Loi sur l’accès à l’information, Loi sur la protection des renseignements personnels, Rapport annuel 2016-2017

Sur cette page

• Introduction
• À propos d’IRCC
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Objet des lois
  • Loi sur l’accès à l’information
  • Loi sur la protection des renseignements personnels
• Structure organisationnelle
• Faits saillants du rapport statistique, 2016-2017
• Demandes reçues en vertu des deux lois
  • Sources des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • Motifs d’exceptions invoqués en vertu des deux lois
  • Délai de traitement des demandes dans le cadre des deux lois
  • Plaintes et vérifications dans le cadre des deux lois
• Surveillance de la conformité en vertu des deux lois
• Appels devant la Cour fédérale relativement aux deux lois
• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
• Atteintes substantielles à la vie privée
• Initiatives
• Politiques, lignes directrices et procédures en vertu des deux lois
• Formation et sensibilisation
• Annexe A : Délégation de pouvoirs signée
• Annexe B : Ordonnance de la délégation de pouvoirs : Loi sur l’accès à l’information
• Annexe C : Délégation de pouvoirs : Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe D : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe E : Rapport statistique de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son 23^e rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.Ce rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité, aux dispositions des lois, au cours de l’exercice allant du 1^er avril 2016 au 31 mars 2017.

L’article 72 de ces loisprécise qu’au cours de l’exercice financier, le responsable de chacune des institutions fédérales doit présenter au Parlement un rapport annuel concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à IRCC d’assumer ses responsabilités et ses obligations en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au cours de la période de référence 2016–2017. 

À propos d’IRCC

Le travail accompli à IRCC englobe un large éventail d’activités, notamment :

• facilite la venue des personnes et leur adaptation à la vie au Canada de manière à optimiser leur contribution au pays, tout en protégeant la santé des Canadiens et en assurant leur sécurité;
• perpétue la tradition humanitaire du Canada en protégeant les réfugiés et les personnes ayant besoin de protection;
• permet de renforcer les valeurs associées à la citoyenneté canadienne et de promouvoir les droits et les responsabilités qui y sont attachés;
• administre le Décret sur les passeports canadiens;
• permet de sensibiliser tous les Canadiens et d’accroître la compréhension interculturelle tout en favorisant la création d’une société intégrée qui offre des chances égales pour tous, peu importe la race, l’origine ethnique et la religion; et
• favorise l’adoption dans le monde de politiques migratoires contribuant aux objectifs du Canada en matière d’aide humanitaire et d’immigration.

IRCC tire son mandat de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’IRCC est responsable de la Loi sur la citoyenneté et partage la responsabilité de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) avec le ministre de la Sécurité publique.

Ordonnance de délégation de pouvoirs  

Le ministre d’IRCC (ou délégué) est chargé de traiter les demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le ministre autorise les membres de la haute direction et le coordonnateur ministériel de l’AIPRP (directeur de l’AIPRP) à exercer ses pouvoirs ou ses fonctions en vertu des deux lois, en ce qui a trait aux demandes d’AIPRP. Certains pouvoirs sont délégués à des postes particuliers de la Division de l’AIPRP à l’administration centrale.

Objet des lois

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’accorder un droit d’accès aux documents sous le contrôle de l’administration fédérale. La loi prévoit que l’information gouvernementale doit être accessible au public, que les exceptions indispensables à ce droit doivent être limitées et précises, et que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels des particuliers que détiennent les institutions fédérales et de donner accès à ces particuliers aux renseignements personnels qui les concernent. La loi protège la vie privée des particuliers en empêchant d’autres personnes d’y avoir accès et confère aux particuliers des droits fondamentaux en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

Structure organisationnelle

La Division de l’AIPRP fait partie de la Direction générale des affaires corporatives du Secteur des services ministériels à IRCC. La Division applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour IRCC et elle est dirigée par une directrice qui agit comme coordonnateur de l’AIPRP pour le Ministère. Le travail de la Division est accompli par trois unités, ainsi que de 34 agents de liaison qui, bien qu’ils ne soient pas des employés de la Division de l’AIPRP, coordonnent les activités d’AIPRP dans leurs directions générales.

Structure de la Division de l’AIPRP à IRCC

Faits saillants du rapport statistique, 2016-2017

Demandes reçues en vertu des deux lois

Pages examinées en vertu des deux lois

Sources des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Le secteur des affaires (principalement composé de consultants et d’avocats spécialisés en immigration) est toujours à l’origine du plus grand nombre de demandes, soit 56 % de toutes les demandes. Le grand public a présenté 32 % des demandes, tandis que les médias, les universités et les autres organismes sont responsables de 8 %. Les derniers 4 % proviennent de demandeurs qui ont refusé de s’identifier.

