Congé payé pour raisons médicales - IPG-118

Objet

Le présent Interprétation, politique et guide (IPG) vise à apporter des précisions au sujet du congé payé pour raisons médicales prévu à l'article 239 de la section XIII de la partie III du Code canadien du travail (Code).

Enjeux

La disposition suivante a été ajoutée au Code :

• congé payé pour raisons médicales.

Il est nécessaire d'assurer une interprétation uniforme de plusieurs principes concernant l'article 239. L'IPG porte sur les points suivants :

• employés ayant droit à un congé payé pour raisons médicales;
• quand un employé peut prendre un congé payé pour raisons médicales;
• définition d'une année aux fins du congé payé pour raisons médicales;
• période d'éligibilité;
• établissement de la période d'éligibilité;
• accumulation des congés payés pour raisons médicales;
• report annuel des congés payés pour raisons médicales non utilisés;
• planification d'un congé payé pour raisons médicales;
• certificat;
• calcul de la rémunération d'un congé payé pour raisons médicales pour les employés dont les heures de travail varient ou qui sont payés selon une base autre que le temps.

Interprétation

Depuis le 1 décembre 2022, tous les employés dans les lieux de travail sous réglementation fédérale ont droit à des congés payés pour raisons médicales accumulés jusqu'à concurrence de 10 jours par année.

Remarque : « employés » comprend aussi les personnes appelées « stagiaires ». Les étudiants stagiaires n'ont pas droit au Congé payé pour raisons médicales.

Employés ayant a droit à un congé payé pour raisons médicales

Tous les employés en emploi continu ont droit à un congé payé pour raisons médicales. Ceci inclut les employés à temps partiel, occasionnels et à contrat à durée déterminée. Les dispositions relatives au congé payé pour raisons médicales s'appliquent à tous les employeurs sous réglementation fédérale, peu importe la taille de l'entreprise ou le nombre d'employés qu'elle compte.

Quand un employé peut prendre un congé payé pour raisons médicales

Tout employé peut prendre un congé payé pour raisons médicales en raison :

• de sa maladie ou de sa blessure;
• d'un don d'organes ou de tissus par l’employé;
• des rendez-vous médicaux pour l’employé pendant ses heures de travail;
• la mise en quarantaine de l'employé.

Les employés ont le droit de prendre un congé payé pour raisons médicales lorsque leur employeur :

• leur assigne un horaire de travail; ou
• s'attend raisonnablement à ce qu'ils soient disponibles pour travailler.

Un employé n'est pas autorisé à prendre un congé payé pour raisons médicales un jour où il n'était pas prévu qu'il travaille ou qu’il devait raisonnablement être disponible pour travailler.

Définition d'une année aux fins du congé payé pour raisons médicales

Le Code et le Règlement du Canada sur les normes du travail offrent une certaine souplesse dans la manière de définir une année aux fins du congé payé pour raisons médicales.

Un employeur peut choisir d'établir l'une des options ci-dessous comme année aux fins du congé payé pour raisons médicales :

• une année civile;
• une autre période d'une année utilisée par l'employeur aux fins du calcul du congé annuel.

Période d'éligibilité

Les employés acquièrent le congé payé pour raisons médicales après avoir terminé une période d'éligibilité initiale de 30 jours d'emploi continu auprès de leur employeur. Les employés accumulent leurs 3 premiers jours de congé payé pour raisons médicales après avoir terminé leur période d'éligibilité initiale de 30 jours.

Établissement de la période d'éligibilité

Les employés déjà en emploi à la date d'entrée en vigueur du 1 décembre 2022 ont commencé automatiquement leur période d'éligibilité initiale de 30 jours le 1 décembre 2022.

Les employés embauchés après le 1 décembre 2022 commencent leur période d'éligibilité de 30 jours dès leur premier jour d'emploi.

