Rappel sur l’EPC : Consigner le rendement de membres des FAC en déploiement

Le 31 octobre 2022 – Nouvelles de la Défense

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Votre rappel EPC

Est-ce que vous ou un de vos subordonnés militaires êtes en déploiement dans une opération nationale ou expéditionnaire? Vous ne connaissez peut-être pas très bien la façon de suivre le rendement du personnel militaire en déploiement dans le système d’Évaluation de la performance et des compétences (EPC), particulièrement lorsqu’il y a un accès limité au RED ou à Gestion SSAM dans les théâtres d’opérations. Il est également possible que vous ne soyez pas encore confortable avec la façon d’évaluer la performance avec ÉPC en théâtre d’opérations.

Afin que vous vous acquittiez bien des fonctions de l’EPC dont vous êtres responsables, comme militaires déployés ou comme superviseurs de militaires déployés, il est important de signaler quelques points. Premièrement, l’ancien rapport d’évaluation du rendement (RER) dans le théâtre du SEPFC pour le personnel déployé ne sera plus utilisé et n’a pas été transformé pour être utilisé dans l’EPC. Deuxièmement, un nouveau type de note de rétroaction pour les opérations a été élaboré pour remplacer le RER dans le théâtre, ainsi que des sous-types pour les opérations nationales et expéditionnaires.

Peu importe le genre d’opération, le processus de rétroaction de l’EPC pour les membres des FAC doit suivre la séquence décrite pour le cycle annuel. Cela veut dire que les membres sont informés des attentes et reçoivent de la rétroaction (positive et aux fins de perfectionnement) sur ce qu’ils font et sur leur rendement.

Revoyons les pratiques recommandées pour nous assurer que le processus soit suivi : avant le déploiement d’un membre des FAC, son superviseur au sein de son unité d’appartenance devrait rédiger des notes de rétroaction sommaires pour rendre compte de son rendement avant le départ en déploiement. Les superviseurs doivent aussi planifier et tenir une rencontre de compte rendu sur les notes de rétroaction avec le membre des FAC pour en discuter avant le départ en déploiement (consultez le modèle de l’examen trimestriel dans les ressources de l’EPC). Lorsqu’un militaire arrive dans son unité déployée (unité d’emploi), le nouveau superviseur qui convient doit lui être assigné. Tout au long du déploiement, le rendement doit faire l’objet d’un suivi régulier à l’aide du processus de notes de rétroaction de l’EPC. Il incombe au superviseur de l’unité d’emploi de faire un premier examen de la description de travail et de le consigner en utilisant le type de notes de rétroaction pour les opérations et le sous-type pertinent. Ces notes de rétroaction et la rencontre sont cruciales en prévision du rapport d’évaluation du rendement (RER) annuel qui suivra; on doit y inclure la portée des fonctions, les tâches, les responsabilités et d’autres attentes ou renseignements importants propres à la mission ou au théâtre. Par la suite, suivant le processus d’examen trimestriel à l’aide des notes de rétroaction, il faut préparer des notes de rétroaction sommaires périodiques et tenir la rencontre de compte rendu connexe. Toutes les notes de rétroaction pour les opérations et sur le rendement du militaire doivent être prises en compte pour chaque période de déploiement de trois mois. Enfin, vers la fin du déploiement, il faut rédiger une note de rétroaction pour les opérations sommaire finale et tenir une dernière rencontre de rétroaction.

Lorsque les unités et le personnel déployés n’ont pas accès au RED et à Gestion SSAM, ils peuvent utiliser les formulaires intelligents de l’EPC qui sont mis à jour régulièrement dans le Répertoire des formulaires de la Défense. Les formulaires peuvent être téléchargés à partir d’un ordinateur du RED et envoyés par courriel aux membres des FAC ou aux superviseurs. Il incombe au gestionnaire de l’EPC de l’unité déployée de veiller à ce que les superviseurs et les militaires aient accès à la version la plus récente des formulaires intelligents. Les militaires peuvent utiliser les formulaires intelligents appropriés pour rédiger une note de rétroaction et mettre à jour leur profil d’ambition du militaire (PAM), tandis que les superviseurs peuvent s’en servir pour créer les descriptions de travail de membres des FAC, rédiger des notes de rétroaction (y compris les notes de rétroaction pour les opérations) et, dans certaines circonstances (voir les directives du COIC sur l’EPC), pour rédiger le RER annuel de militaires. Lorsqu’on utilise un formulaire intelligent, il est crucial de s’assurer qu’un code QR est généré en cliquant sur le bouton « code QR » au bas du formulaire avant de l’imprimer aux fins de signature manuscrite ou d’enregistrer le document signé électroniquement (s’il est possible d’utiliser l’ICP).

En résumé : il est crucial de suivre et de consigner le rendement des membres pendant leur déploiement et de leur donner de la rétroaction tout au long de la période de référence. L’EPC offre une certaine flexibilité, avec la possibilité d’utiliser ses modèles électroniques internes ou les formulaires intelligents équivalents, lorsqu’on n’a pas accès à Gestion SSAM. Cela aide à faire en sorte que les membres soient en voie de satisfaire aux attentes. De plus, ces notes de rétroaction seront utilisées par les superviseurs désignés au moment de rédiger le Rapport d’évaluation du rendement annuel des militaires.

Pour en savoir plus sur l’EPC, n’oubliez pas de consulter ces ressources : Évaluation de la performance et des compétences (EPC), le centre de connaissances sur l’EPC dans MS Teams (vous quittez le site Web du Gouvernement du Canada) (mot de passe : dkam7a7), ainsi que les directives de vos N1 sur l’EPC, qui sont particulièrement adaptées à votre organisation.