Rapport annuel au Parlement 2021-2022 – Application de la Loi sur l'accès à l'information

Ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes

1. Introduction

Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI). Aux termes de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, le responsable de chaque institution fédérale doit présenter un rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi pour l’année financière qui vient de se terminer. Le présent rapport décrit les activités mises en oeuvre par la Défense nationale pour assurer la conformité aux dispositions de la LAI au cours de l’année financière (AF) allant du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

1.1 Objet de la Loi sur l’accès à l’information

La LAI a pour objectif d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions fédérales afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre un débat public sur la conduite de ces institutions. À cette fin :

• La partie 1 de la Loi élargit la présente législation canadienne de façon à permettre l’accès à tout document sous le contrôle d’une institution fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur information, les exceptions nécessaires à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à leur communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.
• La partie 2 de la Loi fixe les exigences visant la divulgation proactive de renseignements.

Ententes de services

Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes n’avaient aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

2. Accès à l’information et protection des renseignements personnels à la Défense nationale

2.1 Mandat de la Défense nationale

Qui nous sommes

Ensemble, le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) forment le plus grand ministère fédéral canadien. Dans le cadre de la nouvelle politique de défense du Canada, l’Équipe de la Défense comptera plus de 125 000 employés, dont 71 500 membres de la Force régulière, 30 000 membres de la Force de réserve et 25 000 employés civils.

Ce que nous faisons

Le MDN et les FAC ont des rôles complémentaires à jouer pour conseiller et soutenir le ministre de la Défense nationale et appliquer les décisions du gouvernement qui concernent la défense des intérêts du Canada au pays et à l’étranger.

À tout moment, le gouvernement du Canada peut faire appel aux FAC afin que ces dernières prennent part à des missions pour assurer la protection du Canada et de la population canadienne, ainsi que pour maintenir la paix et la stabilité internationale.

La politique de défense du Canada, Protection, Sécurité, Engagement, présente une vision stratégique en matière de défense. C’est une vision dans laquelle le Canada assure :

En vertu de la Loi sur la défense nationale (LDN), le MDN et les FAC sont deux entités distinctes travaillant ensemble au sein d’un quartier général de la Défense nationale intégré, pour s’acquitter de leur principale responsabilité, qui consiste à assurer la défense du Canada et des Canadiens.

2.2 Organisation de la Défense nationale

Haute direction

Le gouverneur général du Canada est le commandant en chef du Canada. Le MDN est dirigé par le ministre de la Défense nationale. Le ministre associé de la Défense nationale appuie le ministre de la Défense nationale. Le sous-ministre de la Défense nationale est le plus haut fonctionnaire du Ministère. Les FAC sont sous les ordres du chef d’état-major de la Défense, l’officier le plus haut gradé au Canada. Ces hauts dirigeants ont chacun des responsabilités différentes :

• Le gouverneur général est responsable de nommer le chef d’état-major de la Défense sur la recommandation du premier ministre, de remettre les honneurs militaires, de présenter les couleurs des régiments des FAC, d’approuver les nouveaux emblèmes et insignes militaires et de signer les parchemins de commission.
• Le ministre de la Défense nationale préside le Ministère et répond à toute question relative à la défense nationale.
• Le ministre associé est aussi responsable des dossiers de la défense, conformément au mandat que le premier ministre lui a confié, et il doit tout particulièrement veiller à ce que les membres des FAC reçoivent l’équipement dont ils ont besoin pour réaliser leur travail.
• Le sous-ministre est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense.
• Le chef d’état-major de la Défense est responsable du commandement, du contrôle et de l’administration des FAC, ainsi que de la stratégie, des plans et des besoins militaires.

Organisation de la Défense

Le prochain organigramme illustre la structure organisationnelle du MDN et des FAC. Des renseignements supplémentaires sur l’organisation de la Défense nationale sont accessibles en ligne.

