Rapport annuel au Parlement concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2017–2018

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Introduction

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information, qui est entrée en vigueur le 1 juillet 1983, accorde au public le droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) stipule que le responsable d’une institution fédérale, quelle qu’elle soit, doit établir pour présentation au Parlement le rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution durant l’exercice précédent. C’est aux termes de cette disposition qu’est déposé le présent rapport annuel au Parlement.

Le présent rapport annuel décrit comment Services partagés Canada a appliqué la Loi sur l’accès à l’information entre le 1 avril 2017 et le 31 mars 2018.

Mandat et organisation du Ministère

Services partagés Canada (SPC) a été créé le 4 août 2011 afin de transformer la gestion de l’infrastructure de technologie de l’information (TI) du gouvernement du Canada. SPC fournit des services de courriel, de centres de données, de réseaux et d’appareil technologique en milieu de travail aux ministères et organismes de manière regroupée et normalisée, afin d’appuyer l’exécution des programmes et la prestation des services du gouvernement fédéral. L’approche pangouvernementale en matière de services d’infrastructure de TI permet à SPC de faire des économies d’échelle afin d’offrir des services d’infrastructure de TI plus efficaces, plus fiables et plus sécurisés. SPC fournit aussi certains services technologiques facultatifs à d’autres organismes, selon le principe du recouvrement des coûts.

La Loi sur Services partagés Canada montre que le gouvernement du Canada souhaite normaliser et regrouper, dans une seule entité de services communs, un certain nombre de services administratifs offerts aux organisations gouvernementales. Par divers décrets, on a confié au Ministère des responsabilités précises dans le domaine des services d’infrastructure de TI.

SPC s’emploie principalement à maintenir et à améliorer la prestation de services de TI à l’échelle du gouvernement du Canada, à améliorer la sécurité et à mettre en œuvre des solutions pangouvernementales pour transformer l’infrastructure de TI en vue d’optimiser l’utilisation des ressources et d’améliorer les services offerts aux Canadiens.

SPC collabore avec le secteur des technologies de l’information et des communications dans le but de fournir un système de courriel à l’échelle de l’entreprise, de regrouper et de moderniser les centres de données du gouvernement, et de transformer les services de télécommunication. Dans le budget de 2013, le mandat de SPC a été élargi. Le Ministère doit maintenant regrouper les acquisitions de logiciels et de matériel dans l’administration publique pour les appareils technologiques en milieu de travail (p. ex. imprimantes, ordinateurs de bureau et portables).

SPC contribue à la réussite d’autres initiatives essentielles du gouvernement du Canada, dont la sécurité aux frontières, le versement de prestations, les prévisions météorologiques et la vision de la fonction publique de l’avenir exprimée dans Objectif 2020. De plus, SPC travaille étroitement avec des organismes de cybersécurité du gouvernement du Canada afin d’améliorer la cybersécurité et la sécurité de la TI.

Depuis le 1 septembre 2015, le décret 2015-1071 autorise SPC à offrir n’importe lequel ou l’ensemble de ses services à n’importe quelle entité fédérale sur une base volontaire ainsi qu’à toute autre administration du gouvernement du Canada ou à un gouvernement étranger, pourvu que ces services soient fournis sans que SPC ait à engager des frais supplémentaires ou à affecter des ressources supplémentaires. Le décret élargit aussi la nature obligatoire d’un sous-ensemble de services fournis par SPC à un éventail de nouveaux clients en ce qui a trait aux services de courriel, de centres de données et de réseaux. La plupart des petits ministères et organismes qui ne recevaient pas les services précédemment, ou qui les recevaient à titre facultatif, sont maintenant des clients obligatoires de ce sous-ensemble de services.

Pouvoirs délégués

En août 2015, conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le président a autorisé l’instrument de délégation en confirmant une nouvelle fois tous les pouvoirs et toutes les fonctions établis en vertu de la Loi à des postes d’un échelon hiérarchique inférieur, dont celui de directeur de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), dénommée ci-après Division de l’AIPRP (voir l’annexe B).

Structure de la Division de l’AIPRP

Pendant la période visée par le présent rapport, la structure de la Division de l’AIPRP est restée la même que celle indiquée dans des rapports précédents, comprenant un directeur et deux directeurs adjoints, qui gèrent des équipes d’analystes, pour le volet des opérations et pour le volet des politiques et de la gouvernance. Parmi les 21 années-personnes en moyenne consacrées au programme d’AIPRP, 15 années-personnes l’ont été à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Ces chiffres en années-personnes tiennent compte des équivalents temps plein, des emplois temporaires, des étudiants et du travail des experts-conseils.

Au sein de la Division de l’AIPRP, l’équipe responsable des Opérations doit traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du texte de loi connexe, la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il lui faut pour cela faire la liaison avec des experts dans le domaine au sein de SPC, effectuer un examen détaillé des dossiers demandés et tenir des consultations externes, au besoin, en vue de trouver le juste équilibre entre le droit d’accès à l’information du public et la nécessité, pour le gouvernement, de protéger certains renseignements dans des cas limités et précis. Au besoin, l’équipe fournit à la haute direction de l’information sur des questions relatives aux demandes et au rendement ministériel. Elle est également le principal point de contact avec les Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée du Canada en ce qui concerne la résolution de plaintes se rapportant aux demandes présentées en vertu des deux lois.

Au sein de la Division de l’AIPRP, l’équipe responsable des politiques et de la gouvernance offre à la haute direction de SPC des conseils et de l’orientation en matière de politiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Cette équipe met également au point des instruments de politiques, des produits et des outils de traitement des demandes d’AIPRP. Elle est chargée de seconder les responsables de programme dans l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la rédaction d’ententes d’échange de renseignements personnels, pour veiller à ce que les exigences législatives et les politiques protégeant la vie privée soient respectés. Elle assure également la liaison avec les employés, et prépare et offre des séances de formation et de sensibilisation dans l’ensemble du Ministère. En outre, l’équipe coordonne le travail de production du rapport annuel de SPC et publie le chapitre d’Info Source de SPC.^{Note de bas de page 1} Enfin, l’équipe est le principal point de contact avec les Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée du Canada en ce qui concerne les vérifications, les examens, les enquêtes systémiques et les atteintes à la vie privée.

