Exigences de rapport relatives aux états financiers des ministères et des organismes pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013

Date :

Message de Sylvain Michaud, Directeur exécutif, Politique comptable et rapports du gouvernement, Bureau du contrôleur général

Aux : Adjoints aux dirigeants principaux des finances

La présente a pour but d'informer les ministères et organismes des exigences de rapport relatives aux états financiers des ministères et organismes (EFM) pour l'exercice se terminant le , et de communiquer de l'information au sujet des points suivants :

  • Exigences générales et dates de remise;
  • Changement du statut d'audit;
  • Passif lié aux indemnités de départ;
  • Prestations de retraite - Taux de cotisation du ministère au Régime de retraite de la fonction publique;
  • Obligation au titre des prestations de cessation d'emploi - Mise à jour sur la divulgation;
  • Services fournis gratuitement par Services partagés Canada;
  • Mesures transitoires visant les instruments financiers et la conversion des devises prévues dans les normes comptables pour le secteur public.

Exigences générales et dates de remise

Nous désirons rappeler aux ministères et aux organismes qu'ils devront publier leurs états financiers dans le cadre du processus lié au Rapport ministériel sur le rendement (RMR). Les instructions à cet égard figureront dans le guide de préparation du RMR de 2012-2013.

Les ministères et les organismes doivent soumettre :

  • une version électronique non signée de leurs états financiers (ébauche quasi- finale), dans une langue officielle, au plus tard le . Les ministères et organismes recevront des commentaires au cours des quatre semaines suivant la réception des documents;
  • une version électronique finale signée de leurs états financiers, dans une langue officielle, au plus tard le . Cette période permettra aux entités de traiter les écritures après clà´ture, le cas échéant, si des erreurs sont découvertes lors de l'audit des Comptes publics du Canada.

Les versions électroniques des états financiers doivent être envoyées à notre courriel.

Les entités qui font actuellement l'objet d'un audit distinct ne sont pas tenues d'envoyer la version ébauche de leurs états financiers au Bureau du contrôleur général (BCG) : elles n'auront qu'à envoyer la version électronique finale signée de leurs états financiers, accompagnée du rapport de l'auditeur, dès que celui-ci sera disponible.

Toutes les entités doivent utiliser la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor pour préparer leurs états financiers pour l'exercice 2012-2013. La Foire aux questions et l'outil d'évaluation vous aideront à vous acquitter de cette tâche.

En outre, le BCG offrira des séances d'information à l'intention des agents financiers qui participent directement à la préparation des états financiers et qui désirent obtenir de l'aide supplémentaire. Ces séances permettront de passer en revue les erreurs découvertes fréquemment dans la version ébauche des états financiers, et comporteront une période de questions et réponses. Les entités peuvent inscrire un maximum de deux représentants à l'une des séances suivantes :

  • le , de 10 h 00 à 11 h 00 (anglais)
  • le , de 13 h 30 à 14 h 30 (français)
  • le , de 13 h 30 à 14 h 30 (anglais)

Les séances auront lieu à la salle de réunion 8D, de la tour Ouest du 300, avenue Laurier Ouest (Ottawa). Pour s'inscrire, il suffit d'envoyer un courriel à Ahmad Mir.

Pour toute question au sujet de la Norme, communiquez avec Anne-Marie Dionne par courriel ou par téléphone au 613-952-1004 ou avec Andrée Pelchat par courriel ou par téléphone au 613-957-9853.

Changement du statut d'audit

Avec l'entrée en vigueur du Plan d'action économique 2012, l'obligation de présenter des états financiers audités par le Bureau du vérificateur général a été ou sera abolie pour certaines entités. Nous demandons aux entités touchées par ce changement d'informer le BCG de la situation et, ce faisant, de préciser si leurs états financiers cesseront ou continueront d'être audités et, le cas échéant, de fournir le nom de leur cabinet d'audit. Veuillez communiquer tout changement concernant votre statut d'audit en écrivant à Andrée Pelchat par courriel.

