Lancement du portail d’approvisionnement au paiement en ligne de Services partagés Canada

 

Le 27 juin 2016

Pat Breton, directeur général, Direction des acquisitions et des relations avec les fournisseurs, Services ministériels

Objectifs et contenu

Objectifs :

  • Offrir un aperçu et une présentation de l‘initiative d'approvisionnement au paiement en ligne (APL) visant à moderniser et à normaliser les processus, y compris le lancement du portail d'APL dans le cadre de la Transformation des services internes (TSI) de Services partagés Canada (SPC)
Version texte de figure 1

Cette figure illustre le contenu de la présentation dans un demi-cercle, l’approvisionnement au paiement en ligne (APL) étant représenté comme le point de mire, accompagné des sujets suivants l’entourant qui seront traités :

  • Cadre de la transformation des services internes (TSI)
  • Aperçu de l’APL
  • Formation et soutien de l’APL
  • Questions et commentaires
GoA Innovation Support Cycle

Pourquoi l'approvisionnement au paiement en ligne?

  • SPC adopte un nouveau système électronique d'approvisionnement au paiement en vue de gérer électroniquement les processus d'approvisionnement au paiement. Le système d’approvisionnement au paiement fait partie de l’Initiative de TSI du Ministère.
  • Le système électronique d’approvisionnement au paiement de SPC permettra d'améliorer les économies internes, car les travaux liés à l’approvisionnement seront automatiquement acheminés aux employés des équipes des Approvisionnements et des Finances au lieu de suivre le processus manuel actuel. En outre, des gestionnaires délégués fourniront des approbations électroniques au lieu de signatures sur papier.

«Il importe de passer à l’action. Passer à l’action dans l’optique d’assurer l’excellence du service de façon rentable est encore plus significatif. »

Destination 2020

Aperçu du portail d'approvisionnement au paiement en ligne

Intégrer les comptes créditeurs et les processus d’approvisionnement

Automatiser les avis par courriel et l’acheminement du travail

Fournir des approbations électroniques de bout en bout :

  • Engagement (Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP], article 32)
  • Transaction (LGFP, article 41)
  • Attestation (LGFP, article 34)

Passer à des processus informatisés

Vérifier la disponibilité des fonds en temps quasi-réel avec SIGMA

Vérifier et valider les pouvoirs délégués financiers et de dépenser

Principaux rôles relatifs à l'approvisionnement au paiement en ligne

Fournisseurs : rôle d'administrateur des comptes des fournisseurs, des comptes créditeurs, des équipes de préparation et d'examen des soumissions.

Acquisitions et relations avec les fournisseurs (ARF) : agents d'approvisionnement, agents de négociation des contrats et autorités contractantes.

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Finances : administrateurs des comptes créditeurs, saisie de données sur les pouvoirs délégués

Employés:

  • Préparer les demandes;
  • Traiter des factures en vue de leur paiement; recevoir, examiner et rapprocher les factures avant l'approbation par le gestionnaire du centre de coût approprié;
  • Effectuer les processus énoncés aux articles 32 et 34 de la LGFP (processus d'approbation et administratif);
  • Coordonner le déblocage de fonds, réaliser le suivi du budget.

Avantages pour les fournisseurs

  • Le portail d'APL offre des fonctions libre-service aux fournisseurs afin de :
    • consigner et mettre à jour les renseignements sur l’entreprise;
    • télécharger des catalogues (pour les arrangements en matière d’approvisionnement et les offres à commandes);
    • visualiser les soumissions ouvertes, soumettre les soumissions, consulter l'état d'une soumission;
    • créer des avis préalables d’expédition (p. ex., reçus de biens/services);
    • soumettre des factures en ligne; consulter l'état des paiements en ligne.

Mobilisation des fournisseurs

Voici les activités de mobilisation des fournisseurs qui ont été réalisées :

  • Présentation et démonstration au Comité consultatif sur les points de référence en matière d’approvisionnement (CCPRA) le 28 juillet 2015;
  • Communication aux fournisseurs affichée sur Achatsetventes.gc.ca le 28 juillet 2015
  • Présentation et démonstration à l’Association canadienne de la technologie de l’information (ACTI) le 17 août 2015;
  • Communication aux fournisseurs affichée sur le site Internet de SPC en septembre 2015;
  • Essais d’acceptation par l’utilisateur (EAU) du portail des fournisseurs le 30 octobre 2015 pour les participants du CCPRA/ACTI;
  • Sélection des fournisseurs à titre de participants au projet pilote.

