Vérification de la déclaration du temps – Rapport final

(Approuvé le 26 mars 2013)

Table des matières

• Résumé
• 1. Introduction
• 2. Contexte
• 3. Risques
• 4. Objectif
• 5. Portée
• 6. Énoncé de conformité
• 7. Méthodologie
• 8. Observations et recommandations
• 9. Conclusions générales
• Annexe A – Liste des critères de vérification
• Annexe B – Glossaire

Résumé

Contexte

Dans toutes les directions générales de la Commission de la fonction publique (CFP), on utilise la déclaration du temps à des fins diverses, notamment pour le recouvrement des coûts, l’obligation de rendre compte et la capitalisation, ainsi que pour la planification et le suivi des projets. Deux systèmes clés de déclaration du temps sont utilisés : le Système de gestion des revenus (SGR) est utilisé à la fois pour la gestion des demandes de service des clients et pour la facturation aux clients. Le système EZ-Time est utilisé pour la planification, l’allocation des ressources et les coûts de capitalisation de la conception de logiciels internes. En outre, certains systèmes ont été conçus à l’interne pour répondre à des besoins précis.

Fondement

Une vérification interne récente de la Direction générale de la vérification et des services de données (DGVSD) a soulevé des préoccupations concernant l’utilisation et la fiabilité de la déclaration du temps. Aucune vérification n’a été menée sur la déclaration du temps dans l’ensemble de la CFP.

Le Comité de vérification interne de la CFP a approuvé la vérification de la déclaration du temps en février 2012, dans le cadre du plan de vérification interne axé sur le risque 2012-2013.

Objectif

Déterminer si les systèmes et les processus de déclaration du temps de la CFP sont efficaces et adéquats pour produire de l’information fiable de façon économique.

Conclusions générales

Les vérificateurs ont constaté que les systèmes et les processus de déclaration du temps de la CFP ne sont que partiellement adéquats et efficaces. La fiabilité globale de la déclaration du temps variait selon le système et l’unité de travail. La technologie était un facteur sous-jacent qui limitait la facilité d’emploi des données et les processus utilisés pour les recueillir et les vérifier.

D’une part, le SGR remplit assez bien sa fonction principale consistant à fournir des données exactes et fiables pour la facturation. Cela est attribuable en grande partie au fait que le processus du SGR et la technologie sous-jacente favorisent la diligence, tant pour la saisie des données par les employés que pour les rétroactions des superviseurs. Cependant, le SGR a quelques problèmes d’harmonisation sur le plan de la technologie et des processus, ce qui complique inutilement la coordination entre les unités et le processus d’approbation de la saisie des données. D’autre part, le système EZ-Time présente des défaillances à la fois au niveau du processus et de la technologie, qui nuisent à sa capacité d’atteindre les objectifs de déclaration du temps à la CFP. Les nombreuses lacunes d’EZ-Time sont le signe d’un système qui a été conçu pour répondre aux besoins d’un petit groupe et qui a ensuite été adopté par d’autres unités sans les contrôles nécessaires.

Les besoins des intervenants sont partiellement satisfaits. Les deux systèmes éprouvent des problèmes de gouvernance comportant des lacunes considérables, comme une efficience par rapport au coût amoindrie et des limitations au niveau de l’interconnexion avec d’autres systèmes. Un cadre de gouvernance du SGR est maintenant en place pour veiller à ce que les futurs changements soient contrôlés et basés sur la rétroaction des utilisateurs. Cependant, aucune analyse coût-avantages n’a encore été entreprise pour déterminer les exigences opérationnelles et de saisie du SGR et pour comprendre comment optimiser le système pour améliorer le processus de collecte des données. La direction de la Direction des services de la technologie de l’information (DSTI) a qualifié EZ-Time de « système non approuvé », ce qui signifie qu’il n’est pas passé par le cycle d’approbation et le processus de test des logiciels, et qu’il devrait être accepté « tel quel » (mis à part les changements apportés aux étiquettes d’encodage) par toutes les unités qui décident de l’utiliser. EZ-Time n’ayant pas été approuvé, la mise en œuvre de ce système a été très peu coûteuse, mais ses nombreuses lacunes limitent son efficacité.

La direction a fourni des plans d’action solides qui devraient, selon nous, résoudre les lacunes signalées.

1. Introduction

Le Comité de vérification interne de la Commission de la fonction publique (CFP) a approuvé la vérification de la déclaration du temps en février 2012, dans le cadre du plan de vérification interne axé sur le risque 2012-2013. C’est la première fois qu’une vérification interne de la déclaration du temps a été menée pour la Commission.

Cette vérification se concentre sur les systèmes de gestion des ressources (SGR) et EZ-Time, qui sont les deux systèmes de déclaration du temps les plus importants de la CFP.

Il s’agit d’une vérification horizontale, qui touche plus d’un bureau de première responsabilité (BPR). La Direction de la vérification interne (DVI) a donc mis en place un comité consultatif pour coordonner et approuver les principaux jalons de cette vérification. Chaque direction générale a désigné un représentant qui doit aider à planifier et à mener le travail de vérification ainsi que valider et approuver les résultats de chaque direction générale.