Passif lié aux indemnités de départ

L'Annexe A fourni des renseignements à l'égard du calcul du passif et des charges liés aux indemnités de départ des employés de la fonction publique, du codage à utiliser pour enregistrer les écritures comptables incluant le nouveau codage pour les créditeurs à la fin d'exercice (CAFE) et de la présentation à adopter dans les états financiers ministériels.

Les ministères devraient s'efforcer de faire ces ajustements en P12-2.

Veuillez noter que les entités ne sont pas tenues d'utiliser les taux du passif lié aux indemnités de départ fourni par le BCG. Les entités qui disposent d'un taux qui est plus représentatif de leur situation et qui se fondent sur des données qui leur sont propres sont encouragées à l'utiliser.

Prestations de retraite - Taux de cotisation du ministère au Régime de retraite de la fonction publique

Tant les employés que le ministère versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2012-2013, les charges représentent environ 1,7 fois (1,8 fois en 2011-2012) les cotisations des employés. Ce taux devrait être divulgué dans la note pertinente accompagnant vos états financiers.

Si vous avez des questions à propos du calcul du passif lié aux indemnités de départ ou du taux de cotisation au régime de retraite, veuillez communiquer avec Sylvie Cosette par courriel ou par téléphone au 613-946-4058. Pour toute question concernant la présentation de ces éléments dans les états financiers, communiquez avec Anne-Marie Dionne par courriel ou par téléphone au 613-952-1004.

Obligation au titre des prestations de cessation d'emploi - Mise à jour sur la divulgation

Comme l'exercice précédent, les entités doivent s'assurer que l'obligation au titre des prestations de cessation d'emploi associées aux coûts estimatifs du réaménagement des effectifs est complète et présentée fidèlement dans leurs états financiers de 2012-2013. L'obligation au titre des prestations de cessation d'emploi est comptabilisée en conformité aux dispositions de la norme comptable SP 3255, Avantages postérieurs à l'emploi, congés rémunérés et prestations de cessation d'emploi.

L'obligation au titre des prestations de cessation d'emploi continuera à être comptabilisée centralement et seulement les CAFE doivent être comptabilisés par les ministères dans le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) selon les directives supplémentaires communiquées le relativement aux Exigences ministérielles en matière de rapport financier pour l'exercice se terminant le .

Pour fin de présentation dans les états financiers ministériels, l'obligation doit inclure le montant comptabilisé dans le SCGRF pour les CAFE ainsi qu'une estimation de l'obligation au titre de cessation d'emploi résiduelle au . Pour vous aider dans le calcul de l'obligation résiduelle, vous pouvez vous référer, entre autres sources, à l'outil fourni par le Secteur de la gestion des dépenses du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada en décembre 2011. Cette partie de l'obligation ne doit pas être comptabilisée dans le SCGRF.

Les entités qui ont divulguées l'obligation au titre des prestations de cessation d'emploi lors de l'exercice précédent doivent continuer ainsi. La divulgation doit être présentée dans la Note 4 tel que présentée dans l'exemple ci-dessous.

4. Comptes créditeurs et charges à payer

Le tableau suivant présente les détails sur les comptes créditeurs et les charges à payer du ministère :

Comptes créditeurs et charges à payer
  2013 2012
en milliers de dollars
Comptes créditeurs - Autres ministères et organismes 32 456$ 27 894$
Comptes créditeurs - Parties externes 144 266 126 116
Total des comptes créditeurs 176 722 154 010
Charges à payer 13 719 8 006
Total des comptes créditeurs et des charges à payer 190 441$ 162 016$

Dans son Plan d'action économique 2012, le gouvernement du Canada a annoncé des mesures d'économie que les ministères doivent mettre en oeuvre au cours des trois prochains exercices, à compter de 2012-2013. En conséquence, le ministère a comptabilisé au une obligation au titre des prestations de cessation d'emploi de xxx dollars (yyy dollars en 2011-2012) dans ses charges à payer, pour les coûts estimatifs du réaménagement des effectifs.

