Exigences en matière de publication en ligne d’Info Source

Publication et mises à jour d’Info Source

4.1 Faire en sorte que la page d’Info Source de l’institution soit publiée sur son site Web, en respectant les critères suivants :

• 4.1.1 le lien vers la page se trouve à un endroit assez bien en vue sur le site Web, de sorte qu’un utilisateur inexpérimenté qui souhaite obtenir des renseignements opérationnels pourrait le trouver facilement;
• 4.1.2 le lien utilise le titre complet « Info Source » et;
• 4.1.3 la page indique clairement la date de sa dernière mise à jour.

4.2 Faire en sorte que la page d’Info Source de l’institution soit mise à jour annuellement, en tenant compte de toute rétroaction du SCT concernant la page de l’année précédente, avant la date d’échéance annuelle de l’institution (les dates d’échéance annuelles sont énumérées à l’annexe A).

4.3 Aviser le SCT que l’institution a mis à jour sa page d’Info Source, avant la date d’échéance annuelle, en envoyant un courriel à la Division de la politique sur l’accès à l’information et du rendement (DPAIR), à ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca, indiquant qu’elle :

• 4.3.1 contient des liens vers la page d’Info Source, dans les deux langues officielles;
• 4.3.2 décrit toute modification majeure apportée à la page; ou indique qu’aucun changement n’a été apporté (les changements majeurs comprennent de nouveaux programmes, activités, catégories de documents propres à l’institution, fichiers de renseignements personnels propres à l’institution, et des résumés d’information actualisés);
• 4.3.3 identifie tous nouveaux programmes ou activités qui recueillent le numéro d’assurance sociale; et
• 4.3.4 le cas échéant, identifie les changements apportés en réponse à la rétroaction, ou explique pourquoi les modifications recommandées n’ont pas été apportées.

Contenu de la page d’Info Source

4.4 Sous la rubrique « Introduction à Info Source », en utilisant le texte suivant :

• Info Source décrit les programmes et les activités, ainsi que les fonds de renseignements relatifs aux programmes et aux activités, des institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information afin de faciliter le droit d’accès. Il fournit également aux particuliers, y compris les employés actuels et anciens du gouvernement du Canada, des renseignements pertinents pour accéder aux renseignements personnels les concernant détenus par des institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels et pour exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Un accès central permet de consulter une liste des institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels attribuent au Président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) la responsabilité générale de l’administration pangouvernementale des lois.

4.5 Sous la rubrique « Contexte » :

• Si une institution a des renseignements généraux ailleurs sur son site Web,

  4.5.1 Fournir un hyperlien ou des hyperliens clairement étiquetés vers les renseignements suivants :

  • 4.5.1.1 l’histoire de l’institution;
  • 4.5.1.2 la référence à son fondement législatif; et
  • 4.5.1.3 la façon dont il rend compte au Parlement.

• Si une institution n’a pas de renseignements généraux ailleurs sur son site Web,

  4.5.2 Fournir une description concise de :

  • 4.5.2.1 l’histoire de l’institution;
  • 4.5.2.2 le fondement législatif; et
  • 4.5.2.3 la façon dont il rend compte au Parlement.

• Si une institution est propriétaire de filiales qui n’entretiennent pas leurs propres pages d’Info Source,

  4.5.3 Décrire la situation de toute filiale en propriété exclusive qui ne présente pas de rapport distinct en :

  • 4.5.3.1 comprenant une déclaration indiquant que les exigences en matière de rapports de certaines filiales en propriété exclusive sont respectées par la page d’Info Source de l’institution mère; et
  • 4.5.3.2 dressant la liste des titres de ces filiales en propriété exclusive.

4.6 Sous la rubrique « Responsabilités »,

• Si une institution possède des renseignements sur son propre mandat, ses responsabilités de programmes et ses principales politiques qui sont accessibles ailleurs sur son site Web,

  4.6.1 Fournir un hyperlien ou des hyperliens clairement étiquetés vers les renseignements suivants :

  • 4.6.1.1 le mandat de l’institution;
  • 4.6.1.2 les responsabilités de programme de l’institution; et
  • 4.6.1.3 les principales politiques de l’institution.

• Si une institution ne possède pas des renseignements sur son propre mandat, ses responsabilités de programmes et ses principales politiques d’accessibles ailleurs sur son site Web,

  4.6.2 Fournir une description concise

  • 4.6.2.1 du mandat de l’institution;
  • 4.6.2.2 des responsabilités de programme de l’institution; et
  • 4.6.2.3 des principales politiques de l’institution.

