Guide de pratique pour l'instruction des appels

Fiche d'information

La médiation est un processus volontaire et confidentiel au cours duquel le/la médiateur(trice), un tiers neutre et impartial, encourage la communication ouverte et respectueuse entre les parties.

La médiation n’est pas un processus contradictoire et n’a pas pour but de déterminer qui a tort et qui a raison.

Un processus de médiation implique que le/la médiateur(trice) aide les parties à résoudre le litige et qu’il/elle ne prend pas décisions. En conséquence, seules les parties peuvent conclure une entente.

La médiation permet ainsi d’aider les parties à prendre connaissance et à exprimer leurs besoins et leurs intérêts respectifs, à partager leurs préoccupations et à mieux définir les questions en litige. En médiation, par opposition au processus d’appel au cours duquel une décision est imposée, les parties explorent elles-mêmes diverses options en vue de trouver ensemble une solution qui soit à la satisfaction de tous.

Les parties qui acceptent volontairement de participer à un processus de médiation sont généralement convoquées à une/des rencontre(s) de médiation. Il est recommandé que les personnes ayant les pouvoirs nécessaires pour mettre fin au litige soient présentes à ces rencontres. À l’occasion, d’autres parties intéressées et/ou des expert(e)s peuvent aussi être appelé(e)s à y participer.

L’approche du/de la médiateur(trice) peut varier selon le genre de litige, la personnalité des gens et l’intensité des émotions.

La médiation permet:

• de favoriser l’échange de renseignements;
• d’établir ou de rétablir la communication entre les parties;
• de rétablir et/ou d’améliorer les relations personnelles et/ou les relations de travail entre les parties;
• de cerner les enjeux;
• de clarifier les malentendus et les perceptions;
• aux parties de comprendre les points de vue, les besoins, les réalités et les intérêts de l’autre partie;
• de générer des échanges positifs et productifs orientés sur l’avenir plutôt que sur le passé;
• d’encourager la flexibilité et la créativité;
• d’aider les parties à considérer des solutions alternatives de façon réaliste;
• dans certains cas, de régler d’autres enjeux entourant le différend; et
• d’atteindre des résultats dans des délais plus courts que si l’on a recours au processus formel d’appel et à moindres coûts.

Le processus de médiation

1. Pré-Médiation: Orientation
2. Introduction: Préparer le terrain
3. Problématique: Ce qu'il faut résoudre
4. Intérêts: Ce qui est important et pourquoi (besoins, désirs, préoccupations)
5. Options: Solutions innovatrises
6. Entente: Réaliste, comprise, opérationnelle

Le rôle de chaque partie en médiation

Avant la médiation

• accepter de participer volontairement au processus de médiation avec ouverture et respect;
• penser aux principaux enjeux comme vous les voyez et comme l’autre partie pourrait les voir;
• déterminer les intérêts (préoccupations, espoirs, peurs, désirs, attentes, justifications…) et les besoins spécifiques à chaque partie ainsi que les intérêts et besoins communs à toutes les parties;
• penser à des solutions qui pourraient satisfaire autant vos intérêts que les intérêts de l’autre partie;
• préparer des commentaires d’ouverture portant sur les raisons ayant donné lieu au litige ainsi que sur les raisons ayant motivé votre choix de participer à un processus de médiation;
• examiner ses choix advenant que la médiation ne donne pas lieu à une entente;
• tenter de comprendre et de respecter le point de vue de l’autre partie;
• s’assurer que les personnes ayant les pouvoirs nécessaires pour mettre fin au litige soient présentes à toutes les sessions de médiation ou soient facilement et rapidement accessibles par téléphone pour approuver toute entente.

Pendant la médiation

• réviser et signer la convention de médiation;
• participer de bonne foi;
• communiquer avec ouverture et honnêteté;
• respecter les règles de procédures sur lesquelles le/la médiateur(trice) et les parties se sont entendus;
• contribuer activement à la recherche d’options;
• poser des questions en cas de doute;
• s’impliquer dans la tentative de résolution du litige;
• rédiger ou aider votre représentant(e) à rédiger le protocole d’entente et le signer;
• avertir le/la médiateur(trice) si vous n’êtes pas en accord et/ou confortable avec le règlement proposé et/ou si vous êtes sur l’impression qu’un règlement vous est imposé;
• s’assurer que les clauses d’une éventuelle entente portant sur la santé et la sécurité au travail sont conformes aux dispositions prévues à la partie II du Code canadien du travail et à ses Règlements.

Après la médiation

• mettre en oeuvre le protocole d’entente ou faire le suivi pour s’assurer que le protocole d’entente a été mis en oeuvre; et
• s’assurer que toutes les conditions ont été respectées, dans les délais prévus.

Le rôle du/de la médiateur(trice)

Le rôle du/de la médiateur(trice) consiste à :

