Passeport de l'étudiant du MDN

Lire et remplir tous les formulaires fournis par votre gestionnaire ou les Ressources humaines (RH)

• Assurez-vous d’avoir signé et remis à votre gestionnaire et/ou aux RH tous les papiers nécessaires.

S’inscrire au cours d’orientation du MDN destiné aux nouveaux étudiants

• L’équipe nationale d’accueil et d’intégration des civils (ENAIC) vous enverra un courriel vous invitant à participer au cours d’orientation du MDN destiné aux nouveaux étudiants. Si vous ne recevez pas de courriel dans les cinq (5) jours suivant votre date de début prévue, communiquez avec l’ENAIC dès que possible.

Examiner les outils d’accueil et d’intégration des étudiants du MDN

• Examinez les outils et ressources d’accueil et d’intégration des étudiants qui se trouvent sur :
  • Site Web du Programme d’intégration du MDN (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale);
  • Site Web des Ressources humaines civiles;
  • Application HR Go RH téléchargeable gratuitement (sur iOS et sur Android) à partir d’un appareil personnel.
• Prenez le temps de lire toutes les ressources relatives à l’accueil et à l’intégration des étudiants et aux ressources humaines qui ont été conçues pour vous aider dans votre nouveau rôle.

Envoyer un courriel à votre nouveau gestionnaire

• Si votre gestionnaire ne vous a pas contacté(e) depuis votre embauche initiale, communiquez avec lui pour confirmer votre date de début et pour confirmer les renseignements suivants pour votre première journée (selon que vous travaillez sur place ou à distance) :
  • ce que vous devrez apporter/envoyer;
  • qui vous rencontrerez, et où;
  • heure de la rencontre;
  • lieu de la rencontre et moyen de communication;
  • possibilités de transport et de stationnement (si vous travaillez sur place);
  • si vous avez besoin d’aménagements particuliers (p. ex., accès facile à un poste de travail, équipement informatique particulier, accès facile aux sorties et aux toilettes).
• Renseignez-vous au sujet du code vestimentaire, de la langue de travail (y compris le nom de votre unité de travail) et des autres attentes culturelles en milieu de travail.
• Demandez si un partenaire homologue a été désigné afin de vous aider. Un partenaire homologue est un collègue qui vous aidera à vous intégrer au MDN. Si un partenaire homologue a été désigné, votre gestionnaire établira la relation par courriel.
• Demeurez en contact avec votre gestionnaire et votre partenaire homologue, surtout si une longue période s’écoule entre l’offre d’emploi et votre date de début.

Se préparer à sa première journée de travail

• Le premier jour, vous examinerez avec votre gestionnaire votre lettre d’offre (LO) et les autres documents des RH. Préparez les questions que vous souhaitez lui poser.
• Au moment de récupérer votre matériel informatique et votre laissez-passer, assurez-vous d’apporter une pièce d’identité avec photo valide délivrée par le gouvernement (p. ex., permis de conduire ou passeport). Vous pourrez ainsi obtenir un laissez-passer temporaire, une copie signée de votre LO et tout autre renseignement demandé par votre gestionnaire.

Rencontrer son gestionnaire

• Si vous travaillez sur place :
  • Rencontrez votre gestionnaire ou votre partenaire homologue à un endroit convenu pour la première inscription et l’obtention d’un laissez-passer temporaire.
  • Avec votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue), rencontrez le surveillant de la sécurité de l’unité (SSU) et l’officier de la sécurité des systèmes d’information (OSSI) de votre organisation afin de remplir le formulaire d’identification et d’obtention de laissez-passer du MDN et de recevoir tous les renseignements de sécurité nécessaires.
  • Rappel : Si votre édifice exige un laissez-passer, celui-ci doit être porté et être visible en tout temps lorsque vous vous trouvez dans les locaux du MDN. Il incombe à l’employé de savoir quand renouveler son autorisation de sécurité (six mois avant la date d’expiration) et son laissez-passer (environ un mois avant la date d’expiration). Pour obtenir plus d’information, communiquez avec l’équipe de SSU de votre unité locale ou votre gestionnaire.
  • Fournissez à votre gestionnaire le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence et son numéro de téléphone.
• Si vous travaillez à distance :
  • Rencontrez votre gestionnaire au moyen d’un outil de conférence virtuelle approuvé.
  • Discutez des outils de collaboration virtuelle qui seront utilisés pendant votre stage.
  • Déterminez qui vous rencontrerez, à quel moment et à quel endroit, pour récupérer les outils, les ressources, le matériel informatique et votre laissez-passer (au besoin). Si vous rencontrez votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) la première journée ou à une date ultérieure, suivez les points « travailler sur place » mentionnés ci-dessus.

