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Programme d’avis d’embauchage (PAE) guide de l’utilisateur- Formulaire

Titre officiel : Programme d'avis d'embauchage (PAE) - Guide de l'utilisateur pour la Passerelle de données - Formulaire (Entrée de données)

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Programme d’avis d’embauchage (PAE) – Guide de l’utilisateur pour la Passerelle de données – Formulaire (Entrée de données) [PDF - 3,84 Mo]

Sur cette page

Chapitre 1 : Remarques sur la sécurité

Toutes les communications entre votre ordinateur et la Passerelle de données du PAE seront cryptées. Cette fonction est intégrée à votre navigateur (Internet Explorer, Firefox, etc.) et s'activera automatiquement lorsque vous vous connecterez à la Passerelle de données du PAE.

Familiarisez-vous bien avec le contenu du guide avant de vous connecter à la Passerelle de données du PAE; veillez en particulier à ce que le site auquel vous êtes connecté :

Votre code d'utilisateur et votre mot de passe sont d'importants dispositifs de sécurité de la Passerelle.

Le lecteur pourra se renseigner davantage sur la sécurité sur le Web en consultant les sites Entrust, Microsoft, et Verisign (sites sont en anglais seulement).

Chapitre 2 : Connexion et ouverture de session

Connectez-vous à Internet comme vous le faites d'habitude.

Entrez l'adresse que vous a remis le Ministère.

1. Page d'accueil par défaut

Remarque :

  • Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d'inactivité. L'application revient alors automatiquement à la page d'accueil par défaut.
  • S'il y a un problème avec l'application Passerelle de données du Programme d'avis d'embauchage, une page de notification s'affiche plutôt que la page d'accueil par défaut ci-dessous.

Une fois connecté à la Passerelle, l'écran ci-dessous apparaît dans votre navigateur. Pour ouvrir l’application, choisissez votre langue.

Vous pouvez consulter la section Avis à partir de la page d’accueil par défaut en cliquant sur le lien correspondant.

Options disponibles pour sélectionner une langue avant de continuer et un lien pour afficher les termes et conditions et avis de l'application.

2. Vérification du certificat du serveur Web

Pour vérifier le certificat du serveur Web, cliquez sur le bouton droit de la souris à n'importe quel endroit de la page default.aspx, cliquez ensuite sur Propriétés, puis sur Certificats. L'écran suivant (ou un écran semblable) apparaîtra :

Informations générales et détaillées sur les certificats, comment installer un certificat et une option pour afficher l'énoncé de l'émetteur.

Il est très important de prendre le temps de vérifier l'exactitude des renseignements contenus dans cette fenêtre. Si vous avez des questions, contactez votre administrateur système ou la personne-ressource du Ministère.

Pour continuer, fermez la fenêtre en cliquant sur OK.

3. Écran d'ouverture de session

3.1 Ouverture de session

Entrez le code d'utilisateur et le mot de passe que vous a communiqués Service Canada. Le code d'utilisateur n'est pas sensible à la casse. Le mot de passe est sensible à la casse.

Pour continuer, cliquez sur le bouton « Soumettre l'autorisation ».

Un écran de connexion pour entrer un code d’utilisateur et un mot de passe en utilisant un texte libre et un lien avec les instructions de connexion.

Remarque :

  • Le mot de passe qui vous est attribué est temporaire : vous devrez le changer une fois que vous aurez ouvert votre première session. Votre mot de passe doit rester confidentiel. Changez-le régulièrement.
  • Pour obtenir des directives sur les mesures à suivre si vous oubliez votre code d'utilisateur et votre mot de passe, passez à l'étape 3.2 ci-dessous.
  • La section « Annonce » ne s'affichera que s'il y a des annonces.
  • Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d'inactivité. L'application revient alors automatiquement à la page d'accueil par défaut.

3.2 Code d'utilisateur ou mot de passe oublié

3.2.1 Cliquez sur le lien Code d'utilisateur ou mot de passe oublié

L'écran suivant s'affichera :

Liens d’instructions pour rétablir un code d’utilisateur ou un mot de passe oublié pour la Passerelle de données.
3.2.2 Cliquez sur le lien Participant au Programme d'avis d'embauchage

L'écran suivant s'affichera :

Un écran de connexion pour entrer un numéro d'entreprise et une adresse courriel lorsqu'un code d'utilisateur ou un mot de passe nécessite une modification.
3.2.3 Indiquez votre numéro d'entreprise et votre adresse de courriel, et cliquez sur le bouton Soumettre

Remarque : Le numéro d'entreprise et l'adresse courriel ne sont pas sensibles à la casse. Cependant, un message d'erreur s'affiche si une des règles suivantes concernant le numéro d'entreprise ou l'adresse de courriel est transgressée :

Numéro d'entreprise
  • Les neuf premiers chiffres (position de 1 à 9 de gauche à droite) du numéro d'entreprise doivent être numériques.
  • Les neuf premiers chiffres (position de 1 à 9 de gauche à droite) du numéro d'entreprise doivent satisfaire aux conditions du test mod-10.
  • La position des caractères 10 et 11 (de gauche à droite) du numéro d'entreprise doit contenir la valeur « rp » ou « RP ».
  • Les quatre derniers chiffres (position de 12 à 15 de gauche à droite) du numéro d'entreprise doivent être numériques et supérieurs à zéro
Adresse de courriel
  • Le format de courriel doit être « votre nom@votre domaine.com » (« .com » peut être n'importe quelle extension – c.-à-d. « .org » ou « .ca »).
  • La longueur maximale de l'adresse de courriel ne peut pas dépasser 105 caractères.
3.2.4 Si le numéro d'entreprise et l'adresse de courriel satisfont aux règles ci-dessus, les règles d'authentification (de sécurité) suivantes s'appliqueront :

Numéro d'entreprise

Adresse de courriel

3.2.5 Si le numéro d'entreprise et l'adresse de courriel satisfont à toutes les règles d'authentification (de sécurité) :
3.2.6 Sinon, si le numéro d'entreprise ou l'adresse de courriel transgresse une des règles d'authentification (de sécurité), l'avis suivant s'affiche :
Un message demandant à l'utilisateur de contacter le fournisseur pour obtenir de l'aide en utilisant le lien de la page «Contactez-nous» car la demande ne peut être effectuée.

4. Écran Conditions d'utilisation

Pour utiliser la Passerelle de données, il faut accepter les « conditions d'utilisation ». Lisez-les attentivement.

L'écran ci-dessous apparaît à la première ouverture de session des utilisateurs qui n'ont pas encore accepté la version qui suit des conditions d'utilisation. Si les conditions d'utilisation sont modifiées, vous devrez les accepter à nouveau avant d'utiliser la Passerelle.

Les informations sur les conditions d'utilisation s'affichent avec une option pour sélectionner «« Je conviens » ou « Je suis en désaccord» puis continuer.

Pour continuer, choisissez « Je conviens » ou « Je suis en désaccord », puis cliquez sur le bouton CONTINUER.

5. Modification du mot de passe

S’il s’agit de votre première session d’utilisation de la Passerelle, vous serez amené automatiquement à la page Modifier le mot de passe. On vous y demandera d’entrer le mot de passe temporaire que Service Canada vous communiquera. Entrez ensuite votre nouveau mot de passe et confirmez-le.

Le mot de passe courant sera modifié pour qu’il soit plus sécuritaire par la mise en place des règles suivantes:

Remarques importantes : Votre compte d'accès à l'application sera verrouillé après trois tentatives d'accès échouées à l'application avec le même code d'utilisateur. Vous serez redirigé à la page « Compte désactivé » après 15 tentatives d'accès échouées avec un code d'utilisateur erroné (qui n'existe pas dans la Passerelle de données). Votre compte d'accès sera automatiquement réactivé après 30 minutes.

Votre mot de passe doit rester confidentiel.

Utilisez la fonction Code d'utilisateur ou mot de passe oublié décrite à la section 3.2 du présent Guide ou, communiquez avec Service Canada si vous avez oublié votre code d'utilisateur ou votre mot de passe.