Mots de reconnaissance

La Division de l’AIPRP de SPC a été fondée sur l’expérience et guidée par l’excellence du service. Le travail effectué par l’ancienne chef de la protection des renseignements personnels et directrice générale intérimaire, Monique McCulloch, ainsi que l’engagement dont elle a fait preuve, en témoigne bien. Jusqu’à son récent départ à la retraite, Monique McCulloch avait été la seule directrice de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du SPC depuis sa création en août 2011. La création d’un nouveau ministère fédéral est rare, à plus forte raison un ministère unique axé sur la TI comme SPC.

Depuis sa nomination au poste de directrice de l’AIPRP, M^me McCulloch n’a pas seulement créé de toutes pièces la Division de l’AIPRP, elle a également dirigé son équipe dans la création et la mise en œuvre de politiques instrumentales, notamment cinq directives et neuf normes connexes. Ensemble, ces politiques veillent à ce que les activités de collecte, d’utilisation, de conservation, de divulgation et d’élimination des renseignements personnels se déroulent conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux instruments de politique connexes tout au long des phases de création, d’analyse, de conception, d’élaboration, de mise en œuvre et d’après la mise en œuvre des activités de prestation des programmes et des services de SPC. Le succès qui caractérise la Division de l’AIPRP depuis sa création lui a permis de recevoir en 2017 le prix de l’Excellence de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la part de la collectivité des dirigeants principaux de l’information. Ce prix a souligné le leadership pangouvernemental de M^me McCulloch pour l’élaboration et la mise en œuvre d’une gouvernance et d’une responsabilité détaillées concernant les pratiques de manipulation de renseignements personnels, en plus de faciliter l’accès en temps opportuns au paysage unique du fonds de renseignements existant entre SPC et ses partenaires. 

Au cours de ses 35 ans de carrières, M^me McCulloch a modifié et facilité la façon dont le public accède aux dossiers du gouvernement, tout en ajoutant une rigueur ferme à la protection des renseignements personnels dans l’environnement évolutif de la TI. Son dévouement et son solide leadership, de même que sa grande expérience, sont vraiment exceptionnels. M^me McCulloch a pris sa retraite du gouvernement fédéral à la fin avril. Services partagés Canada et la communauté fédérale de l’AIPRP ont été très privilégiés d’avoir eu dans leurs rangs une personne aussi dévouée et compétente. La Division de l’AIPRP de SPC lui souhaite beaucoup de succès dans cette nouvelle étape de sa vie.

Recherche constante de l’excellence en matière d’AIPRP

La Division de l’AIPRP est chargée d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces en matière d’AIPRP au sein du Ministère, et de surveiller que ces lignes directrices, systèmes et procédures sont respectés. Ce travail permet à SPC de répondre aux exigences et obligations de la Loi sur l’accès à l’information et du texte de loi connexe, la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les principales activités de la Division de l’AIPRP sont les suivantes :

• recevoir, coordonner et traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• répondre aux demandes de consultation émanant d’autres institutions fédérales concernant les renseignements détenus par SPC dont la diffusion est envisagée;
• élaborer et maintenir des instruments de politique propres à SPC pour appuyer les lois sur l’AIPRP;
• concevoir et mener à bien des activités de sensibilisation et de formation sur l’AIPRP dans l’ensemble du SPC, de sorte que les employés et les gestionnaires comprennent leurs rôles et responsabilités;
• soutenir un réseau d’agents de liaison de l’AIPRP au sein de SPC qui sont chargés d’aider à traiter les demandes en coordonnant la récupération des dossiers et des recommandations au sein de leur direction générale ou région;
• s’assurer que SPC se conforme aux deux lois et à leurs règlements d’application ainsi qu’aux procédures et politiques pertinentes;
• préparer les rapports annuels au Parlement sur l’application des lois ainsi que tout autre document qui pourrait être exigé par des organismes centraux;
• élaborer le modèle logique d’AIPRP de SPC, qui représente la façon dont le programme doit fonctionner et ce que nous avons proposé pour atteindre les résultats visés. La Division de l’AIPRP de SPC est la première Division de l’AIPRP à exécuter cette tâche qui est conforme à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• représenter SPC dans ses relations avec le SCT du Canada et les Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée concernant la mise en application des deux lois, en ce qui concerne SPC;
• appuyer SPC afin de lui permettre de respecter son engagement d’ouverture et de transparence par la divulgation proactive de renseignements et la diffusion de renseignements par des canaux non officiels comme le portail Gouvernement ouvert;
• soutenir la transformation des processus opérationnels du Secrétariat ministériel en simplifiant le processus de demande d’accès à l’information afin de garantir l’examen de la qualité des renseignements et à leur mise à disposition en temps opportun;
• surveiller le rendement de l’attribution des tâches liées à l’AIPRP et en faire rapport à la haute direction tous les mois;
• participer à des initiatives pangouvernementales à l’intention de la communauté fédérale de l’AIPRP.

L’administration des lois par la Division de l’AIPRP est facilitée à l’échelle des directions générales et des directions de SPC. En effet, chaque direction générale et direction de l’organisme emploie un agent de liaison de l’AIPRP qui coordonne la collecte des dossiers et des renseignements demandés et qui fournit des conseils aux gestionnaires des directions générales et des directions sur la mise en application des lois.

Interprétation du rapport statistique — Demandes de renseignements personnels et de consultations

Le Rapport statistique (annexe C) concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information présente un sommaire des demandes d’accès aux renseignements personnels traitées ainsi que des consultations tenues durant la période visée par le présent rapport, soit 2017-2018.

