Vérification des contrôles de base de la Commission des libérations conditionnelles du Canada
Novembre 2012
Bureau du contrôleur général
Objectif et portée
Cette vérification avait pour but de déterminer si les contrôles de base de la gestion financièreNote de bas de page 1 en place à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) conduisent à la conformité aux exigences essentielles des lois, des politiques et des directives correspondantes. Pour connaître les critères de vérification, se reporter à Critère de vérification des contrôles de base.
La vérification a porté sur toutes les opérations, les dossiers et les processus dirigés par la CLCC au bureau national et aux bureaux régionaux du Québec et des Prairies du 1er avril 2011 au 31 mars 2012. Elle n’a pas examiné les opérations, les dossiers et les processus des bureaux régionaux de l’Atlantique, du Pacifique et de l’Ontario.
Les opérations ont été choisies parmi celles de l’exercice 2011-2012. La vérification visait à examiner un échantillon de transactions se rapportant à chacune des politiques et directives figurant à l’annexe A du présent rapport.
Conformité aux normes professionnelles
La présente vérification a été menée conformément aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada. Une inspection des pratiques n’a pas été menée.
Anthea English, CA
Contrôleure générale adjointe
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général
Pourquoi est-ce important
La population canadienne s’attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement, que les fonds publics fassent l’objet d’une gestion prudente, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle s’attend également à des rapports fiables et transparents sur la façon dont le gouvernement dépense les fonds publics en vue d’obtenir des résultats pour les Canadiennes et les Canadiens.
La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les administrateurs généraux à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. En leur qualité d’administrateur des comptes, les administrateurs généraux doivent s’assurer que l’organisation des ressources permet de réaliser les objectifs ministériels, conformément aux politiques et aux directives gouvernementales, veiller à ce que des systèmes de contrôle interne efficaces soient en place, signer les comptes ministériels et s’acquitter d’autres fonctions particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l’administration de leur ministère ou de leur organisme.
Constatations et conclusions de la vérification
La vérification des contrôles de base de la Commission des libérations conditionnelles du Canada a permis de constater la conformité aux exigences de trois politiques et directives, la conformité partielle à neuf politiques et directives et la non-conformité à une des directivesNote de bas de page 2.
D’abord, nous avons relevé des faiblesses quant à l’administration du programme de cartes d’achat pour la plupart des cartes d’achat visées par la vérification. Ensuite, certains cadres supérieurs n’avaient pas suivi la formation obligatoire requise relativement aux pouvoirs délégués correspondant à leur fonction. En outre, dans certains dossiers de passation de marchés, les documents à l’appui de la décision prise étaient absents. Par ailleurs, pour bon nombre d’ententes de rendement, les objectifs de rémunération au rendement n’avaient pas été fixés avant le début de la période visée. De plus, la majorité des dossiers d’employé ayant fait l’objet de la vérification ne contenaient pas les documents requis relativement aux départs. Finalement, dans le cas d’une grande part des dossiers vérifiés concernant des voyages et des heures supplémentaires, les dépenses n’avaient pas été préalablement approuvées.
Recommandations
La CLCC devrait mettre en place des processus opérationnels visant à assurer une administration adéquate du programme de cartes d’achat. Elle devrait aussi faire en sorte que tous les gestionnaires exerçant des pouvoirs délégués de signer des documents financiers aient suivi la formation requise à cet effet. La CLCC devrait établir des processus opérationnels lui permettant d’assurer que soient complétés et conservés les documents à l’appui des décisions en matière de passation de marchés. Elle devrait de plus veiller à ce que les objectifs en matière de rémunération au rendement soient fixés avant le début de la période visée. En outre, la CLCC devrait mettre en place des processus opérationnels visant à assurer que les procédures de départ soient suivies et documentées. Enfin, la CLCC devrait faire en sorte que l’engagement des dépenses soit documenté avant que celles-ci ne soient effectuées.