Accumulation des congés payés pour raisons médicales

Après avoir terminé la période d'éligibilité initiale de 30 jours, les employés accumulent leurs 3 premiers jours de congé payé pour raisons médicales.

Après la période d'éligibilité initiale de 30 jours au cours de laquelle l'employé a accumulé 3 jours de congé payé pour raisons médicales, l'employé doit ensuite effectuer 1 mois d'emploi continu avant d'accumuler des jours additionnels. Aux fins de ce calcul, 1 mois d'emploi continu correspond à 1 mois civil complet. Au début de chaque mois suivant la fin du mois d'emploi continu auprès de l'employeur, l'employé accumulera 1 jour additionnel de congé payé pour raisons médicales jusqu'à concurrence de 10 jours par année.

Report annuel des congés payés pour raisons médicales non utilisés

Les employeurs reporteront, au début de l'année suivante, les jours de congé payé pour raisons non utilisés au cours de l'année précédente. Les employeurs peuvent reporter jusqu'à un maximum de 10 jours. Ce report sera comptabilisé dans le maximum de 10 jours qu'un employé peut acquérir au cours de l'année suivante.

Planification d'un congé payé pour raisons médicales

Un employé a le droit de prendre un congé payé pour raisons médicales lorsque la raison du congé correspond aux critères du Code. Certains employés peuvent avoir plusieurs types de congés à leur disposition. Dans ce cas, seul l'employé peut choisir que ce congé soit dans la catégorie des congés payés pour raisons médicales. Les employeurs n'ont pas le pouvoir de décider quand leurs employés prennent un congé payé pour raisons médicales.

Certificat

Un employeur peut exiger par écrit que l'employé fournisse un certificat délivré par un professionnel de la santé attestant qu'il était incapable de travailler pendant la période de son congé pour raisons médicales. Conformément au paragraphe 239(2), un employeur peut exiger un certificat médical d'un employé qui prend un congé médical payé ou non payé :

• pas avant 5 jours consécutifs de congé
• au plus tard 15 jours après le retour du congé

La partie III du Code définit un professionnel de la santé comme une personne légalement autorisée en vertu de la loi d'une province à fournir des services de santé au lieu où elle les fournit.

Calcul de la rémunération d'un congé payé pour raisons médicales pour les employés dont les heures de travail varient ou qui sont payés selon une base autre que le temps

L'article 17 du Règlement du Canada sur les normes du travail prévoit la méthode de calcul de la rémunération à laquelle les employés ont droit pour divers congés lorsque :

• les heures de travail d'un employé varient d'un jour à l'autre; ou
• les employés sont payés selon une base autre que le temps.

L'employeur calcule la rémunération d'un congé payé pour raisons médicales pour ces employés en s'appuyant sur la moyenne des gains journaliers de l'employé, à l'exception de la rémunération des heures supplémentaires, pendant les 20 jours où il a travaillé immédiatement avant le premier jour de la période de congé payé. Les employeurs doivent appliquer cette méthode de calcul au congé payé pour raisons médicales.

La convention collective d'un employé peut préciser une méthode de calcul différente. La méthode de calcul contenue dans la convention collective doit se rapporter spécifiquement au congé payé pour raisons médicales.

La méthode de calcul pour le congé payé pour raisons médicales est la suivante :

• employé non assujetti à une convention collective ou visé par une convention collective qui ne prévoit pas de méthode de calcul convenue :
• la moyenne des gains journaliers de l'employé, à l'exception de la rémunération pour des heures; supplémentaires, pendant les 20 jours où il a travaillé immédiatement avant le premier jour de la période de congé payé.
• employé assujetti à une convention collective qui contient une méthode de calcul explicite de la rémunération des congés payés pour raisons médicales :
• montant calculé selon une méthode convenue en vertu des dispositions de la convention collective liant l'employeur et l'employé.