Étant donné que la « vérification interne de la gestion de la Direction générale de la vérification et des services de données » a déjà couvert la déclaration du temps dans cette direction générale, la DVI n’a inclus la Direction générale de la vérification et des services de données (DGVSD) que partiellement dans cet engagement. La DGVSD a choisi de nommer un représentant pour participer au comité consultatif.

2. Contexte

La déclaration du temps est le processus consistant à enregistrer et à classer le temps de travail des employés. Les données sur l’emploi du temps saisies dans les systèmes de la CFP sont utilisées pour le recouvrement des coûts, la capitalisation, la planification des projets et le suivi, ainsi que les obligations connexes de rendre compte :

• Au sein de la Direction générale des services de dotation et d’évaluation (DGSDE), les données du SGR sur l’emploi du temps sont utilisées surtout pour la facturation des services rendus à la clientèle. Elles sont également utilisées pour la gestion de projet des demandes de service des clients et par la haute direction pour proposer des améliorations au processus, évaluer les tendances des activités et déterminer l’efficacité de l’utilisation d’équivalents à temps plein (ETP) dans les diverses régions.
• La DGSDE utilise aussi EZ-Time pour faciliter le suivi des dépenses et assurer la gestion et l’allocation efficaces des ressources liées à la maintenance et à la mise en œuvre du Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP).
• Au sein de la Direction générale de la gestion ministérielle (DGGM), le temps déclaré dans EZ-Time est utilisé pour planifier et, dans certains cas, déterminer le coût de la mise en œuvre et de la maintenance du système des technologies de l’information (TI).
• Dans la Direction générale de la vérification et des services de données (DGVSD), la déclaration du temps est utilisée comme outil de planification des projets. (Une récente vérification a fait prendre conscience des risques associés à l’utilisation et à la fiabilité du système de déclaration du temps de la DGVSD et à l’exactitude des données du système. La DGVSD n’a donc pas été ciblée par la vérification actuelle.)

Un certain nombre de systèmes de déclaration du temps ponctuels plus petits, comme les feuilles de calcul Excel spécialisées, sont aussi mis en place dans toute la CFP. Ces systèmes, qui ne sont pas ciblés par cette vérification, ont plusieurs utilités :

• La Direction générale des enquêtes et certaines équipes de la Direction générale des politiques mesurent le rendement en fonction de normes de service.
• Certains groupes plus petits de la DGGM enregistrent aussi le temps pour la planification et la prise de décisions.

Les données issues des systèmes de déclaration du temps sont utilisées pour calculer les éléments qui apparaissent dans les états financiers de la CFP :

• Les données du système EZ-Time sont utilisées pour calculer la capitalisation des biens en cours d’élaboration, dont la valeur pour l’exercice financier 2011-2012 était de 1 561 076 $.
• Les données du SGR sont utilisées pour calculer les revenus touchés, dont la valeur pour l’exercice financier de 2011-2012 était de 12 629 615 $ (avec le régime d’avantages sociaux [RAS]) et de 10 974 781 $ (sans le RAS).

3. Risques

Selon les risques déterminés dans le plan de vérification annuel fondé sur les risques et pendant l’étape de l’examen préliminaire de la vérification, la DVI, en tenant compte des commentaires du comité consultatif, a élaboré des critères de vérification qui couvrent ces risques clés :

• Processus de déclaration du temps. Il existe un risque que les processus organisationnels (y compris la formation, la supervision et les procédures de saisie des données) soient insuffisants pour enregistrer et coder de façon fiable les données sur l’emploi du temps et pour produire des rapports en temps opportun adaptés aux besoins de l’organisation. Voici quelques exemples de risques liés au processus dans le contexte de cette vérification : codes flous, capacité des superviseurs à valider les entrées et retards de facturation causés par les déficiences du processus.
• Technologie de déclaration du temps. Il existe un risque que les systèmes de déclaration du temps ne soient pas adaptés aux processus de déclaration du temps de la CFP et qu’ils ne les soutiennent pas correctement, entraînant des problèmes de sécurité des données et des solutions de rechange qui provoquent des déficiences. La direction de la DSTI a qualifié EZ-Time de « système non approuvé », ce qui signifie qu’il n’est pas passé par le cycle d’approbation et le processus de test des logiciels, et qu’il devrait être accepté « tel quel » (mis à part les changements apportés aux étiquettes d’encodage) par toutes les unités qui décident de l’utiliser. En tant que système non approuvé, EZ-Time entraîne plusieurs risques technologiques.EZ-Time a été conçu par une seule personne pour répondre aux besoins d’un petit groupe, puis a été adopté par d’autres unités sans être examiné davantage pour s’assurer qu’il convenait aux besoins.
• Rapport coût-efficacité. Il existe un risque que le compromis entre les coûts et l’efficacité ne soit pas adapté. Le rapport coût-efficacité peut aussi être compromis lorsqu’un système conçu pour une situation et à une fin précise est adopté, tel quel, dans une situation différente et à une fin différente.
• Liens avec les autres bases de données et applications. Il existe un risque que l’incapacité d’interconnexion fiable avec les autres systèmes contenant des données pertinentes conduise à une intervention manuelle, avec l’inefficacité et les risques d’erreurs qui s’y rattachent. Il convient de noter que les données du système EZ-Time sont conservées dans trois bases de données distinctes, ce qui signifie que la réunion des données pour certains rapports de gestion peut demander beaucoup de temps sur le plan administratif.
• Gouvernance. Il existe un risque que la mise en œuvre et la maintenance du système et du processus ne soient pas menées de façon à rendre compte aux intervenants et qu’ainsi, elles ne répondent pas aux besoins de l’organisation.