Pour toute question au sujet du calcul de l'obligation, veuillez communiquer avec Sylvie Cosette par courriel ou par téléphone au 613-946-4058. Les questions concernant la présentation de cet élément dans les états financiers ministériels doivent être adressées à Anne-Marie Dionne par courriel ou par téléphone au 613-952-1004.

Services fournis gratuitement par Services partagés Canada

Comme l'exercice précédent, les coûts estimatifs des services fournis gratuitement par Services partagés Canada ne doivent être ni comptabilisés, ni présentés dans les états financiers.

Mesures transitoires visant les instruments financiers et la conversion des devises prévues dans les normes comptables pour le secteur public

La présente note a pour objet de fournir des directives relativement à la date de transition aux normes comptables suivantes du secteur public : SP 3450, Instruments financiers, SP 2601, Conversion des devises, et SP 1201, Présentation des états financiers.

Ces normes renferment des mesures transitoires selon lesquelles les organismes publics doivent appliquer les normes à compter de l'exercice qui a commencé le , soit l'exercice 2012-2013, tandis que les gouvernements doivent les appliquer à compter du . La première date de transition a été établie par souci de continuité à l'égard des organismes publics qui appliquaient auparavant les normes visant les instruments financiers énoncées dans le Manuel de l'Institut Canadien des Comptables Agréés et qui devaient passer au Manuel de comptabilité pour le secteur public. La seconde date de transition, fixée pour les gouvernements, vise à donner aux entités qui n'appliquaient pas déjà de normes relatives aux instruments financiers plus de temps pour mettre ces dernières en oeuvre.

Comme les entités appliquent les mêmes conventions comptables que le gouvernement, lesquelles sont conformes au Manuel de comptabilité pour le secteur public, ces nouvelles normes devraient être mises en oeuvre le , question de disposer de plus de temps. La Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor sera mise à jour en 2015-2016 afin de tenir compte de l'impact de ces nouvelles normes.

Pour toute question au sujet de l'adoption de ces normes, veuillez communiquer avec Leona Melamed par courriel ou par téléphone au 613-946-7538. Les questions concernant la préparation des états financiers ministériels doivent être adressées à Andrée Pelchat par courriel ou par téléphone au 613-957-9853.

Annexe A : Indemnités de départ

Contexte et application : Conformément à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor, nous désirons rappeler aux ministères qu'ils doivent comptabiliser la charge et le passif liés aux indemnités de départ dans leurs états financiers ministériels de 2012-2013. Cette directive s'applique à toutes les organisations désignées comme ministères conformément aux termes de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Calcul : La détermination du passif relatif aux employés de la fonction publique au reflète la suppression de l'indemnité de départ de certains groupes d'employés. Afin de réaliser ce calcul, la masse salariale brute annuelle assujettie à l'indemnité de départ, qui correspond au total des taux de salaires annuels des employés nommés pour une période indéterminée en poste au , doit être divisée comme suit :

  • la masse salariale brute annuelle des employés appartenant à des groupes dont les indemnités de départ ont été supprimées (les groupes d'employés concernés sont indiqués dans le tableau ci-dessous);
  • tous les autres employés.

L'indemnité de départ est calculée en multipliant chacune de ces deux masses salariales par le facteur en pourcentage de l'indemnité de départ indiqué dans le tableau ci-dessous.

1. Groupes d'employés dont l'indemnité de départ est supprimée Voir la note * du tableau 1 2. Autres groupes d'employés

Notes du tableau 1

Note 1 du tableau

En ce qui concerne les groupes d'employés dont la période de choix concernant la suppression de l'indemnité de départ n'était pas encore arrivée à échéance au , veuillez d'utiliser le taux de la colonne 2, "Autres groupes d'employés ".

