L'aide-memoire GI/TI des corps et escadrons

L’outil d’inscription en ligne (OIEL)

L'outil d'inscription en ligne est une application qui permet aux parents/jeunes de remplir leur formulaire d'inscription en ligne. Le processus d’inscription est toujours le même et exige que la demande soit entrée dans FORTERESSE. La demande numérique contiendra toutes les informations requises pour compléter cette étape, car tous les champs doivent être remplis avant de pouvoir la soumettre. Les demandes sont envoyées à l’adresse courriel générique du corps/esc qui est accessible à tout le personnel du corps/esc.

Les points importants à savoir sur cet outil sont les suivants

• Il est possible de continuer à utiliser le format papier. Téléchargez le nouveau formulaire officiel à partir de la page d’accueil de l’outil d’inscription en ligne.
  • L'OIEL est le formulaire le plus à jour.
• Tel que stipulé dans le CANCDTGEN 007/23 le formulaire CF 1158 ne doit plus être utilisé pour inscrire un cadet.
• Les formulaires soumis à partir de l’outil d’inscription en ligne devront toujours être imprimés et signés par le cmdt du corps/esc avant d’être classés. Les formulaires soumis par l’entremise de l’outil d’inscription en ligne n’exigent plus la signature à la main des parents ou des tuteurs.
• Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le Foire aux questions sur l’outil d’inscription en ligne.
  
  • Découvrez les actions à entreprendre en fonction du format du formulaire d'inscription utilisé.
• L’outil est relié au répertoire des corps/esc qui utilise les données de FORTERESSE.
• Vous pouvez utiliser ce lien qui fournit toutes les informations pour rejoindre les cadets, sur le matériel d’affichage : www.Canada.ca/devenir-cadet.
• Si vous entrez votre corps/esc dans le champ Nom de l'unité et que vous le sélectionnez, vous pouvez envoyer le lien vers cette page (avec votre identifiant d'unité) avec les informations de recrutement. Lorsqu'il est utilisé, les parents ou les cadets qui remplissent le formulaire n'auront pas besoin de rechercher votre corps/esc.

Règles de gestion des comptes adultes

Les membres du personnel adulte d'un corps/esc qui ont besoin d'un compte @cadets.gc.ca doit remplir et signer un formulaire de contrôle d'accès au RÉOCC et le soumettre à votre unité régionale de soutien aux cadets (URSC).

Les utilisateurs devront se connecter aux services des OCC (via RPV/bureau à distance/Cadet365) au moins une fois tous les 90 jours (3 mois). Dans le cas contraire, le compte sera désactivé.

• 90 jours après que le compte ait été désactivé, il sera marqué pour être supprimé;
• 30 jours après qu'un compte soit marqué, il sera supprimé; et
• Dans l’ensemble, cela signifie qu’au bout de 7 mois d’inactivité le compte sera supprimé.

Jusqu’à ce que le compte soit supprimé, les utilisateurs pourront contacter le bureau de soutien pour que le compte soit réactivé à condition qu’un formulaire de contrôle d’accès au RÉOCC valide soit toujours présent à leur dossier. Les utilisateurs pour lesquels le compte sera supprimé devront recommencer le processus de création de compte depuis le début soit en complétant un nouveau formulaire de contrôle d’accès au RÉOCC.

Gardez votre compte @cadets.gc.ca actif

• Connectez-vous à office.com
• Ouvrez votre courriel
• Connectez-vous à Teams
• Utilisez toute application Microsoft avec votre compte @cadets.gc.ca

Cadet365

Revoir la composition de l'équipe, ajouter/supprimer des membres si nécessaire.

• S'assurer que tous les membres adultes du personnel se connectent à @cadets.gc.ca pour confirmer que leurs comptes fonctionnent.
• Vérifiez votre corps/esc Cadet365 (MS Teams) et supprimez/ajoutez des membres pour la nouvelle année d'instruction.
• En référence au CANCDTGEN 010/22, Gestion de l’information pour les corps/escadrons et les centres d’entraînement des cadets
  • Les équipes sont gérées centralement et ne doivent pas être renommées ou supprimées.
  • Les cadets ne doivent pas être ajoutés aux équipes du personnel adulte ou comme propriétaire d'équipe.