4. Objectif

Déterminer si les systèmes et les processus de déclaration du temps de la CFP sont efficaces et adéquats pour produire de l’information fiable de façon économique.

5. Portée

La vérification comprend les processus de déclaration du temps et d’élaboration de rapports dans toutes les directions générales. Toutefois, puisque la DVI a examiné la déclaration du temps dans la DGVSD au cours d’une récente vérification, cette direction générale ne sera incluse que partiellement. En outre, les processus de facturation aux clients sont exclus, même s’ils utilisent les données du SGR. Ces processus seront peut-être soumis à une vérification ultérieure. La vérification a porté sur les systèmes de déclaration du temps en place entre les mois de mars et de novembre 2012.

6. Énoncé de conformité

Ce projet de vérification interne est conforme aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, comme le confirment les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Le travail de vérification a été planifié de façon à fournir un niveau d’assurance raisonnable pour les conclusions tirées.

7. Méthodologie

La vérification a été menée conformément au processus de vérification standard de la CFP, qui se divise en trois étapes principales : la planification, qui a commencé en mars 2012; l’examen approfondi, qui s’est achevé le 19 octobre 2012; la production de rapports, qui sera terminée une fois le rapport final approuvé.

Étant donné qu’il s’agissait d’une vérification horizontale qui touchait plusieurs directions générales, la DVI a créé un comité consultatif avec des représentants de toutes les directions générales pour aider à planifier les tâches et à valider les résultats.

Pendant l’étape de la planification, une évaluation préliminaire des risques a été utilisée pour définir les secteurs d’intérêt. Un programme de vérification a été élaboré, comportant des objectifs de contrôle et des critères de vérification qui permettront à l’équipe de vérification de tirer des conclusions concernant l’objectif global de l’étape d’examen de la vérification, tel qu’il est énoncé au chapitre 4 ci-dessus. Les critères provisoires ont été fournis au comité consultatif pour qu’il les examine et donne ses commentaires. Le programme de vérification comprenait des critères détaillés pour chaque objectif de contrôle, ainsi qu’une description de la méthode utilisée pour rassembler les preuves appuyant la conclusion concernant chaque critère.

Pendant l’étape d’examen, les méthodes de vérification comprenaient des entrevues avec la direction et le personnel ainsi que l’examen et l’analyse des principaux processus et des documents justificatifs. À la fin de cette étape, des observations préliminaires ont été élaborées et présentées au comité consultatif. Ces observations ont ensuite été transmises à tous les vice-présidents, ainsi qu’à tous les directeurs généraux concernés de la DGGM et de la DGSDE.

Le comité consultatif a validé les observations.

Les résultats du projet ont été examinés et approuvés par le directeur de la vérification interne.

8. Observations et recommandations

La section suivante présente les observations clés de cette vérification, ainsi que les incidences et les recommandations.

Objectif de contrôle n^o 1

es données sur la déclaration du temps sont saisies, traitées et signalées de façon fiable et utilisable.

Cet objectif de contrôle était concentré sur les processus et la technologie qui appuient la saisie des données par les employés et la compilation des données dans les rapports qui répondent aux besoins opérationnels de la CFP.

Les vérificateurs internes s’attendaient à ce que les employés sachent comment utiliser le système et à ce qu’ils comprennent l’importance de saisir les données avec diligence. Nous nous attendions aussi à ce que la saisie des données sur l’emploi du temps soit intégrée dans des processus qui colligent les données de façon suffisamment détaillée, qui facilitent le contrôle de la supervision, qui respectent les attentes de la haute direction pour terminer les rapports à temps et de façon fiable et qui permettent d’examiner et de corriger les déficiences du processus.

Observations sur le Système de gestion des revenus

Il a été déterminé que le SGR utilisait une technologie à jour. Il s’agit d’une application Web créée à partir d’une base de données Oracle et selon un encodage en JavaScript. Parce que c’est fondé sur le Web, les employés peuvent y accéder dans les régions de la CFP. Le SGR n’a toutefois pas été testé avec des charges élevées du système, et pourrait être sur le point d’atteindre le nombre maximal d’utilisateurs qu’il peut servir avec un temps de réponse correct.

