Rapport annuel au Parlement 2019-2020 – Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels – MDN

1. Introduction

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 1}. L’article 72 de la Loi précise que, à la fin de chaque année financière (AF), le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi. Ce rapport décrit les activités menées par la Défense nationale qui soutiennent la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'année fiscale (AF) allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

1.1. Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne relative à la protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et au droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernant.

Ces droits de protection et d'accès sont conformes aux principes selon lesquels les individus doivent avoir le droit de savoir pour quelles raisons ses renseignements sont recueillis par le gouvernement, comment ils seront utilisés, combien de temps ils seront conservés et qui y aura accès.

2. Accès à l’information et protection des renseignements personnels à la Défense nationale

2.1. Mandat de la Défense nationale

À propos de nous

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC) constituent le plus grand ministère fédéral canadien. Conformément à la politique de défense du Canada, l’effectif de l’Équipe de la Défense passera à plus de 125 000 membres, ce qui comprendra 71 500 membres de la Force régulière, 30 000 réservistes et 25 000 employés civils.

Ce que nous faisons

Le MDN et les FAC jouent des rôles complémentaires en offrant des conseils et du soutien au ministre de la Défense nationale et en mettant en application les décisions du gouvernement concernant la défense des intérêts canadiens au pays et à l'étranger.

À tout moment, le gouvernement du Canada peut demander aux FAC de prendre part à des missions pour assurer la protection du Canada et de la population canadienne et pour maintenir la paix et la stabilité internationales.

La politique de défense du Canada présente une nouvelle vision stratégique en matière de défense, sous le titre Protection, Sécurité, Engagement^{Note de bas de page 2}. La politique prévoit ce qui suit pour le Canada :

En vertu de la Loi sur la défense nationale (LDN), le MDN et les FAC sont deux entités distinctes travaillant ensemble au Quartier général de la Défense nationale à s’acquitter de leur responsabilité principale qui consiste à assurer la défense du Canada et des Canadiens.

2.2. Organisation de la Défense nationale

Haute direction

La gouverneure générale du Canada est la commandante en chef du Canada. Le MDN est dirigé par le ministre de la Défense nationale. Ce dernier est appuyé par le ministre associé de la Défense nationale. Le sous-ministre de la Défense nationale est le plus haut fonctionnaire du ministère. Les FAC sont sous les ordres du chef d’état-major de la Défense, l’officier le plus haut gradé au Canada. Chacun possède des responsabilités qui leur sont propres :

• Il incombe à la gouverneure générale de nommer le chef d’état-major de la Défense sur la recommandation du premier ministre, de décerner les distinctions honorifiques militaires, de présenter les couleurs des régiments des FAC, d’approuver les nouveaux emblèmes et insignes militaires et de signer les parchemins de commission;
• Le ministre de la Défense nationale dirige l’ensemble du ministère et est responsable de tout ce qui concerne la défense nationale;
• Le ministre associé est aussi responsable des dossiers de la défense, conformément au mandat que le premier ministre lui a confié, et il doit tout particulièrement veiller à ce que les membres des FAC reçoivent l’équipement dont ils ont besoin pour faire leur travail;
• La sous-ministre est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense;
• Le chef d’état-major de la Défense est responsable du commandement, du contrôle et de l’administration des Forces armées canadiennes ainsi que de la stratégie, des plans et des besoins militaires.

Organisation de la Défense

L’organigramme qui suit illustre la structure de la Défense nationale. Des renseignements supplémentaires au sujet de l’organisation de la Défense nationale sont accessibles en ligne^{Note de bas de page 3}.

Figure 1 : Organigramme de la Défense nationale

2.3. La Direction de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Délégation de pouvoirs

Conformément à l'article 73 (1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une délégation de pouvoir, signée par le ministre, confère au titulaire du poste de sous-ministre, de secrétaire général, de directeur de l’Accès à I ‘information et protection des renseignements personnels (AIPRP), et de directeur adjoint de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels le droit d’exercer tous les pouvoirs et de remplir toutes les fonctions confiées au ministre à titre de responsable de l’institution en vertu des lois en cause. Ceci permet en outre de déléguer d’autres pouvoirs et des fonctions particulières aux employés de la Direction de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (DAIPRP).

Relevant de la secrétaire générale, la directrice de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels applique et coordonne la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels en plus d’agir comme coordonnatrice de l’AIPRP pour le ministère. Dans l’application des lois, la DAIPRP sollicite au besoin l’avis d’autres organisations et spécialistes sur les affaires juridiques et publiques ainsi que sur les questions d’ordre politique et de sécurité des opérations.

