Relation entre les politiques, les plans et les procédures

Il est important de comprendre le lien entre une politique, un plan et des procédures. Il n’est pas rare pour une institution de confondre les trois, même s’ils sont très distincts en termes d’objectif, de développement et d’utilisation.

Politique

Une politique vise à faciliter la gouvernance. Voici d’autres caractéristiques clés d’une politique :

• Elle décrit les principes.
• Elle répond aux questions « Quoi? » et « Pourquoi? ».
• Elle a une application large.
• Elle est exprimée d’une manière vaste et inclusive.
• Elle change peu souvent en réponse à de nouvelles questions émergentes, à l’évolution des relations ou aux modifications apportées à la mission ou à la philosophie d’une institution.

Plan

Un plan vise à décrire une solution en vue de la mise en œuvre d’une politique. Voici d’autres caractéristiques clés d’un plan :

• Il répond à la question « Comment? » quant à l’application d’une politique.
• Il est réalisé à l’aide d’un investissement initial de temps et de ressources.
• Il est souvent assigné à un responsable de projet avec un échéancier et un budget, jusqu’à ce qu’une technologie et un processus choisis soient en place et opérationnels.

Procédure

Une procédure vise à faciliter les activités au quotidien à la suite de la mise en œuvre d’un plan. Voici d’autres caractéristiques clés d’une procédure :

• Elle décrit un processus.
• Elle précise qui exécutera le plan, ainsi que le moment et la façon dont il sera réalisé.
• Elle a une application étroite.
• Elle est exprimée de manière détaillée.
• Elle évolue en réponse aux besoins opérationnels d’une institution.
• Elle change souvent.

Les musées sont inondés de procédures — du processus initial d’acquisition d’un objet à chacune des activités qui met en jeu son utilisation. Souvent ces procédures sont maintenues et respectées grâce à des « listes de vérification » qui définissent chaque étape, mais elles peuvent également être mises en œuvre de manière moins formelle par l’entremise de lignes directrices.

Idéalement, les procédures devraient découler de la politique, mais la réalité muséale est que de nombreuses procédures sont créées en l’absence d’une politique. Cette situation est attribuable aux pressions de combler les besoins quotidiens, ce qui favorise la réponse rapide et systématique que procure une procédure. Peu de musées, par exemple, ont des politiques de propriété intellectuelle (PI), mais la plupart ont des procédures sur la PI sous une forme ou une autre (p. ex. listes de vérification sur les droits et les reproductions; barèmes de droits et grilles d’utilisation; et procédures de tournage et de photographie pour les galeries d’art).

Interactions entre les politiques, les plans et les procédures

Bien que les politiques, les plans et les procédures aient des buts et des rôles différents, ils contribuent ensemble à réaliser les objectifs globaux d’une institution. En fait, les politiques sont mises en œuvre au moyen de plans, qui sont à leur tour réalisés à l’aide de procédures régulièrement appliquées.