Examiner avec son gestionnaire les documents des RH, les outils d’accueil et d’intégration et la formation

• Si vous travaillez sur place et à distance :
  • Prenez le temps d’examiner votre LO, votre description de travail, vos principales fonctions et les attentes initiales de votre emploi. Remarque : Les étudiants sont payés conformément aux Conditions d’emploi pour les étudiants. Le salaire est versé toutes les deux semaines, le mercredi. Vous pouvez vous attendre à être payé quatre semaines après le début de votre expérience de travail (car nous sommes payés à terme échu).
  • Signez le Formulaire sur le serment et l’affirmation solennelle (seulement pour les nouveaux employés embauchés à l’extérieur de la fonction publique [lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement]), et remettez-le à votre agent de dotation.
  • Confirmez vos heures de travail, vos tâches, les pauses, les rapports sur les congés, la langue de travail et la désignation linguistique de votre unité.
  • Discutez de la gestion élémentaire de la sécurité et de l’information (la protection des objets personnels, le verrouillage de l’ordinateur, l’utilisation des appareils et des logiciels personnels).
  • Examinez ensemble le présent document et confirmez que vous êtes au courant de vos responsabilités relatives à l’accueil et à l’intégration.
  • Passez en revue la Liste de formation pour les étudiants et discutez de toute formation supplémentaire que vous devriez suivre.
  • Faites un suivi des questions que vous avez sur les RH ou les programmes et politiques au sujet desquels vous avez lu. Votre gestionnaire pourra vous mettre en relation avec la personne-ressource appropriée.
• Si vous travaillez à distance :
  • Passez en revue la Liste de vérification pour poste de travail à domicile. Si vous vous blessez en télétravaillant, signalez-le immédiatement à votre gestionnaire.

Organiser son espace de travail et visiter le bureau

• Si vous travaillez sur place :
  • Vérifiez si votre poste de travail fonctionne et si les mesures d’adaptation ont été appliquées.
  • Assurez-vous d’avoir reçu toute clé d’immeuble ou de classeur et/ou toute combinaison de coffre-fort nécessaire(s).
  • Demandez s’il y a des personnes souffrant d’allergies ou de sensibilité aux parfums au sein de votre unité.
  • Demandez à faire une visite du bureau. Pendant la visite, assurez-vous de vous arrêter au poste de premiers soins ainsi que dans la salle de fournitures, afin de prendre tout le matériel de bureau nécessaire.
  • Discutez de santé et sécurité (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) avec votre gestionnaire et passez en revue les exigences relatives aux politiques du programme de sécurité général, à la formation et à la prévention des risques au MDN.
• Si vous travaillez à distance :
  • Une fois que vous avec récupéré votre matériel informatique, vérifiez si votre poste de travail fonctionne et si les mesures d’adaptation ont été appliquées.
  • Vérifiez si vous avez les outils, les ressources et le matériel informatique nécessaires pour faire votre travail.