Pour modifier un mot de passe, entrer le mot de passe actuel, entrer un nouveau mot de passe, puis entrez a nouveau le nouveau mot de passe pour le confirmer

Pour continuer, cliquez sur le bouton Modifier le mot de passe.

Chapitre 3 : Pages d'accueil de la Passerelle de données du PAE

Remarque : Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d'inactivité. L'application revient alors automatiquement à la page d'accueil par défaut.

La page d'accueil (figure ci-dessous) s'affichera une fois votre session ouverte. Votre code d'utilisateur et votre numéro de session apparaîtront au haut de la page.

La page d'accueil pour le Programme d’avis d’embauchage permet de sélectionner un organisme, télécharger un fichier ou voir l'historique.

Cette page contient un certain nombre de boutons et de liens qui vous permettront de vous déplacer dans le site. Vous pouvez choisir un organisme inscrit et entrer de nouveaux embauchages ou rappels ainsi que mettre à jour ou visualiser des embauchages et des rappels déjà entrés. Vous pouvez également inscrire un nouvel organisme au nom duquel vous souhaitez transmettre des avis ou modifier les renseignements d'un organisme déjà entré en cliquant sur le bouton Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. Consultez les chapitres suivants pour apprendre comment vous servir de ces fonctions.

Il est possible d'accéder à la page d'accueil permanente de la Passerelle de données du PAE à partir de n'importe quelle page en cliquant sur le lien Page d'accueil se trouvant sous la section Menu à la gauche de la page ou sur la Barre d'outils au haut de la page.

Chapitre 4 – Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme / Interrompre la participation d'un organisme

Remarque : Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d'inactivité. L'application revient alors automatiquement à la page d'accueil par défaut.

Page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser l'organisme

Ces écrans vous permettront d'ajouter un nouvel organisme pour lequel vous souhaitez transmettre des avis, d'interrompre la participation d'un organisme et/ou de mettre à jour et de visualiser les renseignements relatifs à un organisme déjà entré. Votre code d'utilisateur et votre numéro de session ainsi que des renseignements généraux sur l'organisme choisi apparaîtront au haut de la page.

1. Comment ajouter un organisme au nom duquel vous souhaitez transmettre des avis?

En tant que fournisseur de renseignements du PAE, vous devez transmettre les avis qui concernent votre organisme. Mais vous pouvez également transmettre des avis au nom d'autres organismes (autres numéros d'entreprise).

Pour transmettre des avis concernant un autre organisme, vous devez d'abord :

*Il a participé au PAE, mais sa participation a été interrompue. Reportez-vous à la partie 4 (Interruption de la participation d'un organisme) du présent chapitre pour en savoir plus.

Suivez les étapes présentées ci-dessous pour inscrire l'organisme.

La page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme s'affichera.

Les renseignements de base et les informations liées aux entreprises sont visibles pour les organismes sélectionnées correspondantes.

Remarque : La mention « Le fournisseur de renseignements du PAE soumet pour cet organisme » s'affiche au-dessus du numéro d'entreprise.

1.1 Soit,

1.2 Numéro d'entreprise

Entrez le numéro d'entreprise.

Remarque : Vous ne pourrez pas entrer de données dans les autres champs ou cliquer sur le bouton Soumettre avant que le numéro d'entreprise n'ait été validé.

Description
Numéro attribué par l'Agence du revenu du Canada (ARC) servant à déclarer à cette même agence les informations de paie des employés.

Dans la Passerelle, on demande le numéro d'entreprise afin d'identifier facilement l'organisme, car à chaque entreprise correspond un numéro unique.

Règles
Un message d'erreur apparaîtra si l'une des règles suivantes n'est pas respectée :
  • Les neuf premiers caractères (de gauche à droite) du numéro doivent être des chiffres.
  • Les neuf premiers chiffres (de gauche à droite) du numéro doivent respecter les conditions du test mod-10.
  • Les dixième et onzième caractères (de gauche à droite) du numéro doivent contenir la valeur « RP ».

    Remarque : Vous pouvez entrer les lettres en minuscules (« rp »); le système les retranscrira automatiquement en majuscules.

  • Les quatre derniers caractères (de la douzième à la quinzième position en partant de la gauche) du numéro doivent être des chiffres supérieurs à zéro.
  • Le numéro d'entreprise peut être enregistré dans le Système automatisé de données sur la rémunération (SADR) tant que l'état de l'employeur dans ce système n'est pas « Supprimé ».

    Remarque : « Supprimé » signifie que l'entreprise ne participe pas actuellement au programme SADR

  • Le numéro d'entreprise doit être enregistré auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC), et le compte correspondant à ce numéro, à l'ARC, doit être « Ouvert ».

    Remarque : Si votre numéro d'entreprise n'est pas enregistré auprès de l'ARC ou que le compte correspondant à ce numéro à l'ARC est « Fermé », veuillez communiquer avec l'ARC pour rectifier la situation.

  • Si le numéro d'entreprise existe déjà dans la Passerelle de données du PAE, l'organisme ne peut pas être un participant actuel. Le statut de participation de l'organisme ne peut être « Participant », « En retard ou non rapporté » et « Notifié à la suite d'un retard ou non rapporté ».

    Remarque : Si le numéro d'entreprise est rejeté parce qu'il correspond, dans le système, à un organisme participant au PAE, veuillez contacter Service Canada pour obtenir de l'aide. Pour obtenir les coordonnées de Service Canada, cliquez sur le bouton Contactez-nous au haut de la page ou reportez-vous à la partie Contactez-nous du chapitre 6 du présent guide.

1.3 Cliquez sur le bouton Valider le numéro d'entreprise.

1.4 Si le numéro d'entreprise est correct, la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme s'actualise et il est possible d'entrer des données dans les autres champs ou de les modifier.

La page actualisée permet de compléter ou de modifier les champs.

Remarques

Vous ne pourrez pas modifier le numéro d'entreprise à cette étape. Vous ne pourrez le faire que lorsque tous les champs obligatoires auront été soumis et validés.

Le bouton Valider le numéro d'entreprise aura disparu, et le bouton Soumettre sera alors actif.

Si le numéro d'entreprise existe déjà dans le système, la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme présentera les renseignements actuels de l'organisme.

1.5 Entrez ou mettez à jour les renseignements obligatoires portant sur l'organisme

Lorsque vous entrez ou que vous mettez à jour des informations relatives à un organisme, vous devez respecter les procédures et les règles qui suivent :

Remarque : Tous les champs obligatoires sont suivis d'un astérisque.

Procédures et règles relatives à l'insertion ou à la mise à jour d'informations

1.5.1 Code de localisation des feuilles de paye
Description
Permet à l'organisme de distinguer ses différentes unités. Par exemple, bureaux, centres de paie, usines, succursales, magasins ou filiales.
Règles
La saisie du code de localisation des feuilles de paye est facultative. Toutefois, si une valeur est entrée ou modifiée, celle-ci ne peut avoir plus de quatre caractères.
1.5.2 Nom de l'organisme
Description
Nom sous lequel l'organisme est connu ou entreprend ses activités.
Règles
Le nom de l'organisme que l'on entre ou que l'on modifie sera rejeté s'il n'est pas conforme aux deux règles suivantes :
  • Le nom est obligatoire.
  • Le nom ne peut comporter plus de 30 caractères.
1.5.3 Nom de la personne-ressource
Description
Unité ou personne servant de point de contact au sein de l'organisme.
Règles
Le nom de la personne-ressource que l'on entre ou que l'on modifie sera rejeté s'il n'est pas conforme aux règles suivantes :
  • Le nom de la personne-ressource est obligatoire.
  • Le nom de la personne-ressource ne peut comporter plus de 25 caractères.
1.5.4 Langue préférée de la personne-ressource
Description
Langue officielle que la personne-ressource préfère utiliser dans ses communications avec le gouvernement fédéral.
Règles
Si aucune langue n'est choisie, c'est la langue qui apparaît dans le menu déroulant qui sert de valeur par défaut.
1.5.5 Méthode préférée de la personne-ressource
Description
Méthode par laquelle l'organisme préfère être contacté.
Règles
Si aucune méthode n'est choisie, c'est la méthode qui apparaît dans le menu déroulant qui sert de valeur par défaut.
1.5.6 Adresse municipale
Description
Ensemble de données décrivant une localisation unique sur une rue, un chemin ou une voie dans une municipalité, données fournies par une autorité municipale ou une autre autorité officiellement reconnue.
Règles
L'adresse municipale que l'on entre ou que l'on modifie sera rejetée si elle n'est pas conforme aux règles suivantes :
  • L'adresse municipale est obligatoire.
  • L'adresse municipale ne peut comporter plus de 30 caractères.
1.5.7 Nom de la municipalité
Description
Nom officiel d'une municipalité, ou d'un secteur perçu comme ayant le statut d'une municipalité. Il peut s'agir d'un nom de ville, de municipalité ou de village.
Règles
Le nom de la municipalité que l'on entre ou que l'on modifie sera rejeté s'il n'est pas conforme aux règles suivantes :
  • Le nom de la municipalité est obligatoire.
  • Le nom de la municipalité ne peut comporter plus de 20 caractères.
1.5.8 Code postal ou code ZIP
Description
  • Code postal : Code composé de six caractères alphanumériques utilisé par la Société canadienne des postes pour nommer un secteur géographique, un Ministère ou un grand établissement universitaire.