4.7 Sous la rubrique « Programmes et activités institutionnels » :

• 4.7.1 organiser de la section en deux sous-sections, « Contenu spécifique à l’institution » et « Services internes »;
• 4.7.2 Dans chaque sous-section, présenter les programmes et les activités de l’institution ainsi que les catégories de documents et les fichiers de renseignements personnels (FRP) connexes dans l’ordre suivant :
  • 4.7.2.1 description du premier programme;
  • 4.7.2.2 description de la première activité associée au premier programme;
  • 4.7.2.3 description de toutes les catégories de documents associées à cette activité (selon le cas); et
  • 4.7.2.4 immédiatement après chaque description d’une catégorie de documents, description de tous les FRP pertinents à cette catégorie de documents (le cas échéant).
  • Cet ordre doit être répété jusqu’à ce que tous les programmes, activités et catégories de document et FRP connexes soient décrits. Lorsqu’un programme a plusieurs activités, le programme ne doit apparaître qu’une seule fois avant la première activité. Lorsqu’un programme n’a pas d’activités énumérées séparément, les catégories de documents connexes doivent suivre directement après le programme.
  • Voir l’annexe B pour des exemples d’application de ce système d’organisation à différentes situations.
• 4.7.3 Toutes les catégories de documents, qu’elles soient spécifiques à une institution ou qu’elles soient ordinaires, doivent contenir les champs suivants, selon le cas :
  • 4.7.3.1 Titre (obligatoire) : Doit refléter les documents décrits;
  • 4.7.3.2 Note (le cas échéant) : Ne doit être utilisé que pour décrire les renseignements pertinents qui ne sont pas saisis par d’autres champs (par exemple : l’ancien nom d’un programme ou la date à laquelle il a pris fin);
  • 4.7.3.3 Description (obligatoire) : Doit décrire en détail les documents et les renseignements créés, recueillis et conservés par l’institution comme preuve de l’activité et les renseignements à son sujet; et doit fournir des renseignements sur les documents (et non sur le programme), l’activité ou la direction qui administre l’activité;
  • 4.7.3.4 Types de documents (obligatoire) : Doit identifier les types de documents spécifiques contenus dans les fichiers (par exemple : des contrats, états de travail, propositions, critères d’évaluation, notes de service, procédures, politiques, avis juridiques, plans de projet, sondages, rapports statistiques, ordres du jour et procès-verbaux des réunions);
  • 4.7.3.5 Résumés de divulgation (obligatoire) : Doit identifier les tierces parties auxquelles le programme ou l’activité a communiqué des renseignements personnels par le biais de contrats, d’ententes de partage de l’information et d’accords de partage de l’information. Si aucune divulgation n’a eu lieu, les institutions doivent l’indiquer.
    • Cette nouvelle exigence est la première phase de la mise en œuvre de l’article 4.2.26 de la Directive sur les pratiques en matière de protection de la vie privée, qui est entrée en vigueur le 26 octobre 2022.  Des résumés plus détaillés seront exigés à l’avenir.
    • Cette exigence ne s’applique pas aux cas de divulgations uniques et ponctuelles d’informations personnelles ou à celles soumises à des considérations de sécurité, juridiques ou autres.
    • Cette exigence ne concerne que les contrats, les accords de partage de l’information et les arrangements de partage de l’information qui sont entrés en vigueur ou ont été substantiellement modifiés après le 26 octobre 2022.  Toutefois, par souci de transparence, les institutions peuvent choisir d’inclure d’autres contrats, ententes de partage de l’information et arrangements de partage de l’information qui sont actuellement en vigueur.
    • Les programmes et les activités, comme les services internes, qui ont trait aux FRP ordinaires et aux FRP centraux doivent inclure des résumés de divulgation dans leurs CdR. Il n’est pas nécessaire d’informer le SCT des changements apportés à ces FRP au-delà des exigences énoncées au point 4.3.2 ci-dessus.
  • 4.7.3.6 Format (le cas échéant) : Identifie uniquement les formats de document non standard (par exemple : des bandes audio, bandes vidéo, photographies, cartes et types spécifiques de logiciels de base de données); ne mentionne pas les formats « électroniques » ou « papier »; et
  • 4.7.3.7 Numéro de dossier (obligatoire) : Composé d’un numéro unique créé par l’institution en utilisant
    • l’acronyme du Programme de coordination de l’image de marque de l’institution ou l’acronyme couramment utilisé; et
    • un fichier unique ou un numéro d’identification utilisé au sein de l’institution pour identifier la catégorie de documents.
• 4.7.4 Tous les fichiers de renseignements personnels qui sont enregistrés, en attente d’approbation et d’enregistrement, ou en attente de cessation doivent être énumérés.
• Si l’institution attend que le SCT approuve et enregistre un nouveau FRP, approuve des modifications à un FRP existant ou mette fin à un FRP existant, ce FRP doit être clairement marqué comme « en attente d’approbation du SCT », « modification en attente d’approbation du SCT » ou « à enlever en attente d’approbation du SCT ».
• 4.7.5 La sous-section « Contenu spécifique à l’institution » décrit tous les programmes, activités, catégories de documents et FRP qui sont propres à l’institution. (Dans une rare circonstance, un montant minime de contenu propre à l’institution peut être décrit ailleurs comme le mentionne la sous-section 4.7.6.3 du présent document.) L’institution est chargée d’identifier ces programmes et activités spécifiques à l’institution, les catégories de documents spécifiques à l’institution, les FRP spécifiques à l’institution et les FRP centraux;
• 4.7.6 La sous-section « Services internes » décrit les programmes et les activités, ainsi que les catégories de documents ordinaires et les FRP ordinaires qui leur sont associés, qui sont administrés dans l’ensemble de l’institution, afin de répondre aux besoins d’autres programmes et d’obligations ministérielles au sein de l’institution. La sous-section « Services internes » doit, selon le cas :
  • 4.7.6.1 suivre la structure fournie dans le modèle des Services internes;
  • 4.7.6.2 omettre les catégories de documents ordinaires et les FRP ordinaires du modèle qui ne sont pas pertinents pour l’institution; et
  • 4.7.6.3 inclure les programmes, les activités, les catégories de documents et les FRP propres à l’institution, seulement si les programmes, les activités, les catégories de documents et les FRP ordinaires ne sont pas suffisants pour répondre aux besoins exceptionnels, afin de décrire avec précision les fonds de renseignements sur les services internes de l’institution;