Aperçu de la charge de travail(Annexe C, partie 1, tableau 1.1 et tableau 1.3; partie 2, tableau 2.5.1; partie 5, tableau 5.1)

Pendant la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a reçu 257 demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, 122 demandes de consultation d’autres organisations gouvernementales et 167 demandes non officielles; 23 demandes avaient été reportées de la période précédente.

Le nombre de demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information au cours de cette période de rapport a légèrement diminué par rapport au volume de la période de rapport précédente (au cours de laquelle 278 demandes avaient été reçues). Sur les 109 231 pages traitées par la Division de l’AIPRP, 39 958 étaient jugées relever d’une demande au titre de la Loi sur l’accès à l’information et ont donné lieu à une communication entière ou partielle.

La Division de l’AIPRP effectue un suivi hebdomadaire de son temps de traitement des demandes et en surveille le calendrier de traitement. Des rapports mensuels sur le rendement sont remis à la haute direction. Durant la période visée par le présent rapport, seules deux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information n’ont pas été traitées dans les délais prévus par celle-ci.

Demandes reçues (Annexe C, partie 1, tableau 1.1)

Pendant la période visée par le présent rapport, 257 demandes formulées au titre de la Loi sur l’accès à l’information ont été reçues. De plus, 23 demandes enregistrées au cours de la période précédente ont été reportées, de sorte que le nombre total de demandes à traiter pendant la période visée par le présent rapport s’établit à 280, ce qui représente une diminution de 9 % par rapport à la période précédente.

Sources des demandes reçues (Annexe C, partie 1, tableau 1.2)

Près de 37 % des demandes reçues pendant la période visée par le présent rapport provenaient du public, soit la plus grande part des demandes. Les demandes reçues des médias constituaient 35,5 % des demandes totales, tandis que celles provenant du secteur privé et des sources anonymes représentaient respectivement 16 % et 11 % des demandes reçues. Les demandes provenant d’organisations et de sources universitaires représentaient environ 0,5 % des demandes reçues.

Disposition des demandes traitées (Annexe C, partie 2, tableau 2.1)

Pendant la période visée par le rapport, les demandes traitées au titre de la Loi sur l’accès à l’information (sauf les demandes transférées ou abandonnées) ont mené à une communication de l’ensemble ou d’une partie de l’information dans 72 % des cas. Les demandes pour lesquelles les documents correspondants ont été entièrement exclus ne représentaient que 2 % de toutes les demandes traitées. En ce qui a trait au reste des demandes, 22 % d’entre elles ont été abandonnées ou ne conduisaient à aucun document pertinent, et 4 % ont été transférées à d’autres institutions gouvernementales. 

Délai de traitement (Annexe C, partie 2, tableau 2.1)

La Loi sur l’accès à l’information établit les délais de réponse aux demandes d’accès à l’information. De plus, elle prévoit également des prorogations lorsque la réponse à la demande exige l’examen d’une grande quantité de renseignements ou des consultations exhaustives auprès d’autres institutions du gouvernement ou de tierces parties. Au cours de la période visée par le rapport, 56 % des demandes ont été traitées dans le délai de 30 jours prévu par la Loi et 43 % ont fait l’objet d’une prorogation de délai permise aux termes du paragraphe 9(1) de la Loi. Moins de 1 % des demandes traitées au cours de la période de rapport ont fait l’objet d’une présomption de refus, c’est-à-dire que le délai prévu par la Loi n’a pas été respecté.

Exceptions invoquées (Annexe C, partie 2, tableaux 2.1 et 2.2)

Chaque fois que SPC a invoqué une disposition prévoyant une exception, le principe de prélèvement décrit à l’article 25 de la Loi a été appliqué, de sorte que la plus grande quantité possible de renseignements pertinents puisse être communiquée. De fait, il n’y a eu que quatre demandes pour lesquelles aucun document n’a pu être communiqué en raison d’une exception.

Les dispositions d’exception les plus souvent invoquées par SPC étaient celles énoncées à l’alinéa 16(2)c) Enquêtes – Méthodes de protection; à l’alinéa 20(1)c) – Renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers et le paragraphe 19(1) – Renseignements personnels. Le paragraphe 19(1) et l’alinéa 20(1)c) constituent des exceptions obligatoires, alors que l’alinéa 16(2)c) est une exception discrétionnaire. 

Motifs d’exclusion (Annexe C, partie 2, tableau 2.3)

La disposition d’exclusion la plus souvent invoquée était liée à la protection des documents confidentiels du Cabinet, plus précisément en vertu de l’alinéa 69(1)g) — Renseignements liés à un mémoire au Cabinet.

Prorogations (Annexe C, partie 2, tableau 2.1, et partie 3)

Des prorogations admissibles aux termes du paragraphe 9(1) de la Loi ont été invoquées dans 45 % des cas, ce qui représente une augmentation de 11 % par rapport à la période précédente. La plupart de ces prorogations étaient nécessaires pour mener des consultations auprès d’autres institutions gouvernementales et aussi afin de réduire le risque d’interférence avec les opérations quotidiennes en raison d’une grande quantité de dossiers.

Frais (Annexe C, partie 4)

Pendant la période visée par le rapport, SPC a perçu 1 080 $ de frais et accordé des dispenses de frais ou un remboursement d’une valeur de 90 $. La Division de l’AIPRP de SPC n’a perçu aucuns frais pour la recherche et la préparation, ce qui est conforme à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information du SCT, en vigueur depuis le 5 mai 2016.

Consultations (Annexe C, partie 5, tableau 5.1)

Pendant la période visée par le présent rapport, SPC a reçu 122 demandes de consultation d’autres institutions du gouvernement, et 6 demandes de consultation avaient été reportées de la période visée par le rapport précédent. La Division de l’AIPRP de SPC a mené 122 consultations pendant la période visée par le rapport, 6 autres étant en attente à la fin de la période visée par le rapport.

