Mes dossiers sont-ils à jour dans l’EPC?

Le 26 septembre 2022 - Nouvelles de la Défense

Légende

Deux membres des FAC sont assis à un bureau et examinent des documents de l’EPC.

Vous qui êtes membres des Forces armées canadiennes (FAC) ou superviseurs de membres des FAC au sein de l’Équipe de la Défense, est-ce que vous ressentez de l’anxiété ou commencez à paniquer quand vous entendez « EPC » (ou « PaCE »), parce que vous n’êtes pas encore à l’aise dans le nouveau système d’Évaluation de la performance et des compétences (EPC) des membres des FAC?

Premièrement, ne vous stressez pas, parce que c’est un sentiment naturel pendant l’année de mise en œuvre d’un nouveau système, et vous n’êtes pas seuls. Deuxièmement, n’oubliez pas que vous pouvez faire disparaître cette anxiété en vous familiarisant avec la nouvelle plateforme et en augmentant ainsi votre niveau de confiance. Même si vous avez pu mettre « me rattraper dans l’EPC » au bas de votre liste de choses à faire au cours de la dernière année, le SEPFC est maintenant disparu, et il n’est vraiment plus possible de remettre à plus tard. C’est le moment de reprendre le contrôle de la situation.

Rappelez-vous que le cycle d’évaluation du rendement des FAC couvre une année complète qui commence le 1er avril et se termine le 31 mars. L’EPC comprend quatre parties :

1. La description de travail;
2. Le profil d’ambition du militaire (PAM);
3. Les notes de rétroaction (continues);
4. Un rapport d’évaluation du rendement (RER).

Faisons le point. Maintenant que la période active des affectations et les vacances estivales sont passées, en tant que membres des FAC ou superviseurs de membres des FAC, que devriez-vous avoir fait dans l’EPC jusqu’à maintenant? Et que devriez-vous faire en ce moment?

Commençons par quelque chose de facile : toutes les communications écrites de l’EPC se font par l’entremise de Monitor SSAM. Si vous n’avez pas de profil et de données d’ouverture de session, veillez à en obtenir sans tarder et à vous familiariser avec le système.

Ensuite, si vous n’avez suivi aucune formation sur l’EPC, demandez à votre chaîne de commandement quels sont les cours à suivre sur le RAD 3.0 en fonction des rôles qui doivent vous être assignés dans l’EPC, et commencez la formation immédiatement.

Vous, les membres des FAC, si vous ne l’avez pas encore fait, examinez votre description de travail et établissez ou revoyez votre PAM, y compris votre option d’abstention. Préparez-vous pour votre entrevue avec votre superviseur sur le PAM et la description de travail. Si vous avez déjà suivi ces étapes, n’oubliez pas de rédiger régulièrement vos propres notes de rétroaction dans lesquelles vous devez résumer les principales tâches que vous avez accomplies et leurs résultats (rappelez-vous que les détails sur vos tâches secondaires se trouvent dans les notes de rétroaction et non dans votre description de travail). Vous devez rédiger des notes de rétroaction pendant toute l’année pour vous assurer que vos superviseurs sont au courant de tout le bon travail que vous effectuez. Faites-vous un devoir de produire des notes de rétroaction tous les mois, ou trouvez un rythme un peu différent qui fonctionne bien pour vous et votre superviseur. Familiarisez-vous continuellement avec les compétences et les indicateurs de comportement (IC) propres à votre grade pour développer et adapter vos pratiques professionnelles afin de les atteindre. Et n’oubliez pas que pour rester sur la bonne voie, cela aide toujours de trouver des mentors solides.

Vous, les superviseurs, si ce n’est pas déjà fait, assignez-vous en tant que superviseurs de vos militaires dans l’EPC, et examinez leur PAM. Établissez ou revoyez et validez les descriptions de travail avec vos militaires, et gardez à l’esprit que seuls les superviseurs peuvent finaliser officiellement la description de travail. Si ce n’est pas déjà fait, préparez-vous à tenir une rencontre sur le PAM et la description de travail avec vos militaires, tenez la rencontre et documentez cette séance à l’aide des notes de rétroaction (voir les exemples dans le centre de connaissances sur l’EPC dans MS Teams, Canal 06 Wiki, en utilisant le lien ci-dessous). Il s’agit de bien comprendre les objectifs de carrière et de favoriser les conditions qui assureront le soutien de la chaîne de commandement. Entamez des discussions avec votre chaîne de commandement ainsi qu’avec le gestionnaire des carrières et l’officier de sélection du personnel de la base de vos militaires au besoin pour déterminer ce que sera ce soutien.

N’oubliez pas de parler de l’option d’abstention avec les membres des FAC que vous supervisez lorsque vous discutez de leur PAM. Pour que les membres des FAC prennent une décision éclairée au sujet de l’option d’abstention, il est important que le superviseur et le membre des FAC comprennent qu’un RER sera toujours produit pour évaluer le rendement, mais que le dossier ne sera pas pris en considération pour l’évaluation du potentiel. Appuyez le perfectionnement professionnel de vos militaires en créant régulièrement des notes de rétroaction à leur intention, qu’il s’agisse de commentaires positifs ou de commentaires visant à suggérer des corrections ou à favoriser le perfectionnement. Accusez réception des notes de rétroaction qu’ils vous présentent, et réagissez-y. Sachez qu’une rétroaction régulière constitue un outil puissant pour guider les comportements, pour remonter le moral ainsi que pour accroître la motivation et le rendement.

Enfin, pour les superviseurs, le 30 juin était l’échéance pour le compte rendu sur les notes de rétroaction du premier trimestre, et le 30 septembre est la date limite proposée pour tenir la rencontre de compte rendu sur les notes de rétroaction du deuxième trimestre. Cela signifie que plusieurs notes de rétroaction devront avoir été rédigées avant cette date pour qu’il y ait dans le système du contenu à discuter.

Le PAM, la description de travail et les notes de rétroaction constituent des éléments cruciaux de la boucle de rétroaction continue qui est au cœur de l’EPC, et les rencontres trimestrielles s’appuieront sur ces éléments au cours de l’année. Évidemment, tout cela culmine dans la rédaction du RER. Et tous les éléments de l’EPC contribuent à façonner l’avancement professionnel de chaque membre des FAC.

Intégrez l’EPC à votre routine maintenant pour vous assurer de respecter les échéances du troisième trimestre (rencontre de la mi-décembre) et du quatrième trimestre (rencontre de la fin mars). Vous voulez éviter d’accumuler tellement de retard que vous ne pourrez pas le rattraper, ce qui serait désavantageux autant pour vous que pour vos subordonnés des FAC.

Soyez à l’affût des prochains articles qui seront publiés au cours de l’automne pour explorer davantage certains aspects plus subtils de l’EPC (p. ex., Qu’en est-il si une de mes militaires en déploiement relève d’un autre superviseur?). Rappelez-vous qu’il y a des ressources à votre disposition : Évaluation de la performance et des compétences (EPC) (forces.gc.ca), le centre de connaissances sur l’EPC dans MS Teams (mot de passe : dkam7a7), et enfin, les directives sur l’EPC de votre N1 qui sont propres à votre organisation.

Tenez-vous à jour dans l’EPC pour cultiver l’attitude et les compétences nouvelles qui sont nécessaires pour moderniser l’évaluation du rendement de tous les membres des FAC.