Un exemplaire de l’arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe A.

Direction de l’AIPRP

La DAIPRP s’occupe des questions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels et liées au portefeuille de la Défense nationale, sauf dans le cas des organisations suivantes : la Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire, le Comité externe d’examen des griefs militaires, le Bureau de l’Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes, le Cabinet du juge militaire en chef et la Direction du service d’avocats de la Défense et les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes.

Par suite de l’examen du programme de l’AIPRP, la Direction de l’AIPRP a effectué un examen de l’organisation et un exercice de conception avec l’appui des Ressources humaines et du personnel; les changements qui en ont résulté visaient à accroître l’efficacité, à établir un solide système de soutien et à simplifier les opérations d’accès. La directrice de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels a été promue à un poste de directrice exécutive et un nouveau poste de chef des opérations a été créé pour superviser toutes les opérations liées à l’accès à l’information (AAI), depuis la réception des demandes jusqu’à la communication des renseignements. L’Équipe des systèmes de liaison comprenait un administrateur des bases de données chargé d’appuyer la gestion des cas et l’utilisation des logiciels de caviardage, et un gestionnaire des services généraux, à qui il incombe d’assurer une supervision accrue de nos ressources financières et humaines.

Le chef des opérations centralise la direction : il garantit la cohérence entre les équipes, l’assurance de la qualité des données et la conformité aux processus, il veille au suivi du rendement, il exerce le contrôle visant à cerner les tendances et les questions horizontales. L’équipe de réception des demandes d’AIPRP, l’équipe des systèmes de liaison et l’Équipe des opérations d’AAI relèvent du Chef des opérations. Ce dernier, l’équipe des opérations de protection des renseignements personnels, l’Équipe des politiques et de la gouvernance et le chef d’état-major relèvent de la directrice exécutive.

L’effectif de gestion du programme d’AIPRP de la DAIPRP est réparti entre quatre grands domaines fonctionnels et reçoit le soutien des officiers de liaison de l’organisation de la Défense, comme le montre le diagramme présenté à la figure 2.

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Figure 2 : Effectif opérationnel de l'AIPRP au ministère de la Défense nationale

La DAIPRP reçoit aussi le soutien d’une équipe des systèmes de liaison, qui s’occupe de la base de données et du système de demandes d’AIPRP, et d’un Bureau de la gestion des activités, qui est responsable de la planification des activités, de l’établissement du budget, des ressources humaines, de la sécurité matérielle et d’autres tâches administratives.

De plus, en réponse à une grande priorité de la Défense nationale, la DAIPRP a conservé une équipe de soutien au contentieux. Celle-ci effectue un examen des documents, un peu comme dans les cas d’AIPRP, afin d’appuyer le règlement des recours collectifs, tels que ceux concernant la purge LGBT et l’inconduite sexuelle au MDN et dans les FAC.

3. Faits saillants du rapport statistique

Le rapport statistique constituant l’Annexe B contient des données présentées par la Défense nationale dans le cadre de la collecte annuelle de statistiques sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ce qui suit est une analyse des sections du rapport statistique qui contiennent des données dignes de mention du point de vue du ministère.

3.1. Demandes reçues

Au cours de la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu 6 475 demandes de communication de renseignements personnels aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comparativement à 6 637 au cours de l’AF 2018-2019, ce qui représente une diminution de 2,4 % . Cela représente la troisième année consécutive de diminution des demandes de renseignements personnels et peut être attribuable à la mise en application de l'initiative ministérielle consistant à fournir de manière proactive des copies des dossiers médicaux aux membres des FAC au moment de leur libération. Cette pratique a commencé au cours de l’AF 2018-2019. Si l’on prend en compte les 1 814 dossiers reportés de la période antérieure, la charge de travail totale s’établit à 8 289 demandes, soit le total le plus bas que la Défense nationale ait connu en plus de 5 ans.

Demandes reportées

La Défense nationale a réduit de 57 % le nombre de dossiers reportés à la prochaine AF. Ce nombre est passé de 4 183 en 2018-2019 à seulement 1 814 à la fin de la période visée par le présent rapport.

Figure 3 : Charge de travail relative aux demandes de renseignements personnels

Il convient de noter que depuis plus d’une décennie, la Défense nationale se classe parmi les cinq institutions fédérales ayant reçu le plus grand volume de demandes de renseignements personnels, d’après les statistiques annuelles compilées par le SCT^{Note de bas de page 4}.

