Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels – 2023-2024

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège la vie privée des personnes en protégeant les renseignements personnels à leur sujet que les institutions fédérales détiennent. Elle établit les règles pour la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination de tels renseignements. Elle accorde aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels les concernant ainsi qu’un droit de demander que des corrections leur soient apportées.

Services partagés Canada (SPC) a le plaisir de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023-2024. Le présent rapport est préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la LPRP. Le rapport couvre la période du 1^er avril 2023 au 31 mars 2024.

Mandat institutionnel

SPC a été formé en 2011 pour transformer la façon dont le gouvernement gère et sécurise son infrastructure de technologie de l’information (TI).

SPC joue un rôle déterminant dans la capacité du gouvernement à offrir des programmes et des services numériques qui améliorent la vie des Canadiens, de leur famille et des communautés.

SPC travaille en partenariat avec des intervenants importants des secteurs public et privé pour mettre en œuvre des approches pangouvernementales de gestion des services d’infrastructure de TI et utiliser des processus efficaces et rentables de gestion opérationnelle. SPC doit entretenir de solides relations avec les clients et veiller à gérer adéquatement ses services pour exécuter son mandat.

Pouvoir délégué

Le ministre des Services publics et de l’Approvisionnement est responsable de traiter les demandes déposées au titre de la LPRP. Conformément au paragraphe 73(1) de la LPRP, le ministre a délégué tous ses pouvoirs et fonctions aux membres de la haute direction de SPC, notamment le directeur et les directeurs adjoints de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) (voir l’annexe A).

Structure organisationnelle

La Division de l’AIPRP fait partie du Secrétariat ministériel, qui est supervisé par le directeur général, Secrétariat ministériel, et le chef de la protection des renseignements personnels et fait partie de la Direction générale de la stratégie et de la mobilisation.

La Division applique la Loi sur l’accès à l’information et la LPRP, et son directeur joue le rôle de coordonnateur de l’AIPRP pour SPC. Le travail de la Division est effectué par trois unités, soit l’Unité des opérations, l’Unité des projets spéciaux et l’Unité des politiques et de la gouvernance, chacune dirigée par un directeur adjoint. Parmi les 24 années‑personnes en moyenne affectées au programme d’AIPRP, 5,7 années‑personnes, y compris 1,7 année‑personne dans les régions, ont été affectées à l’application de la LPRP. Ces années‑personnes comprennent des équivalents temps plein, des employés occasionnels et des étudiants.

L’Unité des opérations est responsable de traiter les demandes déposées au titre des deux lois. Ses fonctions comprennent les tâches suivantes :

• Effectuer des examens détaillés des documents demandés et tenir des consultations externes, au besoin, pour concilier le droit d’accès à l’information du public et la nécessité pour le gouvernement de protéger certains renseignements dans des cas particuliers.
• Assurer la liaison avec les experts en la matière de SPC.
• Formuler des recommandations sur les documents communiqués par SPC de manière proactive.
• Présenter, au besoin, des séances d’information à la haute direction sur les questions relatives aux demandes et au rendement de l’institution.
• Agir à titre de principal point de contact avec le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) en ce qui concerne la résolution des plaintes relatives aux demandes déposées au titre des deux lois.

L’Unité des projets spéciaux supervise la création et la mise en œuvre de solutions technologiques de pointe visant à améliorer le processus d’AIPRP. Elle est notamment responsable de ce qui suit :

• Explorer et adopter de nouvelles technologies et méthodes pour améliorer l’efficacité du processus d’AIPRP grâce à une meilleure gestion de l’information et à l’automatisation.
• Suivre des formations sur les nouvelles technologies et méthodes pour demeurer au fait des avancées en matière de gestion de l’information et d’automatisation.
• Informer la haute direction du déploiement et de l’incidence des nouvelles technologies ainsi que des progrès à ce sujet au sein de la Division de l’AIPRP pour faciliter la prise de décisions éclairées.
• Maintenir une base de connaissances complète de toutes les technologies mises en œuvre, y compris les guides de dépannage, les pratiques exemplaires et les manuels d’utilisation.
• Fournir un soutien et surveiller la performance des technologies utilisées par la Division de l’AIPRP.
• Participer à la planification stratégique et à l’exécution des projets.
• Mettre en commun avec d’autres ministères et organismes les innovations récentes de SPC ayant simplifié les processus d’AIPRP.

