Exigences ministérielles en matière de rapport financier pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013

Date envoyée : le

Aux : Adjoints aux dirigeants principaux des finances

Message de Sylvain Michaud, Directeur exécutif, Politique comptable et rapports du gouvernement, Bureau du Contrôleur général

Nous tenons à vous informer des exigences en matière de rapport pour l'exercice se terminant le . Cette lettre contient des informations sur les exigences ministérielles en matière de rapport financier reliées :

  • à l'état des opérations financières non enregistrées des ministères et des organismes;
  • aux passifs liés aux sites contaminés;
  • aux demandes d'exemption de publication de certains paiements de réclamations contre l'État, paiements à titre gracieux et montants adjugés par une cour; et
  • coûts de réménagements des effectifs

Une lettre d'appel distincte sera envoyée afin de fournir des instructions à l'égard des états financiers des ministères et organismes pour 2012-2013.

État des opérations financières non enregistrées des ministères et des organismes

La politique du Conseil du Trésor à l'égard des provisions pour évaluation de l'actif et du passif nécessite que les ministères et les organismes (1) fassent une évaluation de la recouvrabilité de leurs créances à recevoir et (2) communiquent au Secrétariat du Conseil du Trésor le détail des éléments de passifs importants qui ne sont pas inscrits dans les comptes ministériels.

Les ministères et les organismes doivent inscrire avec précision leurs opérations financières dans les comptes du Canada. Ils le font la plupart du temps au moyen d'une inscription dans le système ministériel de gestion financière à partir duquel la balance de vérification est soumise au Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF). Il peut toutefois arriver dans certaines situations que des sommes importantes ayant une incidence sur les comptes du ministère et de l'organisme ne soient pas dûment enregistrées à la fin de la sous-période 2 de la période prolongée 12 (P12-2) du . Celles-ci incluent:

  1. Opérations en rapport avec des activités survenues entre la fermeture du SCGRF et la date d'achèvement des états financiers du gouvernement, à la fin du mois d'août, qui témoignent des conditions existantes à la fin de l'exercice (p. ex. faillite d'un bénéficiaire d'une contribution remboursable sans condition ou d'une garantie de prêt importante, perte inattendue d'une créance à recevoir pour le ministère, etc.). Une attention particulière devrait être portée aux changements reliés à l'environnement économique qui pourraient avoir une incidence importante sur les estimations et les hypothèses utilisés pour l'évaluation des actifs et passifs;
  2. Correction d'une erreur importante découverte par le ministère ou l'organisme ou son vérificateur après la fermeture du SCGRF. Les erreurs évidentes soulevées dans la cadre de la vérification des Comptes publics doivent être corrigées lorsque ceci est possible. Les erreurs non corrigées seront incluses dans le Sommaire des écarts non ajustés du Bureau du vérificateur général. Elles doivent être documentées et discutées directement avec le Bureau du contrôleur général. Pour la préparation des Comptes publics, le Contrôleur général se réserve le droit de demander une écriture après la fermeture pour ces derniers points; et
  3. Provisions pour les passifs éventuels qui n'ont pas été enregistrées par le ministère ou l'organisme en raison d'une exception énumérée dans la Norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 3.6 – Éventualités.

Pour les cas prévus aux paragraphes ci-haut, les ministères et les organismes doivent aviser le Receveur général de l'exigence éventuelle qu'une écriture après la fermeture soit enregistrée en précisant le montant et la nature de l'opération dès que l'information est disponible. Veuillez vous référer au Chapitre 14 du Manuel du receveur général - Annexe 15 pour de plus amples informations sur les écritures postérieures à la clôture dans le Système central de gestion des rapports financiers.

Il est à noter qu'à l'exception du point 3 mentionné ci-dessus, si l'écriture postérieure est effectuée après la fermeture, cette transaction doit apparaître aux états financiers du ministère et de l'organisme comme si elle avait été enregistrée dans la balance de vérification du ministère et de l'organisme.

Dans les situations décrites au point 3 ci-dessus, les ministères et les organismes doivent communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor, d'ici au , le montant de la provision, sa nature et les raisons pour lesquelles le ministère ou l'organisme n'a pas enregistré la provision. En ce qui concerne tout fait nouveau survenu après le , il appartient aux ministères et aux organismes d'informer le Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu'ils sont au courant de la situation.

Dans tous les cas, l'information est considérée comme confidentielle et doit être communiquée à:

Sylvain Michaud
Directeur exécutif
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Tel: 613-952-0886
Adresse électronique : Sylvain.Michaud@tbs-sct.gc.ca

Passifs liés aux sites contaminés

Les ministères et les organismes doivent fournir un sommaire de l'information financière sur les passifs environnementaux au sous-receveur général dans la formule TA5a conformément aux instructions relatives aux comptes publics, section 15.3.8 énoncées à l'adresse suivante: Chapitre 15 - Procédures des comptes publics 2012-2013 - RG - TPSGC (section 15.3.8 Passif environnemental - assainissement).

