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Relever le défi : Naviguer dans les communications internes en période de pandémie

Par : Lina Sakkal

L’Agence d’évaluation d’impact du Canada (AEIC) est un organisme fédéral qui est fier d’être accueillant et de former une petite communauté. Depuis le début de la pandémie de COVID-19 il y a près de deux ans, l’organisme a conservé cet esprit en grande partie grâce à une équipe de communications internes créative. Cette équipe s’est toujours efforcée d’insuffler un ton accueillant et informel, et elle est toujours à la recherche d’occasions créatives pour maintenir la mobilisation des employés et les liens entre eux.

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Shelley Rolland-Poruks

Shelley Rolland-Poruks est directrice des communications organisationnelles et numériques à l’AEIC. Elle a fait part du processus de réflexion derrière les nombreuses campagnes innovantes menées par l’équipe de communications internes qui ont visé à remonter le moral des employés tout au long de la pandémie.

Shelley a expliqué que l’équipe avait d’abord et avant tout voulu créer des occasions informelles d’établir des liens entre les employés. Par exemple, elle a pris en compte l’expérience des employés qui travaillaient à distance et qui n’étaient peut-être pas rentrés chez eux pour les Fêtes, ou dont les projets avaient été annulés en raison de restrictions liées à la distanciation physique. « Nous avons donné la priorité à l’organisation de clavardages virtuels informels, en particulier pendant le temps des Fêtes, parce que nous savons qu’il est fort possible que certaines personnes vivent seules et n’aient pas de famille ni d’amis dans leur entourage », a-t-elle précisé.

Une autre initiative importante a consisté à tirer parti de Microsoft Teams pour promouvoir la mobilisation des employés et les liens entre eux. On a créé un canal pour l’organisme sur Microsoft Teams appelé « Let’s Connect – Soyons Branchés », qui est divisé en sous-canaux selon les divers intérêts des employés, tels que la nourriture, les animaux domestiques, la diversité et l’éducation des enfants, entre autres. « L’organisme encourage les gens à utiliser ces canaux en ligne pour avoir des conversations informelles entre eux », a déclaré Shelley. Bien que l’équipe de communications internes ne gère pas ces canaux, elle les surveille en permanence et y contribue. « Dès que du contenu publié sur notre intranet porte sur l’un de ces sujets, nous le publions également dans le canal. Cela rassemble les employés et les aide à trouver des messages liés au travail et aux initiatives de l’organisme », a-t-elle ajouté.

Alliant stratégie et créativité, l’équipe a trouvé des moyens uniques de relever les défis que pose la communication interne. La plupart des communicateurs internes ont passé beaucoup de temps à planifier, à rédiger et à publier du contenu sur leur site intranet, contenu dont le personnel ignorait l’existence. C’est pourquoi, pendant les Fêtes de fin d’année, une campagne a été lancée pour trouver « Commète le lutin d’Atrium » sur la tablette intranet. L’activité visait à faire mieux connaître le site intranet aux employés tout en renforçant la bonne volonté grâce à des prix du plus grand nombre de lutins trouvés.

Comme les employés de l’AEIC travaillent à domicile depuis près de deux ans maintenant, Shelley estime que la motivation sera le plus grand défi que l’équipe de communications internes aura à relever l’année prochaine. « Lorsque la pandémie a frappé, la création de contenu sur le travail à domicile et le partage des pratiques exemplaires de communication étaient à l’ordre du jour », explique-t-elle. « Maintenant qu’une nouvelle normalité s’est installée, le plus grand défi sera de stimuler la créativité et de trouver de nouvelles façons de mobiliser le personnel et de communiquer dans l’ensemble du milieu de travail ».

Selon Shelley, le bon côté de la pandémie pour l’équipe de l’AEIC, c’est que l’organisation des événements et la mobilisation du personnel se font de la même façon à travers le pays. Les années précédentes, on organisait un événement en personne dans la région de la capitale nationale, lequel était diffusé dans d’autres régions du pays. Maintenant que la tenue d’événements virtuels est devenue la nouvelle norme, tous les employés peuvent y participer au même titre.

« Nous n’avons plus deux expériences pour le personnel : l’expérience en personne et l’expérience virtuelle », dit Shelley. « À mon avis, si un événement est destiné à l’ensemble des employés, ceux-ci devraient tous en avoir la même expérience ».

Pour plus d’idées et de pratiques exemplaires sur les communications internes au sein du gouvernement du Canada, rendez-vous sur les pages suivantes :

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