L’Unité des politiques et de la gouvernance est responsable de donner à la haute direction des conseils stratégiques et une orientation sur l’AIPRP. Elle est notamment responsable de ce qui suit :

• Mettre au point des instruments et des outils stratégiques sur l’AIPRP.
• Aider les responsables de programmes à réaliser les évaluations de la protection de la vie privée, notamment les listes de vérification des risques à la vie privée (LVRVP) et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), et rédiger les ententes sur l’échange de renseignements personnels.
• Préparer et présenter des séances de formation et de sensibilisation à l’échelle de SPC.
• Coordonner les exigences en matière de rapports annuels de SPC.
• Publier une version à jour du chapitre Info Source de SPC.
• Agir à titre de principal point de contact avec le CIC et le CPVP pour divers examens et diverses vérifications, enquêtes systémiques et atteintes à la vie privée.
• Gérer les différents niveaux d’atteintes à la vie privée en organisant régulièrement des séances de formation sur la protection de la vie privée et en traitant rapidement les atteintes pour assurer la protection des renseignements sensibles.
• Dans le cadre de l’exécution des lois, il est avantageux pour la Division de l’AIPRP de collaborer avec des experts en la matière à l’échelle de SPC, car les employés sont essentiels pour rassembler rapidement les documents devant être examinés.

Rendement 2023-2024

Le rapport statistique (annexe B) sur l’application de la LPRP contient un résumé des demandes d’accès aux renseignements personnels traitées et des consultations tenues pendant la période visée par le rapport 2023-2024.

L’an dernier, SPC n’était partie à aucune entente de service aux termes de l’article 73.1 de la LPRP.

Demandes reçues

En 2023-2024, SPC a reçu 101 demandes au titre de la LPRP, ce qui représente une augmentation de 55 % par rapport à l’année précédente. SPC est parvenu à traiter un total de 103 demandes et en a reporté 2 à la prochaine période de rapport. Ces chiffres mettent en évidence l’efficacité de SPC pour ce qui est du traitement de ces demandes au cours de la période donnée.

L’augmentation du nombre de demandes d’accès aux renseignements personnels mal acheminées, qui est passé de 39 l’an dernier à 62 cette année, est en partie attribuable à l’amélioration du processus de suivi; il s’agit d’une représentation plus fidèle des efforts déployés par SPC pour gérer les courriels et les lettres envoyés par erreur à SPC. Compte tenu de la similitude entre le nom de SPC et de Service Canada, il arrive souvent que SPC reçoive des demandes qui sont destinées à Service Canada.

En 2023-2024, la Division de l’AIPRP a connu une légère diminution (4 %) du nombre de pages traitées (au total, 35 509 pages) par rapport à l’année précédente. Par rapport au taux précédent de 91,6 %, SPC a atteint un taux de conformité de 100 %, ce qui dépasse la moyenne de la communauté.

La Division de l’AIPRP continue de surveiller régulièrement ses délais de traitement des demandes et d’effectuer un suivi de la rapidité de fermeture des demandes.

La Division a rédigé 71 justifications de conseils en matière de protection de la vie privée. Ces documents comprennent des conseils en matière de protection de la vie privée qui ont été fournis aux secteurs de programme, aux employés, à la direction et à d’autres ministères dans le cadre de diverses initiatives comme des sondages, des questions sur la protection de la vie privée, le travail hybride, des communications et des questions de procédure. L’avènement de nouvelles technologies a fait augmenter la demande pour l’expertise de l’Unité de la protection de la vie privée, ce qui s’est traduit par une augmentation de 18 % des sollicitations par rapport à l’année dernière.

