Rapport du Comité de vérification interne présenté aux commissaires de la Commission de la fonction publique - Année civile 2011

(Mai 2012)

Introduction

Le Comité de vérification interne (Comité) de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP), constitué principalement de membres externes, est chargé de fournir des avis impartiaux sur des points liés à la gouvernance, à la gestion et à la maîtrise des risques. Conformément au mandat du Comité, le présent rapport décrit les activités du Comité menées au cours de l'année civile 2011.

Composition et réunions

Le Comité est présidé par la présidente et compte les membres suivants : Dyane Adam (Ph.D.) et Peter Boomgaardt et Keith Coulter; Robert Little, qui terminait son mandat le 31 mai 2011 est remplacé par M. Coulter. Maria Barrados (Ph.D.) a aussi terminé son mandat prolongé à titre de présidente le 31 décembre. Le Comité reconnaît l'excellente contribution des deux membres, qu'il remercie, au travail du Comité. Anne-Marie Robinson a été nommée présidente intérimaire et s'est vue ultérieurement confirmée à ce poste en février 2012.

Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) a été invité à participer à toutes les réunions. Des membres de la haute direction de la CFP et des employés de la vérification interne sont présents à titre d'observateurs et pour répondre aux questions des membres.

Le Comité s'est réuni à cinq reprises durant l'année (en février, mai, août, novembre et décembre) et tous les membres ont participé à toutes les réunions en personne ou par téléconférence. Deux des membres externes ont rencontré tous les commissaires le 20 avril en vue de présenter le rapport annuel de 2010 du Comité. Le Comité a tenu régulièrement des séances « à huis clos » auxquelles ne participaient que des membres externes et la présidente, et au besoin, d'autres employés.

Mandat du Comité

Le Comité a examiné son mandat en novembre et l'a approuvé.

En déterminant les sujets à l'ordre du jour de la réunion et en rédigeant ce rapport, le Comité fait référence à huit domaines clés de responsabilité de supervision, lesquels sont indiqués dans l'orientation fournie par le Bureau du contrôleur général (BCG).

Huit domaines de responsabilité de supervision

Valeurs et éthique

En août 2011, la CFP a informé le Comité de sa façon de communiquer son programme en matière de valeurs et d'éthique à l'ensemble du personnel et d'encourager la conformité; on a souligné le fait que les valeurs de la CFP (intégrité, respect, équité et transparence) et de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) (équité, accès, transparence, mérite et représentativité) sont intégrées dans tous les aspects du travail de l'organisation. Il est noté que certains points du programme ont été améliorés au cours de l'an passé, notamment en ce qui a trait à la gouvernance et aux indicateurs de rendement.

De plus, le Comité a reçu de l'information sur la note « acceptable » de l'évaluation du Cadre de responsabilisation en gestion (CRG) actuel, menée par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Depuis la mise à jour de l'an dernier, la haute direction a fait rapport de ses activités et a fourni les résultats du sondage sur la participation des employés de la CFP.

Le Comité a été informé que la CFP a mis à jour son code de conduite, mais que la mise en œuvre est en attente de la préparation d'un nouveau code de conduite par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour le secteur public.

Le Comité est heureux des progrès réalisés dans ce secteur au cours de l'année dernière.

Gestion des risques

Au cours de sa réunion de décembre, le Comité a reçu une note d'information sur l'évaluation annuelle des risques de la part du Dirigeant principal de la vérification (DPV). Le Comité a proposé quelques suggestions qui seront intégrées au document au moment de sa mise au point finale.

En suivi à l'examen de certains préavis d'adjudication de contrats (PAC) entrepris l'année dernière, le Comité a été informé des résultats et du dernier rapport sur la question par la Direction de la vérification interne et le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Le Comité a reçu des informations sur le plan d'activités de la Direction générale des services de dotation et d'évaluation, l'accent portant particulièrement sur les questions de recouvrement des coûts. Durant ses réunions, le Comité a déterminé que plusieurs projets et secteurs à risque nécessitaient un suivi particulier, à savoir :

• Recouvrement des coûts;
• Sécurité des tests;
• Gestion de la mise en place de la sécurité des technologies de l'information;
• Intelligence d'affaires et entrepôt des données d'entreprise;
• Restrictions fiscales.

Le Comité tient compte du contexte changeant sur le plan des risques, tant à la CFP qu'à l'échelle pangouvernementale. Il estime que la CFP devrait continuer à élaborer son approche et sa culture de gestion des risques, intégrant de manière explicite l'évaluation des risques et les stratégies appropriées d'atténuation des risques dans tous ses plans et activités.

Cadre de contrôle de la gestion

Le Comité a été informé des principaux dossiers de gestion et des méthodes qui ont été adoptées pour atténuer les préoccupations et produire les résultats souhaités. La CFP a aussi présenté son plan d'investissement comportant une plateforme sur les nouvelles politiques du Conseil du Trésor pour la planification de l'investissement et la gestion de projets. En mai, le Comité a reçu le Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation de la CFP et le plan d'action préparé par la direction en réponse aux résultats.