Demander les renseignements relatifs au compte informatique

• Nom d’utilisateur et mot de passe pour le RED : Demandez à votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) vos renseignements de connexion pour le RED. Avec son aide, assurez-vous que vous êtes en mesure de vous connecter au RED et d’accéder aux lecteurs partagés requis, aux plateformes de GI, et à tout autre logiciel d’exploitation pertinent. Si un problème survient, soumettez un ticket par l’entremise de votre service de TI local. Centre de services ou AssystNET (lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement).
• Identifiants de connexion pour l’accès à O365 de la Défense : Votre représentant de O365 de la Défense de votre organisation de niveau 1 (N1) communiquera directement avec vous par courriel pour vous donner les directives et vos identifiants de connexion. Ces identifiants de connexion sont pour votre compte de O365 de la Défense de Microsoft seulement. Si vous n’avez pas reçu cette information, communiquez avec votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue). Vous pouvez également joindre le service d’assistance ou envoyer un ticket via AssystNET (accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement).
• Si vous travaillez sur place, assurez-vous que vous êtes en mesure de vous connecter à l’imprimante de votre organisation. Si un problème survient, soumettez un ticket via AssystNET (accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement).

Se familiariser avec les documents de référence et de soutien du MDN

• Votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) vous fournira les documents de référence nécessaires (p. ex., listes du personnel, organigrammes, etc.) pour vous aider à commencer.
• Pour vous aider à préparer vos futurs messages d’absence du bureau (par courriel), consultez le gabarit bilingue des messages d’absence du bureau.
• La Norme sur la gestion du courriel exige que votre bloc-signature soit dans les deux langues officielles, peu importe où vous travaillez au Canada. Consultez l’Annexe E : Blocs-signatures du courriel ou demandez à votre gestionnaire de vous fournir des exemples conformes pour vous aider à créer votre bloc-signature de courriel.

Configurer ses comptes de formation personnelle et de réseautage

• Voici ce que vous devrez faire :
  • Compte GCcampus à l’École de la fonction publique du Canada (EPFC) : Une fois que vous avez créé votre compte, il peut falloir jusqu’à 48 heures avant qu’il soit activé. Si vous éprouvez des problèmes avec l’auto-inscription, veuillez envoyer un courriel à l’adresse csps.registrar-registraire.efpc@canada.ca.
  • Compte du Réseau d’apprentissage de la Défense (RAD) : Un compte sera automatiquement créé pour vous. Cela peut prendre jusqu’à 2 semaines après votre date de début avant que votre compte soit créé. Si vous n’avez pas reçu de courriel automatisé comportant les directives de connexion après ce délai, veuillez envoyer un courriel au Bureau d’aide du RAD, en indiquant votre nom et votre code d’identification de dossier personnel (CIDP). Remarque : Si vous êtes un employé muté d’un autre ministère, veuillez consulter la page intranet Accès au RAD pour obtenir les directives sur la manière de demander la création manuelle d’un compte (lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement).
  • Compte GCconnex : Plateforme de réseautage professionnel du gouvernement du Canada. Ce compte est créé lors de l’inscription.
  • Compte GCpédia : Outil de partage qui donne accès à de l’information d’experts en la matière de tous les ministères. Ce compte est créé lors de l’inscription.
  • Compte GCDocs : Votre gestionnaire doit demander un compte GCdocs pour vous par l’entremise de l’administrateur de l’information (AI) de votre organisation. Remarque : Cela doit être effectué seulement si votre unité utilise GCdocs.

Se familiariser avec son environnement de travail et ses collègues

• À titre facultatif, remplissez la fiche d’information pour les nouveaux étudiants (annexe A) pour vous aider à retrouver toute nouvelle personne-ressource au Ministère.

Se familiariser avec la structure de son unité de niveau 1 (N1) au sein du MDN

• Lisez à propos de l’Équipe de la Défense et de ses organisations (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale).
• Lisez à propos du mandat de l’Équipe de la Défense et des priorités organisationnelles en consultant la page À propos de nous.
• Apprenez-en plus sur l’histoire, les insignes et les grades militaires des Forces armées canadiennes (FAC).
• Au besoin, renseignez-vous auprès de vos collègues, de votre gestionnaire ou de votre partenaire homologue au sujet de la terminologie organisationnelle et de la place de votre unité dans la structure du MDN (p. ex., nom de votre organisation de niveau 1, de niveau 2 ou de niveau 3) et renseignez-vous sur votre organisation de N1.