Sources des demandes d'accès à l'information

Motifs d’exceptions invoqués en vertu des deux lois

Loi sur l’accès à l’information

La majorité des exceptions invoquées par IRCC suivant la Loi sur l’accès à l’information relevait des trois dispositions suivantes :

• le paragraphe 19(1) visant à protéger les renseignements personnels a été invoqué dans 22 526 cas (46 %);
• le paragraphe 15(1) portant sur les relations internationales, la défense et les activités subversives a été invoqué dans 9 573 cas (20 %); et
• le paragraphe 16(1) concernant l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles a été invoqué dans 20 034 cas (41 %).

À noter que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La majorité des exceptions invoquées par IRCC suivant la Loi sur la protection des renseignements personnels relevait des trois dispositions suivantes :

• l’article 26 visant à protéger les renseignements personnels a été invoqué dans 5 155 cas (43 %);
• l’article 21 portant sur les relations internationales, la défense et les activités subversives a été invoqué dans 4 388 cas (37 %); et
• l’alinéa22(1)(b) concernant l’exécution de la loi et les enquêtes criminelles a été invoqué dans 3 086 cas (26 %).

À noter que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

Délai de traitement des demandes dans le cadre des deux lois

IRCC a traité la majorité de ses demandes dans un délai de 30 jours.

Plaintes et vérifications dans le cadre des deux lois

Loi sur l’accès à l’information

Durant la période 2016-2017 visée par le rapport, le Commissariat de l’accès à l’information du Canada a avisé IRCC que 115 plaintes avaient été déposées, ce qui représente 0,24 % de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité de ces plaintes étaient liées aux délais de traitement ou aux exceptions.

De plus, la Division de l’AIPRP a traité et conclu 191 enquêtes de plaintes. De ce nombre, 127 ont soit été abandonnées, ont fait l’objet d’un désistement ou ont été jugées non fondées. En ce qui a trait aux 64 autres plaintes, elles ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

Aucune vérification n’a été effectuée durant cette période au titre de la Loi sur l’accès à l’information.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Durant la période 2016-2017 visée par le rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a avisé IRCC que 25 plaintes avaient été déposées concernant la protection des renseignements personnels, ce qui représente 0,22 % de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité de ces plaintes étaient liées aux délais de traitement.

De plus, la Division de l’AIPRP a traité et conclu 13 enquêtes sur des plaintes. De ce nombre, trois ont soit fait l’objet d’un désistement ou ont été jugées non fondées. En ce qui a trait aux 10 autres plaintes, elles ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

Aucune vérification n’a été effectuée durant cette période au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Mesures prises en vertu des deux lois

Afin de réduire le délai de traitement des demandes dont la portée est beaucoup trop vaste, les analystes communiquent avec les demandeurs afin de déterminer exactement les renseignements recherchés. Ainsi, la Division de l’AIPRP peut réduire le champ de recherche des renseignements visés par la demande. Cela permet aussi à la Division de l’AIPRP de répondre aux demandes dans les délais prescrits tout en s’assurant que les demandeurs reçoivent les documents pertinents.

Nous avons aussi mis en œuvre une mesure qui exige aux analystes de documenter le raisonnement de leurs prorogations pour que celles-ci puissent être étudiées et justifiées.

Demandes d’accès non officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

IRCC affiche les sommaires des demandes d’accès à l’information traitées concernant des dossiers ministériels sur le site Web des données ouvertes. En 2016–2017, IRCC a répondu à 492 demandes de copies de certaines demandes qui ont déjà été relâchées.

Surveillance de la conformité en vertu des deux lois

La Division de l’AIPRP prépare deux rapports hebdomadaires à l’intention de la haute direction. Premièrement, un rapport présentant un aperçu qui contient diverses statistiques, notamment le nombre de demandes reçues et traitées, y compris le taux de conformité actuel en vertu des deux lois. Deuxièmement, un rapport sommaire des demandes qui seront bientôt divulguées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.  

Appels devant la Cour fédérale relativement aux deux lois

Aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels durant la période 2016-2017 visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Afin de remplir son mandat et d’assurer la prestation efficace de ses programmes et services, IRCC recueille, utilise et communique des renseignements personnels. Conformément à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le Ministère effectue régulièrement des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), qui lui permettent de déterminer si les programmes, initiatives ou projets ministériels, nouveaux ou existants pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis et conservés présentent des risques à ce chapitre.