À la Direction des services à la clientèle (DSC), le SGR sert à la fois d’outil de facturation et d’outil de gestion de projet des demandes de service des clients, ce qui signifie qu’il est entièrement intégré dans le flux de travail quotidien. Les employés enregistrent généralement leur temps tous les jours, soit directement dans le système, soit par écrit, et ils ajoutent un commentaire explicatif lorsqu’ils encodent leur temps dans le système. Étant donné que ces codes sont utilisés pour la gestion des demandes de service des clients, les superviseurs de la DSC vérifient les données sur l’emploi du temps en fonction de ces codes toutes les semaines, parfois tous les jours, et utilisent les commentaires pour comprendre et résoudre les irrégularités. Plusieurs codes prévoient une norme de temps qui peut être utilisée pour vérifier si le temps entré est raisonnable. Afin d’assurer l’exactitude de l’encodage, les codes problématiques font l’objet d’une discussion pendant les réunions d’équipe, et un bureau imprime régulièrement des cartes plastifiées pour aider les employés à saisir les codes qui ont récemment posé problème. Les gestionnaires des opérations surveillent le travail des superviseurs en incluant des vérifications ponctuelles indépendantes et des enjeux, et, à l’échelle de la Direction, un comité de gestion des opérations examine les problèmes courants relatifs au processus.

Même s’il est bien intégré dans le flux de travail, le SGR n’est pas harmonisé avec le processus de déclaration du temps à trois niveaux qui est généralement utilisé par la CFP, les employés étant supervisés par un chef d’équipe qui examine les saisies sur le temps avant que le gestionnaire les approuve. À moins que le chef d’équipe n’ait reçu les droits d’accès de gestion à l’échelle du système (ce qui crée un problème de sécurité des données), il ne peut pas visualiser les commentaires explicatifs, sauf en utilisant le rapport 4, lequel n’est pas adapté à cette fin, selon au moins un superviseur. En outre, pour qu’un superviseur du SGR indique à un gestionnaire qu’un examen est terminé, des solutions de rechange créatives sont nécessaires, comme une feuille de réalisation de l’examen versée dans le Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information.

Au Centre de psychologie du personnel (CPP), le processus du SGR n’est pas intégré au flux de travail quotidien. Les données sur l’emploi du temps sont soumises tous les mois et, par conséquent, la vérification des données est plus difficile à faire. Des processus distincts sont utilisés pour les services professionnels et pour les évaluations. Plus particulièrement, les données sur l’emploi du temps des services professionnels sont enregistrées dans des feuilles de calcul Excel, qui sont approuvées par le directeur des Services d’évaluation et de counseling, puis transmises à un assistant au bureau du directeur général pour qu’il les saisisse dans le SGR. L’assistant vérifie si les données sur l’emploi du temps sont raisonnables et propose souvent des modifications. En revanche, les données sur l’emploi du temps pour les évaluations, après approbation du directeur, sont envoyées tous les mois directement aux Services intégrés, et le personnel entre les données sans aucune autre vérification, augmentant le risque que certaines erreurs ne soient pas corrigées.

Un problème lié à l’harmonisation du processus, souvent mentionné par les gestionnaires et les superviseurs des opérations de la DSC, est le retard provoqué par le cycle mensuel de soumission des données sur l’emploi du temps par le CPP. Les fournisseurs de services du CPP ne travaillent pas directement dans le SGR : leur temps est entré par du personnel informatique au siège social d’Ottawa qui, au début de chaque mois, reçoit les feuilles de temps et des courriels indiquant les projets qui ont été réalisés pendant le mois. Le traitement des données augmente le délai pour créer la facture dans le SGR. Ces délais permettent au CPP de satisfaire ses besoins administratifs, mais lorsque le CPP travaille sur un projet avec les bureaux régionaux de la Direction des services à la clientèle (DSC), le temps du CPP est souvent le dernier à être soumis, et la facturation aux clients peut ainsi être retardée d’un mois ou plus.

Il a été établi que les processus de sauvegarde du SGR sont adéquats. Le SGR repose sur la sauvegarde nocturne régulière du système. Les données sont en outre stockées dans un format standard de base de données, de sorte qu’il y a peu de risques que le logiciel utilisé pour ouvrir et lire les fichiers de données devienne obsolète.

Observations sur EZ-Time

EZ-Time a été conçu par une seule personne pour être utilisé par un petit groupe et a ensuite été adopté par d’autres unités sans le contrôler.

Le logiciel de base de données Access du système EZ-Time, avec encodage en Visual Basic, représente une technologie de génération antérieure. L’interface utilisateur du système EZ-Time est rudimentaire, avec des semblants de menus déroulants, qui surgissent au lieu de se dérouler. Étant donné que ce système n’est pas basé sur le Web, les employés qui travaillent dans des bureaux régionaux ne peuvent pas entrer leur temps directement, mais doivent le transmettre par courriel pour qu’il soit entré de nouveau. Les feuilles de temps sont sous la responsabilité des administrateurs de données, qui les impriment tous les mois pour que les superviseurs les examinent.