Demandes informelles (Annexe C, partie 1, tableau 1.3)

Pendant la période visée par le  rapport, SPC a reçu et traité 167 demandes informelles en lien avec des documents communiqués antérieurement. Cela représente une diminution de près de 44 % par rapport à la période de rapport précédente.

Coûts (Annexe C, partie 9, tableau 9.1)

D’après les données fournies par la Division des finances de SPC en avril 2018, pendant la période visée par le rapport, la Division de l’AIPRP a dépensé un total de 1 372 048 $ dans l’administration de la Loi sur l’accès à l’information : 1 183 056 $ pour les salaires et 188 992 $ en biens et services, dont des contrats de service professionnel.  

Examen comparatif

Demandes de consultation et d’accès à l’information traitées

Exercice financier	Demandes reçues	Nombre total de pages traitées
2011-2012	12	95
2012-2013	100	9 660
2013-2014	259	27 411
2014-2015	291	119 394
2015-2016	306	109 631
2016-2017	403	276 733
2017-2018	379	113 656

Depuis la création de SPC, le nombre de demandes et la quantité de pages traitées par la Division de l’AIPRP a augmenté de façon constante. Le nombre de pages traitées pour l’exercice précédent comprend la fermeture d’une demande volumineuse liée à l’approvisionnement qui comptait 192 654 pages.

Activités ministérielles de formation et de sensibilisation liées à l’AIPRP

Pendant la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a poursuivi ses efforts pour instaurer et consolider une culture d’excellence en matière d’AIPRP à l’échelle de SPC, axée sur la mise en œuvre d’activités de sensibilisation et de formation qui favorisent de plus grande ouverture et transparence afin de prévenir les atteintes à la vie privée et l’obstruction des dispositions législatives relatives à l’AIPRP.

Afin de s’assurer que tous les employés de SPC, peu importe leur poste ou leur niveau, connaissent leurs responsabilités par rapport à l’AIPRP et qu’ils acquièrent une compréhension approfondie des pratiques et des principes connexes, SPC a lancé, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015), le 14 juillet 2016. Bien que ce cours offert par l’intermédiaire du site Web de l’EFPC soit facultatif pour les employés de la fonction publique fédérale, il est obligatoire pour tous les employés de SPC. Pendant la période visée par le présent rapport, environ 697 employés de SPC ont terminé avec succès le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015).

Malgré que la Division de l’AIPRP ait fonctionné sans animateur de formation d’AIPRP durant une bonne partie de la période visée par le présent rapport, elle a néanmoins réussi à donner avec succès quatorze séances de formation internes et de sensibilisation à environ 244 participant, y compris aux cadres supérieurs de SPC, aux gestionnaires et aux employés de tous les niveaux.

Afin d’évaluer et de constamment améliorer l’efficacité de ses activités de formation, la Division de l’AIPRP récoltait les commentaires au sujet de leur expérience de formation directement auprès des participants. Selon les commentaires qui ont été reçus, ces séances ont toutes été accueillies favorablement par les participants, qui se sont dits très satisfaits de leur expérience; cela a entraîné des demandes pour davantage de séances de sensibilisation destinées au nouveau personnel lors du prochain exercice financier.

Il convient de souligner que même si une formation approfondie a été offerte à l’interne aux agents de liaison de l’AIPRP et aux spécialistes des bureaux de première responsabilité, les analystes de la Division de l’AIPRP ont également pris les mesures nécessaires pour acquérir de plus en plus de nouvelles connaissances et se tenir au fait des lois et des nouvelles tendances. Par ailleurs, nos analystes de l’AIPRP ont participé à des réunions de la communauté de l’AIPRP, à des conférences et à des séances de formation liées à l’AIPRP offertes sous différentes formes, notamment par le biais de formations d’accréditation de l’International Association of Privacy Professionals. 

Formation concernant le réseau d’agents de liaison de l’AIPRP

En tant que principal point de contact pour les directions générales ou les directions, l’agent de liaison de l’AIPRP doit avoir une connaissance approfondie du processus d’AIPRP et une bonne connaissance des lois. Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a organisé deux séances de formation conçues spécialement pour nos agents de liaison de l’AIPRP et leurs délégués, soit un total d’environ 17 participants. Le nombre de participants à ces séances était inférieur à celui de la période de rapport précédente, ce qui est en grande partie dû au fait que de plus grandes séances de formation à l’intention des agents de liaison avaient été tenues l’année précédente (soit 42 participants répartis entre cinq séances). Il convient de souligner qu’au cours de la période visée par le présent rapport, plusieurs agents de liaison de l’AIPRP et leurs délégués, nouveaux au SPC, ont également participé à des séances de sensibilisation à l’AIPRP destinées aux bureaux de première responsabilité et à leurs spécialistes.

Au cours de la période visée par le prochain rapport, le bureau de l’AIPRP compte programmer une série de réunions avec les agents de liaison, leurs délégués et les spécialistes des bureaux de première responsabilité afin de discuter de questions précises relatives au traitement des demandes reçues. Ces réunions permettront à la Division de l’AIPRP de maintenir et d’établir des relations de travail solides avec nos bureaux de première responsabilité et de peaufiner ses processus afin d’offrir le meilleur service possible à ses clients internes et externes.

Formation sur l’AIPRP pour les spécialistes des bureaux de première responsabilité

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a donné neuf séances de formation qui ciblaient diverses directions générales au sein de SPC, dont Services de centres de données, Réseaux et utilisateurs finaux, Services ministériels, Audit et évaluation, Gestion et exécution des projets, pour un total d’environ 126 participants. Par ailleurs, un total de cinq séances ouvertes à tous les spécialistes de SPC a été offert à environ 108 participants. Il s’agit donc de 14 séances en tout pour 234 employés.

