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Circulaire d'information en matière d'impôt sur le revenu

De : Agence du revenu du Canada

Formulaires hors-série

Cette circulaire remplace et annule la circulaire d’information 97-2R19.

Quoi de neuf?

1. À compter de 2023, il n’est plus nécessaire de soumettre aux fins d’approbation les feuillets, les sommaires ou les déclarations de revenus et annexes personnalisés de la fiducie T3. Toutefois, afin d’éviter des problèmes ou des retards lors du dépôt, ils doivent toujours satisfaire à toutes les exigences énoncées dans ce  document.

Depuis l’année d’imposition 2021, les institutions financières, les négociants ou les courtiers en valeurs mobilières peuvent envoyer aux destinataires qui résident au Québec un feuillet T5008/RL-18 consolidé pour toutes les transactions. Pour en savoir plus, consultez le site de Revenu Québec

Renseignements généraux

2. L’Agence du revenu du Canada crée des déclarations, des formulaires et des feuillets que les Canadiens utilisent pour respecter leurs obligations fiscales. Si ces formulaires ne respectent pas les spécifications de votre logiciel, nous pouvons accepter une version hors-série. Cette circulaire d’information énonce les lignes directrices relatives à la production de formulaires hors-série. Veuillez noter que, dans cette circulaire, le terme « formulaires » désigne l’ensemble des déclarations, des formulaires et des feuillets de l’Agence.

3. L’Agence n’acceptera que les formulaires hors-série qui respectent les spécifications décrites dans cette circulaire.

  1. L’Agence a élaboré le feuillet de renseignements consolidés T5008, Sommaire des échanges, qui fournit une liste des opérations sur titres. Vous pouvez utiliser ce feuillet au lieu de remettre des feuillets d’impôt distincts pour chaque opération.
  2. Le Sommaire des échanges T5008, de l’Agence est présenté à l’annexe D du guide T4091, Guide T5008 – Déclaration des opérations sur titres. Si vous utilisez le Sommaire des échanges T5008, vous devez utiliser la version la plus récente indiquée dans le guide T4091.
  3. Vous pouvez également envoyer un sommaire des échanges hors-série aux investisseurs. Toutefois, l’Agence n’acceptera le sommaire des échanges T5008 hors-série sans les feuillets d’impôt que s’il comprend tous les éléments suivants :
    • le logo de l’Agence et la mention « T5008 » affichés de manière évidente dans la partie supérieure du sommaire des échanges;
    • toutes les cases obligatoires pour remplir vos obligations en matière de déclaration;
    • l’année d’imposition.

Remarque

Les logos de l’entreprise ou de la société ne doivent pas figurer sur le feuillet de renseignements T5008.

Pour en savoir plus sur tous les formulaires hors-série, envoyez un courriel à : customized-hors-series@arc.gc.ca.

Processus d’approbation

4. Il n’est plus nécessaire de faire approuver par l’Agence la plupart des feuillets de renseignements et des sommaires hors-série. Pour consulter la liste des feuillets et des sommaires hors-série qu’il faut faire approuver par l’Agence, ainsi que les années de révision valides, allez à canada.ca/arc-formulaires-hors-serie.

5. Lorsque vous envoyez un formulaire hors-série à l’Agence aux fins d’approbation, prévoyez 20 jours ouvrables pour la décision.

6. Les formulaires hors-série doivent ressembler à la dernière version disponible à canada.ca/arc-formulaires.

7. N’envoyez pas de documents contenant des renseignements protégés, y compris, sans toutefois s’y limiter, le nom, l’adresse ou le numéro d’assurance sociale du bénéficiaire.

8. Envoyez vos formulaires hors-série aux fins d’approbation à l’adresse appropriée ci-dessous, selon le type de formulaire.