Selon les preuves tirées des entrevues et une comparaison avec les archives de PeopleSoft, il apparaît que la plupart des utilisateurs du système EZ-Time font l’effort d’entrer leur temps avec diligence. Il est toutefois évident que certains employés ne le font pas. Par exemple, dans un échantillon aléatoire des dossiers PeopleSoft de 22 utilisateurs d’EZ-Time, on a découvert que quatre d’entre eux présentaient des erreurs de saisie des données EZ-Time de plus de 30 heures pendant le premier trimestre de 2012. Le total des heures erronées pour ces quatre employés dépassait 200 heures. Par ailleurs, même les utilisateurs qui font preuve de diligence oublient souvent de signaler leur congé ou leurs heures supplémentaires.

Il semblerait aussi que certains employés qui cumulent correctement leurs heures mensuelles ne les encodent quand même pas avec diligence. Un employé, qui évaluait une erreur d’encodage au pourcentage élevé de 50 %, a entré le temps en une longue séance à la fin du mois. Un autre employé a simplement encodé le temps mensuel au début du mois, en vue des tâches qui pouvaient être réalisées.

Comme le SGR, EZ-Time n’est pas adapté au processus à trois niveaux qui est généralement utilisé par la CFP, les employés étant supervisés par un chef d’équipe qui examine les saisies sur le temps avant que le gestionnaire les approuve. Un chef d’équipe ne peut pas indiquer qu’un examen est terminé à partir d’EZ-Time; il n’existe en effet aucun niveau d’accès de supervision. Cela signifie que les superviseurs ne peuvent pas corriger les saisies de données erronées. Il existe en outre un problème de sécurité des données : bien que les employés sachent que leurs données font l’objet d’un « verrouillage mineur » une fois soumises, en réalité, ils peuvent aller dans le système et les changer à tout moment.

Avec EZ-Time, les superviseurs ont tendance à attendre jusqu’à la fin du mois pour examiner les saisies des données sur l’emploi du temps, ce qui rend difficile la réalisation d’un examen précis. En fait, il est tout aussi important d’obtenir le bon total mensuel des heures que d’encoder le temps correctement. Le contrôle de la supervision d’EZ-Time est encore amoindri par le renvoi d’une certaine surveillance aux administrateurs de données d’EZ-Time, qui envoient des messages de rappel lorsque les retards ou les erreurs menacent de retarder la production de rapports à la haute direction, qui a besoin de cette information pour effectuer la planification et la budgétisation exactes, ou à la Direction des finances et de l’administration (DFA), qui en a besoin pour calculer les actifs capitalisables dans les états financiers.

Comme pour le SGR, il n’y a aucune procédure de sauvegarde spéciale pour EZ-Time. EZ-Time repose sur la sauvegarde nocturne régulière du système, et la base de données Access utilise un format standard, de sorte qu’il y a peu de risques que le logiciel utilisé pour ouvrir et lire les fichiers de données devienne obsolète.

Résumé des résultats sur le processus et la technologie

Les vérificateurs ont découvert que la fiabilité globale des processus liés au temps est variable. La technologie est un facteur sous-jacent qui limite la facilité d’emploi des données et les processus utilisés pour les collecter et les vérifier. Les employés semblent bien comprendre comment saisir correctement les données tant dans le SGR que dans EZ-Time. Toutefois, dans le cas d’EZ-Time, il y a un manque évident de diligence de la part de certains employés, ce qui a une incidence significative sur l’exactitude de l’encodage et des heures. Dans le cas d’EZ-Time, mais aussi de l’utilisation du SGR par le CPP, la saisie mensuelle des données et le cycle de vérification diminuent la fiabilité des données recueillies. Les délais ne sont pas contrôlés de façon constante. Les employés de la DSC qui utilisent le SGR adoptent des pratiques rigoureuses, tandis que les employés du CPP qui utilisent le SGR et les utilisateurs d’EZ-Time n’adoptent pas les pratiques rigoureuses nécessaires pour garantir le respect des délais. Les vérificateurs n’ont trouvé aucune preuve que le processus d’EZ-Time est soumis à un examen continu des améliorations, à la différence du processus du SGR, qui est soumis à un niveau d’examen et de correction raisonnable. Les processus de sauvegarde d’EZ-Time et du SGR sont tous les deux adéquats.

Objectif de contrôle n^o 2

Les besoins continus des intervenants pour les systèmes de déclaration du temps sont pris en compte par l’organisation.

Cet objectif de contrôle était axé sur les processus qui structurent et entretiennent la technologie de déclaration du temps à la CFP de sorte que les besoins de l’organisation continuent d’être respectés.