Figure 1 : Organigramme de la Défense nationale

2.3 Direction de l'accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Délégation de pouvoirs

Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information, une délégation de pouvoir, signée par le ministre, désigne le sous-ministre, le secrétaire général, le directeur exécutif de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), le chef des opérations de l’accès à l’information (AI) et les directeurs adjoints de l’AIPRP pour exercer tous les pouvoirs et toutes les fonctions du ministre, en tant que chef d’institution en vertu de la Loi. Elle désigne également d’autres pouvoirs et fonctions propres aux employés de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP).

Sous l’autorité du secrétaire général, le directeur exécutif de l’AIPRP applique et coordonne la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, et agit à titre de coordonnateur ministériel de l’AIPRP. Dans le cadre de l’application de la Loi, la DAIPRP sollicite au besoin, des conseils sur des questions juridiques, d’affaires publiques, de politiques et de sécurité opérationnelle auprès d’autres organismes et spécialistes.

Un exemplaire de l’arrêté sur la délégation relatif à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels figure à l’annexe A.

Direction de l’AIPRP

La Direction de l’AIPRP est responsable des questions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels liées au portefeuille de la Défense nationale, sauf dans le cas des organisations suivantes : la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire, le Comité externe d’examen des griefs militaires, le Bureau de l’Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes, le Cabinet du juge militaire en chef et le directeur – Services d’avocats de la défense, et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes.

Le programme de gestion de l’effectif de l’AIPRP de la Direction se divise fonctionnellement en quatre secteurs principaux, soutenus par des officiers de liaison de l’organisation de la Défense, comme l’illustre le diagramme de la figure 2.

Figure 2 : Effectif opérationnel de l'AIPRP de la Défense nationale

La Direction de l’AIPRP est gérée par un directeur exécutif et soutenue par un chef des opérations qui supervise tous les aspects des activités liées à l’AIPRP, y compris la réception des demandes, et par des directeurs adjoints qui supervisent les opérations de protection de la vie privée de même que l’Équipe des politiques et de la gouvernance.

Le chef des opérations supervise toutes les activités liées à l’accès à l’information. Cette supervision permet d’assurer l’uniformité de l’exécution des processus ministériels et de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et permet de mener des activités d’assurance de la qualité, de faire le suivi, d’établir des rapports et de surveiller les tendances et les problèmes émergents.

La Direction de l’AIPRP est appuyée par une équipe de liaison des systèmes qui assure la maintenance de l’application du système de base de données de l’AIPRP et apporte un soutien technique aux membres de l’équipe, ainsi que par une équipe de services ministériels qui est responsable de l’exécution des fonctions administratives et de gestion de la Direction, y compris la planification des activités, la gestion financière, les ressources humaines, la sécurité matérielle ainsi que la gestion de l’information et des dossiers (GI-GD).

En plus des activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, la Direction de l’AIPRP exerce un rôle de soutien à l’Équipe de mise en oeuvre de la surveillance des litiges du Ministère. La Direction effectue un examen des dossiers semblable à celui de l’AIPRP à l’appui des règlements de recours collectifs, au besoin.

3. Points saillants du rapport statistique

Le rapport statistique qui figure à l’annexe B est constitué de données présentées par la Défense nationale dans le cadre de la collecte annuelle de statistiques sur l’AIPRP que fait le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les sections suivantes contiennent les points saillants, les tendances et une analyse des données significatives du point de vue du Ministère.

3.1 Demandes reçues

Au cours de l’AF 2021-2022, la Défense nationale a reçu 2 523 nouvelles demandes d’accès à l’information (AI), soit une augmentation de 24 % par rapport à la période visée par le rapport précédente. Combiné aux 1 144 dossiers reportés de l’AF 2020-2021, ce nombre représente une charge de travail totale de 3 667 demandes d’AI au cours de la présente période visée par le rapport. Le nombre de dossiers de demande reportés a augmenté à 1 778 au cours de la période visée par le rapport actuelle, contre 1 271 demandes au cours de l’AF 2020-2021.