Demandes de renseignements personnels – version texte

Exercice	Reçues	Traitées
2023-2024	101	103
2022-2023	65	72
2021-2022	56	47
2020-2021	59	60

Délai de traitement

L’article 15 de la LPRP permet de proroger les délais prévus par la LPRP dans certains cas, notamment si des consultations sont nécessaires, si des traductions sont requises ou si la demande concerne une quantité importante de documents et que l’observation du délai initial entrave de façon sérieuse le fonctionnement de SPC. En 2023‑2024, SPC a prorogé les délais à 17 reprises. Ces prorogations ont été demandées pour que le délai de traitement convienne à la quantité élevée de documents.

SPC a communiqué l’ensemble des documents dans le cadre de 4 des 103 demandes d’accès aux renseignements personnels traitées (3 %). La Division a remarqué que certaines demandes, notamment les griefs et les cas de relations de travail, étaient plus complexes et nécessitaient une analyse détaillée. En outre, dans un environnement de plus en plus numérique, une demande peut générer des milliers de pages de documents en raison du grand nombre de courriels et de documents électroniques divers.

Plus précisément, 11 demandes ont généré plus de 1 000 pages chacune, et l’une d’entre elles comptait 6 800 pages. Parmi les demandes accompagnées de documents, 39 % comprenaient un nombre élevé de pages. SPC a demandé des exceptions pour 24 demandes (23 %). Pour les 79 autres demandes (77 %), il n’y avait pas de documents ou bien les demandes ont été abandonnées. SPC a deux demandes actives reportées de 2022‑2023. 

SPC a traité :

• 89 demandes (86 %) dans un délai de 30 jours;
• 13 demandes (13 %) dans un délai de 31 à 60 jours;
• 1 demande^{Note de bas de page 1} (1 %) dans un délai de 61 à 120 jours.

Délai de traitement – version texte

Délai de traitement	30 jours ou moins	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours
Pourcentage de demandes traitées	86 %	13 %	1 %

Exceptions

La LPRP indique les situations où les renseignements personnels ne peuvent pas être communiqués et les cas où leur communication est expressément interdite. Par exemple, des exceptions peuvent s’appliquer aux enquêtes d’application de la loi, aux renseignements concernant des personnes autres que le demandeur ou aux renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat.

La plupart des exceptions demandées par SPC concernaient :

• l’article 26, qui aborde la protection des renseignements personnels (appliqué dans 24 cas);
• l’alinéa 22(1)b), qui aborde l’application des lois et les enquêtes criminelles (appliqué dans 2 cas);
• l’article 27, qui aborde les renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire (appliqué dans 2 cas).

Exclusions

La LPRP ne s’applique pas aux renseignements déjà publics comme les publications gouvernementales et les documents que l’on retrouve dans les bibliothèques et les musées. Elle ne s’applique pas non plus aux renseignements confidentiels du Cabinet. La Division de l’AIPRP n’a pas appliqué d’exclusions au cours de la période visée.

Consultations

Aucune demande de consultation dans le cadre de la LPRP de la part d’autres ministères fédéraux.

Consultations internes

Les directions générales de SPC transmettent des documents à la Division de l’AIPRP aux fins d’examen, conformément aux principes de la LPRP. SPC a mené 39 consultations internes et examiné un total de 5 353 pages. Il s’agit d’une augmentation de 11 % des demandes traitées et d’une augmentation importante de 159 % du nombre de pages examinées. De plus, SPC s’est vu demander de fournir des documents aux comités parlementaires tout au long de l’année, ce qui a fait augmenter le nombre d’examens effectués par la Division de l’AIPRP.