Nous prévoyions que pour rendre la déclaration du temps la plus économe possible, la manipulation des données serait automatisée de façon à réduire les efforts et les possibilités d’erreurs, que les systèmes communiqueraient électroniquement entre eux afin de réduire le plus possible la nécessité de saisir et de manipuler les données de nouveau et que les systèmes de déclaration du temps seraient soumis à la gouvernance organisationnelle gérant les modifications à apporter au système et son obsolescence.

Observations sur le rapport coût-efficacité

Étant donné qu’environ 100 employés utilisent chaque système, nous remarquons que le SGR et EZ-Time prennent du temps, dont voici les estimations : 

• pas moins de 0,05 ETP par employé pour la saisie des données dans le SGR, et pas plus de 0,01 ETP pour EZ-Time;
• 30 heures par mois par système pour la supervision et l’assurance de la qualité (estimation approximative);
• 19 jours-personnes par mois pour la maintenance d’EZ-Time et la production de rapports de gestion, contre 15 pour le SGR;
• montants inconnus pour l’élaboration du système en cours.

La saisie des données, la supervision et les efforts d’assurance de la qualité sont directement touchés par le nombre de codes de tâches qui sont gérés et vérifiés. EZ-Time a légèrement plus de codes que le SGR (environ 130 pour EZ-Time, si l’on combine les trois bases de données, contre 80 pour le SGR). Toutefois, la Direction des services de la technologie de l’information (DSTI) a réduit le coût de la saisie des données en rationalisant et en réduisant le nombre de codes de tâches d’EZ-Time utilisés dans sa base de données. En outre, la saisie des données dans le SGR prend plus de temps, car, selon le processus, chaque code doit être accompagné d’un commentaire explicatif. Le fardeau que représente EZ-Time pour les superviseurs est aussi allégé en reléguant au personnel administratif la responsabilité d’envoyer des messages de rappel lorsque les échéances de saisie des données ne sont pas respectées.

Les vérificateurs ont aussi noté une certaine controverse concernant la pertinence du nombre de codes de tâches du SGR. Cette controverse est survenue du fait que les codes de tâches utilisés sont dérivés de la planification et de l’estimation, qui demandent beaucoup de détails, tandis que la saisie des données sur l’emploi du temps concerne la facturation et la gestion des tâches destinées aux clients, qui peuvent demander moins de détails.

Le SGR et EZ-Time nécessitent tous deux l’intervention des administrateurs du système, non seulement pour la maintenance du système, mais aussi pour générer les rapports de gestion habituels. Les rapports du SGR sont utilisés par la haute direction aux fins d’analyse des tendances, de surveillance du processus et de surveillance de l’efficacité des ETP. Les rapports d’EZ-Time sont utilisés non seulement pour les coûts de capitalisation, mais aussi pour la surveillance de l’efficacité du processus et des coûts de reddition des comptes (p. ex., les tableaux de bord de la DSTI). Le fait de générer ces rapports manuellement prend beaucoup de temps et, par nature, présente un risque d’erreurs. Cela donne à penser qu’il faudrait mettre en place un processus indépendant de correction des erreurs et de vérification. Toutefois, le volume de données et le nombre de manipulations nécessaires rendraient ce processus très onéreux.

En plus des autres activités de maintenance, les efforts doivent être consacrés régulièrement à la réinitialisation de la base de données Access d’EZ-Time à la fin de chaque exercice financier, car Access ne gère pas bien les gros volumes de données.

Observations sur l’interconnexion des données

Nous nous attendions à trouver des systèmes et des applications qui communiqueraient électroniquement entre eux de manière à réduire le plus possible la nécessité de saisir et de manipuler les données de nouveau.

Les deux systèmes clés possèdent des structures de base de données différentes. Les données du SGR sont stockées dans une seule base de données centrale, ce qui signifie qu’il n’y a qu’une seule source de données structurée aux fins de la facturation et de la production des rapports de gestion. En revanche, EZ-Time ne possède pas de base de données centrale. Les données sont plutôt stockées dans trois bases de données séparées, une pour chaque direction (DSTI, DGSDE et DGVSD), avec des structures d’encodage variées. Cela crée un problème pour la surveillance des projets qui couvrent plus d’une base de données, comme le système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Plusieurs projets liés au SRFP font participer tant des employés de la DGSDE que de la DSTI, qui déclarent leur temps dans des bases de données séparées. Les données doivent donc être intégrées manuellement afin de calculer le coût des projets sur lesquels ils travaillent.

Les vérificateurs ont découvert que le SGR ainsi que les outils et les systèmes avec lesquels il doit interagir ne communiquent pas toujours efficacement. Par exemple, les données de l’outil Estimator, qui sert à créer les devis pour les demandes de service des clients, doivent être saisies de nouveau manuellement dans le SGR. Le SGR a la capacité d’interagir avec les bases de données d’évaluation de la langue seconde (ELS) et le système comptable FreeBalance. Toutefois, les données sur l’ELS ne sont pas dépourvues d’erreurs, et une intervention manuelle est nécessaire pour les corriger.