– T5008 feuillets, sommaires et relevés de remplacement

– T5008 Sommaires des opérations

– T5008/Relevé 18 consolidé

Par courriel :envoyez une version PDF à : customized-hors-series@arc.gc.ca

b) Formulaires TPS

Envoyez les formulaires imprimés à :
Direction des déclarations des entreprises
Déclarations et remboursements de la TPS/TVH
Division du traitement
750, chemin Heron, 2e étage
Ottawa ON K1A 0L5

Si vous avez besoin de renseignements sur les formulaires TPS hors-série qui ne figurent pas dans cette publication, allez à canada.ca/tps-tvh ou appelez au 1-800-959-7775.

c) Formulaires des organismes de bienfaisance

L’Agence doit approuver tous les scénarios d’essai pour les formulaires des organismes de bienfaisance :

Pour demander le Manuel d’homologation des fournisseurs et les scénarios d’essai, veuillez communiquer avec la Direction des organismes de bienfaisance :

Par courriel : CHARWeb-PUB.LPRA@cra-arc.gc.ca

Par la poste : Direction des organismes de bienfaisance
Section des relations avec les clients
Place de Ville, Tour A
320, rue Queen
Ottawa ON K1A 0L5

9. Lorsque vous envoyez un feuillet de renseignements ou un formulaire sommaire aux fins d’approbation, vous devez inclure les renseignements suivants :

10. Vos échantillons doivent être des copies lisibles et de bonne qualité de la version finale. Nous n’acceptons pas les télécopies ou les modifications faites à la main. Après avoir reçu le code d’approbation, vous devez l’ajouter dans le coin inférieur droit du formulaire avant de l’imprimer.

Remarque

L’Agence n’approuvera pas les formulaires d’une année antérieure accompagnés de notes indiquant les changements pour les années à venir. Vous devez envoyer la version définitive que vous prévoyez utiliser. Vous êtes tenu de corriger toutes les erreurs de vos formulaires, que ce soit du point de vue de l’orthographe, du contenu ou de la présentation.

11. L’approbation par l’Agence d’un formulaire personnalisé demeure valide jusqu’à ce que celle-ci publie une version révisée qui rend votre formulaire personnalisé désuet. Vous devez ensuite remplir un nouveau formulaire révisé pour obtenir un nouveau code d’approbation.

Logiciel commercial

12. L’Agence n’approuve que le fichier PDF ou les formulaires imprimés, et non le logiciel utilisé pour générer les formulaires et les calculs de l’impôt. Les renseignements sur l’emballage du logiciel ne doivent pas donner l’impression que l’Agence a approuvé le logiciel. De plus, les renseignements sur l’emballage doivent indiquer ce qui suit :

Lignes directrices sur les déclarations de renseignements, les formulaires et les feuillets

13. Lors de la création de votre version personnalisée d’un formulaire, vous pouvez consulter les premières versions des documents de l’Agence sur notre site Web à accès préliminaire. Pour demander l’accès à ce site protégé par mot de passe, communiquez avec l’administrateur à EDDSADMING@cra-arc.gc.ca. Une entente de non-divulgation sera requise. Les versions définitives de ces documents sont disponibles à canada.ca/arc-liste-formulaires.

Lignes directrices sur les feuillets de renseignements

14. Tous les feuillets de renseignements de l’Agence peuvent être personnalisés. Lors du traitement de la déclaration d’un contribuable, nous accepterons les feuillets personnalisés s’ils ressemblent étroitement à la version de l’Agence et satisfont aux spécifications de cette circulaire. Vous pouvez trouver les feuillets de l’Agence à canada.ca/arc-liste-formulaires.

15. Les feuillets de renseignements, comme les feuillets T4, T4A et T5, sont les formulaires de l’Agence les plus couramment personnalisés.

Les feuillets de renseignements personnalisés doivent satisfaire aux exigences suivantes :

  1. Dimensions :
    Dimensions
      Largeur Longueur
    Maximum 8,5 po (21,5 cm) 7 po (17,5 cm)
    Minimum 5,5 po (13,75 cm)
    pour 2 feuillets par page    		 2,75 po (6,80 cm)
    pour 4 feuillets par page
  2. Les renseignements figurant sur toutes les copies des feuillets doivent être lisibles. Si vous êtes légalement tenu d’envoyer deux copies au bénéficiaire, vous devez nous envoyer les deux copies aux fins d’approbation, ou indiquer clairement dans le courriel ou l’ébauche que vous envoyez aux fins d’approbation que les bénéficiaires recevront deux copies.
  3. Le bordereau et les instructions correspondantes peuvent tous être imprimés sur un côté, à condition qu’ils correspondent aux dimensions indiquées. Si tout le texte ne tient pas sur un côté de la page, les instructions doivent être imprimées au verso de la page.
  4. Tous les formulaires doivent indiquer « Protégé B une fois rempli », tel qu’il est indiqué dans la version de l’Agence.