Sensibilisation à l’AIPRP pour les cadres supérieurs de SPC

Au cours de la période visée par le présent rapport, aucune séance de sensibilisation n’a été organisée à l’intention des cadres supérieurs, puisque lors de la précédente période de rapport, deux séances avaient été offertes aux cadres supérieurs de SPC, auxquelles avaient participé 80 personnes. Toutefois, au cours de la période visée par le présent rapport, 13 cadres supérieurs de SPC ont participé aux séances de sensibilisation pour nos bureaux de premières responsabilités et leurs spécialistes, qui portaient principalement sur une connaissance générale de l’AIPRP et la communication des instruments de politique sur l’AIPRP de SPC.

L’AIPRP au gouvernement du Canada

Le directeur de la Division de l’AIPRP de SPC continue aussi de donner, à l’EFPC, les cours intitulés « Accès à l’information au sein du gouvernement du Canada » (I701) et « Protection des renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada » (I702), lesquels sont destinés aux fonctionnaires fédéraux. 

Collaboration avec la communauté de l’AIPRP

Au cours de la période visée par le présent rapport, le directeur de la Division de l’AIPRP de SPC a présenté les instruments de politique d’AIPRP de SPC aux participants à la réunion des spécialistes de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Ce type de réunions rassemble des analystes de l’AIPRP de l’ensemble de la communauté fédérale de l’AIPRP et offre à ses membres l’occasion d’échanger des idées sur des questions relatives au domaine et de se mettre au courant des nouvelles tendances. Les instruments de politique sur l’AIPRP de SPC ont été mis à disposition de la communauté de l’AIPRP afin que d’autres ministères puissent en tirer avantage pour leurs propres fins.  

Pendant la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a élaboré un guide de traitement autorythmé pour chaque bureau de première responsabilité en vue d’en faire un outil pour répondre aux chapitres individuels d’Info Source.

Info Source à SPC

Info Source est une publication qui énumère et décrit les fonds de renseignements de tous les ministères. Il s’agit d’un outil de référence qui aide les personnes à soumettre des demandes.

Pendant la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a élaboré un guide de traitement autorythmé pour chaque bureau de première responsabilité en vue d’en faire un outil pour répondre aux chapitres individuels d’Info Source. 

Formation liée à l’AIPRP destinée aux formateurs sur GCDocs

GCDocs est le dépôt central d’information sécurisé utilisé par SPC (jusqu’à Protégé B). Il permet aux employés de créer, de sauvegarder et d’échanger des documents numériques au sein de SPC.

En collaboration avec l’équipe de gestion de l’information et du contrôle de la qualité de SPC, la Division de l’AIPRP a créé un atelier sur GCDocs, obligatoire pour toute atteinte possible à la vie privée découlant de permissions erronées et de restrictions d’accès à des dossiers de GCDocs. Pendant la période visée par le présent rapport, la formation a servi à rappeler les pratiques exemplaires relatives à la sécurité et à la gestion de l’information lors de la manipulation de renseignements personnels et à la protection des renseignements personnels et à la sécurité en ce qui a trait aux droits d’accès, lors de la création, de l’enregistrement et du partage de documents dans GCDocs à 68 employés de SPC : considérations qu’ils devaient ensuite communiquer à leurs groupes de travail respectifs, selon le principe du « besoin de savoir ».

Semaine du droit à l’information

En 2017, la Semaine canadienne du droit à l’information a eu lieu du 26 septembre au 2 octobre. Lancée en Bulgarie le 28 septembre 2002, la Journée internationale du droit à l’information vise à sensibiliser le public à son droit d’accéder à l’information gouvernementale, tout en faisant la promotion de la liberté d’information en tant qu’élément essentiel de la démocratie et de la bonne gouvernance. SPC a fait la promotion de la Semaine du droit à l’information en la mentionnant dans son bulletin hebdomadaire destiné aux employés.

Demeurer informé

L’Équipe des politiques et de la gouvernance de la Division de l’AIPRP procède quotidiennement à une revue des médias à la recherche d’articles qui pourraient être pertinents au domaine de l’AIPRP et à SPC. Ces revues, lesquelles sont communiquées au Secrétariat ministériel et aux collègues de la sécurité, contribuent à maintenir les employés informés des problèmes courants et des nouvelles tendances.

Instruments de politique, procédures et initiatives en matière d’AIPRP

Cadre de gestion de l’AIPRP

Alors que SPC continue d’être un pionnier dans la communauté de l’AIPRP en révisant ses instruments de politique en matière d’AIPRP au besoin, au cours de la période visée par le présent rapport, il a également publié le modèle logique et les mesures de rendement de l’AIPRP de SPC, qui ont été approuvés par la haute direction. Ils sont décrits ci-dessous.

• Modèle logique de l’AIPRP de SPC – Ce modèle représente la façon dont le programme doit fonctionner et ce que nous avons proposé pour atteindre les résultats visés. Le modèle établit un lien entre les processus et les rôles et responsabilités qui régissent notre Division. Il souligne la relation entre les ressources, les activités et les résultats en regard à notre Division et les résultats escomptés. Ce modèle logique est essentiellement la représentation de chaque élément de l’opération et la valeur que chacun génère en tant que partie intégrante d’un processus plus vaste.
• Mesures de rendement – Les mesures de rendement ont été conçues pour surveiller l’efficacité avec laquelle la Division de l’AIPRP traite les différentes demandes. Les statistiques démontrent le rendement actuel par rapport aux normes et aux lignes directrices établies. La collecte de ces données aidera la Division de l’AIPRP à déterminer les secteurs à améliorer afin d’offrir un meilleur service.

Divulgations proactives

Depuis le début de la période de rapport actuelle, la Division de l’AIPRP de SPC a publié de façon proactive la liste mensuelle des notes d’information à l’intention du président et de la ministre. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la Division de l’AIPRP de SPC a mis en œuvre cette nouvelle initiative dans l’esprit d’un gouvernement ouvert.