Réponse de la direction
La direction a accepté les constatations de la vérification et elle a mis au point un plan d’action en vue de donner suite aux recommandations. Le plan d’action de la direction devrait être pleinement mis en œuvre d’ici le mois de juin 2013.
Les résultats de la vérification et le plan d’action de la Direction ont fait l’objet de discussions avec l’administrateur général de la CLCC et le Comité de vérification des petits ministères et organisme. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi concernant ce plan d’action jusqu’à ce que des mesures soient prises relativement à chaque constatation.
Annexe A : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification
| Politiques et directives prises en compte | Conformité |
|---|---|
| Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses | Respectée en partie |
| Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière | Respectée |
| Directive sur les cartes d’achat | Respectée en partie |
| Directive sur les avances comptables | Respectée |
| Politique sur les marchés | Respectée en partie |
| Directive sur les voyages du Conseil national mixte | Respectée en partie |
| Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences (auparavant la Politique sur l’accueil) | Respectée en partie |
| Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales | Respectée en partie |
| Employés occasionnels | Respectée |
| Rémunération au rendement | Non respectée |
| Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye | Respectée en partie |
| Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagementsNote de bas de page 3 | Respectée en partie |
| Directive sur la vérification des comptesNote de bas de page 4 | Respectée en partie |
| Légende des seuils de conformitéNote de bas de page 5 | |
|---|---|
| Respectée | Conformité dans une proportion d’au moins 98 %. |
| Respectée en partie | Conformité dans une proportion d’au moins 80 %, mais de moins de 98 %. |
| Non respectée | Conformité dans une proportion inférieure à 80 %. |
Plan d’action de la gestion
Vérification des contrôles de base de la Commission des libérations conditionnelles du Canada
Voici l’avis de la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) concernant le rapport de vérification :
La Commission des libérations conditionnelles du Canada a examiné les conclusions et les recommandations, et celles-ci représentent fidèlement, selon la portée de la vérification, l’état de contrôle de la gestion financière, de la passation des marchés, des frais de voyage et d’accueil et des ressources humaines.
Approbation du plan d’action de la gestion par l’entité visée par la vérification
Harvey Cenaiko
Président
Commission des libérations conditionnelles du Canada
Le 15 novembre 2012
| Recommandations | Priorité | Mesures prévues Les mesures devraient être précises, mesurables, réalisables et réalistes. |
Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) |
Échéances (dates réelles et prévues de la mise en œuvre) |
|---|---|---|---|---|
| 1. La CLCC devrait s’assurer que tous les gestionnaires qui sont investis d’un pouvoir de signer des documents financiers achèvent la formation sur la gestion financière exigée. | Élevée | La CLCC donnera suite à cette recommandation de trois façons : premièrement, examiner le cas des employés qui sont actuellement investis d’un pouvoir délégué; deuxièmement, aborder la question des gestionnaires qui sont investis d’un pouvoir pour la première fois ou dont le pouvoir est modifié; et, troisièmement, assurer le suivi des exigences de revalidation. | DPF | |
| La CLCC examinera l’ensemble des pouvoirs de signer des documents financiers délégués existants (titulaires d’un poste pour une période indéterminée et nominations intérimaires de plus de quatre mois) et relèvera toute formation exigée qui n’a pas été achevée ou toute évaluation en ligne expirée. Le cas échéant, l’employé et son gestionnaire en seront avisés, et des plans appropriés seront mis en place pour corriger cette lacune. Cela comprendra la consignation de l’exigence dans le plan d’apprentissage de l’employé. | Examen des pouvoirs délégués existants – Décembre 2012 | |||
