L’approvisionnement et la passation de marchés au Bureau du vérificateur général du Canada

Déclaration d’assurance et la conformité

Le présent rapport d’assurance indépendant sur l’approvisionnement et la passation de marchés a été préparé par le Bureau de l’audit interne, du risque et de l’évaluation du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). Notre responsabilité était de fournir des informations objectives, des conseils et une assurance afin d’aider l’organisation à évaluer le caractère adéquat de son cadre de contrôle de gestion pour l’approvisionnement et la passation de marchés.

Lors de la réalisation de nos travaux d’audit, nous nous sommes conformés aux règles sur l’indépendance et aux autres règles de déontologie pertinentes définies dans les codes de déontologie applicables à l’exercice de l’expertise comptable au Canada. Celles-ci reposent sur les principes fondamentaux d’intégrité, d’objectivité, de compétence professionnelle, de diligence, de confidentialité et de conduite professionnelle. Conformément à notre processus d’audit habituel, nous avons obtenu ce qui suit de la direction :

• la confirmation de sa responsabilité à l’égard de l’objet considéré;
• la confirmation que les critères étaient valables pour la mission;
• la confirmation qu’elle nous a fourni tous les renseignements dont elle a connaissance et qui lui ont été demandés ou qui pourraient avoir une incidence importante sur les constatations ou la conclusion contenues dans le présent rapport;
• la confirmation que les faits présentés dans le rapport sont exacts.

Les conclusions et recommandations de l’audit sont fondées sur une comparaison des conditions, telles qu’elles existaient à l’époque, avec les critères d’audit préétablis approuvés par la direction. L’annexe A fournit des détails sur l’approche et la méthodologie d’audit utilisées pour obtenir des éléments probants suffisants pour conclure sur les objectifs de la mission.

D’après mon jugement professionnel à titre de dirigeante principale de l’audit, cette mission a été réalisée à un niveau d’assurance raisonnable conformément aux Normes mondiales d’audit interne de l’Institut des auditeurs internes publiées en janvier 2024. Elle a également été réalisée dans le respect de la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor du Canada et de la Directive sur l’audit interne du gouvernement du Canada.

Je tiens à remercier mon équipe du travail effectué dans le cadre de cet audit. Je souhaite également remercier la direction et les différentes équipes au sein de l’organisation pour la coopération dont elles ont fait preuve tout au long de l’audit sur l’approvisionnement et la passation de marchés.

Julie Bastarache
Dirigeante principale de l’audit, du risque et de l’évaluation
Bureau du vérificateur général du Canada

1. Contexte de l’audit

L’audit interne sur les activités d’approvisionnement et de passation de marchés au Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a été entrepris conformément au plan d’audit et d’évaluation axé sur les risques approuvé pour les exercices 2023‑2024 à 2024‑2025. En mai 2024, la dirigeante principale de l’audit, du risque et de l’évaluation a soumis au Comité d’audit la recommandation d’ajouter cet audit au plan initial, compte tenu de l’évolution du contexte organisationnel et externe. L’audit a été approuvé par la vérificatrice générale sur recommandation du Comité d’audit.

1.1 Éléments à prendre en considération pour la réalisation de cette mission

Événements antérieurs à l’approbation de l’audit

• En janvier 2024, le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement a publié un rapport sur l’examen des pratiques d’approvisionnement d’ArriveCAN. Il a également publié un rapport sur les contrats attribués à McKinsey & Company.
• Le 12 février 2024, le BVG a publié un rapport sur ArriveCAN. Il a par la suite déposé un rapport sur les contrats de services professionnels au printemps.
• Le 27 février 2024, le Bureau du contrôleur général du Canada a tenu une réunion avec les directrices principales et directeurs principaux de l’audit interne au sujet des récentes conclusions du Bureau de l’ombud de l’approvisionnement et du BVG concernant l’approvisionnement et les constatations connexes sur le système de contrôle interne.
• Le 28 mars 2024, le contrôleur général a demandé aux directrices principales et directeurs principaux de l’audit interne d’inclure un examen des contrôles internes et de la gouvernance des approvisionnements dans le plan d’audit fondé sur les risques de leur organisation, si aucun examen n’avait été effectué au cours des 12 derniers mois. Bien que le BVG ne soit pas soumis à la directive du Bureau du contrôleur général du Canada et ne fasse pas partie de l’audit interne horizontal, il a été convenu que le Bureau de l’audit interne, du risque et de l’évaluation devrait auditer l’approvisionnement.
• L’équipe d’audit interne n’avait réalisé aucun audit de l’approvisionnement au BVG, mais elle avait procédé à l’examen de certains contrôles en 2020.