Débuter l’année d’entrainement

• Si vous êtes cmdt, assurez-vous d’être propriétaire de l’équipe Personnel et de l’équipe corps/esc.
• Retirer des deux équipes le personnel qui n’est plus avec le corps/esc.
• Ajouter le nouveau personnel dans les deux équipes.
• Assurez-vous qu’il n’y est AUCUN cadet dans l’équipe Personnel.
• Retirer tous cadets de l’équipe corps/esc qui ont été transférés dans un autre corps/esc.
• Nettoyez les canaux, remettre à neuf les calendriers, archivez tous les fichiers nécessaires et vous serez près à débuter l’année.
• Conformément à la référence CANCDTGEN 010/22, Gestion de l’information pour les corps/escadrons et les centres d’entraînement des cadets, les équipes sont gérées centralement et leur nom est déterminé en accord avec les politiques sur les langues officielles. Les équipes ne doivent pas être renommées ou supprimées.

Continuer la distribution des comptes de cadets

• Tous les cadets actuellement inscrits devraient avoir un compte Cadet365.
• Vérifiez que les cadets qui reviennent se sont connectés à leur compte et fournissez les informations de connexion si nécessaire.
• Fournir à chaque cadet un lien ou une copie de l'ordonnance de groupe 6003-2, Utilisation acceptable des plateformes d'engagement virtuel, avant de fournir les informations de connexion.
• Vos cadets seniors peuvent être d'une grande utilité pour encadrer les cadets juniors dans leur intégration à Cadet365.

Le cours de sensibilisation à la cybersécurité

Assurez-vous que les cadets suivent le cours de sensibilisation à la cybersécurité (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement) une fois qu'ils ont terminé leur intégration initiale.

• Le cours de sensibilisation à la cybersécurité est accessible à partir du ruban dans Teams.
• Apprenez à lire le rapport Cadet365 - Suivi des comptes pour savoir si les cadets ont suivi le cours de sensibilisation à la cybersécurité.

Ressources

Les ressources de Cadet365 sont disponibles aux liens suivants :

• Boite à outils numérique Cadet365 (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement)
• Plateforme Cadet365 sur Canada.ca

Le site Formation Microsoft offre aussi une variété d’apprentissages. Les liens suivants ont été organisés sur Canada.ca pour les cadettes et cadets et le personnel adulte en fonction de votre rôle dans Cadet365 :

• Formation Cadet365 pour le personnel adulte
• Formation Cadet365 pour les cadettes et cadets

Règles de gestion des comptes Cadet365 - Cadets

Voici un aperçu de la chronologie du compte « cadet » Cadet365.

Pris à l’effectif Mise à jour

• Les informations d'identification des nouveaux comptes seront disponibles une semaine après la date de prise à l’effectif, juste à temps pour la prochaine soirée d'instruction. (Approximativement 7 jours de délai) Nouveau
• En fonction de la disponibilité des licences, le délai de 7 jours pourrait devoir être augmenté jusqu'à 30 jours. Le cas échéant, le personnel sera informé du changement. Nouveau
  • Les cadets sont ajoutés à l'équipe du corps/esc.
• Pour les cadets ayant déjà un compte, celui-ci sera réactivé lorsque possible. Si ce n'est pas possible, un nouveau compte sera créé.

Rayé de l'effectif

• Le compte est désactivé le jour même où le cadet est rayé de l'effectif du corps/esc.
  • Les cadets sont retirés de toutes les équipes.
• 30 jours après le cadet est rayé de l'effectif, la licence Microsoft est retirée, sauf du 1 juin au 1 octobre.
• 60 jours après le cadet est rayé de l'effectif, le compte est supprimé, sauf du 1er juin au 1er octobre.
• Il est important pour la sûreté et la sécurité de Cadet365 que les cadets soient rayés de l'effectif en temps utile du point de vue de la sécurité.

Transfert à un autre corps/esc

• La nouvelle corps/esc doit contacter l'ancienne unité dès que possible pour organiser le transfert.
• Les informations sont conservées pendant deux mois pour s'assurer que le cadet est rayé de l'effectif de l'ancienne unité et pris à l’effectif avec la nouvelle unité.
• Une fois qu'un compte est supprimé, il ne peut plus être récupéré.