ou

  • Code ZIP : Code composé de cinq à neuf chiffres utilisé par les postes américaines pour nommer un secteur géographique occupé par des citoyens américains (villes, navires, ambassades, etc.).
Règles
Le code postal ou ZIP que l'on entre ou que l'on modifie sera rejeté s'il n'est pas conforme aux règles suivantes :
  • Le code postal ou ZIP est obligatoire.
  • Le code postal ou ZIP ne peut comporter plus 10 caractères.
  • Seul un code postal ou un code ZIP peut être entré.
    • Si un code ZIP est entré, il faut :
      1. Qu'il comporte cinq chiffres ou dix caractères.
      2. Si une valeur de dix caractères est entrée, que les cinq premiers caractères (à partir de la gauche) du code soient des chiffres; le sixième caractère (à partir de la gauche) peut être un « - », et les quatre derniers caractères (à partir de la gauche) doivent être des chiffres.
    • Si un code postal est entré, il faut :

      Remarque : Tout espace placé entre le troisième et le quatrième caractère du code postal sera supprimé.

      1. Qu'il ne comporte que six caractères.

        Remarque : Il n'est pas utile d'entrer un espace ou un « - » entre le troisième et le quatrième caractère du code. Si un espace ou un « - » est saisi entre ces caractères, le code postal ne sera pas rejeté. Lorsque la page est soumise puis actualisée, l'espace ou le « - » disparaît. Toutefois, si plus d'un espace ou plus d'un « - » est entré entre ces caractères, le code postal sera rejeté.

        et
      2. Qu'il comporte une lettre en première, troisième et cinquième position (à partir de la gauche).

        Remarque : Si la première, la troisième et la cinquième lettre sont entrées en minuscules, l'application les convertira automatiquement en majuscules lorsque la page sera soumise puis actualisée.


        et
      3. Qu'il comporte un chiffre en deuxième, quatrième et sixième position (à partir de la gauche).
        et
      4. Qu'il comporte, en première position (à partir de la gauche), l'une des valeurs possibles suivantes : A, B, C, E, G, H, J, K, L, M, N, P, R, S, T, V, X ou Y.
        et
      5. Si le premier caractère (à partir de la gauche) est un X, que les deux caractères suivants (à partir de la gauche) aient l'une des valeurs possibles suivantes : 0A, 0B, 0C, 0E, 0G, 0H, 0K ou 1A.
        Il convient de noter ce qui suit :
1.5.9 Province ou État et pays connexe

Vous ne pouvez pas entrer une valeur dans ce champ qui est à lecture seulement.

Après que des informations valides sur l'organisme sont soumises, le code postal ou ZIP sert à trouver automatiquement la province, le territoire ou l'État correspondant ainsi que le pays.

La page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme sera alors actualisée et affichera la province, le territoire ou l'État ainsi que le pays de l'organisme dans les champs prévus à cet effet. Si le système n'est pas en mesure de trouver la province, le territoire ou l'État à partir du code postal ou ZIP, un message d'erreur s'affichera.

1.5.10 Coordonnées téléphoniques
Description
  • Indicatif régional – Code choisi parmi un nombre limité de codes définis par des compagnies téléphoniques et utilisés au Canada, aux États-Unis et dans les Caraïbes pour désigner une zone (surtout géographique) d'appel.
  • Numéro de téléphone – Numéro attribué par une compagnie téléphonique « locale » pour désigner une « adresse téléphonique » au Canada, aux États-Unis et dans les Caraïbes.
  • Poste – Chiffre ou combinaison de chiffres permettant de joindre un destinataire parmi d'autres ayant le même numéro de téléphone.
Règles
  • Les coordonnées téléphoniques que l'on entre ou que l'on modifie seront rejetées si elles ne sont pas conformes aux règles suivantes :
    • Lorsque l'on entre ou que l'on modifie un indicatif régional :
      • L'indicatif régional est obligatoire.
      • Trois chiffres doivent être entrés.
      • Le premier chiffre (à partir de la gauche) doit être supérieur à zéro.
    • Lorsque l'on entre ou que l'on modifie un numéro de téléphone :
      • Le numéro de téléphone est obligatoire.
      • Les trois premiers caractères (à partir de la gauche) doivent être des chiffres et le premier chiffre (à partir de la gauche) doit être supérieur à zéro.

        Remarque : Bien que ce ne soit pas nécessaire, vous pouvez entrer un espace ou un « - » entre le troisième et le quatrième chiffre du numéro. Lorsque la page est soumise et actualisée, un « - » sera automatiquement inséré entre ces caractères.

      • Les quatre derniers caractères (à partir de la gauche) doivent être des chiffres.
    • Lorsque l'on entre ou que l'on modifie un numéro de poste :
      Le numéro de poste est facultatif.
      Toutefois, si l'on entre ou que l'on modifie un numéro de poste :
      • Il ne peut comporter plus de quatre chiffres.
      • Il doit comporter des chiffres uniquement.
1.5.11 Courrier électronique
Description
Adresse permettant d'envoyer et de recevoir des messages électroniques.
Règles
Le courrier électronique que l'on entre ou que l'on modifie sera rejeté s'il n'est pas conforme aux règles suivantes :
  • L'adresse de courrier électronique est obligatoire.
  • L'adresse de courrier électronique doit avoir la forme suivante : votrenom@nomdudomaine.com » (il peut aussi s'agir d'une autre extension, comme « .org » ou « .ca »).

L'adresse de courrier électronique ne peut comporter plus de 105 caractères.

1.5.12 Demandeur de feuille de paye
Description
Permet d'indiquer si l'organisme doit recevoir la demande de feuille de paye.
Règles
Si la demande de feuille de paye doit être envoyée à cet organisme, cliquez sur l'option « Oui ».
Mais si la demande de feuille de paye est à envoyer au fournisseur de renseignements du PAE de l'organisme en question, cliquez sur l'option « Non ».

1.6 Cliquez sur le bouton Soumettre.

1.7 Un message vous permettra de savoir si l'ajout de l'organisme a fonctionné.

Si l'ajout de l'organisme n'a pas fonctionné, effectuez, si vous le pouvez, les corrections qui s'imposent puis soumettez le formulaire à nouveau.

Si l'ajout a bien fonctionné, la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme s'actualisera (voir la figure ci-dessous) et vous verrez toutes les valeurs que vous avez entrées ou modifiées ainsi que les informations suivantes :

La liste comprendra, en ordre décroissant de date d'entrée en vigueur, le statut concernant la participation et la date d'entrée en vigueur (entre parenthèses) pour chacun des statuts de l'organisme.

Les nouveaux onglets de fonction - Nouvel organisme et interrompte la participation - apparaissent lorsque tous les champs sont complétés ou mis à jour.

2. Visualiser les renseignements d'un organisme et les mettre à jour

Suivez les étapes décrites ci-dessous pour visualiser les renseignements d'un organisme ou les mettre à jour.