Une grande partie des demandes de communication formulées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et reçues par la Défense nationale dans le passé provenaient de membres des FAC souhaitant obtenir leur dossier médical et leur dossier personnel au moment de leur libération. Dans le cadre de la politique de défense du Canada, le Groupe des Services de santé des Forces canadiennes a commencé à remettre pro activement à ces militaires des copies de leur dossier médical au cours de l’AF 2018-2019. Cette initiative va dans le sens de l’engagement pris par les FAC en faveur de la transparence et elle a amélioré l’expérience des militaires qui sont sur le point d’être libérés et qui peuvent ainsi mieux se préparer à amorcer leur transition à la vie civile. Cette façon de faire a aussi permis de réduire le nombre de demandes de renseignements personnels reçues.

3.2. Demandes traitées

Pendant la période visée par le rapport, la Défense nationale a traité en tout 7 436 demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s’agit d’une baisse de 1 570 demandes (une réduction de 17,4 pour cent) par rapport à l’AF précédente. Bien que le nombre de demandes réglées ait diminué, la figure 4 montre une augmentation importante du nombre de demandes traitées dans les délais impartis.

Figure 4 : Résultats des demandes traitées et nombre total de demandes traitées (cinq dernières années)

Pages examinées

La Défense nationale est l’organisation qui traite de façon consistante le plus grand nombre de pages en réponse aux demandes de renseignements personnels comparativement aux autres institutions du gouvernement fédéral^{Note de bas de page 5}.

En tout, 2 381 632 pages ont été examinées pendant la période visée par le rapport. Cela équivaut à une diminution de 21,5 % du nombre de pages traitées par rapport à l’AF 2018-2019. Comme les Figures 4 et 6 le montrent, la Défense nationale a sensiblement accru le nombre de demandes traitées à temps.

Figure 5 : Nombre de pages examinées pour les demandes traitées, lorsque les documents existaient (trois dernières années)

Le nombre de pages examinées correspond au nombre total de pages des demandes traitées et ne comprend pas le nombre de pages traitées pour les demandes examinées de l’AF courante qui ont été reportées à la période suivante.

Exceptions et exclusions

Dans la suite logique des périodes visées par les rapports précédents, l’exception la plus souvent invoquée, qui a été appliquée à 3 733 demandes, est celle qui est prévue à l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui protège les renseignements personnels de personnes autres que l’auteur de la demande.

Délai de traitement

Comme le montre la figure 6, la Défense nationale a sensiblement amélioré le nombre de demandes traitées à temps pour une troisième année consécutive. Elle a traité 4 998 demandes dans un délai de 30 jours, ce qui correspond à 67 pour cent du volume total de demandes traitées et à une hausse de 21 % du nombre de dossiers fermés dans un délai de 30 jours comparativement à la période visée par le dernier rapport. En outre, le nombre de dossiers dont le traitement a pris 121 jours ou plus a diminué sensiblement : il est passé de 3 637 en 2018-2019 à 1 412 au cours de la période visée par le rapport.

Figure 6 : Délai de traitement des demandes (Cinq dernières années)

Les dossiers dont le traitement a pris plus de 30 jours n’étaient pas nécessairement en retard, car des prorogations légales pourraient avoir été appliquées.

Respect des délais prescrits

La Défense nationale a amélioré de 26 % le nombre de demandes traitées à temps par rapport à la période précédente. En tout, 5 542 demandes (75 %) ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi au cours de l’AF 2019-2020.

Cette amélioration peut être attribuée à la mise sur pied d’une équipe résolue à fermer les dossiers dans les délais impartis par la Loi. La Défense nationale a observé une hausse de 12 pour cent du nombre de dossiers fermés en 31 à 60 jours comparativement à la période visée par le rapport précédent.

La charge de travail est demeurée le motif le plus fréquent des présomptions de refus; elle a été citée dans près de 64 pour cent des dossiers traités en retard durant la période visée. Certains facteurs qui ont influé sur le rendement et les taux de présomption de refus comprennent ce qui suit :

• Répercussions des difficultés en matière de dotation sur la productivité et l’efficacité. Le roulement du personnel persiste à tous les niveaux en raison du marché du travail concurrentiel. Les nouveaux employés ont besoin d’une période d’apprentissage et d’adaptation pour réaliser leur potentiel de rendement. L’embauche et la formation de nouveaux employés ont également créé une charge de travail supplémentaire pour les gestionnaires de l’AIPRP et les services de soutien.