Figure 3 : Nombre de demandes d'accès à l'information (cinq dernières années)

3.2 Demandes complétées

Un total de 2 156 demandes a été complétées au cours de la période visée par le rapport. Cela représente 268 demandes de plus qu’au cours de l’AF 2020-2021, soit une augmentation de 19,5 % par rapport à la période précédente, et la troisième augmentation consécutive du nombre de demandes traitées. Notamment, le nombre total de pages traitées a également augmenté, passant de 232 550 à 266 367. La tendance sur cinq ans est illustrée à la figure 5. Il s’agit de la cinquième année consécutive où augmente le nombre de pages traitées.

La Défense nationale a traité deux demandes au cours de l’AF 2021-2022 pour lesquelles elle n’a ni confirmé ni nié l’existence des documents, conformément au paragraphe 10(2) de la Loi sur l’accès à l’information. La Défense n’invoque cette disposition que dans les rares circonstances où la simple confirmation de l’existence d’un document, ou de sa non-existence, pourrait révéler des renseignements susceptibles d’être protégés en vertu de la LAI. De manière générale, ces situations touchent la défense du Canada ou la divulgation possible de renseignements personnels.

Figure 5 : Disposition des demandes complétées et nombre total de demandes complétées (cinq dernières années)

Un certain nombre de demandes (678) ont été abandonnées dans les 15 premiers jours, principalement en raison de l’initiative de demande en ligne d’AIPRP du SCT où un grand nombre de demandes liées aux renseignements personnels ont été soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ces dossiers ont été initialement ouverts en tant que demandes d’accès à l’information, mais il a été déterminé qu’il était plus approprié de les administrer en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pages examinées

Le volume total de pages examinées a continué d’augmenter, pour atteindre 266 367 pages traitées pendant la période visée par le rapport; cela représente une augmentation de 14,5 % du nombre de pages traitées par rapport à l’AF 2020-2021.

Comme le montre la figure 7, le nombre de pages examinées représente le nombre total de pages examinées pour les demandes traitées au cours de la présente année financière. Ce nombre ne comprend pas le nombre de pages examinées pour les demandes qui n’ont pas été traitées au cours de cette AF et qui ont été reportées à la prochaine période visée.

Figure 7 : Nombre de pages examinées pour les demandes fermées, lorsque les documents existaient (trois dernières années)

Exemptions et exclusions

Comme c’était le cas dans la période visée par le rapport précédente, au cours de l’AF 2021-2022, la Défense nationale a appliqué la majorité des exemptions aux termes des quatre articles suivants de la LAI :

• le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels des individus, a été appliqué à l’égard de 397 demandes;
• le paragraphe 15(1), qui protège des renseignements limités et précis concernant les affaires internationales et la défense, a été appliqué à l’égard de 367 demandes;
• le paragraphe 21(1), qui protège des renseignements limités et précis concernant les avis et les recommandations, a été appliqué à l’égard de 338 demandes;
• le paragraphe 20(1), qui protège les renseignements exclusifs de tiers, a été appliqué à l’égard de 215 demandes.

Prorogations

La LAI prévoit la possibilité de proroger le délai prescrit de 30 jours pour répondre à une demande dans les circonstances suivantes :

Au cours de l’AF 2021-2022, 58,6 % de toutes les prorogations prises pour des demandes fermées étaient nécessaires pour mener des consultations auprès d’autres organismes tels que des institutions du gouvernement fédéral, des gouvernements provinciaux ou municipaux, ou des organismes ou des gouvernements internationaux. La majorité de ces prorogations (76,8 %) étaient de 60 jours ou moins.