2.1 Soit,

*À remarquer concernant le menu déroulant Sélectionner un organisme :

Le numéro d'entreprise du fournisseur de renseignements du PAE apparaîtra au haut de la liste (en première position).

Si le fournisseur de renseignements du PAE transmet également des avis sur d'autres organismes, les numéros d'entreprise de ces organismes apparaîtront dans la liste par ordre croissant sous le numéro d'entreprise du fournisseur de renseignements du PAE.

En plus du numéro d'entreprise de l'organisme, les éléments suivants peuvent apparaître dans la liste :

2.2 La page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme apparaîtra et comprendra les informations actuelles de l'organisme.

Remarque :

Votre code d'utilisateur, votre numéro de session et des renseignements généraux sur l'organisme sélectionné apparaîtront au haut de la page. Tous les champs obligatoires seront suivis d'un astérisque.

2.3 S'il faut modifier les renseignements de l'organisme

Un message vous indiquera si les modifications apportées aux renseignements de l'organisme ont été sauvegardées.

Si les modifications n'ont pas fonctionné, faites, si vous le pouvez, les corrections qui s'imposent et soumettez le formulaire à nouveau.

Si les modifications ont bien fonctionné, la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme s'actualisera, et vous verrez toutes les valeurs que vous avez modifiées.

3. Interruption de la participation d'un organisme

Suivez les étapes présentées ci-dessous pour mettre fin à la participation d'un organisme.

3.1 Soit,

* À remarquer concernant le menu déroulant Sélectionner un organisme:

Le numéro d'entreprise du fournisseur de renseignements du PAE apparaîtra au haut de la liste (en première position).

Si le fournisseur de renseignements du PAE transmet également des avis sur d'autres organismes, les numéros d'entreprise de ces organismes apparaîtront dans la liste par ordre croissant sous le numéro d'entreprise du fournisseur de renseignements du PAE.

En plus du numéro d'entreprise de l'organisme, les éléments suivants peuvent apparaître dans la liste :

  • Si l'organisme ne se conforme pas aux exigences de déclaration du PAE, un astérisque précédera le numéro d'entreprise. Cela signifie que le statut actuel de participation de l'organisme est « En retard ou non rapporté » ou « Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté ». Reportez-vous au chapitre 5 pour en savoir plus sur les exigences relatives à la transmission d'avis du PAE.
  • Le nom de l'organisme.
  • La dernière période de transmission d'avis, entre parenthèses, à droite du nom de l'organisme. Si aucune période de transmission d'avis n'est associée à l'organisme, rien ne sera affiché.

3.2 Cliquez sur le bouton Interrompre la participation au bas de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme.

Le message de confirmation suivant s'affichera et vous devrez confirmer votre choix.

Lorsque 'Interrompre la participation' est sélectionné, un message est présenté à l'utilisateur pour confirmer s'il veut interrompre sa participation ou non.

Cliquez sur OK pour continuer le processus d'interruption.

3.3 Si vous avez sélectionné un organisme pour lequel vous transmettez des avis, suivez les étapes présentées ci-dessous. Autrement, si vous avez décidé de mettre un terme à votre participation (en tant que fournisseur de renseignements du PAE), passez à l'étape 3.4.

3.3.1 La section suivante, qui porte sur l'interruption de la participation, apparaîtra au bas de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme.
Une raison doit être sélectionnée dans une liste déroulante pour indiquer pourquoi l'organisme a choisi d'interrompre la participation au programme.
3.3.2 Lisez attentivement le message apparaissant dans la section relative à l'interruption de la participation.
3.3.3 Si vous voulez toujours mettre un terme à votre activité de transmission d'avis pour l'organisme en question, choisissez l'option « Oui » répondant à la question « Interrompre la participation? », puis sélectionnez l'option qui convient dans la liste « La raison de l'interruption de votre participation au nom de cet organisme ».

*Remarque :
Sélectionnez « Non plus un participant : Perte d'intérêt » si l'organisme ne souhaite plus participer au PAE.

Sélectionnez « Non plus un participant : Retirer exigence » si :

  • L'organisme a décidé d'utiliser le Système automatisé de données sur la rémunération;
  • L'organisme va devenir son propre fournisseur de renseignements du PAE ou va relever d'un autre fournisseur de renseignements du PAE;
  • Les embauchages et les rappels de l'organisme seront communiqués sous un autre numéro d'entreprise.
3.3.4 Cliquez sur le bouton Soumettre.

Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre, le système vous ramènera à la page d'accueil de la Passerelle de données du PAE. L'organisme dont vous venez d'interrompre la participation n'apparaîtra plus dans le menu déroulant Sélectionner un organisme.

Aucune autre mesure n'est nécessaire.

Remarque importante
Pour réinscrire un organisme dont la participation a été interrompue, par accident ou non, suivez les directives présentées dans la partie 1 du présent chapitre.

3.4 Si vous avez décidé d'interrompre la participation de votre organisme (en tant que fournisseur de renseignements du PAE), suivez les étapes présentées ci-dessous.

3.4.1 La section suivante, qui porte sur l'interruption de la participation, apparaîtra au bas de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme.
Une fois qu'une raison d'interruption de la participation est sélectionnée, elle est remplie et peut être soumise.
3.4.2 Lisez attentivement le message apparaissant dans la section relative à l'interruption de la participation.
3.4.3 Si vous souhaitez toujours interrompre la participation de votre organisme :

Choisissez l'option « Oui » répondant à la question « Interrompre la participation? ».

Sélectionnez l'option qui convient dans le menu déroulant « Raison de l'interruption de la participation en tant qu'organisme fournisseur de renseignements PAE ».

*Remarque
Sélectionnez « Non plus un participant : Perte d'intérêt » si l'organisme ne souhaite plus participer au PAE.

Sélectionnez « Non plus un participant : Retirer exigence » si :

  • L'organisme a décidé d'utiliser le Système automatisé de données sur la rémunération;
  • L'organisme va devenir son propre fournisseur de renseignements du PAE ou va relever d'un autre fournisseur de renseignements du PAE;
  • Les embauchages et les rappels de l'organisme seront communiqués sous un autre numéro d'entreprise.

Si, en tant que fournisseur de renseignements du PAE, vous transmettiez également les avis d'autres organismes, choisissez alors la mention appropriée dans le menu déroulant « La raison de l'interruption de votre participation au nom de ces organismes ».

Remarque

  1. Le menu déroulant « La raison de l'interruption de votre participation au nom de ces organismes » n'apparaîtra que si vous transmettez des avis au nom d'autres organismes.
  2. Si un ou plusieurs organismes dont vous vous occupiez doivent être assortis de raisons différentes, vous devez d'abord interrompre la participation des organismes pour lesquels il faut attribuer une raison différente (l'exécution de cette tâche est décrite à l'étape 3.3) puis procéder à l'interruption de votre participation et à celle de vos autres organismes.
3.4.4 Cliquez sur le bouton Soumettre. Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre, le système vous ramènera à la page d'accueil par défaut de la passerelle de données du PAE.

Chapitre 5 – Conformité au PAE et avis d'embauche et de rappel

Remarque : Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d'inactivité. L'application revient alors automatiquement à la page d'accueil par défaut.

1. Exigences relatives à la transmission d'avis dans le cadre du PAE

En tant que fournisseur de renseignements du PAE, vous devez communiquer chaque mois les embauchages et les rappels de tous les organismes figurant dans votre menu déroulant Sélectionner un organisme, y compris ceux de votre organisme.

Vous pouvez communiquer les avis aussi souvent que vous le souhaitez au cours du mois. Par exemple, chaque fois qu'un embauchage ou un rappel a lieu. Vous n'êtes pas tenu d'attendre la fin du mois pour transmettre les données.

Si vous ne vous conformez pas à cette règle (par oubli ou non), on vous l'indiquera de l'une des façons exposées ci-après tant qu'il n'y aura pas conformité :

  1. Dans votre menu déroulant Sélectionner un organisme, un astérisque précédera le numéro d'entreprise de tous les organismes pour lesquels il n'y a pas conformité à la règle.
  2. Le statut actuel de participation de l'organisme qui apparaît dans la fenêtre Statut/historique concernant la participation de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme sera « En retard ou non rapporté » ou « Notifié à la suite d'un retard ou non rapporté ».

