Exigences ministérielles en matière de rapport financier pour l'exercice se terminant le 31 mars 2011 (1 de 2)

Message envoyé de la part de Madame Suzie Gignac
Directrice exécutive,  Politique comptable et rapports du gouvernement
Bureau du Contrôleur général

Destinataires : ADPF

Nous tenons à vous informer des exigences en matière de rapport pour l’exercice se terminant le . Cette lettre contient des informations sur les exigences ministérielles en matière de rapport financier reliées :

  • à l’état des opérations financières non enregistrées des ministères;
  • aux passifs liés aux sites contaminés;
  • aux demandes d’exemption de publication de certains paiements de réclamations contre l’État, paiements à titre gracieux et montants adjugés par une cour; et
  • états financiers des ministères et organismes.

État des opérations financières non enregistrées des ministères

La politique du Conseil du Trésor à l’égard des provisions pour évaluation de l’actif et du passif nécessite que les ministères (1) fassent une évaluation de la recouvrabilité de leurs créances à recevoir et (2) communiquent au Secrétariat du Conseil du Trésor le détail des éléments de passifs importants qui ne sont pas inscrits dans les comptes ministériels.

Les ministères doivent inscrire avec précision leurs opérations financières dans les comptes du Canada. Ils le font la plupart du temps au moyen d’une inscription dans le système ministériel de gestion financière à partir duquel la balance de vérification est soumise au Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF). Il peut toutefois arriver dans certaines situations que des sommes importantes ayant une incidence sur les comptes du ministère ne soient pas dûment enregistrées à la fin de la sous période 2 de la période prolongée 12 (P12-2) du . Celles-ci incluent:

  1. Opérations en rapport avec des activités survenues entre la fermeture du SCGRF et la date d’achèvement des états financiers du gouvernement, à la fin du mois d’août, qui témoignent des conditions existantes à la fin de l’exercice (p. ex. faillite d’un bénéficiaire d’une contribution remboursable sans condition ou d’une garantie de prêt importante, perte inattendue d’une créance à recevoir pour le ministère, etc.). Compte tenu de la situation économique actuelle, une attention particulière devrait être portée au cours de cette période afin de surveiller si certains événements pourraient avoir une incidence importante sur les estimations et les hypothèses utilisés pour l’évaluation des actifs et passifs;      
  2. Correction d’une erreur importante découverte par le ministère ou son vérificateur après la fermeture du SCGRF. Les erreurs évidentes soulevées dans la cadre de la vérification des Comptes publics doivent être corrigées lorsque c’est possible. Les erreurs non corrigées qui seront incluses dans le Sommaire des écarts non ajustés du Bureau du vérificateur général doivent être supportées et comprises et devraient être discutées directement avec le Bureau du contrôleur général. Pour la préparation des Comptes publics, le Contrôleur général se réserve le droit de demander une écriture après la fermeture pour ces derniers points; et     
  3. Provisions pour les passifs éventuels qui n’ont pas été enregistrées par le ministère en raison d’une exception énumérée dans la Norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 3.6 – Éventualités, plus spécifiquement :
  • Lorsque l’importance du passif éventuel est si grande que l’inclusion de la provision dans les charges/passifs risque de révéler le montant estimatif du passif éventuel; ou
  • Lorsque l’éventualité a trait au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en tant qu’employeur de la fonction publique et que les répercussions potentielles de la divulgation se répercutent sur plusieurs ministères.

Pour les cas prévus aux paragraphes 1 et 2, les ministères doivent aviser le SCT de  l’exigence éventuelle qu’une écriture après la fermeture soit enregistrée en précisant le montant et la nature de l’opération dès que l’information est disponible.

 Il est à noter qu’à l’exception du point 3 mentionné ci-dessus, si l’écriture après la fermeture est faite, cette transaction doit apparaître aux états financiers du ministère comme si elle avait été enregistrée dans la balance de vérification du ministère.

Dans les situations décrites au paragraphe 3, les ministères doivent communiquer au SCT, d’ici au , le montant de la provision, sa nature et les raisons pour lesquelles le ministère n’a pas enregistré la provision. En ce qui concerne tout fait nouveau survenu après le , il appartient aux ministères de renseigner le SCT dès qu’ils sont informés de la situation.