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice 2016–2017, l’AIPRP a effectué six EFVP. Ces EFVP sont, en outre, brièvement décrites ci-dessous.

Échange de renseignements au cas par cas avec l’Australie et la Nouvelle-Zélande

L’EFVP permet d’examiner le pouvoir en vertu duquel IRCC procède à l’échange de renseignements au cas par cas avec l’Australie et la Nouvelle-Zélande, les types de renseignements pouvant être échangés ainsi que les mesures de protection adoptées pour garantir que les échanges respectent les normes modernes en matière de protection de la vie privée.

L’échange de renseignements au cas par cas peut être fait uniquement par des agents autorisés pour une raison particulière liée à l’application ou à l’exécution des lois sur l’immigration et la citoyenneté. L’échange au cas par cas peut viser les données biographiques ainsi que les données biométriques. Les échanges doivent toujours être nécessaires, pertinents et en fonction des besoins.

Annexes relatives à l’échange de renseignements au cas par cas avec l’Australie et la Nouvelle-Zélande (qui tous les deux sont assujettis respectivement aux Protocoles d’entente concernant l’échange de renseignements avec l’Australie et la Nouvelle-Zélande)

Collecte des renseignements biométriques des personnes qui présentent une demande de réinstallation depuis l’étranger

Le présent rapport constitue un addenda à l’EFVP pour le Projet de biométrie pour les résidents temporaires (PBRT), un projet commun à IRCC, l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC).

Les objectifs du rapport sont les suivants :

• déterminer les principaux aspects pour lesquels la collecte de renseignements biométriques des personnes qui présentent une demande de réinstallation depuis l’étranger diffère de celle effectuée auprès des résidents temporaires;
• déterminer s’il existe des risques d’atteinte à la vie privée relatifs à ces aspects; et
• formuler des recommandations sur les mesures à prendre afin d’atténuer ou d’éliminer les risques cernés.

Dans le cadre de ce projet, la collecte des renseignements biométriques auprès des personnes qui présentent une demande de réinstallation depuis l’étranger a commencé en novembre 2014. Ce projet suppose la communication de données biométriques à la GRC afin qu’elles soient comparées à celles se trouvant dans les bases de données d’empreintes digitales de l’immigration et d’anciens criminels du Canada. Les résultats de la vérification sont transmis au Système mondial de gestion des cas d’IRCC et appuient le processus de prise de décision à l’égard des demandes de réinstallation de réfugiés présentées depuis l’étranger.

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : Collecte des renseignements biométriques des personnes qui présentent une demande de réinstallation depuis l’étranger

Modules de l’iEDEC pour les services avant l’arrivée

L’EFVP a été menée pour évaluer les répercussions sur la vie privée qui pourraient se manifester à la suite de l’intégration des modules pour les services avant l’arrivée dans le système Immigration – Environnement de déclarations d’ententes de contribution (iEDEC). Ce système permet d’obtenir des données sur le programme d’établissement auprès des fournisseurs qui offrent des services aux clients se trouvant à l’extérieur du Canada. Il repose sur l’analyse principale des facteurs relatifs à la vie privée réalisée par IRCC relativement à la mise en œuvre de l’iEDEC, comme il a été mentionné dans l’EFVP du système iEDEC d’IRCC effectuée en février 2014.

IRCC s’occupe de faciliter l’intégration des nouveaux arrivants au Canada en finançant et en gérant des services d’établissement et de réinstallation. Ces services incluent des séances d’information et d’orientation, de mentorat, de conseils en matière d’emploi et des formations linguistiques. Certains de ces services sont offerts aux clients admissibles avant leur arrivée au Canada.

Même si les services d’établissement et de réinstallation sont fournis par des tiers fournisseurs de services, IRCC joue un rôle primaire dans le développement des programmes d’assistance à l’établissement et à la réinstallation.

Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : Modules de l’iEDEC pour services avant l’arrivée

Entente de collecte de renseignements avec l’Agence du Revenu du Canada — Attributions de la citoyenneté

L’EFVP visait à examiner les répercussions sur la vie privée qui pourraient se manifester à la suite des modifications législatives apportées par le projet de loi C-24, soit la Loi renforçant la citoyenneté canadienne, qui comprend l’exigence selon laquelle les candidats adultes qui soumettent une demande d’attribution de la citoyenneté canadienne sont tenus, afin d’être admissibles, de présenter des déclarations de revenus au Canada, selon les dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu. De plus, les demandeurs de citoyenneté d’âge adulte sont aussi tenus de satisfaire aux exigences de présence effective.