    Remarque : Le statut de participation de l'organisme figure toujours au haut de la liste.

  3. Vous allez recevoir un rappel par courrier électronique.
  4. Après que vous aurez ouvert une session de la Passerelle, le rappel suivant s'affichera :
Les messages rappelle à l'utilisateur de signaler les embauches et / ou les rappels pour l'organisme correspondant pour la période de déclaration.

Lisez attentivement le message de rappel.

Cliquez sur le bouton CONTINUER pour signaler que vous avez bien lu le rappel.

Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton CONTINUER, la page d'accueil de la Passerelle de données du PAE s'affichera.

Remarque : Tous les organismes qui figurent dans le rappel et dont le statut de participation était « En retard ou non rapporté » passeront au statut « Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté ». Reportez-vous au contenu de la fenêtre Statut/Historique concernant la participation de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme page.

Reportez-vous à la partie 2 (Déclaration, visualisation, mise à jour et suppression d'embauchages et de rappels) du présent chapitre pour obtenir des directives sur la manière de transmettre les avis pour tous vos organismes.

2. Déclaration, visualisation, mise à jour et suppression d'embauchages et de rappels

Si vous n'avez aucun nouvel embauchage ni aucun nouveau rappel à déclarer ou si vous souhaitez déclarer de nouveaux embauchages et rappels, reportez-vous à la partie 2.1 ci-après.

Si vous souhaitez visualiser, mettre à jour et/ou supprimer des embauchages ou des rappels que vous avez déjà transmis, reportez-vous à la partie 2.2 ci-après.

2.1 Déclaration d'absence d'embauchage et de rappel ou déclaration de nouveaux embauchages et de rappels

Suivez les étapes ci-dessous si vous n'avez aucun nouvel embauchage ni aucun nouveau rappel à déclarer ou si vous désirez déclarer de nouveaux embauchages et rappels pour un organisme.

2.1.1 Soit,

La page Entrer embauchages / rappels apparaîtra.

Remarque : Votre code d'utilisateur, votre numéro de session et des renseignements généraux sur l'organisme apparaîtront au haut de la page.

Des embauches et / ou des rappels ou des contrats de location / retrait sont soumis pour l'organisme correspondant par période de déclaration.
2.1.2 Si vous avez des embauchages et des rappels à déclarer pour le mois en cours et/ou des embauchages et des rappels en retard pour des mois antérieurs, passez à l'étape 2.1.3.

Remarque : Il s'agit des embauchages et des rappels que vous avez oublié de transmettre ou dont vous ignoriez l'existence jusqu'à maintenant.

Autrement, si vous n'avez pas d'embauchages et de rappels à déclarer pour le mois en cours et/ou d'embauchages et de rappels en retard pour des mois antérieurs, suivez les étapes ci-après.

2.1.2.1 Il vous suffit de cliquer sur le bouton Aucun embauchage / rappel.
2.1.2.2 Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Aucun embauchage / rappel, la page Entrer embauchages / rappels se rafraîchira et voici ce qui se passera.
  1. Le message de confirmation suivant apparaît sur la page Entrer embauchages / rappels sous le menu déroulant Sélectionner un organisme.
  2. La dernière période de déclaration de l'organisme sera actualisée pour faire apparaître l'année actuelle et les valeurs du mois.
  3. S'il n'y avait pas conformité aux exigences de déclaration du PAE (le statut de participation de l'organisme était « En retard ou non rapporté » ou « Notifiés à la suite d'un retard ou non rapporté »), on estimera que l'organisme respecte maintenant les exigences (le statut de participation de l'organisme passera à « Participant »).

    Remarque : Reportez-vous à la partie 1 du présent chapitre pour obtenir plus de détails sur les exigences en matière de transmission des avis.

  4. Pour cet organisme, le bouton Aucun embauchage n'apparaît que le mois suivant.
La page Entrer embauches / rappels est actualisée et affiche un message de confirmation.
2.1.2.3 C'est tout ce qu'il y a à faire. Toutefois, si vous vous apercevez, par la suite, que vous avez des embauchages ou des rappels à communiquer pour le mois en cours, vous pouvez encore le faire : il vous suffit de suivre les étapes présentées dans la partie 2.1.3 ci-dessous.
2.1.3 Si vous avez des embauchages et des rappels à déclarer pour le mois en cours et/ou des embauchages et des rappels en retard à déclarer pour des mois antérieurs, suivez l'une ou l'autre des deux étapes suivantes.

*Remarque : Il s'agit des embauchages et des rappels que vous avez oublié de transmettre ou dont vous ignoriez l'existence jusqu'à maintenant.

Si vous souhaitez entrer manuellement vos embauchages et vos rappels sur la page Entrer embauchages / rappels, passez à l'étape 2.1.3.1.

Si vous souhaitez soumettre un fichier qui contient tous vos embauchages et vos rappels à partir de la page Entrer embauchages / rappels, passez à l'étape 2.1.3.2.

2.1.3.1 Entrer manuellement vos embauchages et vos rappels sur la page Entrer embauchages / rappels.
2.1.3.1.1 Entrez des données dans les champs obligatoires (embauchages et rappels) pour chaque personne.

Remarque

Lorsque vous entrez les données dans les champs prévus pour les embauchages et les rappels, respectez les procédures et les règles qui suivent :

Procédures et règles

Numéro d'assurance sociale

Description
Numéro d'assurance sociale d'une personne qui vient d'être embauchée ou rappelée par un organisme.
Règles
Un message d'erreur apparaîtra si le numéro d'assurance sociale ne respecte pas toutes les règles suivantes :
  • Le numéro d'assurance sociale est obligatoire.
  • Vous devez entrer neuf chiffres.
  • Le premier chiffre (caractère en première position à partir de la gauche) du numéro ne doit pas être un zéro.
  • La valeur entrée pour le numéro d'assurance sociale doit respecter les conditions du test mod-10.

Premier jour de travail

Description
Il s'agit de la première journée de travail de l'employé qui vient d'être embauché ou la dernière date de retour au travail d'un employé.
Règles

Le premier jour de travail est obligatoire.

Vous devez entrer une date valide respectant l'une des deux formes suivantes : AAAA-MM-JJ ou AAAAMMJJ. Vous pouvez soit entrer la date, soit cliquer sur l'icône du calendrier à la droite du champ pour choisir une date.

Remarque : Il n'est pas nécessaire d'entrer les deux « - » dans la date. Si les deux « - » ne sont pas saisis, ils apparaîtront automatiquement lorsque la page aura été soumise et actualisée.

La date doit être comprise entre la date du jour et la date du jour moins six mois.

Numéro d'insigne ou de feuille de paye

Description
Numéro qu'utilisent certains organismes comme méthode supplémentaire d'identification de leurs employés. Il permet à l'organisme de retrouver le dossier de paye d'un employé quand il reçoit une demande de feuille de paye de Service Canada.
Règles
Le numéro d'insigne ou de feuille de paye est facultatif. Toutefois, si une valeur est entrée, elle ne doit pas comporter plus de 15 caractères.
Autres règles relatives aux transmissions d'avis d'embauchage et de rappel
  • Il est possible que plus d'un organisme souhaite embaucher ou rappeler une même personne le même jour ou à des dates différentes (même NAS et même premier jour de travail ou même NAS mais des dates de premier jour de travail différentes). Vous pouvez donc entrer la même transaction (ou une transaction semblable) d'embauchage ou de rappel pour plus d'un organisme.

Exemple

Une transaction d'embauchage ou de rappel est saisie pour l'entreprise dont le numéro est le 123456789RP0001; le NAS est le 123456789 et le premier jour de travail le 2008-08-01. La transaction d'embauchage ou de rappel sera acceptée, car aucune autre transaction de cette nature comportant les mêmes valeurs n'a déjà été effectuée pour cet organisme.

Une autre transaction d'embauchage ou de rappel concernant un autre organisme (par exemple, numéro d'entreprise 888888888RP0001) est entrée avec le même NAS et le même premier jour de travail que ceux utilisés par l'entreprise 123456789RP0001. La transaction concernant l'entreprise 888888888RP0001 sera acceptée.