Rencontrer son gestionnaire

• Si vous travaillez sur place :
  • Vérifiez si votre poste de travail est bien configuré, si vous êtes en mesure d’accéder à vos courriels et à tout autre logiciel dont vous avez besoin.
  • Vérifiez si les mesures d’adaptation requises ont été appliquées (le cas échéant).
  • Vérifiez si vous avez tout ce qu’il faut pour effectuer votre travail (renseignements, ressources, fournitures de bureau et documents de référence [organigramme, liste des personnes-ressources, etc.]). S’il manque quelque chose, déterminez les étapes à suivre pour résoudre le problème.
  • Vérifiez si vous avez accompli toutes les tâches d’accueil et d’intégration qui sont décrites dans le Passeport de l’étudiant du MDN.
  • Faites un suivi des questions que vous avez sur les RH ou les programmes et politiques au sujet desquels vous avez lu. Votre gestionnaire pourra vous mettre en relation avec la personne-ressource appropriée.
• Si vous travaillez à distance :
  • Si vous n’avez pas encore récupéré votre laissez-passer, rencontrez votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue, en utilisant des pratiques d’éloignement social) à un endroit convenu pour la première inscription et pour obtenir le laissez-passer temporaire.
  • Avec votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue), rencontrez le surveillant de la sécurité de l’unité (SSU) et l’officier de la sécurité des systèmes d’information (OSSI) de votre organisation afin de remplir le formulaire d’identification et d’obtention de laissez-passer du MDN et de recevoir tous les renseignements de sécurité nécessaires.
    • Rappel : Si votre édifice exige un laissez-passer, celui-ci doit être porté et être visible en tout temps lorsque vous vous trouvez dans les locaux du MDN. Il incombe à l’employé de savoir quand renouveler son autorisation de sécurité (six mois avant la date d’expiration) et son laissez-passer (environ un mois avant la date d’expiration). Pour obtenir plus d’information, communiquez avec l’équipe de SSU de votre unité locale ou votre gestionnaire.
  • Fournissez à votre gestionnaire le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence et son numéro de téléphone.
  • Vérifiez si les mesures d’adaptation requises ont été appliquées (le cas échéant).
  • Vérifiez si vous avez tout ce qu’il faut pour effectuer votre travail (renseignements, ressources, fournitures de bureau et documents de référence [organigramme, liste des personnes-ressources, etc.]). S’il manque quelque chose, déterminez les étapes à suivre pour résoudre le problème.
  • Vérifiez si vous avez accompli toutes les tâches d’accueil et d’intégration qui sont décrites dans le Passeport de l’étudiant du MDN.
  • Faites un suivi des questions que vous avez sur les RH ou les programmes et politiques au sujet desquels vous avez lu. Votre gestionnaire pourra vous mettre en relation avec la personne-ressource appropriée.

Confirmer qu’une carte d’infrastructure à clés publiques désignée (ICP-D) a été demandée

• Vérifiez si votre gestionnaire a demandé une carte ICP-D via AssystNET (accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement) ou votre autorité locale d’enregistrement (ALE). La carte ICP-D permet aux employés de travailler à distance, d’envoyer et de recevoir des courriels cryptés et d’accéder à l’application Web de la rémunération (AWR).

S’inscrire aux Services et soutien en matière de ressources humaines

• Les Services et soutien en ressources humaines (SSRH) vous permettent de soumettre et de suivre vos demandes relatives à la paye (signalement d’un problème de paye, accès aux responsables de la comptabilisation du temps, transmission d’autres demandes relatives aux RH). Pour accéder aux SSRH, vous aurez besoin de votre carte ICP-D.

Examiner les différentes politiques et les différents programmes au sein du MDN

• Consultez les sites Web suivants :
  • Politique de défense
  • Langues officielles*
  • Programme d’aide aux employés* et LifeSpeak*
  • Prévention du harcèlement
  • Équité en matière d’emploi, diversité et inclusion*
  • Santé mentale et mieux-être*
  • Accès à l’information et protection des renseignements personnels
  • Santé et sécurité*
  • Organisation et classification* et Connaître votre poste
  • Rémunération et avantages sociaux*
  • Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FAC
  • Équipe de la Défense – COVID-19
  • Programme d’intégration du MDN*
  • Le Coin des étudiants du MDN*
  • Les jeunes Canadiens
  • Le Réseau des jeunes fonctionnaires fédéraux (RJFF)
  • Le Comité des étudiants interministériel (CEI)

*Liens accessibles seulement sur le Réseau de la Défense nationale.

