Les Fondements - Obligation d'adaptation : rôles et responsabilités

Gestionnaires

Il incombe aux gestionnaires d'informer les employés sur les soutiens en matière de diversité et de différences dans le milieu de travail. Les gestionnaires doivent informer les employés de l'obligation d'adaptation et des procédures pour obtenir des mesures d'adaptation, ainsi que la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées de la fonction publique fédérale du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. En outre, ils doivent rendre disponibles les ressources nécessaires à la mise en œuvre de la politique.

Les gestionnaires ont la responsabilité de créer et de maintenir un milieu de travail inclusif, exempt d'obstacle et accessible, au sein duquel chaque employé peut faire une contribution optimale, et ils doivent prendre des mesures  pour éliminer tout obstacle qui pourrait empêcher l'employé de faire cette contribution. S'il est impossible de supprimer les obstacles, les gestionnaires doivent prendre des mesures d'adaptation pour chaque employé jusqu'à la limite de la contrainte excessive.

Dans certains cas, un gestionnaire pourrait devoir offrir une mesure d'adaptation à un employé même si l'employé ne l'a pas demandée. Les employeurs sont tenus de discuter des mesures d'adaptation lorsqu'ils savent qu'un employé peut avoir un besoin qu'il n'est pas capable d'exprimer. De telles situations doivent être gérées avec la plus grande considération à l'égard de la protection des renseignements personnels et de la dignité de l'employé, et le gestionnaire peut souhaiter obtenir un avis confidentiel et spécialisé du ministère ou de l'organisme avant d'intervenir. La procédure amorcée sur les mesures d'adaptation serait poursuivie uniquement avec le consentement de l'employé.

Un tiers (par ex., syndicat, membre de la famille ou collègue) peut également demander une mesure d'adaptation au nom d'un employé. Un gestionnaire de l'incapacité, un coordonnateur du retour au travail ou un conseiller d'une commission des accidents du travail peut aussi le faire.

Les gestionnaires ne doivent par déterminer qu'une exigence est une exigence professionnelle justifiée sans avoir consulté le service des relations de travail. Ces décisions doivent tenir compte de nombreux facteurs, notamment des conventions collectives, du droit du travail et de la  Loi canadienne sur les droits de la personne.

Employés

Tout employé a le droit de bénéficier d'une mesure d'adaptation aux termes de la loi. Toutefois, il a la responsabilité d'informer son gestionnaire immédiat de la nature de ses besoins ou de la demande et de coopérer pleinement à la recherche d'une solution réalisable. La question peut être mieux gérée si l'employé participe pleinement à la détermination des besoins et, si c'est possible, à l'examen des solutions de rechange et des moyens envisageables. On s'attend à ce que les employés soient ouverts aux autres suggestions qui répondent à leurs besoins et fassent preuve de souplesse lorsqu'on examine les propositions qui y répondent efficacement. L'adaptation est une question complexe. Les employés ne sont pas toujours au courant des solutions de rechange qui existent, et ce n'est pas à eux seuls de chercher et de proposer des solutions.

Il incombe à l'employé d'informer son gestionnaire immédiat lorsqu'il faut apporter des modifications à la mesure d'adaptation fournie ou lorsque la mesure n'est plus nécessaire.

Ressources humaines

Les conseillers en ressources humaines ou les membres de l'unité des relations de travail d'un ministère ou d'un organisme sont chargés de rappeler aux gestionnaires, aux employés et aux candidats : 

• les politiques et les procédures à suivre pour obtenir des mesures d'adaptation;
• la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées de la fonction publique fédérale du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
• Ils doivent également fournir et aider les gestionnaires et les employés à mettre en œuvre la politique et la procédure connexe.

Syndicats

Le droit de l'employé à la confidentialité doit être systématiquement respecté.

Les représentants syndicaux jouent souvent un rôle de facilitateur et de conseiller concernant les mesures d'adaptation pour les employés. L'employé peut, s'il y a lieu, exiger qu'un représentant syndical lui vienne en aide ou lui donne des conseils concernant sa demande de mesures d'adaptation. Les représentants syndicaux ont l'obligation de coopérer à la recherche de mesures d'adaptation raisonnables.

Lorsqu'une convention collective comporte des dispositions visant l'adaptation, le ministère ou l'organisme, avec le consentement de l'employé, travaille avec le syndicat et l'employé pour déterminer quelles sont les meilleures mesures d'adaptation possible.

Lorsqu'un employé les informe qu'il a besoin d'une mesure d'adaptation au travail, les représentants syndicaux devraient en informer le gestionnaire immédiat de l'employé. Ils peuvent également continuer à participer au processus si l'employé le demande.

Commission de la fonction publique du Canada

La politique du Conseil du Trésor et de la Commission de la fonction publique du Canada vise à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et exempt d'obstacles au sein de la fonction publique fédérale afin d'assurer la pleine participation des personnes handicapées. Cette politique doit être mise en œuvre comme suit :

• cerner et supprimer les obstacles à l'emploi, au perfectionnement professionnel et à la promotion des personnes handicapées, sauf si cela devait entraîner une contrainte excessive;
• concevoir tous les systèmes, les processus et les installations liés à l'emploi afin qu'ils soient accessibles, en intégrant l'adaptation aux normes, aux systèmes, aux processus et aux installations du milieu de travail;
• prendre des mesures d'adaptation individuelles si les obstacles ne peuvent être supprimés.