Une autre transaction d'embauchage ou de rappel concernant un autre organisme (par exemple, numéro d'entreprise 888888888RP0001) est entrée. Elle comporte le même NAS que celui utilisé par l'entreprise 123456789RP0001, mais une date de premier jour de travail différente. La transaction concernant l'entreprise 888888888RP0001 sera acceptée.

  • Un même organisme ne peut pas embaucher ou rappeler une même personne un même jour plus d'une fois (mêmes NAS et premier jour de travail). Vous ne pouvez donc pas entrer deux fois les mêmes avis d'embauchage ou de rappel pour un même organisme.

Exemple

Une transaction d'embauchage ou de rappel est saisie pour l'entreprise dont le numéro est le 123456789RP0001; le NAS saisi est le 123456789 et le premier jour de travail le 2008-08-01. La transaction sera acceptée, car aucune autre transaction de cette nature comportant les mêmes valeurs (NAS et premier jour de travail) n'a déjà été effectuée pour cet organisme.

Cependant, si une autre transaction d'embauchage ou de rappel concernant le même employeur est entrée avec le même NAS et le même premier jour de travail, la transaction sera rejetée.

  • Vous pouvez entrer une transaction d'embauchage ou de rappel comportant le même numéro d'assurance sociale, mais une date de premier jour de travail différente par rapport à une transaction de même nature déjà effectuée pour le même organisme, tant que le premier jour de travail et la date du dernier embauchage ou rappel déclaré sont séparés d'au moins sept jours civils.

Exemple

Une transaction est saisie pour l'entreprise 123456789RP0001; le NAS entré est le 123456789 et le premier jour de travail est le 2008-08-01. La transaction sera acceptée, car aucune autre transaction de cette nature comportant les mêmes valeurs (NAS et premier jour de travail) n'a déjà été effectuée pour cet organisme.

Une autre transaction d'embauchage ou de rappel concernant le même employeur est entrée; elle comporte le même NAS, mais une date de premier jour de travail différente : le 2008-08-04. La transaction d'embauchage ou de rappel sera rejetée parce que le premier jour de travail n'est pas séparé d'au moins sept jours par rapport à la dernière transaction d'embauchage effectuée.

Une autre transaction d'embauchage ou de rappel concernant le même employeur est entrée; elle comporte le même NAS, mais une date de premier jour de travail différente : le 2008-08-20. La transaction d'embauchage ou de rappel sera acceptée, car la date du premier jour de travail est séparée d'au moins sept jours par rapport à la dernière transaction d'embauchage ou de rappel effectuée.

2.1.3.1.2 Cliquez sur le bouton Soumettre une fois que vous avez entré et/ou corrigé toutes les transactions d'embauchage et de rappel.

Cette page s'actualisera après que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre et ce qui suit se produira.

a) Des statistiques ainsi que des consignes sur le traitement des transactions d'embauchage ou de rappel s'afficheront sur la page Entrer embauchages / rappels sous la liste déroulante Sélectionner un organisme.

b) Toutes les transactions d'embauchage ou de rappel valides (acceptées) n'apparaîtront plus sur cette page

Remarque :Vous pouvez visualiser, mettre à jour ou supprimer les transactions d'embauchage et de rappel valides qui viennent d'être soumises ainsi que certaines transactions déjà soumises en vous rendant à la page Mettre à jour / Visualiser embauchages / rappels. Reportez-vous à la partie 2.2 ci-dessous pour en savoir plus sur cette page.

c) Toutes les transactions d'embauchage ou de rappel non valides (rejetées) s'afficheront sur cette page de même que le message d'erreur correspondant.

Remarque : S'il y a toujours des erreurs dans une transaction d'embauchage ou de rappel, apportez les corrections nécessaires puis soumettez-la de nouveau.

d) Si au moins une des transactions d'embauchage ou de rappel est acceptée, ce qui suit se produira

Remarque : Reportez-vous à la partie 1 du présent chapitre pour en savoir plus sur les obligations relatives à la transmission d'avis dans le cadre du PAE.

e) Une fois toutes les transactions d'embauchage et de rappel acceptées, tous les champs de la page Entrer embauchages / rappels seront vidés pour vous permettre d'entrer d'autres transactions concernant l'organisme.

2.1.3.2 Soumettre un fichier qui contient tous vos embauchages et tous vos rappels à partir de la page Entrer embauchages / rappels

Notez les recommandations suivantes :

2.1.3.2.1 Cliquez sur le bouton Soumettre fichier. La page suivante Entrer embauchages / rappels s'affichera.
Sélectionnez un fichier à télécharger via le bouton 'Parcourir'.
2.1.3.2.1.1 Notez les exigences suivantes relatives aux fichiers.

2.1.3.2.1.2 Notez les exigences suivantes relatives aux enregistrements des embauchages et des rappels

La disposition de l'enregistrement d'embauchage et de rappel doit être le suivant.

Numéro d'assurance sociale
(Genre de données : Numérique, Longueur : 9 (obligatoire), doit se conformer aux règles décrites à la section 2.1.3.1.1.)
Premier jour de travail
(Genre de données : Numérique, Longueur : 8, Format : AAAAMMJJ, doit se conformer aux règles décrites à la section 2.1.3.1.1.)
Numéro d'insigne ou de feuille de paye
(Genre de données : Caractère, Longueur minimum : 0/nul, Longueur maximum : 15, Facultatif, doit se conformer aux règles décrites à la section 2.1.3.1.1.)

Exemple :

33333333320081114SSSSSSSSSSSSSSS
11111111120081224ABCDEFGHI123456
44444444420081024

Vous pouvez saisir les enregistrements d'embauchage et de rappel dans n'importe quel ordre.

Des enregistrements d'embauchage ou de rappel vides ne seront pas pris en compte et seront contournés.

2.1.3.2.2 Si vous connaissez le chemin d'accès dans votre répertoire de même que le nom du fichier, tapez ce chemin d'accès et ce nom dans le champ Sélectionner le champ à charger. Autrement, cliquez sur le bouton Browse puis trouvez et sélectionnez votre fichier à partir de votre répertoire.

2.1.3.2.3 Cliquez sur le bouton Charger fichier embauchages / rappels.

Remarque : Selon la quantité d'enregistrements d'embauchage / rappel dans votre fichier, les résultats du téléchargement peuvent prendre de quelques secondes à quelques minutes (1-2) avant d'être affichés à l'écran.

2.1.3.2.3.1 Si le fichier n'est pas valide (ne respecte pas une des exigences décrites à la section 2.1.3.2.1.1), le message d'erreur correspondant s'affichera sur la page Entrer embauchages / rappels et le fichier en entier de même que tous ses enregistrements d'embauchages et de rappels seront rejetés.

Corrigez le problème du fichier puis répétez les étapes 2.1.3.2.2 et 2.1.3.2.3.

Reportez-vous à la page Entrer embauchages / rappels ci-après.

Un message d'erreur s'affiche lorsqu'un nom de fichier n'est pas sélectionné pendant le téléchargement du fichier.

2.1.3.2.3.2 Autrement, si le fichier est valide (respecte toutes les exigences mentionnées dans la section 2.1.3.1.1) :

2.1.3.2.3.2.1 Si tous les enregistrements d'embauchages et de rappels dans le fichier sont valides (respectent les exigences décrites dans la section 2.1.3.2.1.2), la page Entrer embauchages / rappels s'actualisera et ce qui suit se produira.

a) Des statistiques ainsi que des consignes au sujet du traitement des enregistrements d'embauchages et de rappels du fichier s'afficheront sur la page Entrer embauchages / rappels sous la liste déroulante Sélectionner un organisme.

b) S'il s'agit de la première déclaration que vous faites pour l'organisme durant le mois en cours, la dernière période de déclaration de l'organisme sera mise à jour (année et mois en cours) et le bouton Aucun embauchage / rappel ne s'affichera pas avant le prochain mois.

c) Si l'organisme ne respectait pas les exigences de déclaration du PAE (son statut de participation était « En retard ou non rapporté » ou « Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté »), il sera alors considéré comme respectant ses obligations (son statut de participation sera remplacé par « Participant »).