La collecte des renseignements fiscaux auprès de l’Agence du revenu du Canada permet à IRCC de vérifier si un demandeur a présenté sa ou ses déclarations de revenus, de déterminer si les données fiscales liées au demandeur sont cohérentes avec les autres renseignements fournis afin de démontrer que les obligations touchant la présence effective et la résidence ont été remplies.

Bien que ces éléments de la Loi renforçant la citoyenneté canadienne soient entrés en vigueur le 11 juin 2015, la plupart des dispositions réglementaires ayant trait à l’échange de renseignements exigeaient des ententes ou accords révisés ou nouveaux avec les ministères partenaires. Cela comprend des mises à jour aux ententes d’échange de renseignements conclues entre l’Agence du Revenu du Canada et IRCC en vue de faciliter l’application de la nouvelle exigence selon laquelle les demandeurs de citoyenneté doivent présenter des déclarations de revenus s’ils sont tenus de le faire aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu. Cela inclut également des pouvoirs d’échange de renseignements renforcés, dont il en est question dans la présente EFVP.

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée - Entente de collecte d'informations avec l'Agence du revenu du Canada - Attributions de la citoyenneté

Processus de sélection aléatoire des demandes de parrainage de parents et de grands-parents

L’EFVP a été menée en vue d’évaluer les répercussions possibles sur la vie privée liées à l’utilisation d’un processus de sélection aléatoire pour gérer la réception des demandes de parrainage de parents et de grands-parents. Le Ministère recueille déjà les renseignements des répondants et des demandeurs principaux dans le cadre du processus de soumission des demandes au titre du Programme de parrainage des parents et grands-parents. L’EFVP porte sur le processus de sélection aléatoire lui-même et sur les renseignements recueillis dans le cadre de ce processus dans le formulaire Web « Intérêt pour le parrainage ».

Afin d’assurer une plus grande équité ainsi qu’une grande transparence et d’améliorer l’accès au processus de soumission d’une demande au titre du Programme de parrainage des parents et grands-parents, le gouvernement du Canada a mis en place un processus de sélection aléatoire le 1^er janvier 2017. Ce processus nécessite que les individus soumettent des renseignements personnels de base au Ministère par l’entremise d’un formulaire Web, afin de manifester leur désir de parrainer une personne au titre du Programme de parrainage des parents et grands-parents.

Les renseignements personnels requis pour remplir le formulaire Web sont le nom, la date de naissance, le pays de naissance et les adresses postale et électronique. Ces renseignements personnels sont entrés de façon automatique dans une base de données. Une fois écoulée la période de 30 jours pour manifester l’intérêt de parrainer, le Ministère supprime les entrées en double, puis sélectionne au hasard 10 000 personnes – ce qui constitue la limite quant au nombre de demandes complètes acceptées pour une année donnée – qui pourront soumettre une demande pour parrainer leurs parents ou grands-parents.

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : processus de sélection au hasard des demandes de parrainage de parents et de grands-parents

Surveillance médicale et communication de renseignements aux autorités en matière de santé publique de la province ou du territoire

L’EFVP visait à évaluer la communication de renseignements aux autorités en matière de santé publique de la province ou du territoire en ce qui concerne les étrangers tenus de se conformer à la condition relative à la surveillance médicale, ainsi que l’échange de données relatives au VIH avec ces autorités en matière de santé. De plus, cette EFVP a permis d’étudier les risques pour la protection des renseignements personnels liés à la nouvelle fonctionnalité du Système mondial de gestion des cas et du portail Web sécurisé.

Dans le cadre du processus d’immigration, la Direction générale de la migration et de la santé d’IRCC offre des services de dépistage et d’évaluation médicaux au Canada et dans le monde entier, conformément à l’alinéa 16(2)b) de la LIPR.

IRCC a établi des politiques et des procédures concernant la protection de la santé publique qui visent à interdire l’entrée au Canada aux personnes qui sont inadmissibles pour des motifs sanitaires. Cela inclut la surveillance médicale aux termes de laquelle une personne, chez laquelle une tuberculose pulmonaire non évolutive ou une tuberculose pulmonaire latente a été décelée, est tenue de se présenter pour un suivi médical (et possiblement des traitements obligatoires) par les autorités en matière de santé publique de la province ou du territoire où réside l’étranger pendant qu’il est au Canada.