Contexte du BVG pendant les travaux d’audit interne

• En janvier 2023, une politique interne révisée sur l’approvisionnement a été élaborée et approuvée. Cette politique a été mise à jour en septembre 2024 pour tenir compte des nouvelles exigences du Conseil du Trésor.
• En août 2024, le directeur de l’approvisionnement et de la passation de marchés a quitté le BVG. Un processus de recrutement a abouti à la nomination d’un nouveau directeur à l’automne 2024.
• L’équipe Contrats et approvisionnement du BVG s’adapte à l’évolution du contexte et des attentes en matière d’approvisionnement du gouvernement fédéral. Il a donc été reconnu que cet audit serait un audit en cours afin de s’adapter à l’évolution rapide du contexte.
• Il est également reconnu que des travaux sont en cours pour migrer vers un nouveau système financier qui toucherait les processus opérationnels, lesquels nécessiteraient une mise à jour.

Événements postérieurs aux travaux d’audit interne

• Audit interne horizontal du gouvernement fédéral. En mars 2025, après la fin des travaux de cet audit interne, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a publié un rapport sur son audit interne horizontal de la gouvernance des approvisionnements, lequel a commencé avant l’approbation de l’audit interne des activités de passation de marchés et d’approvisionnement du BVG. Les constatations de cet audit interne cadrent avec les résultats de l’audit horizontal dirigé par le Bureau du contrôleur général du Canada. L’audit horizontal était expressément axé sur la gouvernance, alors que la portée de cet audit était plus vaste, puisqu’il englobait également les valeurs et l’éthique, la conformité et l’optimisation des ressources.
• Gestion du rendement des fournisseurs. Le 7 mai 2025, le Bureau de l’audit interne, du risque et de l’évaluation, la direction et le Comité d’audit du BVG se sont réunis pour discuter du présent rapport d’audit interne. À la suite de cette discussion, le Bureau de l’audit interne, du risque et de l’évaluation et la direction ont accepté de conjuguer leurs efforts pour veiller à ce qu’une discussion approfondie sur la gestion du rendement des fournisseurs ait lieu à l’interne, au sein du comité de gouvernance compétent.
• Audit de performance des contrats de services professionnels. Le 10 juin 2025, la vérificatrice générale du Canada a déposé un deuxième rapport d’audit de performance sur les contrats de services professionnels passés par le gouvernement fédéral. L’audit de performance a relevé des problèmes quant à la façon dont les fonctionnaires appliquaient les règles d’approvisionnement fédérales. Ces constatations étaient analogues à celles des audits antérieurs du BVG sur ArriveCAN et les contrats de services professionnels.
• Changements apportés aux activités de passation de marchés du BVG. Par suite de l’entrée en vigueur, le 9 juin 2025, des modifications apportées à l’article 9 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, le BVG a obtenu du ministre des Finances une délégation de pouvoir pour passer des marchés de services (qui comprennent des services non professionnels et professionnels, autres que juridiques) à compter de cette date. Cela précise les autorités contractantes pour la passation de marchés de services non professionnels.

2. Objectif et étendue de l’audit

L’objectif de cet audit était de déterminer si le BVG dispose de pratiques d’approvisionnement et de passation de marchés adéquates, efficaces et efficientes. Voici quelques définitions clés :

• Caractère adéquat — S’entend du caractère approprié ou suffisant de processus, de contrôles ou de systèmes pour ce qui est de répondre à une exigence ou à un besoin particulier.
• Efficacité — Fait référence à la mesure dans laquelle un processus, un contrôle ou un système aboutit aux résultats escomptés ou réalise les objectifs établis; autrement dit, elle permet de déterminer si quelque chose fonctionne comme prévu.
• Efficience — Fait référence à la manière dont les ressources (temps, argent et efforts) sont utilisées pour atteindre un résultat souhaité, souvent en mettant l’accent sur la réduction au minimum du gaspillage ou l’optimisation de la productivité.