Passer en revue les favoris dans Microsoft Edge

• Passez en revue les favoris déjà enregistrés dans votre navigateur puisqu’ils portent souvent sur des renseignements propres au MDN et à votre organisation.

Commencer la formation obligatoire

• Suivez les formations de la Liste des formations pour les étudiants(lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement) et toute autre formation complémentaire que votre responsable a déterminée.
  • Remarque : La formation obligatoire de sensibilisation à la COVID-19 du RAD doit être un des premiers cours que vous suiviez. Elle peut être suivie sur le RAD.
  • Remarque : Le cours Prévention du harcèlement et de la violence pour les employés (W101) de l’EFPC doit être suivi dans les trois mois suivant votre arrivée au MDN. Il peut être suivi sur GCCampus.
• Consultez le parcours d’apprentissage pour les étudiants et déterminez si une formation supplémentaire est nécessaire ou pourrait être utile pour votre emploi.

Rencontrer son partenaire homologue et ses collègues

• Rencontrez votre partenaire homologue pour discuter de votre intégration et des expériences de travail vécues.
• Organisez une réunion avec vos collègues pour mieux comprendre les dossiers et les priorités clés sur lesquels travaille votre équipe.

Examiner son premier talon de paye et se familiariser avec les principaux services et sites Web portant sur la rémunération

• Confirmez que vous avez été payé. Signalez à votre gestionnaire tout problème rencontré avec la paye. Si votre gestionnaire ne parvient pas à résoudre votre problème de paye, veuillez signaler le problème en suivant les étapes décrites dans la section Rémunération et avantages sociaux (sous la rubrique Signaler votre problème de paye – lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement).
• Si vous avez des questions en lien avec la paye, veuillez communiquer avec les agents de HR Connect RH (lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement) au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363).

S’inscrire à maCLÉ

• Une fois que vous avez reçu votre première paye, allez dans l’application Web de la rémunération (AWR) et connectez-vous avec votre carte ICP-D. Sinon, vous pouvez demander une maCLÉ en utilisant l’inscription à maCLÉ. Celle-ci vous permettra de vous connecter à l’AWR. Votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) pourra vous aider à vous inscrire.
• Une fois que vous avez accédé à l’AWR, indiquez votre gestionnaire (article 34) dans Phénix. Votre gestionnaire indiqué est responsable de la révision et de l’approbation de vos demandes relatives à la paye qui ont été entrées dans le système de paye.

Se connecter au portail du Système de gestion des ressources humaines (SGRH)

• Visitez le portail libre-service du SGRH (lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement) pour remplir le questionnaire d’auto-identification (si vous ne l’avez pas déjà fait). Vous pouvez y retourner en tout temps afin de mettre à jour vos renseignements d’auto-identification.

Dresser un bilan avec son gestionnaire

• Demandez à votre gestionnaire de vous donner une rétroaction préliminaire et de clarifier les attentes en matière de rendement. Si vous sentez que vous avez de la difficulté à effectuer certaines tâches, ou si vous avez besoin de mesures d’adaptation au travail, il s’agit d’un bon moment pour en discuter.
• Fournissez une mise à jour de toute formation de la Liste de formation pour les étudiants et suggérez toute formation supplémentaire que vous aimeriez suivre.
• Vérifiez de nouveau que vous avez été inclus dans toutes les listes de personnes-ressources et de distribution.
• Discutez de votre expérience d’accueil et d’intégration jusqu’à présent et envoyez tout commentaire concernant l’accueil et l’intégration à l’ENAIC.
• Faites un suivi des questions que vous avez sur les RH ou les programmes et politiques au sujet desquels vous avez lu; votre gestionnaire pourra vous mettre en relation avec la personne-ressource appropriée.