Au cours de trois des réunions, le Comité a reçu des mises à jour sur les mesures de gestion des restrictions fiscales. De plus, le Comité a été informé de la question de la rationalisation des services administratifs du gouvernement pour les réseaux de technologie de l'information (TI) et la rémunération du personnel.

Le Comité a reçu régulièrement les principaux rapports utilisés par le Comité de direction de la CFP visant le suivi des activités, et il a entamé des discussions approfondies et ouvertes sur des dossiers particuliers, avec consignation des mesures de suivi dans les comptes rendus des réunions. Le Comité a observé que la CFP dispose de contrôles financiers solides, comme le montrent les résultats de ses vérifications financières et la vérification annuelle des états financiers du BVG.

Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Grâce à la présence régulière d'un représentant du BVG, le Comité était bien au fait des questions soulevées par le BVG et de ses plans de vérification. Le BVG a informé les membres du Comité des nouvelles responsabilités adoptées dans le cadre des nouvelles normes canadiennes de vérification.

Pour ce qui est de la question de l'utilisation des PAC par la CFP, le Comité a tenu compte des résultats de l'examen du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement et d'une vérification interne. Le Comité est satisfait de l'adoption des mesures correctives nécessaires relativement à ces rapports avec la mise en œuvre du plan d'action de gestion en réponse à la vérification interne. Ce plan d'action a été recommandé par le Comité et approuvé par la présidente.

Le DPV a régulièrement fourni au Comité des mises à jour sur les progrès du Bureau du contrôleur général (BCG), particulièrement en ce qui concerne le rôle en évolution de la vérification interne et des comités de vérification. En mai, le Comité a été informé de l'évaluation de la politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne.

Les membres ont participé à un symposium destiné aux membres du comité de vérification commandité par le BCG le 3 novembre 2011.

Suivi des plans d'action en matière de gestion

Le Comité utilise trois méthodes pour assurer le suivi des plans d'action en matière de gestion :

• Les mesures générales prises par le Comité sont incluses dans le rapport intitulé « Suivi des actions » qui fait l'objet d'une mise à jour pour chaque réunion;
• Les plans en matière de gestion et les progrès réalisés sur les mesures issues des recommandations de vérifications internes font l'objet d'un rapport semestriel;
• Les progrès réalisés relativement aux engagements de la CFP et les plans d'action découlant des vérifications externes de la CFP font également l'objet d'un rapport semestriel.

Dans tous les cas, les mesures individuelles sont suivies de près jusqu'à ce que le Comité soit satisfait de la réalisation réussie des changements recommandés. En général, le Comité est satisfait des progrès de la direction en matière d'application des plans d'action.

États financiers et établissement de rapports sur les comptes publics

Le Comité a examiné les états financiers annuels préparés par la direction et n'est aucunement inquiet quant aux jugements et aux prévisions qui y sont présentés. En ce qui concerne la vérification par le BVG des états financiers de la CFP au 31 mars 2011, le Comité a eu le plaisir de constater que le BVG a émis une opinion favorable sur les états financiers et n'a signalé aucune préoccupation, ni formulé de recommandations relatives aux améliorations à la gestion. Le Comité a recommandé à la présidente d'accepter les états financiers.

Tout au cours de l'année, le Comité a aussi reçu des copies des rapports financiers trimestriels que la CFP est maintenant tenue de produire.

Le Comité félicite la CFP pour la grande qualité de tous les rapports financiers qu'elle produit.

Obligation de rendre compte

Au cours de ses réunions de mai et d'août respectivement, le Comité a examiné les messages proposés et les ébauches du Rapport ministériel sur le rendement pour 2010-11. Le Comité a trouvé le rapport satisfaisant, mais exhorte une amélioration de ces rapports sur les réalisations et suggère de fournir plus de contexte dans certains secteurs.

À la suite de décisions prises par le gouvernement, le processus lié au Rapport sur les plans et les priorités (RPP) pour l'année financière 2012-2013 a été retardé. Par conséquent, le Comité a examiné l'ébauche du RPP et formulé ses commentaires en février 2012.

On a informé le Comité sur les résultats de la ronde VIII de l'évaluation du Cadre de responsabilisation en gestion (CRG) et du plan d'action de la CFP qui en découle. Le Comité a supervisé la mise en place continue des recommandations issues du rapport du Comité d'examen indépendant de l'Examen des activités de surveillance de la Commission de la fonction publique de janvier 2009.

Le Comité a aussi reçu une présentation sur le rapport de la CFP portant sur l'examen quinquennal de la LEFP. Aussi, le Comité a discuté du Rapport sur l'examen de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (2003) publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor en décembre 2011.

Le Comité a reçu régulièrement des mises à jour sur les questions stratégiques et sur des dossiers clés tels que :

• Activités des services de dotation et d'évaluation
• Sécurité des tests
• Sécurité des TI
• Intelligence d'affaires et entrepôt des données d'entreprise
• Administration des priorités.