| La CLCC augmentera les efforts déployés pour veiller à ce que les nouveaux gestionnaires ou les gestionnaires investis d’un pouvoir modifié possèdent la formation exigée en vue de la préparation de cartes de spécimen de signature. Les moyens par lesquels cela sera réalisé restent à être examinés, mais ceux-ci comprendraient une confirmation de formation jointe à la carte de délégation et l’exigence de la signature du chef des Opérations financières avant l’entrée en vigueur de la carte de signature. | Veiller à ce que les nouveaux gestionnaires possèdent la formation exigée – Novembre 2012 | |||
| La CLCC examinera les processus existants permettant d’assurer le suivi des exigences de revalidation périodique et y apportera des modifications pour corriger les lacunes. Elle communiquera avec d’autres petites organisations pour prendre connaissance de leurs pratiques exemplaires. Une attention particulière sera accordée au suivi une fois que l’existence d’une exigence de revalidation sera déterminée, et cela peut comprendre l’établissement de délais autorisés au cours desquels la revalidation doit avoir lieu. Un suivi sera effectué régulièrement pour veiller à ce que la revalidation soit achevée, et, si cela n’a pas lieu, le pouvoir délégué | Processus visant à faire le suivi des exigences de revalidation périodique – Mars 2013 | |||
| 2. La CLCC devrait s’assurer qu’une attestation signée des responsabilités relatives à la carte d’achat (y compris les restrictions applicables à la carte d’achat et les modifications apportées aux limites de la carte) et qu’une demande signée de carte d’achat sont versées au dossier | Élevée | La CLCC nommera officiellement le chef des Opérations financières du bureau national et l’agent financier de chaque région comme coordonnateurs des cartes d’achat. Chaque coordonnateur sera informé de ses responsabilités relatives aux cartes d’achat par le truchement d’un courriel du DPF. | DPF | Nomination de coordonnateurs des cartes d’achat – Novembre 2012 |
| Le processus d’émission de cartes d’achat de la CLCC sera renforcé et exigera précisément que l’employé qui présente une demande de carte et son superviseur signent le formulaire de demande et que le numéro du centre de responsabilité figure sur celui-ci. Le coordonnateur examinera et approuvera la demande avant de la présenter à l’entreprise émettrice des cartes d’achat. Les documents seront conservés au dossier par le coordonnateur des cartes d’achat approprié. | Modification du processus – Novembre 2012 | |||
| Après la réception de la carte d’achat, le coordonnateur rencontrera le titulaire de la carte, lui expliquera les responsabilités d’un titulaire de carte et lui fera signer une attestation de responsabilité du titulaire. | ||||
| Les processus seront confirmés annuellement dans le cadre de la formation des agents financiers, des membres du personnel des Services corporatifs et des adjoints administratifs du bureau national et seront évalués annuellement dans le cadre du contrôle régional et du nouveau contrôle à distance limité (voir la recommandation 6, plus bas). | Communication et formation – Janvier 2013 | |||
| 3. La CLCC devrait élaborer des processus opérationnels et verser des documents au dossier pour s’assurer que : • la méthode de sélection d’offres et les critères d’évaluation sont clairement définis dans le document d’appels d’offres destiné aux marchés concurrentiels avant la présentation de la demande de propositions; • l’évaluation des propositions et la sélection des entrepreneurs sont menées conformément aux critères préétablis figurant dans la demande de propositions et de manière ouverte, équitable et transparente; • l’évaluation de l’offre et un rapport d’évaluation sont versés au dossier; • les évaluations des contrats sont signées par au moins deux évaluateurs clairement désignés; • une copie signée du contrat est versée au dossier; • les contrats sont accordés et des modifications y sont apportées avant la réception des biens et des services; • les exigences relatives à la sécurité sont évaluées et respectées dans le cas des contrats de services professionnels. |
High | La CLCC préparera à l’intention des gestionnaires et des membres du personnel une trousse qui décrira les exigences relatives à la passation de marchés et contiendra les modèles à utiliser et une liste de vérification qui servira d’aide mémoire aux fins de l’approvisionnement. Le contenu de la trousse sera affiché sur le site intranet de la CLCC et fera l’objet d’un bulletin sur les finances. | DPF | Préparation de la trousse – Janvier 2013 |