Surveillance médicale

Atteintes substantielles à la vie privée

En 2016-2017, IRCC a informé le CPVP et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de neuf atteintes substantielles à la vie privée. IRCC surveille de près toutes les atteintes à la vie privée et il met en place des mesures de notification et des mesures correctives pour remédier à chaque situation.

Le secteur de programme a envoyé des lettres d’excuses aux personnes concernées. La Division de l’AIPRP a offert des avis et des conseils quant aux stratégies de confinement et d’atténuation dans le but d’améliorer la protection des renseignements personnels. De plus, les hauts fonctionnaires sont informés de toutes les atteintes substantielles à la vie privée de façon à faciliter les communications au sein du Ministère et à accroître la sensibilisation aux enjeux pouvant nuire au droit à la vie privée du public.

La Division de l’AIPRP suit de près toutes les atteintes à la vie privée signalées à IRCC et examine où et comment elles se produisent au sein du Ministère. La Division de l’AIPRP étudie les tendances en matière d’atteinte à la vie privée et offre des séances de formation personnalisées à cet égard pour accroître la sensibilisation et améliorer la prévention des atteintes à la vie privée.

Initiatives

IRCC a entrepris les initiatives suivantes dans le but d’améliorer ses processus internes et le service à la clientèle au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

• L’Unité d’information complexe et sensible, de la Division de l’AIPRP, a lancé un examen LEAN de rationalisation du processus d’AIPRP à l’échelle du Ministère, afin d’améliorer l’efficacité de ses opérations.
• La Division de l’AIPRP travaille en collaboration avec les intervenants afin de clarifier le processus d’AIPRP dans le but d’améliorer ses services.
• La Division de l’AIPRP a incité les secteurs de programme d’IRCC à évaluer les pratiques de service à la clientèle qui peuvent entraîner des hausses inutiles du nombre de demandes d’AIPRP, ainsi qu’à améliorer la correspondance associée au service à la clientèle et le portail des clients.

Politiques, lignes directrices et procédures en vertu des deux lois

L’Unité des opérations de la Division de l’AIPRP a créé trois équipes d’analystes qui examinent des dossiers à traiter dans un délai de deux semaines, ainsi qu’une quatrième équipe qui se penche sur les dossiers à traiter dans un délai de 72 heures. Ce processus permet à l’Unité de réduire le nombre de dossiers en retard.

En outre, l’Unité des opérations a créé un programme informel de perfectionnement pour ses nouveaux commis. Ce programme permet à ces employés de cheminer dans l’exécution de leurs tâches, depuis les tâches simples aux tâches complexes, ce qui réduit le nombre d’erreurs durant les phases initiales du cycle de vie des dossiers.

Une évaluation du logiciel de gestion des cas d’AIPRP a été réalisée afin de cibler les lacunes et les inefficacités relatives à l’administration des demandes. Par conséquent, la Division a mis en œuvre un nouveau processus pour améliorer l’efficacité du logiciel afin d’obtenir des données qui sont plus exactes et de réduire les procédures redondantes.

Formation et sensibilisation

Alors que la protection des renseignements personnels continue de prendre de l’importance, en particulier dans le contexte des technologies de l’information en plein essor, au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a poursuivi ses efforts de sensibilisation et a continué à offrir des séances de formation bilingues par l’entremise de diverses démarches et méthodes.

Journée de la protection des données d’IRCC

Au fil des années, le Ministère a élaboré des politiques efficaces, des procédures et des lignes directrices afin de respecter ses obligations et d’établir une approche cohérente touchant la protection des renseignements personnels. Le Cadre de protection de la vie privée est un des outils qui sert à renforcer la protection des renseignements personnels conservés par IRCC.

La Division de l’AIPRP a organisé sa première Journée de la protection des données en 2016. Cette initiative a été lancée afin de promouvoir l’importance de la protection des renseignements personnels. Puisque le Ministère gère de vastes quantités de renseignements personnels, IRCC continue d’encourager ses employés à avoir recours aux pratiques exemplaires en matière de vie privée dans tous les aspects de leur travail. Cela est primordial, car les Canadiens s’attendent à ce que les renseignements personnels qu’ils nous confient soient traités et protégés adéquatement.

La Journée de la protection des données sera célébrée annuellement à IRCC en guise de rappel de l’importance de la protection des renseignements personnels au sein de tous les secteurs d’activités.

