Info Source (Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements en 2022)

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Appendice - Fichiers de renseignements personnels

Les fichiers de renseignements personnels (FRP) sont des descriptions des renseignements personnels détenus par des institutions gouvernementales au sujet de personnes, afin d’appuyer des programmes ou des activités en particulier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les fichiers de renseignements personnels incluent tous les renseignements personnels qui sont classés et marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d’un particulier ou à un numéro, symbole ou autre indication identificatrice propre à ce particulier. Les fichiers de renseignements personnels doivent également inclure les renseignements personnels qui sont utilisés ou qui ont été utilisés ou qui sont accessibles à des fins administratives.

Veuillez consulter le Glossaire pour obtenir une description des divers types de fichiers de renseignements personnels et une explication de leur contenu.

Allocations spéciales pour enfants

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels utilisés pour approuver et traiter les versements des allocations spéciales pour enfants (ASE) aux organismes et institutions gouvernementaux qui ont la charge d’enfants âgés de moins de 18 ans qui résident au Canada. Le Programme des ASE verse à l’organisme l’équivalent de la prestation fiscale canadienne pour enfants, du supplément de la prestation nationale pour enfants, de la prestation universelle pour la garde d’enfants et de la prestation pour enfants handicapés auxquels l’enfant est admissible. Les renseignements personnels peuvent comprendre les suivants : le nom, les coordonnées, la date et le lieu de naissance, le sexe, la langue, des renseignements biographiques, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise et le numéro d’identification de l’enfant. Des technologies de rapprochement sont utilisées pour vérifier les particuliers avant que tout renseignement soit automatiquement mis à jour. Les écarts ou les discordances sont vérifiés manuellement.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui cherchent à accéder à ce fichier doivent préciser s’ils sont un organisme qui reçoit une ASE, un enfant pour lequel l’ASE a été versée ou un parent nourricier. De plus, ils doivent fournir des détails sur les dates durant lesquelles ils avaient la garde de l’enfant et le numéro d’identification de l’enfant concerné. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’Agence suivants : système de gestion des crédits pour enfants. Ce fichier a été mis à jour en 2016.
Catégorie de personnes : Les enfants à la charge des organismes et institutions fédérales ou provinciales, des employés de l’Agence, des parents nourriciers et des soignants antérieurs.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour approuver et traiter les versements des ASE aux organismes et institutions fédéraux et provinciaux qui ont la charge d’un enfant et sont recueillis en vertu du paragraphe 10(1) de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants et de l’article 3 du Règlement sur les allocations spéciales pour enfants. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’alinéa 4(1)a) de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants et du paragraphe 3(1) du Règlement sur les allocations spéciales pour enfants. Selon le paragraphe 10(2) de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants, les renseignements sur les ASE peuvent être utilisés aux fins de l’application et de l’exécution de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR). L’article 11 de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants donne à l’Agence le pouvoir de conclure un accord avec une province pour la diffusion des renseignements, et l’article 7 du Règlement sur les allocations spéciales pour enfants énumère les conditions pour la diffusion de ces renseignements. L’article 61 de Loi sur l’Agence du revenu du Canada permet à l’Agence de conclure des ententes avec d’autres institutions fédérales ainsi que les gouvernements provinciaux et territoriaux pour mettre en œuvre une activité ou un programme qu’elle administre. Le pouvoir juridique de recueillir un numéro d’assurance sociale (NAS) est prévu au paragraphe 220(1) de la LIR. Le NAS est utilisé aux fins de l’application et de l’exécution du paragraphe 122.62(4) de la LIR.
Usages compatibles : Tous les renseignements obtenus dans le cadre de l’application ou de l’exécution de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants ou du Règlement sur les allocations spéciales pour enfants ou de l’application d’un accord conclu en vertu de l’article 11 peuvent être communiqués à quiconque s’ils peuvent raisonnablement être considérés comme nécessaires aux fins de l’application ou de l’exécution de cette Loi, de la LIR, de la Loi canadienne sur l’épargne-invalidité ou de la Loi canadienne sur l’épargne-études, ou encore d’un programme administré dans le cadre d’un accord conclu en vertu de l’article 12 de la Loi canadienne sur l’épargne-études. Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions fédérales, provinciales ou territoriales ou vérifiés auprès de celles-ci conformément à la loi, y compris : Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général, TPSGC PCU 712), Emploi et Développement social Canada (Programme canadien pour l’épargne-études, EDSC PPU 506; Prestation universelle pour la garde d’enfants, EDSC PPU 102) et Statistique Canada aux fins d’analyse statistique. Les renseignements peuvent également être communiqués à des tiers avec le consentement du contribuable aux fins de vérification. Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux, territoriaux et autochtones (ou une partie d’entre eux) conformément à la loi, aux fins de l’administration des programmes d’aide sociale et d’aide au revenu ainsi qu’aux fins d’analyse des politiques et d’analyse fiscale. Les renseignements peuvent également être divulgués au gouvernement d’une province ou d’un territoire aux fins de l’administration de programmes d’aide sociale, d’aide au revenu ou d’assurance maladie dans la province selon les dispositions législatives et un accord conclu entre le ministre et ce gouvernement. Les renseignements peuvent également être communiqués, selon le cas, aux responsables des programmes internes de l’Agence aux fins de la coordination et de l’administration des programmes, y compris : Recouvrement (ARC PPU 050), Programme relatif au crédit d’impôt pour personnes handicapées (ARC PPU 218), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Résolution de problèmes (ARC PPU 571), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Prestation fiscale pour le revenu de travail (ARC PPU 178), Crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140) et Prestation fiscale pour enfants (ARC PPU 063). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, notamment pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’Agence dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et analyse statistique), pour l’élaboration de stratégies et pour la production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers en format papier seront conservés dans une installation d’entreposage appartenant à un entrepreneur du secteur privé pendant une période de cinq ans suivant la prise de la dernière mesure administrative, puis ils seront détruits. La période de conservation des registres électroniques fait actuellement l’objet d’un examen.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 625
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20150218
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 620

Appels concernant le Régime de pensions du Canada et la loi sur l'Assurance emploi

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux appels interjetés à l'égard de décisions ou de cotisations concernant l’assurabilité et le droit à pension de l’emploi en vertu du Régime de pensions du Canada ou de la Loi sur l'assurance-emploi. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : les renseignements biographiques, les coordonnées, statut de citoyenneté, date de naissance, date de décès, renseignements personnels de l’employé, langue, nom et numéro d’assurance social.
Remarque : En plus des exigences énoncées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent aussi fournir ce qui suit : numéro d’assurance social, numéro d’entreprise ou autorisation. Les renseignements peuvent être stockés dans le système ou la base de données interne de l’ARC suivant : Cas des appels. Ce fichier de renseignement personnel a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les personnes qui sont en désaccord avec les décisions ou les cotisations émises par l’Agence concernant le droit à pension et l’assurabilité de l’emploi en vertu du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l’assurance-emploi.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférés par le paragraphe 27.2 (1) du Régime de pensions du Canada et l’article 93 de la Loi sur l’assurance-emploi et ils sont utilisés dans le but suivant : dépendamment de chaque cas, ils sont utilisés pour statuer sur l'assujettissement en vertu du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l’assurance-emploi. Le numéro d’assurance social est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l'impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification. 
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément à la loi, y compris Emploi et Développement social Canada – (Enquêtes et examens du Régime de pensions du Canada EDSC PPU 649) et le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques JUS PPU 010). Le cas échéant, les renseignements peuvent également être partagés avec les programmes et activités internes de l’ARC, notamment : l’Observation par les employeurs (ARC PPU 120) et le Programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à Loi sur l’assurance-emploi (ARC PPU 070). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (rapprochement des données, assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, ainsi que l’élaboration de stratégies, les statistiques et de rapports opérationnels.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant deux ans après la dernière action administrative, sauf indication contraire: Litige ou activités à la cour - Un an après la dernière publication d'une décision.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC APP 565
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 002770
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 130

Autorité compétente

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les demandes d'aide adressées par des contribuables à l'autorité compétente en ce qui a trait à des conventions ou traités internationaux en matière d'imposition conformément au Programme des arrangements préalables en matière de prix de transfert et au Programme de procédure amiable. Ces dossiers contiennent des renseignements fournis par des pays étrangers, par l'Agence du revenu du Canada, par les contribuables ou par leurs représentants. Ils peuvent renfermer les renseignements personnels suivants : nom, coordonnées, renseignements financiers, numéro d'assurance sociale, numéro d'entreprise, avis et interprétation d'un ou de plusieurs articles d'une convention fiscale, nom et coordonnées de l'époux (ou du conjoint de fait) et des personnes à charge, renseignements biographiques, affiliations professionnelles, renseignements sur l'institution financière, renseignements sur le crédit, renseignements sur le passeport et autres numéros d'identification (p. ex. numéro de permis de conduire).
Remarque : Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Contribuables canadiens et étrangers et/ou leurs représentants qui font l'objet d’une double imposition, réelle ou potentielle, ou d'une imposition non conforme à une convention fiscale donnée.
But : Les renseignements sont compilés en vue de pouvoir régler les dossiers qui relèvent de l'autorité compétente ainsi que de négocier les arrangements préalables en matière de prix de transfert et les procédures amiables. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Dans le cadre du règlement des cas des arrangements préalables en matière de prix de transfert  et de procédure amiable, les renseignements d'autres cas concernant le même problème pourraient être utilisés dans le but de garantir l'uniformité et l'équité. Des renseignements personnels pourraient être divulgués à des gouvernements étrangers conformément aux dispositions d'une convention fiscale particulière. Les renseignements pourraient aussi servir à des fins de vérification, d'évaluation, de recherche ou d'établissement de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des cas de procédure amiable sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant dix ans après la date de fermeture du cas, et ils sont ensuite détruits. Pour ce qui est des dossiers des cas d'arrangements préalables en matière de prix de transfert, ils sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé . Les informations relatives à un accord conclu dans le cadre d'une convention fiscale pour résoudre une question de délai doivent être conservées pendant une période plus longue, comme mentionné dans les conditions énoncées dans l'accord en question.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 261
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 002021
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 085

Bureau de l'Ombudsman des contribuables

Description : Ce fichier décrit les informations relatives aux contribuables qui se sont plaints au Bureau de l'ombudsman des contribuables au sujet des services obtenus de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements personnels peuvent inclure : nom; coordonnées; signature; langue;  et le dossier du plaignant auprès des plaintes liées au service de l'ARC.
Remarque : Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2021.
Catégorie de personnes : Les particuliers, les entreprises, les sociétés, les organismes de bienfaisance, les fiducies, les successions, les personnes qui paient des impôts ou qui sont exemptées d'impôts, les personnes admissibles à recevoir un montant à titre de bénéfice ou à recevoir un service de l'ARC, ainsi que leurs représentants.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu du Décret C.P. 2020-0703 et sont utilisés pour confirmer l'identité du plaignant, traiter les plaintes reçues, de mener des examens indépendants et impartiaux sur les plaintes, et de fournir des recommandations pour la résolution et l'amélioration du service aux contribuables.
Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être partagés, s’il y a lieu, avec les programmes / activités internes de　l’ARC, y compris le Bureau de liaison de l'ombudsman, ainsi que des fonctionnaires de correspondances ministérielles. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : faires des suivis ; créer un inventaire des plaintes ; évaluation ; et, pour identifier et analyser les tendances et les questions systémiques liées au service. Renseignements agrégés sont publiés dans le Rapport annuel au Parlement de l’Ombudsman des contribuables.
Normes de conservation et de destruction: Les documents doivent être conservés pendant cinq ans après la dernière mesure administrative et sont ensuite détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC BOC 300
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20090527
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 222

Compte d’épargne libre d’impôt

Description : Le présent fichier présente des renseignements liés au programme du compte d’épargne libre d’impôt, y compris des détails sur les opérations annuelles pour chaque compte d’épargne libre d’impôt et des renseignements sur la validation, le traitement et l’évaluation des dossiers et des déclarations de compte d’épargne libre d’impôt. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées de la personne-ressource; la date de naissance; la date de décès; les renseignements financiers; la préférence linguistique; le numéro du compte d’épargne libre d’impôt; la signature; le numéro d’assurance sociale et le numéro d’identification temporaire.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements présentés dans ce fichier pourraient devoir fournir leur numéro d’assurance sociale, le numéro d’identification temporaire, le numéro du compte d’épargne libre d’impôt et/ou leur autorisation légale pour les personnes qui agissent au nom d’un titulaire du compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC, dont les suivants : Mon dossier, le Système des déclarations de renseignements, le Magasin de données Infodec, la Base de données d’accès direct aux renseignements personnels, le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source, le Système de gestion et de suivi pour les recouvrements et l’observation, les Services du fichier maître des déclarations Infodec, le système du compte d’épargne libre d’impôt, le cas T1PRE, le Magasin de données compte d’épargne libre d’impôt, la Correspondance d’entreprise, la Comptabilisation des recettes électronique. Les émetteurs (p.ex. secteur financier) détiendront, conserveront et mettront à jour les dossiers de chaque titulaire de compte d’épargne libre d’impôt conformément aux politiques et aux procédures administratives de l’ARC.
Catégorie de particuliers : Les particuliers (autres qu’une fiducie) qui sont âgés de 18 ans ou plus, et qui possèdent un numéro d’assurance sociale ou un numéro d’identification temporaire canadien valide, leur époux ou conjoint de fait, leurs personnes à charge, leurs représentants, et d’autres personnes qui agissent à titre de personnes-ressources pour leurs émetteurs.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 146.2 de la Loi de l’impôt sur le revenu et de l’article 223 du Règlement de l’impôt sur le revenu et sont utilisés pour administrer le programme du compte d’épargne libre d’impôt, y compris les mesures suivantes: déterminer l’admissibilité au compte d’épargne libre d’impôt; s’assurer que les renseignements concernant le compte d’épargne libre d’impôt transmis des émetteurs sont bien associés aux particuliers appropriés; s’assurer que les renseignements pertinents dans les systèmes de l’ARC sont exacts et mis à jour de façon appropriée; calculer les droits inutilisés de cotisation à un compte d’épargne libre d’impôt; déterminer et fixer l’impôt, les pénalités et les intérêts qui pourraient éventuellement s’appliquer. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément à la loi et aux ententes d’échange de renseignements officiels, y compris le ministère des Finances (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales FIN PPU 100). Les renseignements peuvent également être divulgués à Revenu Québec conformément aux ententes d'échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent également être communiqués à des programmes et à des activités internes de l’ARC, y compris les suivants : les régimes enregistrés d'épargne et de revenu différé (ARC PPU 226); les programmes d’observation (aux fins de vérification et d’exécution) et les Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués en vue de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), de l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), du rapprochement de données, de l’élaboration de stratégies, de statistiques et de l’établissement de rapports opérationnels.
Normes en matière de conservation et de disposition : Tous les dossiers stockés par voie électronique sont conservés pendant une période de 10 ans, puis détruits. Les dossiers qui sont stockés sur copie papier seront conservés pendant une période de trois ans, puis détruits. Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 210
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20150053
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 054

Contrôle de sécurité du personnel – Agence du Revenu du Canada

Description : Ce fichier décrit les renseignements liés aux enquêtes de sécurité sur le personnel des personnes qui travaillent pour l’Agence du revenu du Canada ou qui présentent une demande d’emploi. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements biométriques (p. ex. les empreintes digitales, les photographies numériques, etc.), les évaluations de la personnalité (p. ex. la loyauté, la fiabilité, etc.), le statut de citoyenneté, les renseignements sur le crédit, les vérifications judiciaires ou les antécédents criminels, les vérifications judiciaires par la police, l’association criminelle, le renseignement de sources ouvertes, la date de naissance, le sexe, l’information sur la scolarité, le numéro d’identification d’un employé, les renseignements personnels d’un employé, les renseignements financiers, y compris les renseignements sur l’exécution et l’observation des mesures fiscales, d’autres numéros d’identification, les opinions de personnes ou à leur sujet, les caractéristiques physiques, le lieu de naissance, la signature et les renseignements sur le service militaire. Le fichier peut également décrire les renseignements personnels au sujet des proches, y compris leur nom, leurs coordonnées, leur date de naissance et de décès et leur relation avec le demandeur.
Remarque : L'ARC a éliminé le filtrage de sécurité de niveau cote de fiabilité plus (CF+) à compter du 1^er janvier 2018 et a adopté à la Norme sur le filtrage de sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). À ce titre, ce fichier de renseignements personnels a été radié en 2023 et les renseignements personnels sont maintenant décrits dans le FRP de la norme du SCT intitulé Filtrage de sécurité du personnel (POU 917).
Catégorie de personnes : Le grand public, y compris les bénévoles, les employés actuels et anciens, les entrepreneurs, les proches, l’époux ou le conjoint de fait actuel ou ancien, un organisme, les employés occasionnels et les étudiants, les personnes qui donnent des références morales (y compris les voisins), les employeurs et associés actuels et anciens.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour appuyer les décisions d’accorder ou d’examiner pour un motif valable la cote de fiabilité, l’autorisation de sécurité ou l’accès à un site des personnes qui travaillent ou qui demandent à travailler au moyen d’une nomination, d’une affectation ou d’un contrat. Un examen pour un motif valable peut entraîner la révocation de la cote de fiabilité, de l’autorisation de sécurité ou de l’accès à un site de la personne. Les renseignements personnels sont recueillis selon l’alinéa 30(1)a) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada et conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement.
Usages compatibles : S’il y a lieu, les renseignements, y compris les empreintes digitales, peuvent être communiqués à la GRC et au SCRS pour que soient effectuées les vérifications et/ou les enquêtes obligatoires conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement; consulter les fichiers de renseignements personnels suivants propres aux institutions : pour la GRC, Services des sciences judiciaires et de l’identité et Services canadiens d’identification criminelle en temps réel – GRC PPU 030; pour le SCRS, Évaluations de sécurité/Avis – SRS PPU 005. Le statut de l’enquête de sécurité peut être communiqué aux fonctionnaires des Ressources humaines afin de mettre à jour le dossier personnel de la personne; consulter le Fichier de renseignements personnels ordinaire Dossier personnel d’un employé – POE 901. Les renseignements peuvent être échangés avec les Programmes internes suivants de l’ARC afin de vérifier l’observation des lois fiscales par une personne : traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Recouvrements (ARC PPU 050). Les renseignements peuvent être communiqués à des entités à l’extérieur du gouvernement fédéral, y compris les agences d’évaluation du crédit. Certains renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés dans les installations d’un entrepreneur du secteur privé pour une période de deux ans suivant la dernière action administrative avant d’être détruits. Un dossier est conservé pour une période de dix ans avant d’être détruit lorsqu’il contient des renseignements défavorables et/ou lorsque la cote de sécurité ou l’autorisation de sécurité de la personne concernée a été refusée ou révoquée.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéros de renvoi au document : NDP 920 et NDP PRN 931
Numéro d'enregistrement avec le SCT) : SCT 20140040
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 917

Crédit pour taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour TPS/TVH)

Description : Ce fichier contient des renseignements servant à déterminer l’admissibilité d’un particulier à un crédit pour TPS/TVH ainsi qu’aux prestations et aux crédits connexes : y compris Remise pour le leadership en climat de l’Alberta, le crédit pour la taxe de vente de l'Île-du-Prince-Édouard, le crédit pour la taxe de vente harmonisée de Terre-Neuve-et-Labrador, le supplément de revenu de Terre-Neuve-et-Labrador, le montant pour personnes handicapées de Terre-Neuve-et-Labrador le crédit pour la taxe aux résidents à faible revenu de la Saskatchewan, la Prestation aux aînés de Terre-Neuve-et-Labrador, le crédit de taxe de vente harmonisée de la Colombie-Britannique, le crédit de taxe de la Nouvelle-Écosse pour la vie abordable, le crédit de taxe de vente de l’Ontario, la subvention aux personnes âgées propriétaires pour l’impôt foncier de l’Ontario, le crédit d’impôt de l’Ontario pour les coûts d’énergie et l’impôt foncier, le crédit pour les coûts d’énergie dans le Nord de l’Ontario et la taxe sur les mesures climatiques aux résidents à faible revenu de la Colombie-Britannique. Les renseignements personnels peuvent comprendre les suivants : nom, coordonnées, date de naissance et de décès, numéro d’assurance sociale (NAS), autres numéros d’identification, renseignements biographiques, renseignements financiers, statut de faillite, état civil, citoyenneté et signature. Les renseignements personnels peuvent également comprendre des dates d’incarcération dans un établissement fédéral.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements conservés dans cette banque doit fournir des renseignements attestant qu’elle est autorisée à y accéder, y compris le NAS. Ces renseignements peuvent être stockés dans les systèmes internes ou les bases de données de l’Agence, notamment dans les bases de données de la détermination des crédits des particuliers, où est consigné l’ensemble des opérations financières applicables et des raisons expliquant la retenue d’un versement (p. ex., dette envers l’État). De plus, la banque de données permet d’enregistrer toute activité subséquente dans le compte de crédit pour TPS/TVH d’un particulier (p. ex., modification du statut d’admissibilité ou des droits et émission de chèques supplémentaires). Ce fichier de renseignements personnels (FRP) a été mis à jour en 2018.
Catégorie de personnes : Les contribuables, les membres de leur famille (personnes à charge, époux, conjoints de fait) et leurs représentants autorisés.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité d’un particulier au crédit pour TPS/TVH ainsi qu’aux prestations et aux crédits connexes au moyen d’activités de traitement et de validation. Les activités de validation peuvent comprendre une analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels effectuée dans le but de vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Agence, y compris les dates d’admissibilité fournies par Service correctionnel Canada (Admission et libération (SCC PPU 025)) en vertu de l’alinéa 8(2)a) de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) afin de déterminer le maintien de l’admissibilité d’un contribuable. Les renseignements personnels sont également utilisés aux fins de traitement et de compensation des versements. Le pouvoir de traiter une compensation est accordé en vertu du paragraphe 164(2) de la LIR et du paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 122.5 et du paragraphe 220(1) de la LIR. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 de la LIR et il est utilisé aux fins d’identification. L’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada permet à l’Agence de conclure des ententes avec d’autres institutions fédérales ainsi que les gouvernements provinciaux et territoriaux aux fins de l’exécution d’une activité ou d’un programme qu’elle administre.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être divulgués à un particulier qui participe au programme, à son représentant ou à un fonctionnaire désigné autorisé en vertu des sous-alinéas 241(4)d(ii) et 241(4)d(iii) de la LIR. Les renseignements personnels peuvent également être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral ou à d’autres gouvernements provinciaux ou territoriaux, conformément à la Loi. Cela comprend Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général (TPSGC PCU 712)) et Emploi et Développement social Canada (Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 146)) aux fins de traitement des paiements et le ministère des Finances et Statistique Canada aux fins d’analyse statistique. Les renseignements peuvent également être communiqués à des tiers aux fins de vérification, avec le consentement du contribuable. Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou à des parties de ceux-ci), conformément à la loi, aux fins d’administration des programmes d’aide sociale et d’aide au revenu et des crédits d’impôt ainsi qu’aux fins d’analyse des politiques, d’analyse fiscale et d’évaluation du programme. Les renseignements peuvent aussi être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux ou territoriaux applicables (ou à des parties de ceux-ci), conformément aux ententes d’échange de renseignements sur les contribuables qui ont été signées. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, aux programmes et aux activités internes de l’Agence, y compris : le programme de traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Recouvrements (ARC PPU 050), Prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Bureau de l’ombudsman des contribuables (ARC PPU 222), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Prestation fiscale pour le revenu de travail (ARC PPU 178) et le programme de gestion des renseignements. Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, telles que les suivantes : l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la vérification, l’évaluation, l’établissement de rapports ou de statistiques, la gestion des risques liés à l’observation et à l’exécution, l’élaboration de stratégies et l’établissement des rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte des connaissances visant à vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, et à vérifier le cheminement des rapports ainsi que l’analyse des renseignements d’entreprise et des risques en vue de repérer des rapports non conformes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers en format papier seront conservés dans les installations d’entreposage d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de cinq ans suivant la dernière mesure administrative au dossier, puis ils seront détruits. La période de conservation des registres électroniques fait actuellement l’objet d’un examen.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 648
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 003016
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 140

Décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et interprétations techniques

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels indiqués dans la correspondance envoyée par les particuliers ou les programmes internes de l'ARC en vue d’obtenir une interprétation d'un article, d'un paragraphe ou autre de la Loi de l'impôt sur le revenu ou du Règlement de l'impôt sur le revenu ou de toute autre loi qui s'y rapporte, ainsi que les réponses fournies par l'ARC. Les renseignements personnels pourraient comprendre ce qui suit : le nom, les renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, les coordonnées, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date du décès, les renseignements sur les études, les renseignements personnels d'un employé, les renseignements relatifs à l'équité en matière d'emploi, les renseignements financiers, le sexe, la langue, les renseignements médicaux, le lieu de naissance, le lieu du décès, la signature, le numéro d’assurance sociale, ainsi que d'autres renseignements dont le numéro d'entreprise, le numéro de la fiducie et le numéro TED.
Remarque : En plus des exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier doivent fournir leur nom, leur adresse, leur signature et leur numéro d’assurance sociale, l'autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un particulier, le sujet, et la date de la correspondance. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC, dont le Système de gestion de la correspondance et des dossiers sur le Web, la Banque d’information des décisions en impôt, et le Case Management Reporting System. Le présent fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les particuliers, leur époux ou conjoint de fait et les personnes à leur charge; les représentants autorisés; les propriétaires uniques; les partenaires d'une société de personnes; les dirigeants; les actionnaires; les fiduciaires; les bénéficiaires; et les fournisseurs de services fiscaux (c’est‑à‑dire les comptables et les commis comptables).
But : Les renseignements personnels sont recueillis selon la Loi de l'impôt sur le revenu ou le Règlement de l'impôt sur le revenu et servent à fournir des réponses aux contribuables sur des questions ayant trait à la Loi de l'impôt sur le revenu ou au Règlement de l'impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu et sera seulement utilisé à des fins d'identification.
Usages compatibles : Les renseignements personnels fournis en lien à une demande d'interprétation technique ou à une décision pourraient être utilisés lors de recherches et d'analyses en vue de résoudre des cas concernant des difficultés techniques similaires ou lors de la préparation d’autres interprétations techniques ou de décisions. Conformément à l’article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu ou au Règlement de l'impôt sur le revenu, les renseignements peuvent être communiqués à d'autres institutions fédérales, y compris le ministère de la Justice Canada (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010) et le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100). Les renseignements (ou une partie de ceux-ci) peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux concernés, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues avec, entre autres, Revenu Québec et le Treasury Board and Finance de l'Alberta. Les renseignements peuvent être communiqués, le cas échéant, avec les programmes ou activités internes de l'ARC, y compris les suivants : Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Crédit pour la taxe sur les produits et services/ taxe de vente harmonisée (crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140), Décisions et interprétations en matière d’accise et de TPS/TVH (ARC PPU 092), Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation (ARC PPU 177), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Autorité compétente (ARC PPU 085), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035) et Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements personnels obtenus au sujet de résidents d'un pays étranger avec lequel le Canada a signé des conventions fiscales en matière d'impôt sur le revenu pourraient être transmis à l'administration fiscale de ce pays, dans le cadre d'un programme d'échange de renseignements en vertu de la disposition prévue à cet effet dans la convention. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués en vertu des lois pertinentes aux fins de l’évaluation et de la supervision des hauts dirigeants de l’ARC quant à l’administration de leurs fonctions (p. ex., pistes de vérification), de l’évaluation du programme (assurance de la qualité et intégrité des données), de la gestion des risques liés à l’observation et à l’exécution, et de l’élaboration de stratégies et de rapports.
Normes en matière de conservation et d’élimination : Les dossiers seront conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant 50 ans et ensuite éliminés.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPLAR 041
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 003538
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 090