EZ-Time est entièrement autonome, ce qui signifie que les utilisateurs d’EZ-Time doivent saisir de nouveau les données concernant les congés et les heures supplémentaires. Il s’agit d’une source commune d’erreurs qui pourrait être évitée, car les données sont déjà entrées dans PeopleSoft avec un degré élevé de fiabilité. En outre, pour produire les rapports de gestion, les données sur l’emploi du temps sont appariées aux données sur les salaires au moyen d’un outil sujet à l’erreur qui utilise Visual Basic et qui est connu sous le nom d’« Integrator ». L’appariement peut également se faire directement à la main, à partir des données sur l’emploi du temps auxquelles l’Integrator n’est pas relié. Les lacunes de l’Integrator sont particulièrement préoccupantes, car il est utilisé pour calculer la capitalisation des biens en cours d’élaboration, dont la valeur pour l’exercice financier 2011-2012 était de 1 561 076 $, divisés comme suit :

• Calculés en utilisant l’Integrator : 1 327 192,64 $
  • SRFP : 1 189 219,22 $;
  • EDE : 137 973,43 $;
• Calculés à la main directement à partir des données d’EZ-Time : 233 883 $.

Observations sur la gouvernance

Les vérificateurs s’attendaient à constater que les demandes de modification à apporter au système étaient traitées correctement et qu’un processus de gouvernance était établi pour les systèmes de déclaration du temps.

La gouvernance est l’activité consistant à s’assurer que les objectifs sont atteints et que les opérations sont menées de manière responsable. La gouvernance s’applique non seulement à la façon dont les nouveaux systèmes et les modifications apportées au processus sont introduits, mais aussi à leur fonctionnement continu. Dans le contexte de la mise en œuvre du système des TI, la gouvernance comprend un rapport initial sur la faisabilité et un test du système et de sa convivialité avant que le système soit mis en place.

Les vérificateurs ont découvert que le SGR suit une structure de gouvernance raisonnable, même si aucune étude de faisabilité ni aucun test systématique de convivialité n’ont été réalisés. La mise en œuvre du processus du SGR, les mises à jour logicielles et la maintenance du système sont gérées de façon cohérente. Le logiciel est testé avant d’être exploité et il est ensuite modifié, selon les commentaires des utilisateurs, et la gestion des changements est prise en charge par le comité de gestion de la technologie/technologie de l’information (GI/TI).

EZ-Time est considéré comme un système non approuvé, et en tant que tel, il ne fait pas partie de la structure de gouvernance des TI de la CFP. Il a été conçu très rapidement par une seule personne, sans prévoir de test ni de maintenance ultérieure. EZ-Time et les logiciels connexes n’ont pas été soumis à un cycle de test pertinent. En réalité, le personnel de la DSTI a détecté un bogue important dans le code lié à l’Integrator au moment d’expliquer son fonctionnement au vérificateur. Par ailleurs, l’exploitation et l’utilisation d’EZ-Time ne sont soumises à aucun suivi systématique des erreurs ni à aucune rétroaction. En conséquence, les problèmes sont contournés plutôt que d’être directement réglés. Par exemple, au lieu de demander une correction de bogue pour l’Integrator (qui est utilisé pour calculer les coûts de capitalisation), un administrateur ajustait simplement les données dans une feuille de calcul Excel.

Résumé des résultats sur la considération des besoins des intervenants

Aucun système n’est économe de façon optimale, et des compromis sont utilisés dans les deux. Il existe des possibilités de réduire les coûts et d’augmenter l’efficacité en simplifiant les exigences de saisie, en améliorant l’intégration entre les systèmes et en automatisant l’exécution des rapports de production. Ces solutions pourraient diminuer les coûts et le nombre d’erreurs. Par exemple, tandis que les données sur l’emploi du temps du SGR sont stockées dans une seule base de données d’une manière qui facilite l’automatisation et l’intégration, certaines données stockées dans EZ-Time doivent être extraites manuellement à partir de plus d’une base de données, puis être encodées de nouveau à la main afin qu’elles deviennent pertinentes pour le travail de gestion. En outre, le processus de gouvernance du SGR est formel et contribue à la satisfaction des besoins des clients. En revanche, le processus de gouvernance de EZ-Time ne fonctionne pas efficacement, dans son état actuel.

Recommandations et plans d’action

Pour aider la direction à établir un plan d’action intégré afin de donner suite aux recommandations formulées dans le présent rapport, ces recommandations peuvent être résumées par rapport au SGR et à EZ-Time comme suit :

Recommandations portant sur le SGR

Recommandation 1

Le vice-président de la DGSDE doit mener une évaluation des besoins en matière de déclaration du temps et une analyse coût-avantages dans les secteurs où une déclaration continue du temps est requise avec l’objectif d’améliorer la saisie des données dans le SGR et le processus d’approbation en :

1. harmonisant de façon plus rigoureuse les cycles de déclaration de la DSC et du CPP,
2. harmonisant la vérification du temps et l’accès à l’approbation dans le SGR avec les pratiques d’examen de la DGSDE.