Le nombre de prorogations prises ne doit pas être interprété comme le nombre de dossiers pour lesquels des prorogations sont demandées. Un seul dossier peut, et c’est souvent le cas, faire l’objet de plusieurs prorogations. Par exemple, un dossier peut être prorogé parce qu’il contient un grand nombre de documents, mais aussi parce que des consultations (une ou plusieurs) sont nécessaires. Cela apparaît dans le rapport statistique sous forme de prorogations multiples, mais seulement pour un seul dossier.

Délai de traitement

La Défense nationale a noté une augmentation de 8,4 % du nombre de dossiers fermés dans les 30 jours au cours de la dernière période visée par le rapport; 59 % des dossiers ont été fermés dans les 30 jours comparativement à 50,6 % au cours de la période visée par le rapport précédente. La figure 9 présente une ventilation des délais de traitement.

Figure 9 : Délai de traitement des demandes (cinq dernières années)

Nombre de demandes actives – en suspens des périodes visées par le rapport précédentes

À la fin de la période visée par le rapport de l’AF 2021-2022, la Défense nationale avait 1 778 demandes actives. La figure 10 présente une ventilation des demandes en suspens selon la période visée par le rapport au cours de laquelle la demande a été reçue, et indique si la demande respecte toujours les délais prescrits par la Loi (y compris les prorogations).

Figure 10 : Nombre de demandes actives (au 31 Mars 2022)

Nombre de plaintes actives – en suspens des périodes visées par le rapport précédentes

Respect des délais prescrits

Le respect des délais a augmenté au cours de l’AF 2021-2022; la Défense nationale a répondu à 67,3 % des demandes dans les délais prescrits par la Loi, ce qui représente une augmentation de 14,3 % par rapport à la dernière période visée par le rapport, où 53 % des demandes ont été fermées dans les délais prescrits.

La raison la plus courante de la présomption de refus est « l’entrave au fonctionnement et la charge de travail », qui a été invoquée pour 59 % des demandes fermées en retard au cours de la période visée par le rapport. Selon la définition du SCT, ce motif concerne les demandes pour lesquelles « il y a une imbrication de renseignements et un examen est nécessaire pour déterminer les exemptions, il y a un grand nombre de demandes à traiter au même moment, la demande consiste en un volume élevé de documents, il y a eu des difficultés à obtenir les renseignements pertinents ou d’autres tâches liées à l’AIPRP ». La figure 12 présente les motifs contribuant à la fermeture tardive des dossiers au cours de l’AF 2021-2022.

Figure 12 : Motifs de la présomption de refus (AF 2021-2022)

Dans l’ensemble, le rendement de la Défense nationale a augmenté au cours de la présente période visée par le rapport. Un certain nombre de facteurs échappant au contrôle du bureau de l’AIPRP continuent d’avoir une incidence sur le rendement et les taux de présomption de refus, y compris, mais sans s’y limiter :

• L’attention accrue des médias et l’intérêt du public à l’égard des priorités ministérielles telles que l’inconduite sexuelle et les recours collectifs ont une incidence sur la capacité du bureau de première responsabilité (BPR) à récupérer les documents. Les complexités inhérentes à cette information de nature délicate et complexe influent également sur l’examen en temps opportun par le bureau de l’AIPRP.
• Les défis de dotation de l’AIPRP se poursuivent en raison d’un marché du travail concurrentiel. Le roulement du personnel à tous les niveaux réduit l’efficacité opérationnelle pendant que les nouveaux employés s’intègrent et apprennent. L’embauche et la formation de nouveaux employés accroissent la charge de travail des services de gestion et de soutien de l’AIPRP. Les efforts se poursuivent pour recruter et maintenir en poste des personnes talentueuses afin de pourvoir les postes vacants.

3.3 Consultations reçues et complétées

Au cours de la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu un total de 238 demandes de consultation, dont 222 provenaient d’autres institutions du gouvernement du Canada et 16 d’autres organismes. La charge de travail totale pour les demandes de consultation a augmenté de 5 % par rapport à l’AF 2020-2021, où 170 demandes de consultation avaient été reçues.