Différence entre congé personnel et congé payé pour raisons médicales

Le Code a été modifié le 1 décembre 2022, afin de supprimer « soigner sa maladie ou sa blessure » [alinéa 206.6(1)a)] des raisons pour lesquelles un congé personnel peut être pris. Par conséquent, un employé ne peut plus prendre un congé personnel pour soigner sa maladie ou sa blessure.

Exemples

Exemples 1 à 5 : accumulation et report

Exemple 1 (premier jour d'emploi : avant le 1 décembre 2022)

Karim est un employé d'une banque qui a complété plus de 2 années d'emploi continu. Les nouvelles dispositions relatives au congé payé pour raisons médicales s'appliquent à lui à compter de la date de leur entrée en vigueur, soit le 1 décembre 2022. Karim a terminé la période d'éligibilité initiale de 30 jours d'emploi continu en vertu des nouvelles dispositions relatives au congé payé pour raisons médicales le 30 décembre 2022. Karim acquiert donc 3 jours de congé payé pour raisons médicales le 31 décembre 2022. L'employeur de Karim utilise l'année civile comme base de calcul de la rémunération du congé payé pour raisons médicales.

Le 1 janvier 2023, les 3 jours de congé payé pour raisons médicales non utilisés sont reportés à l'année civile 2023. Ces 3 jours reportés de 2022 sont comptés parmi les jours de l'année 2023. Comme Karim a reporté 3 jours de congé payé pour raisons médicales, il ne pourra accumuler que 7 jours additionnels durant 2023.

Karim doit ensuite effectuer 1 mois d'emploi continu après la période d'éligibilité initiale de 30 jours avant d'accumuler un jour additionnel. Ce mois d'emploi continu débute le 1 janvier 2023 et se termine le 31 janvier 2023. Après avoir terminé ce mois d'emploi continu, Karim acquiert 1 journée de congé payé pour raisons médicales au début de chaque mois. Le 1 février 2023, il acquiert un quatrième jour de congé payé pour raisons médicales.

Karim continuera d'acquérir 1 jour de congé payé pour raisons médicales au début de chaque mois jusqu'à ce qu'il obtienne son dixième jour le 1 août 2023.

Exemple 2 (premier jour d'emploi : 15 décembre 2022)

Tim commence un nouvel emploi comme conducteur de camion routier le 15 décembre 2022. Les nouvelles dispositions relatives au congé payé pour raisons médicales s'appliquent à lui dès son premier jour d'emploi. Tim termine sa période d'éligibilité de 30 jours le 13 janvier 2023 et acquiert 3 jours de congé payé pour raisons médicales le 14 janvier 2023.

Tim doit ensuite effectuer 1 mois d'emploi continu après la période d'éligibilité initiale de 30 jours. Ce mois d'emploi continu est le mois civil suivant la période de 30 jours. Il commence le 1 février 2023 et se termine le 28 février 2023. Après avoir terminé ce mois d'emploi continu, Tim obtient 1 jour de congé payé pour raisons médicales au début de chaque mois. Le 1 mars 2023, il acquiert son 4e jour de congé payé pour raisons médicales.

Tim continuera d'acquérir 1 jour de congé payé pour raisons médicales au début de chaque mois subséquent jusqu'à ce qu'il ait accumulé 10 jours. Ceci est le maximum qu'il peut accumuler chaque année civile. Tim acquiert son 5e jour le 1 avril 2023, son 6e jour le 1 mai 2023 et ainsi de suite jusqu'à ce qu'il obtienne son 10e jour le 1 septembre 2023.

Exemple 3 (premier jour d'emploi : 1 février 2023)

Danuta commence un nouvel emploi comme pilote d'hélicoptère le 1 février 2023. Les nouvelles dispositions relatives au congé payé pour raisons médicales s'appliquent dès son premier jour d'emploi. Danuta termine sa période d'éligibilité de 30 jours le 2 mars 2023. Elle acquiert ses 3 premiers jours de congé payé pour raisons médicales le 3 mars 2023. Son employeur utilise l'année civile comme base pour le calcul de la rémunération d'un congé payé pour raisons médicales.

