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Réunions dans le milieu de travail moderne
Surface Hub

Le Surface Hub est un écran tactile muni d’une caméra, de haut-parleurs et d’un microphone pour organiser des vidéoconférences, partager des fichiers OneDrive et collaborer sur un tableau blanc.

Surface Hub: Écran tactile fixé au mur

Remarque

Seulement une personne avec un accès administrateur peut modifier la langue d’un Surface Hub.

Participer à une réunion Microsoft Teams

Si vous avez réservé une salle :

  1. touchez l’écran pour sortir l’appareil de la mise en veille, au besoin
    • un icône de votre réunion apparaîtra à l’écran, avec votre nom et l’heure
  2. sélectionnez votre réunion
  3. touchez le bouton Participer en bas à droite pour rejoindre votre réunion

Joindre une réunion de façon instantanée :

  1. touchez le bouton Réunion instantanée sur l’écran d’accueil
    • une fenêtre latérale apparait
  2. touchez Participer maintenant en bas, à droite
    • l’application Teams s’ouvre
  3. dans le coin supérieur droit, touchez la barre de recherche Inviter quelqu’un ou composer un numéro
    • pour ajouter des participants de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), commencez à tapez le nom de la personne et sélectionnez son nom dans la liste qui apparaît
    • pour ajouter des participants à l’extérieur de SPAC, tapez plutôt leurs adresses courriels complètes ou leurs numéros de téléphone cellulaire
  4. répéter cette même opération pour toutes les personnes que vous désirez inviter

Connexion au Surface Hub

Vous pouvez vous connecter à l’appareil pour avoir accès à vos réunions et vos fichiers OneDrive. Il est possible de vous connecter que vous ayez réservé la salle ou non.

  1. Sur l’écran de Surface Hub, touchez Connectez-vous pour voir vos réunions et fichiers
  2. Inscrivez votre nom dans la case et sélectionnez votre nom lorsqu’il apparait, puis appuyez sur la touche entrée
  3. Saisissez ensuite votre adresse courriel Outlook (prénom.nom@tpsgc-pwgsc.gc.ca) et votre mot de passe en prenant bien soin de respecter la casse et de ne pas sélectionner le courriel suggéré par le clavier
    • si vous sélectionnez le courriel suggéré par le clavier, une espace s’ajoute automatiquement à la fin de votre courriel et ceci vous créera des enjeux de connexion
  4. Sélectionnez Terminé sur la fenêtre apparaissant: « Nous avons ajouté votre compte avec succès. Vous avez maintenant accès aux applications et services de votre organisation »
  5. Choisissez la méthode d’authentification à facteurs multiples que vous préférez pour compléter votre connexion

Remarque

Terminer la session sur Surface Hub

Mettre fin à un appel vidéo en quittant Teams, ne termine pas la session sur le Surface Hub.

  1. Quitter votre session en sélectionnant Terminer la session
    • le système vous demandera si vous êtes certains de vouloir mettre fin à la session
  2. Sélectionnez Oui
    Emplacement exacte du bouton « Terminer la session »

Remarque

  • En l’absence d’une confirmation de votre part dans les 10 secondes qui suivent, la session prendra fin automatiquement
  • Toutes les applications seront automatiquement fermées, les fichiers supprimés et l’appareil vidé
  • Vos documents, y compris vos tableaux blancs, seront automatiquement sauvegardés dans votre OneDrive seulement et seulement si vous vous êtes connectés au Surface Hub avec vos données d’accès de SPAC

Autres fonctionnalités

Pour maximiser l’utilisation de cette technologie, explorez les fonctionnalités avancées ci-dessous.

Connecter l’audio via le Bluetooth
  1. Rejoignez une réunion Teams en suivant les instructions de la section Participer à une réunion Microsoft Teams et attendez que les moniteurs à proximité soient détectés
  2. Sous Son de la salle, sélectionnez le moniteur auquel vous désirer vous connecter
  3. Sélectionnez Joindre maintenant pour rejoindre la réunion et utiliser les moniteurs audios de la salle
    Fenêtre Teams « Choisir vos paramètres audio et vidéo » avec l'option « Recherche d'une salle » identifiée

Remarque

  • Assurez-vous que le Bluetooth de votre bloc-notes est activé
  • Une fois que vous avez rejoint la réunion sur le moniteur de la salle, l'audio de votre bloc-notes est automatiquement désactivé pour éviter tout retour sonore

