Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du projet pilote du système de la prochaine génération des RH et de la paye

Objectif

Le gouvernement du Canada (GC) a l’intention de remplacer le système de rémunération actuel. Il adoptera un système mieux adapté à la structure de RH et de paye complexe du GC et aux besoins futurs de la fonction publique. Dans le cadre de cette initiative, SPC a conclu un contrat avec Ceridian afin de vérifier si la solution de logiciel-service (SaaS) infonuagique proposée par cette dernière pouvait répondre aux exigences complexes du GC en matière de ressources humaines et de paye. La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) évalue le projet pilote de collaboration avec Ceridian.

Description

Afin de mettre à l’essai la capacité de la solution à satisfaire les objectifs du projet pilote de 18 mois, les données relatives aux ressources humaines et à la paye des employés de quatre ministères participants seront utilisées :

• ministère du Patrimoine canadien;
• ministère des Pêches et des Océans;
• Services aux Autochtones Canada;
• Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada.

SPC a limité la portée de l’ÉFVP à trois éléments :

• les renseignements personnels (RP) provenant de fonds de renseignements d’autres ministères;
• la migration dans l’environnement de Ceridian;
• l’utilisation des RP dans le cadre des activités du projet pilote;

Pendant le projet pilote, les transactions de RH et de paye des employés continueront d’être gérées à l’aide des systèmes existants.

Le projet pilote aura besoin des données sur les RH et la paye des employés puisque l’évaluation doit être fondée sur des scénarios réels pour vérifier si la solution est en mesure de gérer des situations complexes de RH et de paye du GC.

Le projet pilote :

• ne remplacera pas les systèmes de RH et de paye;
• n’utilisera pas les RP provenant des systèmes sources et conservés dans l’environnement de projet pilote pour prendre des décisions administratives qui concernent directement les employés.

Pourquoi l’ÉFVP était-elle nécessaire?

SPC et les quatre ministères clients ont conclu des accords d’échange de renseignements qui permettent à SPC d’avoir les renseignements de RH et de paye de ses employés. Il s’agit d’un changement par rapport aux initiatives traditionnelles de SPC. Nous avons jugé prudent de procéder à une ÉFVP compte tenu de la complexité du projet pilote, et notamment de l’utilisation d’une solution de SaaS proposée par un fournisseur.

Constatations

L’ÉFVP a permis de recenser des possibilités pour améliorer le respect de la vie privée dans le cadre du projet pilote, notamment :

• faire preuve de transparence en prévoyant une meilleure notification de l’utilisation des renseignements;
• utiliser le brouillage des données ou d’autres techniques d’anonymisation dans la mesure du possible;
• réviser la documentation du projet pilote afin de mieux définir la responsabilité en matière de protection de la vie privée.