Décisions et interprétations relatives à l’accise et à la TPS/TVH

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à la correspondance reçue de la part des inscrits à la TPS/TVH ou des demandeurs de la TPS/TVH, des inscrits au droit à l’exportation de produits de bois d’œuvre, des déclarants à la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre, des titulaires de licence aux fins de la taxe d’accise et des autres personnes qui demandent l’interprétation d’un article, d’un paragraphe ou d’un autre élément de la Loi sur la taxe d’accise, de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre, de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre, de la Loi sur l’accise, de la Loi de 2001 sur l’accise, de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, de la Loi sur l’importation des boissons enivrantes, des règlements connexes et des réponses envoyées par l’Agence du revenu du Canada (ARC). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, le sexe, la langue, la signature et le numéro d’entreprise des inscrits ou des demandeurs.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements décrits dans le présent fichier doit fournir une preuve d’identité, y compris son nom, son adresse, son numéro de licence ou d’inscription et, s’il y a lieu, l’autorisation écrite d’un tiers. Ces renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou systèmes internes suivants de l’ARC : Système de suivi des décisions et interprétation. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les inscrits à la TPS/TVH et demandeurs de la TPS/TVH, inscrits au droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, inscrits au droit à l’exportation de produits de bois d’œuvre, déclarants à la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre, titulaires de licences et inscrits au droit d’accise, titulaires de licences aux fins de la taxe d’accise et leurs représentants autorisés.
But : Les renseignements sont utilisés pour formuler des réponses qui permettent de gérer les situations ou les problèmes qui concernent des questions liées aux lois et aux règlements. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la taxe d’accise, de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre, de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre, de la Loi sur l’accise, de la Loi de 2001 sur l’accise, de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, de la Loi sur l’importation des boissons enivrantes et des règlements connexes.
Usages compatibles : Les renseignements personnels fournis en lien avec une demande peuvent être consultés dans le cadre de la recherche et de l’analyse menées en vue de résoudre des cas qui concernent des problèmes techniques semblables, ou encore lors de la préparation d’autres interprétations techniques, décisions et publications. Les renseignements peuvent être communiqués, selon le cas, aux responsables des programmes et des activités internes de l’ARC, y compris aux responsables du traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), du crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140), des oppositions, des déterminations et des appels devant le tribunal relatifs à l’impôt sur le revenu et aux taxes à la consommation (ARC PPU 177), du Programme des allègements des contribuables (ARC PPU 580), de l’observation des non-déclarants (ARC PPU 025), de l’observation par les employeurs (ARC PPU 120), de la détection et des enquêtes (ARC PPU 095), de l’autorité compétente (ARC PPU 085), de la vérification et de l’examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035) et du Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220). S’il y a lieu, les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et de supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., évaluation des programmes [assurance de la qualité], observation, comparaison des données, gestion des risques en matière d’exécution, élaboration de stratégies), de même qu’aux fins de statistiques et de production de rapports. Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres organismes fédéraux conformément à l’article 295 de la Loi sur la taxe d’accise, à l’article 211 de la Loi de 2001 sur l’accise, à la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport et à l’article 107 de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre, à l’article 84 de la Loi de 2006 sur le droit à l’exportation de produits de bois d’œuvre, y compris au ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales – FIN PPU 100), au ministère de l’Environnement (concernant la partie 2 de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre pour l’évaluation ou la formulation des politiques) et au ministère de la Justice Canada (Procédures civiles et services juridiques – JUS PPU 010). Les renseignements peuvent aussi être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux ou -territoriaux applicables, conformément aux ententes d’échange de renseignements sur les contribuables qui ont été signées.
Normes de conservation et de destruction : Les décisions et les interprétations sont conservées au sein d’une installation d’entreposage de documents gérée par un entrepreneur du secteur privé pendant 20 ans, puis sont transférées à Bibliothèque et Archives Canada à des fins historiques.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPLAR 140 et ARC DGPLAR 816
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 003777
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 092

Déclarations spécialisées des entreprises

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs au traitement, à l’évaluation, au nouvelle cotisation, à l’avenant, à la validation, à la vérification, et à l’affichage de renseignements fournis dans les déclarations des entreprises (y compris, sans toutefois s’y limiter, les déclarations des droits d’accise, les déclarations de la taxe d’accise, les déclarations des droits à l’exportation de produits de bois d’œuvre, les déclarations des droits pour la sécurité des passagers du transport aérien) et les déclarations de renseignements (T5013 FIN, Déclaration financière des sociétés de personnes) ainsi que dans l’administration des dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu, de la Loi sur la taxe d’accise, de la Loi sur l’accise, de la Loi de 2001 sur l’accise, de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et de la Loi de 2006 sur les droits à l’exportation de produits de bois d’œuvre. Ce fichier donne également des renseignements concernant les options du traitement des paiements des contribuables, y compris les prélèvements automatiques. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, la signature, la langue, la citoyenneté, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (le NE) et le numéro de fiducie.
Remarque : En plus des exigences énoncées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir leur NAS, leur NE, leur numéro de fiducie et/ou l’autorité compétente dans le cas de ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent être conservés dans les systèmes ou les bases de données internes suivantes de l’ARC : Système du numéro d’entreprise, base de données d’Identification des particuliers T1, Comptabilité normalisée et Autres prélèvements. Ce FRP a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Propriétaires uniques, associés dans une société de personnes, autres propriétaires de sociétés et leurs employés, actionnaires, dirigeants d’entreprise, représentants et autorités désignées, agents, courtiers, assureurs et assures et mandataires.
But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l’article 150 et 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu, au paragraphe 229(1) du Règlement de l’impôt sur le revenu, à l’article 221 de la Loi de l’impôt sur le revenu, aux paragraphes 5(2) et 5(3) de la Loi sur la taxe d’accise, à l’article 78 de la Loi sur la taxe d’accise, à l’article 36 de la Loi sur l’accise, aux articles 160 et 161 de la Loi de 2001 sur l’accise, à l’article 17 de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, à l’article 26 de la Loi de 2006 sur les droits à l’exportation des produits du bois d’œuvre et à l’article 70 de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre. Les renseignements personnels servent à administrer les déclarations des entreprises et de renseignements et le traitement des paiements pour le compte du gouvernement du Canada et de la plupart des provinces et territoires, y compris la détermination d’admissibilité aux crédits d’impôt et aux remboursements. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et à la partie IX de la Loi sur la taxe d’accise; il est utilisé aux fins d’identification et d’authentification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour paiement des dettes dues à la Couronne. Lorsqu’il y a lieu, les renseignements relatifs à la dette d’une personne quelconque peuvent être partagés avec la personne même et les tribunaux pour faciliter la saisie. Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions gouvernementales conformément aux dispositions législatives de l’impôt sur le revenu et de la taxe sur l’accise, y compris l’Agence des services frontaliers du Canada, (programme du régime de sanctions administratives pécuniaires, ASFC PPU 001), le ministère des Finances du Canada (données fiscales –  évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100), Statistique Canada (à des fins statistiques), le ministère de la Justice, (procédures civiles et services juridiques (JUS PPU 010), le Service des poursuites pénales du Canada (programme national de recouvrement des amendes, SPPC PPU 001) et le Bureau du vérificateur général du Canada (dossiers des audits de performance, OAG PPU 002). Les renseignements peuvent également être communiqués à des gouvernements provinciaux et territoriaux (ou aux parties de ceux-ci), tel que le permet par la loi. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, aux responsables des programmes et des activités internes à l’ARC, y compris le Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005); le Crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (Crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140); le programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580); les Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), l’Observation par les employeurs (ARC PPU 120), la Détection et enquêtes (ARC PPU 095), l’autorité compétente (ARC PPU 085), la vérification et examen de l'impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), l’inscription au numéro d'entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223),  les petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), la recherche scientifique et développement expérimental (ARC PPU 441), les décisions et interprétations en matière d'accise et de TPS/TVH (ARC PPU 092), les droits d'accise, taxes d'accise, licences pour prélèvements spéciaux et l'observation (ARC PPU 062), la vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430), les Plaintes liées au service (ARC PPU 571), les recouvrements (ARC PPU 050), et le programme des Divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou partagés à d’autres fins telles que : pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’exercice de leurs fonctions conformément aux lois applicables (p. ex. pistes de vérification), dans le cadre de l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), de l’observation, de l’exécution, de la gestion des risques, de l’élaboration de stratégies, des statistiques et de l’établissement de rapports. Les activités de gestion des risques peuvent inclure n'importe quel système automatisé d'analyse de l'information personnelle, de l’information personnelle correspondante, les techniques de découverte de connaissances pour vérifier l'exactitude des renseignements personnels à l'aide d'une source fiable à l'intérieur ou à l'extérieur de l'ARC, pour vérifier le débit au moyen de rapports, intelligence d’affaires, et d'analyse de risques afin d'identifier les rapports de non-conformité, ainsi qu’aux fins du rapprochement des données et de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés dans une installation d’entreposage des documents appartenant à un entrepreneur privé de façon permanente pour les entreprises qui exercent des activités ayant trait à l’importation, à la fabrication et à la distribution des produits du tabac. Les documents concernant les formulaires T5013 pour les sociétés de personnes seront conservés pendant 5 ans. Les documents relatifs aux déclarations des droits d’accise, aux déclarations de la taxe d’accise, aux déclarations des droits à l’exportation de produits du bois d’œuvre, aux déclarations des droits pour la sécurité des passagers du transport aérien et aux formulaires relatifs à la redevance sur les combustibles seront conservés pendant 5 ans. Les documents relatifs aux paiements seront conservés pendant 7 ans à l’exception des demandes ayant trait aux prélèvements automatiques qui seront conservées dans une installation d’entreposage de documents appartenant à un entrepreneur privé pendant 10 ans et qui seront par la suite détruites.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 228
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 000014
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 224

Détection et enquêtes

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels sur des contribuables soupçonnés d'évasion ou de fraude relativement à la législation visant les programmes de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Des renseignements personnels pourraient être recueillis de façon indirecte à partir de sources autres que le contribuable, y compris des vérifications de sources ouvertes sur Internet et d’autres sources publiques, des reportages médiatiques, des bureaux de crédit et d’autres ministères fédéraux. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la signature et les antécédents criminels du contribuable, les empreintes digitales, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise, ainsi que d’autres numéros d’identification comme le numéro du permis de conduire et le numéro d’immatriculation d’un véhicule, des renseignements financiers, la citoyenneté, l’historique du crédit, la date et le lieu de naissance, les personnes à charge, l’historique des déplacements et les opinions ou les points de vue de personnes ou concernant des personnes ainsi que les détails de toute activité illégale, d’inobservation ou d’évasion soupçonnée, les photographies et les enregistrements vidéos/audios.
Remarque : En plus des exigences spécifiées sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels émis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les individus qui demandent l’obtention de l’information décrite par ce fichier doivent fournir le numéro d’assurance social ou le numéro d’entreprise. Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Particuliers soupçonnés d'évasion ou de fraude relativement à la législation visant les programmes de l’ARC; les individus potentiellement affiliés; leurs personnes à charge, conjoints, conjoints de fait ou les représentants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour effectuer des enquêtes dans les cas soupçonnés d’évasion ou de fraude fiscale relativement à la législation visant les programmes de l’ARC. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférés par la législation visant les programmes de l’ARC tel qu’ils sont définis dans la Loi sur l’Agence du revenu du Canada incluant la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, la Loi sur l’accise, la Loi de 2001 sur l’accise, la Loi sur la taxe d’accise, la Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre; en vertu desquels le ministre ou un autre ministre autorise l’Agence, le commissaire ou un employé de l’Agence à gérer un programme ou exécuter une activité. Le numéro d’assurance social est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu et à la Loi sur la taxe d'accise à des fins d’identification. Les enquêteurs de l’ARC peuvent également obtenir une preuve au moyen de mandats de perquisition et d’ordonnances de production conformément à l’article 487 du Code criminel et ils peuvent également obtenir une ordonnance du tribunal pour obliger un contribuable qui a été accusé d’infractions fiscales criminelles à faire prendre ses empreintes digitales conformément à l’alinéa 2(1)c) de la Loi sur l’identification des criminels.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux fédéraux conformément aux législations de l’impôt sur le revenu et de la taxe d’accise, y compris le Service des poursuites pénales du Canada (Poursuites et activités connexes SPPC PPU 002), le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques JUS PPU 010), la Gendarmerie royale du Canada (GRC) aux fins de l’exécution de la loi (Dossiers opérationnels GRC PPU 005). Par le biais du Programme de l’autorité compétente de l’ARC ou du groupe d’entraide international du ministère de la Justice, les renseignements peuvent également être divulgués à divers gouvernements étrangers selon les conventions fiscales, les accords d'échange de renseignements fiscaux ou les traités d'entraide juridique. Les renseignements peuvent également être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux applicables (ou certaines de leurs composantes) et à des partenaires internationaux conformément aux ententes d’échange de renseignements de contribuables. Les renseignements peuvent aussi être communiqués, au besoin, avec les programmes/activités de l’ARC, y compris : le Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), le Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), aux Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), à la Vérification et examen de l'impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), au Programme de dénonciateurs de l’inobservation fiscale à l’étranger (ARC PPU 411), à l’Autorité compétente (ARC PPU 085), aux Recouvrements (ARC PPU 050), aux Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), et aux Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation (ARC PPU 177). Les renseignements pourraient être transmis aux organismes d'application de la loi, lorsque la loi le permet. Les renseignements pourraient aussi servir à des fins d'évaluation du programme, d’élaboration de stratégies, d'établissement de rapports ou de statistiques. Avec consentement, les renseignements peuvent également être utilisés à des fins d’enquête de sécurité sur le personnel pour les emplois au sein de l’Agence du revenu du Canada.
Normes de conservation et de destruction : Les rapports concernant la Loi sur la taxe d'accise, la Loi sur l'accise et la Loi de l'impôt sur le revenu sont conservés pendant cinq ans suivant la date de fermeture d'un dossier ou la date d'expiration de toutes les périodes d'appel et sont ensuite détruits. Tous les autres renseignements sont conservés pendant un maximum de huit ans et sont ensuite détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 820
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 002752
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 095

Données sur les non-déclarants

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux déclarations de revenus et de renseignements des non-déclarants (particuliers, entreprises, sociétés et fiducies) pour faciliter les enquêtes et les autres mesures prises en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) afin d’assurer l’observation des exigences relatives aux déclarations requises par l’ensemble des particuliers, des entreprises, des sociétés et des fiducies, ainsi que d’analyser et de cerner les tendances en matière d’observation, les nouveaux enjeux et les facteurs sous-jacents aux comportements d’inobservation. Cela pourrait comprendre la collecte ou la vérification, ou les deux, de renseignements provenant d’institutions provinciales, territoriales et fédérales, du secteur privé et de sources publiques, y compris Internet. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, les antécédents en matière de crédit, les renseignements financiers, le genre, le numéro d’assurance sociale (NAS), les coordonnées, la langue, les autres numéros d’identification, c’est-à-dire le numéro d’entreprise (NE) et le numéro de permis de conduire, la date de décès et la date de naissance.
Remarque : En plus des exigences mentionnées dans le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes demandant les renseignements décrits par le fichier pourraient être appelées à fournir un NAS, un NE, une date de naissance et un pouvoir juridique pour les personnes agissant pour le compte d’un titulaire de compte ou d’une succession. Ces renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou systèmes internes suivants de l’Agence : Système Universel Delpac et Système automatisé des fiducies (SAF). Ce FRP a été mis à jour en 2018.
Catégorie de personnes : Contribuables individuels, y compris les non-résidents, les membres de leur famille (personnes à charge, époux, conjoints de fait), les propriétaires uniques, les associés de sociétés de personnes, les autres propriétaires d’entreprise, les actionnaires, les dirigeants de sociétés, les représentants, les pouvoirs désignés et les fiduciaires.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des dispositions des articles 231.1, 231.2 et 231.7 et des paragraphes 150(2), 152(7), 220(1), 238(1) et 238(2) de la LIR, et de l’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, et ils sont utilisés pour détecter, cerner et aborder efficacement les cas d’inobservation, et pour encourager l’observation volontaire. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 de la LIR et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages Compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral, conformément aux lois applicables, y compris au ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010) et à Service des poursuites pénales du Canada (Poursuites et activités connexes SPPC PPU 002). Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou une partie d’entre eux), conformément aux dispositions législatives et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent aussi être divulgués, le cas échéant, aux responsables des programmes ou des activités internes de l’Agence, y compris : Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Décisions anticipées en matière d’impôt sur le revenu et interprétations techniques (ARC PPU 090), Recouvrement (ARC PPU 050), Vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015) et Observation par les employeurs (ARC PPU 120). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et de supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), d’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), de gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, d’élaboration de stratégies, de même qu’aux fins de statistiques et de production de rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte des connaissances visant à vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, et à vérifier le cheminement des rapports ainsi que l’analyse des renseignements d’entreprise et des risques en vue de repérer des rapports non conformes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont actuellement conservés dans les installations d’entreposage d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de sept ans suivant la clôture ou l’expiration de toutes les périodes d’appel, puis ils sont détruits. La conservation des dossiers reliée à l’intelligence d’affaires est en cours d’élaboration.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGRV 181
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 003542
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 025

Initiatives de subvention pour les entités commerciales

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés au traitement, à la cotisation et à la validation des initiatives de subvention liées à la COVID-19 pour les entités commerciales. Les initiatives de subvention liées à la COVID-19 pour les entités commerciales regroupent la Subvention salariale d’urgence du Canada, le Programme d’embauche pour la relance économique du Canada, la Subvention d’urgence du Canada pour le loyer, le Programme de relance pour les entreprises les plus durement touchées et le Programme de relance pour le tourisme et l’accueil. Ces programmes sont des initiatives liées à la COVID-19 visant à permettre aux employeurs admissibles, qui ont subi des réductions de revenus de bénéficier d’une subvention pour couvrir une partie de leurs dépenses salariales, ce qui leur permet d’embaucher de nouveaux employés ou de réembaucher des travailleurs ayant été mis à pied en raison de la COVID-19, et de les aider à payer leur loyer ou leurs frais de propriété. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, le numéro d’entreprise, les coordonnées, les renseignements financiers, les renseignements sur l’emploi, la signature, l’attestation et l’adresse du protocole Internet.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, toute personne qui demande des renseignements décrits dans ce fichier doit fournir l’autorisation nécessaire et un numéro d’entreprise. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2023. En attente de l’approbation du SCT.
Catégorie de personnes: Les particuliers, les propriétaires uniques, les partenaires de sociétés de personnes, les agents de sociétés et les représentants autorisés.
But : Les renseignements personnels sont utilisés dans le but suivant : déterminer l’admissibilité et le droit d’une entreprise, traiter, évaluer et valider les initiatives de subvention liées à la COVID-19 pour les entités commerciales au moyen d’activités de traitement et de validation. Les activités de validation peuvent comprendre l’analyse automatisée ou manuelle autorisée des renseignements personnels afin de vérifier l’exactitude des renseignements par rapport à une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Agence du revenu du Canada, la vérification des flux des rapports, ainsi que des renseignements d’entreprise et l’analyse des risques afin de maintenir l’intégrité des programmes. Les renseignements personnels sont également utilisés aux fins de traitement des paiements et pour prendre des mesures visant à récupérer des fonds qui n’auraient pas dû être payés. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 125.7 de la Loi de l’impôt sur le revenu. L’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada permet à l’Agence de conclure des ententes avec d’autres institutions fédérales ainsi que les gouvernements provinciaux et territoriaux aux fins de l’exécution d’une activité ou d’un programme qu’elle administre.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois ou aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues, y compris le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100), Statistique Canada pour l’analyse statistique et Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général TPSGC PCU 712) pour l’émission des paiements. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, aux programmes et aux activités internes de l’Agence, y compris : Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223), Déclarations spécialisées des entreprises (ARC PPU 224), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Vérifications et examens de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises et de la planification fiscale abusive et de l’inobservation fiscale à l’étranger (ARC PPU 035), Programme du traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241), Recouvrements (ARC PPU 050), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Décisions anticipées en matière d’impôt sur le revenu et interprétations techniques (ARC PPU 090). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, notamment pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’Agence dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et analyse statistique), pour l’élaboration de stratégies et pour la production de rapports.
Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant six ans après la dernière mesure administrative, puis détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 230
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 20240001
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 231

Inscription au numéro d'entreprise et aux comptes de programme

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’inscription et à l’administration au numéro d’entreprise et aux comptes de programmes. Il s’agit notamment de l’examen des numéros d’entreprises, de la validation des comptes de la TPS/TVH, des numéros de TPS/TVH et d’autres retenues, des comptes des retenues à la source, des comptes d’impôt sur le revenu des sociétés, des comptes import-export, des comptes d'allocations spéciales pour enfants, des comptes de droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, des comptes des primes d’assurance, comptes des organismes de bienfaisance, comptes des développeurs de renseignements de la déclaration et des annexes, comptes des déclarations de renseignements, comptes de programme provinciaux, des comptes de taxe d’accise et d’autres retenues. Les renseignements peuvent être reçus des institutions gouvernementales provinciales, municipales et/ou fédérales. Le numéro d’entreprise est aussi utilisé comme identificateur commun pour toutes les entreprises et leurs interactions avec le Gouvernement du Canada et, par conséquent, peut être divulgué. Le but est de permettre aux entreprises d’utiliser un seul numéro dans leurs rapports avec les programmes du secteur public et les divers paliers de gouvernement du Canada. Parmi les renseignements personnels, on compte le nom, les coordonnées, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise et d’autres numéros de comptes de programmes, l’adresse IP, la langue, les renseignements sur les caractéristiques de l’entreprise, les renseignements financiers, et la signature.
Remarque : En plus des exigences indiquées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les particuliers qui demandent les renseignements contenus dans ce fichier doivent être des représentants autorisés au dossier et doivent fournir le numéro et le nom de l’entreprise. Les renseignements peuvent être consignés dans les systèmes internes ou les bases de données de l’ARC qui suivent : le Système du numéro d’entreprise et le Système de tiers autorisés. Le présent fichier de renseignements personnels a fait l’objet d’une mise à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les contribuables notamment : les propriétaires uniques résidents ou non-résidents; les associés d’une société de personnes; les administrateurs de sociétés et autres propriétaires d’entreprises; les représentants autorisés et les autres délégués; les agents; les courtiers; les assureurs et les assurés, les mandataires, les employeurs domestiques, les parents nourriciers et les diplomates.
But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l’article 221 de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la partie IX de la Loi sur la taxe d’accise pour établir et tenir à jour un système de codification uniforme des entreprises (et des particuliers prenant part à des programmes destinés aux entreprises), ce qui permet à l'Agence du revenu du Canada (ARC) d'administrer, en vertu du pouvoir conféré, les dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur l'accise, de la Loi de 2001 sur l'accise, de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi sur le droit à l'exportation de produits de bois d'œuvre, de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants, de la Loi sur les douanes, de la Loi sur l'assurance-emploi et du Régime de pensions du Canada. Le NAS est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l'emploi sur le revenu et de la Partie IX de la Loi sur la taxe d’accise, et est utilisé par l’ARC à des fins de comparaison de données, notamment dans le système T1, pour faciliter la prévention du vol d'identité et de l'inscription frauduleuse, et dans le cadre de programmes comme le Régime de pensions du Canada (RPC).
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres ministères fédéraux, conformément à la législation relative à l’impôt sur le revenu et à la taxe d’accise, notamment, l’Agence des services frontaliers du Canada : Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires (ASFC PPU 001); Industrie Canada : Avis de changement des administrateurs de sociétés (IC PPU 049); Statistique Canada, en vertu de la Loi sur la statistique (à des fins de statistiques); et Emploi et Développement social Canada (Enquêtes du régime d'assurance-emploi EDSC PPU 171). Les renseignements peuvent être également divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux (ou leurs secteurs constitutifs), conformément aux ententes signées afin de permettre la divulgation de renseignements dans la mesure où la législation l’autorise. Les renseignements peuvent également être transmis à des programmes et à des activités internes de l’ARC, notamment : Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241) et Déclarations spécialisées des entreprises (ARC PPU 224). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : l’évaluation et la supervision des agents de l’ARC dans l’exercice de leurs fonctions, en vertu des lois applicables, (p. ex., les pistes de vérification); l’évaluation de programmes (l’assurance de la qualité et l’intégrité des données); la recherche, et/ou la collecte de données statistiques.
Normes de conservation et de disposition : Le numéro d’entreprise et les renseignements sur le compte de programme doivent être détruits 10 ans après la fermeture du compte.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 227
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 20090528
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 223

L’accise et des taxes spéciales

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’octroi de licences, à la vérification, à l’observation et à l’examen réglementaire concernant les contribuables, aux termes des parties de la Loi sur la taxe d’accise ne se rapportant pas à la TPS/TVH, de la Loi sur l’accise, de la Loi de 2001 sur l’accise, de la Loi sur la taxe sur certains biens de luxe, de la Loi sur l’importation des boissons enivrantes, de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre et de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre. Les renseignements peuvent inclure les noms de personnes, leurs coordonnées, leurs données financières, leur date de naissance, leurs renseignements biographiques, leur genre, leur langue de préférence, leur numéro d’entreprise, leurs vérifications judiciaires, leur nom d’utilisateur, leur mot de passe temporaire et leur signature.
Remarque : Modification en attente d’approbation du SCT. Ce fichier, anciennement appelé « Droits d’accise, taxes d’accise, licences pour prélèvements spéciaux, agréments et observation », a été mis à jour en 2023. 
Catégorie de personnes : Propriétaires uniques, associés de sociétés de personnes, agents autorisés et personnes-ressources.
But : Les renseignements personnels servent à administrer le Programme de l’accise et des taxes spéciales, notamment en ce qui concerne l’évaluation de l’admissibilité des demandeurs concernant les types de licence et d’agrément nécessaires, la détermination des cas d’inobservation et la production de listes de distribution pour les publications techniques. Ils sont recueillis aux termes de l’article 5 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui confère à l’ARC le mandat de soutenir l’application et l’exécution des dispositions législatives sous la responsabilité du ministre du Revenu national.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être fournis à d’autres institutions fédérales, y compris le ministère des Finances Canada (aux fins de politique fiscale, FIN PPU 100), le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), le Service des poursuites pénales du Canada (Poursuites et activités connexes, SPPC PPU 002), l’Agence des services frontaliers du Canada (Grand livre des comptes clients ASFC PPU 1501), et pour l’application de la Loi sur les douanes en ce qui concerne les importations effectuées par des titulaires de licence, Environnement et Changement climatique Canada en ce qui concerne l'application de la partie 2 de la Loi sur la tarification de la pollution par les gaz à effet de serre, et Santé Canada pour l’administration et l’exécution de la Loi sur le cannabis et des modifications connexes à la Loi de 2001 sur l’accise. Les renseignements peuvent également être fournis aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou à un de leurs bureaux) aux fins de l’application et de l’exécution de dispositions législatives connexes, dans la mesure où la loi l’autorise. Enfin, les renseignements peuvent être fournis, s’il y a lieu, aux responsables des programmes internes de l’ARC, y compris les suivants : Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation (ARC PPU 177), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Détection et enquêtes (ARC PPU 095) et Vérifications et examens de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises et de la planification fiscale abusive et de l’inobservation fiscale à l’étranger (ARC PPU 035). Les renseignements personnels peuvent également servir à la comparaison de données, à l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), à l’élaboration de stratégies, et à l’établissement de rapports pour diverses analyses statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements en ce qui a trait aux titulaires de licence, d’agrément, d’autorisation ou autre permission en vigueur ainsi qu’aux personnes visées par règlement sont conservés sur une période indéfinie. Les dossiers des particuliers, dont la licence, l’agrément, l’autorisation ou toute autre permission n’est plus en vigueur sont conservés dans une installation de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant 10 ans, après quoi ils sont détruits.
Autorisation de disposition des documents:  2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGPLAR 030
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 003128
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 062

L’observation des sociétés et TPS/TVH

Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels relatifs aux obligations en matière d’inscription, de retenues, de versements et de déclaration pour les sociétés, le programme d’observation de la TPS/TVH et le programme des autres prélèvements. Ceux-ci comprennent la vérification après cotisation des déclarations et des demandes de remboursement de la TPS/TVH, revue des cotisations des sociétés, révision des inscriptions des sociétés, révision approfondie de l’inscription à la TPS/TVH, déclarants contrevenants de la TPS/TVH et des autres prélèvements, non-inscrits de la TPS/TVH, l’examen de l’observation des entreprises et l’examen du droit pour la sécurité des passagers du transport aérien. Cela inclurait la vérification des revenues, taxe perçue, crédits de taxe sur les intrants, déclarations et demandes de remboursements de la TPS/TVH, déclarations de revenus des sociétés, registres comptables connexes, nouveaux comptes de la TPS/TVH et les nouveaux comptes de société, mettre à jour les renseignements d’identification de l’entreprise, la validation des comptes de la TPS/TVH, comptes de l’impôt sur le revenu des sociétés, comptes de taxe d’accise et des autres prélèvements, identifier et résoudre des cas d’inobservation en lien à l’inscription et le recouvrement de revenue, déceler les écarts, obtenir les déclarations et les versements en souffrance des contribuables contrevenants. Cela peut comprendre recouvrer et/ou vérifier les renseignements auprès des institutions provinciales, territoriales et fédérales, du secteur privé et de sources publiques dont Internet. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnés, les renseignements financiers, la signature, la langue, le numéro d’assurance social, le numéro d’entreprise et autres numéros de compte de programme, les renseignements biographiques, la date du décès et la date de naissance et autres numéros d’identification (p. ex., numéro de la fiducie, numéro du certificat).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les personnes qui demandent des renseignements inscrits dans ce fichier pourraient être appelées à fournir le numéro d’assurance social, le numéro d’entreprise, la date de naissance et/ou l’autorité légale pour ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent être entreposés dans les banques de données ou les systèmes internes de l’ARC suivants : Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source, Système automatisé des fiducies, Système de communication avec les entreprises, Système du numéro d’entreprise, Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés et cas, Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés, Système de gestion de la charge de travail des recouvrements de la vérification, Historique de la correspondance d’entreprise, Système de traitement des déclarations de TPS/TVH et des rajustements, Système intégré de gestion de la vérification, Système d’identification des non-inscrits, Système des autres prélèvements, Système d’identification sur les comptes de programme, Base de données d’accès direct aux renseignements personnels, Système de traitement des remboursements, Système de gestion et de suivi pour les recouvrements et l’observation, Grand livre des recettes, Système de comptabilité normalisée, Comptabilité normalisée et cas ainsi que l’Outil de calcul des comptes de fiducie. Ce fichier de renseignements personnels a été créé en 2019.
Catégorie de personnes : Les propriétaires d’entreprises et personnes associées aux sociétés telle que leurs employés, les actionnaires, les associés, les dirigeants, les représentants, les autorités désignées, les agents, les fiduciaires, les courtiers, les assureurs et les assurés, les mandataires et les non-résidents.
But :  Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférés par plusieurs lois, y compris sans toutefois s’y limiter, à la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi de 2001 sur l’accise, la Loi sur la taxe d’accise, la Loi sur les droit d’exportation de produits de bois d’œuvre, la Loi sur les douanes, la Loi sur l’assurance-emploi, le Régime de pension du Canada, la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre, la Loi sur la taxe sur les produits et services des Premières nations, la Loi sur l’administration fiscale ainsi que la Loi sur la taxe de vente du Québec et ils sont utilisés pour détecter, cerner et aborder efficacement les cas d’inobservation et pour encourager l’observation volontaire. Le numéro d’assurance social est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu et à la Loi sur la taxe d’accise et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral, conformément à la législation et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues, notamment : le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques JUS PPU 010) et le Bureau du vérificateur général du Canada (Dossiers de vérification de gestion, BVG PPU 002). Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux, territoriaux (ou une partie d’entre eux), conformément aux dispositions législatives et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent être fournis, s’il y a lieu, aux responsables des programmes internes de l'ARC, y compris les suivants : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Vérifications et examens de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises et de la planification fiscale abusive et de l’inobservation fiscale à l’étranger  (ARC PPU 035), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Recouvrements (ARC PPU 050), Décisions anticipées en matière d’impôt sur le revenu et interprétations techniques (ARC PPU 090), Décisions et interprétations en matière d’accise et de TPS/TVH (ARC PPU 092), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation (ARC PPU 177), Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220), Inscription au numéro d'entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223), Programme du traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430), Recherche scientifique et développement expérimental (ARC PPU 441), Programme de crédit d’impôt pour films et produits multimédias (ARC PPU 442), Plaintes liées au service (ARC PPU 571) et Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à des fins d’évaluation et de supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, ainsi que l’élaboration de stratégies, de statistiques et de rapports opérationnels. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte des connaissances visant à vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, à vérifier le cheminement des rapports, ainsi que l’analyse des renseignements d’entreprise et des risques en vue de repérer de l’inobservation.
Normes de conservation et de destruction : En cours de développement
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGRV 186
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 20220004
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 185

Observation par les employeurs

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs aux obligations en matière d’inscription, de retenues, de versements et de déclaration pour les retenues sur la paie, la TPS/TVH sur les avantages des employés et les autres prélèvements, ainsi que les sommes à payer établies pour défaut de retenir et de verser des montants, y compris les pénalités et les intérêts. Ces renseignements comprennent toutes les opérations comptables qui concernent les retenues à la source des employés, les versements et les rapprochements des employeurs et la vérification des déclarations de société, qui permettent de vérifier que divers montants, tels que les frais de déplacement, les honoraires professionnels, les honoraires d’expert conseil et les indemnités de repas et de divertissement, sont demandés comme il se doit dans les déclarations de revenus des sociétés dans le but de régler l’inobservation, s’il y a lieu. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, des numéros d’identification (y compris le numéro d’entreprise [NE]), la langue, la signature, le numéro d’assurance social (NAS), la date de naissance et des renseignements financiers.
Remarque : En plus des exigences précisées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir les autorisations nécessaires et une preuve d’identité appropriée, notamment un NE, et un NAS. Les renseignements peuvent être entreposés dans les banques de données ou systèmes internes de l’ARC suivants : le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source, le Système de retenues sur la paie, comptabilité et de recouvrements, le Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés, le système du Régime offert par l’employeur, la Base de données d’accès direct aux renseignements personnels, l’Outil de calcul des comptes de fiducie, le Système d’information de gestion de la Vérification, le Système de création électronique de lettres et le Système de la TPS/TVH. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2018.
Catégorie de particulier : Particuliers, propriétaires uniques, associés dans une société de personnes et leurs employés, dirigeants d’entreprise autorisés et leurs employés, et personnes-ressources autorisées.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en application des articles 153 et 231.1 de la Loi de l’impôt sur le revenu, de l’article 200 du Règlement de l’impôt sur le revenu, de l’article 288 de la Loi sur la taxe d’accise, des articles 82 et 88 de la Loi sur l’assurance-emploi, de l’article 11 du Règlement sur la rémunération assurable et la perception des cotisations, des articles 8, 9 et 25 du Régime de pensions du Canada, de l’article 10 du Règlement sur le Régime de pensions du Canada et de l’article 70 de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien. Ils sont utilisés lors de l’examen des registres comptables des entreprises, dont les comptes de retenues sur la paie, et servent à vérifier que les entreprises respectent les exigences en matière de production, de versement, de retenue et de déclaration, y compris la déclaration des avantages imposables et la qualification adéquate des travailleurs, et que l’inscription au registre et les soldes de compte de la TPS/TVH sont à jour. Les renseignements personnels sont également recueillis en application des articles 152 et 227, du paragraphe 227(9.2) et des alinéas 227(9)b) et 227(9)a) de la Loi de l’impôt sur le revenu, de l’article 296 de la Loi sur la taxe d’accise, de l’article 85, du paragraphe 82(8) et des alinéas 82(9)a) et 82(9)b) de la Loi sur l’assurance-emploi, de l’article 22, du paragraphe 21(6) et des alinéas 21(7)a) et 21(7)b) du Régime de pensions du Canada, et de l’article 39 de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien. Ils sont utilisés pour évaluer les insuffisances, les pénalités et les intérêts, s’il y a lieu. De plus, des renseignements sont recueillis en vertu des paragraphes 231.5(1) et 231.2(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu, et ils sont utilisés pour faire des copies de tout document qui fait l’objet d’un examen et pour envoyer des avis de demande péremptoire de renseignements (DPR). Le NAS est recueilli en application de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu, de l’article 88 du Règlement sur le Régime de pensions du Canada et de l’article 89 du Règlement sur l’assurance-emploi, et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être transmis à d’autres institutions du gouvernement fédéral, dont le ministère de la Justice (procédures civiles et services juridiques [JUS PPU 010]), conformément aux lois. Des renseignements peuvent également être transmis aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou à des composantes de ceux-ci), y compris Revenu Québec et la Commission d’indemnisation des accidents du travail de la Nouvelle-Écosse, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements signées. Les renseignements peuvent également être transmis, au besoin, à des programmes internes de l’ARC, comprenant les suivants : l’observation des non-déclarants (ARC PPU 025), le traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), le programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (ARC PPU 070), les recouvrements (ARC PPU 050), les petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), la vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430), la vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), la détection et enquêtes (ARC PPU 095), le traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), et l’inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, comme l’évaluation et la supervision des représentants de l’ARC dans l’exercice de leurs fonctions en application des lois pertinentes (pistes de vérification), l’évaluation d’un programme (assurance de la qualité, intégrité des données et formation), en réponse aux plaintes de service et autres demandes de renseignements, aux fins de gestion du risque lié à l’observation et à l’exécution, de l’élaboration de stratégies, de même qu’aux fins de statistiques et de production de rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse autorisée et automatisée des renseignements, la comparaison de renseignements et la découverte de connaissances à l’extérieur de l’ARC, afin de vérifier le cheminement des déclarations et de faire des analyses des renseignements d’entreprise et des risques en vue de repérer ceux qui ne respectent pas leurs obligations en matière de déclaration.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés pendant deux ou six années après la plus tardive des dates suivantes, soit la date de la dernière mesure administrative, selon l’activité, la date de fermeture du compte ou la date à laquelle toutes les procédures d’appel sont épuisées. La conservation des documents des activités liées aux renseignements d’entreprise est en cours d’élaboration.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGRV 188
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 001948
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 120

Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés au règlement des oppositions et appels en matière de cotisations, de nouvelles cotisations et de déterminations liées aux taxes à la consommation. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les renseignement biographiques, les coordonnées, le statut de citoyenneté, les renseignements sur le crédit, la date de naissance, la date du décès, les renseignement personnels sur les employés, les renseignements financiers, la langue, les renseignements médicaux , les opinions ou points de vue de personnes ou à leur sujet, la signature, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise et autres numéros d’identification.
Remarque : En plus des exigences précisées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir ce qui suit : le sujet et la date de correspondance, l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou de la succession et le numéro d’assurance sociale et le numéro d’entreprise. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2023. Modification en attente d’approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Catégorie de personnes : Les contribuables individuels et des personnes inscrites à la TPS/TVH, y compris les non-résidents, les propriétaires individuels, les partenaires, les autres propriétaires d'entreprise et leurs employés, les actionnaires, les mandataires sociaux, les représentants et les autorités désignées, les agents, les courtiers, les assureurs, les assurés et les candidats qui produisent des oppositions en matière de taxe à la consommation ou un appel devant les tribunaux du Canada lié aux cotisations et/ou aux nouvelles cotisations en matière de taxe à la consommation.
But : Les renseignements personnels sont utilisés dans le but suivant : de soutenir la résolution des oppositions et appels en matière de taxe à la consommation. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférés par l’article 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu , le paragraphe 8(2) de la Loi sur l’accise, le paragraphe 195 (3) de la Loi de 2001 sur l’accise, les paragraphes 81.15(4) et 295(5) de Loi sur l’accise, le paragraphe 43(3) de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et des paragraphes 20(2) et 54(3) de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits du bois d’œuvre et le paragraphe 107(2)de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à la section 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et à la Partie IX de la Loi sur l’accise, et il est utilisé afin de vérifier l’identité par rapport au numéro d’entreprise.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois, y compris le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), les tribunaux du Canada et le ministère des Finances (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100). De plus, les renseignements peuvent être communiqués au ministère du Revenu de gouvernements étrangers avec lesquels une convention fiscale a été conclue et avec les gouvernements provinciaux et territoriaux conformément aux Ententes sur l’échange de renseignements sur les contribuables signées (consultez le paragraphe 241(4) de la Loi de l’impôt sur le revenu et le paragraphe 295(5) de la Loi sur l’accise). Les renseignements peuvent également être transmis, au besoin, à des programmes et à des activités internes de l’ARC, y compris d’autres secteurs de programmes de l’ARC et des bureaux locaux impliqués dans les dossiers d’appels et d’oppositions. Les renseignements personnels sont utilisés à l’appui des résolutions d’oppositions, de déterminations et d’appels. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, la comparaison des données ainsi que l’élaboration de stratégies, de statistiques et de rapports opérationnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant dix ans après que la période d’appel relative à la décision rendue par le plus haut tribunal a été épuisée. Les dossiers sont ensuite détruits. Lorsque des causes sont entendues devant un tribunal, comme la Cour canadienne de l’impôt, les dossiers et les dossiers produits par l’ARC pour le tribunal sont conservés pendant deux ans après la fermeture du dossier et transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC APP 555
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20120418
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 177 

Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux. 

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux règlements des oppositions et aux appels des cotisations, des nouvelles cotisations et des déterminations liées à l’impôt sur le revenu et aux organismes de bienfaisance. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les renseignements biographiques, les coordonnées, le statut de citoyenneté, les renseignements sur le crédit, la date de naissance, la date du décès, les renseignements personnels sur les employés, les renseignements financiers, la langue, les renseignements médicaux, les opinions ou points de vue de personnes ou à leur sujet, la signature, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise et autres numéros d’identification.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent également fournir ce qui suit : le sujet et la date de correspondance, le numéro d’assurance sociale, l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou de la succession, et le numéro d’entreprise. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2023. Modification en attente d’approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Catégorie de particuliers : Les contribuables individuels, y compris les non-résidents, les propriétaires individuels, les partenaires, les autres propriétaires d'entreprise et leurs employés, les actionnaires, les mandataires sociaux, les représentants et les autorités désignées, les agents, les courtiers, les assureurs, les assurés et les candidats qui présentent une opposition ou un appel devant les tribunaux du Canada lié aux cotisations et/ou aux nouvelles cotisations de l’impôt sur le revenu, aux déterminations en matière de prestations canadiennes pour enfants et aux statuts d’organismes de bienfaisance, les particuliers qui intentent une poursuite civile contre la Couronne.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des sections 165(3) et 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu, et en vertu des sections 81.15 et 275 de la Loi sur la taxe d'accise, et sont utilisés afin de régler les oppositions et les appels en matière d’impôt sur le revenu et de bienfaisance; de déterminer l’admissibilité au crédit pour la TPS, à la prestation fiscale canadienne pour enfants et à la prestation fiscale pour le revenu de travail. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres organismes du gouvernement fédéral conformément avec la loi, y compris le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), les tribunaux du Canada et le ministère des Finances (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100). Les renseignements peuvent aussi être communiqués aux ministères du revenu des gouvernements étrangers avec lesquels une convention fiscale a été conclue et avec les gouvernements provinciaux et territoriaux. Les renseignements peuvent être communiqués ou divulgués aux tiers désignés dans une poursuite civile (consultez le paragraphe 241(4) de la Loi de l’impôt sur le revenu). Les renseignements peuvent également être transmis, au besoin, à des programmes et à des activités internes de l’ARC, y compris d’autres secteurs de programmes de l’ARC et des bureaux locaux impliqués dans les dossiers d’appels et d’oppositions. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, la comparaison des données ainsi que l’élaboration de stratégies, de statistiques et de rapports opérationnels. 
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant dix ans après que la période d’appel relative à la décision rendue par le plus haut tribunal a été épuisée. Les dossiers sont ensuite détruits. Lorsque des causes sont entendues devant un tribunal, comme la Cour canadienne de l’impôt, les dossiers et les dossiers produits par l’ARC pour le tribunal sont conservés pendant deux ans après la fermeture du dossier et transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC APP 545
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 20120419
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 172

Petites et moyennes entreprises

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’administration, ainsi que l’application et l’exécution des dispositions selon la Loi de l’impôt sur le revenu, y compris la détermination de l’inobservation, les activités d’exécution de la vérification, l’aide aux contribuables et l’éducation, relative aux petites et moyennes entreprises et les contribuables non-résidents. Les renseignements sont reçus de particuliers, de fiducies, de sociétés de personnes et de sociétés, et comprennent, sans toutefois s’y limiter, les renseignements reçus au moyen de déclarations de revenus, de déclarations de renseignements et de formulaires. Les renseignements personnels peuvent également être recueillis au cours d’une vérification et indirectement auprès de sources autres que le contribuable. Cela peut comprendre la collecte et la vérification de renseignements auprès de ministères ou d’agences fédéraux et provinciaux, du secteur privé et d’autres sources publiques, y compris les journaux et Internet. Les renseignements personnels peuvent comprendre: le nom, les coordonnées, la citoyenneté, la langue, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, les renseignements financiers, les renseignements biographiques, les renseignements médicaux, les profils de risque, les antécédents criminels, le sexe, le numéro d’entreprise (NE), le numéro de fiducie, le numéro de société de personnes, la signature et le numéro d’assurance sociale (NAS).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier peuvent devoir fournir le NAS, le NE et l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom du titulaire de compte ou de la succession. Le fichier de renseignements personnels (FRP) a été mis à jour en 2018.
Catégorie de personnes : Les contribuables, en tant qu’individu y compris les non-résidents; les membres de la famille (personnes à charge, époux, conjoints de fait), les propriétaires uniques, les associés dans des sociétés de personnes, d’autres propriétaires d’entreprises, les agents d’une société, les représentants et les fondés de pouvoir, les agents, les fiduciaires, les constituants et les bénéficiaires.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs de l’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, des paragraphes 85(1), 85(2), 97(2) les articles 153, 162, 163.2, 212, 220, 227, 230-233.3, 237.1, 237.3, 244.2, la partie XII.2, la partie XIII et la partie XIII.2 de la Loi de l’impôt sur le revenu, et les paragraphes 98(3), 99(1), 275(1), et le article 285.1, 288, 289, 289.1 et la partie IX de la Loi sur la taxe d’accise. Ces renseignements sont utilisés pour l’administration des programmes de petites et moyennes entreprises, y compris la détection de l’inobservation, les activités d’exécution de la vérification, l’aide au contribuable et l’éducation ainsi que l’article 7 de la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces. Le NAS est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux fédéraux conformément à la législation de l’impôt sur le revenu, notamment : à l’Agence des services frontaliers du Canada (Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires, ASFC PPU 001), au ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100), à Statistique Canada (pour des données statistiques), à L‘Innovation, Sciences et Développement économique Canada (dossiers d’insolvabilité en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, IC PPU 058), au ministère de la Justice (procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), le Service des poursuites pénales du Canada (programme national de recouvrement des amendes, SPPC PPU 001), et le Bureau du vérificateur général du Canada (dossiers des audits de performance, OAG PPU 002), au Centre d’analyse des opérations et des déclarations financières du Canada (Observation des entités déclarantes, CANAFE PPU 028) et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Les renseignements peuvent aussi être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou certaines de leurs composantes) conformément aux protocoles d’entente signés. Les renseignements personnels obtenus au sujet de résidents de pays avec lesquels le Canada possède une convention fiscale peuvent être échangés avec ces administrations fiscales dans le cadre d’un échange de renseignements en vertu de la disposition appropriée de la convention. Les renseignements peuvent aussi être partagés, au besoin, avec les programmes/activités de l’ARC, y compris : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Compte d’épargne libre d’impôt (ARC PPU 054), Programme des cotisations T3 (ARC PPU 015), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programmes (ARC PPU 223), Crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140), Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation (ARC PPU 177), Oppositions, en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Recouvrements (ARC PPU 050), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Autorité compétente (ARC PPU 085), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Recherche scientifique et développement expérimental (ARC PPU 441), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430), Programme des organismes de bienfaisance (ARC PPU 200) et Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques liés à l’d’observation et à l’application de la loi, l’élaboration de stratégies, les statistiques et la production des rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse automatisée autorisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte de connaissances afin de vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, de vérifier les déclarations d’intermédiaires, ainsi que les renseignements d’entreprise et l’analyse du risque dans le but de déceler les déclarations non conformes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers de vérification sont conservés pendant cinq ans après la résolution du processus d’appel, puis détruits. Tous les autres renseignements obtenus des sources externe à des fins d’évaluation des risques qui ne mènent pas à une mesure administrative seront détruits après deux ans. Les documents papier sont entreposés et conservés dans une installation d’entreposage de documents par un entrepreneur du secteur privé.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéros de renvoi au document : ARC DGPO 452
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20140083
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 421

Plaintes liées au service

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés au traitement des plaintes liées au service, incluant la solution de problèmes, et des renvois au Bureau de liaison de l’ombudsman concernant différentes questions qui n’ont pas été résolues dans le cadre des procédures normales, y compris la qualité et la rapidité du service fourni par l’ARC. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, la langue, le statut de citoyen, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date du décès, les renseignements financiers, les renseignements médicaux, les renseignements sur l’emploi, les vérifications judiciaires ou les antécédents criminels, la signature, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise, d’autres numéros d’identification, et les points de vue et opinions des particuliers ou à leur sujet.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir les renseignements suivants : une preuve d’identité indiquant le nom, l’adresse et le numéro d’identification du particulier ou de l’entreprise et/ou, dans le cas d’un représentant, une preuve d’autorisation. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou systèmes internes de l’ARC suivants : Système de gestion des cas T1 et des prestations (T1PRE), Système de gestion de la correspondance et des dossiers sur le Web (SGCD Web) et FileNet. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les contribuables, les entreprises et les bénéficiaires de prestations, y compris les non-résidents, ou leurs représentants autorisés, qui déposent une plainte formelle liée au service à l’ARC ou au Bureau de l’ombudsman des contribuables, ou demandent de l’aide concernant une question qui n’a pas été résolue dans le cadre des procédures normales.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférée par l’article 5 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui donne à l’ARC le mandat d’appuyer l’administration et l’exécution de la loi sous la responsabilité du ministre du Revenu national, y compris la Partie I du Régime de pensions du Canada, la Partie IV de la Loi sur l’assurance-emploi, et le recouvrement des créances en vertu de la Loi fédérale sur l’aide financière aux étudiants et de la Loi fédérale sur les prêts aux étudiants. Plus particulièrement, l’article 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu et l’article 275 de la Loi sur la taxe d’accise autorisent l’ARC à recueillir des renseignements personnels à des fins liées à l’administration et à l’exécution de ces lois. Les renseignements personnels recueillis sont utilisés pour administrer le programme des plaintes liées au service. Le numéro d’assurance social est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément au consentement écrit du contribuable (particulier ou entreprise), du bénéficiaire de prestations et/ou de son représentant, y compris les députés. Les renseignements peuvent aussi être communiqués, au besoin, aux responsables de programmes ou d’activités internes de l’ARC, y compris les secteurs de programme et les bureaux régionaux de l’ARC concernés par la plainte, ainsi qu’aux agents de la correspondance ministérielle aux fins de l’acheminement d’une réponse et au Bureau de l’ombudsman des contribuables (ARC PPU 222). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, telles que les suivantes : un suivi, la création d’un inventaire de plaintes, l’établissement de rapports d’entreprise, une évaluation, ainsi que la détermination et l’analyse des enjeux et tendances généralisés relatifs au service. Les renseignements peuvent également être divulgués aux gouvernements provinciaux et territoriaux applicables (ou à des parties de ces derniers) conformément aux accords d’échange de renseignements sur les contribuables qui ont été conclus. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, le rapprochement des données, l’élaboration de stratégies, les statistiques et les rapports opérationnels.
Normes en matière de conservation et de disposition : Le programme des plaintes liées au service comprend différentes normes de conservation pour les documents papier et les copies électroniques pour les activités respectives des plaintes liées au service, de la solution de problèmes, et du Bureau de liaison de l’ombudsman : Plaintes liées au service : Deux ans après la dernière action administrative, les dossiers sont alors détruits. Solution de problèmes : Deux ans après la dernière action administrative, sauf indication contraire : Dossier de solution de problèmes – Deux ans après la décision rendue pour la résolution de problèmes, puis les dossiers seront détruits. Les dossiers sont transmis au programme à partir des bureaux des députés ou des agents des centres d’appels. Bureau de liaison de l’ombudsman : Cinq ans après la dernière mesure administrative, sauf indication contraire : Dossiers – Cinq ans après la fermeture du cas, avant d’être détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC APP 575
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 002024
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 571

Prestations de rétablissement : Prestation canadienne de la relance économique, Prestation canadienne de maladie pour la relance économique et Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs à la Prestation canadienne de la relance économique, à la Prestation canadienne de maladie pour la relance économique et à la Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants  et aux paiements de soutien du revenu pour les travailleurs touchés par la pandémie de COVID-19 (coronavirus). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, l’adresse postale, le numéro d’assurance sociale, les renseignements bancaires, la date de naissance, la date de décès, les indicateurs d’admissibilité, les détails de la demande et le statut d’incarcération.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements décrits dans le présent fichier doit fournir son numéro d’assurance sociale. Les renseignements peuvent être conservés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’Agence du revenu du Canada, notamment : le Système de gestion de l’Agence et le Système de gestion des justificatifs d’identité, le système d’identification T1, le portail Mon dossier, le système de réponse vocale interactive des Services de centre de contacts hébergés, l’ATASC-P, le renouvellement de l’intelligence d’affaires et le service d’inscription au dépôt direct.
Catégorie de personnes : Les particuliers qui présentent une demande de Prestation canadienne de la relance économique, de Prestation canadienne de maladie pour la relance économique ou de Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour établir l’admissibilité d’un particulier à la Prestation canadienne de la relance économique, à la Prestation canadienne de maladie pour la relance économique et à la Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants pour autoriser le paiement et pour assurer l’observation. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les prestations canadiennes de relance économique, et l’instrument de délégation émis conformément à l’article 11 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social à l’Agence en ce qui concerne la Loi sur les prestations canadiennes de relance économique, signée le 2 octobre 2020, ainsi qu’en vertu du paragraphe 241(5)(vii.6) de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 25 de la Loi sur les prestations canadiennes de relance économique et est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois ou aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues, y compris Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général TPSGC PCU 712), Emploi et Développement social Canada (Dossiers de demandes de prestations d’assurance-emploi, EDSC PPU 151), le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales – FIN PPU 100) et Statistique Canada pour l’analyse statistique. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, avec les programmes internes de l’Agence, notamment : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Déclarations des particuliers et observation (fichier de renseignements personnels [FRP] en cours d’élaboration), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Recouvrements (ARC PPU 050), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Observation des non-déclarants (ARC PPU 025), Observation des comptes de fiducie (ARC PPU 120), Programme des indices (ARC PPU 423) et Communications publiques (ARC POU  914). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, notamment pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’Agence dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et analyse statistique), pour l’élaboration de stratégies et pour la production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant six ans après l’année d’imposition au cours de laquelle la prestation est produite et sont ensuite détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 (remplace 92/005)
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 649
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 20220006
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 642

Prestation canadienne d’urgence pour les étudiants

Description : Ce fichier contient des renseignements personnels sur les particuliers qui ont présenté une demande de Prestation canadienne d’urgence pour les étudiants, un paiement de soutien temporaire pour les étudiants touchés par la pandémie de COVID-19 (coronavirus). Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès du demandeur, en plus d’être mis appariés avec les renseignements qui se trouvent déjà dans les systèmes de l’Agence. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le numéro d’assurance sociale, les autres numéros d’identification (p. ex., numéro d’identification temporaire), les renseignements bancaires, l’adresse postale, la date de naissance, la date de décès, les indicateurs d’admissibilité, les détails de la demande et le statut d’incarcération.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements décrits dans le présent fichier doit fournir son numéro d’assurance sociale. Les renseignements peuvent être conservés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’Agence du revenu du Canada, notamment : le Système de gestion de l’Agence et le Système de gestion des justificatifs d’identité, le portail Mon dossier, le système de réponse vocale interactive des Services de centre de contacts hébergés, l’ATASC-P, le renouvellement de l’intelligence d’affaires et le service d’inscription au dépôt direct. Ce fichier de renseignements personnels a été créé en 2021.
Catégorie de personnes : Les particuliers qui présentent une demande de la Prestation canadienne d’urgence pour les étudiants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité d’un particulier à la Prestation canadienne d’urgence pour les étudiants pour autoriser le paiement et pour assurer la conformité. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la prestation canadienne d’urgence pour les étudiants, et l’instrument de délégation émis conformément à l’article 11 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social à l’Agence en ce qui concerne la Loi sur la prestation canadienne d’urgence pour les étudiants, signée le 12 mai 2020, ainsi que l’alinéa 241(5)(vii.6) de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 10 de la Loi sur la prestation canadienne d’urgence pour les étudiants et est utilisé aux fins d’identification.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois ou aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues, y compris Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général TPSGC PCU 712), Emploi et Développement social Canada (Dossiers de demandes de prestations d’assurance-emploi, EDSC PPU 151) ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100) et Statistique Canada pour l’analyse statistique. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, avec les programmes internes de l’Agence, notamment : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Recouvrements (ARC PPU 050), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Observation des non-déclarants (ARC PPU 025), Observation des comptes de fiducie (ARC PPU 120), Programme des indices (ARC PPU 423), Surveillance de l’accès électronique aux renseignements sur les contribuables (ARC PPU 718) et Communications publiques (POU 914). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, notamment pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’Agence dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et analyse statistique), pour l’élaboration de stratégies et pour la production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant six ans après l’année d’imposition au cours de laquelle la prestation est produite et sont ensuite détruits.
Numéro d’autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de dossier : ARC DGCPS 649
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 20220111
Numéro du fichier : ARC PPU 641

Prestation dentaire canadienne

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels des particuliers qui présentent une demande de Prestation dentaire canadienne, y compris leurs enfants mineurs, leur conjoint et leur représentant autorisé. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, la langue, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur l’emploi, les renseignements financiers, les renseignements dentaires, la date de naissance, la date de décès, les renseignements biographiques, une adresse de protocole Internet, les autres renseignements relatifs au traitement de la demande et l’attestation des exigences d’admissibilité au programme.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements décrits dans le présent fichier doit fournir des renseignements pour confirmer l’autorisation, y compris le numéro d’assurance social. Les renseignements peuvent être sauvegardés dans les bases de données ou les systèmes internes de l’Agence du revenu du Canada qui consignent toutes les opérations financières applicables et les raisons pour lesquelles un paiement peut avoir été retenu. De plus, la banque de données enregistre toute activité subséquente sur le compte de prestations dentaires d’un particulier (par exemple, modification de l’admissibilité ou du droit de recevoir et paiement supplémentaire émis). Le présent fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2023.
Catégorie de personnes : Les particuliers, ou les représentants, qui présentent une demande de Prestation dentaire canadienne, s’il y a lieu, un conjoint ou un conjoint de fait, et les personnes à leur charge.
But : Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes : pour déterminer l’admissibilité et le droit d’un particulier à la Prestation dentaire canadienne au moyen d’activités de traitement et de validation. Les activités de validation peuvent comprendre l’analyse automatisée autorisée des renseignements personnels pour en vérifier l’exactitude par rapport à une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Agence, pour vérifier le flux des rapports, ainsi que l’intelligence d’affaires et l’analyse des risques afin de maintenir l’intégrité des programmes de prestations et de crédits pour les enfants et les familles. Les renseignements personnels sont également utilisés aux fins de traitement des paiements et pour prendre des mesures visant à récupérer des fonds qui n’auraient pas dû être versés. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la prestation dentaire et du sous-alinéa 241(4)d)(XX) de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 15 de la Loi sur la prestation dentaire et est utilisé aux fins d’identification. L’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada permet à l’Agence de conclure des ententes avec d’autres institutions fédérales ainsi que les gouvernements provinciaux et territoriaux dans le but d’exécuter une activité ou un programme qu’elle administre.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues, y compris Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général TPSGC PCU 712) pour l’émission des paiements, le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales FIN PPU 100) et Statistique Canada pour l’analyse statistique. Les renseignements peuvent également être communiqués à des tiers, comme vous ou l’employeur de votre conjoint, aux fins de vérification. Ils peuvent aussi être communiqués, le cas échéant, aux programmes internes de l’Agence, y compris Recouvrements (ARC PPU 050), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Observation des non-déclarants (ARC PPU 025), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Communications publiques ( POU 914), , Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Programmes des indices (ARC PPU 423) et le Programme de compensation de dettes par remboursement des particuliers (ARC PPU 213). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués à d’autres fins, notamment pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’Agence dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et analyse statistique), pour l’élaboration de stratégies et pour la production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les documents papier seront conservés dans une installation d’entreposage de documents du secteur privé pendant une période de six ans après la dernière mesure administrative, puis détruits. Les registres électroniques seront conservés pendant une période de six ans à compter de la dernière mesure administrative, puis détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 645
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 20220112
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 644

Prestation fiscale canadienne pour enfants

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les particuliers qui soumettent une demande d’Allocation canadienne pour enfants, y compris les prestations et les crédits connexes accordés par les provinces, les territoires et le gouvernement fédéral, comme la prestation fiscale canadienne pour enfants, y compris le supplément de la prestation pour enfants handicapés, la prestation universelle pour la garde d’enfants et le supplément de la prestation nationale pour enfants. À compter de juillet 2016, la prestation fiscale canadienne pour enfants et la prestation universelle pour la garde d’enfants seront remplacées par un programme amélioré d’Allocation canadienne pour enfants. L’admissibilité à la nouvelle Allocation canadienne pour enfants sera déterminée au moyen des définitions utilisées par la prestation fiscale canadienne pour enfants, et les règles d’admissibilité. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : nom, coordonnées, langue, numéro d’assurance sociale, autres numéros d’identification, renseignements financiers, date de naissance et de décès, citoyenneté, sexe, renseignements biographiques, signature et opinions sur le programme.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements conservés dans ce fichier doit fournir des renseignements attestant qu’elle est autorisée à y accéder, y compris le numéro d’assurance sociale. Ces renseignements peuvent être stockés dans les systèmes internes ou les bases de données de l’ARC suivants : la banque de données de la détermination des crédits pour individus où sont consignées les opérations financières applicables et les raisons expliquant la retenue d’un versement (p. ex., dette envers l’État). De plus, la banque de données permet d’enregistrer toute activité subséquente dans le compte de prestation pour enfants d’un particulier (p. ex., modification de l’admissibilité ou des droits et émission de paiements supplémentaires). Ce ficher de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les particuliers ou leurs représentants autorisés qui présentent une demande de prestations pour enfants et, le cas échéant, les époux ou conjoints de fait de ces derniers, les personnes à leur charge et leurs aidants précédents.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité d’un particulier à l’Allocation canadienne pour enfants ainsi qu’aux prestations et aux crédits connexes au moyen d’activités de traitement et de validation. Les activités de validation peuvent comprendre une analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels effectuée dans le but de vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, de vérifier le cheminement au moyen de rapports ainsi que l’analyse des renseignements d’entreprise et des risques en vue d’assurer l’intégrité des prestations pour enfants et familles et des programmes de crédit. Les renseignements personnels sont également utilisés aux fins de traitement des paiements. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 122.61, 220 et 241de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu, et il est utilisé aux fins d’identification. L’article 61 de Loi sur l’Agence du revenu du Canada permet à l’ARC d’appliquer des ententes avec d’autres institutions fédérales ainsi que les gouvernements provinciaux et territoriaux aux fins de l’exécution d’une activité ou d’un programme qu’elle administre.
Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral ou à d’autres gouvernements provinciaux ou territoriaux, conformément aux dispositions législatives, et peuvent être vérifiés par ceux-ci, notamment : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Paiements du receveur général TPSGC PCU 712), Emploi et Développement social Canada (Dossier de réclamation d’assurance – Bureau local EDSC PPU 150, Programme canadien pour l’épargne-étude EDSC PPU 506, Programme canadien d’épargne-invalidité EDSC PPU 038, prestation universelle pour la garde d’enfants EDSC PPU 102 et Régime de pension du Canada EDSC 146) Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (Demande et évaluation de la citoyenneté canadienne IRCC PPU 050), Anciens Combattants Canada (perte de revenue ACC PPU 607 et Supplément de revenu des forces canadiennes ACC PPU 608) ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales – FIN PPU 100) et Statistique Canada aux fins d’analyse statistique. Les renseignements peuvent également être communiqués à des tiers aux fins de vérification du revenu, avec le consentement du contribuable. Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux, territoriaux et autochtones (ou à des parties de ceux-ci), conformément aux dispositions législatives, aux fins d’administration des programmes d’aide au revenu et de services sociaux ainsi qu’aux fins d’analyse des politiques et d’analyse fiscale. Les renseignements peuvent également être communiqués, selon le cas, aux responsables des programmes internes de l’ARC, y compris : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Recouvrements (ARC PPU 050), Programme relatif au crédit d’impôt pour personnes handicapées (ARC PPU 218), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Bureau de l’ombudsman des contribuables (ARC PPU 222), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Prestation fiscale pour le revenu de travail (ARC PPU 178), Crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour TPS/TVH) (ARC PPU 140) et Allocations spéciales pour enfants (ARC PPU 620). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, notamment pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et analyse statistique), pour l’élaboration de stratégies et pour la production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers en format papier seront conservés dans les installations d’entreposage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de cinq ans suivant la dernière mesure administrative, puis ils seront détruits. La période de conservation des registres électroniques fait actuellement l’objet d’un examen. Les dossiers de demande de vérification du revenu sont conservés pendant deux ans et les dossiers de réponse sont conservés pendant 180 jours sur bande magnétique par la Direction de l'information et de la technologie, après quoi ils sont purgés et réutilisés au besoin.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 646
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 003210
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 063

Prestation fiscale pour le revenu de travail

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels des particuliers qui soumettent une demande de versement anticipé de la prestation fiscale pour le revenu de travail. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance, des renseignements financiers, des renseignements sur l’employeur, des renseignements biographiques, le numéro d’assurance sociale et la signature.
Remarque : En plus des exigences précisées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers et les représentants autorisés en vertu des sous-alinéas 241(4)d)(ii) et 241(4)d)(iii) de la Loi de l’impôt sur le revenu qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier peuvent les obtenir s’ils fournissent le numéro d’assurance sociale, ou le numéro de représentant et/ou une preuve de l’agent désigné autorisé. Ces renseignements peuvent être stockés dans les systèmes internes ou les bases de données de l’ARC, notamment dans la banque de données de la détermination des crédits pour individus, où sont consignés l’ensemble des opérations financières applicables et les raisons qui expliquent la retenue d’un versement (i.e. dette envers l’État). De plus, la banque de données permet d’enregistrer toute activité subséquente dans le compte de crédit pour la prestation fiscale pour le revenu de travail d’un particulier (i.e. modification du statut d’admissibilité ou des droits et émission de chèques supplémentaires). Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de particuliers : Des particuliers ou leur représentant autorisé qui soumettent une demande de versement anticipé de la prestation fiscale pour le revenu de travail, et les membres de leur famille respective (personnes à charge, conjoints et conjoints de fait).
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité et les droits à cet égard d’un particulier aux versements anticipés de la prestation fiscale pour le revenu de travail au moyen d’activités de traitement et de validation. Les activités de validation peuvent comprendre une analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels afin d’en vérifier l’exactitude par rapport à une source fiable au sein de ou à l’extérieur de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Les renseignements personnels sont également utilisés aux fins de traitement et de compensation des versements. Le pouvoir de traiter une compensation est accordé en vertu du paragraphe 164(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu et du paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 122.7, 220(1) et 241 de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral, conformément à la législation, y compris à Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général, TPSGC PCU 712) et Emploi et Développement social Canada (Régime de pensions du Canada EDSC PPU 146), avec Anciens Combattants Canada (Allocation pour perte de revenus ACC PPU 607 et Allocation de soutien du revenue ACC PPU 608) et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC PPU 050) pour le traitement des versements. Les renseignements peuvent être transmis au gouvernement fédéral et à d’autres gouvernements provinciaux ou territoriaux en vertu du protocole d’entente ou des ententes en vigueur sur l’échange de renseignements conclues avec l’ARC. Les renseignements peuvent aussi être communiqués à d’autres programmes de l’ARC aux fins de validation de renseignements en vue de vérifier l’admissibilité et de confirmer l’exactitude du calcul de versements, y compris : Allocation canadienne pour enfants (ARC PPU 063), Programme relatif au crédit d’impôt pour personnes handicapées (ARC PPU 218), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), et d’autres programmes applicables au sein de l’ARC, tels que Recouvrements (ARC PPU 050), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Bureau de l’ombudsman des contribuables (ARC PPU 222), Programme des plaintes liées au service (ARC PPU 571), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), et Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et Appels devant les tribunaux (ARC PPU 172). Les renseignements peuvent également être communiqués à des tiers aux fins de vérification du revenu, avec le consentement du contribuable. Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, notamment pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’exécution des leurs tâches en vertu des lois pertinentes (i.e. les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (assurance de la qualité, intégrité des données et analyse statistique), pour la gestion des risques de l’observation et de l’exécution, pour l’élaboration de stratégies et pour les rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte des connaissances visant à vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, au sein de ou à l’extérieur de l’ARC, et à vérifier le cheminement des rapports ainsi que l’analyse des renseignements d’entreprise et des risques en vue de repérer des rapports non conformes. Les renseignements recueillis peuvent aussi servir à établir si un particulier a volontairement fait une fausse déclaration ou une omission, ou s’il y a participé. Leur utilisation peut entraîner, entre autres conséquences, des pénalités administratives imposées par l’ARC selon le paragraphe 163(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu et des examens qui peuvent donner lieu à l’arrêt des versements de la prestation ou à la récupération de versements faits. De plus, dans un petit nombre de cas, les renseignements obtenus au cours d’un examen de validation ou d’observation peuvent être utilisés pour renvoyer l’affaire à la Division des enquêtes criminelles de l’ARC, afin que celle-ci mène une enquête plus approfondie. Cette enquête peut donner lieu au dépôt d’accusations au criminel à l’endroit d’un particulier en vertu des articles 238 ou 239 de la Loi de l’impôt sur le revenu.
Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pour une période de cinq ans suivant la prise de la dernière mesure administrative, puis ils seront détruits. Les dossiers de demande de vérification du revenu sont conservés pendant deux ans et les dossiers de réponse sont conservés pendant 180 jours sur bande magnétique par la Direction de l'information et de la technologie, après quoi ils sont purgés et réutilisés au besoin.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 346
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20091359
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 178

Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs au Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt (PCBMI). Le programme est une collaboration entre des organismes communautaires et l’Agence du revenu du Canada (ARC). Dans le cadre du PCBMI, des organismes communautaires tiennent des comptoirs de préparation des déclarations gratuits où des bénévoles remplissent les déclarations de revenus et de prestations des personnes admissibles qui ont un revenu modeste et une situation fiscale simple. Dans la province de Québec, le programme est administré conjointement par l’ARC et Revenu Québec et porte le nom de Service d’aide en impôt – Programme des bénévoles (SAIPB). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, la date de naissance partielle, le genre*, les coordonnées; les renseignements biographiques; les vérifications judiciaires; la langue (p. ex. : préférée; parlée); la signature; le numéro et le statut de l’homologation TED, et le statut de l’inscription au PCBMI. Des points de vue et des opinions pourraient également être recueillis sur une base volontaire et anonyme. Étant donné que les bénévoles et les organismes demeurent indépendants du PCBMI, les renseignements relatifs aux déclarations de revenus et de prestations préparées par les bénévoles pour les contribuables ne sont pas inclus.
Remarque : *À partir d’octobre 2017, les renseignements sur le genre du bénévole ne seront plus recueillis. Les renseignements déjà recueillis seront conservés pour le reste de la période de conservation. Ces renseignements pourraient être gardés sur les bases de données ou les systèmes internes de l’ARC suivants : base de données du PCBMI.
Catégorie de personnes : Les personnes qui s’inscrivent pour devenir des bénévoles du PCBMI ainsi que les personnes qui s’inscrivent comme personnes-ressources pour les associations et les organismes. Comprend également les points de vue et les opinions anonymes de participants au PCBMI et à l’étude.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité à faire du bénévolat pour le PCBMI ou à s’identifier comme personne-ressource d’un organisme auprès du PCBMI. Le rapprochement automatisé des renseignements personnels sera utilisé pour authentifier les bénévoles qui reviennent, afin d’éviter le dédoublement des comptes des bénévoles. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 220 de la Loi sur l’impôt sur le revenu, et du paragraphe 30 (1)(a) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada. 
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués, le cas échéant, avec les services électroniques de l’ARC (TED) afin de mettre à jour le statut de l’homologation TED des bénévoles. Les coordonnateurs Service d'aide en impôt – Programme des bénévoles de Revenu Québec auront accès aux renseignements des bénévoles du Québec puisqu’ils partagent les tâches administratives courantes du programme au Québec avec les coordonnateurs du PCBMI de l’ARC. Certains renseignements personnels seront divulgués aux associations et aux organismes du PCBMI afin de confirmer l’affiliation des bénévoles du PCBMI aux organismes, de s’assurer de l’existence d’une vérification des dossiers de police pour les bénévoles, ainsi que pour confirmer que les bénévoles ont reçu l’approbation de l’ARC pour prendre part au Programme. Les renseignements pourraient aussi être utilisés pour une vérification ou une évaluation du programme, un rapport, la mise en oeuvre du programme ou à des fins statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés pendant six ans après la dernière utilisation administration, puis détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 110
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20180025
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 100

Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés au Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises. Il s’agit d’une initiative de l’Agence du revenu du Canada en vertu de laquelle l’Agence peut compenser des dettes dues à Sa Majesté du chef du Canada ou à Sa Majesté du chef d’une province ou d’un territoire au moyen des montants des remboursements des secteurs de revenus des entreprises. L’ensemble des ministères et organismes fédéraux, provinciaux ou territoriaux et des sociétés d’État peuvent participer à ce programme, sous réserve des exigences politiques de l’Agence et d’autres obligations, notamment la signature d’un accord de collaboration de travail. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, le nom de l’entreprise, les coordonnées, les renseignements financiers (comme la dette à l’État, le type de dette, le numéro d’entreprise), d’autres numéros d’identification (compte client d’un autre ministère du gouvernement, numéros de facture) et d’autres renseignements qui identifient les débiteurs (numéro d’assurance sociale, autres adresses ou adresses précédentes, dossier public, nom commercial, numéro de permis de conduire, registres officiels de faillite, etc.).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir ce qui suit : leur nom, le nom commercial, le numéro d’entreprise et l’autorisation de la personne agissant au nom du titulaire de compte (le cas échéant). Ce fichier de renseignements personnels a été créé en 2019.
Catégorie de personnes : Les débiteurs, les personnes-ressources des entreprises ou leurs représentants.
But : Les renseignements personnels recueillis sont utilisés uniquement dans le but d’identifier le débiteur à l’égard duquel une compensation est demandée et de traiter la demande de compensation. Le pouvoir de divulguer des renseignements aux fins de compensation au moyen de toute somme d’argent qui peut être due ou payable par Sa Majesté du chef du Canada est conféré par les alinéas 8(2)b) et (l) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’alinéa 241(4)d) de la Loi de l’impôt sur le revenu, le sous-alinéa 295(5)d)(vi) de la Loi sur la taxe d’accise, le sous-alinéa 211(6)e)(vi) de la Loi de 2001 sur l’accise, le paragraphe 107(6) de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre, le sous-alinéa 84(6)d)(vi) de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre et le paragraphe 9(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé uniquement aux fins d’identification. L’autorité d’utiliser le remboursement d’impôt sur le revenu aux fins de la compensation de dettes est indiquée au paragraphe 164(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu et au paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques aux fins de la TPS/TVH et des autres prélèvements (Loi sur la taxe d’accise, Loi sur l’accise, Loi de 2001 sur l’accise, Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre).
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être échangés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois en vigueur ou en vertu d’ententes d’échange de renseignements signées, y compris l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (Subventions et contributions – APECA PPU 005), Diversification de l’économie de l’Ouest Canada, Patrimoine Canada, Développement économique Canada, Ressources naturelles Canada, la Société canadienne d’hypothèques et de logement, Transports Canada, le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), le Centre national de recherches du Canada, l’Agence canadienne d’inspection des aliments, Innovation, Sciences et Développement économique Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada, le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, Agriculture et Agroalimentaire Canada (Programme d’aide aux agriculteurs en cas de catastrophe – AAC PPU 636, Compte de stabilisation du revenu net [CSRN] – AAC PPU 183, Loi canadienne sur les prêts agricoles – AAC PPU 165 et Loi sur les programmes de commercialisation agricole : Programme de versements anticipés – AAC PPU 140), Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (Programme de prêts aux immigrants – IRCC PPU 007 et Programme d’aide à la réinstallation – IRCC PPU 065), la Commission canadienne de sûreté nucléaire et le Service des poursuites pénales du Canada. Les renseignements peuvent aussi être divulgués à des gouvernements provinciaux ou territoriaux applicables (ou à des parties de ces derniers) conformément aux ententes sur l’échange de renseignements signées. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, avec des programmes ou des activités internes de l’Agence, y compris le fichier ARC PPU 718 – Surveillance de l’accès électronique aux renseignements sur les contribuables. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, telles que la recherche, la création de statistiques, la vérification, l’évaluation des programmes et la production de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers relatifs aux demandes de compensation sont conservés pendant quatre ans. Si aucune correspondance n’est trouvée, le Programme de compensation de dettes par remboursement détruit la demande et l’échange de renseignements subséquent, car ceux-ci n’ont aucune valeur opérationnelle. Au besoin, sur une base annuelle, le Programme de compensation de dettes par remboursement effectue l’examen des demandes de compensation comprises dans la base de données sur la compensation de dettes par remboursement des entreprises et détruit les dossiers électroniques des demandes annulées et des demandes compensées en entier qui sont inactives depuis quatre ans.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 229
Numéro d’enregistrement auprès du SCT : 20220107
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 221                                                 

Programme de compensation de dettes par remboursement des particuliers

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels qui sont utilisés pour traiter les compensations dans le cadre du programme de compensation de dettes par remboursement, y compris les renseignements reçus du contribuable et d’autres institutions gouvernementales fédérales, provinciales et territoriales. Les renseignements sont utilisés pour repérer les particuliers qui doivent des montants à certaines institutions gouvernementales fédérales, provinciales ou territoriales, pour appliquer les remboursements d’impôt et certains crédits qui seraient payables à ces particuliers à l’égard de leurs dettes, et pour aviser les particuliers de cette mesure. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, la date de naissance, les renseignements biographiques, le sexe, les coordonnées, les renseignements financiers, d’autres numéros d’identification et le numéro d’assurance sociale.
Remarque : En plus des exigences mentionnées dans le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes demandant les renseignements décrits par le fichier doivent fournir : un numéro d’assurance sociale ou un pouvoir juridique pour les personnes agissant pour le compte d’un titulaire de compte ou d’une succession. Ce fichier de renseignement personnel a été mis à jour en 2021.
Catégorie de particuliers : Particuliers, y compris les non-résidents, à l’égard desquels une demande de compensation a été reçue par l’Agence.
Objectif : Les renseignements personnels sont utilisés pour appliquer un remboursement ou un crédit d’impôt à une dette due à Sa Majesté du chef du Canada ou du chef d’une province ou d’un territoire. Le pouvoir de traiter une compensation est accordé en vertu du paragraphe 164(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu et du paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Le pouvoir juridique de recueillir le numéro d’assurance sociale est fourni en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément au sous-alinéa 241(4)d)(xiii) de la Loi de l’impôt sur le revenu et des ententes d’échange de renseignements signées, y compris : l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (subventions et contributions de l’APECA PPU 005), la Société canadienne d’hypothèques et de logement (Restauration et rénovation de logements SCHL PPU 035, Loi nationale sur l’habitation - les dossiers sur les prêts assurés SCHL PPU 040, Programme de logement pour les ruraux et les Autochtones - Renseignements sur le programme et les clients SCHL PPU 030), Agence du revenu du Canada (PSE 904), Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (Programme de prêts à l’immigration CIC PPU 007), Service correctionnel du Canada (demandes du SCC PPU 120), Affaires mondiales Canada (Aide financière pour les Canadiens en détresse GAC PPU 032), Commission de la capitale nationale (Gestion immobilière et dossiers des locataires NCC PPU 051), Service des poursuites pénales du Canada (Programme national de recouvrement des amendes SPPC PPU 001), Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général TPSGC PCU 712), Gendarmerie royale du Canada (Accidents des voitures de police de la GRC demandes de règlements de sinistre déposées par la GRC ou contre celle-ci (GRC PPU 075), Agriculture et Agroalimentaire Canada, Banque du Canada, Agence des services frontaliers du Canada, Développement économique Canada, Agence canadienne d’inspection des aliments, ministère de la Justice Canada, Emploi et Développement social Canada, Pêches et Océans Canada, Innovation, Sciences et Développement économique Canada, Défense nationale, Commission des libérations conditionnelles du Canada, Statistique Canada, Transports Canada, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Ressources Naturelles Canada, Sécurité publique Canada et Anciens Combattants Canada aux fins de compensation de dettes par remboursement. Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou à des parties de ceux-ci), conformément aux ententes d’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, aux programmes et aux activités internes de l’Agence, y compris : le crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140), l’impôt et les prestations pour le revenu de travail (ARC PPU 178); Compte d’épargne libre d’impôt (ARC PPU 054), Services en ligne de la TED (ARC PPU 211), Programme des escompteurs (ARC PPU 212), Surveillance de l’accès électronique aux renseignements confidentiels (ARC PPU 718) et Recouvrements (ARC PPU 050). Finalement, les renseignements personnels peuvent aussi être utilisés ou divulgués à des fins commerciales de l’Agence, notamment l’évaluation et la supervision de ses fonctionnaires dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies, et peuvent être utilisées aux fins de comparaison de données et d’établissement de rapports.
Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers seront détruits après six ans d’inactivité (financiers et/ou non financiers).
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 219
Numéro d’enregistrement du SCT : 20210078
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 213 

Programme de crédit d’impôt pour films et produits multimédias

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels liés à la vérification des exigences d’admissibilité des demandes produites par des sociétés en vertu du Programme de crédit d’impôt pour films et produits multimédias, y compris la détermination de l’inobservation des exigences législatives, des lois fiscales, des politiques et des procédures. On peut y trouver les renseignements personnels suivants : le nom, les coordonnées, le numéro d'assurance sociale (NAS), le statut de citoyenneté/résidence, les renseignements biographiques, le lieu de naissance, la date de naissance, le sexe, les renseignements financiers et d'autres numéros d'identification pour vérifier la citoyenneté ou le statut de résidence (p. ex. le numéro personnel du Bureau de certification des produits audiovisuels canadiens (BCPAC), le passeport, le permis de conduire, etc.).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier peuvent devoir fournir le NAS, le numéro d'entreprise et/ou l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom du détenteur du compte ou de la succession. Les renseignements peuvent également être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’Agence du revenu du Canada (ARC) : Système d’information de gestion de la vérification. Ce FRP a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les particuliers embauchés par des sociétés qui demandent un crédit d’impôt pour films et produits multimédias pour lequel les salaires, les traitements et/ou la rémunération sont demandés à titre de dépenses admissibles pour les calculs des crédits d’impôt pour films et produits multimédias, les agents autorisés d’une société, les personnes-ressources, les représentants et les autorités désignées, les employés, les consultants externes, les préparateurs de demandes.
But : Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes : vérifier la citoyenneté ou la résidence des particuliers dont les salaires sont demandés à titre de dépenses liées à la main-d’œuvre dans les calculs des divers crédits d’impôt pour films et de produits multimédias pour déterminer l'admissibilité de telles dépenses. Ils sont également utilisés pour vérifier que les salaires versés aux particuliers qualifient comme dépenses de main-d’œuvre aux fins du calcul de crédits d'impôt. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs des articles 125.4, 125.5 et 162 et du paragraphe 150(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et de l'article 1106 du Règlement de l’impôt sur le revenu. Ils sont aussi recueillis conformément à l'article 63(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui permet à l'ARC de conclure une entente avec le gouvernement provincial pour administrer une mesure fiscale. Le NAS est exigé conformément à l’article 237 de la Loi et est utilisé à des fins d’identification et pour déterminer le statut de résidence ou de citoyenneté du particulier.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux fédéraux conformément à la législation de l’impôt sur le revenu, notamment au ministère du Patrimoine canadien (co-administration du Programme de crédit d’impôt pour films et produits multimédias avec le BCPAC). Les renseignements peuvent également être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux applicables (ou certaines de leurs composantes) conformément aux ententes d’échange de renseignements. Ils peuvent aussi être partagés, au besoin, avec les programmes/activités de l’ARC, y compris: les oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), le traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047) et la détection et enquêtes (ARC PPU 095). Les renseignements peuvent également être utilisés ou communiqués à d’autres fins, comme l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données) et les rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés à une installation d’entreposage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de 10 ans suivant la dernière mesure administrative, puis ils seront détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 150
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20170001
Numéro du fichier des renseignements personnels : ARC PPU 442

Programme de cotisations T3

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels recueillis dans le cadre de la création de comptes de fiducie et de l’établissement de cotisations pour ces comptes. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : nom, coordonnées, date de décès, numéro d’assurance sociale, numéro de compte de fiducie, numéro d’entreprise, préférence linguistique, statut de résidence, renseignements biographiques, signature et renseignements financiers.
Remarque : En plus des exigences mentionnées dans le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes demandant les renseignements décrits par le fichier doivent fournir : un numéro de compte de fiducie, une signature et un pouvoir juridique pour les personnes agissant pour le compte d’une fiducie ou d’un dépositaire. Ces renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’Agence du revenu du Canada : Système automatisé des fiducies et bases de données connexes, système du Grand livre auxiliaire automatisé et Entrepôt de données de l’Agence. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019. 
Catégorie de personnes : Le constituant (la personne qui établit la fiducie), les bénéficiaires d’une fiducie et les fiduciaires qui peuvent comprendre un exécuteur testamentaire, un administrateur, un cessionnaire, un séquestre, un dépositaire ou un liquidateur qui possède ou contrôle des biens pour une autre personne, et leurs représentants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour faciliter la vérification, la validation, le traitement, l’établissement de la cotisation ou de la nouvelle cotisation des déclarations de revenus des fiducies T3 et des annexes connexes, et des déclarations spéciales, ainsi que le recouvrement des impôts liés aux fiducies. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 150 et 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’alinéa c) de la définition de « succession assujettie à l’imposition à taux progressifs » du paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu, les renseignements peuvent être échangés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral, notamment Statistique Canada (Données administratives StatCan PPU 136), le ministère des Finances (pour l’élaboration et l’évaluation de la politique fiscale), Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général, TPSGC PCU 712), Agriculture et Agroalimentaire Canada (Compte de stabilisation du revenu net, AAC PPU 183), le Bureau du vérificateur général du Canada (Dossiers des audits de performance, OAG PPU 002) et Emploi et Développement social Canada (Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 146), la Sécurité de la vieillesse (EDSC PPU 116), Base de données de l'assurance-emploi (EDSC PPU 501)). Les renseignements peuvent aussi être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux ou territoriaux applicables (ou à des parties de ceux-ci), conformément aux ententes d’échange de renseignements sur les contribuables qui ont été signées. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, aux programmes et aux activités internes de l’Agence : Décisions anticipées en matière d’impôt sur le revenu et interprétations techniques (ARC PPU 090), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Petites moyennes entreprises (ARC PPU 421), Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Recouvrements (ARC PPU 050), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Programme des retenus d’impôt des non-résidents, Partie XIII (ARC PPU 094), Vérifications et examens de l'impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises et de la planification fiscale abusive et de l’inobservation fiscale à l’étranger (ARC PPU 035) et Plaintes liées au service (ARC PPU 571). Les renseignements personnels peuvent aussi être utilisés ou divulgués à des fins commerciales de l’Agence, notamment l’évaluation et la supervision de ses fonctionnaires dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, et l’élaboration de stratégies peuvent être utilisées aux fins de comparaison de données ou d’établissement de rapports, de sondage ou d’autres analyses statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers papier, quel que soit le format ou le support, sont conservés pendant 5 ans.  Tous les dossiers papier déposés auprès du fournisseur de stockage tiers, Iron Mountain, sont éliminés par le biais d’un accord de destruction avec Iron Mountain. Les renseignements sur la base de données (Système automatisé de fiducie – ATS) sont éliminés sur demande.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 139
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 003536
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 015

Programme de dénonciateurs de l’inobservation fiscale à l’étranger

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels concernant le Programme de dénonciateurs de l’inobservation fiscale à l’étranger, qui permet à l’Agence du revenu du Canada (ARC) de récompenser financièrement les particuliers qui fournissent des renseignements au sujet de cas importants d’inobservation fiscale internationale menant au recouvrement des impôts dus. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : nom; coordonnées; date de naissance; profession; renseignements financiers (y compris les renseignements fournis à l’ARC par des dénonciateurs fiscaux); numéro d’assurance sociale, autres numéros d’identification (y compris les numéros d’entreprise, les numéros de société de personnes, les numéros de compte de fiducie); et signature.
Catégorie de personnes : Les contribuables particuliers qui participent à des activités financières à l’étranger; les membres de leur famille (personnes à charge, époux, conjoints de fait) et leurs associés; les représentants autorisés, les signataires autorisés d’une société, d’une fiducie ou d’une société de personnes; et les dénonciateurs fiscaux.
But : Les renseignements personnels sont recueillis dans le cadre de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d’accise et ils sont utilisés pour administrer le Programme de dénonciateurs de l’inobservation fiscale à l’étranger. Le numéro d’assurance sociale est utilisé à des fins d’identification conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Les renseignements personnels pourraient être utilisés et divulgués dans le cadre de l’administration et de l’exécution de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d’accise, y compris les programmes suivants de l’ARC : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Observation des non-déclarants (ARC PPU 025), l’Autorité compétente (ARC PPU 085) et Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements personnels (ou une partie de ceux-ci) peuvent être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux fédéraux conformément aux législations et aux gouvernements provinciaux et territoriaux, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements personnels de résidents de pays avec lesquels le Canada possède une convention fiscale peuvent être échangés avec ces administrations fiscales dans le cadre d’un échange de renseignements en vertu de la disposition appropriée de la convention. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies, les statistiques et les rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse automatisée autorisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte de connaissances afin de vérifier l’exactitude des renseignements personnels en comparaison avec une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, de vérifier les déclarations d’intermédiaires, ainsi que les renseignements d’entreprise et l’analyse du risque dans le but de déceler les déclarations non conformes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers relatifs au Programme de dénonciateurs de l’inobservation fiscale à l’étranger sont conservés pendant une période de sept ans après la fermeture du dossier.  
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 415
Enregistrement du SCT : 20180023
Numéro de fichier : ARC PPU 411

Programme des allègements pour les contribuables

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux contribuables qui demandent un allègement des pénalités ou des intérêts. Cela décrit également les renseignements personnels liés aux contribuables qui demandent un allégement des charges liées à la taxe de vente du Québec pour certaines institutions financières désignées. Des renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, des renseignements biographiques, les coordonnées, des renseignements financiers, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, la langue, des renseignements médicaux, le numéro d’assurance sociale, les numéros d’entreprise et autres numéros d’identification.
Remarque : Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC, dont les suivants: Cas des appels, Registre des allègements pour les contribuables, Cognos et FileNet. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Particuliers, sociétés, employeurs, importateurs et exportateurs, successions et fiducies, déclarants de la TPS/TVH, non-résidents et institutions financières désignées particulières avec des exigences de production de la taxe de vente du Québec.
But : Les renseignements personnels, y compris le numéro d'assurance sociale, sont recueillis en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, de la Loi de 2006 sur le droit d'exportation de produits de bois d'œuvre, de la Loi de 2001 sur l'accise, de la Loi sur la tarification de la pollution causée par les gaz à effet de serre et de l'impôt du Québec. Loi sur l'administration pour traiter les demandes d'exonération de pénalités et d'intérêts, ainsi que les demandes d'exonération des frais de taxe de vente du Québec pour les institutions financières désignées sélectionnées. Il peut également être utilisé à toute fin liée à l'administration ou à l'exécution de ces lois. À l'exception de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et des dispositions autres que la TPS/TVH de la Loi sur la taxe d'accise, les renseignements peuvent être partagés ou vérifiés avec d'autres institutions gouvernementales fédérales, provinciales/territoriales, tel qu'autorisé par la loi.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à enregistrer les demandes d’allègement pour les contribuables, à les analyser et à prendre une décision. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, par exemple : produire divers rapports, y compris des rapports financiers pour le gouvernement fédéral ainsi que pour les provinces et les territoires, concernant les allègements accordés en vertu des dispositions de la loi, conformément à l’article 24.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres ministères fédéraux conformément à la législation relative à l’impôt sur le revenu et à la taxe d’accise, y compris le ministère de la Justice du Canada (procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010). Les renseignements peuvent également être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux (ou à leurs secteurs constitutifs), conformément aux ententes sur l’échange de renseignements sur les contribuables qui ont été signées, entre autres, avec Revenu Québec et le ministère des finances de l’Ontario. Les renseignements peuvent également être transmis, au besoin, à des programmes et à des activités internes de l’ARC, y compris d’autres secteurs de programmes de l’ARC et des bureaux locaux impliqués dans les demandes d’allègement. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, la correspondance de données ainsi que l’élaboration de stratégies, de rapports statistiques et opérationnels.
Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés pour une période de deux ans suivant la date de la dernière mesure administrative. Les dossiers sont conservés pour deux ans suivant le dernier envoi d’une décision. Les documents peuvent ensuite être détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC APP 585
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 003943
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 580

Programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’administration du programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (RPC/AE) et des accords de sécurité sociale du Canada. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les renseignements biographiques, les coordonnées, le statut de citoyen, les renseignements sur les cartes de crédit, les vérifications de casier judiciaire/antécédents criminels, la date de naissance, la date du décès, le numéro d’identification d’un employé, les renseignements personnels d’un employé, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi, les renseignements financiers, le sexe, la langue, les renseignements médicaux, d’autres numéros d’identité, des photos, les signes distinctifs, le lieu de naissance, le lieu du décès, la signature, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’identification temporaire et le numéro d’entreprise.
Remarque : En plus des exigences précisées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier peuvent devoir fournir le numéro d’assurance sociale, le numéro d’identification temporaire, le numéro d’entreprise et la preuve d’autorisation, y compris la signature. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’ARC : la Base de données d'accès direct aux renseignements personnels, le Système de gestion des cas, le Système de distribution et d’allocation des renvois, le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source, le Système de composition électronique de lettres, le Système de renvois du Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi à l’AC, le Système de suivi de la correspondance et des dossiers Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi, le Système de gestion de la correspondance et des dossiers sur le Web, le Système des accords de sécurité sociale, le Système d’aide à la décision Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi, le Système de gestion des inventaires de la charge de travail, l’Historique de la correspondance d’entreprise, et le Répertoire de bureau FileNet. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de particuliers : Les personnes à l’emploi au Canada ou à l’étranger, y compris les travailleurs indépendants; les employeurs, les employeurs réputés ou les employeurs à l’étranger, y compris les propriétaires uniques, les associés d’une société de personnes, les dirigeants d’entreprise, les mandataires ou les représentants autorisés.
But : Les renseignements personnels servent à administrer les programmes du Régime de pensions du Canada et l’assurance-emploi, y compris l’émission de décisions sur le droit à pension et l’assurabilité d’un emploi selon le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l’assurance-emploi, et à traiter les activités liées à des choix et des certificats de sécurité sociale. Les renseignements personnels sont recueillis d’après les paragraphes 11(3) et 11(6), l’article 25, le paragraphe 25(12), et les articles 26.1 et 27.3 du Régime des pensions du Canada, et d’après l’alinéa 5(3)b), le paragraphe 88(12), les articles 90 et 94, et les paragraphes 108(2) et 108(3) de la Loi sur l’assurance-emploi. Le numéro d’assurance sociale est recueilli selon l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé pour les besoins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément à la loi, y compris Emploi et Développement social Canada (Enquêtes et examens sur les numéros d’assurance sociale (EDSC PPU 118) ; Régime de pensions du Canada (EDSC PPU 146); Dossiers de demandes d’assurance-emploi (EDSC PPU 151); Enquêtes du régime d’assurance-emploi (EDSC PPU 171); Régime de pensions du Canada – Registre des gains (EDSC PPU 140); Relevé d’emploi (HRSDC PPU 385); Enquêtes et examens du Régime de pensions du Canada  (EDSC PPU 649)), et les autorités compétentes étrangères en ce qui a trait aux accords de sécurité sociale du Canada. Les renseignements peuvent également être divulgués à des  gouvernements provinciaux et territoriaux selon les ententes sur l’échange de renseignements confidentiels en vigueur. Les renseignements peuvent aussi être échangés, selon le cas, avec des secteurs de programmes et d’activités internes de l’ARC, y compris les suivants : Traitements des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047); Observation par les employeurs (ARC PPU 120), et Appels concernant le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l’assurance-emploi (ARC PPU 130). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions selon les lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données); soutien opérationnel (conseils techniques et interprétations des lois sur le Régime de pensions du Canada et l’assurance-emploi), soutien au programme (systèmes et technologie), statistiques, rédaction des politiques, élaboration de stratégies, correspondance de données, et rapports.
Normes de conservation et de disposition : La période de conservation des dossiers varie selon le calendrier de conservation des dossiers-matières dans lesquels les renseignements sont classés. La plupart des dossiers physiques sont conservés dans des installations d’entreposage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pour une période variant entre 4 et 15 ans, après laquelle certains sont détruits alors que d’autres sont conservés à Bibliothèque et Archives Canada pour une période indéfinie. Les renseignements se trouvant dans le Système de composition électronique de lettres et certains renseignements se trouvant dans le Système des accords de sécurité sociale sont conservés pendant une période de dix ans suivant la date de leur création, après quoi, ils sont détruits. Tous les autres renseignements numériques sont conservés indéfiniment.
Autorisation de disposer des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au dossier : ARC DGPLAR 187
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 002020
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 070

Programme du traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’administration du programme de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), y compris les programmes provinciaux connexes au nom de certaines provinces. Cela comprend la vérification, la validation, le traitement, la cotisation, les nouvelles cotisations, et l’affichage de renseignements produits dans le cadre de déclarations de TPS/TVH et d’autres formulaires liés aux remboursements et aux choix. Ceux-ci comprennent, mais n’y sont pas limitées : la Déclaration de la TPS/TVH (GST34), la Déclaration de la TPS/TVH et de la Taxe de vente du Québec (RC7200), la Demande générale de remboursement de la TPS/TVH (GST189), la Demande de remboursement de la TPS/TVH pour les maisons neuves construites par le propriétaire (GST191), la Demande de remboursement de la TPS/TVH pour immeubles d’habitation locatifs neufs (GST524) et le Choix visant la période de déclaration de la TPS/TVH (GST20). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, la signature, le numéro d’assurance sociale, les autres numéros d’identification (par exemple, le numéro d’entreprise et le numéro d’identification de la carte d’identité consulaire et diplomatique), les renseignements biographiques, la langue, la citoyenneté, la date de naissance,  et l’adresse de protocole Internet (adresse IP).
Remarque : En plus des exigences mentionnées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les individus demandant les renseignements décrits par le fichier devront peut-être fournir un numéro d’assurance sociale, un numéro d’entreprise et/ou un pouvoir juridique pour les personnes agissant pour le compte d’un titulaire de compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent être conservés dans la suite des systèmes internes des entreprises de l’ARC suivants: le Système de traitement des déclarations de TPS/TVH et des rajustements, le Système de traitement des remboursements, le Système d’identification des comptes de programme, le Système de Comptabilité normalisée, le Système du Numéro d’entreprise et le Système de communication avec les entreprises . Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les particuliers, les propriétaires uniques, les autres propriétaires d’entreprise, les officiers d’une société ou leurs représentants, inscrits et non-inscrits, qui ont produit une déclaration, un remboursement ou un choix lié à la TPS/TVH.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Partie IX de la Loi sur la taxe d’accise, de l’article 7 de la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces, du paragraphe 63(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, du Titre I de la Loi sur la taxe de vente du Québec (chapitre T-0.1) et de la Loi sur l’administration fiscale (Québec), et sont utilisés pour administrer et appliquer le programme de la TPS/TVH, y compris le traitement, la cotisation, la validation, la nouvelle cotisation et la vérification de renseignements produits dans le cadre des déclarations de TPS/TVH et de divers remboursements et choix, de même que pour administrer la TVQ. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de la Partie IX de la LTA et est utilisé à des fins d’identification.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour le paiement de dettes dues à la Couronne. S’il y a lieu, les renseignements sur les dettes d’un individu peuvent être transmis à ses débiteurs et aux tribunaux afin de faciliter la saisie-arrêt. Les renseignements peuvent être communiqués à des tiers ou vérifiés par ceux-ci au cas par cas, afin de déterminer ou de préciser les renseignements manquants dans les déclarations de la TPS/TVH, les demandes de remboursement de la TPS/TVH et les choix. Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou à des parties de ceux-ci), conformément aux ententes d’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent aussi être communiqués à d’autres institutions fédérales, conformément à la législation, notamment : Affaires mondiales Canada (les Membres du corps diplomatique au Canada, MAECI PPU 907), le Ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100); Statistique Canada (Catégories de renseignements personnels - Enquête-entreprises); Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général, TPSGC PCU 712); et l’Agence des services frontaliers du Canada (Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires, ASFC PPU 001). Les renseignements peuvent également être transmis, s’il y a lieu, dans le cadre d’activités et de programmes internes de l’Agence, y compris : Décisions et interprétations en matière d’accise et de TPS/TVH (ARC PPU 092); Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047); Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223); Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005); Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025); Recouvrements (ARC PPU 050); Observation par les employeurs (ARC PPU 120); Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421); Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220); Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172); Plaintes liées au service (ARC PPU 571); Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580); Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation (ARC PPU 177); Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035); Vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430); Détection et enquêtes (ARC PPU 095). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, telles que les suivantes : l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification); l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données); la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution; l’élaboration de stratégies; les statistiques; et les rapports. Les activités de gestion de risques peuvent comprendre toute analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte des connaissances visant à vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, et à vérifier le cheminement des rapports ainsi que l’analyse des renseignements d’entreprise et de risques en vue de repérer des rapports non conformes.
Normes de conservation et de destruction : Pour les documents pour lesquels il n’est pas nécessaire de conserver une copie papier, les registres électroniques sont conservés pendant un maximum de 10 ans, puis détruits. Les copies papier sont conservées dans une installation d’entreposage de documents du secteur privé après le traitement. Les déclarations produites sur papier et la plupart des documents de remboursement sont détruits après cinq ans; certains documents de remboursement sont détruits après sept ans; les documents de paiement sont conservés pendant sept ans, à l’exception des renseignements des demandes de débit préautorisé qui sont conservés dans une installation d’entreposage de documents du secteur privé pendant dix ans, après quoi ils sont détruits. Après la période de conservation, les registres seront détruits par l’entrepreneur conformément aux modalités du contrat.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 246
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 000013
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 241

Programme des divulgations volontaires

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels liés aux divulgations faites par des contribuables qui ont pris l’initiative de corriger des renseignements erronés ou incomplets ou encore de divulguer des renseignements qu’ils n’avaient pas déclarés auparavant à l’Agence du revenu du Canada (ARC). Les contribuables qui font une divulgation valide, conformément aux critères de l’ARC, doivent payer l’impôt et les taxes dues et les intérêts et peuvent éviter les pénalités ou les poursuites. Les renseignements personnels suivants peuvent s’y retrouver : le nom, les coordonnées, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise, des renseignements financiers/fiscaux, l’objectif principal de l’entreprise, et des signatures.
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits par ce fichier doivent fournir le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise, le numéro de compte de fiducie, le numéro de non-résident et/ou l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom du détenteur du compte ou de la succession. Les renseignements peuvent également être entreposés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’ARC : le système de gestion des cas (SGC) des Appels, le Registre des allègements pour les contribuables ou le Système de création électronique des lettres (SCEL). Ce fichier de renseignements personnels (FRP) a été mis à jour en 2019 et s’intitulait auparavant Divulgations volontaires.
Catégorie de personnes : Les contribuables ou leur représentant autorisé, les propriétaires uniques, les associés dans des sociétés de personnes, les fiduciaires et d’autres propriétaires d’entreprise qui ont fait une divulgation d’inobservation concernant l’impôt sur le revenu et la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), ainsi que les droits en vertu de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre ou de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien.
But : Les renseignements personnels sont recueillis pour traiter les divulgations volontaires portant sur des données non déclarées auparavant par des contribuables, qui peuvent éviter les pénalités ou les poursuites, auxquelles ils auraient autrement été assujettis en vertu des lois susmentionnées, et éviter les poursuites. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs des articles 150 et 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu, des articles 149, 175, 186, 215, 238 et 275 de la Loi sur la taxe d’accise, des articles 8, 160 et 161 de la Loi de 2001 sur l’accise, des articles 8 et 17 de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et des articles 19 et 26 de la Loi sur le droit à l’exportation de produits de bois d’œuvre de 2006. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la partie IX de la Loi sur la taxe d’accise, et est utilisé à des fins d’identification ainsi que pour vérifier l’identité à l’égard du numéro d’entreprise.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément à la législation et aux ententes officielles d’échange de renseignements, y compris le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100). Les renseignements peuvent également être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux applicables (ou leurs composantes) conformément aux ententes signées d’échange de renseignements de contribuables. Les renseignements peuvent aussi être communiqués aux programmes et aux activités internes de l’ARC, y compris : Programme des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015), Déclarations spécialisées des entreprises (ARC PPU 224), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025) et Programme des retenues d’impôt des non-résidents de la partie XIII (ARC PPU 094). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données), le rapprochement des données, la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies, les statistiques et les rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés pendant une période de 7 ans, puis ils seront détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 264
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20090529
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 220

Programme des escompteurs

Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels liés à l’administration du programme des escompteurs, y compris la réglementation de la pratique des opérations d’escompte afin de protéger les droits et les intérêts des personnes qui utilisent des services d’escompte pour obtenir leurs remboursements d’impôt sur le revenu. Les renseignements personnels peuvent être : le nom, les coordonnées, la langue, les renseignements financiers, d’autres numéros d’identification, comme le numéro d’escompteur et le numéro de la TED, la signature et le numéro d’assurance sociale.
Remarque : En plus de satisfaire aux exigences indiquées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits par ce fichier doivent fournir le code d’identification de l’escompteur. Les renseignements peuvent être conservés dans les systèmes ou bases de données internes de l’ARC suivants : le système de la Loi sur la cession du droit au remboursement en matière d’impôt, le système FileNet, le système de classement du programme des escompteurs et le Système de composition électronique de lettres de l’ARC. Ce fichier de renseignements personnels (FRP) a été créé en 2017.
Catégorie de personnes : Les préparateurs de déclarations de revenus qui s’inscrivent pour obtenir un code d’escompteur, leurs employés, leurs clients, et toute personne qui administre ou contrôle les demandeurs tels que les propriétaires uniques, les gérants de succursale, les associés, les directeurs, les administrateurs et/ou actionnaires majoritaires.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 5 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, du paragraphe 4(2) et du sous-alinéa 6b)(ii) de la Loi sur la cession du droit au remboursement en matière d’impôt, et sont utilisés pour les fins suivantes : le traitement de l’inscription des escompteurs, y compris leur sélection, la vérification de leurs opérations d’escompte et la fourniture de renseignements aux escompteurs. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur l’Agence du revenu du Canada et de la Loi sur la cession du droit au remboursement en matière d’impôt, et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent aussi être communiqués, s’il y a lieu, aux programmes et/ou aux activités internes de l’ARC, dont : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Services en ligne de TED (ARC PPU 211), Recouvrements (ARC PPU 050) et Détection et enquêtes (ARC PPU 095). Enfin, les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et de supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification).
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés au bureau du programme des escompteurs à l’Administration centrale ou dans les installations d’entreposage des dossiers d’un entrepreneur du secteur privé pendant six ans après la fermeture de l’entreprise d’escompte, avant d’être détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 218
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20170135
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 212

Programme des organismes de bienfaisance

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés au programme de la Direction des organismes de bienfaisance qui administre les dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) et de la Common Law qui s’appliquent à l’enregistrement et l’observation des organismes de bienfaisance et autres donataires reconnus, ainsi que les dispositions de la Loi sur l’enregistrement des organismes de bienfaisance (renseignements de sécurité). Cela inclut la présélection avant les enregistrements, les amendements après enregistrements, ainsi que le suivi et les vérifications auprès des organismes de bienfaisance enregistrés et autres donataires reconnus pour s’assurer qu’ils respectent les exigences de la loi. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, la langue, le sexe-genre, citoyenneté, la date de naissance, les coordonnées, les renseignements biographiques, l’état civil, les renseignements médicaux, les renseignements financiers, les antécédents en matière de crédit, les vérifications criminelles, les opinions ou les points de vue émis par les particulier, le numéro d’assurance sociale (NAS), la signature, tout autre documents associés aux administrateurs et aux autres responsables d’un organisme de bienfaisance, bénévoles, employées, donateurs, et bénéficiaires recueillis lors d’une enquête.
Remarque : En plus des exigences précisées sur la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier pourrait devoir fournir ce qui suit : la date de naissance, NAS, autorité légale pour ceux qui agissent pour le compte d’un titulaire de compte ou d’une succession, et le nom et le numéro d’enregistrement de l’organisme de bienfaisance ou donataires reconnu. Ce FRP a été mis à jour en 2024. Modifications en attente d’approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Catégorie de personnes : Les individus qui représentent, sont associés à, ont fait un don, sont bénéficiaires, soumettent une requête ou fournissent de l’information relative à un organisme de bienfaisance ou autres donataires reconnus, ou autres demandeurs pour un tel statut.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour identifier avec certitudes les membres du conseil d’administration et autres représentants ou personnes associés aux organismes de bienfaisances ou autres donataires reconnus ou encore les demandeurs d’un tel statut. Les renseignements personnels pourraient être utilisés pour déterminer si un organisme demandeur se qualifie pour s’enregistrer en tant qu’organisme de bienfaisance ou donataire reconnus sous la loi de la LIR. De plus, ces renseignements pourraient servir à s’assurer qu’un organisme continue de répondre aux exigences de son enregistrement, pour identifier les risques d’abus terroriste auprès d’organismes de bienfaisance ou autres donataires reconnus, et s’assurer que les impositions fiscales appropriées sont payées en cas de révocation du statut de bienfaisance. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des sections 149.1, 150, 220 et 248(1) de la LIR. Le NAS est recueilli conformément à la section 237 de la LIR, et est utilisé pour fins d’identification.
Usages compatibles : Les informations personnelles recueillies lors d’une demande, d'une déclaration annuelle, et des activités de vérifications, peuvent être utilisées comme base pour la collecte indirecte d’informations personnelles additionnelles de sources variées. Ces sources peuvent inclure d’autres programmes de l’ARC; autres départements et agences du gouvernement; information provenant de vérifications des sources ouvertes sur Internet; les répondants non sollicités; et de tierces parties qui ont l’obligation de partager l’information au sujet d’une vérification. Les informations personnelles peuvent être partagées ou encore vérifiés tel que le permet par la loi, avec l’organisme auquel un individu est associé ou ses représentants des tiers autorisés. Certaines informations personnelles (nom, poste au sein de l’organisme de bienfaisance) des directeurs et autres représentants sont accessibles au public sur la liste des organismes de bienfaisances et sur demande telle qu’autorisée sous les sections 149.1(15) et 241(3.2) de la LIR. Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral incluant le Ministère du Patrimoine canadien, Ministère des Finances Canada, (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales FIN PPU 100), Statistique Canada, (Enquêtes sur les dons, le bénévolat et la participation StatCan PPU 156), et le Ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques JUS PPU 010) dans les cas où un organisme de bienfaisance demande une injonction contre des mesures de conformité proposées. Les renseignements personnels peuvent aussi être partagés selon la section 241(4) de la LIR, dans le but d’administrer et appliquer la Loi sur l’enregistrement des organismes de bienfaisance (renseignements de sécurité). L’ARC est aussi autorisé sous les sections 241(9) de la LIR de partager les renseignements personnels avec les institutions gouvernementales désignées à l’Annexe 3 de la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada, lors qu’il y a un lien avec une enquête d’une menace à la sécurité du Canada ou lorsque l’institution receveur mène une enquête au sujet d’une infraction terroriste, ou lorsque les information personnelles sont en lien avec les obligations de sécurité nationale de l’institution receveur. De plus, les renseignements peuvent être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux et territoriaux applicables (ou des parties de ces derniers) conformément aux Ententes sur l’échange de renseignements sur les contribuables. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, avec des programmes ou des activités internes de l’ARC, y compris ce qui suit : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Programme du traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241), Recouvrements (ARC PPU 050), Inscription au numéro d'entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223), Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421) Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), et Vérification et examen de l'impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, telles que les suivantes : l’évaluation et la supervision des représentants de l’ARC dans l’administration de leurs tâches en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), la recherche, les statistiques, l’évaluation du programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion du risque lié à l’observation et à l’exécution, l’élaboration de stratégies, et l’établissement de rapports. Les activités de gestion des risques peuvent inclure n'importe quel système automatisé d'analyse de l'information personnelle, de l’information personnelle correspondante, les techniques de découverte de connaissances pour vérifier l'exactitude des renseignements personnels à l'aide d'une source fiable à l'intérieur ou à l'extérieur de l'ARC, pour vérifier le débit au moyen de rapports, intelligence d’affaires, et d'analyse de risques afin d'identifier les rapports de non-conformité.
Normes de conservation et de destruction : Les registres concernant les demandeurs, organismes de bienfaisances ou autres donataires reconnus, sont conservés dans un dossier spécifique au demandeur, à l’organisme de bienfaisance, ou donataire reconnu, dans les bureaux de la Direction ou dans une installation d’entreposage d’un sous-traitant du secteur privé. Les fichiers dans ses dossiers sont conservés pendant 6 ans après que l’organisme de bienfaisance ou donataire reconnu a eu son enregistrement annulé ou révoqué. Les formulaires et documents à l’intérieur de ces dossiers sont sujets à leurs normes indépendantes pour la conservation et la destruction. Les demandes pour enregistrements sont conservées pour la durée de vie de l’organisme de bienfaisance et sont détruites après le 31 décembre de la sixième année civile suivant la révocation ou radiation de l’organisme de bienfaisance. Les demandes en attente ou celles qui n’ont pas été approuvées sont conservées pour un an après la date du dernier contact avec le demandeur. Les déclarations annuelles de renseignements sont conservées tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré ou qu’il fasse un réenregistrement. Si un organisme est révoqué, les déclarations annuelles de renseignements sont détruites 6 ans après la révocation ou la dernière démarche au dossier, selon la dernière de ces dates. Les rapports de vérification d’un organisme de bienfaisance sont détruits 10 ans après que la vérification initiale a été complétée. La Direction des organismes de bienfaisance tient à jour un système de classement par sujet d’expertise et domaine de recherche. Ces registres sont détruits soit 5 ans après qu’on ait fermé les dossiers ou encore 10 ans après que la législation ne s’applique plus. La correspondance générale concernant les organismes de bienfaisance et autres donataires reconnus est conservée sur place et détruite 5 ans après la dernière démarche au dossier ou encore 5 ans après que le dossier soit fermé.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPLAR 290
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 005859
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 200

Programmes de prestations – Prestation dentaire canadienne

Description : La Prestation dentaire canadienne est un paiement non imposable versé aux familles admissibles pour couvrir les frais de soins dentaires des enfants de moins de 12 ans. Les documents créés par le programme comprennent ceux requis pour la création, la poursuite, la détermination des conditions d’admissibilité, l’application et la modification du programme. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, des renseignements sur les politiques, procédures, budgets, programmes de travail, activités de communication et statistiques liés à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’exécution du programme de la Prestation dentaire canadienne. Les documents comprennent également des renseignements sur les statistiques, la planification et les opérations à l’appui du transfert de données de l’ARC vers d’autres ministères fédéraux, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements en vigueur.
Types de documents : Rapports sur la mise en œuvre des politiques et des programmes, demandes, documents de rapprochement, avis de nouvelle détermination, rapports financiers, ententes de collaboration écrites, procédures et documents sur les exigences, documents sur la collecte de données et sur les exigences en matière de données, critères de surveillance, budgets et rapports sur l’élaboration du matériel de formation, exigences relatives aux systèmes, guides de l’utilisateur de systèmes, applications des utilisateurs de systèmes, documents sur le développement et la maintenance de divers systèmes informatiques, statistiques sur l’arrivage et la production, documentation sur les projets, processus d’assurance de la qualité des données, manuels, programmes informatiques, statistiques, ensembles de données, rapports sur les activités de communication et correspondance (courriels, lettres) avec les bureaux des services fiscaux, les centres fiscaux, l’administration centrale, les contribuables et les représentants autorisés.
Numéro de dossier : ARC DGCPS 645

Programme des retenues d'impôt des non-résidents, Partie XIII

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs aux obligations quant à la retenue, au versement et à la déclaration de l’impôt de la Partie XIII. La Partie XIII de la Loi de l’impôt sur le revenu exige que l’impôt de la Partie XIII soit retenu sur certains types de revenus passifs ou revenus d’investissement payés à des non-résidents par des payeurs canadiens (p.ex. des prestations de pensions, des revenus de location et des dividendes). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, la citoyenneté, la langue, le numéro d’assurance sociale, d’autres numéros d’identification (i.e., numéro de compte de non-résident, numéro d'Identification – Impôt, numéro d’entreprise, et numéro de fiducie), la date de naissance, la date de décès, l’historique de crédit, les renseignements financiers, les renseignements médicaux, et la signature. 
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir : leur numéro de compte, ainsi que leur nom complet et l’adresse indiqués au compte, Les renseignements peuvent être entreposés dans les banques de données ou systèmes internes de l’ARC suivants : système de Retenues à la source des non-résidents. Ce Fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2021.
Catégories de particulier : les payeurs d’impôts canadiens qui déclarent des revenus de l’étranger,  (assujettis à l’impôt de la Partie XIII), et les contribuables non-résidents, ainsi que leur époux ou conjoint de fait, leurs personnes à charge et leurs représentants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer la Partie XIII du Programme des retenues d’impôt des non-résidents, y compris en matière de choix et d’engagements. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 212 à 218.1 de la Partie XIII de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 237 et du paragraphe 220(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions fédérales conformément à la loi et/ou aux ententes de partage d’information, y compris Emploi et Développement social Canada (la Sécurité de la vieillesse EDSC PPU 116, régime de pensions du Canada, EDSC PPU 146) et Services publics et Approvisionnement Canada (paiements du receveur général, TPSGC PCU 712). Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres gouvernements provinciaux et territoriaux (ou à des parties de ces derniers) dans la mesure autorisée par la loi. Les renseignements peuvent également être partagés, au besoin, à des programmes internes de l’ARC, y compris : Recouvrements (ARC PPU 050), la Détection et les enquêtes (ARC PPU 095), les Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421); le traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), les Oppositions, déterminations et appels en matière de taxes à la consommation devant les tribunaux (ARC PPU 177), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Autorité compétente (ARC PPU 085), les Plaintes liées au service (ARC PPU 571), le Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPPU 047), Programme du traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241), Déclarations spécialisées des entreprises (ARC PPU 224), Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220) et le Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580) . Les renseignements peuvent également être utilisés à des fins d’évaluation et de supervision des représentants de l’ARC dans l’exercice de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (pistes de vérification), à l’évaluation du programme (assurance de la qualité, intégrité des données et formation), à la gestion du risque en matière d’observation et d’exécution, à l’élaboration de stratégie, de statistiques et à l’établissement de rapports. Les activités en matière de gestion du risque peuvent inclure toute analyse automatisée de renseignements personnels, tout rapprochement des renseignements personnels et de techniques de découverte de la connaissance; vérification de l’exactitude des renseignements personnels auprès d’une source fiable au sein ou à l’extérieur de l’ARC,  vérification des renseignements au moyen de rapports de rapports ainsi que de l’analyse des renseignements d’entreprise et des risques afin de relever les rapports faisant l’objet d’inobservation.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés jusqu’à sept ans (selon le type de renseignement) dans un entrepôt de dossiers d’une entreprise du secteur privé. 
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGRV 189
Numéro d'enregistrement avec le SCT: 004464
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 094

Programme relatif au crédit d'impôt pour personnes handicapées

Description : Le présent fichier décrit les renseignements personnels des personnes qui font une demande au titre du programme de crédit d’impôt pour personnes handicapées. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom (y compris les noms précédents), la signature, les coordonnées, les renseignements biographiques, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance et les renseignements médicaux.
Remarque: En plus des exigences précisées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers et les représentants autorisés en vertu des sous-alinéas 241(4)d(ii) et 241(4)d(iii) de la Loi de l’impôt sur le revenu qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier peuvent les obtenir s’ils fournissent leur numéro d’assurance sociale, leur numéro de représentant ou une preuve du fonctionnaire désigné autorisé. Ces renseignements peuvent être stockés dans les systèmes internes de l’Agence ou dans son système de bases de données FileNet. Le présent fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2018.
Catégorie de personnes : Les particuliers ou les représentants autorisés qui présentent une demande de crédit d’impôt pour personnes handicapées – pour eux-mêmes, un conjoint, une personne à charge ou un parent – ou un tuteur, un aidant ou un professionnel de la santé. Les contribuables qui demandent un montant pour personnes handicapées dans leurs déclarations de revenus pour eux-mêmes, leur conjoint, un aidant ou une personne à charge.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité au programme de crédit d’impôt pour personnes handicapées, traiter les demandes et procéder à des activités de validation. Les activités de validation peuvent comprendre une analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels afin d’en vérifier l’exactitude par rapport à une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC. Les renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins de rapprochement avec des renseignements tirés des programmes suivants : Allocation canadienne pour enfants (ARC PPU 063) ou Allocations spéciales pour enfants (ARC PPU 620) pour déterminer si la prestation pour enfants handicapés devrait être accordée comme supplément – et Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005) pour déterminer l’admissibilité à divers crédits d’impôt. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 118.3, 220 et 241 de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu du paragraphe 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé aux fins d’identification.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer l’admissibilité au programme de crédit d’impôt pour personnes handicapées, traiter les demandes et procéder à des activités de validation. Les activités de validation peuvent comprendre une analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels afin d’en vérifier l’exactitude par rapport à une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC. Les renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins de rapprochement avec des renseignements tirés des programmes suivants : Allocation canadienne pour enfants (ACE) (ARC PPU 063) ou Allocations spéciales pour enfants (ARC PPU 620) pour déterminer si la prestation pour enfants handicapés devrait être accordée comme supplément – et Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005) pour déterminer l’admissibilité à divers crédits d’impôt. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 118.3 et 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR). Le numéro d’assurance sociale (NAS) est recueilli en vertu du paragraphe 220 de la LIR et est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués a d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément avec la législation, incluant Anciens Combattants Canada (Allocation pour perte de revenus ACC PPU 607 et Allocation de soutien du revenue ACC PPU 608), et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (Citoyenneté canadienne : demandes et évaluation IRCC PPU 050). Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux, territoriaux et autochtones (ou une partie d’entre eux) conformément à la loi, aux fins de l’administration des programmes d’aide sociale et d’aide au revenu ainsi qu’aux fins d’analyse des politiques et d’analyse fiscale. Les renseignements peuvent également être communiqués, selon le cas, aux responsables des programmes internes de l’ARC aux fins de la coordination et de l’administration des programmes, y compris les programmes suivants : Prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063), Allocations spéciales pour enfants (ARC PPU 620), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Prestation fiscale pour le revenu de travail (ARC PPU 178). Les renseignements peuvent également être communiqués à des tiers aux fins de vérification du revenu, avec le consentement du contribuable. Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à d’autres fins, notamment pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (assurance de la qualité, intégrité des données et analyse statistique), pour la gestion de l’observation, de l’exécution et des risques, pour l’élaboration de stratégies et pour les rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte des connaissances visant à vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, et à vérifier le cheminement des rapports ainsi que l’analyse des renseignements d’entreprise et des risques en vue de repérer des rapports non conformes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers en format papier seront conservés dans une installation d’entreposage appartenant à un entrepreneur du secteur privé pendant une période de cinq ans suivant la prise de la dernière mesure administrative, puis ils seront détruits. Les fichiers de données transférés par voie électronique sont conservés pendant une période de deux ans avant d’être archivés pendant un autre deux à quinze ans selon le dossier. La vérification du revenu demande que les dossiers soient conservés pour deux ans; les dossiers de réponse sont conservés pour 180 jours sur bande par la Direction générale de l’informatique, à ce moment-là, ils sont purgés et réutilisés si nécessaire.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 647
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20090478
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 218

Programmes des indices 

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’arrivage, au traitement, à l’évaluation et à la validation des renseignements reçus par le Programme des indices en ce qui concerne la fraude fiscale nationale supposée. Les renseignements personnels comprennent ce qui suit : renseignements d’ordre biographiques, coordonnées, historique de crédit, date de naissance, renseignements personnel d’un employé, renseignements financiers, sexe, langue, renseignements médicaux, nom, opinion ou points de vue d’individus ou à leur sujet, autres numéros d’identification, photos, lieu de naissance et numéro d’assurance sociale (NAS). 
Remarque : En plus des exigences décrites dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir ce qui suit : NAS ou numéro d’entreprise (NE). Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes internes ou les bases de données de l’Agence du revenu du Canada (ARC) qui suivent : Dépôt des indices. 
Catégorie de personnes : Les contribuables particuliers, les entreprises et les organismes de bienfaisance qui participent à la fraude fiscale supposée.
But : Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes : La détection, la détermination et l’exécution de violations potentielles de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR), la Loi sur la taxe d’accise (LTA) et/ou d’autres lois fiscales connexes. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférés par les paragraphes 220(1) de la LIR et 275(1) de la LTA. Le NAS est recueilli conformément à la LIR et à la LTA et est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, avec des programmes ou des activités internes de l’ARC, y compris ce qui suit : Observation des non-déclarants (ARC PPU 025); Recouvrements (ARC PPU 050); Recherche scientifique et développement expérimental (ARC PPU 441); Détection et enquêtes (ARC PPU 095); Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421); Programme des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241); Vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430); Programme des retenues d’impôt des non-résidents, Partie XIII (ARC PPU 094); Déclarations spécialisées de l’entreprise (ARC PPU 224); Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015); Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035); Surveillance de l’accès électronique aux renseignements confidentiels (ARC PPU 718); Programme du crédit d’impôt pour personnes handicapées (ARC PPU 218); Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005); Programme des organismes de bienfaisance (ARC PPU 200). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, telles que les suivantes : dans le cadre de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC en ce qui a trait à l’exercice de leurs fonctions (p. ex., piste de vérification), l’évaluation de programme (l’assurance de la qualité et l’intégrité des données), la gestion des risques liées à l’observation et l’exécution, l’élaboration de stratégie, de statistiques et l’établissement des rapports. Les activités relatives à la gestion des risques peuvent comprendre l’analyse automatisée autorisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances afin de vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Agence, pour vérifier la ligne de traitement à l’aide de l’établissement de rapports, de renseignements d’entreprise et de l’analyse des risques afin de repérer la production non conforme. 
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers dans lesquels la personne faisant l’objet de l’indice ne peut être validée seront conservés pendant 2 années à partir de la date du dernier examen du dossier. Ces dossiers sont ensuite détruits. Les dossiers dans lesquels la personne faisant l’objet de l’indice peut être validée seront conservés pendant 10 années à partir de la date du dernier examen du dossier. Ces dossiers sont ensuite nettoyés aux fins d’établissement de rapports et conservés indéfiniment.
La destruction des dossiers est effectuée par l’entremise d’une entente avec Bibliothèque et Archives Canada. 
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéros de renvoi au document : ARC DGPO 428 
Enregistrement du Secrétariat du Conseil du Trésor : 20220005
Numéro du fichier des renseignements personnels : ARC PPU 423 

Recherche scientifique et développement expérimental

Description : Ce fichier décrit les renseignements liés à la vérification des exigences d’admissibilité des demandes produites par des particuliers ou des entreprises en vertu du Programme de la recherche scientifique et du développement expérimental, et liés à la détermination de l’inobservation des exigences législatives, des lois fiscales, des politiques et des procédures. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise, le numéro de compte de fiducie, les renseignements biographiques, les renseignements financiers, et la signature.
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier peuvent devoir fournir le numéro d’assurance sociale, le  numéro d’entreprise, ou le numéro de compte de fiducie et l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom du détenteur du compte ou de la succession. Les renseignements peuvent également être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants: le système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX), le système RAPID (Random Access Personal Information Database), l’outil de gestion de risque de la recherche scientifique et du développement expérimental, le système d’information de gestion de la vérification (SIGV) et le système Integras (Système intégré de gestion de la vérification). Ce ficher de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégorie de personnes : Les demandeurs de la recherche scientifique et du développement expérimental, incluant les propriétaires d’une entreprise individuelle, associés d’une société de personnes, les personnes impliquées dans les projets réclamés, agents autorisés d’une société, personnes-ressources, représentants et autorités désignées, employés, consultants externes, et préparateurs de demandes.
But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux paragraphes 37, 150, 162, et 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et sont utilisés pour la vérification de l’observation, de l’administration et de l’exécution des exigences du Programme de la recherche scientifique et du développement expérimental. Le numéro d’assurance sociale est exigé conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux fédéraux conformément à la législation de l’impôt sur le revenu, notamment au ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100) et Statistique Canada (pour les données statistiques). Les renseignements peuvent également être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux provinciaux conformément au protocole d’entente entre l’Agence du Revenu du Canada et les provinces au sujet de l’administration des crédits en recherche et développement provinciaux. Les renseignements peuvent également être communiqués, selon le cas, à des programmes/activités internes de l’ARC, incluant Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015), Opposition en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Recouvrements (ARC PPU 050), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), et l’Observation par les employeurs (ARC PPU 120). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués pour l’évaluation et la supervision des représentants de l’ARC dans l’administration de leurs tâches en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation du programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion du risque lié à l’observation et à l’exécution, l’élaboration de stratégies, les statistiques et l’établissement de rapports. Les activités de gestion des risques peuvent inclure n'importe quel système automatisé d'analyse de l'information personnelle, de l’information personnelle correspondante, les techniques de découverte de connaissances pour vérifier l'exactitude des renseignements personnels à l'aide d'une source fiable à l'intérieur ou à l'extérieur de l'ARC, pour vérifier le débit au moyen de rapports, intelligence d’affaires, et d'analyse de risques afin d'identifier les rapports de non-conformité. Le numéro d’assurance sociale peut être divulgués à d'autres institutions fédérales aux fins d'administration et de l’application de la loi de l'impôt sur le revenu dans la mesure autorisée par la loi.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers T1 sont conservés pendant 5 ans suivant la dernière opération administrative dans une installation d’entreposage de documents d’un entrepreneur du secteur privé, puis ils sont détruits. Les dossiers T2 et T3 et les dossiers de partenariat sont conservés dans une installation d’entreposage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de 10 ans suivant la dernière opération administrative, puis ils sont détruits.  Toute autre information obtenue à partir de sources externes, dans le but de l’évaluation du risque et qui ne mène pas à une action administrative, devra être détruite après deux ans.   
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 155
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20140076
Numéro du fichier des renseignements personnels : ARC PPU 441

