Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du projet d’outil de GSTI

Objet

Services partagés Canada (SPC) met en œuvre un nouvel outil de gestion des services de technologie de l’information (GSTI), appelé « Onyx » à l’interne, afin d’améliorer la communication et le suivi des demandes, des incidents et des changements entre son Bureau de service d’entreprise et les bureaux de service de ses clients. Cet outil a pour but d’uniformiser les communications et d’établir une méthode de travail commune.

L’outil de GSTI sera utilisé pour faire le suivi de demandes de service qui se rapportent à des employés du gouvernement, mais il ne sera accessible qu’au personnel des bureaux de service (SPC et ministères partenaires) et aux employés de SPC qui occupent un poste de soutien de la TI (pouvant répondre à des demandes de service). Ce n’est pas un outil de bout en bout. Il ne sera pas utilisé pour résoudre tous les billets de service. Seuls cinq types de services technologiques pourront être demandés dans l’outil de GSTI.

Description

Le projet d’outil de GSTI d’entreprise se déroulera sur plusieurs années. Le but est de remplacer l’outil de GSTI d’entreprise actuel de SPC, le Bureau de contrôle d’entreprise (BCE), par une solution de GSTI de pointe qui sera utilisée à l’échelle de l’organisation. Ce projet soutiendra directement les initiatives de gestion des services de SPC et d’autres programmes en fournissant une solution de GSTI d’entreprise qui sera configurée et déployée dans l’environnement de production par un fournisseur.

Pourquoi l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée était-elle nécessaire?

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) était nécessaire pour s’assurer que la protection de la vie privée avait été prise en compte tout au long du processus de développement, d’essai et de mise en œuvre de l’outil de GSTI, ainsi que pour cibler tous les risques d’atteinte à la vie privée et les atténuer au moyen des mesures appropriées.

Conclusions de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et mesures d’atténuation

En ce qui concerne la mise en œuvre de l’outil de GSTI, il est important de comprendre que la majorité des renseignements personnels sont détenus par les différents locataires (éclaireurs, partenaires et autres ministères). Les organisations fédérales ne devraient pas présumer que leurs exigences particulières en matière de protection de la vie privée sont prises en compte dans l’EFVP. C’est pourquoi on leur recommande de réaliser leur propre évaluation ou de consigner leurs exigences dans un addenda si elles le jugent approprié.

L’EFVP portait sur tous les aspects de l’outil de GSTI, notamment la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation et l’élimination des renseignements personnels détenus par SPC, qui se limitent à des noms et à des coordonnées professionnelles.

La solution sera déployée dans les organisations abonnées aux services Internet de SPC, aussi appelées « abonnés d’Internet ». L’EFVP ne portait pas sur les réseaux, les infrastructures, les processus ou les renseignements personnels qui relèvent des abonnés d’Internet.

L’EFVP a permis de constater que l’outil de GSTI comportait des risques inhérents d’atteinte à la vie privée, et le programme s’emploie à les atténuer. Les risques constatés sont liés aux aspects suivants :

• mesures de protection;
• Info Source (catégorie de renseignements personnels);
• possibilité de collecte excessive;
• conservation;
• mesures de protection de la vie privée non évaluées (plan de gestion des renseignements personnels).