Rappel sur l’EPC : Principales mises à jour concernant le dernier trimestre du présent exercice financier

Le 13 février 2023 - Nouvelles de la Défense

Aux membres des FAC et à tous leurs superviseurs : notre première année de mise en œuvre complète de l’Évaluation de la performance et des compétences (EPC) à l’échelle des FAC tire à sa fin. Idéalement, à ce point-ci, vos efforts diligents pour maintenir une boucle continue de rétroaction bidirectionnelle sur l’évaluation du rendement se sont traduits par la collecte de plusieurs notes de rétroaction (NR) de l’EPC. Les superviseurs de membres des FAC s’appuieront sur ces FN pour rédiger les rapports d’évaluation du rendement (RER) de leur personnel dans quelques semaines. Alors que nous entamons cette période de rédaction de RER, des mises à jour importantes du système sont à noter.

En raison des limitations associées à l’arborescence de Gestion SSAM, l’EPC est assez souple lorsqu’il est temps d’assigner l’auteur approprié pour chaque membre des FAC admissible à recevoir un RER cette année. Avec l’achèvement des activités de l’EPC (descriptions du travail, profils d’ambition des militaires, notes de rétroaction), l’équipe du projet d’EPC a travaillé sans relâche pour recueillir et analyser simultanément les données et la rétroaction des groupes d’essai et pilote, ainsi que des intervenants participant au processus de consultation, afin d’ajuster de manière appropriée certains aspects du nouveau système d’évaluation. Le résultat de ces efforts continus sera apparent dans le système d’ici la fin de février. Bien qu’il n’y ait actuellement aucun obstacle technique ou politique qui vous empêche de poursuivre vos responsabilités, rôles et activités en lien avec l’EPC, il est important que vous notiez les changements récents que vous devrez maintenant intégrer dans vos efforts.

Rappel sur l’atténuation du gonflement des évaluations et la modification de notre « cadre de référence »

L’EPC fournit aux FAC l’occasion unique d’améliorer notre façon d’évaluer le personnel en y intégrant une honnêteté et une transparence accrues. Les dirigeants, et bien sûr tous les membres des FAC, doivent comprendre que lorsque l’EPC est utilisée correctement et avec honnêteté, la majorité des membres des FAC recevront, pour la plupart des IC, une cote de rendement « Efficace ». Cela correspondra à la fourchette de rendement « Répond aux attentes ». C’est un élément absolument crucial de l’EPC que tous doivent comprendre.

Une observation commune des comités de sélection nationaux (CSN) du groupe pilote de l’EPC qui se sont réunis récemment est que l’exagération non fondée de l’évaluation des IC des membres des FAC demeure un problème. Nos données ont montré que les superviseurs de tous les niveaux ont essayé de produire un rapport d’évaluation du rendement (RER) en utilisant comme cadre de référence le RER du Système d’évaluation du personnel des Forces canadiennes (SEPFC), dans lequel le gonflement de l’évaluation était une pratique commune et comprise. Nous comprenons qu’il y ait une appréhension naturelle à accepter une façon de penser différente, mais nous abandonnons collectivement l’ancienne approche (gonflement des évaluations de rendement), qui nous privait de mesures fondées pour différencier de façon réaliste des groupes de pairs.

Les CSN du groupe pilote de l’EPC ont aussi fourni des preuves concluantes : le gonflement des évaluations a été évité par la rédaction de RER honnêtes qui ont fourni aux CSN de meilleurs facteurs de différenciation, permettant d’élaborer de meilleurs critères de notation. Et cela favorisera l’évolution de la culture des FAC.

L’EPC comprend des mesures pour prévenir une exagération (positive ou négative) de l’évaluation des IC. Les régulateurs de l’EPC aideront les superviseurs à repérer leurs évaluations qui sortent des normes, donc supérieures ou inférieures à la cote « Efficace ». En premier lieu, une série de petits déclencheurs (p. ex. le fait de fixer au préalable la cote à « Efficace ») est intégrée au système pour favoriser des évaluations bien éclairées. En second lieu, des régulateurs intégrés dans le système obligent l’officier réviseur d’un superviseur dont l’évaluation du rendement d’un militaire est supérieure ou inférieure à « Répond aux attentes », à ajouter une justification écrite de la cote sélectionnée et à donner des exemples précis se rapportant à au moins une compétence. Lorsque la cote attribuée est la plus élevée ou la plus basse de l’échelle de rendement, un commentaire additionnel doit être rédigé par le commandant ou une autorité appropriée pour la section visée du RER. Plus l’évaluation est élevée, plus vous et votre chaîne de commandement aurez de travail à faire pour justifier les cotes attribuées.

Compte tenu de la nature numérique de l’EPC, des outils de surveillance sont en place pour identifier toute tendance à gonfler les cotes, en temps quasi réel, ainsi que pour fournir des données médico‑légales relatives à l’ampleur de la manipulation des fichiers pendant et après les CEP.