2.1 Période visée par l’audit

L’audit a porté sur la période allant du 1er avril 2022 au 30 juin 2024. Il s’agit de la période à laquelle s’applique la conclusion de l’audit. Le cas échéant, l’audit a également pris en compte des renseignements supplémentaires et des événements survenus après la fin de la période d’audit afin de s’assurer de refléter les mesures supplémentaires prises par le BVG.

2.2 Secteurs examinés dans le cadre de l’audit

• Pouvoirs
• Rôles et responsabilités
• Formation et orientation
• Fournisseurs autochtones et approvisionnements fédéraux
• Valeurs et éthique
• Conformité
• Optimisation des ressources
• Évaluation du rendement des fournisseurs

2.3 Éléments hors de l’étendue de l’audit

Compte tenu du calendrier de cet audit et après discussion avec la direction, les éléments suivants ont été exclus de la mission. Leur exclusion n’exclut pas que des travaux soient effectués sur ces éléments à l’avenir, si cela s’avère approprié.

• Calcul des coûts sur l’ensemble du cycle de vie — Ce secteur d’examen a été déterminé comme faisant partie de défis plus vastes liés à la prévision des coûts et dépasse le cadre de l’audit sur l’approvisionnement et la passation de marchés.
• Conformité de l’utilisation des cartes d’achat — Les cartes d’achat sont une méthode de paiement plutôt qu’un moyen d’approvisionnement et de passation de marchés.
• Achats écologiques — Ce secteur n’a pas été déterminé comme présentant un risque plus élevé, car le BVG ne prévoit pas de contrats de construction, de grands nombres de véhicules ou d’autres activités susceptibles d’entraîner une pollution importante ou des émissions de gaz à effet de serre.

3. Conclusions et recommandations de l’audit

Dans l’ensemble, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) exerce un contrôle adéquat sur la gestion de l’approvisionnement et de la passation de marchés. Toutefois, l’audit a permis d’identifier des secteurs à améliorer pour garantir l’efficacité et de l’efficience globales du processus.

Les activités d’approvisionnement du BVG remplissent généralement leur mandat principal en répondant aux objectifs de l’organisation et aux exigences réglementaires, malgré des défis rencontrés, dont les suivants :

• une augmentation de la charge de travail de l’équipe Contrats et approvisionnement, étant donné qu’elle assume des tâches supplémentaires pour appuyer et faciliter le processus de passation des marchés;
• une faible expérience des responsables fonctionnels en matière d’approvisionnement et de gestion des contrats, ce qui nécessite un soutien accru;
• des exigences politiques en évolution;
• des limites technologiques et des processus inefficaces;
• un manque d’outils.

Les conclusions de l’audit et les recommandations sont les suivantes.

3.1 Pouvoirs en matière d’approvisionnement

L’organisation dispose de pouvoirs clairs pour l’achat de biens et de services professionnels. Toutefois, il est nécessaire de clarifier ses pouvoirs d’approvisionnement en services non professionnels.

Les questions sur les pouvoirs de passation des marchés du BVG existent depuis longtemps. L’organisation discute proactivement de ses seuils d’approvisionnement avec Services publics et Approvisionnement Canada. L’organisation devrait continuer à collaborer avec les parties intéressées afin de clarifier davantage ses pouvoirs de passation de marchés et d’approvisionnement pour les services non professionnels et prendre des mesures pour combler les lacunes relevées.

La clarification des pouvoirs de l’organisation en matière d’approvisionnement en services non professionnels favorisera une prise de décision efficace et la reddition de compte, ce qui réduira les risques de mauvaise gestion et les problèmes juridiques.

3.2 Rôles et responsabilités

Les rôles et responsabilités en matière d’approvisionnement et de passation de marchés ont été définis et communiqués au sein de l’organisation. Toutefois, l’organisation pourrait tirer profit d’un renforcement de la surveillance, de la reddition de comptes et du suivi de l’exécution de ces rôles et responsabilités. Les observations suivantes viennent à l’appui de cette constatation.

• Si les rôles et responsabilités clés ont été établis et documentés dans le cadre politique, certains rôles n’ont pas été inclus, dont ceux de la dirigeante principale adjointe des finances, des vérificatrices générales adjointes et des vérificateurs généraux adjoints, et des Services juridiques.
• La politique du BVG en matière de gestion de l’approvisionnement comprend une matrice des responsabilités pour l’exécution des activités de passation de marchés et d’approvisionnement; toutefois, une analyse révèle que les responsabilités attribuées doivent être clarifiées.
• Il existe une ambiguïté dans l’exécution de certains rôles et responsabilités, en particulier l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques et la gestion des contrats.