De plus, la Division d’AIPRP distribue régulièrement des messages promotionnels à l’échelle du Ministère par l’intermédiaire d’Aujourd’hui@IRCC, le bulletin de nouvelles électronique du Ministère.

Formation obligatoire

La Division de l’AIPRP est heureuse de signaler que plus de 1 400 employés ont participé à ses séances de formation. Trois formations importantes sont offertes tout au long de l’année :

• La formation Comprendre et gérer les demandes d’AIPRP a été conçue principalement pour les agents de liaison de l’AIPRP afin qu’ils puissent mieux comprendre leurs rôles, les rôles et responsabilités de la Division de l’AIPRP ainsi que les rôles des divers agents ministériels dans le traitement d’une demande d’AIPRP. Six séances ont eu lieu durant l’année. Au total, 74 employés ont participé à ces séances.
• La Formation sur L’AIPRP à l’intention des cadres intermédiaires et des cadres supérieurs s’adresse aux cadres intermédiaires et supérieurs. Le cours donne un aperçu des principes et des pratiques en matière d’AIPRP et favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités des gestionnaires et des employés. Au total, 22 gestionnaires et cadres supérieurs ont suivi le cours.
• La formation Protection des renseignements personnels et accès à l’information à IRCC est un cours en ligne obligatoire pour tous les employés d’IRCC. Le cours donne un aperçu des principes et pratiques en matière d’AIPRP et favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités de tous les employés. Au cours de l’année, 869 employés ont suivi cette formation en ligne.

La Division de l’AIPRP offre également des séances de formation et des présentations personnalisées pour renforcer et accroître la connaissance et la compréhension de la vie privée et des renseignements personnels. Ces séances sont établies indépendamment des cours obligatoires et elles sont offertes selon les intérêts particuliers d’un groupe. Au total, 196 employés ont suivi une formation personnalisée en six séances au cours de l’année.

Formation sur les atteintes à la vie privée

La formation relative aux atteintes à la vie privée favorise une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités des employés lors d’une atteinte à la vie privée. Ces séances ont également comme but de sensibiliser les employés aux nouvelles tendances relatives des atteintes à la vie privée.

Les séances sont axées non seulement sur la façon de confiner les atteintes à la vie privée, mais aussi sur la façon de les évaluer, d’aviser les intervenants internes et externes, d’atténuer les répercussions et de diminuer les probabilités que ces atteintes se reproduisent. Elles offrent l’occasion aux secteurs de programme de poser des questions sur des scénarios réels et de recevoir des conseils pratiques du personnel de l’AIPRP.

Au total, 255 employés ont suivi cette formation au cours de 2016-2017.

Annexe A : Délégation de pouvoirs signée

Annexe B : Ordonnance de la délégation de pouvoirs : Loi sur l’accès à l’information

Document officiel

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement d’application

Légende

SM

Sous-ministre

SMASM/DGAC

SMA, Services ministériels/Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives

AIPRP/DIR

Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels, (EX-01)

AIPRP/DGAs

Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS) (PM-06) / Directeur(trice) adjoint(e), Unité d’information complexe et sensible (ICS), (PM-06)

AIPRP / PM-05 OPS

Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-05 ICS

Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

AIPRP / PM-04 OPS

Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-04 ICS

Administrateurs de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

AIPRP / PM-03 OPS

Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-03 ICS

Agent(e) de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

Annexe C : Délégation de pouvoirs : Loi sur la protection des renseignements personnels

Document officiel

Délégation des pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son règlement d’application

Légende

SM

Sous-ministre

SMASM/DGAM

SMA, Services ministériels/Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives

SMAPSP/DGRE

SMA Associé(e), Politiques stratégiques et programmes / Directeur(trice) général(e), Recherche et évaluation

AIPRP/DIR

Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels, (EX-01)

AIPRP/DGA ICS

Directeur(trice) adjoint(e), Unité d’information complexe et sensible (ICS), (PM-06)

AIPRP / DGA OPS /
AIPRP / PM-05 OPS

Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS), (PM-06)
Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-05 ICS

Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

AIPRP / PM-04 OPS

Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-04 ICS

Administrateurs de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

AIPRP / PM-03 OPS

Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)

AIPRP / PM-03 ICS

Agent(e) de l’AIPRP, Unité d’information complexe et sensible (ICS)

Annexe D: Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées  pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

9.2 Ressources humaines

Annexe E : Rapport statistique de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période de référence : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines