Exigences ministérielles en matière de rapport financier pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014

Date envoyée : le

Aux : Adjoints aux dirigeants principaux des finances

Message de Michel Vaillant, Directeur exécutif par intérim, Politique comptable et rapports du gouvernement, Bureau du Contrôleur général

Nous tenons à vous informer des exigences en matière de rapport pour l’exercice se terminant le . Cette lettre contient des informations sur les exigences ministérielles en matière de rapport financier reliées :

  • à l’état des opérations financières des ministères et organismes;
  • aux passifs liés aux sites contaminés;
  • aux demandes d’exemption de publication de certains paiements de réclamations contre l’État, paiements à titre gracieux et montants adjugés par une cour.

Une lettre d’appel distincte sera envoyée afin de fournir des instructions à l’égard des états financiers des ministères et organismes pour 2013-2014.

État des opérations financières des ministères et des organismes

Les ministères et les organismes doivent inscrire avec précision leurs opérations financières dans les comptes du Canada. Ils le font la plupart du temps au moyen d’une inscription dans le système ministériel de gestion financière à partir duquel la balance de vérification est soumise au Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF). Il peut toutefois arriver dans certaines situations que des sommes importantes ayant une incidence sur les comptes du ministère ou de l’organisme ne soient pas dûment enregistrées à la fin de la sous-période 2 de la période prolongée 12 (P12-2) du . Celles-ci incluent :

  1. Opérations en rapport avec des activités survenues entre la fermeture du SCGRF et la date d’achèvement des états financiers du gouvernement, à la fin du mois d’août, qui témoignent des conditions existantes à la fin de l’exercice (p. ex. faillite d’un bénéficiaire d’une contribution remboursable sans condition ou d’une garantie de prêt importante, perte inattendue d’une créance à recevoir pour le ministère, etc.). Une attention particulière devrait être portée aux changements reliés à l’environnement économique qui pourraient avoir une incidence importante sur les estimations et les hypothèses utilisées pour l’évaluation des actifs et passifs;
  2. Correction d’une erreur importante découverte par le ministère ou l’organisme ou son vérificateur après la fermeture du SCGRF. Les erreurs évidentes soulevées dans la cadre de la vérification des Comptes publics doivent être corrigées lorsque ceci est possible. Les erreurs non corrigées seront incluses dans le Sommaire des anomalies non corrigées du Bureau du vérificateur général. Elles doivent être documentées et discutées directement avec le Bureau du contrôleur général. Pour la préparation des Comptes publics, le Contrôleur général se réserve le droit de demander une écriture après la fermeture pour ces derniers points;
  3. Provisions pour les passifs éventuels qui n’ont pas été enregistrées par le ministère ou l’organisme en raison d’une exception énumérée dans la Norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT) 3.6 – Éventualités.

Pour les cas prévus aux paragraphes ci-haut, les ministères et organismes doivent aviser le Receveur général de l’exigence éventuelle qu’une écriture après la fermeture soit enregistrée en précisant le montant et la nature de l’opération dès que l’information est disponible. Veuillez vous référer au Chapitre 14 du Manuel du receveur général – Annexe 15 pour de plus amples informations sur les écritures postérieures à la clôture dans le Système central de gestion des rapports financiers.

Il est à noter qu’à l’exception du point 3 mentionné ci-dessus, si l’écriture postérieure est effectuée après la fermeture, cette transaction doit apparaître aux états financiers du ministère et de l’organisme comme si elle avait été enregistrée dans la balance de vérification du ministère et de l’organisme.

Dans les situations décrites au point 3 ci-dessus, les ministères et organismes doivent communiquer au Secrétariat du Conseil du Trésor, d’ici le , le montant de la provision, sa nature et les raisons pour lesquelles le ministère ou l’organisme n’a pas enregistré la provision. En ce qui concerne tout fait nouveau survenu après le , il incombe aux ministères et organismes d’informer le Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu’ils sont au courant de la situation.

Dans tous les cas, l’information est considérée comme confidentielle et doit être communiquée à :

Michel Vaillant
Directeur exécutif par intérim
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : 613-952-0886
Courriel : Michel.Vaillant@tbs-sct.gc.ca

Passifs liés aux sites contaminés

Les ministères et organismes doivent fournir un sommaire de l’information financière sur les passifs environnementaux au sous-receveur général dans la formule TA5a conformément aux instructions relatives aux comptes publics, section 15.3.8 énoncées à l’adresse suivante: Chapitre 15 - Procédures des comptes publics 2013-2014 - RG - TPSGC (section 15.3.8 Passif environnemental - assainissement). L’échéance pour soumettre cette formule est le soit la même date que la soumission des plaques et formes du volume I au receveur général.

De plus, les ministères et les organismes doivent mettre à jour l’inventaire des sites contaminés fédéraux (ISCF) d’ici le . Les montants présentés dans le répertoire devraient servir à préparer la formule TA5a donc, les deux devraient concorder.

Cette année, les ministères et organismes doivent également soumettre l’information demandée ci-dessous relativement à la divulgation des passifs éventuels et des incertitudes relatives à la mesure pour les sites contaminés.

Sites avec un passif éventuel à divulguer
Identificateur de site fédéral (selon ISCF) Nom du site Montant divulgué(000$) Raison pour ne pas reconnaître un passif
# d’identificateur Mettre le nom du site ici 000$ Mettre la raison ici
Total des passifs éventuels divulgués 000$ s.o.

Veuillez noter que la seule raison de divulguer un passif éventuel est due à l’incertitude relative à la responsabilité qui est non-déterminable. L’incertitude relative à l’estimé devrait être divulgué comme une incertitude relative à la mesure selon le SP 2130 « Incertitude relative à la mesure ».

Sites avec une incertitude relative à la mesure à divulguer
Identificateur de site fédéral(selon ISCF) Nom du site Montant reconnu comme un passif(000$) Estimation minimale(000$) Estimation maximale(000$) Raison pour l’incertitude relative à la mesure Est-ce que le montant changera dans la prochaine année?(Oui/Non) Est-ce que le montant est significatif?
# d’identificateur Mettre le nom du site ici 000$ 000$ 000$ Mettre la raison ici Oui ou Non Oui ou Non
Totaux 000$ 000$ 000$ s.o.

Veuillez-vous assurer que toutes les incertitudes relatives à la mesure qui sont divulguées rencontrent les critères du SP 2130. « Lorsqu’une incertitude relative à la mesure est importante, sa nature doit être mentionnée » et « Lorsqu'une incertitude relative à la mesure est importante, son ampleur doit être mentionnée s'il est raisonnablement possible que le montant puisse subir une variation importante dans l'année ».

L’information demandée dans les deux tableaux ci-dessus doit être copiée sur des feuilles de travail séparées et envoyées à Cindy Laprade par courriel au plus tard le .

Afin de s’assurer que cette information est présentée correctement, les notes aux états financiers pourraient devoir être modifiées. Veuillez-vous référer à la lettre d’appel sur les Exigences de rapport relatives aux états financiers des ministères et des organismes pour l’exercice se terminant le , qui sera communiquée prochainement, lors de la préparation des notes aux états financiers reliées aux passifs environnementaux et les passifs associés.

Si vous avez des questions sur les exigences en matière de rapport liées aux passifs environnementaux liés aux sites contaminés, veuillez communiquer avec Cindy Laprade par courriel ou par téléphone au 613-952-0909. S’il y a des questions techniques concernant le système du répertoire des sites contaminés fédéraux, veuillez communiquer avec Nicole Casault par courriel ou par téléphone au 613-946-4796.

Demandes d’exemption de publication de paiements de réclamations contre l’État, de paiements à titre gracieux et de montants adjugés par une cour

Tel que stipulé dans le Chapitre 15 du Manuel du receveur général concernant les Procédures des Comptes publics, dans les rares cas où un ministère ou un organisme considère que le nom du bénéficiaire associé au paiement justifie une non-divulgation, une demande écrite provenant du dirigeant principal des finances avec une justification pour la non-divulgation doit être soumise au plus tard le à :

Michel Vaillant
Directeur exécutif par intérim
Politique comptable et rapports du gouvernement
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier Ouest, 8e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone: 613-952-0886
Courriel : Michel.Vaillant@tbs-sct.gc.ca

Le Secrétariat du Conseil du Trésor coordonnera toutes les demandes des ministères et organismes mais le ministère et l’organisme devrait être prêt à fournir d’autres détails au Comité permanent des comptes publics sur demande. Si vous avez des questions sur les demandes d’exemption, veuillez communiquer avec Sylvianne Côté par courriel ou par téléphone au 613-952-8024. Pour de plus amples informations, veuillez-vous référer au Chapitre 15 du Manuel du receveur général – Sections 15.5.10 à 15.5.12.

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