Recouvrements

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs au recouvrement des montants en souffrance à la Couronne qui se rapportent à l’impôt, aux taxes, aux programmes gouvernementaux, aux douanes, aux droits pour la sécurité des passagers du transport aérien, aux créances relatives à l’exportation de produits de bois d’œuvre, aux créances, aux droits d’accise et autres prélèvements sur les produits manufacturés ou les services utilisés au Canada, jugées irrécouvrables qui ont été soumises aux fins de radiation ou de réduction de valeur. Cela pourrait inclure la collecte ou la vérification, ou les deux, de renseignements provenant de ministères ou d’organismes provinciaux et fédéraux, du secteur privé et de sources publiques, dont les journaux et Internet. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, les renseignements sur les cartes de crédit, les antécédents en matière de crédit, les vérifications judiciaires ou antécédents criminels, la date de naissance, la date du décès, les renseignements financiers, le numéro d’identification de l’employé, le sexe, la langue, les renseignements médicaux, le numéro d’assurance sociale, d’autres numéros d’identification (p. ex., le numéro d’entreprise, le numéro de permis de conduire, les numéros des plaques d’immatriculation, le numéro de compte de société de personnes, le numéro d’imposition à l’étranger, le numéro de compte) et la signature.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements décrits dans le présent fichier doit fournir son numéro d’assurance sociale, son numéro d’entreprise, son numéro de compte ou une autorisation. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’Agence du revenu du Canada : le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source, le Système de gestion et de suivi pour les recouvrements et l’observation et le recouvrement intégré des recettes. Les renseignements concernant les recouvrements liés aux programmes gouvernementaux sont stockés dans un autre système du gouvernement du Canada : le Système ministériel des comptes débiteurs. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2018.
Catégorie de personnes : Les contribuables, les membres de la famille (époux, conjoints de fait et personnes à charge), les propriétaires uniques, les associés de sociétés de personnes, les importateurs ou exportateurs, les voyageurs, les courtiers en douanes, les concessionnaires, les transporteurs, les représentants autorisés.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu du décret TR/2005-73, ainsi qu’en vertu de diverses lois, notamment la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d’accise et la Loi de 2001 sur l’accise, de même que des pouvoirs délégués conformément à différentes lois, dont le Régime de pensions du Canada, la Loi fédérale sur les prêts aux étudiants, la Loi sur l’assurance-emploi, la Loi sur la sécurité de la vieillesse et la Loi sur le Programme de protection des salariés, et ils sont utilisés aux fins d’administration et d’exécution du recouvrement des créances dues à la Couronne. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu, de même qu’en vertu de la Loi sur la taxe d’accise, de la Loi de 2001 sur l’accise, de la Loi sur les douanes, du Règlement sur le Régime de pensions du Canada, de la Loi sur l’assurance-emploi, de la Loi fédérale sur l’aide financière aux étudiants, du Règlement fédéral sur l’aide financière aux étudiants et du Règlement sur la sécurité de la vieillesse, et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Certains comptes peuvent être renvoyés au Comité interne d’examen des créances irrécouvrables. Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral, conformément aux dispositions législatives et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues, notamment : Emploi et Développement social Canada (Aide financière aux étudiants, EDSC PPU 030; Fichier des prestations et des trop-payés, EDSC PPU 180; Dossier de la demande de prestations – Bureau local, EDSC PPU 150; Demandes de prestations inter-États, EDSC PPU 170; Pension de la sécurité de la vieillesse, supplément de revenu garanti, allocation, EDSC PPU 116; Régime de pensions du Canada – Prestations de retraite, d’invalidité, de survivant et de décès, EDSC PPU 146; Système commun des subventions et des contributions, EDSC PPU 298; Programme des travailleurs étrangers temporaires, EDSC PPU 440; Prêt canadien aux apprentis, EDSC PPU 709), l’Agence des services frontaliers du Canada (Programme de remboursement pour les importations occasionnelles, ASFC PPU 1201), le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), Innovation, Sciences et Développement Canada (Dossiers d’insolvabilité en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, IC PPU 058), Avis des administrateurs de sociétés IC PPU 049, Enquêtes et activités de conformité IC PPU 050, et Fiches des inventeurs, des cessionnaires et des titulaires de brevet IC PPU 041, Agriculture et Agroalimentaire Canada (Service de médiation en matière d’endettement agricole, AAC PPU 227), Services publics et Approvisionnement Canada (Solutions en imagerie de documents SPAC PCU 709, et Données d’inscription des fournisseurs SPAC PPU 071) et la Cour fédérale du Canada. Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux, conformément aux dispositions législatives et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, aux programmes et aux activités internes de l’ARC, notamment Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223), Traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), l’Autorité compétente (ARC PPU 085), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421) et Plaintes liées au service (ARC PPU 571). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et de supervision des fonctionnaires de l’Agence dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), d’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), de gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, d’élaboration de stratégies, de même qu’aux fins de statistiques et de production de rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse autorisée et automatisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte des connaissances visant à vérifier l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Agence, et à vérifier le cheminement des rapports ainsi que l’analyse des renseignements d’entreprise et des risques en vue de repérer des rapports non conformes. Avec consentement, les renseignements peuvent également être utilisés aux fins de filtrage de sécurité du personnel pour les emplois à l’Agence.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de six ans suivant la date de la prise d’une mesure, puis ils sont détruits. Des copies du formulaire T1520, Recommandation de radiation d’une somme irrécouvrable, sont conservées pendant une période de deux ans suivant la date de la prise de la dernière mesure administrative, puis elles sont détruites. La conservation des registres des activités liées aux renseignements d’entreprise est en cours d’élaboration.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGRV 190
Enregistrement au SCT : 002017
Numéro de fichier : ARC PPU 050

Régimes enregistrés d'épargne et de revenu différé

Description : Ce répertoire décrit les renseignements personnels soumis par l'administrateur du plan concernant l’agrément ou l’enregistrement et la surveillance des régimes enregistrés et des régimes de revenu différé et d’épargne qui comprennent les régimes de pension agréés (RPA), les régimes de participation différée aux bénéfices (RPDB), les régimes enregistrés d’épargne-études (REEE), les régimes enregistrés d’épargne-invalidité (REEI), les régimes de prestations supplémentaires de chômage (RPSC), les régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER), les fonds enregistrés de revenu de retraite (FERR), les placements enregistrés (PE), les comptes d’épargne libre d’impôt (CELI), et les régimes de pension agréés collectifs (RPAC). Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, le numéro d’assurance sociale (NAS), d’autres numéros d’identification (le numéro d’agrément ou d’enregistrement du régime, le numéro d’entreprise (NE), le numéro de contrat), les renseignements financiers, les renseignements sur l’institution financière, la signature, la date de naissance, et la date de décès.
Remarque: En plus des exigences précisées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier pourrait devoir fournir: le NAS, le NE et\ou l'autorité légale pour ceux qui agissent pour le compte d'un titulaire de compte ou d'une succession. Ce répertoire de renseignements personnels a été mis à jour en 2019 et s’appelait anciennement « Régimes de retraite et régimes de revenu différé ».
Catégorie de personnes : Les contribuables particuliers, leurs époux, leurs personnes à charge, et leurs représentants; les particuliers qui agissent en tant que personnes-ressources pour les employeurs, les fiduciaires, les agents, les mandataires, les sociétés d’assurance et les assurés, les intermédiaires, les compagnies d’assurances, les sociétés de fiducie, les institutions financières, et les caisses de retraite; les souscripteurs, les membres de la succession, les survivants, les bénéficiaires, et les promoteurs de régimes enregistrés d’épargne.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en application de la Loi de l’impôt sur le revenu et sont utilisés pour agréer ou enregistrer et surveiller les régimes de revenu différé et d’épargne selon la Loi et le Règlement de l’impôt sur le revenu et les règles. Le NAS est recueilli comme le prévoit la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent aussi être échangés avec d’autres institutions fédérales comme le prévoient la Loi et le Règlement de l’impôt sur le revenu, y compris Emploi et Développement social Canada (Programme canadien pour l’épargne-études EDSC PPU 506), et le Bureau du surintendant des institutions financières. Des renseignements peuvent aussi être échangés avec les autres gouvernements provinciaux/territoriaux applicables (ou une partie de ceux-ci) dans le cadre d’une entente écrite d’échange de renseignements signée par le contribuable aux fins de l’administration d’une loi fédérale ou d’un programme provincial. Des renseignements peuvent aussi être échangés, au besoin, avec les programmes/activités internes de l’ARC, y compris le Programme du traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047) et le programme du traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005). Des renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à des fins de vérification, d’évaluation de programme, de développement stratégique, de recherche, de rapprochement de données et de statistiques. Une liste de tous les placements enregistrés est accessible au public dans la Gazette du Canada.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés aussi longtemps que le régime demeure agréé ou enregistré. Une fois que le régime a pris fin, les renseignements sont conservés pendant sept années supplémentaires suivant l’année de la dernière lettre de l’Agence, puis ils sont détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPLAR 117
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20090532
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 226

Remise

Description : Ce fichier comprend les renseignements personnels qui sont associés aux demandes de remise. La remise est une mesure rare et extraordinaire qui permet au gouverneur en conseil de fournir un allégement total ou partiel de l’impôt, d’une taxe, des intérêts, d’une pénalité ou d’une autre dette, lorsqu’un allégement est justifié. De façon générale, toutes les mesures disponibles dans les lois fiscales applicables, dont une opposition, un appel à la Cour canadienne de l'impôt (ou à la Cour fédérale) ou une demande selon les dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu ou la Loi sur la taxe d’accise doivent être envisagées avant que la demande de remise ne soit considérée. Les renseignements sont présentés volontairement par le demandeur ou ont été obtenus dans le cadre d'autres programmes de l'ARC lors du cours des activités opérationnelles normales. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, les coordonnées, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date du décès, les renseignements sur les études, les renseignements financiers, le sexe, la langue, les renseignements médicaux, le lieu de naissance, le lieu du décès, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS) et d'autres numéros d'identification, dont le numéro d'entreprise (NE) et le numéro de fiducie (NF).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les contribuables qui demandent de l’information décrite par ce fichier doivent fournir leur nom, leur adresse, leur NAS, NE ou NF, le numéro d’homologation ou de permis, et le cas échéant l’autorisation écrite d’un tiers, et le sujet et la date de la demande de correspondance ou du document. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données internes suivantes de l'ARC: la Correspondance d’entreprise, le Système de gestion de la correspondance et des dossiers sur le Web (WebCIMS), Système de suivi des décisions et interprétation (SSDI) et le Système de suivi des questions législatives (SSQL). Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2021 et comprend les activités de remise autrefois tenue sous ARC PPU 092 (Décisions et interprétations relatives à l’accise et à la TPS/TVH).
Catégorie de personnes : Les particuliers, leur époux ou conjoint de fait, leurs personnes à charge, leurs représentants autorisés, les propriétaires uniques, les associés d'une société de personnes, les dirigeants, les intervenants, les actionnaires, les fiduciaires et les bénéficiaires; inscrits à la TPS/TVH et demandeurs de la TPS/TVH, titulaires de licences et inscrits au droit d’accise, titulaires de licences aux fins de la taxe d’accise; inscrits aux autres prélèvements.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour effectuer un examen de toutes les demandes de remise pour un allègement de l'impôt sur le revenu fédéral, la taxe sur les produits et services TPS/TVH, les taxes et droits d’accise et autre prélèvements, des pénalités, des intérêts ou d'autres dettes payées ou payables en vertu des lois administrées par l’ARC par exemple la Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi sur la taxe d’accise en vue de formuler des recommandations au directeur général, sous‑commissaire ou au ministre. Les renseignements personnels sont également utilisés pour rédiger une ébauche du décret de remise, laquelle sera examinée par le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010) puis présentée au commissaire et au ministre en vue d'obtenir leur approbation. Le décret sera par la suite envoyé au Bureau du Conseil privé pour qu’il soit présenté au Conseil du Trésor (gouverneur en conseil) pour considération. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et sera seulement utilisé pour les besoins d'identification. La Loi sur la gestion des finances publiques confère au gouverneur en conseil le pouvoir législatif d'accorder une remise (paragraphes 23(2) et 23(2.1) sur la recommandation du ministre compétent. Le ministre du Revenu national est le ministre compétent pour envisager la remise de montants en vertu des lois administrées par l’ARC, par exemple la Loi de l'impôt sur le revenu et la Loi sur la taxe d’accise.
Usages compatibles : Les renseignements pourraient être consultés dans le cadre de la recherche et de l'analyse des demandes de remise. Les renseignements pourraient également être partagés selon l'article 241 de la Loi de l’impôt sur le revenu, les Règlements de l’impôt sur le revenu et l’article 295 de la Loi sur la taxe d’accise avec d'autres organismes gouvernementaux, dont le ministre des Finances du Canada (données fiscales – évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100) et Emploi et Développement social Canada (prestation universelle pour la garde d'enfants, EDSC PPU 102). Les renseignements (ou une partie de ceux-ci) peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux concernés, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues comme celle avec le ministère des Finances de l'Ontario. Enfin, les renseignements peuvent être partagés, au besoin, avec les secteurs des programmes et des activités internes de l'ARC, y compris les suivants : le traitement des déclarations et des paiements des sociétés (ARC PPU 047), le crédit pour la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée (crédit pour TPS/TVH) (ARC PPU 140), les décisions et les interprétations en matière d’accise et de TPS/TVH (ARC PPU 092), les oppositions en matière de taxes à la consommation (ARC PPU 177), le Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), l’observation des non‑déclarants (ARC PPU 025), l’observation par les employeurs (ARC PPU 120), la détection et les enquêtes (ARC PPU 095); l'autorité compétente (ARC PPU 085), la vérification et l’examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Appels concernant le Régime de pensions du Canada et la loi sur l'Assurance emploi (ARC PPU 130), Prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063), Programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (ARC PPU 070), Programme des organismes de bienfaisance (ARC PPU 200), Recouvrements (ARC PPU 050), Vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430), Programme des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241), Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015) et le Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués en vertu des lois pertinentes aux fins de l’évaluation et de la supervision des représentants de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation du programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion du risque lié à l’observation ainsi que pour l’exécution et l’élaboration de stratégies et de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés dans une installation de stockage de documents d'un entrepreneur du secteur privé pour une période de 20 ans et sont par la suite détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGPLAR 700
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 20170147
Fichier de renseignements personnels : ARC PPU 142

Services de gestion de l’authentification et des justificatifs d’identité

Description : Le présent fichier décrit les renseignements personnels liés à la gestion des justificatifs d’identité utilisés afin de fournir des services d’authentification aux utilisateurs externes des applications sécurisées de programmes en ligne de l’Agence du revenu du Canada (ARC) (Mon dossier, Mon dossier d’entreprise, Représenter un client et Accès rapide), y compris les services d’autres ministères et ordres de gouvernement qui utilisent les services d’authentification de l’ARC (c.-à-d. le service Portageur). Les renseignements personnels peuvent comprendre un nom, un nom d’utilisateur, un mot de passe, des questions et réponses de récupération de mot de passe, un code temporaire, un identificateur anonyme persistant ou un numéro sans signification mais unique, une adresse de protocole Internet, des journaux des vérifications, des témoins (volatils et persistants) et des secrets partagés. Les secrets partagés comprennent les renseignements personnels figurant déjà dans les bases de données de programme de l’ARC, tels que les coordonnées, la date de naissance, des renseignements financiers (p. ex. les montants indiqués dans une déclaration de revenus et de prestations, le code d’accès à un avis de cotisation, etc.) et le numéro d’assurance sociale (NAS). En ce qui concerne le service Portageur, des renseignements tels que le nom, les coordonnées, la date de naissance et le sexe du contribuable peuvent être envoyés à l’autre organisme et comparés à ceux contenus dans ses propres systèmes aux fins d’authentification.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir leur numéro d’assurance sociale et/ou nom d’utilisateur de l’ARC. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes suivants de l’ARC : le Système de gestion de l’authentification (SGA) et le Système de gestion des justificatifs d’identité (SGJ). Les renseignements (c.-à-d. les secrets partagés) peuvent être obtenus de programmes ou d’activités internes de l’ARC, y compris le Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005) et le Traitement des déclarations et paiements des sociétés (ARC PPU 047). L’évaluation suivante des facteurs relatifs à la vie privée a été menée pour le service suivant : Service de gestion de l’authentification et des justificatifs d’identité.
Catégories de particuliers : Les particuliers ou leurs représentants désignés qui demandent un accès aux applications sécurisées du programme en ligne de l’ARC et aux services en ligne d’autres ministères et ordres de gouvernement qui utilisent les services d’authentification de l’ARC.
But : Les renseignements personnels sont utilisés afin d’authentifier l’identité du particulier et d’émettre, de gérer et de valider les justificatifs d’identité de particuliers accédant aux applications sécurisées du programme en ligne de l’ARC et des services d’autres ministères et ordres de gouvernement qui utilisent les services d’authentification de l’ARC. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’alinéa 30(1)a) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui accorde à l’ARC la responsabilité de la « politique administrative générale » à l’Agence, et conformément à l’alinéa 5(1)c) qui énonce que l’ARC est responsable de mettre en œuvre des ententes ou des accords conclus entre elle et les ministères ou les organismes du gouvernement du Canada pour l’exercice d’une activité ou l’exécution d’un programme. Des renseignements personnels sont aussi recueillis, au besoin, aux termes de la Politique sur la sécurité du gouvernement, conformément à l’entente conclue avec le président du Conseil du Trésor. L’ARC recueille les NAS en vertu du paragraphe 237(1.1) de la Loi de l’impôt sur le revenu aux fins de l’impôt et les utilise pour identifier la personne et lui permettre d’accéder en ligne à ses renseignements sur l’impôt sur le revenu et les prestations et d’associer les justificatifs anonymes de la personne à leur identité. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 241(5) de la Loi de l’impôt sur le revenu, à l’article 295 de la Loi sur la taxe d’accise, à l’article 211 de la Loi de 2001 sur l’accise, et à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui autorise l’ARC à fournir les renseignements personnels d’un particulier à une autre personne avec le consentement du particulier. Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 220(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu pour traiter les formulaires de demande des représentants non-résidents qui demandent un numéro de représentant non-résident.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés afin d’établir des pistes de vérification liées à l’utilisation des justificatifs d’identité. Dans le cas d’infractions à la sécurité ou d’atteintes à la vie privée soupçonnées, les renseignements peuvent être communiqués aux responsables de la sécurité ministérielle et aux agents de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels; consultez le FRP ordinaire – Incidents de sécurité et atteintes à la vie privée – POU 939 et Journaux de contrôle des réseaux électroniques – POU 905. Pour les activités criminelles soupçonnées, les renseignements peuvent également être divulgués à la Gendarmerie royale du Canada aux fins d’enquête; consultez le FRP propre à l’institution – Dossiers opérationnels – GRC PPU 005. Les renseignements peuvent également être utilisés à des fins d’essai, de recherche, de planification, de vérification et d’évaluation.
Normes de conservation et de destruction : À déterminer
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : NDP 932
Numéro d'enrgistrement avec le SCT : 20150040
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 607

Services de gestion de l'identité et des justificatifs internes de l'ARC

Description : Ce fichier décrit des renseignements personnalisés liés aux services d’identification et d’authentification en ce qui a trait à la validation des justificatifs des utilisateurs internes de l’infrastructure informatique de l’Agence du revenu du Canada (ARC), y compris la gestion des mots de passe, l’émission des certificats de l’infrastructure à clé publique (ICP) fondée sur l’identité. Les certificats sont utilisés pour le chiffrement des données, de même que l’identification et l’authentification des personnes. Certains certificats peuvent être utilisés à des fins de signature numérique. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : coordonnées, code d’identification de dossier personnel (CIDP) ou code d’employé non gouvernemental (ENG), code d’identification unique (ID utilisateur), nom d’utilisateur, dates de naissance partielle, statut d’emploi, type de mandat, mot de passe et questions de récupération de mot de passe (questions secrètes pour récupérer le mot de passe), et signature. Les renseignements concernant la gestion de l’identité et de l’accès peuvent être obtenus du dossier personnel de l’employé comme l’indique Dossier personnel d’un employé – POE 901.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits par ce fichier doivent fournir leur CIDP. Les certificats sont stockés sur des ordinateurs, des cartes à puce et d’autres supports sécurisés. Ce FRP a été mis à jour en 2016. Il s’appelait auparavant l’Identification des clients externes de l’Infrastructure à clé publique (ICP) (ARC PPU 165), mais il contient désormais des renseignements décrits dans l’ancien Identification des clients internes de l’Infrastructure à clé publique (ICP) (ARC PPU 216) du FRP.
Catégorie de personnes : les employés de l’ARC, les consultants, les employés temporaires, les étudiants et les personnes embauchées conformément à un contrat de travail au nom de l’ARC, ainsi que d’autres personnes qui sont inscrites dans les applications de l’ARC et/ou communiquent avec les employés de l’ARC.
But : Les renseignements personnels sont utilisés afin d’authentifier l’identité des personnes, inscrire et d’attribuer un code d’identification numérique unique pour les utilisateurs, et autoriser, accorder, examiner, réviser ou retirer les privilèges d’accès aux systèmes et aux applications de l’ARC. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’alinéa 31(1)a) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui octroie à l’ARC la responsabilité des « grandes orientations administratives » à l’Agence. Les renseignements personnels sont également recueillis tel que cela est requis conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement, en harmonie avec l’entente convenue avec le Président du Conseil du Trésor.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés à des fins de contrôle des réseaux électroniques (voir le FPR ordinaire – Contrôle des réseaux électroniques – POU 905). Dans les cas d’infractions présumées à la sécurité ou de violations de la confidentialité, les renseignements peuvent être communiqués aux services ministériels de sécurité et aux agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (voir le FRP ordinaire – Incidents de sécurité et atteintes à la vie privée – POU 939). Lorsqu’il y a présomption d’activité criminelle, les renseignements peuvent aussi être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada aux fins d’enquête – voir le FRP propre à l’institution – Dossiers opérationnels – GRC PPU 005. Les renseignements peuvent aussi être utilisés à des fins statistiques, de recherche, de planification, d’établissement de rapports, de vérification et d’évaluation. Les renseignements comprenant le prénom, le nom de famille et l’adresse de courriel sont affichés dans le répertoire public Répertoire x.500 dans l’Infrastructure à clé publique et les listes de révocation des certificats peuvent y faire référence. On peut accéder à ce répertoire public à partir d’Internet en utilisant un navigateur Lightweight Directory Application Protocol.
Normes de conservation et de destruction : Le certificat émis à des fins de chiffrement et d’authentification est conservé pendant dix (10) ans à la suite de l’élimination progressive du programme des certificats. Les certificats émis à des fins d’authentification uniquement seront conservés pendant au moins deux (2) ans suivant l’expiration ou la révocation des certificats. Cela est fait conformément aux politiques de certification en matière de signatures numériques et de confidentialité de l’ICP, version 4.0, du gouvernement du Canada (3 avril 2006) et les politiques de certification en matière de signatures numériques et de confidentialité de l’IPC de l’Agence du revenu du Canada, version 4.0 (25 août 2006). Tous les renseignements personnels recueillis aux fins d’émission ou de révocation de tout certificat seront conservés pendant au moins deux (2) ans à la suite de l’expiration ou de la révocation des certificats. La conservation du mot de passe et les questions de récupération du mot de passer sont en cours d’élaboration.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : NDP 932
Numéro d’enregistrement avec le SCT : 004486
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 165

Services en ligne pour la transmission électronique des déclarations

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’inscription, la vérification d’admissibilité et la surveillance des déclarants par voie électronique et à la gestion des justificatifs d’identité utilisés afin de fournir des services d’authentification pour les demandes de programmes en ligne sécurisés liés à la transmission électronique des déclarations (TED). La TED est un service automatisé qui permet à ceux qui préparent et produisent des déclarations de revenus et de prestations aux noms des autres, de les soumettre directement à l’Agence du revenu du Canada (ARC) par voie électronique à partir du logiciel qu’ils ont utilisé pour les préparer. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, le numéro d’assurance sociale, des vérifications judiciaires, l’historique de l’observation fiscale, des renseignements financiers, la résidence, la préférence linguistique, le numéro d’entreprise, le numéro d’escompteur, l’adresse de protocole internet (IP), l’adresse courriel, le numéro du déclarant par voie électronique et son mot de passe associé. Les renseignements personnels seront vérifiés contre les sources au sein de l’ARC.
Remarque : En plus de satisfaire aux exigences énoncées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits par le fichier auront possiblement besoin de fournir leur numéro d’assurance social et leur numéro du déclarant par voie électronique. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes suivants de l’ARC : Système d’information des déclarants (SID), Listes de déclarants électroniques (LDP), et le Système d’information sur la transmission électronique des déclarations (SITE). Ce fichier de renseignements personnels (FRP) a été mis à jour en 2022.
Catégorie de personnes : Les demandeurs de la TED (incluant les propriétaires uniques; les associés de sociétés de personnes; administrateurs de sociétés), représentants et autorités désignées; escompteurs et les clients des déclarants par voie électronique.
But : Les renseignements personnels sont utilisés afin d’authentifier l’identité des demandeurs et d’examiner leurs conformités, et d’émettre, de gérer et de vérifier le numéro du déclarant par voie électronique et son mot de passe associé. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 150 et 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance social est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé pour fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements (ou une partie de ceux-ci) peuvent être communiqués à la province du Québec conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, avec les programmes internes de l’ARC suivants : Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Recouvrement (ARC PPU 050), Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt (ARC PPU 100), Programme des escompteurs (ARC PPU 212) et Surveillance de l’accès électronique aux renseignements confidentiels (ARC PPU 718). En dernier lieu, les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des hauts dirigeants de l’ARC quant à l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), de l’évaluation du programme (assurance de la qualité et intégrité des données), de la gestion des risques liés à l’observation et à l’exécution, de l’élaboration de la stratégie et de l’établissement de rapports et pour des sondages ou d’autres fins d’analyses statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés pendant six ans et seront ensuite détruits. Dans les cas problématiques, où les renseignements pourraient être requis à l’avenir, le temps de conservation pourrait aller jusqu’à 10 ans.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 216
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20170136
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 211

Supplément unique à l’Allocation canadienne pour le logement

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels des personnes qui ont présenté une demande de supplément unique à l’Allocation canadienne pour le logement, y compris leurs personnes à charge, leur époux ou épouse ou leur conjoint ou conjointe de fait, et leur représentant autorisé. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, la langue, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance, la date de décès, des renseignements sur l’emploi, des renseignements financiers, des renseignements sur la location, des renseignements biographiques, d’autres renseignements relatifs au traitement de la demande, l’adresse du protocole Internet et l’attestation du respect des exigences d’admissibilité au programme.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements décrits dans ce fichier doit fournir des renseignements pour confirmer l’autorisation, y compris le numéro d’assurance sociale. Les renseignements peuvent être sauvegardés dans les systèmes internes ou les bases de données de l’Agence du revenu du Canada où sont consignées toutes les opérations financières applicables et les raisons pour lesquelles un paiement peut avoir été retenu. De plus, la banque de données enregistre toute activité subséquente sur le compte de l’Allocation pour le logement d’un particulier (par exemple, modification de l’admissibilité ou du droit de recevoir et paiement supplémentaire produit). Ce fichier de renseignements personnels a été révisé en 2023.
Catégorie de personnes : Les particuliers, ou leurs représentants, qui présentent une demande de supplément unique à l’Allocation canadienne pour le logement et, s’il y a lieu, un époux ou épouse ou un conjoint ou conjointe de fait, et leurs personnes à charge.
But : Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes : pour déterminer l’admissibilité et le droit d’un particulier au supplément unique à l’Allocation canadienne pour le logement au moyen d’activités de traitement et de validation. Les activités de validation peuvent comprendre l’analyse automatisée ou manuelle autorisée des renseignements personnels afin de vérifier l’exactitude des renseignements par rapport à une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, de vérifier le cheminement au moyen de rapports, ainsi que l’intelligence d’affaires et l’analyse des risques afin de maintenir l’intégrité des programmes de prestations et de crédits pour les enfants et les familles. Les renseignements personnels sont également utilisés aux fins de traitement des paiements et pour prendre des mesures visant à récupérer des fonds qui n’auraient pas dû être versés. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la prestation pour logement locatif et du sous-alinéa 241(4)d)(xxi) de la Loi de l’impôt sur le revenu. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 13 de la Loi sur la prestation pour logement locatif et est utilisé aux fins d’identification. L’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada permet à l’ARC de conclure des ententes avec d’autres institutions fédérales ainsi qu’avec les gouvernements provinciaux et territoriaux aux fins de l’exécution d’une activité ou d’un programme qu’elle administre.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues, y compris Services publics et Approvisionnement Canada (Paiements du receveur général TPSGC PCU 712) en ce qui concerne l’émission des paiements, et le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales FIN PPU 100) et Statistique Canada à des fins d’analyse statistique. Les renseignements peuvent également être communiqués à des tiers, comme le locateur du demandeur, à des fins de vérification. Selon le cas, les renseignements peuvent également être communiqués à des secteurs de programme de l’ARC, y compris Recouvrement (ARC PPU 050), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Communications publiques (ARC PSU 914), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Programme des indices (ARC PPU 423) et Programme de compensation de dettes par remboursement des particuliers (ARC PPU 213). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués à d’autres fins, notamment aux fins d’évaluation et de supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’exercice de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., les pistes de vérification), d’évaluation des programmes (assurance de la qualité et analyse statistique), d’élaboration de stratégies et de production de rapports.
Normes de conservation et d’élimination : Les documents papier seront conservés dans une installation d’entreposage de documents du secteur privé pendant une période de six ans après la dernière mesure administrative, puis détruits. Les documents électroniques seront conservés pendant une période de six ans à compter de la dernière mesure administrative, puis détruits.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 626
Enregistrement au SCT : 20230027
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 621

