Avis aux personnes touchées - Lettre type

Outils de gestion des atteintes à la vie privée

Adresse du ministère

Madame, Monsieur [Nom] :

Je vous écris pour vous transmettre des informations importantes concernant une atteinte récente à la protection de vos renseignements personnels. [Institution/organisation/ministères/organisme] a été informé de cette atteinte le [date] qui a eu lieu le ou vers le [date]. L'atteinte s'est produite comme suit :

(Décrivez l'événement en fournissant les renseignements suivants, le cas échéant) :

• une brève description de ce qui s'est produit;
• une description des renseignements ayant fait l'objet d'un accès, d'une collecte, d'un usage ou d'une divulgation inappropriés, (p. ex.,  nom au complet, numéro d'assurance sociale, date de naissance, adresse privée, numéro de compte, diagnostic, code d'invalidité, etc.);
• les risques pour l'individu causés par l’atteinte;
• les mesures que l'individu devrait prendre pour se protéger contre le préjudice éventuel de l'atteinte;
• une brève description des mesures que prend l’organisation pour enquêter sur l'atteinte, contrôler ou atténuer le préjudice causé aux individus et protéger contre d'autres atteintes.

[Exemples de paragraphes concernant la protection de crédit]

• Pour veiller à ce que ces renseignements ne soient pas utilisés à des fins inappropriées, [l'institution/l'organisation/le ministère/l'organisme] paiera pour vous procurer des services de surveillance du crédit pour une période d'un an. Pour profiter du service de protection de crédit, veuillez donner votre consentement en composant le numéro sans frais 1-234-567-8910.
• Vous pouvez demander régulièrement un rapport de crédit. Que vos données aient été touchées ou non au cours d'une atteinte, vous pouvez recevoir un rapport de chacun des deux bureaux de crédit nationaux mentionnés ci-dessous. Demeurez à l'affût des activités suspectes et vérifiez vos rapports de crédit et vos autres relevés de compte régulièrement au cours des 12 à 36 prochains mois. Signalez immédiatement toute activité suspecte aux bureaux de crédit.
• Vous pouvez faire ajouter une alerte à la fraude dans votre rapport de crédit. Une alerte à la fraude indique à vos créanciers qu'ils doivent communiquer avec vous avant d'ouvrir de nouveaux comptes ou de modifier vos comptes existants, ce qui peut empêcher un voleur d'identité d'ouvrir un autre compte à votre nom. Dès que l'alerte à la fraude sera confirmée par un bureau de crédit, l'autre sera automatiquement informé qu'ils doivent ajouter une alerte à la fraude dans votre rapport de crédit et les deux rapports de crédit vous seront envoyés gratuitement. Pour faire ajouter une alerte à la fraude dans votre dossier de crédit, communiquez avec l'un des trois bureaux de crédit nationaux aux numéros indiqués ci-dessous.
• Commandez vos rapports de crédit. Dès que vous faites ajouter une alerte à la fraude, vous recevez une lettre vous expliquant ce que vous devez faire pour recevoir gratuitement une copie de votre rapport de crédit. Examinez soigneusement votre rapport de crédit pour déceler les signes d'activité frauduleuse, p. ex., des comptes de crédit qui ne vous appartiennent pas.
• Vous pouvez faire ajouter une « limitation de crédit » dans votre dossier de crédit afin qu'aucun rapport de crédit ne puisse être produit sans votre autorisation. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec les deux bureaux de crédit nationaux indiqués ci-dessous. Les bureaux exigent des frais pour ce service. Vous pouvez joindre les bureaux de crédit en composant les numéros ci-dessous ou consulter leurs sites Web pour connaître leurs coordonnées.
  • Equifax : 1-800-465-7166 www.equifax.ca
  • TransUnion : 1-800-663-9980 www.transunion.ca
• Continuez de surveiller vos rapports de crédit. Même si une alerte à la fraude a été ajoutée dans votre compte, vous devez continuer de surveiller vos rapports de crédit pour empêcher un imposteur d'ouvrir un compte en utilisant vos renseignements personnels.

Nous avons mis en service un numéro sans frais que vous pouvez composer pour nous poser des questions sur la perte de vos renseignements personnels. Vous pouvez composer le [Inscrire le numéro sans frais] pendant les heures normales de bureau.

Nous avons également créé une section dans notre site Web [Inscrire le lien] qui contient des renseignements à jour et des liens aux personnes ressources qui donnent de l'information sur les mesures à prendre si vos renseignements personnels ont été compromis.

Nous prenons très au sérieux la responsabilité de protéger vos renseignements personnels et de les utiliser de manière appropriée. Soyez assuré que nous faisons tout en notre pouvoir pour corriger la situation.

Veuillez prendre note qu'en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada relativement à cette atteinte. Les plaintes peuvent être transmises à l'adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Par courriel : notification@priv.gc.ca

Des renseignements supplémentaires sont aussi disponibles sur le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à http://priv.gc.ca.

[Inscrire un paragraphe de clôture rédigé en fonction de la situation]

Si vous avez des questions au sujet de cet avis ou si vous désirez obtenir des renseignements supplémentaires, n'hésitez pas à communiquer avec le(la) soussigné(e).

Veuillez agréer, Madame, Monsieur [Nom], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[Inscrire le nom et les coordonnées du signataire]