Il ne faut pas oublier que la méthode d’évaluation du rendement fondée sur des preuves dans l’EPC diffère fondamentalement du SEPFC par définition. Le Dictionnaire des compétences des FAC présente une norme commune, pour tous les groupes professionnels, concernant les comportements de leadership auxquels on s’attend en fonction de chaque grade. Le processus utilisé pour évaluer le potentiel dans l’EPC diffère fondamentalement de celui du SEPFC, par définition. Un système à plusieurs évaluateurs basé sur les cinq métacompétences du Cadre de perfectionnement des leaders constitue une approche systémique avec un cadre de référence commun. Tous ensemble, adoptons ce changement de mentalité.

Retrait de toutes les valeurs numériques

Toutes les valeurs numériques (bien qu’elles soient encore calculées dans les métadonnées du système) ont été supprimées de l’évaluation du rendement et du potentiel du personnel. Dans le RER, les critères de rendement numériques sont maintenant remplacés par des mots descripteurs correspondants. Comme pour l’échelle de cotation des indicateurs de comportement (IC), ils sont classés selon les catégories suivantes : inefficace, plutôt efficace, efficace, très efficace, et extrêmement efficace.

Conformément à la décision de supprimer les valeurs numériques sur le formulaire du RER lui‑même, la note de rendement totale pour l’évaluation du rendement a été remplacée par un descripteur de rendement global indiquant dans quelle mesure le ou la militaire a satisfaisait aux « attentes » en matière de rendement (leadership) en fonction de son grade. Cinq fourchettes ont été établies : Dépasse largement (les attentes en matière de leadership), Dépasse les attentes, Satisfait aux attentes, Satisfait en partie aux attentes et Ne satisfait pas aux attentes. Ces mots descripteurs devraient également contribuer à réduire le gonflement volontaire des cotes, car chaque fourchette couvre un éventail relativement large de résultats, il sera donc plus difficile de donner une note dans le but d’atteindre un résultat précis.

Définitions

Certaines définitions ont été révisées :

• Les cotes de rendement/des IC ont été redéfinies de sorte que les niveaux d’efficacité associés aux observations des superviseurs sont plus systématiques et plus structurés et risquent moins de donner lieu à des interprétations incohérentes.
• Les descripteurs des fourchettes de rendement global qui représenteront la combinaison des résultats de toutes les compétences ont été redéfinis afin de remettre le rendement en contexte (comme les définitions actuelles des résultats du potentiel).

Modifications apportées au formulaire de PAM

Des modifications visuelles seront apportées au formulaire afin de :

• remplacer tous les scores numériques par des énoncés qualitatifs plus significatifs;
• rendre possible le recours au processus de résolution informelle en recueillant les signatures électroniques pour la section Évaluation du rendement du RER;
• permettre la saisie d’un compte rendu final et de signatures électroniques résultant de l’examen des résultats de l’évaluation du potentiel ou de la révision du classement au niveau supérieur (RCNS).

Changement de nomenclature

L’ancien terme « Conseil d’unité sur l’évaluation du potentiel » (CUEP) est remplacé par « Conseil d’évaluation du potentiel » (CEP).

Processus de résolution informelle relatif au RER

Le processus de résolution informelle relatif au RER a été expliqué, et des directives supplémentaires sur la façon dont il doit être exécuté ont été fournies. Le temps accordé pour la production des RER a été modifié en raison de la mise en œuvre du processus de résolution informelle. Voir le temps recommandé pour le cycle d’EPC au paragraphe 3 de la section 105 du Guide de l’utilisateur d’EPC à venir.

Permissions relatives aux PAM

Les permissions liées aux PAM et leur visibilité ont été ajustées afin de permettre aux conseillers de groupe professionnel et mentors régionaux ainsi qu’aux gestionnaires des carrières nationaux de les visualiser, notamment en ce qui a trait aux préférences en matière de formation et d’affectation futures, ainsi que pour confirmer le statut d’abstention (qui ne s’applique qu’à l’évaluation du potentiel).

Amélioration des interfaces utilisateurs graphiques

Les interfaces utilisateurs graphiques ont été améliorées pour les fenêtres de gestion des notes de rétroaction, des CEP et RCNS. Il y a encore des améliorations à apporter, mais les suggestions à cet effet ne seront recueillies qu’une fois le premier cycle de RER terminé.

Élimination des RER dans le théâtre

En s’appuyant sur les données du COIC et en consultation avec les BPR de N1 des groupes d’essai et pilote de l’EPC, la décision a été prise de ne pas recourir aux RER dans le théâtre et de plutôt créer un nouveau type (opération) / deux nouveaux sous-types (Domestique et Expéditionnaire) de notes de rétroaction, accessibles depuis juin 2022. Pour rafraîchir vos connaissances à ce sujet, nous vous invitons à lire l’article Rappel sur l’EPC : Consigner le rendement de membres des FAC en déploiement.

Par ailleurs, un formulaire intelligent de l’EPC avec codes QR a été créé, et le processus de numérisation et de téléchargement dans Gestion SSAM est confirmé comme étant fonctionnel. Les formulaires intelligents pour les NR et les RER en sont aux dernières étapes d’ajustement.

Comme toujours, n’oubliez pas de consulter les ressources suivantes concernant l’EPC : Évaluation de la performance et des compétences (EPC) (forces.gc.ca), le centre de connaissances sur l’EPC dans MS Teams (mot de passe : dkam7a7), (vous quittez le site Web du gouvernement du Canada) et enfin, les directives de vos N1 sur l’EPC, qui sont particulièrement adaptées à votre organisation.