Projeter depuis Microsoft Teams
  1. Dans l’application Teams, sélectionnez l’ellipse (…) à côté de SPAC-PSPC, dans le coin supérieur droit
  2. Sélectionnez Projection
    Fenêtre Teams montrant comment accéder à la fonctionnalité « Projection »
  3. Sélectionnez le moniteur sur lequel vous désirer projeter sans fil parmi la liste des moniteurs à proximité s’affichés
    Menu « Projection »
  4. Sélectionnez le contenu que vous désirez partager
    Menu « Partager le contenu »
  5. Appuyez sur le bouton Projection ou Suivant
  6. Acceptez la projection sur le moniteur de la salle pour compléter le processus

Utiliser le menu Windows
  1. Touchez l’icône Windows au bas de l’écran
    • l’onglet Accueil vous propose quelques applications
    • l’onglet Toutes les applications vous permet d’accéder à la liste de toutes les applications qui vous sont disponibles
    Emplacement exacte du bouton « Windows »
  2. Lorsque vous touchez l’onglet Mes réunions et fichiers
    • un extrait de votre calendrier apparaîtra et Surface Hub vous suggèrera une liste de fichiers que vous avez récemment consultés sur OneDrive
  3. Pour atteindre l’entièreté de vos fichiers, touchez Toutes les applications ou Accueil, puis OneDrive

Utiliser la vue d’ensemble

Touchez l’icône Vue d’ensemble au bas de l’écran pour voir les applications et les documents qui sont ouverts.

Emplacement exacte du bouton « Vue d'ensemble »

Utiliser Miracast (projection d’écran)
  1. Sur l’écran d’accueil du Surface Hub, sélectionnez l’icône Connexion
  2. Sur votre bloc-notes, appuyez simultanément sur les touches Windows (Windows logo key) et K du clavier
    • le menu Projeter s’affichera et présentera la liste des écrans disponibles et compatibles situés à proximité
  3. Sélectionnez l’écran correspondant au nom affiché sur le Surface Hub
    • votre bloc-notes vous demandera ensuite d’entrer le code NIP qui s’affichera sur le Surface Hub
  4. Entrez ce code NIP sur votre bloc-notes pour confirmer la connexion à l’écran du moniteur de la salle désiré
  5. Cochez l’option Autoriser la saisie avec un clavier, une souris, un stylet ou la saisie tactile pour cet appareil
  6. Sélectionnez Étendre
    Menu « Projeter »
  7. 7. Une fois votre travail terminé, appuyez à nouveau sur les touches Windows (Windows logo key) et K du clavier de votre bloc-notes pour afficher le menu Projeter
  8. Sélectionnez Déconnecter

Pour utiliser le clavier virtuel du Surface Hub :

  1. sélectionnez la flèche pointant vers le haut en bas à droite de l’écran
  2. sélectionner Paramètres
  3. ensuite, Options d’ergonomie
  4. sous Clavier, activez Utiliser le clavier à l’écran
    Menu « Clavier »

Remarque

  • Pour plus d'informations, consulter le guide de Miracast
  • Notez qu’il est préférable d’utiliser Miracast pour du contenu statique telles que des présentations PowerPoint, plutôt que du contenu dynamique, telle que de la vidéo en direct ou des réunions Teams

Collaborer sur un tableau blanc
  1. Sur l’écran d’accueil du Surface Hub, sélectionnez l’icône Tableau blanc
  2. Pour collaborer de façon virtuelle avec des collègues au moyen du tableau blanc, touchez le bouton Partager dans le coin supérieur droit de la fenêtre du Tableau blanc Bouton « Partager » de l'application Tableau blanc
    1. commencez à écrire dans la case le nom de la personne dont vous désirez la collaboration sur le tableau
    2. lorsque son nom apparait sélectionnez-le
    3. à droite de ce champs, il est possible de cliquer sur l’icône du crayon pour sélectionnez si vous désirez donner l’accès à modifier ou à voir seulement

Vous pouvez renommer votre tableau en sélectionnant la flèche vers le bas, dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.
Flèche à sélectionner pour renommer votre tableau blanc

Vous pouvez faire une capture d’écran en sélectionnant l’icône de ciseaux dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Coller la capture d’écran en appuyant n’importe où sur le tableau et en sélectionnant Coller.
Bouton de capture d'écran sur l'application Tableau blanc

En tout temps, utilisez le stylet ou votre doigt pour écrire sur le tableau. Vous devriez trouver le stylet aimanté au côté latéral de l’écran.