Surveillance de l’accès électronique aux renseignements confidentiels

Description : Le présent fichier décrit les renseignements personnels utilisés pour surveiller l’accès des employés aux renseignements sur les contribuables (et à d’autres renseignements similaires) afin de veiller à ce que tous les accès cadrent avec la charge de travail et les tâches attribuées. Les renseignements personnels peuvent comprendre les suivants : nom, date de naissance, coordonnées, ID utilisateur, renseignements biographiques, code d’identification de dossier personnel, renseignements sur les employés, numéro d’assurance sociale, numéro d’entreprise et autres numéros de compte de programme. Les saisies d’écran peuvent également contenir d’autres renseignements sur les contribuables et renseignements similaires, notamment les suivants : statut de citoyenneté, renseignements sur le crédit, date de décès, renseignements financiers, renseignements médicaux et genre.
Remarque : En plus de respecter les exigences précisées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, toute personne qui demande des renseignements décrits dans le présent fichier doit fournir son numéro d’assurance sociale, son numéro d’entreprise, tout autre numéro de compte de programme et/ou son code d’identification de dossier personnel. Les renseignements sont stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’Agence : système de gestion de la fraude d’entreprise. Le présent fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019.
Catégories de personnes : Employés de l’Agence et autres personnes qui utilisent les systèmes d’information de l’Agence, notamment les suivantes : étudiants, personnel contractuel et personnel de l’Agence, contribuables dont les renseignements sont consignés dans des pistes de vérification ou des opérations saisies.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour détecter et cibler de façon proactive les opérations douteuses d’employés qui consultent et manipulent des renseignements sur les contribuables et d’autres renseignements de nature délicate par l’utilisation de renseignements d’entreprise, et sont recueillis en vertu des alinéas 30(1)a), 30(1)d), 51(1)f)g) et i de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, de l’article 220 et du paragraphe 241(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu, de l’article 275 et du paragraphe 295(2) de la Loi sur la taxe d’accise, des articles 7, 8 et 9 de la Loi sur l’accise, de l’article 19 et du paragraphe 84(2) de la Loi sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre, et du paragraphe 10(1) et de l’article 11 de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être transmis au gestionnaire ou au superviseur immédiat de l’employé pour qu’il examine si les opérations cadrent avec la charge de travail et les tâches attribuées. Les renseignements peuvent être utilisés dans le cadre d’enquêtes internes s’il y a des opérations douteuses. Des détails se trouvent dans le fichier Incidents de sécurité et atteintes à la vie privée (POU 939). Les renseignements peuvent aussi être utilisés pour justifier les mesures disciplinaires prises en cas de violation des politiques de l’Agence. Des détails se trouvent dans le fichier Mesures disciplinaires (POE 911). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, notamment les suivantes : recherche, planification, vérification et évaluation, et établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les déclarations sont conservées pour l’année d’imposition en cours et les quatre années suivantes, après quoi elles sont détruites.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : NDP 931
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20180024
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 718

Traitement des déclarations et des paiements des sociétés

Description : Ce fichier renferme des renseignements liés au traitement, à l’évaluation, à la réévaluation, à l’endossement, à la vérification, à la validation et à l’affichage de renseignements personnels produits par l’entremise des déclarations de renseignements et des entreprises, y compris, sans toutefois s’y limiter, les déclarations de revenus des sociétés T2, , les déclarations de revenus de placements (T5), les déclarations de renseignements des sociétés agréées à capital de risque de travailleurs (T5006) et les déclarations spéciales et de choix. Cela pourrait comprendre la collecte ou la vérification de renseignements provenant de ministères ou d’agences fédéraux ou provinciaux. Ce fichier contient également des renseignements sur les options de traitement des paiements des contribuables, y compris les prélèvements automatiques. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, la signature, la langue, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise, les renseignements biographiques ainsi que d’autres numéros d’identification (p. ex., le numéro d’identification fiscal et le numéro de sécurité sociale à l’étranger).
Remarque : En plus des exigences mentionnées dans le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers souhaitant obtenir des renseignements contenus dans ce fichier pourraient aussi devoir fournir un numéro d’assurance social, un numéro d’entreprise, un numéro de sécurité sociale à l’étranger et/ou un pouvoir juridique pour les personnes agissant pour le compte d’un titulaire de compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent sont stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’Agence: le système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX), le système de gestion des cas-cotisation T2 (CSCOR) et le système d’analyse des roulements (SAR). Ce fichier a été mis à jour en 2021.
Catégorie de personnes : Les propriétaires d’entreprise et personnes associées aux sociétés telle que leurs employés (y compris les étudiants), les actionnaires, les dirigeants, les représentants et les autorités désignées, les agents, les courtiers, les assureurs et les assurés, les mandataires et les non-résidents.
But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 150 et 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu, du paragraphe 229(1) du Règlement de l’impôt sur le revenu, sous l’autorité de l’article 221 de la Loi de l’impôt sur le revenu, ainsi qu’en vertu du paragraphe 63(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada et de l’article 7 de la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces, et sont utilisés pour administrer les déclarations de renseignements et des entreprises, traiter les paiements et déterminer l’admissibilité aux crédits d’impôt, à la fois pour le gouvernement du Canada et la plupart des provinces et des territoires. Le numéro d’assurance social est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour le remboursement de dettes dues à la Couronne. Le cas échéant, les renseignements sur les dettes d’un particulier peuvent être transmis à ses débiteurs et aux tribunaux afin de faciliter la saisie-arrêt. Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément à la législation de l’impôt sur le revenu, y compris l’Agence des services frontaliers du Canada (Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires, ASFC PPU 001, Système intégré d'exécution des douanes SIED, ASFC PPU 016), Affaires mondiales Canada (à des fins commerciales), le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100), pour l'analyse des politiques, la recherche et l'évaluation du programme fédéral de péréquation, Statistique Canada (sondage auprès des entreprises), Innovation, Sciences et Développement économique Canada (Enquêtes et activités de conformité, IC PPU 050), Agriculture et Agroalimentaire Canada (Initiative pour un investissement écoagricole dans les biocarburants AAFC PPU 612), le ministère de la Justice (Procédures civiles et Services juridiques, JUS PPU 010), Emploi et Développement social Canada (Enquêtes EDSC PPU 171). Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux (ou à des parties de ceux-ci), dans les limites prévues par la loi. Les renseignements personnels obtenus au sujet de résidents d’un pays avec lequel le Canada a signé des conventions fiscales pourraient être transmis à l’administration fiscale de ce pays, dans le cadre d’un programme d’échange de renseignements en vertu de la disposition prévue à cet effet dans la convention. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, aux programmes et aux activités internes de l’Agence, y compris : Oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Programme des organismes de bienfaisance (ARC PPU 200), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Inscriptions au numéro d’entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223), Services de gestion de l’authentification et des justificatifs d’identité (ARC PPU 607), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Recouvrements (ARC PPU 050), Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220), Recherche scientifique et développement expérimental (ARC PPU 441), Programme de crédit d’impôt pour films et produits multimédias (ARC PPU 442), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Services de gestion de l’identités et des justificatifs internes de l’ARC (ARC PPU 165), Autorité compétente (ARC PPU 085), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Décisions anticipées en matière d’impôt sur le revenu et interprétations techniques (ARC PPU 090), Programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (ARC PPU 070), Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Services en ligne pour la transmission électronique des déclarations (ARC PPU 211), Remise (ARC PPU 142) et Régimes enregistrés d'épargne et de revenu différé (ARC PPU 226). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’Agence dans l’exercice de leurs fonctions (p. ex., les pistes de vérification), pour l’évaluation des programmes (comparaison des données, assurance de la qualité et intégrité des données), pour les statistiques, pour la gestion des risques liés à l’observation et à l’exécution (y compris l’évaluation des risques et l’intelligence d’affaire), pour l’élaboration de stratégies et pour l’établissement des rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés indéfiniment pour les entreprises désignées comme des cas importants ou ayant déclaré un revenu brut supérieur à 50 millions de dollars à un moment donné et produit des formulaires fiscaux T2 pour 1971 et 1972. Les autres formulaires T2 (à quelques exceptions près) sont conservés pendant un maximum de 10 ans et sont ensuite détruits. Les dossiers sont conservés dans les installations d’entreposage appartenant à un entrepreneur du secteur privé. Les documents ayant trait aux paiements sont conservés pendant sept ans, à l’exception des demandes relatives aux prélèvements automatiques qui sont conservées dans une installation d’entreposage de documents appartenant à un entrepreneur du secteur privé pendant dix ans, et détruites ensuite.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 225
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 003942
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 047

Traitement des déclarations et des paiements des particuliers

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels qui sont utilisés pour l’application et l’exécution des lois de l’impôt sur le revenu fédérale et provinciales, y compris la vérification, la validation, le traitement et l’évaluation des renseignements liés à l’impôt et aux prestations reçus en provenance de contribuables, dont les non-résidents, les entreprises à propriétaire unique et les associés dans les sociétés de personnes, de même que les tiers, y compris les représentants des employeurs, les institutions financières, les sociétés de fiducie et les institutions gouvernementales. Ce fichier décrit également des renseignements sur les options de traitement des paiements des contribuables, y compris les prélèvements automatiques. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, les antécédents en matière de crédit, les renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, la date eu de naissance, la date du décès, les renseignements financiers, les renseignements médicaux, d’autres numéros d’identification (le numéro d’entreprise, le numéro d’identification-impôt, le numéro d’identification temporaire, le numéro d’homologation TED, le numéro individuel du syndic, le numéro de sécurité de la vieillesse, le numéro de pension), la signature, le numéro d’assurance sociale, la méthode de production de la déclaration, et la préférence linguistique.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits par ce fichier peuvent être tenus de fournir le numéro d’assurance sociale, le numéro d’identification temporaire, le numéro d’identification-impôt et l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou de la succession. Le présent fichier de renseignement personnel a été mis à jour en 2021. 
Catégorie de particuliers : Les contribuables, y compris les non-résidents; les membres de la famille (personnes à charge, époux, conjoints de fait), les entreprises à propriétaire unique, les associés dans des sociétés de personnes, les représentants, les particuliers qui agissent comme personnes-ressources pour les employeurs, les institutions financières, les sociétés de fiducie et les fiduciaires au nom d’un particulier qui est en faillite. Cela inclut également les personnes éligibles aux programmes d’indemnité pour les anciens combattants.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’autorité des articles 150, 220 et 241 de la Loi de l’impôt sur le revenu et l’article 7 de la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces; et sont utilisés afin de traiter les déclarations de revenus des contribuables particuliers, y compris les cotisations initiales, le traitement des paiements, les validations, la comptabilité et les redressements, pour le gouvernement fédéral et pour la plupart des provinces et territoires, y compris la détermination de l’admissibilité aux différents crédits d’impôt, prestations et remboursements; y compris les mesures de soutien de la COVID-19 régies par l'autorité législative. Les activités de validation peuvent inclure l'analyse automatisée autorisée des renseignements personnels pour vérifier l'exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable interne ou externe de l'ARC ; y compris la réception des personnes éligibles d'Anciens Combattants Canada (ACC MVA 820) en vertu de l'autorité de 241(4)(h.1) de la LIR pour déterminer l'admissibilité au paiement unique COVID-19 pour les personnes handicapées. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification. Les renseignements sont également recueillis en vertu du paragraphe 92(2) du Régime de pensions du Canada et des parties I, IV et VII.s de la Loi sur l'assurance-emploi, les travailleurs autonomes sont tenus de produire une déclaration s'ils sont assujettis aux cotisations au Régime de pensions du Canada et/ou Cotisations à l'assurance-emploi sur les revenus des travailleurs autonomes. En vertu de l'article 46.1 de la Loi électorale du Canada, nous recueillons également le consentement de la personne pour qu'Élections Canada l'ajoute à la liste des électeurs inscrits. Les renseignements personnels sont partagés et reçus conformément à l'article 61 puisque la Loi sur l'Agence du revenu du Canada permet à l'Agence de conclure des contrats, des ententes ou d'autres arrangements avec des gouvernements, des organisations et des agences publiques ou privées ou toute personne au nom de Sa Majesté du chef du Canada ou en son nom propre pour les besoins des activités ci-dessus.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois, y compris à Statistique Canada (données administratives longitudinales StatCan PPU 112, base de données longitudinales sur l’immigration StatCan PPU 135, et recensement de la population et enquête nationale auprès des ménages StatCan PPU 005), le ministère de la Justice Canada (Procédures civiles et services juridiques JUS PPU 010, Aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales JUS PPU 125), le Ministère des Finances Canada (Évaluation des politiques fiscales FIN PPU 100), Agence des services frontaliers du Canada (grand livre des comptes ASFC PPU 1501), Emploi et Développement social Canada (programme de la sécurité de la vieillesse EDSC PPU 116, fichier des prestations et des trop-payés EDSC PPU 180), Agriculture et Agroalimentaire Canada (Compte de stabilisation du revenu net AAC PPU 183), Élections Canada (Inscription et identification des électeurs - Élections PPU 037), Anciens Combattants Canada (Allocation pour perte de revenus ACC PPU 607 et Allocation de soutien du revenue ACC PPU 608), Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (Citoyenneté canadienne : demandes et évaluation IRCC PPU 050), et avec Travaux publics et services gouvernementaux du Canada (Paiements du receveur général, TPSGC PCU 712). Les renseignements (ou une partie de ceux-ci) peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues et les renseignements peuvent également être communiqués avec des tiers avec le consentement du contribuable pour des fins de vérification de revenus. Les renseignements peuvent également être communiqués, selon le cas, avec les programmes internes de l’ARC, y compris : Traitement des déclarations et paiements des sociétés (ARC PPU 047), Inscription au numéro d'entreprise et aux comptes de programme (ARC PPU 223), Crédit pour la taxe sur les produits et services/ taxe de vente harmonisée (Crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140), Prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063), Prestation fiscale pour le revenu de travail (ARC PPU 178), Programme relatif au crédit d'impôt pour personnes handicapées (ARC PPU 218), Allocations spéciales pour enfants (ARC PPU 620), Compte d’épargne libre d’impôt (ARC PPU 054), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Appels concernant le Régime de pensions du Canada et la loi sur l'Assurance emploi (ARC PPU 130), l’Observation par les employeurs (ARC PPU 120), Programme des retenus d'impôt des non-résidents, Partie XIII (ARC PPU 094), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Vérification et l’examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220), Recouvrements (ARC PPU 050), Autorité compétente (ARC PPU 085), Programme des organismes de bienfaisance (ARC PPU 200), Programme des décisions relatives au régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (ARC PPU 070), Régimes enregistrés d'épargne et de revenu différé (ARC PPU 226), Décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et interprétations techniques (ARC PPU 090), Remise (ARC PPU 142) et le Service de gestion de l’authentification et des justificatifs (ARC PPU 607). Le cas échéant, les renseignements concernant les dettes d’un particulier peuvent être communiqués aux débiteurs d’un déclarant et aux tribunaux afin de faciliter la saisie. Finalement, les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins organisationnelles de l’ARC, y compris l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans le cadre de l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion du risque en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies, et peuvent être utilisés aux fins de rapprochement des données, d’établissement de rapports et de sondage ou autres analyses statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les déclarations individuelles seront conservées jusqu'à 10 ans. Les déclarations papier sont conservées dans une installation de stockage des dossiers d'un entrepreneur du secteur privé. Les documents automatisés (dossiers de l'ARC sur les cotisations relatives aux déclarations produites) pour les années postérieures à 1986 sont conservés pendant une période indéterminée, tandis que des documents automatisés limités sont conservés pour les années d'imposition 1972 à 1986. Les documents ayant trait aux paiements sont conservés pendant sept ans, à l’exception des demandes relatives aux prélèvements automatiques, qui seront conservées pendant 10 ans et détruites ensuite. Les dossiers de demande de vérification du revenu sont conservés pendant deux ans et les dossiers de réponse sont conservés pendant 180 jours sur bande magnétique par la Direction de l'information et de la technologie, après quoi ils sont purgés et réutilisés au besoin.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 217
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 002014
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 005

Vérification et examen de la TPS/TVH

Description : Ce fichier décrit les renseignements liés à l’administration du programme d’observation de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) de l’Agence du revenu du Canada (ARC), y compris l’administration des programmes provinciaux liés au nom de ces provinces. Cela pourrait comprendre la collecte et/ou la vérification de renseignements provenant d’agences ou de ministères provinciaux et fédéraux, du secteur privé et d’autres sources publiques, y compris les journaux et Internet. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, le sexe, la citoyenneté, la langue, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, les renseignements financiers, les renseignements biographiques, les renseignements médicaux, les antécédents criminels, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (NE), d’autres numéros d’identification, tels que le numéro de régime de pension et le numéro de carte d’identité diplomatique et consulaire, les profils de risque, la signature et l’adresse de protocole Internet (IP).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier peuvent devoir fournir le NAS, le NE et/ou l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom du détenteur du compte ou de la succession. Ce fichier de renseignements personnels (FRP) a été mis à jour en 2019. Les renseignements peuvent également être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’ARC : Système d’information de gestion de la vérification (SIGV), Système de contrôle de l'observation et mesure des profils avant sélection (COMPAS), Inventaire national de la pré cotisation (INPC), IBM Cognos, système de Dispenses de retenue d'impôt électronique (DRIE), système de gestion des cas INTEGRAS, application Web de l’AQ (assurance de la qualité), Micro-application des institutions financières désignées particulières (IFDP), Comptabilité normalisée (CN), Cas d’évitement fiscal, Système de vérification sur portable pour Windows (SVP/Win) et Système des autres prélèvements (SAP).
Catégorie de personnes : particuliers, propriétaires uniques, associés d’une société de personnes et autres propriétaires d’entreprise – inscrits et non-inscrits – qui ont produit des déclarations, des demandes de remboursement et/ou des choix liés aux programmes de déclarations et de remboursements de la TPS/TVH, leurs employés, dirigeants et/ou représentants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour les revues, les examens et les vérifications au niveau national et international pour assurer l’observation des lois fiscales du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des paragraphes 98(3), 99(1), 100(1), 275(1), 288(1), et des articles 289 et 289.1 de la Loi sur la taxe d’accise, et de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (partie IX – Taxe sur les produits et services) à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements ne peuvent être utilisés qu’en conformité avec l’article 295 de la Loi sur la taxe d’accise et les articles 7 et 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements peuvent être utilisés pour vérifier l’observation et déterminer les facteurs de risque. Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral, y compris : le ministère des Finances Canada (à des fins de politique fiscale), le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010) et le Service des poursuites pénales du Canada (Programme national de recouvrement des amendes, SPPC PPU 001). Les renseignements peuvent aussi être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou certaines de leurs composantes) conformément aux protocoles d’entente signés. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, aux programmes et aux activités internes de l’ARC, y compris : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Traitement des déclarations et paiements des sociétés (ARC PPU 047), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs à la taxe à la consommation (ARC PPU 177), Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Plaintes liées au service (ARC PPU 174), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Autorité compétente (ARC PPU 085), Vérification et examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035). Les renseignements peuvent également être utilisés ou communiqués à d’autres fins telles que : aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies, les statistiques et les rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute utilisation autorisée de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances afin de vérifier l’exactitude des renseignements personnels en comparaison avec une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, de vérifier les déclarations de transferts, ainsi que les renseignements d’entreprise et l’analyse du risque dans le but de déceler les déclarations non conformes. Le NAS peut être divulgué à d’autres institutions fédérales aux fins de l’administration et de l’exécution de la Loi de l’impôt sur le revenu conformément aux conditions prévues dans les ententes de collaboration écrites (ECE).
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements compris dans un dossier de vérification, y compris les dossiers qui sont créés pour une mesure potentielle, mais qui n’ont jamais fait l’objet d’une vérification, sont conservés pendant 5 ans après le règlement du processus d’appel, puis ils sont détruits. Tous les autres renseignements obtenus de sources externes à des fins d’évaluation du risque et qui ne mènent pas à une mesure administrative seront détruits après 2 ans. À compter de 2015, les copies papier de renseignements personnels seront numérisées dans le dossier de vérification électronique, puis détruites. Les copies papier existantes de renseignements personnels sont entreposées et conservées pendant leur période de conservation dans une installation du secteur privé et, après la période de conservation, les dossiers seront détruits par l’entrepreneur conformément aux modalités du contrat.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 476
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 20160020
Numéro du fichier des renseignements personnels : ARC PPU 430

Vérifications et examens de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises et de la planification fiscale abusive et de l’inobservation fiscale à l’étranger

Description : Ce fichier renferme des renseignements qui sont utilisés pour la vérification de l’observation, ainsi que l’application et à l’exécution des dispositions selon la Loi de l'impôt sur le revenu, pour les grandes entreprises et les contribuables qui ont des opérations transfrontalières avec des parties liées ou qui ont des filiales à l’étranger ou des enjeux concernant des opérations internationales des revenus étrangers non déclarés ou des biens non divulgués.  Les renseignements proviennent de sociétés, , de sociétés de personnes, de fiducies et de particuliers, et ils comprennent notamment des renseignements reçus au moyen de la Déclaration de renseignements sur les opérations à déclarer (RC312), des déclarations de renseignements des avoirs étrangers (T1141, T1142, T106, T1134 et T1135), des formulaires concernant les abris fiscaux (T5001, T5003 et T5004), du Système d’analyse de roulement (T2057, T2058, T2059), des télévirements par des entités financières ou des entreprises de transfert de fonds, des déclarations pays par pays, et divers formulaires et formulaires de choix. Des renseignements personnels peuvent également être recueillis durant une vérification et indirectement à partir de sources autres que le contribuable. Cela pourrait comprendre la collecte et/ou la vérification de renseignements provenant d’agences ou de ministères fédéraux et provinciaux, du secteur privé et d’autres sources publiques, y compris les journaux et internet. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le genre, la citoyenneté, la langue, la date de naissance, la date de décès, les antécédents en matière de crédit, les renseignements financiers, les renseignements biographiques, la signature, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise et d’autres numéros d’identification.
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier peuvent devoir fournir le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise et/ou l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un détenteur du compte ou de la succession. Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2019. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes de l’Agence du revenu du Canada, y compris, notamment, le Système d’évaluation intégrée du risque, le Système de gestion des déclarations de biens étrangers et Integras.
Catégorie de personnes : Les contribuables particuliers, y compris les non-résidents; les membres de la famille (personnes à charge, époux, conjoints de fait); les entreprises à propriétaire unique; les associés dans des sociétés de personnes; les dirigeants d’une société, les personnes employées qui font l’objet d’un examen, les actionnaires, les représentants et les fondés de pouvoir, les agents, les fiduciaires, les constituants, les bénéficiaires, les promoteurs et les conseillers d’abris fiscaux et les dénonciateurs fiscaux.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer les programmes d’impôt sur le revenu du Secteur international et des grandes entreprises y compris toutes les activités d’observation liées. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 85(1), 85(2), 97(2), 231.1, 231.2, 231.4, 231.6, 231.7, 233.3, 233.8, 237.1, 237.3, 244.2, 163.2 de la Loi de l'impôt sur le revenu, à l’article 285.1, au paragraphe 289(3) et à la partie IX de la Loi sur la taxe d’accise, ainsi qu’aux paragraphes 220(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu et 275(1) de la Loi sur la taxe d’accise, et à l’article 61 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l'impôt sur le revenu et il est utilisé à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être échangés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral, conformément aux lois de l’impôt sur le revenu, y compris le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100), Statistique Canada (Données administratives longitudinales, STC PPU 112), le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), et le Service des poursuites pénales du Canada (Programme national des recouvrements des amendes, SPPC PPU 001). Les renseignements (ou une partie de ceux-ci) peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues dans la mesure où la loi le permet. Les renseignements personnels obtenus sur des résidents de pays avec lesquels le Canada possède une convention fiscale peuvent être échangés avec ces administrations fiscales dans le cadre d’un échange de renseignements en vertu de la disposition appropriée de la convention. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, aux programmes internes à l’ARC, y compris : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Traitement des déclarations et paiements des sociétés (ARC PPU 047), Décisions anticipées en matière d’impôt sur le revenu et interprétations techniques (ARC PPU 090), Inscription au numéro d’entreprise et aux comptes de programmes (ARC PPU 223), Programme des organismes de bienfaisance (ARC PPU 200), Recouvrements (ARC PPU 050), Autorité compétente (ARC PPU 085), Vérification et examen de la TPS/TVH (ARC PPU 430), Recherche scientifique et développement expérimental (ARC PPU 441), Opposition en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs à la taxe à la consommation (ARC PPU 177), Plaintes liées au service (ARC PPU 571), Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421), Programme de cotisations T3 (ARC PPU 015), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025) et Programme des divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies, les statistiques et les rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute analyse automatisée autorisée des renseignements personnels, le rapprochement des renseignements personnels et les techniques de découverte de connaissances afin de vérifier l’exactitude des renseignements personnels en comparaison avec une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, de vérifier les déclarations d’intermédiaires, ainsi que les renseignements d’entreprise et l’analyse du risque dans le but de déceler les déclarations non conformes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers de vérification sont conservés pendant cinq ans après le règlement du processus d’appel, puis ils sont détruits. Les registres relatifs aux évaluations sont conservés pendant sept ans et sont ensuite détruits. Les données reçues d’institutions financières liées aux télévirements sont conservées pendant dix ans, puis ils sont détruits. Les documents papier sont entreposés et conservés dans les installations d’entreposage d’un entrepreneur du secteur privé. Tous les autres renseignements obtenus d’autres sources à des fins d’évaluation du risque et qui ne mènent pas à une mesure administrative seront détruits après deux ans. Toutefois, comme le programme est encore relativement nouveau, la période de conservation des renseignements de tiers obtenus par l’Observation à l’étranger est actuellement à l’étude.
Autorisation de disposition des documents : 2017/012 
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 415
Numéro d'enregistrement avec le SCT : 002016
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 035