Danuta doit ensuite effectuer 1 mois d'emploi continu après la période initiale de 30 jours. Ce mois d'emploi continu est le mois civil suivant la période de 30 jours. Il commence le 1 avril 2023 et se termine le 30 avril 2023. Après avoir terminé ce mois d'emploi continu, Danuta acquiert 1 jour de congé payé pour raisons médicales au début de chaque mois. Le 1 mai 2023, elle obtient son 4e jour de congé payé pour raisons médicales.

Danuta continuera d'acquérir 1 jour de congé payé pour raisons médicales au début de chaque mois jusqu'à ce qu'elle acquière son 10e jour le 1 novembre 2023. Après cela, elle n'en acquerra plus aucun au cours de l'année civile 2023.

Exemple 4 (calcul fondé sur une année autre qu'une année civile)

Paula travaille pour un employeur qui utilise une année fiscale (du 1 avril au 31 mars) plutôt qu'une année civile (du 1 janvier au 31 décembre) comme base de calcul pour le congé annuel et pour le congé payé pour raisons médicales. Le 31 mars 2023, Paula a acquis 5 jours de congé payé pour raisons médicales et n'en a utilisé aucun. Le 1 avril 2023, son employeur reporte ses 5 jours accumulés à la nouvelle année fiscale. Paula pourra alors accumuler 5 jours additionnels (1 jour additionnel le premier jour de chaque mois subséquent) au cours de la nouvelle année fiscale, jusqu'à concurrence de 10 jours.

Exemple 5 (nombre maximal de jours accumulés et reportés)

Tin Yung compte plus de 10 ans d'emploi continu auprès de son employeur actuel. Il a acquis des congés payés pour raisons médicales au cours des années civiles 2022 et 2023. Tin Yung n'a pris aucun congé payé pour raisons médicales, et il a accumulé 10 jours à la fin de 2023. L'employeur de Tin Yung utilise l'année civile comme base de calcul du congé payé pour raisons médicales.

Le 1 janvier 2024, les 10 jours de congé payé pour raisons médicales accumulés par Tin Yung sont reportés à l'année civile 2024. Ces 10 jours accumulés et reportés comptent pour 10 jours acquis au cours de l'année civile 2024. Par conséquent, Tin Yung a accumulé le maximum de congés payés pour raisons médicales au premier jour de l'année civile.

Plus tard en janvier 2024, Tin Yung prend 10 jours de congé payé pour se rétablir d'une maladie, en utilisant la totalité de sa banque de 10 jours de congé payé pour raisons médicales.

La banque de congés payés pour raisons médicales de Tin Yung demeure vide pour le reste de l'année civile 2024. Il ne commencera à accumuler des congés payés pour raisons médicales qu'en 2025. À compter du 1 janvier 2025, Tin Yung obtiendra 1 jour de congé payé pour raisons médicales au début de chaque mois jusqu'à ce qu'il obtienne un maximum de 10 jours au cours de l'année civile 2025.

Exemples 6 à 8 : calcul du droit à la rémunération

Exemple 6 (méthode de calcul non prévue dans la convention collective)

Claire travaille dans le secteur ferroviaire. L'employeur de Claire la rémunère en fonction du kilométrage parcouru. Elle est assujettie à une convention collective qui ne prévoit pas de congé payé pour raisons médicales. Claire a récemment pris 1 jour de congé payé pour raisons médicales mais elle n'est pas certaine de la rémunération à laquelle elle a droit. La convention collective ne prévoit pas de méthode de calcul de la rémunération des congés payés pour raisons médicales. Cela signifie que la méthode de calcul relative au jour de congé payé pour raisons médicales doit être fondée sur la moyenne de ses gains journaliers, à l'exclusion des heures supplémentaires, pour les 20 jours pendant lesquels elle a travaillé immédiatement avant le premier jour du congé payé pour raisons médicales.