4.8 Sous la rubrique « Catégories de renseignements personnels », décrire toutes les catégories de renseignements personnels détenus par l’institution;

4.9 Sous la rubrique « Manuels », fournir une liste à puces, par ordre alphabétique et par titre, de tous les manuels (instructions, guides ou procédures écrites) utilisés par les employés pour administrer ou exécuter les programmes et activités institutionnels qui touchent le public et qui peuvent être entièrement ou partiellement publiés;

4.10 Sous la rubrique « Renseignements supplémentaires », y comprendre le texte standard suivant :

• Pour obtenir des renseignements généraux sur la façon de formuler une demande en matière d’accès à l’information ou de renseignements personnels, veuillez consulter la rubrique : Présenter une demande d’accès à l’information ou à vos renseignements personnels.
• Pour faire une demande de renseignements en ligne, veuillez accéder au Service de demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels en ligne.
• Pour présenter une demande de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels par la poste, veuillez envoyer votre lettre ou le formulaire de demande d’accès à l’information (Loi sur l’accès à l’information) ou le formulaire de demande de renseignements personnels (Loi sur la protection des renseignements personnels), ainsi que tous les documents nécessaires (comme le consentement ou les frais de demande de 5 $ pour une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information), à l’adresse suivante :
• [Titre et adresse du responsable investi d’un pouvoir délégué pour l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, ou du responsable de l’institution faute de délégation de pouvoir]
• Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, une zone située sur les lieux sera mise à disposition pour examiner les documents originaux sur place si telle est la préférence du demandeur (et s’il est pratique de le faire), ou s’il n’est pas pratique de créer des copies des documents.
• Veuillez prendre note : Chaque demande présentée à [nom de l’institution] en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doit être accompagnée d’un droit de demande de 5,00 $. Pour les demandes formulées en ligne, le paiement peut se faire au moment de la demande à l’aide d’une carte de crédit. Pour les demandes faites par courrier, vous devriez le faire à l’aide d’un chèque ou d’un mandat-poste émis à [l’ordre du receveur général du Canada ou, si l’institution n’a pas de compte du receveur général, le nom de l’institution].
• Le gouvernement du Canada encourage la publication d’information par l’intermédiaire de demandes en dehors du processus d’AIPRP. Pour faire une demande informelle, communiquez avec :
• [L’adresse, le numéro de téléphone et le site Web (selon le cas) d’une ou de plusieurs sources centrales de renseignements où les membres du public peuvent obtenir de l’information de façon informelle. Les institutions peuvent également inclure des adresses régionales, selon le cas. Des coordonnées générales pour obtenir des renseignements doivent être indiquées plutôt que le bureau de l’AIPRP.]
• Vous pouvez également rechercher des résumés de demandes d’accès à l’information pour lesquelles [nom de l’institution] a déjà fourni des réponses [lien], car cette information peut être plus facilement obtenue. Vous pouvez également consulter les données ouvertes disponibles concernant [nom de l’institution] [lien]. [Omettre la partie concernant les données ouvertes, le cas échéant.]
• [Nom de l’institution] mène des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) dans le but de bien définir, d’évaluer et de minimiser les incidences sur la vie privée avant la mise en œuvre de nouvelles activités ou de nouveaux programmes ou d’activités et de programmes modifiés de façon substantielle touchant les renseignements personnels. Des résumés des ÉFVP complétées [lien] sont disponibles.