Recommandation 1 — En collaboration avec les parties intéressées, le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement devrait mener un examen complet des rôles et responsabilités actuels en matière d’approvisionnement et de passation de marchés dans l’ensemble de l’organisation afin de s’assurer qu’ils sont clairement définis, actualisés dans la politique révisée et alignés sur les processus et systèmes en évolution pour faciliter la reddition de comptes, l’efficacité et l’efficience.

Impact — En examinant et en actualisant les rôles et les responsabilités, l’organisation peut favoriser un processus d’approvisionnement et de passation de marchés plus cohérent, plus efficace et plus responsable.

3.3 Formation et directives

Des directives et des formations sont disponibles pour les activités d’approvisionnement et de passation de marchés. La majorité des cours pertinents sont offerts par l’École de la fonction publique du Canada. Cependant, l’organisation n’a pas identifié des besoins particuliers en formation ou n’y a pas répondu pour améliorer les connaissances et les compétences globales de l’organisation, notamment des responsables fonctionnels, en matière d’approvisionnement et de passation de marchés. Les observations suivantes viennent à l’appui de cette constatation.

• L’organisation a élaboré une politique et un cadre pour les approvisionnements en 2023, lesquels ont été mis à jour en septembre 2024 pour tenir compte des nouvelles exigences en matière d’approvisionnement à l’échelle du gouvernement.
• L’équipe Contrats et approvisionnement a accès, par l’intermédiaire de l’École de la fonction publique du Canada, à une liste complète de formations obligatoires d’autres formations. Dans l’ensemble, les membres de l’équipe et leurs responsables discutent fréquemment de la formation afin de s’assurer qu’elle est suivie en temps voulu.

Il pourrait être possible de renforcer la formation et les directives relatives aux exigences et aux pratiques en matière d’approvisionnement et de gestion des marchés au BVG.

Les responsables fonctionnels ont indiqué que les directives et les ressources actuelles en matière de formation ne répondent pas à leurs besoins et ne leur permettent pas de s’acquitter de leurs responsabilités.

Recommandation 2 — Le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement, en collaboration avec la directrice, Perfectionnement professionnel, et d’autres parties intéressées, devrait élaborer des options en matière de formation, de directives et d’outils afin d’améliorer la connaissance du processus d’approvisionnement et de passation de marchés et les compétences connexes.

Impact — L’audit a mis en évidence des lacunes dans la compréhension des processus propres à l’organisation, ce qui entraîne des incohérences dans l’exécution efficace et efficiente des rôles et des responsabilités. L’élaboration de formations et de directives supplémentaires sur les processus d’approvisionnement et de passation de marchés pourrait produire de bons résultats, notamment une meilleure conformité aux exigences changeantes et une plus grande efficacité du processus grâce à une exécution efficace des rôles et des responsabilités. Dans l’ensemble, cela pourrait contribuer à accroître la maturité des activités d’approvisionnement de l’organisation et l’efficacité de l’exécution des différents rôles et responsabilités.

3.4 Entreprises autochtones et approvisionnements fédéraux

Dans l’ensemble, l’organisation a établi des mesures et des mécanismes clairs dans le cadre de son plan d’approvisionnement auprès d’entreprises autochtones afin de faciliter le respect de l’objectif annuel de 5 %. Cependant, il est possible d’améliorer la viabilité du plan. Les observations suivantes vont dans ce sens.

• Le 8 avril 2024, la vérificatrice générale a approuvé le plan d’approvisionnement du BVG visant à atteindre l’objectif minimum obligatoire de 5 % pour les exercices 2024‑2025 et 2025‑2026.
• L’organisation a commencé à suivre le nombre de contrats conclus avec des entreprises autochtones avant d’être tenue d’atteindre ou de dépasser l’objectif de 5 % au cours de l’exercice 2024‑2025.

