Avis de mise en œuvre de l’accès à l’information 2023-01 : Modifications du Règlement sur l’accès à l’information

5.2.1 Droit d’accès

Une institution fédérale doit recevoir des preuves pour être raisonnablement satisfaite du droit d’accès du demandeur. Dans la grande majorité des cas, les informations reçues par l’institution par l’entremise du formulaire de demande d’accès à l’information ou autrement suffisent à établir un droit d’accès. Les indicateurs adéquats contenus dans la demande peuvent être les suivants :

• l’attestation d’admissibilité du demandeur, comme indiqué dans une soumission en ligne;
• les coordonnées du demandeur, y compris son nom, son adresse et son numéro de téléphone;
• le cachet postal, si la demande a été soumise par courrier;
• la connaissance préalable par l’institution de l’identité du demandeur, y compris lorsque la personne indique un numéro de dossier ou de cas qui lui a été attribué ou un autre identifiant unique vérifiable. Il en va de même lorsque le demandeur fait référence à une demande d’accès à l’information antérieure dont il est à l’origine;
• la pièce d’identité du demandeur, si celui-ci choisit d’accompagner sa demande d’un tel document.

Le paragraphe 4(2) du RAI modifié autorise les institutions à procéder à des vérifications et à demander des informations supplémentaires au demandeur lorsque les informations contenues dans la demande ou d’autres méthodes de confirmation sont insuffisantes pour établir que le demandeur a un droit d’accès en vertu de l’article 4 de la LAI. Cela ne devrait pas entraîner d’obstacles inutiles ou de retards injustifiés dans l’exercice du droit d’accès. La demande d’informations supplémentaires doit être formulée en dernier recours dans les situations où il y a un doute sur le droit d’accès du demandeur, par exemple un doute quant à la présence effective au Canada, la résidence ou la citoyenneté du demandeur. Cela peut se produire, par exemple, lorsqu’une institution reçoit des informations incohérentes ou contradictoires de la part d’un demandeur en ce qui concerne le droit d’accès.

En cas de doute sur l’exactitude des informations reçues initialement lors de la confirmation du droit d’accès (pour les demandes non soumises en ligne), l’annexe fournit un modèle de lettre d’attestation qui pourrait être utilisée par les institutions qui n’ont pas encore mis en place des pratiques similaires ou d’autres pratiques de ce type. Si elle est utilisée, la lettre peut être adaptée aux besoins particuliers de l’institution.

Dans certains cas, les institutions peuvent déterminer que des informations supplémentaires sont nécessaires pour confirmer le droit d’accès et recueillir éventuellement des renseignements personnels supplémentaires conformément aux Fichiers de renseignements personnels ordinaires pour les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (POU 901). Il faut mettre en place des procédures pour recueillir et gérer correctement ces informations conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, au Règlement sur la protection des renseignements personnels et aux politiques en matière de protection des renseignements personnels.

Au cours de la procédure de vérification, lorsqu’on informe le demandeur que des informations supplémentaires sont nécessaires pour vérifier son droit d’accès, la pratique exemplaire consiste à l’informer que sa demande sera temporairement mise en attente jusqu’à ce que son droit d’accès puisse être confirmé.

Si le demandeur ne fournit pas les informations demandées dans un délai raisonnable stipulé par l’institution, la demande peut être considérée comme abandonnée, et le dossier peut être fermé. Avant de clore le dossier, les institutions sont encouragées à envoyer une dernière notification au demandeur. Les demandeurs doivent également être informés de leur droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada en ce qui concerne le traitement de leur demande.

5.2.2. Demande de renseignements personnels

Bien que le Règlement sur la protection des renseignements personnels précise que le demandeur doit fournir une pièce d’identité avant que l’accès aux renseignements personnels ne lui soit accordé, il n’y avait aucune exigence réglementaire semblable aux termes du RAI, même si l’on demande souvent des renseignements personnels dans le cadre du régime de la LAI.

Afin de préciser les procédures actuelles bien établies et de garantir que la vie privée du demandeur est protégée de la même façon dans le cadre du régime d’accès à l’information que dans le cadre du régime de protection des renseignements personnels, le Règlement modifié confère aux institutions le pouvoir réglementaire de demander une identification adéquate aux demandeurs, lorsque les documents demandés dans le cadre du régime de la LAI contiennent leurs renseignements personnels et que leur identité n’a pas été confirmée d’une autre façon (article 5 du RAI). Si l’on détermine que des renseignements supplémentaires sont nécessaires à des fins de vérification de l’identité, l’Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2022-02 : Vérification de l’identité pour les demandes de renseignements personnels doit être suivi, tout en apportant les adaptations nécessaires.

Cette approche garantit le respect de l’article 19 de la LAI, qui interdit généralement la divulgation de renseignements personnels dans le cadre d’une demande d’accès à l’information, à moins que l’une des conditions énoncées au paragraphe 19(2) ne soit satisfaite. Il convient d’adopter une approche fondée sur le risque pour déterminer si les renseignements personnels déjà fournis sont adéquates pour valider l’identification. Lorsque la nature délicate des informations demandées est relativement faible et que l’identité est raisonnablement assurée conformément à la Directive sur la gestion de l’identité, les institutions devraient faciliter le droit d’accès. Toutefois, à mesure que la sensibilité des informations et le préjudice potentiel pour l’individu augmentent, la norme de vérification adéquate de l’identité devient plus importante et la prévention des violations doit être une priorité. Dans certains cas, il peut y avoir des raisons de douter de l’identité du demandeur, par exemple si des informations contradictoires sont fournies par rapport à ce qui figure dans le dossier. L’outil sur l’Exigence relative au niveau d’assurance du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada peut aider à évaluer la sensibilité de l’information et la Directive sur la gestion de l’identité – Annexe A : Norme sur l’assurance de l’identité et des justificatifs fournit une orientation sur les exigences en matière d’identité.

Au cours de la procédure de vérification de l’identité du demandeur, une pratique exemplaire consiste à informer le demandeur que les renseignements personnels ne seront pas divulgués en vertu de la LAI tant que son identité n’aura pas été confirmée. À ce stade, si la demande porte uniquement sur des documents contenant des renseignements personnels, si les renseignements personnels ne peuvent être raisonnablement prélevés des documents demandés, ou si le fait de répondre à la demande sans confirmer l’identité viendrait révéler en soi les renseignements personnels, la demande peut être mise en attente. Si le demandeur ne fournit pas d’identification adéquate dans un délai raisonnable tel que stipulé par l’institution, la demande peut être considérée comme abandonnée et le dossier peut être fermé.

Avant de clore le dossier, les institutions sont encouragées à envoyer une dernière notification au demandeur. Les demandeurs doivent également être informés de leur droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada en ce qui concerne le traitement de leur demande.

Toutefois, si les renseignements personnels peuvent être raisonnablement prélevés d’autres renseignements non personnels auxquels le demandeur a un droit d’accès, l’institution doit traiter la demande et prélever les renseignements personnels des documents à divulguer, le cas échéant.