Dans le cadre de son mandat, le Comité a proposé des suggestions visant à atténuer les nouveaux risques liés aux activités de la CFP.

Le Comité a reçu, à titre d'information, un exemplaire du Rapport annuel de la CFP au Parlement pour l'exercice financier 2010-2011.

Le Comité estime que la méthode appliquée à l'obligation de rendre compte de la CFP est satisfaisante et appuie les objectifs d'amélioration de la qualité et de pertinence des données déclarées.

Fonction de vérification interne

Le Comité a examiné la version préliminaire du plan de vérification interne pour 2011-2012 et de l'aperçu pour 2015-2016; il a fait quelques suggestions au sujet de vérifications à venir et a recommandé le plan à la présidente aux fins d'approbation.

Le Comité a également été informé des ressources de la vérification interne et de toutes les mesures de dotation durant l'année. À l'occasion de chaque réunion, le Comité a été informé de l'état des vérifications et des plans; selon le cas, en tenant compte des constatations de l'étape préliminaire de l'étude, on a apporté des modifications supplémentaires après recommandation du Comité. Deux rapports de vérification interne ont été présentés au Comité : l'utilisation des PAC visés et la gestion de la Direction générale de la vérification et des services de données. Une troisième vérification, celle de la planification des ressources humaines, était en cours à la fin de l'exercice, et elle doit prendre fin en 2012.

Le Comité a porté une attention particulière aux résultats et aux recommandations, ainsi qu'aux plans de redressement de la direction. Les deux rapports de vérification interne ont été recommandés pour approbation et le Comité a fourni ses commentaires sur les plans d'action qui ont été approuvés par la présidente. On a adopté une approche systématique approfondie pour informer le Comité de la mise en œuvre des recommandations découlant de chaque vérification interne.

Comme par les années passées, les membres du Comité ont été interrogés par la Vérification interne afin de préparer le plan de vérification pour l'an prochain, et ils ont donné leur avis dans l'intention d'équilibrer les diverses exigences en vue du plan préliminaire présenté aux fins d'approbation.

Le Comité estime que la fonction de vérification interne :

1. est composée de personnes qualifiées;
2. programme ses vérifications selon une méthodologie axée sur le risque;
3. applique une démarche professionnelle en matière de planification, d'exécution, d'examen et d'établissement des rapports sur ses vérifications;
4. suit de façon systématique les progrès réalisés pour la mise en œuvre des mesures de la direction en réponse aux rapports de vérification;
5. respecte les lignes directrices établies dans la politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Par conséquent, les membres du Comité considèrent que la fonction de vérification interne continue d'évoluer en harmonie avec les lignes directrices du BCG, qu'elle dispose d'une capacité raisonnable pour aborder son mandat et qu'elle joue son rôle d'une manière satisfaisante.

Conclusion

En se fondant sur son expérience depuis 2006, le Comité considère que les activités de 2011 représentent une exécution satisfaisante de ses responsabilités. Le Comité reconnaît que son rôle continuera d'évoluer au fur et à mesure que le BCG clarifiera ses attentes en ce qui concerne les comités de vérification interne dans le secteur de la fonction publique fédérale.

Le Comité a reçu de l'information pertinente et transparente, ce qui lui a permis de s'acquitter de son mandat. En effet, les membres étaient régulièrement renseignés sur la façon dont la CFP relève les principaux défis qui se présentent à elle. Le Comité s'est dit satisfait du professionnalisme du personnel, de sa franchise concernant les difficultés qu'il rencontre et de sa volonté de donner suite aux suggestions.

Après six ans d'exercice, le Comité estime avoir une vision réaliste des dossiers complexes auxquels est confrontée la CFP et de ses processus de gestion. Compte tenu des observations faites au cours de la dernière année, le Comité conclut que la CFP suit une démarche rationnelle et un cadre de contrôle de la gestion systématique pour remplir son mandat, surveiller les résultats et rendre compte publiquement de ses activités.

Perspective

L'année 2012 s'annonce porteuse de plusieurs changements pour la CFP, notamment en raison de la transition qu'entraîne l'arrivée d'une nouvelle présidente et d'une nouvelle Commission. De plus, la composition du Comité sera revue en raison de la fin du mandat de certains membres fondateurs.

Pour 2012, le Comité propose la prise en compte des activités résumées dans l'annexe ci-jointe. Le Comité sortant estime qu'il importe d'aborder entre autres les questions particulières suivantes :

• Enjeux des restrictions fiscales
• Incidence de l'examen quinquennal de la LEFP
• Poursuite des objectifs d'amélioration de l'approche et de la culture de la gestion des risques de la CFP
• Programmes et activités de la Direction générale de la vérification et des services de données
• Suivi de l'évaluation préliminaire du CRG 2011-2012 pour la CFP
• Mise en œuvre du nouveau code de conduite de la CFP après approbation par le Conseil du Trésor du nouveau code de conduite de la CFP
• Mise en œuvre du plan de vérification interne de la CFP pour 2012-2013.