Bien qu’il n’y ait pas de recommandations officielles, les possibilités recensées par l’audit comprennent les éléments suivants :

• Tenir compte des imprévus dans les plans — Cet ajustement permettrait d’accroître la viabilité du plan tout en tenant compte des imprévus et des impondérables.
• Sensibilisation et promotion des programmes — Cela encouragerait le partage des responsabilités avec les responsables fonctionnels pour utiliser les programmes réservés et les fournisseurs de services communs.
• Documenter les risques liés à la réalisation de l’objectif du plan — Le plan actuel ne tient pas compte des risques susceptibles de compromettre la capacité de l’organisation à atteindre ses objectifs à long terme.

3.5 Valeurs et éthique

Bien que le BVG ait mis en place des mécanismes pour que ses activités d’approvisionnement et de passation de marchés soient conformes aux valeurs et à l’éthique, il faut formaliser et documenter ces mécanismes afin d’en favoriser une compréhension commune. Voici nos observations à cet égard :

• Dans l’ensemble, les responsables fonctionnels ne comprennent pas bien les mécanismes et les processus permettant de résoudre les problèmes éthiques et les conflits dans le cadre du processus d’approvisionnement et de passation de marchés. Nous avons noté que la gestion des questions éthiques et des conflits d’intérêts au sein du BVG relève de la spécialiste interne en valeurs et éthique. Cela inclut les problèmes rencontrés dans la gestion des approvisionnements et des marchés. Si les membres du personnel ne savent pas comment résoudre les problèmes éthiques et les conflits, il faudra réviser la formation obligatoire sur les valeurs et l’éthique du BVG pour combler cette lacune.
• Malgré l’intégration d’éléments sur les valeurs et l’éthique, la communication des attentes à cet égard dans les documents contractuels manque de cohérence. L’équipe Contrats et approvisionnement a indiqué que les modèles étaient en cours de modernisation pendant la période visée par l’audit. Le cadre supérieur désigné a indiqué qu’il se peut que l’organisation ait utilisé divers modèles et que des efforts étaient en cours pour moderniser les modèles du BVG au cours de cette période et continuer à utiliser ceux de Services publics et Approvisionnement Canada à l’avenir, y compris les modèles modernisés qui renforcent l’obligation des fournisseurs de respecter nos valeurs et notre éthique.
• Plusieurs exemples montrent que les parties intéressées ont activement identifié et traité certains enjeux éthiques.
• Nous notons que la politique actualisée en matière d’approvisionnement, qui est entrée en vigueur à la fin de la période visée par notre audit, comporte de nouvelles exigences en matière de valeurs et d’éthique. Compte tenu du moment de son entrée en vigueur, nous n’avons pas pu évaluer l’efficacité globale de la mise en œuvre.

Recommandation 3 — Le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement devrait collaborer avec les parties intéressées au sein de l’organisation à la documentation officielle des mécanismes permettant de garantir que les valeurs et l’éthique sont prises en compte dans les processus d’approvisionnement et de passation de marchés, y compris les procédures de résolution des conflits au sein de l’organisation et avec les fournisseurs, et à la sensibilisation à ces mécanismes.

Impact — Le fait de veiller à ce que les parties intéressées aient accès à des documents officiels sur les mécanismes en place relatifs aux valeurs et à l’éthique pourrait améliorer la sensibilisation à l’éthique, la prise de décision responsable, la conformité et la culture d’intégrité au sein de l’organisation en ce qui concerne les activités d’approvisionnement.

3.6 Conformité

La Loi sur la gestion des finances publiques comprend certains articles qui s’appliquent aux activités d’approvisionnement de passation de marchés. L’audit a porté sur le respect des approbations des engagements (article 32), des opérations (article 41), des certifications (article 33), des paiements (article 34) et des communications proactives (alinéa 42(1) e)).

Dans l’ensemble, l’organisation respecte les articles pertinents de la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi que ses procédures internes. Les possibilités d’amélioration suivantes ont été relevées au cours de l’audit :

• Envisager d’améliorer les processus administratifs de suivi concernant les approbations au titre de l’article 32 dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau système de gestion financière.
• Étudier les possibilités de sensibiliser davantage les responsables fonctionnels aux exceptions contractuelles et à leurs responsabilités en matière de signalement des cas de non‑respect de la politique.
• Envisager de communiquer les rapports internes sur les exceptions aux comités internes, tels que le Comité des opérations du Bureau. Les exceptions contractuelles sont signalées dans le cadre du rapport trimestriel sur les approvisionnements présenté au Conseil de direction.
• Envisager de renforcer le suivi et la surveillance des délais de paiement des factures.