Bien que le nombre de nouvelles demandes de consultation reçues par la Défense nationale ait augmenté cette année, le Ministère a reporté un nombre moindre de consultations de l’AF précédente. Il est à noter que la Défense nationale avait 186 consultations en suspens à la fin de la présente période visée par le rapport.

Figure 13 : Charge de travail relative aux consultations sur l’accès à l’information

3.4 Demandes non officielles

Afin de soutenir une transparence accrue et les principes du gouvernement ouvert, la Défense nationale encourage l’accès non officiel aux documents dans la mesure du possible. En raison de l’affichage en ligne des résumés des demandes d’accès à l’information traitées, la Défense nationale continue de voir une augmentation des demandes non officielles pour des renseignements déjà publiés. Au cours de l’AF 20212022, la Défense nationale a répondu à 654 demandes non officielles, et 499 d’entre elles ont été traitées en 30 jours ou moins.

Figure 14 : Demandes non officielles (cinq dernières années)

Les demandes non officielles dont il est question dans la présente section comprennent :

• les demandes officielles qui ont été abandonnées au profit de la divulgation de renseignements de manière non officielle, en consultation avec le demandeur dans le cadre du devoir d’assistance;
• la communication avec les demandeurs pour leur indiquer que l’information demandée est déjà accessible au public sur Internet;
• la nouvelle divulgation de renseignements déjà fournis en réponse à des demandes officielles déjà traitées. La liste des demandes d’accès à l’information traitées par la Défense nationale est accessible sur le portail Gouvernement ouvert.

4. Incidences de la COVID-19 sur les activités d'accès à l'information

Dans le cadre de la réponse continue au virus de la COVID-19, le ministère de la Défense nationale est passé d’un état pandémique à un état endémique. Le bureau de l’AIPRP est demeuré pleinement opérationnel au cours de l’AF 2021-2022; la COVID-19 n’a eu aucune incidence importante sur le rendement de l’AIPRP.

5. Plaintes, vérifications et examens

5.1 Plaintes provenant du Commissariat à l’information

La Défense nationale a reçu un total de 68 plaintes du Commissariat à l’information du Canada (CIC) au cours de l’année fiscale 2021-2022, comparativement à 61 plaintes reçues au cours de la période visée par le rapport précédente. Le nombre de plaintes fondées est resté constant avec 69 plaintes fondées reçues au cours de la période visée par le rapport. Cela représente 3,2 % du nombre total des dossiers traités au cours de l’AF.

Figure 15 : Conclusions du CIC et nature des plaintes fondées (AF 2021-2022)

Les exigences en matière de rapports statistiques pour les plaintes et les enquêtes auprès du CIC sont indiquées ci-dessous :

• Article 32 : Le CIC émet un avis officiel de son intention d’enquêter sur une plainte concernant le traitement d’une demande aux termes de la LAI. La Défense a reçu 68 de ces avis au cours de l’AF 2021-2022.
• Article 35 : Le CIC demande aux institutions de présenter des observations supplémentaires dans le cadre d’une enquête en cours sur une plainte. La Défense a présenté 31 observations écrites officielles de ce genre au CIC au cours de la période visée par le rapport.
• Article 37 : Le CIC publie un rapport présentant les conclusions de son enquête dans le cas d’une plainte fondée. Au cours de la période visée par le rapport, 69 plaintes ont été jugées fondées, ce qui est identique à la période visée par le rapport précédente. Ces plaintes représentent 52,3 % du nombre total de conclusions (132) émises au cours de l’AF 2021-2022.
  • Il est à noter que ces plaintes ne font pas nécessairement partie des 68 qui ont été reçues pendant la présente période visée par le rapport. Des 69 plaintes fondées :
    • 49 étaient de nature administrative (au sujet des délais de traitement et des prorogations);
    • 20 étaient des plaintes liées à un refus (au sujet de l’application d’exemptions ou de dossiers manquants).