Défis

La Division de l’AIPRP a été en mesure de fournir efficacement des services à la population canadienne malgré les nombreux défis qu’elle a rencontrés. Voici quelques-uns de ces défis et comment elle les a surmontés :

• Les documents secrets doivent passer par le réseau sécurisé, qui n’est accessible qu’à certains endroits dans les locaux. Par conséquent, SPC s’efforce de mettre à niveau son infrastructure pour traiter facilement les documents ayant une classification de sécurité Secret.
• La Division a du mal à recruter des employés. Pour remédier à cette situation, elle explore diverses approches novatrices (p. ex. participer à des campagnes de recrutement du Secrétariat du Conseil du Trésor spécialement conçues pour la communauté de l’AIPRP).
• En raison du nombre élevé de demandes relatives aux deux mêmes directions générales, il est difficile de fournir des documents dans le délai imparti de cinq jours ouvrables.
• Comme de nombreux membres de la communauté de l’AIPRP, SPC a commencé l’année avec un arriéré de demandes. L’adoption de nouvelles technologies et d’approches novatrices a permis à la Division de l’AIPRP de réaffecter des ressources pour réduire l’arriéré et ainsi de veiller à ce que les demandeurs reçoivent des réponses en temps opportun.
• La Division a rencontré certains défis en ce qui a trait au déploiement et à l’utilisation du nouveau logiciel de traitement de l’AIPRP et collabore de près avec l’entreprise pour régler les problèmes.
• Comme les nouvelles technologies ont des répercussions importantes sur la protection de la vie privée, des évaluations de plus en plus complexes de la protection de la vie privée ont nécessité de réaffecter des ressources pour évaluer les répercussions de ces nouvelles technologies et initiatives sur la protection de la vie privée.

Plaintes, vérifications et enquêtes

SPC n’a pas fait l’objet de plaintes déposées aux termes de l’article 35 de la LPRP au cours de la période visée. Il n’y a aucune plainte en suspens de l’année précédente. De plus, le CPVP n’a effectué aucune vérification concernant SPC. En outre, SPC n’a reçu aucun avis d’enquête du CPVP, comme le prévoit l’article 31 de la LPRP.

Surveillance de la conformité

La Division a mis en œuvre différents processus internes pour veiller à ce que les demandes d’accès aux renseignements personnels soient traitées rapidement et efficacement. Par exemple, l’équipe surveille les charges de travail et l’état d’avancement des demandes d’accès aux renseignements personnels. Elle peut donc s’adapter, au besoin.

En 2023-2024, SPC n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels dans le cadre de la LPRP.

Communication dans l’intérêt public

L’alinéa 8(2)e) de la LPRP autorise le responsable d’une institution à communiquer les renseignements personnels d’une personne sans son consentement « à un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés ». En 2023-2024, SPC a communiqué une seule fois des renseignements personnels en application de cette exception.

Formation et sensibilisation

La Division est déterminée à favoriser une culture d’excellence en matière d’AIPRP à l’échelle de SPC. Par conséquent, la Division continue de mettre au point et d’offrir des activités de formation et de sensibilisation visant à accroître l’ouverture et la transparence dans l’ensemble de SPC. Les employés de l’AIPRP ont participé à de nombreuses conférences et séances de formation pour approfondir les connaissances globales de la Division. Cette année, le CPVP a rencontré tous les employés de l’AIPRP pour leur donner un aperçu du processus d’EFVP et de ses répercussions.

Formation obligatoire

Pour que tous les employés de SPC, peu importe leur poste ou leur niveau, connaissent leurs responsabilités en matière d’AIPRP et approfondissent leur connaissance des pratiques exemplaires et des principes connexes, SPC a lancé, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), un cours en ligne sur l’AIPRP (I015) le 14 juillet 2016. Offert sur le site Web de l’EFPC, ce cours est facultatif pour les employés de la fonction publique fédérale, mais obligatoire pour tous les employés de SPC. Pendant la période visée par le présent rapport, 1 590 employés ont réussi le cours. Il s’agit d’une augmentation de 16 % par rapport à la période précédente, lors de laquelle 1 367 employés avaient suivi le cours.