3.3. Consultations reçues et effectuées

Pendant la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu six demandes de consultation, dont trois provenaient d’autres institutions du gouvernement du Canada et trois, d’autres organismes.

Quatre des six demandes de consultation reçues ont été traitées au cours de la période de référence.

4. Répercussions de la COVID-19 sur les opérations de protection des renseignements personnels

Opération LASER

L’opération LASER^{Note de bas de page 6} est la contribution des Forces armées canadiennes à la lutte contre la pandémie mondiale.

Pendant l’opération LASER, les FAC ont pris certaines mesures pour réduire les effets de la pandémie sur leur personnel et sur les employés du ministère de la Défense nationale (MDN). Elles les ont adoptées pour maintenir leurs capacités opérationnelles et leur état de préparation, pour aider le gouvernement du Canada à atteindre ses objectifs et pour pouvoir répondre aux demandes d’aide.

Le 13 mars 2020, le MDN et les FAC ont mis en oeuvre leur Plan de continuité des activités (PCA) pour répondre à la pandémie de COVID-19 qui prenait de l’ampleur. Un nombre limité d’employés dans l’ensemble du ministère, désignés comme fournissant des services essentiels, ont travaillé dans divers bureaux pendant que d’autres recevaient des ordinateurs portables fournis par l’État pour se brancher au réseau virtuel privé (RVP) étendu de la Défense et travailler depuis leur domicile.

Opérations liées à l’AIPRP

L’équipe des opérations liées à l’AIPRP ont adopté un régime axé sur le télétravail. Au début, les autorités ont limité l’accès au RPV pour garantir la prestation des services essentiels du MDN et des FAC. Bien que l'équipe chargée des opérations de protection des renseignements personnels puisse traiter les fichiers à distance, la connectivité VPN était limitée au cours de la période initiale du PCA, ce qui a eu un impact sur les opérations de protection des renseignements personnels.

La Défense nationale a adopté une approche proactive pour gérer les incidences de la COVID-19 sur l’exécution du programme de l’AIPRP. Conformément aux lignes directrices du SCT, les auteurs de demande ont été informés de la réduction des capacités, et on leur a dit de s’attendre à des retards attribuables à des circonstances exceptionnelles. Quelqu’un a communiqué directement avec l’auteur de chaque demande afin d’obtenir son consentement pour que son dossier soit mis en attente.

Le rapport statistique supplémentaire (Annexe C) montre quelles ont été les répercussions de la COVID-19 sur les opérations de protection des renseignements personnels à la Défense nationale. En tout, 175 demandes ont été présentées aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant les deux dernières semaines de l’AF 2019-2020, qui correspondaient au début de la pandémie.

Équipe des politiques et de la gouvernance

L’équipe des politiques et de la gouvernance (AIPRP) fournit son soutien et des conseils stratégiques à la direction. Cela comprend des services de consultation sur la protection des renseignements personnels fournis au ministère quant aux activités liées à la COVID-19, y compris la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels concernant le suivi de la Covid-19. L’équipe a adopté un régime axé sur le télétravail avec une connectivité limitée au RPV, pendant la mise en oeuvre initiale du PCA, par suite de la COVID.

5. Protection et gestion des renseignements personnels

5.1. Divulgations faites dans l’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise la communication de renseignements personnels sans le consentement de l’individu qu’ils concernent dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou lorsque l’intéressé en tirerait un avantage certain.

Pendant la période visée, 62 demandes de communication de renseignements personnels liées à l’alinéa 8(2)m) ont été reçues. Les communications justifiées par des raisons d’intérêt public contenaient des renseignements relatifs aux commissions d’enquête ou aux enquêtes sommaires portant sur la mort de membres des FAC ou sur des blessures graves qu’ils avaient subies, tandis que d’autres portaient sur la communication de renseignements contenus dans des dossiers médicaux du personnel des FAC, des dossiers personnels ou des rapports de la Police militaire. Dans tous les cas, les renseignements ont été communiqués aux membres de la famille ou au représentant.

Le Commissariat à la protection de la vie privée a été avisé au préalable des 62 communications justifiées par des raisons d’intérêt public faites au cours de l’AF 2019-2020.