Équipe de gestion des plaintes

La Direction de l’AIPRP a continué de faire appel à un gestionnaire spécialisé pour coordonner les plaintes du Commissariat à l’information. Le personnel dévoué de la Direction de l’AIPRP a continué de servir de point de contact principal pour le Commissariat à l’information et d’aider en ce qui a trait à la présentation de rapports reliés aux plaintes au Commissariat et à la Direction de l’AIPRP. Des réunions mensuelles régulières ont eu lieu entre le Commissariat et la Direction de l’AIPRP pour discuter de l’évolution des dossiers. Ces réunions mensuelles ont permis de régler des plaintes et d’améliorer la collaboration entre le Commissariat et la Direction de l’AIPRP.

Enquête systémique

En décembre 2018, la commissaire à l’information a lancé une enquête systémique sur le traitement des demandes d’accès par le MDN et les FAC pendant la période du 1er janvier 2017 au 21 décembre 2018.

En juillet 2020, la commissaire a publié son rapport spécial au Parlement (Question d’accès : Neuf recommandations concernant le traitement des demandes d’accès à la Défense nationale) qui comprenait neuf (9) points de préoccupation et formulait des recommandations pour traiter chacun des neuf points. Le Ministère a accepté les recommandations et a dressé un Plan d’action de gestion (PAG) complet pour donner suite aux conclusions. Dans son rapport, la commissaire a souligné la collaboration positive du Ministère.

En donnant suite aux recommandations du PAG et en les finalisant, le Ministère a collectivement amélioré son programme d’AIPRP et va de l’avant en tant qu’organisation qui accepte le changement et l’amélioration continue de la prestation des services. Le Ministère a notamment mis en oeuvre des solutions numériques améliorées, rafraîchi les instruments de politique, renouvelé le programme de formation et amélioré la rigueur des processus entourant l’attribution et la récupération de l’information.

Le Ministère continue de faire preuve de résilience et de dévouement pour créer un centre d’excellence en AIPRP et continuera d’améliorer son programme d’AIPRP.

5.2 Décisions judiciaires

Au cours de l’AF 2021-2022, aucune procédure judiciaire n’a été engagée concernant des demandes traitées par la Défense nationale.

6. Politiques et procédures

6.1 Procédures internes

La Direction de l’AIPRP a poursuivi l’examen et la mise à jour du Guide des procédures d’AI afin de documenter les améliorations apportées au traitement des demandes d’AI et d’assurer l’harmonisation avec les politiques et les directives du Conseil du Trésor. Des changements ont été apportés pour rationaliser le processus de récupération des documents en ce qui concerne le suivi des réponses tardives des BPR, réduisant le nombre de communications par courriel et la transmission des réponses tardives à la direction. De plus, des réunions mensuelles ont été organisées avec les BPR qui avaient le plus grand nombre de dossiers en suspens afin d’améliorer la communication et de les aider à réduire les arriérés.

7. Formation et sensibilisation

7.1 Programme de formation sur l’AIPRP

Le Ministère continue d’offrir une formation sur l’AIPRP sur une plateforme virtuelle. Le personnel de formation de la Direction a donné les séances de formation suivantes aux employés de la Défense et aux membres des FAC, en mettant l’accent sur le personnel ayant des responsabilités en matière d’AIPRP :

• des cours d’introduction (AIPRP 101 – sur l’AIPRP en général ou sur les notions de base de la protection des renseignements personnels, orientation interne pour les nouveaux employés, protection des renseignements personnels);
• des cours avancés (AIPRP 201 – sur l’AIPRP à un niveau avancé ou sur du contenu propre à l’organisation);
• des activités de mobilisation et de sensibilisation relativement à l’AIPRP auprès des diverses branches et directions.