Formation interne sur l’AIPRP

La formation ATIP 101 a connu une baisse de participation, ce qui pourrait être lié à la dépendance de certaines directions générales à l’égard de séances préenregistrées pour intégrer de nouveaux employés. La Division fait la promotion de la formation de plusieurs façons à l’interne et l’offre lorsque les participants s’inscrivent à des séances particulières. La Division de l’AIPRP s’efforce de trouver des moyens d’accroître la participation, car la formation contribue grandement au succès continu de la gestion de l’AIPRP à SPC.

La Division de l’AIPRP a élaboré une formation sur les demandes d’attribution de tâches, dont le but est d’éduquer les employés de SPC sur leurs rôles et responsabilités en tant que bureau d’intérêt principal. Une séance a été offerte en 2023-2024.

La Division a également présenté deux séances de formation sur les atteintes à la vie privée en 2023-2024. Celle-ci vise à promouvoir les pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels et à informer les employés de leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels pour éviter les atteintes à la vie privée.

Pour présenter aux secteurs de programme le processus d’EFVP, la Division de l’AIPRP a mis au point une formation spécialisée. En 2023-2024, une seule séance a été présentée. La Division a maintenant ajouté cette formation à l’étape initiale du processus d’EFVP pour fournir un soutien et des conseils. Par conséquent, le nombre de séances offertes l’an prochain devrait augmenter.

Mentorat

La Division de l’AIPRP prend l’innovation très au sérieux et privilégie le développement personnel de ses employés. Les employés expérimentés de la Division de l’AIPRP offrent un soutien et des conseils aux nouveaux employés. Entre autres, ils leur font découvrir la culture, répondent à toutes leurs questions et les aident à acquérir les compétences nécessaires pour réussir. En investissant dans le mentorat et l’encadrement, SPC peut améliorer le maintien en poste des employés et favoriser une culture d’apprentissage et de perfectionnement continus.

Semaine du droit à l’information

En 2023, la Semaine du droit à l’information, qui est célébrée depuis 19 ans dans le monde entier, a eu lieu du 26 septembre au 1^er octobre. Elle vise à sensibiliser la population au droit d’accès à l’information gouvernementale pour ainsi promouvoir la liberté d’information en tant qu’élément essentiel de la démocratie et de la bonne gouvernance. La Division de l’AIPRP a mobilisé des intervenants internes et externes en préparant des communiqués, en publiant des articles dans le bulletin interne de SPC, en faisant la promotion de la formation sur l’AIPRP dans les canaux de communication internes et en diffusant des messages ministériels sur les comptes officiels des médias sociaux de SPC.

Journée de la protection des données

Le 28 janvier 2023, SPC a célébré la Journée de la protection des données pour sensibiliser ses employés et démontrer l’importance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels dans les activités quotidiennes. La Division de l’AIPRP a préparé des communiqués, publié du contenu sur les comptes officiels des médias sociaux de SPC et fait la promotion de la formation sur la protection des renseignements personnels dans le réseau de communication interne de SPC.

Politiques, lignes directrices et procédures

En vue de faire mieux cadrer les politiques avec celles du SCT et d’éliminer le dédoublement de l’information et de garantir l’exactitude, la Division de l’AIPRP a mis en œuvre plusieurs mesures pour mettre à jour son ensemble de politiques. Cela comprenait l’annulation, la modification et le regroupement de renseignements. La gamme de politiques mise à jour est actuellement en phase d'approbation et sera rendue disponible aux employés de SPC via MonSPC+, le site intranet du département.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels

Pour aider les secteurs de programme à mieux comprendre les exigences et les risques liés à la protection des renseignements personnels, la Division travaille à l’élaboration d’un formulaire standard qui facilitera l’évaluation des logiciels et des plateformes fréquemment utilisés lors de la collecte ou de la compilation de renseignements personnels.