3.7 Optimisation des ressources

Dans le contexte des approvisionnements et des contrats fédéraux, l’optimisation des ressources est un sujet complexe qui englobe à la fois la stratégie d’approvisionnement et la sélection d’un entrepreneur, ainsi que la gestion des contrats et leurs résultats.

L’optimisation des ressources est étroitement liée à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, qui exige que les décisions en matière d’approvisionnement et de passation de marchés démontrent l’optimisation des ressources et la bonne intendance des fonds. L’optimisation des ressources est la prise en compte de l’équilibre approprié entre la réduction au minimum des coûts, l’obtention de résultats de qualité et l’optimisation des résultats escomptés. L’audit s’est concentré sur les mécanismes d’évaluation et de documentation de l’optimisation des ressources utilisés par le BVG afin de démontrer l’optimisation des ressources et la bonne intendance des fonds.

Dans l’ensemble, les activités d’approvisionnement et de passation de marchés de l’organisation sont guidées par les principes d’optimisation des ressources. Le BVG a mis en place des mécanismes pour démontrer l’optimisation des ressources dans son processus d’établissement des contrats. Toutefois, il est possible de clarifier les attentes du BVG en ce qui concerne la manière dont il démontre l’optimisation des ressources dans la gestion et la documentation des contrats.

Le BVG a mis en place des processus et des mécanismes pour démontrer l’optimisation des ressources lors de la sélection de la stratégie d’approvisionnement et d’un entrepreneur.

• Il existe des mécanismes permettant aux responsables fonctionnels d’identifier et de documenter les besoins opérationnels à satisfaire par des contrats de services.
• Les contrats qui ne font pas l’objet d’une soumission concurrentielle doivent être justifiés par une raison valable et documentée, conformément au Règlement sur les marchés de l’État.

Il est possible de soutenir une mise en œuvre plus efficace des responsabilités établies pour démontrer l’optimisation des ressources au cours de l’exécution du contrat et de sa clôture.

• Les responsables fonctionnels sont responsables de la gestion du contrat et du suivi de son exécution.
• Le Guide de gestion des contrats du BVG demande aux responsables fonctionnels de documenter les résultats et les avantages obtenus à la fin de leurs contrats, mais il ne l’exige pas.
• La Politique sur la gestion de l’approvisionnement du BVG ne prévoit pas de mécanismes de reddition de comptes pour la gestion des contrats et la démonstration de l’optimisation des ressources.

Nous avons noté que la politique du BVG mise à jour qui est entrée en vigueur en septembre 2024 comporte une nouvelle attente : « les responsables fonctionnels conserveront les documents démontrant que les résultats ou avantages escomptés de l’approvisionnement ont été atteints. Les documents seront placés dans le dossier de passation de marchés où ils seront conservés pour une période de six exercices suivant la fin de la durée de vie de l’actif important acquis ou la résiliation du contrat, selon la dernière de ces éventualités. »

Cette nouvelle exigence n’était pas en place au cours de la période d’audit. Toutefois, l’absence de processus et de directives clairs pour documenter et conserver les dossiers contractuels liés à la démonstration que les résultats ou avantages escomptés de l’approvisionnement ont été atteints constitue un risque pour le respect de la nouvelle exigence.

Recommandation 4 — Le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement devrait collaborer avec les parties intéressées à la formalisation d’un processus de cycle de vie permettant d’évaluer l’optimisation des ressources, notamment :

• en établissant des procédures claires;
• en fournissant des définitions claires, des outils et des directives pour identifier les résultats et les exigences;
• en évaluant les résultats et les leçons apprises dans le cadre de la clôture des contrats;
• en centralisant les dossiers contractuels pour veiller à ce que tous les documents pertinents soient facilement accessibles, organisés et à jour.

Impact — L’établissement d’une compréhension commune de l’optimisation des ressources dans le contexte de l’approvisionnement au BVG est une première étape importante dans la définition des attentes concernant la manière dont l’optimisation des ressources doit être démontrée et évaluée. Un processus plus solide d’évaluation de l’optimisation des ressources tout au long du cycle de vie des approvisionnements de l’organisation pourrait aider le BVG à renforcer la mise en œuvre et la démonstration des principes d’optimisation des ressources énoncés dans sa politique.