Réponse de la direction

Recommandation 2

Le v.-p. de la DGSDE doit mener une analyse coût-avantages concernant les améliorations à apporter à la fonctionnalité de la déclaration du temps dans le SGR, en prenant soin :

1. de déterminer les interfaces clés avec d’autres processus ou systèmes, lorsque l’amélioration du processus et l’automatisation des données sur l’emploi du temps réduisent l’intervention manuelle ou le risque d’erreurs dans les données,
2. de rationaliser l’encodage pour s’ajuster aux besoins organisationnels.

Réponse de la direction

Recommandations portant sur le système EZ-Time

Recommandation 1

Les v.-p. de la DGGM, de la DGSDE et de la DGVSD doivent tous déterminer leurs besoins en matière de déclaration du temps que satisfait actuellement EZ-Time et, si la déclaration du temps continue d’être nécessaire, ils doivent :

1. déterminer les solutions acceptables pour remplacer EZ-Time,
2. mettre en œuvre la transition vers le nouveau processus.

Réponse de la direction

Recommandation 2

Jusqu’à l’abandon du système EZ-Time, les DG chargés de la DSTI et du SRFP doivent élaborer et mettre en place des stratégies pour garantir l’exactitude de la saisie des données dans EZ-Time et de l’examen de supervision, sans plus de rigueur que nécessaire pour l’utilisation voulue de l’information.

Réponse de la direction

Nous sommes d’avis que le plan d’action de la gestion permettra de corriger les lacunes signalées.

9. Conclusions générales

Les vérificateurs ont constaté que les systèmes et les processus de déclaration du temps de la CFP ne sont que partiellement adéquats et efficaces. La fiabilité globale de la déclaration du temps variait selon le système et l’unité de travail. La technologie était un facteur sous-jacent qui limitait la facilité d’emploi des données et les processus utilisés pour les recueillir et les vérifier.

D’une part, le SGR remplit assez bien sa fonction principale consistant à fournir des données exactes et fiables pour la facturation. Cela est attribuable en grande partie au fait que le processus du SGR et la technologie sous-jacente favorisent la diligence, tant pour la saisie des données par les employés que pour les rétroactions des superviseurs. Cependant, le SGR a quelques problèmes d’harmonisation sur le plan de la technologie et des processus, ce qui complique inutilement la coordination entre les unités et le processus d’approbation de la saisie des données. D’autre part, le système EZ-Time présente des défaillances à la fois au niveau du processus et de la technologie, qui nuisent à sa capacité d’atteindre les objectifs de déclaration du temps à la CFP. Les nombreuses lacunes d’EZ-Time sont le signe d’un système qui a été conçu pour répondre aux besoins d’un petit groupe et qui a ensuite été adopté par d’autres unités sans les contrôles nécessaires.

Les besoins des intervenants sont partiellement satisfaits. Les deux systèmes éprouvent des problèmes de gouvernance comportant des lacunes considérables, comme une efficience par rapport au coût amoindrie et des limitations au niveau de l’interconnexion avec d’autres systèmes. Un cadre de gouvernance du SGR est maintenant en place pour veiller à ce que les futurs changements soient contrôlés et basés sur la rétroaction des utilisateurs. Cependant, aucune analyse coût-avantages n’a encore été entreprise pour déterminer les exigences opérationnelles et de saisie du SGR et pour comprendre comment optimiser le système pour améliorer le processus de collecte des données. La direction de la Direction des services de la technologie de l’information (DSTI) a qualifié EZ-Time de « système non approuvé », ce qui signifie qu’il n’est pas passé par le cycle d’approbation et le processus de test des logiciels, et qu’il devrait être accepté « tel quel » (mis à part les changements apportés aux étiquettes d’encodage) par toutes les unités qui décident de l’utiliser. EZ-Time n’ayant pas été approuvé, la mise en œuvre de ce système a été très peu coûteuse, mais ses nombreuses lacunes limitent son efficacité.

La direction a fourni des plans d’action solides qui devraient, selon nous, résoudre les lacunes signalées.

Annexe A – Liste des critères de vérification

Annexe B – Glossaire

• DGVSD Direction générale de la Vérification et des Services de données
• DGGM Direction générale de la Gestion ministérielle
• DSC Direction des Services à la clientèle (partie de la DGSDE)
• DFA Direction des Finances et de l’Administration (partie de la DGGM)
• ETP Équivalent temps plein
• DVI Direction de la Vérification interne
• CGI-TI Comité de gestion de l’information et de la technologie de l’information
• TI Technologie de l’information
• DSTI Direction des Services de la technologie de l’information (partie de la DGGM)
• BPR Bureau de première responsabilité
• CPP Centre de psychologie du personnel (partie de la DGSDE)
• CFP Commission de la fonction publique
• SRFP Système de ressourcement de la fonction publique
• SGR Système de gestion des revenus
• DGSDE Direction générale des Services de dotation et d’évaluation
• ELS Évaluation de langue seconde