiers ne peuvent être communiqués à l’auteur d’une demande ultérieure sans que l’entreprise ABC ne reçoive un avis, conformément à l’article 27 de la Loi sur l’accès à l’information. Dans ce cas-ci, il faut demander à l’auteur de la demande ultérieure de présenter une demande officielle en vertu du la Loi sur l’accès à l’information.

La traduction des documents communiqués est laissée à la discrétion du dirigeant de l’institution ou de son délégué.

10. Plaintes

Les institutions doivent publier les sommaires des demandes complétées même si une plainte a été déposée.

Renseignements complémentaires

Pour obtenir de l’information au sujet des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées ou à propos des processus particuliers que suivent les institutions pour publier les sommaires sur le site Web ouvert.canada.ca , veuillez communiquer avec la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.