Loi sur l’accès à l’information, Loi sur la protection des renseignements personnels, Rapport annuel 2021-2022

Version PDF : Loi sur la protection des renseignements personnels, Loi sur l’accès à l’information, Rapport annuel 2021-2022 (PDF, 6,57 Mo)

Table des matières

• Introduction
• Partie I : Renseignements généraux
  • Aperçu de l’AIPRP
    • Croissance de l’AIPRP d’IRCC
  • Mandat d’IRCC
  • Structure organisationnelle
  • Loi sur la protection des renseignements personnels et ordonnance de délégation de pouvoirs
  • Formation et sensibilisation
  • Suivi de la conformité
  • Vérifications
  • Appel auprès de la Cour d’appel fédérale
  • Énoncé des répercussions de la COVID-19
• Partie II  : Rapport sur la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information
  • Objectif de la Loi sur l’accès à l’information
  • Énoncé d’entente de service
  • Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
  • Rendement en 2021-2022
    • Croissance du nombre de demandes d’AI reçues par IRCC
    • Respect des délais prescrits par la loi
    • Délais de traitement des demandes d’AI
    • Demandes d’AI reportées
    • Plaintes reportées
    • Prorogations
    • Consultations
    • Délais de réalisation des consultations
    • Exceptions et exclusions
    • Source des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
    • Demandes informelles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • Principales questions et mesures prises concernant les plaintes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • Mise à jour sur l’enquête systémique
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives au sein de la Division de l’AIPRP
• Partie III : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Énoncé d’entente de service
  • Rendement en 2021-2022
    • Respect des délais prescrits par la Loi
    • Demandes reportées
    • Plaintes reportées
    • Prorogations
    • Consultations
    • Exceptions et exclusions
  • Résumé des principaux enjeux soulevés et des mesures prises à la suite de plaintes
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives de la Division de l’AIPRP
  • Atteintes substantielles à la vie privée
  • Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
  • Résumé des EFVP réalisées en 2021-2022
  • Communication de renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)m) et 8(2)e)
• Annexe A : Délégation de pouvoirs signée
• Annexe B : Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe C : Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe D : Rapport statistique validé concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe E : Rapport statistique validé sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe F  : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). Ce rapport intégré décrit la façon dont IRCC a administré et rempli ses obligations en vertu des deux lois entre le 1^er avril 2021 et le 31 mars 2022; il se présente en trois parties :

• La partie I (Renseignements généraux) contient des renseignements ministériels communs à l’administration de la LAI et de la LPRP.
• La partie II (Rapport sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information) contient des renseignements du rapport propres à l’administration de la LAI.
• La partie III (Rapport sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels) contient des renseignements du rapport propres à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IRCC est déterminé à respecter l’esprit et l’intention de la Loi sur l’accès à l’information afin de garantir l’ouverture et la transparence au sein du Ministère. Le Ministère s’engage à respecter la confiance que les Canadiens lui accordent pour ce qui est de la protection de leurs renseignements personnels.

Le présent rapport est déposé au Parlement conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sous la direction du ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté.

Partie I  : Renseignements généraux

Aperçu de l’AIPRP

Le Programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) d’IRCC demeure le programme d’AIPRP le plus sollicité parmi toutes les institutions fédérales et continue de recevoir plus de la moitié de toutes les demandes d’AIPRP adressées au gouvernement du Canada. Au cours de la période visée, IRCC a reçu 204 279 demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels combinées, ce qui représente une augmentation de 61 % par rapport à l’année précédente.

Version texte : Aperçu de l’AIPRP

• 204 279 nouvelles demandes reçues au cours cet exercice
• 61 % d’augmentation des demandes depuis 2020-2021

Croissance de l’AIPRP d’IRCC

Version texte : Croissance de l’AIPRP d’IRCC

Année	Pourcentage de croissance annuelle	Volume de demandes d’AIPRP	Pourcentage de croissance depuis 2017
2021-2022	+61 %	204 000	+163 %
2020-2021	-4.3 %	127 200	+63,9 %
2019-2020	+36 %	132 900	+71,3 %
2018-2019	+26 %	98 000	+26 %
2017-2018	+23 %	77 600	S. O.

La majorité des demandes présentées concernent des demandes d’immigration, de citoyenneté ou d’asile des clients.