5.2. Atteintes à la vie privée

Le droit à la vie privée est une préoccupation publique constante. En ce qui concerne les articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régissent la gestion des renseignements personnels, la DAIPRP a reçu 136 plaintes pour infraction à une ou à plusieurs de ces dispositions. L’équipe de gestion des incidents relatifs à la vie privée, au sein de la DAIPRP, a examiné et réglé 117 plaintes concernant des atteintes alléguées à la vie privée, dont 66 se sont avérées fondées.

Atteintes substantielles à la vie privée

Le SCT définit l’atteinte substantielle à la vie privée comme une violation de renseignements personnels de nature sensible et qui pourrait raisonnablement causer un préjudice ou un dommage sérieux à une personne, ou à de nombreuses personnes touchées. La Défense nationale n’a signalé aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

5.3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Défense nationale recueille, utilise et communique des renseignements personnels dans la prestation des programmes et services dont elle est chargée. Conformément à la politique du CT, le MDN et les FAC procèdent à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour déterminer les répercussions sur la vie privée que peut avoir l’administration de ces activités. Une EFVP offre un cadre de travail permettant de connaître le degré de conformité des propositions données relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques pertinentes en la matière, d’aider les responsables des programmes à éviter ou à atténuer les risques d’atteinte à la vie privée, et de promouvoir des choix éclairés dans la conception des programmes et des systèmes.

La Défense nationale^{Note de bas de page 7} a réalisé deux EFVP pendant l’AF 2019-2020. Elles sont décrites ci-après :

• Dans le contexte de l’opération HONOUR, le Centre d’intervention sur l’inconduite sexuelle (CIIS) a été créé en 2015 afin de fournir un soutien confidentiel aux membres actifs des Forces armées canadiennes (FAC) affectés par des comportements sexuels dommageables et inappropriés et de les aider à faire des choix éclairés parmi les services et les ressources mis à leur disposition pour répondre à leurs propres besoins.
• Dans le cadre du programme de l’AIPRP, l’EFVP porte sur les risques liés à la collecte, à l'utilisation, à la sauvegarde, à la conservation et à la communication des renseignements personnels réunis à l’appui des trois secteurs d’activité de la Direction : le traitement des demandes présentées aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et la gestion des incidents relatifs à la vie privée. Cette EFVP porte aussi sur le cadre de gestion de la vie privée au MDN, y compris sur les politiques existantes relatives à la protection de la vie privée et les activités connexes.

De plus, la DAIPRP continue de fournir des services consultatifs aux organisations de la Défense nationale évaluant les risques pour les renseignements personnels utilisés dans l’administration des programmes de la Défense nationale.

Programme d’examen des agressions sexuelles

À l’appui de l’opération HONOUR, qui vise à éliminer l’inconduite sexuelle au sein des FAC, le ministère de la Défense nationale a lancé le Programme d’examen des agressions sexuelles (PEAS) pour examiner les dossiers d’agression sexuelle jugés non fondés qui ont fait l’objet d’une enquête de la Police militaire. Une équipe d’examen externe (EEE), formée d’intervenants et de représentants de la communauté civile et des FAC, est chargée de mener un examen annuel des dossiers d’enquête jugés non fondés au cours de l’année précédente. L’EEE fait rapport de ses conclusions au Grand Prévôt des Forces canadiennes, formule des recommandations concernant le déroulement des enquêtes et propose des politiques, de la formation ou des pratiques exemplaires pour examen.

6. Plaintes, vérifications et examens

6.1. Plaintes provenant du Commissariat à la protection de la vie privée

Au cours de l’AF 2019-2020, la Défense nationale a reçu en tout 22 plaintes de la part du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), ce qui correspond à moins de 1 % de toutes les demandes traitées pendant la période visée par le rapport.

Pour faire suite à la partie 8 du rapport statistique, qui mentionne les plaintes reçues et traitées aux termes des articles suivants :

• Article 31 : Le CPVP émet un avis officiel lorsqu’il a l’intention d’enquêter sur une plainte concernant le traitement d’une demande présentée en vertu de la Loi. La Défense a reçu 22 de ces avis pendant l’AF 2019-2020, comparativement à 77 en 2018-2019 (une réduction de 71 p. 100).
• Article 33 : Le CPVP demande aux institutions de présenter des observations supplémentaires dans le cadre d’une enquête en cours sur une plainte. La Défense a reçu 50 avis de ce genre pendant l’AF 2019-2020, comparativement à aucun au cours de l’AF précédente.
• Article 35 : Le CPVP publie un rapport présentant les conclusions de son enquête dans le cas d’une plainte fondée. Pendant la période visée par le rapport, il a jugé que 45 plaintes étaient fondées. Il est à noter que ces plaintes ne font pas nécessairement partie des 22 plaintes reçues pendant la période visée par le rapport.