Retour à la référence de la note * du tableau 1

Groupes d'employés compris

AI, UT, PE, OM, PMMC(01-04), PA, SV, PE, EX et autres dirigeants, NR, SH, EC, TR, EL, RO, PR(NS), SR(W), CS, RE (consulter l'annexe B pour en savoir plus)

Tous les autres groupes

Taux de l'indemnité de départ 2012-2013

6,7%

26,4%

Taux de l'indemnité de départ 2011-2012

6,1%

26,4%

Les pourcentages de l'indemnité de départ sont déterminés sur la base du passif actuariel lié aux indemnités de départ de l'ensemble de la population de la fonction publique, et tiennent compte des compressions de régime des groupes susmentionnés. En ce qui concerne les groupes dont l'indemnité de départ a été éliminé, le pourcentage de l'indemnité de départ est basé sur l'hypothèse selon laquelle 75 % des participants choisiront de recevoir leurs indemnités de départ à la date de la compression du régime et 25% des participants décideront de recevoir leurs indemnités de départ au moment de la cessation d'emploi. La charge annuelle de 2012-2013 au titre des indemnités de départ est calculée en prenant la différence entre le solde d'ouverture et le solde de clôture du passif, et en l'additionnant (ou en la soustrayant de) à la dépense réelle pour l'exercice.

Si un ministère souhaite utiliser une hypothèse autre que celle précitée (75 % et 25 %) en ce qui concerne les choix effectués par les employés, prière de contacter Sylvie Cossette par courriel ou par téléphone au 613-946-4058 ou à Anne-Marie Dionne par courriel ou par téléphone au 613-952-1004.

Il convient de porter une attention particulière aux groupes d'employés dont la période de choix concernant la suppression des indemnités de départ (encaissement immédiat ou versement à la retraite) n'était pas encore arrivée à échéance au . Ces groupes doivent utiliser le taux applicable aux "Autres groupes d'employés" pour effectuer le présent calcul.

Le calcul de l'indemnité de départ part du principe selon lequel les employés ayant opté pour l'encaissement immédiat de l'indemnité de départ ont été payés. Conséquemment, un créditeur à la fin de l'exercice (CAFE) et une imputation sur le crédit doivent être établis pour les employés ayant opté pour l'encaissement immédiat de l'indemnité de départ et n'ayant pas reçu le paiement à cet effet au .

En outre, les montants réels payables des indemnités de départ des personnes rayées de l'effectif au doivent également être établi comme un CAFE et imputés sur le crédit.

Écritures comptables :

1) L'écriture suivante devrait être enregistrée dans le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF) afin de tenir compte du changement touchant le passif lié aux indemnités de départ calculées ci-dessus, lesquelles concernent les employés du ministère.

Écriture au (hypothèse selon laquelle le passif augmente) :

Montant CRF Aut. Article

Notes du tableau 2

Note 1 du tableau

51846 - Provision pour les indemnités de départ - Fonction publique

Retour à la référence de la note 1 du tableau 2

Note 2 du tableau

F124 - Provisions pour indemnités de départ

Retour à la référence de la note 2 du tableau 2

Note 3 du tableau

3469 - Charges aux autres comptes de passifs

Retour à la référence de la note 3 du tableau 2

Note 4 du tableau

21415 - Provision pour le passif relatif aux indemnités de départ - Ministères

Retour à la référence de la note 4 du tableau 2

Note 5 du tableau

F413 - Charges pour indemnités de départ

Retour à la référence de la note 5 du tableau 2

Note 6 du tableau

7023 - Provision pour bénéfices marginaux des employés

Retour à la référence de la note 6 du tableau 2

DT Provision pour les indemnités de départ - Fonction publique

[montant $] 

51846Voir la note 1 du tableau 2

F124Voir la note 2 du tableau 2

3469Voir la note 3 du tableau 2
CT Provision pour le passif relatif aux indemnités de départ [montant $] 21415Voir la note 4 du tableau 2 F413Voir la note 5 du tableau 2 7023Voir la note 6 du tableau 2

2) Il y a du nouveau cette année : l'écriture comptable qui suit doit être enregistrée dans le SCGRF pour établir le CAFE des employés qui optent pour l'encaissement immédiat de l'indemnité de départ et des personnes qui ont été rayées de l'effectif au et qui n'ont pas été payées au .