Comptes inutilisés

Les comptes des cadets inutilisés depuis plus de 180 jours verront la licence Office365 retirée. 

• Le compte @cdt.Cadets.gc.ca restera actif. Si le cadet se connecte à son compte, une licence sera réattribuée dans les 30 minutes suivant la connexion.
• Cela n’aura aucun effet sur un compte qui a déjà été utilisé, aucune donnée existante ne sera perdue.

FORTERESSE

Gestion des permissions

Il s'agit d'une responsabilité de la chaîne de commandement (CdC) et non du bureau de soutien. Le problème le plus courant est que la date d'expiration du profil a été atteinte et qu'elle doit être prolongée.

Le tableau ci-dessous indique les personnes à contacter pour obtenir de l'aide.

Pour plus d'information sur les permissions des utilisateurs de FORTERESSE, consultez le Guide d'utilisation de FORTERESSE, Chapitre 11 - Permissions et Profile (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement)

Mise à jour des informations du corps/escadrons

Les corps/esc doivent vérifier les informations relatives à leur unité dans le répertoire des corps et des escadrons.

Si des mises à jour sont nécessaires, apportez les changements requis dans FORTERESSE (c.-à-d. lieu, jour de rassemblement, coordonnées). Les informations contenues dans FORTERESSE sont utilisées pour alimenter le répertoire des corps et des escadrons et la trousse de gestion de la croissance régionale (TGCR).

Si vous avez des questions, contactez votre officier d’entrainement de zone.

Examiner la liste Débuter une année d’instruction au corps/escadron

S'assurer que les dossiers des cadets ont été fermés correctement

Passez en revue les dossiers d’entrainement de votre corps/esc pour vous assurer que tous les dossiers de cadets ont été fermés correctement et que les cadets sont dans le bon niveau d'entrainement/étoile.

Si vous avez des questions, contactez votre officier d’entrainement de zone.

Le formulaire de validation annuelle (FVA)

• Le corps/esc doit effectuer la validation annuelle au début de chaque année d’entraînement.
• L’information devrait également être mise à jour après un changement dans la situation d’un cadet (ex. déménagement).
• Le formulaire de validation annuelle (FVA) est un document protégé A. Si les parents/tuteurs acceptent, il peut leur être envoyé électroniquement (à partir d’un courriel @cadets.gc.ca), par la poste ou livré en personne. Le formulaire rempli peut être retourné soit par courriel (à un courriel @cadets.gc.ca), en personne ou par la poste.
• Si aucune validation annuelle n’est effectuée, les cadets ne seront pas autorisés à soumettre des demandes de participation aux activités par sélection (cours d’été, postes de cadets-cadres, activités dirigées à l'échelle nationale (ADEN) et activités dirigée à l'échelle régionale (ADER).
• La fonctionnalité « saisie en masse » vous permet de valider plusieurs cadets à la fois si ces cadets n’ont aucun changement à déclarer.

Questionnaire de santé détaillé (QSD)

• Le QSD est initialement un document protégé A car il contient des informations personnelles, mais il devient protégé B une fois rempli car il contient alors des informations médicales;
• Le QSD est généré par le personnel du corps/esc directement depuis FORTERESSE. Avec le consentement des parents/tuteurs, il peut leur être envoyé par voie électronique (à partir d'un courriel RÉOCC), par courrier ordinaire ou remis en personne; et
• Le QSD ne peut pas être retourné par courriel car il est désormais protégé B. Les parents/tuteurs doivent retourner le QSD rempli au personnel du corps/esc, dans une enveloppe scellée, en personne ou par courrier ordinaire. Le personnel du corps/esc est responsable du suivi des QSD et de leur envoi à leur URSC.

Impression en masse des rapports d’appréciation des cadets

Prenez connaissance des résultats de l'instruction d'été des cadets et les rapports d'évaluation. L'impression en masse des rapports d’appréciation des cadets n'est qu'un des rapports créés spécialement pour faciliter votre travail.

Guide d'utilisation et documentation de FORTERESSE

Un guide d'utilisation complet couvrant toutes les fonctionnalités de FORTERESSE, des notes de mise à jour, des bulletins spéciaux et d'autres ressources sont disponibles dans la page FORTERESSE du SharePoint Cadet365 (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement).