Exemple 7 (congé payé pour raisons médicales pendant un horaire de travail modifié)

Lisa est une employée travaillant 10 heures par jour selon un horaire de travail modifié « 8 travail/4 repos » (8 jours consécutifs de 10 heures suivis de 4 jours de repos). Lisa prend un jour de congé payé pour raisons médicales un jour de travail prévu et se demande si ce jour sera payé pour 10 heures ou pour 8 heures.

Lisa a droit à 10 heures au taux régulier de rémunération lorsqu’elle prend un jour de congé payé pour raisons médicales.

Les employés qui travaillent selon un horaire régulier et qui sont rémunérés en fonction du temps (par exemple, à l'heure) doivent être payés à leur taux de salaire régulier pour leur durée normale de travail. C'est le cas, peu importe que l'employé travaille une semaine normale de huit heures par jour, cinq jours par semaine, ou qu'il ait un horaire de travail modifié.

Exemple 8 (employé payé autrement qu'en fonction du temps)

Shawn est un conducteur de longue distance qui travaille à temps partiel et travaille en moyenne de 3 à 4 jours par semaine. Il est payé 0,50 $ le km.

Shawn doit entreprendre un voyage de 3 jours le 1 avril 2023. En sortant du lit ce matin-là, Shawn se foule la cheville. Il décide d'utiliser 1 jour de congé payé pour raisons médicales pour reposer sa cheville et se rétablir. Il prévoit retourner au travail le lendemain.

Les heures de travail de Shawn diffèrent d'un jour à l'autre et son employeur le rémunère sur une base autre que le temps. Par conséquent, son jour de congé payé pour raisons médicales sera rémunéré selon l'article 17 du Règlement sur les normes du travail du Canada. Autrement dit, l'employeur de Shawn lui paiera la moyenne de ses gains quotidiens (à l'exclusion des heures supplémentaires) gagnés au cours des 20 derniers jours où il a travaillé immédiatement avant le 1 avril 2023.

Le tableau ci-dessous indique les heures travaillées et le salaire gagné par Shawn au cours des 2 mois précédant le 1 avril 2023. Shawn ne travaille jamais plus de 60 heures par semaine, il n'effectue donc jamais d'heures supplémentaires.

L'employeur de Shawn doit remonter jusqu'au 9 février 2023 pour identifier les 20 jours de gains journaliers précédant le congé payé pour raisons médicales que Shawn a utilisé le 1 avril, 2023. Le montant total des gains de Shawn pour ces 20 jours est de 3 950,00 $. La moyenne des gains pour ces 20 jours est de 197,50 $.

L'employeur de Shawn le versera 197,50 $ pour le jour de congé payé pour raisons médicales du 1er avril, 2023.

Exemples 9 à 10 : planification d'un congé

Exemple 9 (type de congé à la discrétion de l'employé)

Bastien a eu la grippe et a manqué 5 jours de travail. Son employeur lui a demandé d'utiliser des jours de congé annuel pour les 5 jours de travail manqués. Toutefois, Bastien ne souhaite pas utiliser ses jours de congé annuel et souhaite plutôt utiliser son congé payé pour raisons médicales. L'employeur ne peut pas obliger Bastien à utiliser ses congés annuels pour les 5 jours de travail manqués. C'est à Bastien qu'il revient de décider de la catégorie de congé à utiliser.

Exemple 10 (quand un congé peut être pris)

Clara travaille du lundi au vendredi pour une entreprise de télécommunications. Si Clara est malade un samedi, elle n'a pas droit à un congé payé pour raisons médicales puisqu'il n'était pas prévu qu'elle travaille ce jour-là.

Si Clara était en disponibilité ce même samedi, elle aurait le droit de prendre un congé payé pour raisons médicales pour la journée, car il y a une attente raisonnable concernant sa disponibilité pour travailler.