Tous les outils du tableau blanc se trouvent au bas de la fenêtre.
Barre d'outils de l'application Tableau blanc

Les outils de Whiteboard

Voici quelques-uns des outils disponibles :

Le pointeur

Une fois le pointeur sélectionné, déplacez-vous sur le tableau à l’aide du stylet ou de votre doigt. Effectuez un zoom avant ou arrière avec deux doigts.
Bouton « Pointeur »

Le lasso

Sélectionnez du contenu et déplacez-le sur le tableau. En tout temps, cette fonctionnalité peut également être activée en appuyant sur le bouton latéral du stylet.
Bouton « Lasso »

La règle

Dessinez des lignes droites avec l’assistance de la règle. Notez que vous ne pourrez pas tracer des lignes trop près de la règle, il vous faut tracez vos lignes à une distance d’environ un pouce (2,5 centimètres) de la règle. Déplacez la règle en utilisant un seul doigt et ajustez l’angle de celle-ci avec deux doigts.
Bouton « Règle »

Les crayons et le surligneur

Sélectionnez-les pour dessiner de façon manuscrite sur le tableau. Vous pouvez choisir l’épaisseur et les couleurs.
Boutons des crayons et du surligneur

Le laser

Utilisez-le pour attirer l’attention sur du contenu. Les éléments tracés au laser disparaissent après quelques secondes.
Bouton « Laser »

La gomme à effacer

Utilisez-la pour effacer des éléments manuscrits. En tout temps, cette fonctionnalité peut également être activée en appuyant l’autre extrémité du stylet sur le tableau.
Bouton « Gomme à effacer »

Autres éléments

Autres boutons de la barre de tâches du Tableau blanc incluent :

  • des pense-bêtes
  • des commentaires
  • du texte à l’aide du clavier virtuel
  • des formes
  • des autocollants
  • des gabarits
  • des images (seulement celles disponibles dans les fichiers du Surface Hub)
  • des fichiers (seulement les fichiers PDF ou PPT)
    • le contenu sera inséré sous forme d’images
    • vous pouvez insérer des fichiers qui se trouvent dans votre OneDrive, dans vos équipes Teams, sur Sharepoint et sur Viva Engage (Yammer), si vous êtes connectés au Surface Hub avec vos identifiants

Comme dans toutes les applications de Microsoft, il est possible d’annuler la dernière opération faite au tableau.

Autres boutons de la barre de tâches du Tableau blanc
Option de paramétrage

Dans le coin supérieur droit du tableau, touchez l’icône d’engrenage.
Emplacement exacte de l'icône de paramétrage dans l'application Tableau blanc qui ouvre le menu des paramètres

Exporter: trois choix vous seront offerts :

  • en image
  • en PDF
  • ou l’exportation complète
    • seulement cette dernière option d’exportation inclus les commentaires laissés par les collaborateurs sur le tableau
Menu « Exporter »

Une fois le fichier enregistré, vous pouvez laisser votre doigt quelques secondes dessus et des options vous seront offertes. Sélectionnez Partager, ensuite, Courrier du Hub et faites l’envoi par courriel.

Curseurs collaboratifs: Activer l’option pour afficher en direct le curseur des autres contributeurs au tableau.

Convertir une entrée manuscrite à des formes: activez cette option pour que vos formes dessinées à la main se convertissent en formes parfaites.

Modifier l’arrière-plan: sélectionnez cette option pour changer la couleur de l’arrière-plan, ajouter du quadrillage ou autres.

Utiliser les paramètres d’ergonomie

Pour accéder au menu, sélectionnez la flèche pointant vers le haut en bas à droite de l’écran, sélectionnez Paramètres, ensuite, sélectionnez Options d’ergonomie.

Chemin d'accès au menu des paramètres d'ergonomie

Le menu des paramètres d’ergonomie inclus :

  • écran
  • curseur de texte
  • loupe
  • contraste élevé
  • narrateur
  • sous-titres codées
  • clavier
Menu des paramètres d'ergonomie

Remarque

Les paramètres d’ergonomie sont rétablis à leurs valeurs par défaut à chaque fin de session.

Réserver un Surface Hub

  1. Dans votre application de courrier Outlook, sous l’onglet Calendrier, sélectionnez l’option Nouvelle réunion Teams
  2. Ajoutez l’adresse courriel de l’outil de collaboration Surface Hub de l’emplacement que vous désirez dans la liste des destinataires
    • vous pouvez vérifier la disponibilité de l’appareil en consultant les Heures suggérées à droite, sous le calendrier miniature
  3. Concluez votre demande de réunion en sélectionnant sur le bouton Envoyer
    • le processus réservera à la fois l’équipement et la salle

Conseils de dépannage

Assurez-vous que l’appareil est allumé et branché sur une prise d’électricité murale.

Pour communiquer avec nous

Veuillez signaler tous problèmes à votre coordonnateur du milieu de travail ou à votre conseiller de réunion. Recherchez les affichettes d’information sur les coordonnateurs du milieu de travail près de la salle de réunion ou à l’entrée du bureau.

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