Qu'entend-on par « registres comptables », qui doit en tenir et pourquoi c'est important

Sur cette page, vous trouverez des renseignements sur les sujets suivants :

• Qu'entend-on par registres comptables
• Qui doit tenir des registres
• Pourquoi la tenue de registres est importante

Qu'entend-on par registres comptables

Il s'agit de documents comptables et financiers organisés qui résument vos transactions et les documents qui appuient ces transactions. Ces documents incluent les :

• grands livres;
• journaux;
• registres;
• tableaux;
• grilles;
• états financiers;
• états de compte;
• déclarations de revenus;
• déclarations de taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH);
• déclarations de la taxe d'accise;
• factures de vente;
• reçus d'achat;
• bons;
• contrats;
• garanties;
• bordereaux de dépôt;
• relevés bancaires;
• chèques encaissés;
• reçus de caisse;
• relevés de carte de crédit;
• bons de travail;
• bordereaux de livraison;
• carnets de route;
• documents de travail;
• courriels;
• toute correspondance qui appuie vos transactions.

Qui doit tenir des registres

Voici la liste de ceux qui, selon la loi, doivent tenir des registres :

• les personnes qui doivent produire une déclaration de revenus;
• les personnes qui exploitent une entreprise ou exercent des activités commerciales;
• les personnes qui doivent payer ou percevoir de l'impôt et des taxes ou tout autre montant, comme des retenues sur la paie ou des droits d'exportation de produits de bois d'œuvre;
• les personnes qui doivent produire une déclaration de la TPS/TVH;
• les personnes qui demandent un remboursement de la TPS/TVH;
• les fournisseurs de services de paie;
• les tiers qui font de la tenue de livres;
• les fiducies;
• les organismes à but non lucratif;
• les agents enregistrés de partis politiques enregistrés;
• les agents officiels d'un candidat à une élection fédérale;
• les universités;
• les collèges;
• les administrations municipales;
• les hôpitaux;
• les administrations scolaires;
• les donataires reconnus tels que les :
  • organismes de bienfaisance enregistrés;
  • associations canadiennes enregistrées de sport amateur;
  • sociétés d'habitation résidant au Canada et exonérées de l'impôt de la partie 1 de la Loi de l'impôt sur le revenu selon l'alinéa 149(1)i);
  • municipalités enregistrées au Canada;
  • organismes municipaux ou publics enregistrés remplissant une fonction gouvernementale au Canada;
  • universités enregistrées situées à l'extérieur du Canada, dont la population étudiante inclut généralement des étudiants du Canada;
  • organisme de bienfaisance situées à l'étranger auxquelles Sa Majesté du chef du Canada a fait un don.

Pourquoi la tenue des registres est importante

Voici quelques façons dont vous pouvez bénéficier de la tenue des registres appropriés :

1. Des registres complets et organisés vous aident à déterminer la provenance de vos revenus et si vous devez percevoir la TPS/TVH. Vous pouvez recevoir des sommes en argent ou des biens de diverses provenances. Si vous ne notez pas d'où proviennent vos revenus, vous pourriez être incapable de prouver que certains ne sont pas des revenus d'entreprise ou que ce sont des revenus non imposables aux fins de l'impôt sur le revenu. De plus, vous devez avoir des registres complets et organisés afin de prouver que vos fournitures sont détaxées ou exonérées aux fins de la TPS/TVH.
2. Des registres complets et organisés peuvent se traduire par des économies d'impôt. Des registres bien tenus peuvent servir d'aide-mémoire pour les dépenses déductibles et les crédits de taxe sur les intrants (CTI) auxquels vous pourriez être admissibles. Si vous n'inscrivez pas vos opérations dans vos registres, vous risquez d'oublier une partie de vos dépenses et de vos CTI quand vous préparerez votre déclaration de revenus ou de TPS/TVH. Pour en savoir plus sur les CTI, consultez le guide RC4022, Renseignements généraux sur la TPS/TVH pour les inscrits.
3. Des registres complets et organisés peuvent prévenir la plupart des problèmes qui pourraient survenir si nous vérifions vos déclarations de revenus ou de TPS/TVH. Si nos vérificateurs ne peuvent pas calculer vos revenus parce que vos registres sont incomplets, ils devront utiliser d'autres méthodes pour déterminer vos revenus imposables et la TPS/TVH à percevoir. Cela vous fera perdre du temps. De plus, si vos registres ne justifient pas vos demandes de déduction, les vérificateurs pourraient les refuser.
4. Vos registres vous tiendront au courant de la situation financière de votre entreprise. Des registres bien tenus vous permettent d'établir vos gains ou vos pertes et la valeur de votre entreprise. Ils vous permettent de savoir ce qui se passe dans votre entreprise et pourquoi. Si vous les consultez convenablement, les registres vous permettent aussi d'observer les tendances dans votre entreprise, de comparer les rendements de différentes années et de préparer les budgets ainsi que les prévisions.

Formulaires et publications

• Circulaire d'information IC05-1, Tenue de registres électroniques
• Circulaire d'information IC78-10, Conservation et destruction des registres comptables