Équipement informatique du Gp CRJC (ordinateurs portables, imprimantes, etc.)

• Le GI/TI du Gp CRJC s’efforce de fournir des solutions souples pour trouver le meilleur ajustement possible pour les ressources informatiques des corps de cadets et escadrons.
• Les corps et escadrons peuvent maintenant choisir d'avoir des ordinateurs portables avec soit l'image traditionnelle RÉOCC, ou la nouvelle image gérée Intune.
• Les mises à jour obligatoires sont effectuées régulièrement. Gardez votre ordinateur portable connecté à l'internet (et au RÉOCC pour les ordinateurs RÉOCC) une nuit par mois pour vous assurer qu'il est mis à jour régulièrement.
• Les corps/escadrons sont encouragés à retourner les biens inutilisés. Ils ne perdront pas leur allocation autorisée et pourront choisir de les récupérer si leurs besoins changent dans le cadre de l'initiative « Asset Flex ».
• • Pour confirmer l'affection, se référer à l’O Gp CRCJ 6002-1, Affectation des ressources en technologies de l’information.
• Les corps/escadrons doivent conserver au moins un ordinateur RÉOCC et une imprimante multifonction, car ils restent la meilleure option pour effectuer certaines tâches.
• Contactez bureau de soutien qui vous fournira les informations nécessaires au retour des biens inutilisés.

Gestion de l’information pour les corps/escadrons

Tous les membres du personnel devraient lire CANCDTGEN 010/22, Gestion de l’information pour les corps/escadrons et les centres d’entraînement des cadets.

Courriel (Outlook):

• Chaque utilisateur Cadet365 dispose d’un courrier électronique, accessible à partir de tous les ordinateurs RÉOCC, les ordinateurs Intune et les appareils personnels, à l’aide de l’application Outlook.
  • Les adresses électroniques du personnel adulte se terminent par : @cadets.gc.ca;
  • Les adresses électroniques des cadets se terminent par : @cdt.cadets.gc.ca;
• Les communications nationales et régionales, les réinitialisations de mots de passe et d'autres messages importants sont souvent envoyés à la boîte aux lettres du corps ou de l'escadron. Vous pouvez également y accéder, ainsi qu'à d'autres boîtes aux lettres partagées, à partir de votre ordinateur RÉOCC ou Intune, ainsi que vos appareils personnels.
  
  • Apprenez à ajouter une boîte aux lettres partagée sur votre téléphone personnel.

Rencontres et instruction virtuelle/en ligne

Cadet365 est la plateforme autorisée pour l'engagement virtuel/en ligne

• Promouvoir l’utilisation du site Canada.ca/365-cadet pour les ressources et pour la formation.
• Prendre connaissance de l’Ordonnances et instructions du Groupe CRJC 6003-2, Utilisation acceptable des plates-formes d'engagement virtuel.