Résumé des enjeux clés et des mesures prises à l’égard des plaintes

La Division de l’AIPRP continue de travailler assidûment pour résoudre les plaintes. Dès la réception d’une demande, elle collabore avec les demandeurs pour bien comprendre la demande et ainsi réduire le délai de traitement et assurer la pertinence des documents fournis. De plus, SPC a pris diverses mesures pour limiter le nombre de plaintes. Par exemple, la Division examine régulièrement ses processus pour améliorer le rendement, réduire le délai de réponse et améliorer les services offerts à la population canadienne.

Les analystes de l’AIPRP reçoivent une formation continue sur le processus de traitement des plaintes et le traitement des plaintes transmises par le CPVP. La Division a établi un processus simplifié de traitement des plaintes, dans le cadre duquel les directeurs adjoints de l’Unité des opérations et de l’Unité des politiques et de la gouvernance sont responsables de présenter des observations au CPVP. Le directeur et les directeurs adjoints continuent de collaborer étroitement avec le CPVP pour résoudre les plaintes.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée correspond à la consultation, à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation ou au retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels. Une atteinte substantielle concerne des renseignements personnels sensibles dont l’utilisation d’une quelconque façon pourrait vraisemblablement causer un dommage ou un préjudice grave à la personne. En 2023‑2024, trois atteintes substantielles ont été signalées au CPVP et au SCT.

La Division de l’AIPRP surveille et consigne toutes les atteintes à la vie privée signalées et intervient rapidement pour en atténuer les effets et en limiter la portée. L’intervention rapide permet de réduire l’incidence des atteintes à la vie privée. La Division examine également la manière dont ces atteintes se produisent au sein de SPC et l’endroit où elles se produisent en vue d’offrir à des groupes particuliers une formation adaptée sur les atteintes à la vie privée pour les sensibiliser et mieux prévenir les atteintes.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Une EFVP a été réalisée pour le projet pilote relatif aux ressources humaines (RH) et à la paye de la prochaine génération. Il s’agit d’un projet pilote qui visait à évaluer la capacité d’une solution à atteindre les objectifs à l’aide des données sur les RH et la paye de quatre ministères. Le projet pilote portait sur trois domaines : les renseignements personnels recueillis, la migration vers le nouvel environnement et l’utilisation des renseignements personnels. Des scénarios réels ont permis d’évaluer la capacité de la solution à gérer les situations complexes en matière de RH et de paye. En novembre 2023, l’organisation des RH et de la paye de la prochaine génération a été officiellement transférée de SPC à Services publics et Approvisionnement Canada.

De plus, diverses EFVP en sont à différentes phases d’élaboration ou d’approbation et seront prises en compte dans les prochains rapports annuels.

SPC a continué de collaborer avec d’autres ministères en leur transmettant l’EFVP de la solution de communication et de collaboration numériques. La Division a également remplit une LVRVP pour déterminer s’il faut réaliser une EFVP. Les LVRVP sont des processus préliminaires internes utilisés pour cerner et évaluer les risques d’atteinte à la vie privée des nouveaux programmes et activités ayant une incidence sur la collecte, l’utilisation, la communication, le stockage et la conservation des renseignements personnels. En 2023-2024, 23 LVRVP ont été remplies et 4 ont été reportées à l’exercice suivant.

Le nombre de LVRVP a diminué de 41 % par rapport à l’exercice précédent. Cette diminution est attribuable à une pénurie de compétences spécialisées au sein de la Division de l’AIPRP alors qu’il y avait une augmentation de travail. La Division de l’AIPRP a embauché des ressources supplémentaires possédant les connaissances spécialisées nécessaires pour combler cette lacune.

Annexe A – Décret de délégation

Services partagés Canada

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu du paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et du paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre des Services publics et de l'Approvisionnement délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de Services partagés Canada, investi par les dispositions des lois ou de leurs règlements mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté de délégation antérieur.