A.1 Le 31 mars

• Administration de pilotage des Grands Lacs Canada
• Administration de pilotage des Laurentides Canada
• Administration de pilotage du Pacifique Canada
• Administration du régime de soins de santé de la fonction publique fédérale
• Administration portuaire de Belledune
• Administration portuaire de Montréal
• Administration portuaire de Nanaïmo
• Administration portuaire de Port-Alberni
• Administration portuaire de Prince-Rupert
• Administration portuaire de Saint John
• Administration portuaire de Sept-Îles
• Administration portuaire de St. John’s
• Administration portuaire de Thunder Bay
• Administration portuaire de Toronto
• Administration portuaire de Trois-Rivières
• Administration portuaire de Windsor
• Administration portuaire du Saguenay
• Administration portuaire Vancouver-Fraser
• Agence spatiale canadienne
• Autorité du pont Windsor-Détroit
• Banque de l’infrastructure du Canada
• Commission d’aménagement du Nunavut
• Commission des lieux et monuments historiques du Canada
• Commission des traités de la Colombie-Britannique
• Commission du Nunavut chargée de l’examen des répercussions
• Corporation du pont international de la voie maritime limitée
• Destination Canada
• Fondation canadienne des relations raciales
• Marine Atlantique Inc.
• Musée canadien de l’immigration au Quai 21
• Office Canada–Nouvelle-Écosse des hydrocarbures extracôtiers
• Office Canada-Terre-Neuve-et-Labrador des hydrocarbures extracôtiers
• Office d’aménagement territorial du Sahtu
• Office d’évaluation environnementale et socioéconomique du Yukon
• Office d’examen des répercussions environnementales de la vallée du Mackenzie
• Office d’investissement du régime de pensions du Canada
• Office de commercialisation du poisson d’eau douce
• Office des droits de surface du Yukon
• Office des eaux du Nunavut
• Office des terres et des eaux de la vallée du Mackenzie
• Office des terres et des eaux du Sahtu
• Office gwich’in d’aménagement territorial
• Office gwich’in des terres et des eaux
• Parc Downsview Park Inc.
• Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée
• Revera Inc.
• Services de bien-être et moral des Forces canadiennes
• Société des ponts fédéraux
• Société du Vieux-Port de Montréal
• Société immobilière du Canada CLC Limitée (filiales à cent pour cent)
• Société immobilière du Canada limitée (société d’État mère)
• Station canadienne de recherche de l’Extrême-Artique (Savoir polaire Canada)
• Technologies du développement durable du Canada
• Tribunal des droits de surface du Nunavut

A.2 Le 30 juin

• Affaires mondiales Canada
• Agence de la santé publique du Canada
• Agence de promotion économique du Canada atlantique
• Agence des services frontaliers du Canada
• Agence du revenu du Canada
• Agriculture et Agroalimentaire Canada
• Anciens Combattants Canada
• Bibliothèque et Archives Canada
• Bureau de l’ombudsman des vétérans
• Bureau du surintendant des institutions financières Canada
• Canada TMP Finance Ltd.
• Centre de recherche pour le développement international
• Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
• Conseil national de recherches du Canada
• Défense nationale
• École de la fonction publique du Canada
• Emploi et Développement social Canada
• Environnement et changement climatique Canada
• Exinvest Inc.
• Exportation et développement Canada
• FinDev Canada
• Fonds de croissance du Canada Inc.
• Gendarmerie royale du Canada
• Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.
• Innovation, science et développement économique Canada.
• Ministère des Finances du Canada
• Office des transports du Canada
• Parcs Canada
• Patrimoine canadien
• Pêches et Océans Canada
• Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada
• Santé Canada
• Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• Service canadien du renseignement de sécurité
• Service correctionnel Canada
• Service des poursuites pénales du Canada
• Services aux Autochtones Canada
• Services partagés Canada
• Société canadienne de financement d’urgence des entreprises
• Statistique Canada
• Transports Canada