    L’Agence acceptera les formulaires unilingues s’ils sont dans la langue officielle de choix du bénéficiaire.
  5. Pour les feuillets de renseignements, vous devez inclure toutes les zones d’identification, les cases pour l’impôt sur le revenu et codes (par exemple, le type de bénéficiaire ou le rapport, l’emploi ou les codes de note de bas de page). À l’exception de ces champs requis, vous pouvez choisir d’inclure seulement les cases qui satisfont à la situation particulière du bénéficiaire.

    Pour les feuillets en papier que le contribuable enverra à l’Agence, gardez les cases dans l’ordre numérique des cases sur le feuillet de l’Agence. Pour toute case imprimée à l’avant du feuillet, vous devez inclure la description de texte correspondante au dos du feuillet. Si vous n’incluez pas une case particulière à l’avant du feuillet, vous devez vous assurer que le texte correspondant n’est pas inclus au dos du feuillet.
  6. La signature du Programme fédéral de l’image de marque de l’Agence, y compris le symbole du drapeau, est exigée. Si vous personnalisez les formulaires de l’Agence, votre dénomination sociale ne doit pas être utilisée à la place de la signature du Programme fédéral de l’image de marque de l’Agence. Vous pouvez indiquer votre dénomination sociale dans la section où l’on demande le nom et l’adresse de l’expéditeur (habituellement dans le coin inférieur droit du feuillet).

    Pour obtenir un exemple du logo, consultez le site canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/communications-gouvernementales/programme-federal-image-marque/specifications-techniques/symboles-officiels/mot-symbole-canada.html.
  7. Utilisez environ la même taille de police que celle que vous trouvez sur nos formulaires, mais pas une taille plus petite.
  8. Les parties ombrées sont requises pour les copies papier que les contribuables doivent imprimer et envoyer par la poste à l’Agence. Les parties ombrées ne sont pas requises pour la transmission électronique des déclarations.
  9. L’énoncé de la Loi sur la protection des renseignements personnels inclus dans les formulaires de l’Agence doit figurer dans chaque version personnalisée. Pour en obtenir un exemple, consultez l’avis de confidentialité dans votre déclaration de revenus.

16. Production en format papier :

  1. Les sommaires produits en format papier doivent montrer toutes les cases d’information, dans l’ordre et la position exacts, comme dans les formulaires de l’Agence.
  2. Les cases ombrées (en entier ou en partie) dans tout formulaire produit sur papier doivent être ombrées de la même manière qu’elles le sont dans nos formulaires.
  3. Le numérotage n’est pas requis.

17. Transmission électronique des déclarations :

  1. Pour ce qui est des feuillets T5008, Déclaration des opérations sur titres, produits par voie électronique, vous pouvez les produire fonds par fonds ou en fonction d’une opération unique auprès de l’Agence; toutefois, vous devez quand même fournir au contribuable un feuillet T5008 ou un sommaire des opérations pour chaque feuillet T5008 consolidé qui lui a été remis. L’Agence doit examiner le sommaire des opérations et vous donner un numéro d’approbation avant de pouvoir remettre les feuillets. La partie supérieure de ces sommaires des opérations doit être similaire au formulaire original, tandis que les opérations du client peuvent être énumérées dans un format de relevé ci-dessous.

    Le sommaire des opérations doit afficher de manière évidente le message suivant, de préférence en caractères gras ou dans une couleur très visible :

    T5008 – Les opérations sur titres sont divulguées à l’Agence du revenu du Canada chaque année. Ces opérations doivent être déclarées dans votre déclaration de revenus et de prestations. Veuillez les conserver aux fins du calcul de l’impôt sur le revenu, car aucun autre formulaire ne sera remis.