• être impartial(e);
• être respectueux(euse) envers toutes les parties;
• suite à l’assignation du dossier, contacter chacune des parties et/ou leurs représentant(e)s pour initier la démarche, expliquer le processus de médiation et son caractère volontaire, préciser le rôle de toutes les parties, poser des questions en vue de cerner les enjeux et les intérêts au soutien des positions adoptées, préciser l’importance que les personnes ayant les pouvoirs nécessaires pour mettre fin au litige soient présentes à toutes les étapes du processus de médiation;
• protéger la confidentialité du processus de médiation en tout temps, sous réserve de toute loi applicable.
• s’il y a lieu, lors de la pré-médiation :
  • expliquer à nouveau le processus de médiation;
  • revoir le rôle des parties et/ou de leurs représentant(e)s;
  • présenter les formulaires; et
  • répondre aux questions.
• avant de commencer la médiation :
  • s’assurer de la signature de la convention de médiation par tous/toutes les participant(e)s et
  • en consultation avec les parties, proposer les règles de procédure qui seront suivies lors de la médiation.
• lors de la médiation :
  • favoriser l’écoute et encourager les communications franches et respectueuses entre les parties;
  • aider les parties à poser un regard sur l’avenir plutôt que de s’attarder sur le passé et diriger les discussions sur les intérêts plutôt que les positions;
  • encourager les parties à comprendre le point de vue de l’autre partie;
  • aider les parties à identifier les enjeux entourant le litige;
  • guider les parties dans la recherche des intérêts, préoccupations et besoins communs et spécifiques;
  • supporter les parties dans l’exploration d’options satisfaisantes fondées sur des critères objectifs;
  • supporter les parties dans le développement de solutions qui leurs sont propres; et
  • réviser l’entente intervenue entre les parties pour s’assurer que les clauses portant sur la santé et la sécurité au travail sont conformes aux dispositions énoncées à la partie II du Code canadien du travail et à ses Règlements.
• à la fin de la médiation :
  • détruire ses notes à la fin de la médiation ou à une date subséquente, lorsqu’un suivi doit être assuré;
  • s’assurer que les notes prises dans le cadre d’un processus de médiation, lorsqu’elles ne sont pas détruites immédiatement après la médiation, ne fassent pas partie du dossier officiel d’appel et ne soient placées dans aucun autre dossier sous le contrôle du Tribunal et
  • aviser le Directeur qu’une entente est intervenue ou non et confirmer ensuite par une note placée au dossier d’appel :
    • soit que le dossier n’a pas été réglé et qu’une audience doit être fixée ou
    • que le dossier a été réglé avec délai d’exécution, le cas échéant, nécessitant un rappel si un désistement n’a pas été reçu à l’expiration de ce délai.

Le rôle du/de la médiateur(trice) ne consiste pas à :

• prendre parti;
• agir à titre d’avocat(e), de représentant(e) ou de conseiller(ère) pour l’une ou l’autre des parties;
• dire aux parties quels sont les enjeux qui les opposent;
• prendre la responsabilité des enjeux;
• résoudre les problèmes;
• prendre des décisions en lieu et place des parties;
• donner son opinion;
• faire des suggestions;
• discuter du sort probable de l’appel si on devait procéder par voie d’audience;
• donner des conseils quant aux répercussions juridiques de l’entente intervenue entre les parties;
• rédiger le protocole d’entente lorsque les parties s’entendent pour régler le litige;
• mettre fin à la demande d’appel; et
• dévoiler le contenu d’une entente intervenue entre les parties à moins que les parties y consentent.

Le/la médiateur(trice) ne peut pas être assigné(e) comme témoin dans toute procédure judiciaire ou administrative subséquente.

Le rôle d'un(e) représentant(e) lors d'un processus de médiation

Avant la médiation

• souligner les avantages et les inconvénients de la médiation afin que son/sa client(e) puisse prendre une décision éclairée concernant sa participation dans un processus de médiation;
• analyser les résultats et les possibles conséquences suite à l’audition de l’appel dans le cas où le litige n’est pas réglé lors de la médiation;
• aviser son/sa client(e) des délais relatifs au processus d’appel devant le Tribunal;
• encourager son/sa client(e) à pleinement s’engager dans le processus en participant de bonne foi, avec ouverture et respect;
• aider son/sa client(e) à identifier ses intérêts et ses besoins ainsi que les intérêts et besoins de l’autre partie;
• aider son/sa client(e) à préparer ses commentaires d’ouverture portant les enjeux et sur les raisons ayant motivé son choix de participer au processus de médiation;
• encourager son/sa client(e) à considérer le point de vue de l’autre partie;
• assister son/sa client(e) à en arriver à une entente en identifiant des options et en recherchant des solutions pouvant satisfaire ses besoins et intérêts;
• aider son/sa client(e) à préciser pourquoi ces résultats sont importants pour lui/elle;
• s’assurer que toutes les personnes ayant les pouvoirs décisionnaires nécessaires pour mettre fin au litige soient présentes à toutes les sessions de médiation ou soient facilement et rapidement accessibles par téléphone pour approuver toute entente.

Pendant la médiation

• s’assurer que toutes les personnes ayant les pouvoirs décisionnaires nécessaires pour mettre fin au litige soient présentes à toutes les sessions de médiation ou soient facilement et rapidement accessibles par téléphone pour approuver toute entente;
• assister et appuyer son/sa client(e);
• s’assurer que le processus de médiation se déroule dans le respect des intérêts de son/sa client(e);
• aider son/sa client(e) à considérer Ie point de vue de I’autre partie et à évaluer tout nouveau renseignement;
• assister son/sa client(e) à exprimer ses intérêts et ses besoins et à comprendre les intérêts et les besoins de l’autre partie;
• travailler avec son/sa client(e) à explorer des options et à proposer des solutions qui pourraient être acceptables par toutes les parties;
• aider les parties à s’entendre sur des solutions qui pourraient être mises en oeuvre;
• rédiger le protocole d’entente avec l’autre partie et/ou son/sa représentant(e) en vue de la signature d’une entente;
• s’assurer que les clauses d’une éventuelle entente portant sur la santé et la sécurité au travail sont conformes aux dispositions prévues à la partie II du Code canadien du travail et à ses Règlements.

Après la médiation

• si nécessaire, aider son/sa client(e) à mettre en oeuvre le protocole d’entente; et
• s’assurer que toutes les conditions ont été respectées dans les délais prévus.