Principe de l’« obligation d’aider »

Le processus de la Division de l’AIPRP en vertu de la Loi sur l’accès à l’information est fondé sur le principe de l’« obligation d’aider », qui est défini comme suit dans la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information du SCT :

1. traiter les demandes sans égard à l’identité du demandeur;
2. offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de la demande;
3. fournir de l’information concernant la Loi sur l’accès à l’information, notamment en ce qui concerne le traitement des demandes et le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information du Canada;
4. communiquer avec le demandeur dans un délai raisonnable si des précisions sur sa demande s’imposent;
5. déployer tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés qui sont sous le contrôle de l’institution;
6. appliquer des exceptions précises et limitées aux documents demandés;
7. fournir des réponses exactes et complètes;
8. communiquer promptement l’information demandée;
9. fournir, s’il y a lieu, les documents dans le format et la langue officielle demandés;
10. fournir au sein de l’institution un endroit approprié pour examiner l’information demandée.

Le processus de l’AIPRP de SPC est également renforcé par des pratiques exemplaires au sein de la communauté fédérale de l’AIPRP, ce qui permet à SPC de relever les défis associés au besoin de traiter rapidement les demandes d’accès et de consultation présentées en vertu de Loi sur l’accès à l’information.

Manuel sur le traitement des demandes d’AIPRP

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a continué à mettre à jour son manuel de procédures à l’intention du personnel responsable de l’AIPRP afin de l’aider à traiter les demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du texte de loi connexe, soit la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le manuel contient de l’information sur les types de documents traités et sur la façon dont ils doivent être maniés conformément à ces lois. Le manuel sert d’outil de référence au personnel responsable de l’AIPRP et a pour but d’assurer une application cohérente des deux lois et des instruments de politique connexes. En outre, le manuel soutient l’« obligation d’aider » tous les demandeurs qui incombe à SPC, de sorte que tous les efforts raisonnables sont déployés pour aider les demandeurs à recevoir une réponse complète, exacte et rapide, conformément aux lois.

SPC a établi des procédures et des lignes directrices internes pour garantir une surveillance appropriée des demandes d’AIPRP et l’établissement de rapports sur celles-ci, ainsi que le respect des politiques et des lignes directrices du SCT. Elles apportent d’importants mécanismes régulateurs indispensables pour assurer une conformité totale avec ces lois.

Contrôle des documents et organisations partenaires

Étant donné le mandat de SPC, les rôles et responsabilités sont difficiles à établir en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. L’article 15 de la Loi sur Services partagés Canada précise :

« Pour l’application de la Loi sur l’accès à l’information, il est entendu que les documents de toute autre institution fédérale [...] qui, pour le compte de cette institution ou organisation, sont conservés dans les systèmes de technologie de l’information de Services partagés Canada ou transitent par ces systèmes ne relèvent pas de Services partagés Canada. »

Étant donné la relation unique entre SPC et ses organisations partenaires, ces dernières peuvent de temps en temps avoir besoin de l’aide de SPC pour avoir accès à leurs propres données, mais qui se trouvent dans l’infrastructure de TI de SPC. Pour avoir accès à ces données quand tous les efforts déployés à l’interne ont été vains, le premier contact de SPC vers lequel les organisations partenaires peuvent se tourner est le Centre des opérations de sécurité. Elles peuvent demander l’aide du Centre des opérations de sécurité dans les cas suivants :

1. lorsque les partenaires reçoivent des demandes d’AIPRP concernant leurs dossiers (dossiers sous leur responsabilité se trouvant dans l’infrastructure de TI de SPC);
2. lorsque les partenaires sont assujettis à une communication exigée par ordonnance d’un tribunal, assignation, mandat ou production de tout document présenté par une personne ou un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de dossiers;
3. lorsqu’une enquête licite (administrative ou criminelle) exige la récupération de dossiers qui se trouvent dans l’infrastructure de TI de SPC.

Comme indiqué précédemment, la politique qui s’y rattache a été transmise à plusieurs occasions aux organisations partenaires de SPC par l’intermédiaire de divers forums dans le cadre desquels le directeur de la Division de l’AIPRP de SPC a donné des présentations sur le sujet. Elle est également accessible aux organisations partenaires sur le site Web Au service du gouvernement de SPC.

Mise à jour d’Info Source

Info Source : Source de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux qui fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. La base de données fournit au public et aux employés du gouvernement (anciens et actuels) des renseignements pertinents visant à les aider à accéder aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à exercer les droits que cette loi leur confère.

Le SCT exige que les institutions gouvernementales publient leur propre chapitre d’Info Source sur leur site Internet. Pendant la période visée par le présent rapport, SPC a réalisé la révision de son chapitre d’Info Source et a satisfait à toutes les exigences obligatoires du SCT. En fait, SPC a reçu un avis du SCT selon lequel la mise à jour pour 2016-2017 était excellente.

Plaintes et enquêtes

Juste avant la fin de la période visée par le présent rapport, SPC a reçu du Commissariat à l’information du Canada (CIC) les conclusions de ce dernier quant à une plainte reçue en 2016. SPC avait demandé une prorogation de 540 jours aux termes des alinéas 9(1)a) et 9(1)b) de la Loi pour une grande quantité de dossiers nécessitant de longues consultations auprès d’une autre institution du gouvernement. La requête concernait la documentation de tous incidents touchant des ministères en particulier sur une période de six mois, ce qui a entraîné plus de 15 000 pages de documents. Le CIC a jugé que cette plainte en vertu de l’alinéa 9(1)a) était fondée et réglée. Bien que le volume ait été jugé suffisant pour justifier une prorogation, le CIC a jugé que SPC n’avait pas fourni une justification suffisante pour relier la durée de la prorogation à une entrave sérieuse au fonctionnement de l’institution. Toutefois, les conclusions du CIC ont également reconnu que le SPC traitait simultanément quatre demandes de même volume concernant le même sujet et que SPC avait fourni des efforts raisonnables en ce qui concerne son « obligation d’aider » en embauchant des ressources supplémentaires, en aidant le demandeur à restreindre la portée des demandes et en remettant des communications provisoires. Le dossier a été fermé au cours de la période visée par le présent rapport, avec une communication provisoire remise avant la réponse définitive.