    Pour des exemples acceptés, consultez l’annexe D du guide T4091, Guide T5008 – Déclaration des opérations sur titres, à : canada.ca/arc-publication-t4091.

    Remarque

    Ce document n’est pas destiné à faire partie d’un relevé d’entreprise normal et doit rester un document distinct qui accompagnerait cet état.

  2. Si vous êtes une fiducie de fonds communs de placement et que vous produisez vos feuillets T3, État des revenus de fiducie (répartitions et attributions), par voie électronique, vous pouvez regrouper les revenus et les gains en capital provenant de plusieurs fonds sur un feuillet T3 pour chaque détenteur de parts. L’expression « Feuillet de renseignements combiné » doit être clairement inscrite sur le feuillet T3 du détenteur de parts, sous le nom et l’adresse du détenteur de parts. Vous devez également remettre aux détenteurs de parts des « relevés/sommaires de relevés » qui leur permettent de faire concorder les montants déclarés sur les feuillets de renseignements combinés afin de conserver une piste de vérification claire.

Déclarations de revenus hors-série

18. Les développeurs de logiciels, les fiscalistes ou les personnes qui créent un programme pour l’impression des déclarations doivent obtenir l’approbation de l’Agence avant de produire ces déclarations (par exemple, les formulaires des organismes de bienfaisance).

L’Agence n’accepte pas les déclarations de revenus et de prestations des particuliers (T1) hors-série pré-imprimées.

Production de déclarations de revenus hors-série

19. Pour aider l’Agence à traiter les déclarations hors-série en format papier, le contribuable doit joindre à la déclaration, dans le bon ordre, les formulaires, les annexes et les autres documents connexes. Il doit les agrafer au coin gauche supérieur, de façon à ce que tous les éléments d’information soient visibles. Le bon ordre de présentation des pièces jointes pour les différentes déclarations figure à la fin de cette circulaire. Le contribuable ne doit joindre à la déclaration que les annexes ou les formulaires pertinents remplis. S’ils comprennent des annexes ou des formulaires en blanc, le traitement de la déclaration pourra être retardé.

20. L’Agence acceptera les photocopies des déclarations, des annexes et des formulaires, y compris les photocopies de signatures. Elle acceptera également les formulaires en format PDF téléchargés à partir du site Web canada.ca/arc-liste-formulaires. Les documents doivent cependant être conformes aux spécifications énoncées ci-dessous concernant le format papier et l’impression.

Lignes directrices relatives aux déclarations de revenus hors-série

21. Les exigences suivantes s’appliquent aux déclarations de revenus, aux annexes et aux formulaires connexes hors-série :

Spécifications concernant le format papier :

  1. Pour la plupart des documents, le format doit être de 21,5 cm × 28 cm (8,5 po × 11 po) une fois les onglets détachables enlevés.
  2. Le papier en continu sera accepté si les pages sont séparées et les onglets détachables, enlevés.
  3. L’Agence n’acceptera que la première page du papier autocopiant.
  4. Le papier doit être blanc et non ligné.

Spécifications concernant l’impression :

  1. La qualité, la densité et la clarté de la police de caractères doivent être comparables à celles des documents de l’Agence.
  2. La présentation doit correspondre page par page et ligne par ligne à celle des documents de l’Agence.
  3. Les renseignements d’identification, les titres de ligne et les numéros de zone doivent être imprimés selon le même ordre que celui des documents de l’Agence.
  4. La taille et la présentation des zones « N’inscrivez rien ici » doivent être exactement les mêmes que dans les déclarations de l’Agence.
  5. Les abréviations dans les documents seront acceptées si les descriptions sont claires et concises.
  6. Tous les titres et les numéros des zones d’entrée doivent être imprimés en caractère gras.
  7. Les inscriptions dans la section d’identification ainsi que les montants inscrits dans les zones d’entrée doivent aussi être imprimés en caractère gras.
  8. Il ne faut pas inscrire de zéro dans les zones d’entrée, à moins qu’il ne soit expressément précisé de le faire.
  9. Une seule page de chaque document doit être imprimée sur un côté de la feuille de papier.