Remarque : Reportez-vous à la partie 1 du présent chapitre pour en savoir plus sur les obligations relatives à la transmission d'avis dans le cadre du PAE.

d) Vous pouvez visionner, de mettre à jour et/ou de supprimer tous les enregistrements d'embauchages et de rappels valides (acceptés) que vous venez de soumettre de même que les transactions admissibles à partir de la page Mettre à jour / Visionner embauchages / rappels. Reportez-vous à la section 2.2 ci-après pour plus de renseignements sur la page Mettre à jour / Visionner embauchages / rappels.
Un message d'erreur s'affiche lorsqu'un nom de fichier n'est pas sélectionné pendant le téléchargement du fichier.

2.1.3.2.3.2.2 Autrement, si tous les enregistrements d'embauchages et de rappels ne sont pas valides (ne respectent pas une des exigences décrites dans la section 2.1.3.2.1.2), la page Entrer embauchages / rappels s'actualisera et ce qui suit se produira.

Reportez-vous aux pages Entrer embauchages / rappels ci-après.

Vous pouvez alors corriger tous les enregistrements d'embauchages et de rappels non valides puis les soumettre à nouveau par les méthodes décrites à la section 2.1.3.1 ou 2.1.3.2.

*Remarque : Vous devrez effectuer le suivi (consigner) de tous les enregistrements d'embauchages et de rappels non valides parce que les données sur les enregistrements non valides seront perdus au moment où vous quitterez la page Entrer embauchages / rappels ou sortirez de l'application Passerelle de données du Programme d'avis d'embauchage.

2.1.3.2.3.2.3 Autrement, s'il y a combinaison d'enregistrements d'embauchages et de rappels valides et non valides dans le fichier, la page Entrer embauchages / rappels s'actualisera et ce qui suit se produira

Reportez-vous aux pages Entrer embauchages / rappels ci-après

Remarque : Vous disposez de deux options pour corriger les enregistrements d'embauchages et de rappels non valides.

  1. Vous pouvez immédiatement apporter les corrections nécessaires manuellement sur la page Entrer embauchages / rappels puis cliquer sur le bouton Soumettre qui se trouve au bas de la page. (Reportez-vous à la section 2.1.3.1.).
  2. Si vous préférez, prenez une image de tous les enregistrements d'embauchages et de rappels non valides de la page Entrer embauchages / rappels.

Vous pouvez alors corriger tous les enregistrements d'embauchages et de rappels non valides puis les soumettre à nouveau par les méthodes décrites à la section 2.1.3.1 ou 2.1.3.2.

*Remarque : Vous devrez effectuer le suivi (consigner) de tous les enregistrements d'embauchages et de rappels non valides parce que les données sur les enregistrements non valides seront perdus au moment où vous quitterez la page Entrer embauchages / rappels ou sortirez de l'application Passerelle de données du Programme d'avis d'embauchage.

2.2 Visualiser, mettre à jour ou supprimer des embauchages et des rappels

Si vous avez transmis des avis d'embauchage ou de rappel et que vous souhaitez en visualiser, en mettre à jour ou en supprimer un ou plusieurs, suivez les étapes présentées ci-dessous.

Remarque :
Vous pourrez uniquement visualiser, mettre à jour ou supprimer les transactions déjà envoyées qui ne sont pas encore arrivées à la phase de mise en correspondance avec les dossiers de demande de prestations d'assurance-emploi. Ces transactions d'embauchage et de rappel peuvent être visualisées, mises à jour ou supprimées.

La mise en correspondance avec les dossiers de demande de prestations d'assurance-emploi se fait généralement au début et au milieu de chaque mois.

Par conséquent, selon la date à laquelle vous procédez à vos déclarations, vous avez entré un et quinze jours pour visualiser, mettre à jour ou supprimer une transaction d'embauchage ou de rappel déjà effectuée.

2.2.1. Soit,
2.2.2 Si vous n'avez pas encore transmis d'avis d'embauchage ou de rappel ou que vous en avez déjà transmis, mais que vous n'étiez pas autorisé à les visualiser, à les mettre à jour ou à les supprimer, la page Mettre à jour / Visualiser les embauchages / rappels apparaîtra sous la forme qui suit.

Remarque : Votre code d'utilisateur, votre numéro de session et des renseignements généraux sur l'organisme apparaîtront dans la partie supérieure la page.

Le message informe l'utilisateur qu'il n'existe aucune transaction d’embauchage / rappel admissible pour cette organisation.
2.2.3 Si vous avez déjà transmis des avis d'embauchage ou de rappel que vous êtes autorisé à visualiser, mettre à jour ou supprimer, la page Mettre à jour / Visualiser les embauchages / rappels apparaîtra sous la forme qui suit.

Remarque : Votre code d'utilisateur, votre numéro de session et des renseignements généraux sur l'organisme apparaîtront dans la partie supérieure la page.

Les transactions d'embauchage et de rappel apparaîtront dans l'ordre croissant des numéros d'assurance sociale et des dates de premier jour de travail.

Sommaire des transactions d’embauchage / rappel avec les options de modifier et supprimer, et la messagerie informationnelle.
2.2.3.1 Si vous souhaitez supprimer une transaction d'embauchage ou de rappel déjà effectuée, il vous suffit de cliquer sur le bouton Supprimer se trouvant à gauche du numéro d'assurance sociale correspondant.

La page Mettre à jour / Visualiser les embauchages / rappels s'actualisera et les transactions supprimées n'apparaîtront plus.

Remarque : Si vous supprimez toutes les transactions déjà envoyées, la page Mettre à jour / Visualiser les embauchages / rappels décrits à la partie 2.2.2 (ci-dessus) apparaîtra.

2.2.3.2 Si vous voulez modifier une transaction d'embauchage ou de rappel déjà soumise, suivez les étapes suivantes :
2.2.3.2.1 Cliquez sur le bouton Modifier se trouvant à gauche du numéro d'assurance sociale correspondant.

La page Mettre à jour / Visualiser les embauchages / rappels apparaîtra sous la forme suivante.

Remarque : Tous les champs obligatoires sont suivis d'un astérisque.

Si vous entrez des valeurs non valides, un message d'erreur apparaîtra après que vous aurez cliqué sur le bouton Mettre à jour ou à un autre point de la page.

Une transaction d’embauchage/ rappel actualisée en cours d'exécution.
2.2.3.2.2 Vous pouvez modifier le numéro d'assurance sociale, la date du premier jour de travail ou le numéro d'insigne ou de feuille de paye.

Remarque : Lorsque vous modifiez les valeurs de ces champs, n'oubliez pas de respecter les procédures et les règles décrites à la partie 2.1.3.1 ci-dessus.

2.2.3.2.3 Cliquez sur le bouton Modifier se trouvant à gauche du numéro d'assurance sociale correspondant une fois que vous avez fait toutes les mises à jour nécessaires.

Chapitre 6 : Passerelle de données du PAE : Fonctions et informations diverses

Remarque : Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d'inactivité. L'application revient alors automatiquement à la page d'accueil par défaut.

1. Page Modifier le code d'utilisateur

Vous pouvez modifier votre code d'utilisateur quand vous le souhaitez :

Remarque : Il est important que votre code d'utilisateur et votre mot de passe restent confidentiels. Communiquez avec Service Canada si vous avez oublié votre code d'utilisateur ou votre mot de passe.

Pour modifier un Code d’utilisateur, saisissez un mot de passe, entrez un nouveau Code d’utilisateur, puis entrez à nouveau le nouveau Code d’utilisateur.

2. Barre d'outils normalisée de l'initiative gouvernement en direct

La Passerelle de données du PAE utilise la barre d'outils normalisée de l'initiative Gouvernement en direct au haut de chaque page.

Une barre d'outils en haut de chaque page permet la recherche, la navigation sur les sites gouvernementaux et le changement de préférence linguistique.

La liste suivante contient les définitions pour la majorité des termes utilisés dans la barre d'outils normalisée de l'initiative Gouvernement en direct (située au haut de l’écran).

