Rapport d’étape sur les projets de transformation et les grands projets de l’État

Les résultats opérationnels souhaités dans le cadre du projet sont les suivants :

• la réduction des coûts de prestation des services de courriels aux ministères et aux organismes;
• un meilleur accès du public aux employés du gouvernement du Canada, ce qui permettra d’améliorer la communication de l’information et la prestation des services aux Canadiens;
• la résolution des principaux problèmes de sécurité des systèmes de courriel, qui font partie des systèmes les plus vulnérables du gouvernement.

Bell, 160, rue Elgin, Ottawa (Ontario)
Microsoft Licensing, GP, case postale 7808, succursale A, Toronto (Ontario)
BlackBerry, 2200, avenue University E., Waterloo (Ontario)
Titus inc., 343, rue Preston, bureau 800, Ottawa (Ontario)

• Phase 1 – Formulation d’idées – mai 2012
• Phase 2 – Lancement – mai 2012
• Phase 3 – Planification – juin 2013
• Phase 4 – préparation opérationelle – février 2019
• Clotûre du projet – mars 2019

La mise en œuvre de l’ITSC a été retardée en raison de problèmes techniques et contractuels. Lors de sa mise sur pied, l’ITSC visait à procéder au transfert des 43 partenaires et de leurs 550 000 boîtes de courriels à un service central. La mise en œuvre a été retardée en raison des difficultés contractuelles et techniques ce qui a mené à SCT et les partenaires de revoir la portée du projet. La décision a été prise de terminer le projet suivant la migration de seulement six autres partenaires dont les systèmes de courriel présentaient un risque. Au 31 mars 2019, un total de 23 (53,5%) partenaires et 125 000 (22,7%) boîtes de courriel étaient en service.

L’équipe responsable de l’ITSC a également collaboré avec les 20 autres organisations clientes pour mettre à niveau et normaliser leurs infrastructures de courriel vieillissantes. Ceci a permis de maintenir la stabilité du service de courriel jusqu’à l’exercice 2019-2020 et après ainsi que de mieux positionner ces organisations clientes pour la migration au prochain service de courriel.

• Établir un contrat d’entreprise pour des SCMT et veiller à ce que les relations avec l’industrie soient ouvertes, transparentes et équitables.
• Moderniser les technologies de téléphonie conventionnelles en faisant la migration vers la technologie de VoIP qui permettra d’assurer des communications interministérielles par l’entremise du réseau étendu transformé du gouvernement du Canada (RÉ du réseau du GC).
• Réaliser une transition efficace ayant un minimum de répercussions sur les activités.
• Réduire la complexité de l’infrastructure par le biais de la normalisation à un service d’entreprise, et fournir une capacité de télécommunication, une fiabilité et une capacité accrues pour permettre aux partenaires et aux clients d’offrir un service de soutien optimal aux Canadiens.
• Améliorer la disponibilité du service et accroître la satisfaction de la clientèle.
• Réduire les dédoublements administratifs (p. ex., le traitement des factures) et normaliser les processus de gestion des services de TI en passant de multiples contrats de services de téléphonie en silos à un service partagé.
• Fournir des capacités de communication accrues (c.-à-d., la vidéoconférence sur poste de travail, la messagerie instantanée, la téléprésence et le partage d’ordinateur de bureau).
• Appuyer une posture de sécurité du GC améliorée au moyen de contrôles et de mesures de sécurité normalisés.
• Donner lieu à des gains d’efficacité en matière de prestation de service à l’état cible.

Les services offerts dans le cadre du contrat des SCMT comprendront la fourniture de services à des emplacements assujettis à des ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG). Ainsi, la demande de propositions relative aux SCMT comprenait des critères cotés liés à la présentation d’un plan fondé sur les ERTG visant à promouvoir la participation autochtone à l’exécution des travaux. Par conséquent, conformément au contrat des SCMT, Telus devait mettre en œuvre le plan fondé sur ces ententes qui a été présenté par cette entreprise dans sa soumission en vue de son évaluation par le Canada et préparer un rapport à ce sujet. Ce rapport annuel doit présenter les éléments suivants:

• Le nombre d’Autochtones employés dans chaque région visée par une ERTG ayant fait l’objet d’un engagement pris dans le plan fondé sur les ERTG.
• Une description du processus de recrutement de l’entrepreneur (y compris tout processus de recrutement de sous-traitants) actuellement utilisé et tout plan visant à modifier le processus de recrutement au cours de l’année à venir.
• Une description du processus de maintien en poste de l’entrepreneur (y compris tout processus de maintien en poste des sous-traitants) actuellement utilisé et tout plan visant à modifier le processus de maintien en poste au cours de l’année à venir.
• La nature du travail effectué dans chaque région visée par une ERTG au cours de l’année et tout plan visant à modifier la nature de ce travail au cours de l’année à venir.
• Les types de postes occupés par des Autochtones au cours de l’année.
• Le type de formation en cours d’emploi et les compétences fournies par les Autochtones qui exécutent une partie quelconque du travail dans les régions visées par les ERTG.

• Phase 1 – Formulation d’idées – janvier 2014
• Phase 2 – Lancement – avril 2014
• Phase 3 – Planification – juin 2017
• Phase 4 – Préparation opérationnelle – février 2020
• Phase 5 – Mise en œuvre – janvier 2025
• Phase 6 – Clôture du projet – mars 2025

L’ordre d’arrêt des travaux qui a été émis à TELUS le 27 novembre 2018 a été levé le 25 juin 201 après une modification au contrat, laquelle prévoyait un nouveau calendrier d’exécution de la préparation à la migration des fournisseurs et de nouvelles pénalités pour les livrables non réalisés. Le 25 juin 2019, le Conseil de gestion du projet a approuvé un nouveau calendrier et des données financières du projet SCMT (conformément aux produits livrables du fournisseur contenus dans la modification) et un nouveau plan d’exécution. Le contrat permet maintenant la modernisation des services téléphoniques fixes existants du ministère de la Défense nationale (MDN) lorsque l’infrastructure ne permet pas un déploiement intégral de la technologie VoIP et lorsque le financement des mises à niveau n’est pas disponible.

Principaux problèmes :

1. Le fournisseur n’a pas été en mesure de respecter les délais prévus pour terminer l’état de préparation opérationnelle.
2. La revalidation de la solution envisagée et des besoins du MDN est requise en raison des retards et des coûts externes potentiels qui sont associés à la modernisation.

Mesures prises jusqu’à maintenant :

1. Le 25 juin 2019, l’entrepreneur a signé une modification au contrat, qui visait à établir de nouvelles échéances et de nouvelles pénalités pour les produits livrables manquants.
2. SPC a collaboré avec le MDN pour déterminer une autre architecture de solution qui requiert nettement moins d’investissement et permet d’alléger les pressions de nature financière et logistique. On s’attend à ce que le MDN s’engage officiellement à trouver une solution de rechange une fois que le site de validation de principe sera terminé.

Le projet a été redéfini en juin 2019 en fonction des priorités opérationnelles actuelles.