Les décisions concernant les 45 plaintes qui se sont avérées fondées représentent 54 % de toutes les conclusions publiées pendant l’AF 2019-2020. La majorité (43) de ces plaintes étaient de nature administrative (elles concernaient des prorogations et des retards dans le traitement des demandes) et deux portaient sur un refus (concernant l’application des exceptions ou des documents qui manquaient possiblement). La FIGURE 7 montre les motifs de plaintes pour lesquelles des conclusions ont été formulées au cours de la période visée.

Figure 7 : Motifs des plaintes (AF 2019-2020)

6.2. Décisions judiciaires

Pendant l’AF 2019-2020, la DAIPRP a reçu une demande de contrôle judiciaire par suite d’une plainte fondée présentée par le Commissariat à la protection de la vie privée. La plainte concernait un retard au sujet duquel le MDN « a refusé de communiquer » (présomption de refus) des renseignements. En fin de compte, l’auteur de la demande de contrôle judiciaire a renoncé à celle-ci, et le MDN a reçu l’avis de désistement en janvier 2020.

7. Politiques et procédures 

7.1. Politiques ministérielles

Les directives administratives ministérielles du MDN et des FAC sont décrites dans la série des Directives et ordonnances administratives de la Défense (DOAD), produites avec l’autorisation du sous-ministre et du chef d’état-major de la Défense.

Au cours de la période visée par le rapport, la DAIPRP a parachevé la révision des DOAD concernant l’AIPRP. Il s’agit des documents suivants :

• La politique sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• Les directives sur :
  • les demandes présentées au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • la gestion des renseignements personnels;
  • la gestion des incidents relatifs à la vie privée;
  • les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
  • la communication des renseignements personnels.

Procédures internes

La DAIPRP continue de réviser et d’actualiser les procédures régissant le traitement des demandes de renseignements personnels et la gestion des incidents relatifs à la vie privée, de consigner les améliorations apportées aux processus et de voir à ce que ces procédures s’harmonisent avec les politiques et les directives du CT. Au cours de la période visée par le rapport, une directive sur les opérations de protection des renseignements personnels a été créée et mise en oeuvre. C’est un outil servant à appuyer les analystes à tous les niveaux pendant l’examen des documents. La directive assure la cohérence entre les équipes chargées de ces opérations.

En outre, la DAIPRP a rendu officielle une instruction permanente d’opérations (IPO) qui décrit l’application des prorogations aux termes de l’article 15 afin de garantir la cohérence et la conformité lors de l’application des prorogations. L’IPO explique sommairement les motifs pour lesquels une prorogation peut être appliquée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et elle décrit comment présenter les motifs afin de répondre aux exigences en matière de rapports.

8. Formation et sensibilisation

8.1. Programme de formation à l’AIPRP de la Défense

La formation donnée sur l’AIPRP au ministère est demeurée constante pendant la période visée par le rapport. L’approche pédagogique à trois volets déjà décrite a été conservée, et les ressources de la Direction ont offert les séances de formation suivantes aux employés civils du MDN et aux membres des FAC, en mettant l’accent en particulier sur les personnes assumant des responsabilités liées à l’AIPRP :

• Des cours d’introduction (soit sur l’AIPRP en général, soit sur les notions fondamentales sur la protection des renseignements personnels);
• Des cours de niveau avancé (soit sur l’AIPRP en général, soit sur du contenu propre à l’organisation);
• Des activités de mobilisation et de sensibilisation relatives à l’AIPRP auprès des diverses branches et directions.

Des séances de formation régionales aux Bases des Forces canadiennes Esquimalt, Edmonton, Cold Lake, Gagetown, Greenwood, Halifax, Shearwater, Kingston et Borden ont aussi été offertes pendant la période visée par le rapport.

