Aide accordée pour les voyages dans une zone visée par règlement

Si vous fournissez de l'aide financière à un employé pour des voyages dans une zone visée par règlement, l'avantage qui en découle est imposable, sauf s'il s'agit de voyages d'affaires. L'aide financière peut être versée pour des vacances, un enterrement, un voyage pour soins médicaux ou autres raisons.

Si un employé utilise un service de transport que vous nolisez ou qui vous appartient, la valeur de l'avantage correspond à la juste valeur marchande du transport fourni.

Si un employé voyage autrement que par avion, le coût du voyage peut comprendre les frais d'automobile, le coût des repas, le coût de l'hébergement, les droits de camping, les frais de taxi et les péages routiers ou de traversier.

Si vous fournissez une aide pour les voyages sous forme autre qu'en espèce ou qu'en billets remboursables (par exemple, un bon de transport ou un billet de voyage non remboursable), l'employé ne reçoit aucun avantage avant que lui ou les membres de sa famille ne voyagent. L'avantage représente un revenu pour l'employé l'année où il part en voyage et vous devez le déclarer dans la même année.

Il existe plusieurs façons d'accorder des avantages liés aux voyages. Vous pouvez payer à votre employé une indemnité de déplacement avant le voyage, comme un certain montant par heure ou un montant périodique. Vous pouvez aussi lui payer un montant forfaitaire avant ou après le voyage. Vous devez inclure l'avantage dans le revenu de l'employé l'année où celui-ci le reçoit, peu importe quand lui ou les membres de sa famille voyageront. Pour en savoir plus, allez à Logement et aide accordés pour les voyages dans les zones visées par règlement.

Vous devez déclarer la valeur de ces avantages sur le feuillet T4, à la case 14, « Revenus d’emploi », et dans la section « Autres renseignements », au bas du feuillet, sous le code 32. Pour en savoir plus, allez à Feuillet T4.

Si vous êtes un tiers et que vous fournissez des avantages relatifs aux voyages aux employés d’un autre employeur, indiquez la valeur de ces avantages sous le code 028 « Autres revenus », dans la section « Autres renseignements », au bas du feuillet T4A. Pour en savoir plus, allez à Feuillet T4A.

Si l'employé a droit aux déductions pour les habitants de régions éloignées, il utilisera ce montant pour calculer la déduction pour les avantages liés aux voyages. L'employé peut demander deux voyages par année, sauf s'il s'agit de voyages pour soins médicaux. Vous devez donc inscrire l'aide financière que vous avez payée pour des voyages pour soins médicaux séparément sur le feuillet de l'employé. Pour en savoir plus, allez à Aide accordée pour les voyages pour soins médicaux dans une zone visée par règlement.

Si l’aide financière est un avantage imposable, incluez le montant de la TPS/TVH applicable dans la valeur de l’avantage. Il n’y a aucune TPS/TVH à inclure dans la valeur de l’avantage pour les allocations de voyage.

Retenues sur la paie

Si les avantages relatifs à l'aide que vous accordez pour les voyages sont sous forme de billets remboursables ou de bons de transport, vous devez faire des retenues sur la paie lorsque les avantages deviennent imposables, c'est-à-dire, lorsque l'employé ou un membre de sa famille effectue le voyage. Cependant, l’aide que vous accordez pour un voyage sous forme de paiement en espèces est considérée comme une avance en argent, et vous devez faire des retenues sur la paie lorsque l'avance est versée à l'employé.

Vous pourriez ne pas avoir à retenir l'impôt sur le revenu sur le paiement total d’aide accordée pour les voyages que vous donnez à l'employé qui habite une zone nordique visée par règlement, ou sur 50 % du paiement que vous donnez l'employé habitant une zone intermédiaire visée par règlement. Toutefois, l'employé doit s'engager, par écrit, à utiliser le paiement uniquement pour des voyages de vacances ou des voyages pour soins médicaux. À défaut d’un tel engagement, vous devez retenir de l'impôt.

Que vous ayez ou non à retenir l'impôt, vous devez déduire les cotisations au RPC et à l'AE sur les paiements en argent. Vous devez déduire les cotisations au RPC sur les avantages autres qu'en espèces si vous payez aussi une rémunération en espèces à votre employé durant l'année. Si l'avantage autre qu'en espèces est la seule forme de rémunération que votre employé reçoit durant l'année, vous n’avez pas à faire de retenues sur la paie.