3.8 Évaluation du rendement des fournisseurs

Bien que certains responsables fonctionnels évaluent de manière informelle le rendement des fournisseurs, l’organisation n’évalue et ne documente pas officiellement le rendement des fournisseurs en vue d’un examen ultérieur. L’évaluation du rendement des fournisseurs dans le contexte des marchés publics est reconnue comme un concept complexe et délicat qui nécessite la prise en compte de nombreux facteurs. Il s’agit par exemple d’assurer une approche cohérente, de ne pas créer de parti pris dans la sélection des fournisseurs en raison de l’évaluation du rendement antérieur, et de tenir compte des obligations en matière de confidentialité commerciale et d’accès à l’information. Tel qu’il est indiqué dans la section portant sur les événements postérieurs à l’audit, il s’agit d’un secteur que le Comité d’audit a recommandé à l’organisation de surveiller.

4. Réponse de la direction et plan d’action

La direction a accepté les conclusions de l’audit et travaille à mettre les recommandations en application. Le Bureau de l’audit interne, du risque et de l’évaluation continuera de travailler avec la direction pour suivre de près la mise en œuvre des plans d’action de la direction et en rendre compte.

5. Annexe A — Méthode d’audit

5.1 Approche

L’équipe a utilisé une approche agile pour mener à bien cette mission. Cela a permis de collaborer en temps voulu avec la direction en ce qui concerne le travail et de communiquer les résultats de la mission au fur et à mesure de l’achèvement des travaux.

5.2 Secteurs d’examen et critères

Les critères et sous‑critères suivants ont permis de tirer une conclusion par rapport à l’objectif de notre audit pour chaque secteur d’intérêt et critère.

Pouvoirs

L’organisation connaît bien ses pouvoirs relatifs aux activités d’approvisionnement et de passation de marchés.

Rôles et responsabilités

Des rôles et des responsabilités clairs en matière d’approvisionnement et de passation de marchés ont été établis et communiqués au sein de l’organisation.

Formation et directives

L’organisation a déterminé les besoins de formation et de directives en matière d’approvisionnement et de passation de marchés et a pris des mesures pour y répondre afin de soutenir la mise en œuvre des rôles et responsabilités à cet égard.

Entreprises autochtones et approvisionnements fédéraux

L’organisation a pris des mesures pour mettre en œuvre son plan d’approvisionnement auprès d’entreprises autochtones.

Conformité

L’organisation a mené ses activités d’approvisionnement et de passation de marchés conformément à l’ensemble des politiques et procédures internes.

Valeurs et éthique

Des mécanismes sont en place pour garantir que les activités d’approvisionnement et de passation de marchés sont menées en tenant compte des éléments suivants :

• l’intégrité du processus d’approvisionnement et de passation de marchés;
• la résolution des conflits au sein de l’organisation et avec les fournisseurs;
• les conflits d’intérêts;
• le favoritisme dans la sélection et l’utilisation des fournisseurs.

Optimisation des ressources

L’organisation a déterminé et documenté les besoins opérationnels à satisfaire.

L’organisation a démontré que les contrats mis en place étaient l’outil approprié nécessaire pour répondre aux besoins opérationnels.

Les contrats attribués ont clairement communiqué les résultats et livrables contractuels prévus.

L’organisation a effectué un suivi adéquat au cours de la phase contractuelle pour assurer une optimisation des ressources.

L’organisation a évalué si les biens ou les services fournis ont été utilisés pour produire les résultats escomptés et optimiser les ressources.

Évaluation du rendement des fournisseurs

L’organisation a évalué et documenté les renseignements relatifs au rendement des fournisseurs en vue d’un examen ultérieur.

Sources des critères

• Loi sur le vérificateur général
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Règlement sur les marchés de l’État
• Politique sur la planification et la gestion des investissements (2022)
• Conseil du Trésor, Directive sur la gestion de l’approvisionnement (2023)
• BVG, Politique sur la gestion de l’approvisionnement (2023)
• BVG, Cadre de gestion de l’approvisionnement (2023)
• Conseil du Trésor, Directive sur les conflits d’intérêts (2020)
• Conseil du Trésor, Code de valeurs et d’éthique du secteur public
• BVG, Code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle

L’équipe d’audit a utilisé des documents supplémentaires pour établir d’autres facteurs, pratiques exemplaires ou exigences qui ne s’appliquent pas au BVG, pour étayer les recommandations adressées à la direction ou pour éclairer la direction lors de ses discussions avec l’équipe d’audit. Par exemple, l’équipe d’audit a examiné la Politique de gestion du rendement des fournisseurs de Services publics et Approvisionnement Canada, qui est entrée en vigueur le 1er août 2023.