Bien que le volume des demandes ait augmenté, l’IRCC a su maintenir un niveau de service stable, en partie grâce à la stabilisation des effectifs de son bureau de l’AIPRP et à la mise en œuvre d’un système novateur d’automatisation robotisée des processus (ARP). Par rapport à la période visée précédente, le taux de rendement d’IRCC a augmenté de 38 %. L’AIPRP d’IRCC poursuit la mise au point et l’intégration d’initiatives de modernisation qui contribuent à la gestion des volumes croissants des demandes d’AIPRP tout en respectant les valeurs d’excellence du service à la clientèle, de transparence et de protection des renseignements personnels.

Mandat

IRCC tire son mandat de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada est responsable de l’application de la Loi sur la citoyenneté de 1977 et partage, avec le ministre de la Sécurité publique, la responsabilité de faire appliquer la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR).

À compter du 2 juillet 2013, la responsabilité principale pour Passeport Canada et l’administration du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux a été transférée du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Structure organisationnelle

La Division de l’AIPRP fait partie de la Direction générale des affaires corporatives intégrées (DGACI), au sein du Secteur des services ministériels d’IRCC. La directrice de l’AIPRP relève du directeur général de la DGACI qui porte également le titre de chef de la protection des renseignements personnels. Au sein de la division, cinq unités administrent les responsabilités du ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’effectif de la division comprenait 137 employés au cours de la période visée 2021-2022.

Version texte : Structure organisationnelle

Opérations d’AIPRP (88 employés)

Exerce des fonctions administratives et traite la majorité des demandes d’AIPRP pour les dossiers des clients. Responsable des divulgations en vertu de l’article 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Bureau de la directrice l’AIPRP (4 employés)

Assure la surveillance de la gestion, fournit du soutien et des conseils à la division; veille à ce que les produits exigés en matière d’AIPRP soient livrés; gère les projets et les initiatives dirigés par la Division de l’AIPRP et offre un appui à la haute direction.

Documents ministériels, plaintes et demandes informelles d’AIPRP (27 employés)

Traite les demandes d’AIPRP complexes et de nature délicate, répond aux plaintes liées aux demandes d’AIPRP, examine les documents en vue d’une divulgation proactive et prépare des dossiers pour les demandes informelles. Comprend le projet de formation et l’équipe de soutien de l’AIPRP (PFESA).

Modernisation de l’AIPRP (7 employés)

Effectue l’analyse des données et des tendances, produit des rapports statistiques, dirige les projets technologiques d’AIPRP et les efforts de transition pour optimiser et redéfinir le processus d’AIPRP. Coordonne les efforts du ministère pour fournir des solutions afin de contenir le nombre croissant de demandes et d’y répondre.

Protection des renseignements personnels, politique et gouvernance de l’AIPRP (11 employés)

Élabore des politiques de protection des renseignements personnels; fournit des conseils, des directives et du soutien au sein d’IRCC et à l’extérieur en ce qui a trait à la législation sur l’AIPRP; fait la promotion de la sensibilisation à la protection des renseignements personnels; élabore des outils de protection des renseignements personnels pour aider le ministère et gère le cycle de vie des atteintes à la protection des renseignements personnels.

Loi sur la protection des renseignements personnels et ordonnance de délégation de pouvoirs

Le ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté est chargé de l’administration des demandes présentées au Ministère au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre délègue à des membres de la haute direction du ministère, dont la coordonnatrice ministérielle de l’AIPRP (directrice de la Division de l’AIPRP), le pouvoir d’exercer ses pouvoirs, ses tâches ou ses fonctions en vertu des deux lois, en ce qui a trait aux demandes d’AIPRP. Certains pouvoirs sont délégués à des personnes occupant des postes particuliers à la Division de l’AIPRP à l’administration centrale, comme cela est illustré aux annexes B et C du présent rapport.

Formation et sensibilisation

Pour répondre aux besoins continus de formation du Ministère, la Division de l’AIPRP a créé une équipe de soutien et de formation spécialisée à l’AIPRP au sein de l’Unité des documents ministériels, plaintes et demandes informelles.

L’équipe dispense toute la formation officielle et informelle sur l’AIPRP au sein d’IRCC. La formation officielle est gérée et annoncée par l’Académie d’apprentissage d’IRCC, tandis que la formation informelle, qui tend à se concentrer plutôt sur des domaines spécialisés du programme d’AIPRP, est gérée par la Division de l’AIPRP d’IRCC.

Activités de formation d’IRCC

La division a collaboré avec l’Académie d’apprentissage d’IRCC afin de déterminer quels cours sur l’AIPRP seraient obligatoires pour les employés du Ministère et elle a également ajouté au catalogue de cours des séances mensuelles de formation sur les atteintes à la protection des renseignements personnels.

En outre, un nouveau processus administratif a été mis au point pour les agents de liaison de l’AIPRP du Ministère, notamment l’introduction d’un outil numérique appelé Kofax. Kofax (qui est comparable à Adobe Pro) permet la création, la conversion et la compilation de documents PDF.

L’équipe a également conçu et mis en œuvre un nouveau formulaire de réponse à une demande d’AIPRP, en plus d’avoir examiné et restructuré les dépôts ministériels pour améliorer les pratiques de gestion de l’information.

Le travail stratégique est en cours pour définir les rôles et les responsabilités des experts en la matière ainsi que pour définir et affiner la portée des nouvelles demandes et des nouvelles procédures pour les dossiers volumineux.

Suivi de la conformité

La Division de l’AIPRP utilise des outils de rapport fréquents et complets pour surveiller la conformité et maintenir la reddition de comptes. Chaque jour, des rapports statistiques sont transmis à la direction de l’AIPRP pour faciliter la gestion du flux de travail. Les rapports suivants, plus spécialisés, sont distribués à la haute direction à intervalles réguliers :

Hebdomadairement

• Un rapport sommaire qui examine les nombres de demandes d’AIPRP reçues et clôturées, les taux de respect des délais, les volumes d’arriérés, etc.
• Un résumé des demandes d’AI reçues chaque semaine par le Ministère
• Un résumé des demandes relatives à la COVID-19

Mensuellement

• Un rapport sur la conformité de chaque secteur aux normes internes relatives à la fourniture de documents correspondant aux demandes de la Division de l’AIPRP
• Un rapport sur les atteintes à la vie privée^{Note de bas de page *}
• Un rapport sur les divulgations publiques [8(2)m)]^{Note de bas de page *}

Vérifications

Aucune vérification n’a été conclue pendant l’exercice financier.

Appel auprès de la Cour d’appel fédérale

Au cours de l’exercice 2021-2022, aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Énoncé des répercussions de la COVID-19

La Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée n’a pas été perturbée par la pandémie de COVID-19 au cours de la période visée par le présent rapport. Nous sommes restés entièrement opérationnels, essentiellement en télétravail. Un nombre limité d’employés ont travaillé sur place pour traiter des dossiers renfermant des renseignements secrets, traiter des demandes d’envoi de courrier et fournir du soutien en matière de technologie de l’information (TI).

Partie II : Rapport sur la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information

Objectif de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983 et a été modifiée par le projet de loi C-58 le 21 juin 2019. Cette loi consacre un droit d’accès à l’information contenue dans les documents d’une institution gouvernementale, conformément aux principes suivants :

• l’information gouvernementale doit être mise à la disposition du public;
• les exceptions au droit d’accès doivent être précises et limitées;
• les décisions quant à la divulgation d’information gouvernementale doivent être susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Énoncé d’entente de service

IRCC n’avait aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
Frais payables pour 2021-2022 : Un droit de 5 $ représente la totalité des frais exigés pour une demande d’accès à l’information
Recettes totales : IRCC a recueilli 735 665 $ sur un total de 176 814 demandes d’accès à l’information
Dispense de frais : Conformément à la Directive provisoire sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, publiée le 5 mai 2016, et aux changements apportés à cette loi et entrés en vigueur le 21 juin 2019, IRCC renonce à tous les droits prescrits par la Loi et son règlement d’application, autres que le droit de 5 $ établi à l’égard de chaque demande, à l’alinéa 7(1)a) du Règlement. En tout, le Ministère a renoncé à des droits de 2 755 $ pendant la période visée par le présent rapport.
Coût de fonctionnement du programme : 9 607 654 $

Rendement en 2021-2022

IRCC continue de recevoir le plus grand nombre de demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) parmi toutes les institutions du gouvernement du Canada. Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère a reçu 177 473 demandes en vertu de la LAI, ce qui représente une augmentation de 65 % par rapport à la période visée par le rapport précédent.

Croissance du nombre de demandes d’AI reçues par IRCC

Version texte : Croissance du nombre de demandes d’AI reçues par IRCC

Année	Pourcentage de croissance annuelle	Nombre de demandes en vertu de la LAI	Pourcentage de croissance depuis 2017
2021-2022	+23 %	177 437	+176,2 %
2020-2021	+23 %	107 845	+67,9 %
2019-2020	+23 %	116 928	+82,0 %
2018-2019	+23 %	82 387	+28,3 %
2017-2018	+23 %	64 234	S. O.

Nombre de pages traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
2021-2022

11 564 878

Respect des délais prescrits par la loi

Le taux de conformité des demandes d’accès à l’information complétées s’est établi à 36,09 % pour la période visée par le présent rapport, ce qui représente une diminution de 37,52 % par rapport à la période visée par le rapport précédent, qui était de 71 %.

Délais de traitement des demandes d’AI

Version texte : Délais de traitement des demandes d’AI

Délai de traitement	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes
30 jours ou moins	37 793	25,5 %
31 à 60 jours	74 693	50,5 %
61 à 120 jours	27 736	18,7 %
121 jours ou plus	7 490	5,0 %

Demandes d’AI reportées

La Division de l’AIPRP d’IRCC a reporté 49 392 demandes de périodes visées par des rapports précédents. Parmi ces demandes, 19 829 dossiers étaient encore dans le délai prescrit par la loi.

Plaintes reportées

IRCC a reporté 63 plaintes actives concernant l’accès à l’information de périodes visées par des rapports précédents.

Prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet de proroger les délais prescrits par la loi si des consultations sont nécessaires ou si la demande porte sur un grand nombre de documents qui ne pourraient pas être traités à l’intérieur du délai original sans entraver de manière déraisonnable le fonctionnement du Ministère. IRCC a invoqué la disposition portant sur les prorogations 5 487 fois au cours de la période visée par le rapport 2021-2022.

Consultations

IRCC a reçu 170 consultations d’autres ministères en vertu de la Loi. IRCC a répondu à 198 demandes de consultation émanant d’autres institutions du gouvernement du Canada et à une demande émanant d’une organisation à l’extérieur du gouvernement du Canada au cours de la période visée par le présent rapport. Certain dossiers ont été effectuées au cours de la période visée par le rapport précédent.

Délais de réalisation des consultations

Exceptions et exclusions

Le Ministère a communiqué des documents dans leur intégralité dans 18 432 demandes (12,5 %) et a invoqué une ou plusieurs exceptions dans 122 078 demandes (82,6 %). Les 7 202 demandes restantes (4,9 %) ont été transférées ou abandonnées, aucun dossier n’existait ou encore le Ministère ne pouvait ni confirmer ni nier l’existence de ces dossiers, car cela pouvait révéler des renseignements protégés en vertu de la Loi.

Disposition des demandes traitées

Version texte : Disposition des demandes traitées

18 432 demandes ont fait l’objet d’une divulgation complète (12,5 %);
122 051 demandes ont fait l’objet d’une divulgation partielle (82,6 %);
13 demandes ont été entièrement retenues (moins de 0,01 %);
14 demandes ont été entièrement exclues (moins de 0,01 %);
10 demandes ont été transférées (moins de 0,01 %);
7 demandes n’ont pu être ni confirmées ni infirmées (moins de 0,01 %).

Les exemptions les plus fréquemment utilisées sont le paragraphe 19(1) – Renseignements personnels (invoqué 51 105 fois), l’article 17 – Sécurité des individus (invoqué 38 595 fois) et le paragraphe 15(1) – Affaires internationales, défense et prévention d’activités subversives (invoqué 22 236 fois).

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux documents déjà accessibles au public (article 68) et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 69). IRCC a exclu des documents en vertu de l’article 68 dans 10 demandes et de l’article 69 dans 28 demandes.

Source des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Une majorité des demandes déposées en vertu de la Loi (43,9 %) proviennent du secteur privé, principalement d’avocats et de consultants en immigration.

Version texte : Source des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

43,9 % : Secteur privé (principalement avocats et consultants en immigration)

39 % : Grand public

7,1 %  : Médias, organisations et universités

9,9 % : Demandeurs ayant refusé de s’identifier

Demandes informelles présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

IRCC affiche des sommaires des demandes d’accès à l’information traitées concernant des dossiers ministériels sur le Portail du gouvernement ouvert. En 2021-2022, IRCC a traité 3 153 demandes informelles (copies de demandes déjà communiquée).

Principales questions et mesures prises concernant les plaintes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Pendant la période visée par le rapport 2021-2022, le Ministère a été mis au courant de 4 150 plaintes au titre de l’accès à l’information reçues par le Commissariat à l’information du Canada (CIC). Ce volume représente une augmentation de 58 % par rapport à la période visée par le rapport précédent et équivaut à 2,4 % de toutes les demandes traitées.

Plaintes réglée

Version texte : Plaintes réglée

Année	Reçues	Fermées
2021-2022	4 150	4 380
2020-2021	2 612	2 674
2019-2020	4 220	3 450
2018-2019	555	594
2017-2018	227	201

Une majorité des plaintes étaient liées à des prorogations et à des retards. La Division de l’AIPRP a traité et fermé 4 380 enquêtes sur des plaintes. De ce nombre, 68 plaintes ont été retirées ou abandonnées ou encore étaient non justifiées, et 27 n’étaient pas fondées, d’après le CIC. Les 4 105 plaintes restantes ont été résolues, et 180 ont été jugées fondées.

Une majorité des plaintes (97 %) étaient liées à des demandes d’AIPRP concernant des dossiers d’immigration de clients. Parmi celles-ci, 95 % des plaintes concernaient des retards ou des prolongations.

Tout au long de la période visée par le présent rapport, IRCC a continué à entretenir une relation positive et collaborative avec le CIC. L’augmentation des plaintes relatives aux prolongations et aux retards est directement liée aux volumes élevés de demandes d’AIPRP reçues par IRCC concernant des dossiers d’immigration de clients. IRCC relève ce défi en mettant en œuvre les principales recommandations formulées à la suite de l’enquête systémique du CIC sur IRCC, dont il est question ci-dessous. Le rapport peut être consulté dans son intégralité à l’adresse suivante : https://www.oic-ci.gc.ca/fr/ressources/rapports-publications/question-dacces-remettre-en-cause-le-statu-quo.

Mise à jour sur l’enquête systémique

En mai 2021, la commissaire à l’information du Canada a publié les résultats d’une enquête sur le traitement par IRCC des demandes d’accès à l’information, en particulier les demandes de dossiers de demande d’immigration. L’objectif de l’enquête était de mieux comprendre et de traiter l’augmentation spectaculaire des demandes et des plaintes déposées contre IRCC.

En décembre, IRCC a informé le commissaire qu’il avait donné suite à trois des cinq recommandations et qu’il travaillait en étroite collaboration avec des intervenants internes pour mener à bien les autres mesures à prendre. Le plan d’action de la direction d’IRCC en réponse aux recommandations du CIC peut être consulté sur le site Web externe d’IRCC à l’adresse suivante : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/organisation/publications-guides/plan-action-direction-recommandations-ci.html

Les initiatives suivantes ont été prises en réponse à l’enquête systémique.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives au sein de la Division de l’AIPRP

IRCC a entrepris plusieurs projets visant à améliorer le traitement des demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

Pour plus d’information sur le rendement d’IRCC en matière d’administration de la Loi sur l’accès à l’information, veuillez consulter l’annexe D du Rapport statistique sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.

Partie III : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983 et a été modifiée par le projet de loi C-58 le 21 juin 2019. Cette loi a pour objet de protéger les renseignements personnels des personnes qui relèvent des institutions fédérales et de leur assurer un droit d’accès à ces renseignements.

Énoncé d’entente de service

IRCC n’avait aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Rendement en 2021-2022

IRCC demeure l’une des institutions fédérales les plus consultées, ayant reçu au total 26 806 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2021-2022. Cela représente une augmentation de 38,5 % par rapport à la période visée par le rapport précédent. IRCC a répondu à 38 % des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans les délais prescrits par la loi.

Une majorité des demandes de communication de renseignements personnels reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernaient des dossiers de clients.

Demandes reçues et traitées

Version texte : Demandes reçues et traitées

Année	Reçues	Traitées
2021-2022	26 806	22 220
2020-2021	19 358	18 687
2019-2020	15 963	15 349
2018-2019	15 655	16 846
2017-2018	13 168	12 698

Nombre de pages traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
2021-2022

951 125

Respect des délais prescrits par la Loi

Le taux de conformité des demandes complétées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels était de 35,78 % pour la période visée par le présent rapport, ce qui représente une diminution de 31,93 % par rapport à la période visée par le rapport précédent.

Délai de traitement des demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Version texte : Délai de traitement des demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Délai de traitement	Nombre de demandes	Pourcentage des demandes
30 jours ou moins	6 892	31 %
31 à 60 jours	10 848	49 %
61 à 120 jours	3 093	14 %
121 jours ou plus	1 387	6 %

Demandes reportées

La Division d’AIPRP d’IRCC a reporté 8 100 demandes de périodes de référence précédentes. Parmi celles-ci, 2 160 dossiers se trouvaient encore dans les délais prescrits par la loi.

Plaintes reportées

IRCC a reporté quatre plaintes actives relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels des périodes de référence précédentes. Les quatre plaintes sont issues de la période de référence 2020-2021.

Prorogations

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet une prorogation du délai statutaire si des consultations sont nécessaires pour donner suite à la demande, si celle-ci doit être traduite ou encore si la demande touche de nombreux documents et que l’observation du délai original entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère.

IRCC a prorogé le délai prescrit par la loi pour 1 238 demandes visées par le paragraphe 15a) au cours de la période de référence 2021-2022.

Consultations

D’autres institutions du gouvernement fédéral ont consulté IRCC dans 49 cas en vertu de la Loi et IRCC a répondu à 52 % de ces consultations dans un délai de 30 jours.

Exceptions et exclusions

Le Ministère a fourni des documents dans leur intégralité pour 3 889 demandes (17,5 %) et invoqué une ou plusieurs exceptions pour 13 528 demandes (60,9 %). Les 4 803 demandes restantes (21,6 %) ont été transférées ou abandonnées, ou sont des demandes pour lesquelles aucun dossier n’existait ou encore des cas dans lesquels le ministère ne pouvait ni confirmer ni nier l’existence des dossiers, car cela pouvait révéler des renseignements protégés en vertu de la Loi.

Disposition des demandes traitées

Version texte : Disposition des demandes traitées

3 889 demandes ont fait l’objet d’une communication intégrale (17,5 %) tandis que 13 528 ont fait l’objet d’une communication partielle (82,6 %).
Une demande a été retenue au complet (moins de 0,1 %); aucune demande n’a été exclue dans son intégralité (0 %).
4 688 demandes ont été abandonnées (21,1 %); et une demande n’a pu être ni confirmée ni infirmée (moins de 0,1 %).

Résumé des principaux enjeux soulevés et des mesures prises à la suite de plaintes

Au cours de l’exercice financier 2021-2022, le Ministère a été informé de 15 plaintes officielles concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels et de 17 plaintes non officielles (c.-à-d., les plaintes qui ne sont pas l’objet d’une enquête formelle en vertu de l’article 31 de la Loi sur la protection des renseignements personnels) reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. La majorité des plaintes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels étaient liées à des retards.

La Division de l’AIPRP a répondu à 14 enquêtes de plaintes officielles et 18 enquêtes de plaintes non officielles. Parmi les plaintes non officielles, cinq n’étaient pas fondées, quatre étaient bien fondées et neuf ont été réglées ou résolues à la satisfaction du demandeur.

En raison du faible nombre de plaintes liées à la protection des renseignements personnels, il n’est pas possible de cerner un problème en particulier et aucune mesure corrective n’a été nécessaire.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives de la Division de l’AIPRP

L’équipe Protection des renseignements personnels, politique et gouvernance de l’AIPRP a entrepris de multiples projets et initiatives afin de fournir des conseils et un soutien internes et externes sur la politique en matière de protection des renseignements personnels, de promouvoir la sensibilisation à la protection des renseignements personnels et d’élaborer des outils pour aider IRCC à gérer les atteintes à la vie privée.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée correspond à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation ou à l’élimination inappropriée ou non autorisée de renseignements personnels. Une atteinte substantielle à la vie privée est une atteinte à la vie privée qui vise des renseignements personnels de nature délicate et qui pourrait raisonnablement causer des dommages ou des préjudices à la personne concernée.

La Division de l’AIPRP a offert des avis et des conseils quant aux stratégies de confinement et d’atténuation dans le but d’améliorer la protection des renseignements personnels. De plus, les hauts fonctionnaires sont informés de toutes les atteintes substantielles à la vie privée de façon à faciliter les communications au sein du Ministère et à accroître la sensibilisation aux enjeux pouvant nuire au droit à la vie privée du public.

La Division de l’AIPRP surveille toutes les atteintes à la vie privée signalées à IRCC. Elle examine également comment et où les atteintes se produisent au sein du Ministère. Elle étudie les tendances quant aux atteintes à la vie privée et offre des séances de formation personnalisées à cet égard pour accroître la sensibilisation et améliorer la prévention des atteintes à la vie privée.

En 2021-2022, IRCC a informé le CPVP et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de sept atteintes substantielles à la vie privée. IRCC surveille de près toutes les atteintes à la vie privée et met en place des mesures de signalement et des mesures correctives pour remédier à chaque situation. La majorité des atteintes substantielles étaient de petite envergure et ne concernaient qu’un nombre limité de personnes.

• Trois atteintes substantielles concernaient des renseignements personnels sensibles communiqués à la mauvaise personne. Dans chaque cas, on a rappelé aux employés l’importance de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. Les personnes touchées ont été avisées.
• Trois atteintes substantielles concernaient des renseignements personnels qui avaient disparu ou que l’on avait perdus. Malgré des recherches approfondies, l’information n’a pu être localisée. Les personnes touchées ont été avisées.
• Une atteinte substantielle à la vie privée concernait la collecte par inadvertance de renseignements personnels. Une fois le problème connu, l’IRCC a mis en place un correctif afin que ces types de clients ne soient plus invités à fournir les renseignements personnels visés par l’atteinte. Les personnes touchées ont été avisées.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pour s’acquitter de son mandat et assurer une exécution et une prestation efficaces de ses programmes et de ses services, IRCC recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels. Conformément à la Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Ministère réalise des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui lui permettent de garantir la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et de cerner les risques pour la vie privée présents dans les programmes, initiatives ou projets actuels ou nouveaux du Ministère, dans lesquels des renseignements personnels sont recueillis et utilisés.

Les descriptions des EFVP réalisées au cours de l’exercice 2021-2022 sont données ci-dessous. Les résumés complets de l’EFVP se trouvent à l’adresse suivante : https://www.canada.ca/fr/immigration-refugies-citoyennete/organisation/transparence/acces-information-protection/evaluation-facteurs-relatifs-vie-privee.html.

Résumé des EFVP réalisées en 2021-2022

Projet pilote : Mise à l’essai des services de recrutement en ligne pour les processus de dotation – VidCruiter

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée permet de cerner et d’évaluer les risques pour la vie privée liés à un fournisseur tiers de services de suivi des candidats, aux entretiens vidéo asynchrones et aux tests en ligne dans le cadre de la phase d’évaluation des processus de recrutement. Le prestataire fournit également des services de formation et de soutien technique connexes.

Divulgation de données sur la citoyenneté à Élections Canada pour la mise à jour du Registre des futurs électeurs

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée constitue un addenda à l’EFVP initiale menée sur le partage de renseignements sur la citoyenneté avec Élections Canada pour la mise à jour du Registre national des électeurs. Le Registre des futurs électeurs contient des renseignements sur les citoyens canadiens âgés de 14 à 17 ans qui ont consenti à s’inscrire auprès d’Élections Canada. Lorsqu’elles auront atteint l’âge de 18 ans, les personnes admissibles seront ajoutées au Registre national des électeurs.

Divulgation de données sur l’immigration à Élections Canada pour la mise à jour du Registre national des électeurs

Cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée constitue un addenda à l’EFVP initiale menée sur le partage des renseignements sur l’immigration avec Élections Canada pour la mise à jour du Registre national des électeurs. Elle permet de cerner et d’évaluer les risques pour la vie privée liés à la mise en œuvre d’un échange de données bidirectionnel pour renforcer les efforts de validation de la qualité des données partagées, ainsi qu’à une communication unique de certains renseignements connexes provenant d’un ancien système d’IRCC.

Communication de renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)m) et 8(2)e)

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans certaines circonstances, une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels qui relèvent d’elle, sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

L’alinéa 8(2)e) prévoit que la communication des renseignements personnels peut être faite à un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés. La demande doit indiquer l’objectif visé et décrire l’information à divulguer.

Au cours de la période de référence, IRCC a divulgué des renseignements en réponse à 2 159 demandes d’organismes d’enquête en vertu de l’alinéa 8(2)e).

L’alinéa 8(2)m) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute fin dans le cas où, de l’avis du responsable de l’institution, (i) des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou (ii) l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

Au cours de la période de référence, IRCC a communiqué des renseignements personnels dans 188 cas en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Pour un complément d’information sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels par IRCC, veuillez consulter le rapport statistique sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’Annexe E.

Annexe A : Délégation de pouvoirs signée

Version texte : Délégation de pouvoirs signée

Document officiel

Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada

Délégation des pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente l’agent(e) et employé(e) du Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté dont le poste ou la classification est énoncé dans l’annexe ci-jointe à exécuter mes fonctions, pouvoirs ou attributions en vertu des lois précisées dans l’annexe visant cet(te) agent(e) et employé(e).

Fait à Ottawa

ce 30^e jour d’août 2019

Ahmed Hussen, C.P., député
Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Annexe B : Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement d’application La délégation englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et son Règlement.

Délégation entière

Délégation partielle

Loi sur l’accès à l’information – Seulement la partie 2 – Communications proactives

Loi sur l’accès à l’information

Loi et Règlement sur l’accès à l’information

Annexe c : Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La délégation englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et son Règlement.

Délégation entière

Délégation partielle

Loi sur la protection des renseignements personnels — Seulement la partie 2 – Communications proactives

Loi sur la protection des renseignements personnels

Loi sur la protection des renseignements personnels et ses règlements

Légende :

AIPRP / PM-05 OPS

Agents principaux de l’AIPRP, OPS

AIPRP / PM-05 DEPI

Agents principaux de l’AIPRP, Documents ministériels, plaintes et demandes informelles (DEPI)

AIPRP / PM-04 OPS

Agents d’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-04 DEPI

Agents d’AIPRP Documents ministériels, plaintes et demandes informelles (DEPI)

AIPRP / PM-03 OPS

Agents d’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-03 DEPI

Agents d’AIPRP, Documents ministériels, plaintes et demandes informelles (DEPI)

Annexe d : Rapport statistique validé concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : Du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Section 1  : Demandes déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources des demandes

1.3 Provenance des demandes

Section 2 : Demandes non officielles

2.1 Nombre de demandes non officielles

2.2 Provenance des demandes non officielles

2.3 Délai de traitement des demandes non officielles

2.4 Pages publiées de manière non officielle

2.5 Pages redivulguées de manière non officielle

Section 3 : Demandes à la commissaire à l’information concernant le refus de donner suite aux demandes

Section 4 : Demandes fermées au cours de la période de référence

4.1 Décision et délai de traitement

4.2 Exemtions

4.3 Exceptions

4.4 Support des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

4.5.2 Pages pertinentes traitées par répartition des demandes pour les supports papier et dossier électronique en fonction de l’ampleur des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et divulguées pour les formats audio

4.5.4 Nombre de minutes pertinentes traitées par demande pour les formats audio en fonction de la taille de la demande

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et divulguées pour les formats vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées par demande pour les formats vidéo en fonction de la taille de la demande

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

4.7 Présomption de refus

4.7.1 Raisons du non-respect des délais prévus par la loi

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prorogation)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations de délai et décision

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet.

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Enquêtes et rapports de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports de conclusions

Section 10 : Recours judiciaires

10.1 Recours judiciaires relatifs à des plaintes

10.2 Action judiciaire sur les avis aux tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts affectés

11.2 Ressources humaines

Annexe E : Rapport statistique validé sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : Du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Section 1 : Demandes déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

1.2 Provenance des demandes

Section 2 : Demandes non officielles

2.1 Nombre de demandes non officielles

2.2 Provenance des demandes non officielles

2.3 Délai de traitement des demandes non officielles

2.4 Pages publiées de manière non officielle

Section 3 : Demandes fermées au cours de la période de référence

3.1 Décision et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exceptions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées pour les formats papier et électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées par répartition des demandes pour les supports papier et dossier électronique en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et divulguées pour les formats audio

3.5.4 Nombre de minutes pertinentes traitées par demande pour les formats audio en fonction de la taille de la demande

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et divulguées pour les formats vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées par demande pour les formats vidéo en fonction de la taille de la demande

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Raisons du non-respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prorogation)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Communications aux termes des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation relatives aux documents confidentiels du Cabinet.

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Plaintes et avis d’enquête reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels propres à une institution et fichiers de renseignements personnels centraux

Section 11 : Atteinte à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

11.2 Atteintes de moindre importance à la vie privée

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Annexe F : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : Du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Capacité de traitement des dossiers en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Nombre de semaines pendant lesquelles IRCC a été en mesure de traiter les dossiers papier à différents niveaux de classification.

2.2 Nombre de semaines pendant lesquelles IRCC a été en mesure de traiter les dossiers électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Saisissez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis les périodes de référence précédentes

3.2 Saisissez le nombre de plaintes ouvertes auprès de la commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis les périodes de référence précédentes

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Saisissez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis les périodes de référence précédentes

4.2 Saisissez le nombre de plaintes ouvertes auprès de la commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis les périodes de référence précédentes

Section 5 : Numéro d’assurance sociale (NAS)