Dans tous les cas, l’information est considérée comme confidentielle et doit être  communiquée à:

Suzie Gignac,
Directrice exécutive
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière et de l’analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone: 613-952-0886; Suzie.Gignac@tbs-sct.gc.ca

Passifs liés aux sites contaminés

Les ministères doivent fournir un sommaire de l’information financière sur les passifs environnementaux au sous-receveur général dans le tableau TA5a conformément aux instructions relatives aux comptes publics, section 15.3.8 énoncées à l’adresse suivante: http://publiservice.tpsgc-pwgsc.gc.ca/rg/pdf/chap15r9-f.pdf (Document PDF – 2.49 Mo) (section 15.3.8 Passifs environnemental - assainissement). L’échéance pour soumettre ce tableau est le soit la même date que les plaques et formes du volume I doivent être soumises au sous-receveur général.

De plus, les ministères doivent mettre à jour le répertoire des sites contaminés fédéraux  d’ici le .  Les montants présentés dans le répertoire devraient servir à préparer la formule TA5 donc, les deux devraient concorder.  L’adresse de ce répertoire est la suivante: http://www.tbs-sct.gc.ca/rpm-gbi/site/home_accueil-fra.aspx?id=014 .

Si vous avez des questions sur les exigences en matière de rapport liées aux passifs environnementaux liés aux sites contaminés, veuillez communiquer avec Cindy Laprade au 613-952-0909 ou à Cindy.Laprade@tbs-sct.gc.ca. S’il y a des questions techniques concernant le système du répertoire des sites contaminés fédéraux, veuillez communiquer avec Frank Dugal au 613- 954-4678 or Frank Dugal@tbs-sct.gc.ca.

Demandes d’exemption de publication de paiements de réclamations contre l’État, de paiements à titre gracieux et de montants adjugés par une cour

Tel que stipulé dans le Chapitre 15 du Manuel du receveur concernant les Procédures des Comptes publics, dans les cas rares ou un ministère veut s’abstenir de publier les détails (i-e les noms et/ou motifs) une demande écrite provenant du directeur financier doit être soumise au plus tard le à:

Suzie Gignac
Directrice exécutive
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière et de l’analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone: 613-952-0886; Suzie.Gignac@tbs-sct.gc.ca

Le SCT coordonnera toutes les demandes des ministères et obtiendra l’appui du Comité permanent des Comptes publics.  Si vous avez des questions sur les demandes d’exemption, veuillez communiquer avec April Felhaber au 613-946-6298 ou à April.Felhaber@tbs-sct.gc.ca. Les instructions relatives aux comptes publics pour compléter les demandes sont énoncées à l’adresse suivante: http://publiservice.tpsgc-pwgsc.gc.ca/rg/pdf/chap15r9-f.pdf (Document PDF – 2.49 Mo) (Page 249 - Page 259).

Veuillez prendre note que conformément à la ligne directrice sur les réclamations et les paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor qui est en vigueur depuis le , les réclamations pour des effets personnels d’un fonctionnaire ne peuvent être traitées au moyen d’un paiement à titre gracieux à moins qu’un avis juridique indiquant le contraire soit obtenu. À ce titre les réclamations pour dommages causés aux effets personnels des fonctionnaires doivent être traitées au moyen d’un paiement de réclamation contre l’État.

États financiers des ministères et organismes

Plus tard au cours du mois de mars, une lettre d’appel distincte sera envoyée pour fournir des instructions à l’égard des états financiers des ministères et organismes pour 2010-2011. Afin de vous aider dans l’adoption de la norme comptable révisée 1.2 du Conseil du trésor (NCCT 1.2), le BCG offrira 3 sessions d’information ce mois-ci. Veuillez noter que vous avez accès à la NCCT 1.2 révisée sur le site internet du Secrétariat du Conseil du Trésor en utilisant le lien suivant: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=18830.

Les sessions d’informations se tiendront au 222, Nepean à la salle de conférence 2A, aux dates suivantes :

  • Vendredi, le 25 mars de 13h – 14h30 – en anglais
  • Mardi, le 29 mars de 9h – 10h30 – en anglais
  • Mercredi, le 30 mars de 9h – 10h30 – bilingue

Pour s’enregistrer aux sessions d’informations, s’il vous plaît envoyer un courriel à Magdalene Joseph-Grant au Magdalene.Joseph-Grant@tbs-sct.gc.ca, avant mardi, le 22 mars.  SVP noter que l’espace est limitée, donc un maximum de 2 représentants par ministère ou organisme sera accepté.

Si vous avez des questions au sujet des états financiers des ministères et organismes, veuillez communiquer avec Anne-Marie Dionne au 613-952-1004 ou par courriel à Anne-Marie.Dionne@tbs-sct.gc.ca ou avec Marcel Lalande au 613-957-9853 ou par courriel à Marcel.Lalande@tbs-sct.gc.ca ou avec Alexandre St-Germain au 613-952-0896 ou par courriel à Alexandre.St-Germain@tbs-sct.gc.ca.

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