8.2. Activités de formation et de sensibilisation

En tout, 87 séances de formation ont été offertes à environ 1 559 employés de la Défense et membres des FAC et ont abordé l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la gestion judicieuse des renseignements personnels relevant de l’institution. Ces séances de formation ont eu lieu dans le cadre de cours d’introduction (AIPRP 101) et de cours de niveau avancé (AIPRP 201), d’une formation sur GCDocs axée sur la protection des renseignements personnels et de classes ciblées pour des organisations précises de la Défense. La plupart des séances de formation ont été présentées par le personnel de la DAIPRP en personne ou par le biais de vidéoconférences, mais quelques organisations ont offert leurs propres cours et séances individuelles. À cet égard, mentionnons trois activités de formation offertes par le Groupe des Services de santé des Forces canadiennes; ces activités ont porté sur divers aspects de la protection des renseignements personnels, et 135 personnes en ont bénéficié. Les employés de la Défense nationale et les membres des FAC ont aussi été encouragés à suivre le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels offert par l’École de la fonction publique du Canada.

Dans un souci de sensibilisation, les employés de la DAIPRP ont donné à des tiers et à des auteurs de demande des conseils sur les exigences propres à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux politiques et directives du SCT et, au besoin, aux procédures institutionnelles connexes.

Formation intégrée sur la protection des renseignements personnels

La DAIPRP a continué de collaborer avec d’autres organisations de la Défense pour intégrer aux formations qu’elles offrent sur des programmes précis le contenu complémentaire concernant les concepts de protection de la vie privée et les méthodes de gestion des renseignements personnels. Au cours de l’AF 2019-2020, la DAIPRP a participé au cours d’intégration de GCDocs à l’intention des spécialistes de la gestion de l’information.

Formation des Services de santé des Forces canadiennes

Les Services de santé des Forces canadiennes (Svc S FC) gèrent un bureau de protection des renseignements personnels chargé de fournir des conseils et un soutien au Groupe des Services de santé des Forces canadiennes (Gp Svc S FC) en ce qui concerne les politiques et les activités touchant les renseignements médicaux personnels. Conformément à son mandat, ce bureau des Svc S FC offre des modules de formation visant à instruire le personnel sur les principes de « la protection de la vie privée, de la confidentialité et de la Sécurité » pour favoriser l’utilisation judicieuse du Système d’information sur la santé des Forces canadiennes.

Au cours de la période visée par le rapport, des membres du Gp Svc S FC ont suivi ces modules, et plus de 135 membres du personnel de ce groupe ont assisté à des formations offertes expressément à leur intention.

8.3. Apprentissage continu

Par suite de l’examen du programme de l’AIPRP entrepris en 2017, la DAIPRP est pleinement résolue à favoriser le perfectionnement et l’apprentissage continu des analystes de l’AIPRP. Pendant la période visée par le rapport, la Défense nationale a pris part avec plusieurs autres ministères fédéraux à un projet pilote intitulé Programme de formation professionnelle des analystes fédéraux nouveaux ou subalternes en AIPRP (1re édition)^{Note de bas de page 8} présenté par l’Association des professionnels en accès à l’information et en protection de la vie privée^{Note de bas de page 9} (AAPI). Le cours donne un aperçu des aspects juridiques de l’AIPRP et est destiné aux analystes subalternes. Quatre analystes de la Défense nationale y ont assisté. En outre, tout le personnel de l’AIPRP a bénéficié d’une journée complète de perfectionnement professionnel. Parmi les thèmes figuraient la gestion des renseignements personnels, la gestion des incidents liés à la vie privée, l’emploi des codes d’action dans le cadre de la gestion des cas liés à l’AIPRP, et l’examen des documents confidentiels du Cabinet.

9. Initiatives et projets

9.1. Équipe du respect des délais

Une équipe a été affectée exclusivement aux opérations de protection des renseignements personnels pour mettre l’accent sur le respect de la Loi et le traitement des demandes dans le délai de 30 jours prescrit par elle. En outre, cette équipe s’est consacrée à l’application de prorogations légales prévues par l’article 15 de la Loi. Grâce à ces efforts ciblés, le taux de respect des délais est passé à 75 pour cent, comparativement à 49 pour cent l’année précédente; c’est là une amélioration impressionnante.

9.2. Améliorations technologiques

Opérations de communication de renseignements personnels et télétravail

La DAIPRP a mis à l’essai la capacité d’examiner et de caviarder à distance les documents visés par les demandes de communication de renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. L’essai a été fructueux et, par conséquent, quand le plan de continuité des activités a été mis en oeuvre en raison de la COVID-19, bon nombre des difficultés initiales liées à la création d’un environnement de télétravail avaient été aplanies.