English :
Ce lien permet de passer à la version anglaise de la Passerelle de données.
Emplois :
Ce lien mène au site – Emplois et milieu de travail du gouvernement du Canada.
Immigration :
Ce lien mène au site – Immigration et citoyenneté du gouvernement du Canada.
Voyage :
Ce lien mène au site – Voyage et tourisme du gouvernement du Canada.
Entreprises :
Ce lien mène au site – Entreprise et industrie du gouvernement du Canada.
Prestations :
Ce lien mène au site – Prestations du gouvernement du Canada.
Santé :
Ce lien mène au site – Santé du gouvernement du Canada.
Impôts :
Ce lien mène au site – Impôts du gouvernement du Canada.
Autres services :
Ce lien mène au site – Tous les services du gouvernement du Canada.
Une barre d'outils au bas de chaque page fournit des informations via différents liens: contacts, nouvelles, gouvernement, transparence, commentaires.

La liste suivante contient les définitions pour la majorité des termes utilisés dans la barre d'outils normalisée de l'initiative Gouvernement en direct (située au bas de l’écran).

Coordonnées

Sujets sur lesquels portent la plupart des questions :
Ce lien mène au site – Coordonnées du gouvernement du Canada et directement à la section des Sujets sur lesquels portent la plupart des questions.
Renseignements spécifiques :
Ce lien mène au site – Coordonnées du gouvernement du Canada et directement à la section des Renseignements spécifiques.
Renseignements généraux :
Ce lien mène au site – Coordonnées du gouvernement du Canada et directement à la section des Renseignement généraux.

Nouvelles

Salle de presse :
Ce lien mène au site – Les nouvelles et information du gouvernement du Canada.
Communiqués de presse :
Ce lien mène au site – Communiqué de presse du gouvernement du Canada.
Avis aux médias :
Ce lien mène au site – Avis aux médias du gouvernement du Canada.
Discours :
Ce lien mène au site – Discours du gouvernement du Canada.
Déclarations :
Ce lien mène au site – Déclarations du gouvernement du Canada.

Gouvernement

Comment le gouvernement fonctionne :
Ce lien mène au site – Comment le gouvernement fonctionne.
Ministères et organismes :
Ce lien mène au site – Ministères et organismes du gouvernement du Canada.
Premier ministre :
Ce lien mène au site – Premier ministre du gouvernement du Canada.
Ministres :
Ce lien mène au site – Ministres du gouvernement du Canada.
Fonction publique et force militaire :
Ce lien mène au site – Fonction publique et force militaire du gouvernement du Canada.
Politiques, règlements et lois :
Ce lien mène au site – Politiques, règlements et lois du gouvernement du Canada.
Bibliothèques :
Ce lien mène au site – Bibliothèques du gouvernement du Canada.
Publications :
Ce lien mène au site – Publications du gouvernement du Canada.
Statistiques et données :
Ce lien mène au site – Statistiques et données du gouvernement du Canada.
À propos de Canada.ca :
Ce lien mène au site – À propos de Canada.ca du gouvernement du Canada.

Transparence

Établissement de rapports à l’échelle du gouvernement :
Ce lien mène au site – Établissement de rapports à l’échelle du gouvernement.
Gouvernement ouvert :
Ce lien mène au nouveau portail – Gouvernement ouvert du gouvernement du Canada.
Divulgation proactive :
Ce lien mène au site – Rapports des autres institutions – Divulgation proactive – Secrétariat du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada.
Avis :
Ce lien mène au site – Avis du gouvernement du Canada.
Confidentialité :
Ce lien mène au site – Confidentialité du gouvernement du Canada.
Rétroaction :
Ce lien mène au site – Rétroaction du Gouveernment du Canada.
Médias sociaux :
Ce lien mène à la page Gouvernement du Canada – site des Médias sociaux.
Centre mobile :
Ce lien mène à la page du Gouvernement du Canada – site Centre mobile.

3. Contactez-nous

3.1 Cliquez sur le lien Contactez-nous situé dans la barre d'outils en haut de la page.

L'écran suivant s'affichera :

Lorsque «Contactez-nous» est sélectionné dans la barre d'outils inférieure, une liste de programmes et de liens est visible.

3.2 Cliquez sur le lien Programme d'avis d'embauchage.

La page Contactez-nous sera affichée. Suivre les instructions sur la page.

Des informations et des liens supplémentaires sont présentés lorsque le lien «Contactez-nous» du Programme d’avis d’embauchage est sélectionné dans la liste des programmes.

Remarque :
Le Guide de l'utilisateur pour la Passerelle de données sera affiché si vous cliquez sur le lien Guide de l'utilisateur pour la Passerelle de données.

La page Foire aux questions sera affichée si vous cliquez sur le lien Foire aux questions. Veuillez vous référer à la section 6 du présent chapitre pour de l'information supplémentaire sur la Foire aux questions.

4. Aide

4.1 Cliquez sur le lien Aide situé dans la barre d'outils en haut de la page.

L'écran suivant s'affichera :

Lorsque «Aide» est sélectionné, une liste de programmes avec des liens est présentée et un lien d'aide générale de Service Canada.

4.2 Cliquez sur le lien Programme d'avis d'embauchage – Formulaire (Entrée de données) pour accéder à la page d'Aide ci-dessous.

Des options et des liens d'aide supplémentaires sont disponibles lorsque le lien « Aide » pour le Programme d’avis d’embauchage est sélectionné.

La page d'Aide fournit des renseignements généraux sur chaque page (écran) de l'application de la Passerelle de données du PAE.

Vous pouvez afficher les renseignements généraux sur une page de la façon suivante :

Remarque : Chaque section inclut un renvoi et un lien vers la partie du Guide d'utilisateur pour la Passerelle de données qui contient des renseignements et des directives détaillés sur la page concernée.

5. Quoi de neuf?

Cette page permet à l'utilisateur de prendre connaissance des nouvelles portant sur la Passerelle de données. Consultez-la régulièrement.

La messagerie sur les mises à jour de la version ou les modifications apportées à la passerelle de données s'affiche lorsque 'Quoi de neuf' est sélectionné.

Pour revenir à l'écran précédent, cliquez sur « Précédente » ou sur l'un des autres liens des barres d'outils.

6. Foire aux questions?

6.1 Cliquez sur le lien Foire aux questions. La présente page de la Foire aux questions sera affichée.

Une liste de programmes avec des liens est présentée à partir du moment où 'Foire aux questions' est sélectionné.

6.2 Cliquez sur le lien Programme d'avis d'embauchage – Formulaire (Entrée de données). La présente page de la Foire aux questions sera affichée. Veuillez défiler vers votre question afin de voir la réponse.

Une Foire aux questions et les réponses est affichée lorsque le rapport sur les embauches est sélectionné.

7. Carte du site

Cliquer sur le lien Carte du site qui se trouve sous la section Info à la gauche pour voir la version officielle.

8. Sortir de l'application Passerelle de données

Cliquer sur le lien Sortir qui se trouve dans la section Menu dans la colonne de gauche pour sortir de l'application Passerelle de données du PAE.

9. Avis de sortie d'une session protégée

La page d'avertissement suivante s'affiche lorsque vous tentez de quitter une session protégée dans l'application Passerelle de données.

Cliquez sur Oui lorsque vous désirez quitter votre session dans Passerelle de données et être réacheminé vers le nouveau lien choisi.

Cliquez sur Non lorsque vous désirez poursuivre votre session dans Passerelle de données et annuler le réacheminement vers le nouveau lien.

Lorsque 'Sortir' est sélectionné, un message avertit que le site sécurisé sera laissé et fournira les options pour annuler ou continuer la demande.

10. Compte désactivé

La page Compte désactivé suivante s'affiche si votre compte pour la Passerelle de données a été désactivé.

Le compte de la passerelle de données est désactivé et les instructions sur la façon de contacter quelqu'un pour obtenir de l'aide.

Remarque : Que vous cliquiez ou non sur le bouton CONTINUEZ de la page « Compte désactivé », votre session actuelle sera fermée et vous retournerez à la page d'accueil par défaut de l'application Passerelle de données du Programme d'avis d'embauchage.

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