Tous les CAFE liés aux indemnités de départ doivent être enregistrées avec les codes présentés ci-dessous afin de faciliter le processus de traitement de l'écriture centrale. Si vous avez déjà enregistré vos écritures, veuillez les renverser et les enregistrer de nouveaux en utilisant les codes suivants :

Montant CRF Aut. Article

Notes du tableau 3

Note 1 du tableau

3469 - Charges aux autres comptes de passifs

Retour à la référence de la note 1 du tableau 3

Note 2 du tableau

21415 - Provision pour le passif relatif aux indemnités de départ - Ministères

Retour à la référence de la note 2 du tableau 3

Note 3 du tableau

51311 - Salaires et traitements (y compris les indemnités)

Retour à la référence de la note 3 du tableau 3

Note 4 du tableau

B11A - Crédit pour dépenses de programmes et pour dépenses de fonctionnement

Retour à la référence de la note 4 du tableau 3

Note 5 du tableau

7099 - Augmentation ou diminution nette en autres transactions

Retour à la référence de la note 5 du tableau 3

Note 6 du tableau

R300 - Montants totaux (ou nets, selon le cas) de tous les autres éléments d'actif et de passif

Retour à la référence de la note 6 du tableau 3

Note 7 du tableau

6299 - Augmentations ou diminutions nettes dans d'autres passifs

Retour à la référence de la note 7 du tableau 3

DT Salaires et traitements

[montant $] 

51311Voir la note 3 du tableau 3

B11AVoir la note 4 du tableau 3

3469Voir la note 1 du tableau 3/7099Voir la note 5 du tableau 3
CT Provision pour le passif relatif aux indemnités de départ [montant $] 21415Voir la note 2 du tableau 3 R300Voir la note 6 du tableau 3 6299Voir la note 7 du tableau 3

Présentation dans les états financiers : La présentation dans les états financiers ministériels de la charge et du passif liés aux indemnités de départ devrait être conforme à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor.

Annexe B : Groupes d'employés n'ayant plus d'indemnités de départ

Groupe

Code IUN

Signature de l'accord

Fin de l'accumulation des indemnités de départ

Contrôle de la circulation Aérienne (AI)

402

Enseignement universitaire (UT)

227

Groupe de la gestion du personnel (PE)

307

Groupe de l'organisation et méthodes (OM)

306

PMMC-(01-03)

30801

PMMC-04

30801

Services des programmes et de l'administration (PA)

301, 305, 308, 310, 501, 502, 503, 504, 505

Services de l'exploitation (SV)

602, 652, 603, 653, 604, 654, 605, 655, 606, 656, 607, 657, 612, 662, 659

Enseignement et Bibliothéconomie (EB)

209, 215, 414

Groupe de la direction (EX) et autres dirigeants, y compris  

EX

102, 104

Sous-Ministre (SM) et Gouverneur en conseil (GC) nommés après le

701, 710

Groupe des services scientifiques de la défense (DS-07) et DS-08

229

Agents exclus du groupe des médecins agréés et des médecins spécialistes

217

Architecture, génie et arpentage (NR)

203, 210

Services de santé (SH)

207, 213, 217, 219, 220, 221, 223, 226, 228

Économique et services de sciences sociales (EC)

208, 412, 231

 

Traduction (TR)

313

 

Électronique (EL)

404

 

Radiotélégraphie (RO)

409

 

Services d'imprimerie (non-surveillantes et non-surveillants) [(PR(NS)]

609

14 février 2012

 

Réparation des navires (tous les employés travaillent sur la côte Ouest

614

7 décembre, 2012

 

Systèmes d'ordinateurs (CS )

303

14 décembre, 2012

 

Recherche (RE)

212, 216, 225, 229

12 février 2013

Vérification, commerce et achat (AV)

204, 309, 311

14 décembre, 2012

14 décembre, 2012

Groupe des AFS à l'Agence du revenu du Canada

90540, 90541, 90542, 90550, 90552, 90560, 90500, 90502, 90543, 90561 90503, 90597, 90546, 90549, 90548, 90564, 90499

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