5.3 Méthode

La méthode utilisée pour cet audit a consisté à mettre en œuvre diverses procédures pour atteindre l’objectif de la mission. Ces procédures comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

1. Examen des documents législatifs, politiques et opérationnels;
2. Explications des processus du BVG, du système financier et des données contractuelles;
3. Analyse des données — Nous avons obtenu et examiné les données relatives à tous les contrats qui ont été exécutés, modifiés ou pour lesquels des dépenses ont été engagées au cours des exercices 2022‑2023 et 2023‑2024. Nous avons également obtenu et examiné les données relatives aux factures pour la même période;
4. Entrevues avec les parties intéressées, notamment les vérificatrices générales adjointes et vérificateurs généraux adjoints, les directrices principales et directeurs principaux, les directrices et directeurs, et l’équipe Contrats et approvisionnement;
5. Sélection d’un échantillon raisonné et non représentatif de contrats pour les travaux d’audit;
   • Les contrats échantillonnés ont été utilisés pour des travaux dans les secteurs suivants :
     • tests de conformité;
     • examen des contrats pour vérifier s’ils contiennent des dispositions relatives aux valeurs et à l’éthique;
     • examen des dossiers, y compris examen des énoncés des travaux et documentation pour l’optimisation des ressources.
6. La stratégie d’échantillonnage des contrats a pris en compte ce qui suit :
   • tous les groupes au Bureau;
   • les contrats de biens et de services;
   • les mécanismes d’approvisionnement utilisés, y compris les méthodes d’attribution et de sollicitation;
   • les différentes valeurs des contrats, en privilégiant les valeurs les plus élevées, y compris celles des contrats dont la modification a fait augmenter la valeur de manière significative.
7. Les 30 dossiers échantillonnés représentaient 5 % du nombre total de contrats en vigueur et 32 % de la valeur totale des contrats visés par l’audit :
   • 78 % des 30 contrats concernaient des services et 22 % des biens;
   • 48 % étaient des contrats concurrentiels et 52 % des contrats non concurrentiels.
8. Sélection de factures pour les 30 contrats échantillonnés (en moyenne, deux factures ont été sélectionnées par contrat lorsque plus d’une facture avait été payée au cours de la période visée par l’audit; les tests clés comprenaient l’examen de documents pour vérifier la conformité avec les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
9. Des questionnaires sur les rôles et les responsabilités, la formation et les directives, les valeurs et l’éthique, l’optimisation des ressources et l’efficience ont été distribués à différents groupes afin d’obtenir leur point de vue :
   • Nous avons invité les gestionnaires des 30 contrats échantillonnés à y répondre et reçu des réponses pour 97 % des contrats (29 sur 30).
   • Nous avons invité’ l’équipe Contrats et approvisionnement à y répondre et reçu des réponses de 80 % de ses membres (8 sur 10).
10. L’équipe d’audit interne a conçu un sondage en consultation avec l’équipe Analyse des données et des méthodes de recherche de BVG afin d’évaluer dans quelle mesure les responsables fonctionnels étaient d’accord ou non avec certaines déclarations liées aux secteurs d’intérêt (rôles et responsabilités, formation et directives, valeurs et éthique, optimisation des ressources et efficience). Pour déterminer les destinataires du sondage, l’équipe d’audit interne a demandé à chaque groupe de fournir une liste de membres du personnel ayant une grande expérience du processus d’approvisionnement et de passation de marchés du BVG. Il n’y avait pas de limite au nombre de noms que chaque groupe pouvait proposer. À l’aide des renseignements fournis, 45 personnes identifiées comme connaissant bien le processus d’approvisionnement ont été invitées à répondre au questionnaire et 84 % d’entre elles (38 sur 45) l’ont fait.
11. Utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour examiner, résumer et analyser les rapports publics relatifs à l’approvisionnement et à la passation de marchés, et examen des résultats de l’IA par une auditrice expérimentée ou un auditeur expérimenté qui a exercé son jugement professionnel à cet égard;
12. Comparaison des constatations de l’audit avec les constatations d’autres rapports publics, y compris les audits internes d’autres organisations.