L'échéance pour soumettre cette formule est le soit la même date que la soumission des plaques et formes du volume I au receveur général.

De plus, les ministères et les organismes doivent mettre à jour le répertoire des sites contaminés fédéraux d'ici le . Les montants présentés dans le répertoire devraient servir à préparer la formule TA5a donc, les deux devraient concorder.

Si vous avez des questions sur les exigences en matière de rapport liées aux passifs environnementaux liés aux sites contaminés, veuillez communiquer avec Cindy Laprade par courriel ou par téléphone au 613-952-0909 ou Michel Vaillant par courriel ou par téléphone au 613-952-5380. S'il y a des questions techniques concernant le système du répertoire des sites contaminés fédéraux, veuillez communiquer avec Nicole Casault par courriel ou par téléphone au 613-946-4796.

Demandes d'exemption de publication de paiements de réclamations contre l'État, de paiements à titre gracieux et de montants adjugés par une cour

Tel que stipulé dans le Chapitre 15 du Manuel du receveur général concernant les Procédures des Comptes publics, dans les rares cas où un ministère ou un organisme considère que le nom du bénéficiaire associé au paiement justifie une non-divulgation, une demande écrite provenant du dirigeant principal des finances avec une justification pour la non-divulgation doit être soumise au plus tard le à :

Sylvain Michaud
Directeur exécutif
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Tel: 613-952-0886
Adresse électronique : Sylvain.Michaud@tbs-sct.gc.ca

Le Secrétariat du Conseil du Trésor coordonnera toutes les demandes des ministères et des organismes mais le ministère et l'organisme devrait être prêt à fournir d'autres détails au Comité permanent des comptes publics sur demande. Si vous avez des questions sur les demandes d'exemption, veuillez communiquer avec Sylvianne Côté par courriel ou par téléphone au 613-952-8024. Pour de plus amples informations, veuillez vous référer au Chapitre 15 du Manuel du receveur général – Sections 15.5.10 to 15.5.12.

Coûts de réaménagements des effectifs

Le coût des mesures de réaménagement des effectifs qui sont associées à la mise en œuvre des mesures de réduction des coûts comprises dans le Budget 2012 ont été comptabilisées centralement comme une obligation de cessation d'emploi pour l'année financière 2011-2012 et seront également comptabilisées centralement pour l'année financière 2012-2013. Par conséquent, les ministères ne devraient pas comptabiliser de charges à payer reliées au coût des mesures de réaménagement des effectifs comprises dans le Budget 2012 dans leur balance de vérification ministérielle. Seulement les Créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) associés au coût des mesures de réaménagement des effectifs devraient être comptabilisés par le ministère ce qui requiert une imputation aux crédits. Cependant, comme par le passé, les ministères doivent continuer de présenter l'obligation de cessation d'emploi dans leurs états financiers ministériels. Des directives supplémentaires sur la présentation des états financiers ministériels vous seront fournies dans les exigences en matière de rapport de la lettre d'appel sur les États financiers des ministères et des organismes qui sera émise prochainement.

En ce qui concerne le choix du moment où nous pouvons imputer aux crédits le coût des mesures du réaménagement des effectifs, chacune des autorisations doivent être évaluées individuellement. Par exemple, 2 options possibles selon la directive du réaménagement des effectifs sont mentionnées ci-dessous.

Mesure de soutien à la transition (MST)
Afin d'imputer aux crédits la MST, c'est la date de paiement du montant forfaitaire selon l'entente avec l'employé qui déterminera l'impact. Si aucune date de paiement n'est spécifiée, c'est alors la date de retranchement de l'effectif (date de cessation d'emploi) qui s'applique. Par exemple, si l'employé est rayé de l'effectif au , mais que le paiement n'est pas dû avant le mois de juin, alors l'imputation aux crédits au n'est pas permise, puisque le paiement n'est pas dû à l'employé au . Si l'employé est retranché des effectifs au et qu'aucune date de paiement n'est spécifiée, ou si le paiement est avant ou au et que celui-ci est encore en instance, alors l'imputation aux crédits peut être effectuée au .
Indemnité d'études
Afin de pouvoir imputer aux crédits l'indemnité d'étude, c'est la date de la réclamation soumise par l'employé qui déterminera l'impact. Si les coûts éligibles ont été encourus par l'employé et que la réclamation a été soumise avant ou au , alors l'imputation aux crédits peut être effectuée en date du .

Si vous avez des questions en lien avec le réaménagement des effectifs et l'imputation aux crédits, veuillez vous adresser à April Felhaber par courriel ou par téléphone au 613-954-0117.

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