Niveaux et portée de l'autorisation que vous pouvez donner aux représentants de votre entreprise
Un propriétaire d'entreprise (qui pourrait être un administrateur ou un dirigeant d'une société) ou son délégataire doit préciser les renseignements qu'un représentant peut voir et mettre à jour, ce qui est établi par le niveau et la portée de l'autorisation donnée.
Niveaux d'autorisation
Choisissez le niveau d'accès que votre représentant devrait avoir :
- Niveau 1
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Voir les renseignements seulement
- Niveau 2
-
Voir et mettre à jour les renseignements
- Niveau 3
-
Délégataire, voir et mettre à jour les renseignements
Portée de l'autorisation
Décidez les parties de votre compte d’entreprise auxquelles votre représentant a l'autorisation d'accéder :
- Numéro d'entreprise au complet
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Autoriser l'accès à tous les comptes de programme
- Certains programmes
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Autoriser l'accès à certains programmes, comme tous les comptes RP, tous les comptes RT ou tous les comptes RC
- Un seul compte de programme
-
Autoriser l'accès à un seul compte de programme. Par exemple, le compte RP 12345 6789 RP0003
Pour en savoir plus, allez à Liste des services pour les représentants des entreprises.
Niveau 3 – Délégataire, voir et mettre à jour les renseignements
En tant que propriétaire ou administrateur d'une entreprise, vous pouvez autoriser un représentant à être un délégataire de niveau 3. Ce niveau d'autorisation est presque identique au vôtre. Le délégataire peut autoriser l'accès d'autres représentants et effectuer des changements à vos comptes d'entreprise. L'accès de votre délégataire est toujours à la fois hors ligne et en ligne.
Un délégataire de niveau 3 n'a pas besoin de l'approbation d'un administrateur pour autoriser l'accès à d'autres représentants. Si un délégataire quitte son poste, il devrait autoriser un autre représentant à endosser le rôle de délégataire. Ainsi, le propriétaire ou l'administrateur n'a pas à autoriser un nouveau délégataire.
Vous ne pouvez demander une autorisation de délégataire de niveau 3 qu'au moyen d'un identificateur de représentant (ID Rep) pour Représenter un client. Un identificateur de groupe (ID Groupe) ou un OrgBN ne permet pas d'obtenir un accès de niveau 3 à une entreprise. Pour en savoir plus, allez à Foire aux questions – Comment l'ID Groupe peut-il m'aider à gérer mes employés?
Exemples de niveaux et de portée d'autorisation
Lisez les exemples suivants pour découvrir ce qu'un représentant peut faire selon la portée et le niveau de son autorisation.
Exemple 1 – Niveau 3 ayant accès au numéro d'entreprise
Mei est l'administratrice fiscale chez Entreprise multinationale inc. (EMI). Elle est responsable de la production de toutes les déclarations de revenus de la société au Canada. Le conseil d'administration d'EMI veut que Mei ait un accès lui permettant de voir et de mettre à jour les renseignements en ligne pour tous les programmes. Le conseil veut aussi qu'elle soit délégataire pour pouvoir accorder à d'autres employés ou à des comptables externes l'accès aux renseignements de l'entreprise dans son compte de l'Agence du revenu du Canada (ARC).
Niveau et portée de l'autorisation de Mei
- Niveau 3, délégataire, voir et mettre à jour les renseignements (nécessite un ID Rep)
- Accès de délégataire permettant de voir et de mettre à jour tous les renseignements liés au numéro d'entreprise, y compris ceux de tous les comptes de programme
Exemple 2 – Niveau 2 ayant accès à certains programmes
L'ARC a sélectionné Entreprise multinationale inc. (EMI) pour une vérification de l'impôt sur le revenu des sociétés. EMI a une équipe de quatre personnes qui travaillera avec les vérificateurs de l'ARC. L'équipe n'a pas besoin d'accéder aux renseignements des comptes de TPS/TVH ou de retenues sur la paie, puisque ces renseignements ne sont pas requis dans le cadre d'une vérification de l'impôt sur le revenu.
EMI doit autoriser l'équipe à accéder aux comptes de programme d'impôt sur le revenu des sociétés (RC) afin qu'elle puisse répondre aux demandes de vérification de l'ARC et envoyer les documents demandés au besoin. EMI décide donc de créer un ID Groupe auquel elle accorde une autorisation de niveau 2, ce qui permettra à l'équipe d'envoyer des documents à l'ARC. Les quatre membres de l'équipe devront s'inscrire afin de recevoir un ID Rep avant que l'administrateur du groupe puisse établir leur niveau d'autorisation.
Niveau et portée de l'autorisation des quatre membres de l'équipe de l'ID Groupe
- Niveau 2, voir et mettre à jour les renseignements
- Accès permettant de voir et de mettre à jour les renseignements d'un seul programme : tous les comptes RC
Exemple 3 – Niveau 1 ayant accès à un seul compte de programme
Mohammed vient de commencer à travailler au sein de la section de la paie chez Entreprise multinationale inc. (EMI). EMI a deux comptes de retenues sur la paie : le compte 12345 6789 RP0001 est utilisé pour la rémunération des cadres et le compte 12345 6789 RP0002 est utilisé pour la rémunération des employés non-cadres. Mohammed a la responsabilité de s'assurer que les versements des retenues sur la paie d'EMI sont calculés correctement pour les employés non-cadres. Par conséquent, il devrait avoir un accès pour voir les renseignements du compte de programme 12345 6789 RP0002 seulement.
Lorsque Mohammed trouve une erreur de calcul dans le compte de retenues sur la paie des employés non-cadres, il ne peut pas la corriger lui-même. Il doit plutôt en informer Chris, le gestionnaire de la section de la paie, qui peut accéder au compte et corriger l'erreur.
Niveau et portée de l'autorisation de Mohammed
- Niveau 1, voir les renseignements seulement
- Accès permettant seulement de voir les renseignements d'un seul compte de programme : 12345 6789 RP0002
Niveau et portée de l'autorisation de Chris
- Niveau 2, voir et mettre à jour les renseignements
- Accès permettant de voir et de mettre à jour les renseignements d'un seul programme : tous les comptes RP
Exemple 4 – Niveau 1 par rapport au niveau 2
Patricia travaille à la section de la comptabilité chez Entreprise multinationale inc. (EMI). Elle doit s'assurer que les paiements d'EMI sont crédités aux bons comptes de programme. Elle doit aussi vérifier les versements mensuels pour la TPS/TVH, les retenues sur la paie et les acomptes provisionnels de l'impôt sur le revenu des sociétés.
Patricia trouve une erreur, mais elle ne peut pas la corriger, puisque son accès lui permet seulement de voir les renseignements. Elle doit donc informer Fatima, la gestionnaire de la section de la comptabilité, de l'erreur. Fatima peut corriger l'erreur, car son accès lui permet de mettre à jour les renseignements.
Niveau et portée de l'autorisation de Patricia
- Niveau 1, voir les renseignements seulement
- Accès permettant de voir tous les renseignements liés au numéro d'entreprise au complet, y compris ceux de tous les comptes de programme
Niveau et portée de l'autorisation de Fatima
- Niveau 2, voir et mettre à jour les renseignements
- Accès permettant de voir et de mettre à jour tous les renseignements liés au numéro d'entreprise au complet, y compris ceux de tous les comptes de programme
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