Déclarations T1 produites par ordinateur

22. Outre les spécifications concernant le format papier et l’impression ci-dessus, les exigences suivantes s’appliquent aux déclarations de revenus et de prestations des particuliers (T1) produites par ordinateur :

  1. Si un logiciel a été homologué pour la TED ou IMPÔTNET dans une année antérieure, la première version du logiciel pour l’année en cours doit être produite avec la fonctionnalité de code à barres bidimensionnel (2D) pour les déclarations imprimées par ordinateur.
  2. Si un logiciel n’a jamais été homologué pour la TED ou IMPÔTNET, il doit être homologué pour la TED ou IMPÔTNET avant que vous le soumettiez pour l’homologation du code à barres 2D pour les déclarations imprimées par ordinateur. Pour en savoir plus sur l’homologation du code à barres 2D, veuillez-vous référer au document Normes sur les déclarations à code à barres 2D et les déclarations condensées T1, disponible sur le site à accès préliminaire de l’Agence.
  3. Il n’est pas obligatoire pour une application ou un logiciel qui est offert gratuitement à tous les utilisateurs, quels que soient leurs revenus, d’être doté de la fonctionnalité des codes à barres 2D.
  4. La trousse d’impôt sur le revenu des particuliers doit comprendre une copie de la déclaration T1, des annexes et des formulaires de crédit d’impôt de chaque province et territoire.
  5. Le nom et le numéro d’assurance sociale du contribuable doivent figurer au haut de chaque page de la déclaration, des annexes et des formulaires connexes.
  6. Les déclarations, les annexes et les formulaires connexes doivent porter la mention « Protégé B une fois rempli » dans le coin supérieur droit de toutes les pages qui permettent l’entrée de données.
  7. Le numéro de formulaire correspondant doit figurer sur les formulaires générés par ordinateur relatifs à la trousse d’impôt sur le revenu. Dans la mesure du possible, ce numéro de formulaire doit être aligné à gauche, au bas de la première page du formulaire.
  8. Dans le cas des annexes et des formulaires de plus d’une page, indiquez la pagination au bas de chacune des pages (par exemple, page 1 de 2). Insérez des sauts de page aux mêmes endroits que dans les versions de l’Agence, ou aux endroits qui causent le moins de confusion.
  9. La déclaration, les annexes et les formulaires doivent montrer les indicateurs de cent (une virgule en noir à la droite des zones d’entrée). Pour l’indicateur de cent, l’Agence acceptera le signe « ¢ » ou un « c » minuscule dans la même position que les virgules en noir dans les déclarations et les annexes.
  10. Si la déclaration de revenus et de prestations T1 indique un espace clair de 3 cm à la droite d’une zone d’entrée ou d’une ligne vide sous un champ d’entrée, la déclaration générée par ordinateur devrait aussi l’indiquer. L’Agence utilise ces espaces pour apporter des corrections.
  11. La partie supérieure de la zone réservée au nom et à l’adresse et de toute autre zone d’information à la page 1 doit être positionnée à 3 cm ou plus à partir du haut de la version imprimée.
  12. La déclaration imprimée ne doit pas avoir plus de 6 lignes par pouce verticalement et de 12 caractères par pouce horizontalement.
  13. À la dernière page de la déclaration et de tous les formulaires et annexes connexes, placez l’énoncé de la Loi sur la protection des renseignements personnels sous la rubrique « N’utilisez pas cette zone ». Dans la mesure du possible, cadrez à droite l’énoncé de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

23. Veuillez noter que les déclarations T1 personnalisées doivent respecter les spécifications suivantes :

  1. Les déclarations générées par un logiciel qui ne sont pas homologuées pour la TED ou IMPÔTNET doivent être identiques à la déclaration de revenus et de prestations (disponible à canada.ca/arc-formulaires). Les codes à barres ne doivent pas être inclus dans ces déclarations.
  2. Les déclarations générées par un logiciel qui seront homologuées pour la TED ou IMPÔTNET doivent suivre les spécifications de la déclaration T1 Générale – Condensée (comme il est indiqué dans le document Normes sur le code à barres 2D et la déclaration condensée T1, disponible sur le site Web à accès préliminaire). Les codes à barres doivent être inclus comme il est indiqué dans le document sur les normes.