Au cours de la période visée par le rapport, le Commissariat à l’information du Canada a informé SPC qu’il avait reçu sept nouvelles plaintes contre SPC au titre de l’article 32 de la Loi sur l’accès à l’information. 

Pour l’une des plaintes susmentionnées, le plaignant alléguait que SPC avait demandé une prorogation non valide en vertu de la Loi. Cette situation était toujours irrésolue à la fin de la période visée par le présent rapport.

Pour quatre des plaintes susmentionnées, les plaignants alléguaient que SPC avait mal appliqué les exceptions, de sorte que son refus de communiquer les documents, ou partie de ces documents, demandés en vertu de la Loi était injustifié. Ces plaintes étaient toujours irrésolues à la fin de la période visée par le présent rapport.

Pour l’une des plaintes susmentionnées, le plaignant alléguait qu’il y avait eu un traitement non approprié du dossier, plus précisément que SPC ne possède pas suffisamment d’information pour récupérer tout document pertinent. Cette situation était toujours irrésolue à la fin de la période visée par le présent rapport.

Enfin, l’une des plaintes susmentionnées concernait une réponse « aucun dossier » de la part de SPC. Juste avant la clôture de l’exercice financier, SPC a reçu un avis du CIC précisant que la plainte avait été réglée au moyen d’une entente entre les parties concernées. La demande était liée à une liste des utilisations possibles des mégadonnées sur le site Web de SPC. Grâce à des renseignements supplémentaires fournis par le demandeur par le biais du CIC, SPC a pu confirmer qu’aucune discussion au sujet du projet concerné n’avait eu lieu au cours de la période concernée par la demande : toutefois, SPC a pu localiser les documents de base ayant alimenté la liste sur le site Web de SPC. Ces documents ne relevaient pas de la responsabilité du SPC au moment de la demande, puisqu’ils étaient dans un compte de courriel appartenant à un expert-conseil qui ne faisait plus affaire avec SPC. Dans le souci de respecter son « obligation d’aider », SPC a communiqué ces documents au demandeur.

Affaires parlementaires

Au cours de la période visée par l’examen, trois questions ont été inscrites au Feuilleton par les membres du Parlement au sujet des plans de contingence pour les demandes d’AIPRP traitées pendant l’interruption du service postal, des demandes d’AIPRP reçues et traitées en deçà du seuil et les attentes à la vie privée signalées par l’AIPRP. SPC y a répondu par écrit. Sur demande, ces réponses sont mises à disposition du public par l’intermédiaire de la Bibliothèque du Parlement.

Prochaines étapes pour l’année à venir

La Division de l’AIPRP de SPC continuera de se montrer innovatrice dans sa façon d’appliquer la Loi sur l’accès à l’information et de prendre part aux initiatives de transformation des services internes ainsi qu’aux initiatives de la communauté fédérale de l’AIPRP. Elle est également déterminée à continuer de soutenir SPC en vue de l’instauration d’une culture axée sur l’excellence des services et dans sa transition vers un milieu informatisé efficient et moderne.

À la fin de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP dressait le plan de ses fonds de renseignements en s’appuyant sur l’architecture d’alignement des programmes 2017-2018 de SPC. Cette initiative contribuera à mieux définir les fonds de renseignements de SPC en vue d’apporter des précisions à son chapitre d’Info Source.

La Division de l’AIPRP continuera à encourager la mise au point d’outils de connaissances pour le réseau de liaison de l’AIPRP et à offrir des possibilités de formation et de sensibilisation à l’AIPRP aux cadres supérieurs, aux gestionnaires et aux employés de SPC. Des réunions seront organisées avec des agents de liaison, leurs délégués et des experts des bureaux de première responsabilité afin d’aborder les questions liées au traitement des demandes, d’accroître la sensibilisation et de peaufiner les processus. Le rôle des agents de liaison est essentiel pour que le Ministère puisse respecter ses obligations législatives. Par conséquent, leur engagement, leur expertise et leur collaboration sont inestimables.

Enfin, il convient de souligner que la Division de l’AIPRP élabore un modèle logique et des mesures du rendement pour le cadre de gestion de l’AIPRP et ses 14 instruments de politique, qui consistent en des résultats escomptés, des indicateurs de rendement et des objectifs. Cet exercice permettra à la Division de l’AIPRP d’évaluer l’efficacité de ses instruments de politique. Le modèle logique a été publié dans l’intranet de SPC au cours de l’été 2017.

Annexe A — Organisations partenaires

1. Affaires autochtones et du Nord Canada
2. Affaires mondiales Canada
3. Agence canadienne de développement économique du Nord
4. Agence canadienne d’inspection des aliments
5. Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec
6. Agence de la santé publique du Canada
7. Agence de promotion économique du Canada atlantique
8. Agence des services frontaliers du Canada
9. Agence du revenu du Canada
10. Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario
11. Agence spatiale canadienne
12. Agriculture et Agroalimentaire Canada
13. Bibliothèque et Archives Canada
14. Bureau du Conseil privé
15. Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada
16. Commission canadienne de sûreté nucléaire
17. Commission de la fonction publique
18. Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
19. Conseil national de recherches du Canada
20. École de la fonction publique du Canada
21. Emploi et Développement social Canada
22. Environnement et Changement climatique Canada
23. Gendarmerie royale du Canada
24. Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
25. Infrastructure Canada
26. Innovation, Sciences et Développement économique Canada
27. Ministère de la Défense nationale
28. Ministère de la Diversification de l’économie de l’Ouest
29. Ministère de la Justice du Canada
30. Ministère des Anciens Combattants Canada
31. Ministère des Finances du Canada
32. Parcs Canada
33. Patrimoine canadien
34. Pêches et Océans Canada
35. Ressources naturelles Canada
36. Santé Canada
37. Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
38. Sécurité publique Canada
39. Service correctionnel du Canada
40. Services publics et Approvisionnement Canada
41. Statistique Canada
42. Transports Canada

Annexe B — Pouvoir délégué

Décret de délégation de pouvoirs relatifs à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la présidente de Services partagés Canada délègue par la présente aux personnes qui sont titulaires des postes cités à l’annexe, ou aux personnes qui occupent ces postes de façon intérimaire, l’autorité d’exercer les fonctions qui lui sont conférées en tant que présidente de Services partagés Canada, à titre de chef d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette désignation entre en vigueur dès la signature du document.