Annexe

Poste	Loi sur l'accès à l'information et Règlement	Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement
Président	Autorité absolue	Autorité absolue
Premier vice-président	Autorité absolue	Autorité absolue
Sous-ministre adjointe, Direction générale de la stratégie et de la mobilisation	Autorité absolue	Autorité absolue
Secrétaire ministérielle et chef de la protection des renseignements personnels	Autorité absolue	Autorité absolue
Directeur, Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée	Autorité absolue	Autorité absolue
Directeurs adjoints, Opérations et Politique et gouvernance, Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels	Autorité absolue	Autorité absolue

Daté, à Ottawa,
ce jour de , 2023

L’honorable Jean-Yves Duclos
Ministre des Services publics et de l’Approvisionnement et Responsable de Services partagés Canada

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Services partagés Canada (SPC)

Période d'établissement de rapport : 1er avril 2023 au 31 mars 2024

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

		Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée		101
Reportées des périodes de rapport précédentes		4
Reportées de la dernière période de rapport	3
Reportées depuis plus d’une période de rapport	1
Total		105
Traitées pendant la période visée		103
Reportées à la prochaine période de rapport		2
Reportées dans les délais prévus par la LPRP	1
Reportées au-delà des délais prévus par la LPRP	1

1.2 Canaux de demandes

Source	Nombre de demandes
En ligne	84
Par courriel	5
Par la poste	12
En personne	0
Par téléphone	0
Par télécopieur	0
Total	101

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

-		Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée		0
Reportées des périodes de rapport précédentes		0
Reportées de la dernière période de rapport	0
Reportées depuis plus d’une période de rapport	0
Total		0
Traitées pendant la période visée		0
Reportées à la prochaine période de rapport		0

2.2 Canaux de demandes informelles

Source	Nombre de demandes
En ligne	0
Par courriel	0
Par la poste	0
En personne	0
Par téléphone	0
Par télécopieur	0
Total	0

Section 3 : Demandes traitées pendant la période visée

3.1 Règlement et délai de traitement

Règlement des demandes	Délai de traitement
	De 1 à 15 jours	De 16 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	De 121 à 180 jours	De 181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	2	1	1	0	0	0	0	4
Communication partielle	2	11	10	1	0	0	0	24
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n’existe	66	2	0	0	0	0	0	68
Demande abandonnée	5	0	2	0	0	0	0	7
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	75	14	13	1	0	0	0	103

3.2 Exceptions

Article/paragraphe/alinéa	Nombre de demandes	Article/paragraphe/alinéa/sous-alinéa	Nombre de demandes	Article/alinéa	Nombre de demandes
18(2)	0	22(1)a)(i)	0	23a)	0
19(1)a)	0	22(1)a)(ii)	0	23b)	0
19(1)b)	0	22(1)a)(iii)	0	24a)	0
19(1)c)	0	22(1)b)	2	24b)	0
19(1)d)	0	22(1)c)	0	25	0
19(1)e)	0	22(2)	0	26	24
19(1)f)	0	22.1	0	27	2
20	0	22.2	0	27.1	0
21	0	22.3	0	28	0
		22.4	0

3.3 Exclusions

Article/alinéa	Nombre de demandes	Article/alinéa	Nombre de demandes	Article/alinéa	Nombre de demandes
69(1)a)	0	70(1)	0	70(1)d)	0
69(1)b)	0	70(1)a)	0	70(1)e)	0
69.1	0	70(1)b)	0	70(1)f)	0
		70(1)c)	0	70.1	0

3.4 Format des renseignements communiqués

Papier	Électronique				Autres
	Document électronique	Ensemble de données	Vidéo	Audio
0	27	0	0	1	0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et électronique

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
35 509	6 662	35

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Nombre de minutes traitées	Nombre de minutes communiquées	Nombre de demandes
1	1	1

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en format audio par règlement des demandes en fonction de la taille des demandes

Règlement	Moins de 60 minutes traitées		De 60 à 120 minutes traitées		Plus de 120 minutes traitées
	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées
Communication totale	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	1	1	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0
Total	1	1	0	0	0	0

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Nombre de minutes traitées	Nombre de minutes communiquées	Nombre de demandes
0	0	0

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en format vidéo par règlement des demandes en fonction de la taille des demandes