Conserver, copier et partager l’information

• Communications
  • Toutes les communications de valeur commerciale concernant les opérations, le personnel et les cadets d'un corps ou d'un escadron doivent être effectuées à l'aide du RÉOCC/Cadet365.
  • Toutes les communications entre le personnel et les cadets doivent être effectuées au moyen du RÉOCC/Cadet365.
• Les informations protégées A ne doivent pas être partagés à destination ou à partir d’une adresse courriel personnelle, mais doivent demeurer dans le RÉOCC ou sur Cadet365 dans les équipes Teams accessibles uniquement par le personnel.
• Le traitement, la transmission et l’enregistrement d’informations protégées B sur les appareils RÉOCC ou à l'aide de Cadet365 NE sont PAS permis.
• Documents appartenant aux corps/escadrons ou aux CEC doivent être accessibles au personnel et/ou aux cadets lorsque requis. De ce fait, ils ne doivent pas être sauvegardés dans un espace personnel tel que le OneDrive personnel des utilisateurs, Google Drive, DropBox, etc.
• Saviez-vous que le personnel peut partager des fichiers publiquement à partir de Cadet365 en utilisant une bibliothèque de partage de fichiers qui a été connectée aux équipes du personnel de corps et escadrons?
  • Partagez des fichiers et des documents publiquement avec des membres du public (par exemple, de nouveaux cadets/membres du personnel, des parents, ou des membres de la communauté) sans connecter à Cadet365.
  • L'option de partage permet de rendre les fichiers collaboratifs.
• Avec les avantages de Cadet365, les lecteurs partagés du RÉOCC ne seront plus utilisés et seront remplacés par l'utilisation de Cadet365 (MS Teams). En référence au CANCDTGEN 010/22, Gestion de l’information pour les corps/escadrons et les centres d’entraînement des cadets
  • À partir du 31 août 2023, les lecteurs réseaux partagés RÉOCC des corps/escadron seront en lecture seulement. Les utilisateurs ont toujours un accès complet mais ne peuvent pas ajouter de nouveaux documents.
    • Ne transférez que les informations dont vous avez encore besoin.
    • Ne pas transférer les NQP/GP, etc.
    • Ne transférez pas les fichiers fortement imbriqués (par exemple, les dossiers comportant de nombreux sous-dossiers).
• Des infographies sur la gestion de l’information et la cybersécurité sont disponibles en ligne sur la page de la sécurité de l’information et cyber-sensibilisation.
• Pour protéger l’information et prévenir les virus, les clés USB personnelles ne sont pas autorisées à être connectées aux biens et sur les réseaux du MDN et des FAC. Le personnel devrait utiliser d’autres moyens de copier et de partager des informations, telles que l’utilisation du courriel ou de Teams, en incluant OneDrive et SharePoint.
• De plus, l’Or Gp CRJC 6002-4, Gestion de dispositifs portatifs de technologies de l’information précise que les corps/esc n’ont pas droit à un périphérique USB appartenant au MDN. Ces appareils doivent être retournés au CGS TI en communiquant avec le bureau de soutien.

Connexion Internet

Quatre options sont actuellement disponibles :

• Tirer parti d'un accès local/gratuit du propriétaire lorsque c'est possible.
• Utiliser la connexion au RÉOCC installée dans une installation du MDN.
• Utiliser une connexion Internet payée par le MDN.
• Si aucune des options ci-dessus n'est possible, d'autres arrangements peuvent être envisagés, comme un modem mobile déterminé par le CGS TI.

Les corps/escadrons doivent appeler le bureau de soutien s'ils ont des questions ou des problèmes avec leur connexion Internet.

• Bien qu’il y ait encore des cas où il sera possible de réclamer les coûts d’une connexion Internet, nous transitons actuellement vers une approche centralisée par laquelle tous les contrats seront traités par le CGS TI. Les modifications apportées au service Internet seront communiquées à l’avance à la boîte courriel partagée du corps/esc.
  • Si vous arrivez à la fin de votre contrat, ne le renouvelez pas. Contactez le bureau de soutien 3 à 6 mois avant la fin de votre contrat.
• Le CGS TI révise actuellement l’information concernant les connexions Internet pour tous les corps/esc. Par conséquent, vous pourriez recevoir un courriel demandant des renseignements supplémentaires.
• Le bureau de soutien pourrait demander des renseignements au sujet de la connexion Internet lorsqu’il est au téléphone avec le personnel du corps/esc.

Canaux de communication

• Tous les membres du personnel doivent vérifier régulièrement leur courriel @cadets.gc.ca.
  • La chaîne de commandement s'en sert pour joindre le personnel.
  • Ces courriels sont facilement accessibles via l'application Outlook.
• Canada.ca est la plateforme de choix pour publier des informations qui ne changent pas rapidement et qui devraient être disponibles par défaut à tous les publics.
• Les pannes et les interruptions de service sont envoyées par courriel par l’entremise du Centre de coordination des opérations conjointes (CCOC), afficher sur Cadet365 ainsi que sur la page Facebook SAIOC et bénévoles.
• Pour vous connecter avec les services et informations importantes pour le personnel, mettez en favoris le Sharepoint du personnel adulte. (lien accessible sur le SharePoint de Cadet365 seulement)

Aide et ressources CGS TI

Lorsque vous avez besoin d'une aide informatique, veuillez suivre les étapes suivantes. C'est aussi simple que 1-2-3.