7.2 Activités de formation et de sensibilisation

Au total, 36 séances de formation ont été données à environ 1 576 personnes, ce qui représente une diminution de 5 % du nombre de personnes formées par rapport à l’AF précédente. Cette formation a été donnée aux employés de la Défense et aux membres des FAC sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que sur la gestion appropriée des renseignements personnels sous le contrôle du Ministère. Ces séances de formation virtuelle comprenaient AIPRP 101, AIPRP 201, Protection des renseignements personnels, et des séances de formation ciblées pour certaines organisations de défense. La plupart des séances de formation ont été présentées par du personnel de la Direction de l’AIPRP par la technologie de téléconférence vidéo, mais quelques organisations ont également offert leurs propres cours et séances individuelles. Le groupe des Services de santé des Forces canadiennes est un exemple d’organisation qui a organisé ses propres séances de formation, qui portant sur une variété de sujets liés à la protection des renseignements personnels.

Au cours de l’AF 2021-2022, la Direction de l’AIPRP a mis en oeuvre un programme d’orientation des nouveaux employés afin de présenter l’AIPRP ainsi que les rôles et les responsabilités en tant qu’employé de la Direction de l’AIPRP.

Faisant suite aux efforts de sensibilisation, les employés de la Direction de l’AIPRP ont formulé des conseils à des tiers et à des demandeurs quant aux exigences relatives à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, des politiques et des directives du SCT et, des procédures institutionnelles connexes au besoin.

7.3 Mobilisation des officiers de liaison de l'attribution des tâches

La Direction de l’AIPRP a organisé une séance de discussion ouverte virtuelle au cours de l’AF 2021-2022 avec le personnel de la Direction de l’AIPRP, les BPR, les officiers de liaison et d’autres représentants du Ministère afin de promouvoir la sensibilisation à l’AIPRP et les pratiques exemplaires. Un conférencier invité du Commissariat à l’information a discuté du processus d’enquête sur les plaintes et a donné un aperçu du processus d’approbation du commissaire pour refuser une demande d’accès si, de l’avis du chef de l’institution, la demande est vexatoire, prise de mauvaise foi ou constitue un abus du droit de présenter une demande d’accès à un document.

7.4 Bien-être des employés

La Direction de l’AIPRP continue d’accorder une importance accrue à la santé mentale, à la sensibilisation et au soutien de son personnel. En plus de la formation opérationnelle continue sur l’AIPRP, une séance de formation sur les traumatismes indirects a été offerte au personnel intéressé. Cette séance portait sur des stratégies efficaces et pratiques pour gérer l’exposition aux traumatismes indirects et compléter le cycle du stress afin d’améliorer la santé et la sécurité psychologiques.

8. Projets et initiatives

8.1 Équipe de réduction de l’arriéré

La Direction de l’AIPRP a mis en place une Équipe vouée à la réduction de l’arriéré en octobre 2019 pour traiter le nombre de dossiers en retard. Au cours de la présente AF, nous avons ajouté un poste supplémentaire pour gérer les dossiers de plaintes volumineux et complexes. Cette initiative permet aux autres équipes opérationnelles de l’AIPRP de se concentrer sur le respect des délais.

8.2 Améliorations technologiques

Passage au traitement sans papier

Le passage au traitement sans papier des demandes d’AIPRP s’est poursuivi au cours de la présente AF. Un examen de l’adoption des processus électroniques visant à réduire les documents papier a permis de déterminer que la majorité des BPR sont passés à des processus électroniques et ne fournissent plus de documents papier à la Direction de l’AIPRP. Les récents changements apportés à ce processus ont permis d’améliorer les délais de réponse des BPR. La Direction de l’AIPRP continue d’utiliser des signatures électroniques sur les lettres adressées aux demandeurs, et l’utilisation du service postel de Postes Canada pour transmettre des documents aux demandeurs plutôt que d’utiliser le courrier traditionnel a permis l’accès plus rapide aux documents pour les Canadiens.