Règlement	Moins de 60 minutes traitées		De 60 à 120 minutes traitées		Plus de 120 minutes traitées
	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées	Nombre de demandes	Minutes traitées
Communication totale	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0

3.5.7 Autres complexités

Règlement	Consultation nécessaires	Avis juridique demandé	Renseignements entremêlés	Autres	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi	103
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%)	100

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Raisons du non-respect des délais prévus par la loi

Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi	Raison principal
	Entrave au fonctionnement/à la charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
0	0	0	0	0

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris les prorogations)

Nombre de jours au-delà des délais prévus par la loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise	Total
De 1 à 15 jours	0	0	0
De 16 à 30 jours	0	0	0
De 31 à 60 jours	0	0	0
De 61 à 120 jours	0	0	0
De 121 à 180 jours	0	0	0
De 181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365	0	0	0
Total	0	0	0

3.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 4 : Communications au titre des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Paragraphe 8(5)	Total
1	0	0	1

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Règlement des demandes de correction reçues	Nombre
Mentions annexées	0
Demandes de correction acceptées	0
Total	0

Section 6 : Prorogations

6.1 Raisons des prorogations

Nombre de prorogations prises	15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution				15a)(ii) Consultation			15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Nombre élevé de pages	Nombre élevé de demandes	Documents difficiles à obtenir	Renseignements confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
17	2	15	0	0	0	0	0	0

6.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	15a)(i) Entrave au fonctionnement de l'institution				15a)(ii) Consultation			15b) Traduction ou cas de transfert sur support de substitution
	Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions	Nombre élevé de pages	Nombre élevé de demandes	Documents difficiles à obtenir	Renseignements confidentiels du Cabinet (article 70)	Externe	Interne
De 1 à 15 jours	0	1	0	0	0	0	0	0
De 16 à 30 jours	2	14	0	0	0	0	0	0
Plus de 30 jours								0
Total	2	15	0	0	0	0	0	0

Section 7 : Demandes de consultation de la part d’autres institutions et organisations

7.1 Consultations de la part d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à examiner	Autres organisations	Nombre de pages à examiner
Reçues pendant la période de rapport	0	0	0	0
Reportées de la période de rapport antérieure	0	0	0	0
Total	0	0	0	0
Traitées pendant la période de rapport	0	0	0	0
Reportées dans les délais négociés	0	0	0	0
Reportées au-delà des délais négociés	0	0	0	0

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation de la part d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes de consultation
	De 1 à 15 jours	De 16 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	De 121 à 180 jours	De 181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exemption totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consultation d’autres institutions	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation de la part d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours nécessaires pour traiter les demandes de consultation
	De 1 à 15 jours	De 16 à 30 jours	De 31 à 60 jours	De 61 à 120 jours	De 121 à 180 jours	De 181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exemption totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consultation d’autres institutions	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Article 31	Article 33	Article 35	Recours judiciaire	Total
0	0	0	0	0

Section 10 : EFVP et fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 EFVP

Nombre d’EFVP réalisées	1
Nombre d’EFVP modifiées	0

10.2 FRP centraux et propres à l’institution

FRP	Actif	Créé	Fermé	Modifié
Propres à l’institution	0	0	0	0
Centraux	0	0	0	0
Total	0	0	0	0

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT	3
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP	3

11.2 Atteintes non substantielles à la vie privée signalées 

Nombre d’atteintes non substantielles à la vie privée	26

Section 12 : Ressources liées à la LPRP

12.1 Coûts répartis

Dépenses		Montant
Salaires		564 232 $
Heures supplémentaires		0 $
Biens et services		19 000 $
Contrats de services professionnels	0 $	-
Autres	19 000 $
Total		583 232 $

12.2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes affectées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein	3,870
Employés à temps partiel et occasionnels	0,080
Employés régionaux	1,770
Experts-conseils et personnel d’agence	0,000
Étudiants	0,000
Total	5,720

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.