A.3 Le 30 septembre

• Administration du pipeline du Nord Canada
• Agence canadienne de développement économique du Nord
• Agence d’évaluation d’impact du Canada
• Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec
• Agence de la consommation en matière financière du Canada
• Banque du Canada
• Bureau de l’enquêteur correctionnel du Canada
• Bureau du commissaire au renseignement
• Bureau du Conseil privé
• Bureau du directeur général des élections Enquêteur correctionnel du Canada
• Bureau du vérificateur général du Canada
• Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada
• Comité externe d’examen de la Gendarmerie Royal du Canada
• Comité externe d’examen des griefs militaires
• Commissariat à l’information du Canada
• Commissariat à l’intégrité du secteur public du Canada
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Commissariat au lobbying du Canada
• Commissariat aux langues officielles
• Commission canadienne des droits de la personne
• Commission canadienne des grains
• Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire
• Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
• Commission de la fonction publique du Canada
• Commission des libérations conditionnelles du Canada
• Commission du droit du Canada
• Conseil d’examen du prix des médicaments brevetés
• Conseil des produits agricoles du Canada
• Développement économique Canada pour le Pacifique
• Développement économique Canada pour les Prairies
• Femmes et égalité des genres Canada
• Infrastructure Canada
• Ministère de la Justice du Canada
• Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement
• Office national du film du Canada
• RCMH-MRCF Inc.
• Régie de l’énergie du Canada
• Ressources naturelles Canada
• Secrétariat du Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement
• Sécurité publique Canada
• Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs du Canada
• Services publics et Approvisionnement Canada
• Société Radio-Canada
• Tribunal des anciens combattants

A.4 Le 31 décembre

• Administration canadienne de la sûreté du transport aérien
• Administration de pilotage de l’Atlantique Canada
• Administration portuaire de Halifax
• Administration portuaire de Hamilton-Oshawa
• Administration portuaire de Québec
• Agence canadienne d’inspection des aliments
• Agence fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario
• Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario
• Banque de développement du Canada
• Bureau de l’ombudsman, ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes
• Bureau de la sécurité des transports du Canada
• Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires
• Caisse d’indemnisation pour les accidents ferroviaires impliquant des marchandises désignées
• Canada Eldor Inc.
• Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail
• Centre de la sécurité des télécommunications Canada
• Centre national des Arts
• Collège des agents de brevets et des agents de marques de commerce
• Collège des consultants en immigration et en citoyenneté
• Commission canadienne de sûreté nucléaire
• Commission canadienne du lait
• Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC
• Commission de la capitale nationale
• Commission de la fiscalité des Premières Nations
• Commission des champs de bataille nationaux
• Commission du droit d’auteur du Canada
• Conseil canadien des normes
• Conseil de gestion financière des Premières Nations
• Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
• Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
• Conseil des arts du Canada
• Construction de Défense Canada
• Corporation commerciale canadienne
• Corporation d’innovation du Canada
• Corporation de développement des investissements du Canada
• Énergie atomique du Canada limitée
• Financement agricole Canada
• Fondation Asie Pacifique du Canada
• Ingenium – Musées des sciences et de la technologie du Canada
• Instituts de recherche en santé du Canada
• Investir au Canada
• La Fondation Pierre-Elliott-Trudeau
• Monnaie royale canadienne
• Musée canadien de l’Histoire et le musée canadien de la Guerre
• Musée canadien de la nature
• Musée canadien des droits de la personne
• Musée des beaux-arts du Canada
• Organisation canadienne d’élaboration de normes d’accessibilité
• Postes Canada
• Société canadienne d’hypothèques et de logement
• Société d’assurance-dépôts du Canada
• Société de gestion Canada Hibernia
• Téléfilm CanadaVIA Rail Canada Inc.

B.1 Exemple 1

Un programme comportant deux activités, chacune ayant un nombre différent de catégories de documents connexes et certaines catégories de documents (mais pas d’autres), ayant des FRP connexes, serait présenté comme suit à la page d’Info Source de l’institution :

• Description du programme
  • Première description de l’activité
    • Première (seule) description de la catégorie de documents
      • Première (seule) description du FRP
  • Deuxième description de l’activité
    • Première description de la catégorie de documents (aucun FRP correspondant)
    • Deuxième description de la catégorie de documents
      • Première description du FRP
      • Deuxième description du FRP

B.2 Exemple 2

Un programme qui n’a pas d’activités énumérées séparément, mais qui a une catégorie de documents connexe (qui n’a pas de FRP connexe) serait présenté comme suit à la page d’Info Source de l’institution :

• Description du programme (activité non énumérée séparément)
  • Description de la catégorie de documents (aucun FRP correspondant)