9. Surveillance de la conformité

Afin de surveiller efficacement le rendement de l’AIPRP au sein de la Défense nationale et d’en rendre compte, la Direction de l’AIPRP produit un tableau de bord mensuel du rendement qui fait le suivi de la rapidité de récupération des dossiers des BPR, de la conformité générale à l’AIPRP et de paramètres clés comme les plaintes pour atteinte à la vie privée. Le tableau de bord de l’AIPRP est présenté chaque mois au comité de gouvernance de la haute direction afin d’assurer la visibilité du rendement de l’AIPRP; il est publié de façon proactive sur le portail Gouvernement ouvert et deux fois par année sur le site Web du MDN. Au cours de l’AF 2021-2022, le tableau de bord du rendement mensuel de l’AIPRP du Ministère a continué d’être perfectionné et est passé à MS Power BI. La nouvelle plateforme offre une meilleure convivialité et une meilleure visibilité générale à la haute direction sur les mesures clés et le rendement général de l’AIPRP. Le tableau de bord mensuel permet de suivre le rendement de l’AIPRP dans l’ensemble du Ministère et de déterminer les organisations qui pourraient avoir besoin d’aide ou de formation ainsi que de déterminer les secteurs où il est possible d’améliorer les processus. Au cours de la présente période visée par le rapport, les renseignements sur le traitement des demandes non officielles de protection des renseignements personnels et sur la détection des erreurs dans les titres des notes d’information ont été ajoutés au tableau de bord mensuel.

La Direction de l’AIPRP répond régulièrement à des demandes de nature ponctuelle de statistiques et de rapports de rendement afin d’éclairer la prestation des programmes et de déceler les tendances.

10. Frais d'accès à l'information et coûts d'exploitation

10.1 Rapport sur les frais liés à l'AI aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service (LFS) exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements présentés ci-dessous sont communiqués conformément aux exigences de l’article 20 de la LFS.

Il est à noter que le coût de fonctionnement comprend les salaires, les heures supplémentaires, les biens et services, les contrats et toutes les autres dépenses engagées dans les bureaux d’accès à l’information. Les coûts liés au temps consacré par les secteurs de programme à chercher et examiner des documents ne figurent pas ici.

Annex A : Arrêté sur la délégation

Défense nationale et les Forces armées canadiennes

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Défense nationale, à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes desdites lois, délègue par les présentes l’autorité d’exercer les attributions d’un responsable d’une institution fédérale que lui confèrent les lois en question aux titulaires des postes indiqués ci-après, ou aux personnes occupant ces postes à titres intérimaire :
   1. le sous-ministre;
   2. le Secrétaire général;
   3. le Directeur - Accès à l’information et protection des renseignements personnels;
   4. les Directeurs adjoints - Accès à l’information et protection des renseignements personnels.
2. En vertu de l’article 73 des lois susmentionnées, le ministre délègue aussi :
   1. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe de l’accès à l’information, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à ce qui suit :
      • L’application de certaines dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, à savoir l’article 9; les paragraphes 11(2), 11(3), 11(4), 11(5) et 11(6); les articles 19, 20, 23 et 24; les paragraphes 27(1) et 27(4); l’alinéa 28(1) b), et les paragraphes 28(2) et 28(4);
      • La réponse fournie aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, lorsqu’il existe aucun dossier.
   2. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe des renseignements personnels, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions du responsable d’une institution fédérale aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf celles prévues aux alinéas 8(2) j) et m);
   3. aux titulaires d’un poste d’analyste principal, ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à l’application de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Copie originale signée par

L'honorable Harjit S. Sajjan, c.p., OMM, MSM, CD, député
Ministre de la Défense nationale
Date 2016-01-12

Annex B : Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information pour 2021-2022

Gouvernement du Canada

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Pages pertinentes traitées et divulguées par taille des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2021-2022

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papiers à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l'information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)