À partir de maintenant jusqu'à la mise en ligne le 30 juin 2016 :

  • Une équipe spécialisée inscrit les fournisseurs au portail. Environ 600 fournisseurs sont inscrits (ils reçoivent une trousse d'inscription);
  • Mise à jour de la date cible de communication sur Achatsetventes.gc.ca au 30 mai 2016;
  • Mise à jour de la date cible de communication sur le site Internet de SPC au 30 mai 2016;
  • Séances hebdomadaires WebEx pour les fournisseurs du 20 juin 2016 au 30 septembre 2016. Toutes les semaines, le mercredi, de 14 h à 16 h. Deux heures : une heure et demie pour la formation et la démonstration, et 30 minutes pour les questions et les réponses.

Rétroaction des fournisseurs

  • Suggestions et commentaires des fournisseurs :
    • Les fournisseurs doivent participer au projet pilote (terminé);
    • Les fournisseurs doivent avoir un rôle d'administrateur (mis en œuvre);
    • Gestion des comptes d'utilisateurs du portail des fournisseurs et fonctions libre-service (mis en œuvre);
    • Séparation des responsabilités (en cours).

Mise en œuvre de l'approvisionnement au paiement en ligne

Étape 1 Projet-Pilote
  • Sélection des participants du projet-pilote de SPC;
  • Les fournisseurs participant aux nouveaux processus nets d’approvisionnement;
  • Étendre le projet PILOTE au traitement des demandes de services d’acquisitions (DSA) et à ARF;
  • Pour tous les nouveaux processus d’approvisionnement nets.
Automne
2015
SPC
  • Mise en ligne du portail de mai à juin 2016;
  • Pour tous les groupes;
  • Équipe d’appui à l’ARF;
  • Tous les éléments de SPC mis en ligne en juillet 2016.
Printemps
2016
Étape 2 AM/SPC
  • Mise en œuvre dans les autres ministères (AM) pour les approvisionnement en TI;
  • Services de télécommunications de SPC;
  • Mise hors service des DSA.
Automne
2016

Calendrier du portail d’approvisionnement au paiement en ligne

La première étape de la mise en œuvre du portail d’APL est axée sur la création des éléments de base des services internes.

Juillet 2016 - Lancement du portail d'approvisionnement au paiement en ligne pour tous les nouveaux approvisionnements internes de SPC; début de la migration vers le portail des contrats existants.

Automne 2016 - Le portail d'approvisionnement au paiement en ligne sera étendu aux AM en ce qui concerne les approvisionnements d'appareils technologiques et de télécommunications; fermeture DSA (accès en lecture seule).

Après le lancement 2016­-2017 - Le portail d’approvisionnement au paiement en ligne sera étendu aux approvisionnements en services de télécommunications de SPC. Le portail d'APL amélioré – rétroaction et améliorations continues.

Formation et soutien relatifs à l'approvisionnement au paiement en ligne

  • Services en ligne et libre-service dans le portail d’APL de SPC visant du contenu précis : p. ex. des documents de marche à suivre et des simulations vidéo détaillant toutes les étapes, offerts également sur le site Web de l’Académie de SPC.
  • Séances de transfert de connaissance via WebEx par rôle d’utilisateur (p. ex. approbateur, demandeur, vendeur, etc.) utilisant du matériel de formation, des présentations PowerPoint et des démonstrations iValua fournis par SPC et des experts en la matière d’iValua
  • Soutien par courriel (SSC.P2P-P2P.SPC@canada.ca) pour enregistrer des demandes d’améliorations, signaler des défectuosités et proposer des améliorations dans les processus de travail.

Points essentiels à retenir

  • L'inscription au portail est en mode libre-service;
  • Les soumissions seront soumises électroniquement;
  • Présentation électronique des factures;
  • Visibilité des comptes créditeurs et des processus d'approvisionnements (c.-à-d., état mis à jour en temps réel).

Questions et commentaires

Communiquez avec nous : SSC.P2P-P2P.SPC@canada.ca

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