ANNEXE

1. Chef de l'exploitation
2. Sous-ministre adjoint principale et
   dirigeante principale des finances Services ministériels
   Services ministériels
3. Secrétaire ministérielle et chef de la protection des renseignements personnels
4. Directeur, Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée

Ron Parker
Ottawa

Annexe C — Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Services partagés Canada
Période d'établissement de rapport : 01/04/2017 au 31/03/2018

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	257
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	23
Total	280
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	237
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	43

1.2 Source des demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	92
Secteur universitaire	0
Secteur commercial (secteur privé)	43
Organisation	1
Public	94
Refus de s'identifier	27
Total	257

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement

1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
145	22	0	0	0	0	0	167

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	5	21	6	4	0	0	0	36
Communication partielle	7	42	24	54	4	3	2	136
Exception totale	0	1	2	1	0	0	0	4
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n’existe	24	8	0	0	0	0	0	32
Demande transmise	10	0	0	0	0	0	0	10
Demande abandonnée	15	2	2	0	0	0	0	19
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	61	74	34	59	4	3	2	237

2.2 Exceptions

*A.I. : Affaires internationales
  Déf. : Défense du Canada
  A.S. : Activités subversives

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

Disposition	Papier	Électronique	Autres
Communication totale	4	32	0
Communication partielle	17	119	0
Total	21	151	0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
Communication totale	10802	8935	36
Communication partielle	85962	30023	136
Exception totale	3235	0	4
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	9258	340	19
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

Disposition	Moins de 100 pages traitées		101 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
Communication totale	29	358	4	740	1	196	1	9	1	7632
Communication partielle	68	1671	38	7065	12	5240	15	11481	3	4566
Exception totale	3	0	0	0	0	0	1	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	18	0	0	0	0	0	0	0	1	340
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	118	2029	42	7805	13	5436	17	11490	5	12538

2.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Estimation des frais	Avis juridique	Autres	Total
Communication totale	11	0	0	0	11
Communication partielle	84	0	1	0	85
Exception totale	3	0	0	0	3
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	98	0	1	0	99

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal
	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
2	1	1	0	0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard	Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé	Total
1 à 15 jours	0	0	0
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	2	2
61 à 120 jours	0	0	0
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	2	2

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

PARTIE 3 - Prorogations

3.1  Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	9(1)a) Entrave au fonctionnement	9(1)b) Consultation		9(1)c) Avis à un tiers
		Article 69	Autres
Communication totale	0	2	6	1
Communication partielle	23	1	52	20
Exception totale	1	0	1	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	2	0	0	0
Total	26	3	59	21

3.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	9(1)a) Entrave au fonctionnement	9(1)b) Consultation		9(1)c) Avis à un tiers
		Article 69	Autres
30 jours ou moins	9	1	10	0
31 à 60 jours	11	1	20	20
61 à 120 jours	2	1	26	1
121 à 180 jours	1	0	1	0
181 à 365 jours	3	0	2	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0
Total	26	3	59	21

PARTIE 4 – Frais

Type de frais	Frais perçus		Frais dispensés ou remboursés
	Nombre de demandes	Montant	Nombre de demandes	Montant
Présentation	216	$1 080	18	$90
Recherche	0	$0	0	$0
Production	0	$0	0	$0
Programmation	0	$0	0	$0
Préparation	0	$0	0	$0
Support de substitution	0	$0	0	$0
Reproduction	0	$0	0	$0
Total	216	$1 080	18	$90

PARTIE 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport	122	4165	3	85
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	6	260	0	0
Total	128	4425	3	85
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	122	4162	3	85
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	6	263	0	0

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	66	10	3	0	0	0	0	79
Communiquer en partie	18	14	6	2	0	0	0	40
Exempter en entier	2	0	0	0	0	0	0	2
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	1	0	0	0	0	0	1
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	86	25	9	2	0	0	0	122

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	2	1	0	0	0	0	0	3
Communiquer en partie	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	2	1	0	0	0	0	0	3

PARTIE 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours	Moins de 100 pages traitées		De 101 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
1 à 15	15	215	2	248	0	0	0	0	0	0
16 à 30	4	106	3	310	0	0	0	0	0	0
31 à 60	7	48	2	263	0	0	0	0	0	0
61 à 120	3	152	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	29	521	7	821	0	0	0	0	0	0

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours	Moins de 100 pages traitées		De 101 à 500 pages traitées		De 501 à 1 000 pages traitées		De 1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées	Nombre de demandes	Pages communiquées
1 à 15	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
16 à 30	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
31 à 60	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
61 à 120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
121 à 180	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
181 à 365	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0

PARTIE 7 - Plaintes et enquêtes

Article 32	Article 35	Article 37	Total
7	1	2	10

PARTIE 8 - Recours judiciaire

Article 41	Article 42	Article 44	Total
0	0	0	0

PARTIE 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1  Coûts

Dépenses		Montant
Salaires		$1 183 056
Heures supplémentaires		$0
Biens et services		$188 992
Contrats de services professionnels	$141 278
Autres	$47 714
Total		$1 372 048

9.2  Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein	13,05
Employés à temps partiel et occasionnels	0,00
Employés régionaux	0,00
Experts-conseils et personnel d’agence	1,40
Étudiants	0,50
Total	14,95

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

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