Continuer de suivre les formations obligatoires

• Continuez de suivre les formations de la Liste de formation pour les étudiants et toute autre formation complémentaire que votre responsable a déterminée.

Répondre au sondage de l’ENAIC sur les premières impressions des étudiants

• Remplissez le sondage de l’ENAIC sur les premières impressions des étudiants afin de fournir à l’équipe de l’ENAIC une rétroaction sur votre orientation et votre expérience d’accueil et d’intégration au sein de l’Équipe de la Défense. Si vous n’avez pas reçu le sondage du MDN sur les premières impressions, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.

Participer aux occasions de réseautage du MDN et du gouvernement du Canada

• Participez à l’un des groupes consultatifs de la Défense du MDN (lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement).
• Visitez la page EFPC – Événements et inscrivez-vous pour participer à l’un des séminaires interactifs, des ateliers ou des forums virtuels.
• Tous les nouveaux étudiants doivent avoir un mentor ou un partenaire homologue pour faciliter leur intégration dans leur nouveau rôle, développer leur sentiment d’appartenance au sein de l’Équipe de la Défense et les guider dans leur développement de carrière.
• Si vous êtes un étudiant autochtone et que vous souhaitez établir un réseau, collaborer et découvrir les nouvelles possibilités de leadership offertes aux étudiants autochtones au sein de la fonction publique fédérale, envoyez un courriel à Alexandra Krilow, Teanna Winsor-Carruthers ou Sydney Hamilton pour faire partie du Réseau de mobilisation des étudiants autochtones de l’Ouest (WISEN).

Rencontrer son gestionnaire

• Discutez de la liste de vérification pour le départ du MDN à l’intention des étudiants et de leurs gestionnaires et remplissez-la, afin de préparer votre départ du MDN.
  • Remarque : Cette liste de vérification décrit les tâches administratives que vous et votre gestionnaire devez accomplir dans un délai de deux semaines.
• Envoyez un courriel à votre gestionnaire ou à votre superviseur direct pour confirmer votre dernier jour de travail, en indiquant toute mise à jour sur les dossiers, les documents ou les projets restants sur lesquels vous avez travaillé. Demandez à votre gestionnaire à qui les tâches non terminées devraient être confiées.
• Demandez à votre gestionnaire s’il serait utile d’élaborer des instructions permanentes d’opération (IPO) que votre remplaçant ou votre équipe pourrait utiliser après votre départ.

Mettre à jour son curriculum vitæ et son profil dans MDN Carrières

• Mettez à jour votre curriculum vitæ en y ajoutant vos réalisations et les formations suivies lors de votre passage au MDN. Demandez à un collègue de le réviser et de vous donner une rétroaction.
• Si vous êtes encore un étudiant à temps plein après votre stage, inscrivez-vous sur MDN Carrières et mettez à jour votre profil en y ajoutant votre nouvelle expérience. Assurez-vous d’ajouter la date de fin du stage

Remplir le Sondage de fin d’emploi étudiant du SCT

• Remplissez le Sondage de fin d’emploi étudiant du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). À la mi-août, l’Équipe nationale d’accueil et d’intégration des civils (ENAIC) vous enverra par courriel le lien vers le sondage. Si vous ne recevez pas le lien avant votre départ, veuillez communiquer avec l’ENAIC, par courriel.

Communiquer avec les agents de HR Connect RH pour toute question ou tout problème lié(e) aux RH non résolu(e)

• Si vous avez d’autres questions sur les RH, communiquez avec les agents de HR Connect RH (lien accessible sur le Réseau de la Défense nationale uniquement) au 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363).

Communiquer avec l’ENAIC

• Si vous avez des commentaires au sujet de votre expérience d’accueil et d’intégration au MDN, veuillez envoyer un courriel à l’ENAIC.

AUTRES PERSONNES-RESSOURCES
Ci-dessous, vous pouvez inscrire les coordonnées d’autres collègues ou d’autres personnes-ressources importantes de l’administration propres à votre lieu de travail (p. ex. stationnement, sécurité, réservations de salle de réunion, etc.).