Déclarations de revenus T3 imprimées par ordinateur

24. Les déclarations de renseignements et les déclarations de revenus de fiducies T3, les annexes et les formulaires connexes doivent satisfaire aux spécifications liées au format papier et à l’impression aux paragraphes 22 et 23, ainsi qu’aux exigences suivantes :

  1. Une trousse de déclaration de revenus T3 doit comprendre la déclaration de revenus T3, les annexes et tous les formulaires connexes.
  2. La déclaration, les annexes et les formulaires connexes doivent indiquer le nom de la fiducie et l’année d’imposition dans la partie supérieure de chaque page.
  3. À compter de 2023, un code d’approbation n’est plus requis pour les déclarations de revenus et de renseignements des fiducies T3, les annexes et les formulaires connexes. Par conséquent, il ne doit être présent sur aucun des produits T3

Déclarations des organismes de bienfaisance imprimées par ordinateur

25. Les formulaires des organismes de bienfaisance T3010, T1235 et T1236 doivent satisfaire aux spécifications liées au format papier et à l’impression aux paragraphes 22 et 23, ainsi que les exigences suivantes :

  1. La déclaration doit indiquer le numéro d’entreprise ou le numéro d’enregistrement de l’organisme de bienfaisance et la fin de l’exercice dans la partie supérieure de chaque page.
  2. Le code d’approbation doit être placé dans le coin inférieur droit de chaque page de la déclaration.

Rejet des déclarations de revenus imprimées par ordinateur

26. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles l’Agence ne peut pas accepter une déclaration imprimée par ordinateur aux fins de traitement :

  1. La qualité de l’impression est illisible.
  2. La déclaration n’est pas dans le bon format.
  3. La déclaration n’indique pas les indicateurs de cent.
  4. La déclaration n’indique pas un code d’approbation de l’Agence.(le cas échéant)

Ces déclarations peuvent être retardées ou retournées par le centre fiscal aux fins de correction.

Ordre des pièces jointes pour les déclarations de revenus T3 et des organismes de bienfaisance

27. Pour accélérer le traitement des déclarations de revenus, le contribuable doit organiser les pièces jointes dans l’ordre dans lequel l’Agence les traitera. (Voir l’ordre approprié dans les listes ci-dessous.)

Lorsque le contribuable fait un choix, il doit l’indiquer visiblement dans la section pertinente de la déclaration ou des annexes, ou joindre une note à la demande.

Déclarations de revenus des fiducies

28. Ordre des documents :

  1. T3SCH15 – Renseignement sur la propriété effective d’une fiducie
  2. Formulaire T1055, Sommaire des dispositions réputées
  3. Toutes les annexes restantes en ordre numérique
  4. Formulaire T3FFT, T3 Crédits fédéraux pour impôt étranger des fiducies
  5. Formulaire T3MJ, Impôts provinciaux et territoriaux des fiducies – administrations multiples
  6. Formulaires d’impôt provinciaux ou territoriaux
  7. Formulaire T3PFT, T3 Crédit provincial ou territorial pour impôt étranger des fiducies
  8. Formulaire T184, Remboursement au titre des gains en capital pour une fiducie de fonds commun de placement
  9. Formulaire T2038-IND, Crédit d’impôt à l’investissement (particuliers)
  10. Feuillets de renseignements pour le revenu reçu
  11. Tous les autres documents dans n’importe quel ordre

Déclaration de revenus des organismes de bienfaisance

29. Ordre des documents :

  1. Formulaire T3010, Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés
  2. Une copie des états financiers de l’organisme de bienfaisance enregistré
  3. Formulaire T1235, Feuille de travail – Administrateurs, fiduciaires et autres responsables
  4. Formulaire RC232 Déclaration annuelle des organisations sans but lucratif de l’Ontario en vertu de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales (si le cas se présente)
  5. Formulaire T1236, Feuille de travail – Donataires reconnus/Montants fournis aux autres organismes (si le cas se présente)
  6. Formulaire T2081, Feuille de travail sur la participation excédentaire des fondations privées (si le cas se présente)

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