Nouveau système de gestion des cas

La DAIPRP a créé un système novateur de gestion des cas pour mieux administrer les activités liées à l’AIPRP en dehors des demandes officielles concernant l’AIPRP. Ce nouveau système améliorera le suivi et l’analyse des tendances aux fins des activités de gouvernance et de vérification du respect de la Loi, telles que les suivantes : la prestation de services consultatifs concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, la gestion des incidents relatifs à la vie privée, la préparation des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, la gestion et le suivi des questions juridiques, et la communication de renseignements personnels. Le nouveau système comporte aussi des fonctions permettant de tenir à jour les banques de renseignements personnels et d’automatiser Info Source davantage.

9.3. Équipe de soutien au contentieux

Afin de favoriser la concrétisation d’une priorité clé de la Défense nationale, la DAIPRP a maintenu une Équipe de soutien au contentieux. Le règlement du recours collectif de la collectivité LGBT a eu lieu pendant l’AF 2019-2020 pour présenter les excuses du gouvernement du Canada à l’égard de la discrimination dont cette collectivité a été victime. L’équipe a examiné 464 dossiers pour fournir un appui direct à l’Équipe ministérielle de surveillance du contentieux.

10. Surveillance de la conformité

La DAIPRP contrôle un certain nombre de paramètres de l’AIPRP et fait régulièrement rapport sur eux. Pendant l’AF 2019-2020, le ministère a amélioré son tableau de bord relatif à l’AIPRP pour mieux tenir les dirigeants de la Défense au courant de son rendement et de ses résultats en matière d’AIPRP. De plus, le ministère continue de recevoir sur demande des rapports statistiques et des fiches de rendement qui comparent les données à celles des AF précédentes, pour cerner les tendances. Ces contrôles permettent à la DAIPRP de suivre les résultats obtenus en matière d’AIPRP dans tout le ministère et de repérer ainsi les domaines où il est possible d’améliorer les processus.

À l’heure actuelle, le temps qu’il faut pour traiter les demandes de correction de renseignements personnels n’est pas contrôlé en bonne et due forme, car le nombre de ces demandes est habituellement très faible. Au cours de l’AF 2019-2020, la DAIPRP n’a reçu qu’une demande de correction.

11. Coûts d'exploitation relatifs à la protection des renseignements personnels

Coûts

Le coût annuel de l’administration du programme de protection des renseignements personnels au ministère de la Défense nationale a augmenté de 15 pour cent pour atteindre 3 756 410 $ au cours de l’AF 2019-2020.

Ressources humaines

Pendant l’AF 2019-2020, l’équivalent de 46,26 employés à temps plein s’est consacré à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter la section 11 de l’Annexe B.

Annexe A : Arrêté sur la délégation

Défense nationale et les Forces armées canadiennes

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Défense nationale, à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes desdites lois, délègue par les présentes l’autorité d’exercer les attributions d’un responsable d’une institution fédérale que lui confèrent les lois en question aux titulaires des postes indiqués ci-après, ou aux personnes occupant ces postes à titres intérimaire :
   1. le sous-ministre;
   2. le Secrétaire général;
   3. le Directeur - Accès à l’information et protection des renseignements personnels;
   4. les Directeurs adjoints - Accès à l’information et protection des renseignements personnels.
2. En vertu de l’article 73 des lois susmentionnées, le ministre délègue aussi :
   1. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe de l’accès à l’information, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à ce qui suit :
      • L’application de certaines dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, à savoir l’article 9; les paragraphes 11(2), 11(3), 11(4), 11(5) et 11(6); les articles 19, 20, 23 et 24; les paragraphes 27(1) et 27(4); l’alinéa 28(1) b), et les paragraphes 28(2) et 28(4);
      • La réponse fournie aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, lorsqu’il existe aucun dossier.
   2. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe des renseignements personnels, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions du responsable d’une institution fédérale aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf celles prévues aux alinéas 8(2) j) et m);
   3. aux titulaires d’un poste d’analyste principal, ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à l’application de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Copie originale signée par

L’honorable Harjit S. Sajjan, c.p., OMM, MSM, CD, député
Ministre de la Défense nationale
Date 2016-01-12

Annexe B : Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020

Governement du Canada

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Défense nationale

Période d'établissement de rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

2.8 Demandes de traduction

Section 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 5: Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

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Section 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommendations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommendations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demande auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9: Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.2 Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 10: Atteintes substantielles à la vie privée

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

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Annexe C : Rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 4 - Demandes reçues

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes fermées dans les délais prévus par la loi et le nombre de demandes fermées en présomption de refus au cours des deux périodes allant du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31.

Tableau 5 - Demandes fermées