Microsoft Teams améliore l’environnement de travail numérique

En mars, la pandémie de COVID-19 a soudainement changé la façon de faire des employés de l’Agence du revenu du Canada. Bon nombre d’entre vous ont commencé à travailler à distance et ont dû utiliser des outils pour collaborer en ligne. John a commencé à travailler de cette façon il y a sept ans. Il savait donc à quoi l’effectif de l’Agence serait confronté. John est un gestionnaire du programme technique pour la Direction générale de l’informatique (DGI). Il a été un chef de file lors du déploiement de Microsoft Teams dans l’environnement de travail en ligne de l’Agence.

La pandémie nous a obligés à améliorer rapidement nos outils de collaboration numérique, non seulement pour que les employés de l’Agence puissent travailler efficacement à distance, mais aussi pour appuyer le bien-être de ceux qui travaillent maintenant seuls. Microsoft Teams permet d’effectuer des échanges virtuels, de tenir des réunions d’équipe et de renouer les liens entre les employés de l’Agence. Les gens considèrent ce dernier aspect comme étant manquant lorsqu’ils travaillent de la maison. De plus, les nouvelles équipes avaient besoin d’un moyen de communication qui leur permettrait de servir les Canadiens en un temps record pour qu’ils puissent obtenir les prestations d’urgence liées à la COVID-19. John savait qu’il pouvait aider.

« J’ai entendu parler de la nouvelle équipe responsable de l’espace de travail numérique de l’Agence. Ils avaient besoin d’aide pour déployer Microsoft Teams et d’autres outils de collaboration de Microsoft. La pandémie de COVID-19 a accéléré la mise en œuvre de solutions technologiques dont les gens et l’environnement peuvent tirer profit. Un projet de six mois devait être réalisé en six semaines! », a-t-il expliqué.

Avec ses années d’expérience de travail à distance, John était convaincu que cela pouvait être fait. Il a créé une feuille de route qu’il a dû maintenir à jour, tout en amorçant et en gérant des projets. Le programme Service 365 a été mis sur pied afin de tirer parti de la suite infonuagique Microsoft 365, ainsi que des technologies complémentaires pour améliorer la prestation de services et l’expérience de travail à l’Agence. Il a également remarqué un avantage à cette transformation. Les déplacements et les lieux de travail habituels n’ont plus d’incidence sur la vie des employés.

« Avant de travailler à l’Agence, j’ai travaillé à titre d’ingénieur solutions pour une société d’experts-conseils qui a déployé des outils de collaboration et de gestion de l’information de Microsoft afin de répondre aux principaux besoins opérationnels dans diverses industries », a expliqué John. L’un de ces projets était la création d’un système d’information sur les soins critiques pour l’Ontario, en réponse au SRAS. Ce système est maintenant utilisé pour la COVID-19.

La passion de John pour faciliter la collaboration virtuelle a contribué à la réussite de l’adoption de Microsoft Teams par l’Agence. Cette réussite correspond au premier élément de sa feuille de route. « Les gens ont différents besoins et préférences en matière de collaboration. Certains veulent s’adresser à leurs collègues en personne et d’autres veulent clavarder. Microsoft Teams offre plusieurs options qui permettent de communiquer de façon efficace », affirme John. Après six mois d’utilisation, Teams compte 41 309 utilisateurs très actifs. Cette participation améliore l’environnement de travail numérique global. Au cours des 90 derniers jours, il y a eu :

• 155 121 réunions;
• 21 385 431 messages de clavardage;
• 247 604 781 minutes d’appels audio;
• 32 182 591 minutes d’appels vidéo.

Même si John reconnaît qu’il y a encore du travail à faire, il est extrêmement fier de cette transformation. Son équipe est compte maintenant sept personnes et il se réjouit en pensant à ce qu’ils accompliront ensemble. Peu importe le défi, John croit que son équipe est prête à le relever.

« Je suis reconnaissant d’avoir des occasions de développer et de mettre en œuvre des solutions efficaces pour l’Agence. Lorsque je me suis joint au Conseil des services de l’Agence en 2018, on m’a demandé quel était mon super pouvoir. Je n’avais que quelques minutes pour y réfléchir. Je me suis creusé les méninges et j’ai trouvé ma réponse ridicule, mais vraie : comme eau, on ne peut pas m’arrêter, car je trouve toujours une solution! », a-t-il dit. Néanmoins, il a ajouté qu’il tombe parfois de sa planche à pagaie.