| La formation suivante sera offerte à toute personne participant au processus d’approvisionnement : • une formation régionale est offerte annuellement, en plus de conférences téléphoniques qui ont lieu tout au long de l’année; • une formation sera offerte annuellement aux adjoints administratifs du bureau national. Lorsque de nouveaux adjoints entreront en fonction, ils seront mis au courant des exigences; • des séances d’information individuelles seront tenues avec les gestionnaires du bureau national. |
Formation – Mars 2013 | |||
| La CLCC a une liste de vérification servant aux contrats de services. La liste sera modifiée pour y intégrer la méthode de sélection d’offres et les critères d’évaluation ainsi que les éléments des marchés concurrentiels relatifs à l’évaluation des propositions et aux rapports d’évaluation. La liste de vérification est rédigée par le conseiller chargé de l’approvisionnement et des contrats du bureau national (agent financier dans les régions) et est signée par le DPF (gestionnaire, Services corporatifs dans les régions). | Liste de vérification – Octobre 2012 | |||
| 4. La CLCC devrait s’assurer que la rémunération au rendement est gérée adéquatement, y compris le fait de veiller à ce que les objectifs soient déterminés avant le début de la période visée. | Élevée | Dans le cadre du Programme de gestion du rendement existant, tout employé visé par une rémunération au rendement sera tenu d’avoir des objectifs établis, approuvés à l’aide de sa signature et de celle de son supérieur et datés, au début de l’exercice, et cela servira de base pour permettre au président et à l’équipe de la haute direction de rendre une décision relative à la rémunération. | Directeur, Services corporatifs | Les objectifs pour 2012-2013 ont été établis. Ils seront en place avant le début de 2013 2014. |
| 5. La CLCC devrait s’assurer que les procédures adéquates relatives au départ sont suivies et consignées. | Moyenne | La CLCC examinera l’actuel formulaire de départ de l’employé et remaniera le processus, y compris le formulaire, au besoin. Une fois achevé, le nouveau processus sera présenté aux membres du personnel au moyen d’un communiqué des Services corporatifs. Il incombera au superviseur de l’employé qui quitte son poste de remplir le formulaire et de le faire parvenir aux Ressources humaines à des fins de consignation dans le dossier de l’employé. | Directeur, Services corporatifs | Avril 2013 |
| 6. La CLCC devrait s’assurer que les dépenses sont approuvées avant d’être engagées. | Faible | La CLCC éclaircira et confirmera les exigences de la politique relatives à l’approbation préalable des dépenses; elle fera cela oralement auprès des gestionnaires du bureau national et des membres du personnel régional des Services corporatifs et par le truchement d’un bulletin officiel sur les finances qui sera affiché sur le site intranet de la CLCC. | DPF | Éclaircissements apportés oralement – Octobre 2012
Préparation du bulletin sur les finances – Décembre 2012 |
| Le service des finances du bureau national de la CLCC effectue un contrôle régional de façon cyclique. Cela se poursuivra, et les progrès réalisés dans le cadre de la mise en œuvre de l’ensemble des recommandations liées à la vérification et des plans d’action connexes seront évalués à ce moment là. Comme le contrôle annuel vise une seule région à la fois, la CLCC commencera par un contrôle à distance limité. Le plan concernant le contrôle à distance sera préparé, à la lumière des conseils d’experts externes sur les techniques d’échantillonnage et la méthode. La première demande de présentation de documents sur des échantillons de transactions auprès des régions aura lieu en juin 2013, et le contrôle à distance, tous les six mois (en juin et en décembre), et toutes les régions seront tenues de présenter les documents exigés. Les recommandations touchant toute lacune ou erreur cernée seront formulées en temps opportun. Les résultats du contrôle à distance seront consignés dans un tableau et pris en considération au moment de la planification des visites à des fins de contrôle sur place. | Contrôle à distance – Juin 2013 |
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