La tenue de documents et la gouvernance, septembre 2025

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) achève les préparatifs pour l’inauguration d’Ādisōke, la nouvelle installation partagée avec la Bibliothèque publique d’Ottawa qui devrait accueillir annuellement 1,7 million de visiteurs dès l’été 2026. Pour continuer de favoriser l’autonomie des usagers, BAC accélérera la numérisation de ses collections, améliorera la qualité des métadonnées et modernisera ses systèmes. Ses fonds seront ainsi plus aisément découvrables et accessibles en ligne. Par ailleurs, BAC mettra en œuvre des stratégies durables pour gérer l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels : pour plus de transparence, il réduira les arriérés, simplifiera les processus et publiera proactivement les documents du domaine public. Enfin, pour renforcer son engagement auprès des communautés, surtout autochtones, BAC collaborera étroitement avec elles à la création de contenu et intégrera les principes de pertinence culturelle et de réconciliation à ses programmes.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a annoncé la publication de la Norme référentielle, qui repose sur la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques (2023) de BAC. La Norme référentielle harmonise les pratiques liées aux métadonnées au sein des organismes gouvernementaux et renforce la découvrabilité et l’interopérabilité des documents numériques, tout en appuyant les initiatives en matière de préservation numérique, d’accès et de transparence.

Une nouvelle version de l’outil générique d’évaluation est maintenant disponible sur le site Canada.ca. Cet outil amélioré aide les organismes gouvernementaux canadiens à s’acquitter de leurs responsabilités en tenue de documents. Il fournit des conseils sur la façon de définir les processus opérationnels, de gérer les documents financiers connexes et d’appliquer les recommandations liées à la conservation. Ces outils sont utilisés par de nombreux ministères depuis plus d’une décennie. Comme ils doivent suivre l’évolution des lois, des politiques et des technologies, BAC a entrepris un projet pluriannuel pour les mettre à jour.

En juillet dernier, l’équipe de l’examen en bloc a souligné deux années d’activités consacrées à l’examen et à la diffusion proactive de documents, conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Depuis, plus de 18 millions de pages ont été examinées, et plus de 16 millions d’entre elles sont accessibles au public. Parmi les réalisations marquantes du projet figure la publication de registres nationaux, de décrets (1971-1993), de livres de paye des rentes et intérêts et des annuités découlant de traités (1884-1933), ainsi que des listes de navigation de la Seconde Guerre mondiale. Outre les documents textuels traditionnels, l’équipe a examiné un vaste éventail de supports, y compris des documents créés en format numérique. Elle a aussi apporté un appui stratégique à d’autres secteurs de BAC, en plus d’aider à améliorer l’accessibilité et la convivialité des collections, notamment au moyen de la transcription des instruments de recherche et de la mise à jour des codes d’accès.

Le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire soutient des projets qui préservent, rendent accessible et valorisent le patrimoine documentaire canadien. Les bénéficiaires comprennent des centres d’archives, des sociétés généalogiques et des organismes autochtones. Le financement aide ces groupes à améliorer leurs méthodes de conservation, à numériser leurs collections et à faciliter l’accès aux documents historiques.

La Loi sur l’accès à l’information du Canada est indispensable pour maintenir la confiance du public. Il faut la réviser régulièrement pour l’adapter à l’environnement numérique en constante évolution. Le Secrétariat s’est inspiré des commentaires qu’il a reçus pour définir les domaines prioritaires de la révision prévue en 2025. Il compte entamer des discussions officielles avec les parties prenantes et les partenaires autochtones plus tard en 2025, et fournira des mises à jour ultérieurement.

Les initiatives axées sur l’innovation comprennent l’exploration de nouveaux formats, tels que la narration verticale pour les jeunes publics; l’expérimentation d’outils propulsés par l’intelligence artificielle dans le domaine de l’animation, dans le respect des protocoles de transparence; ainsi que l’adoption de modèles de réalisation collaborative, afin de valoriser la diversité.

Des initiatives soutenues par l’intelligence artificielle sont mises en place pour documenter et revitaliser les langues autochtones menacées, grâce à des outils tels que la reconnaissance vocale, les outils d’aide à la traduction et les systèmes d’apprentissage interactifs. Ces initiatives sont souvent élaborées en collaboration avec les communautés concernées afin de garantir l’authenticité culturelle et la souveraineté des données.

Le Réseau canadien d’information archivistique, ARCHIVESCANADA.ca, dont l’objectif était de promouvoir l’accès aux archives canadiennes par le partage des notices descriptives à l’aide d’AtoM, est aujourd’hui stagnant, les instruments de recherche, les notices d’autorité et les profils institutionnels n’étant ni ajoutés ni mis à jour. En conséquence, les chercheurs n’ont aucun moyen fiable de rechercher des documents d’archives dans les dépôts canadiens, ce qui a un impact sur l’utilisation des archives canadiennes. En réponse à cette situation, le Conseil canadien des archives a constitué un groupe de travail chargé de redéfinir ARCHIVESCANADA.ca.

Le colloque international « Les archives manuscrites dans le monde arabe et islamique » s’est achevé par l’adoption de plusieurs recommandations visant à assurer une prise en charge scientifique, matérielle et technologique des archives manuscrites, tout en recommandant l’intégration de l’intelligence artificielle dans le processus de numérisation, ainsi que le recours à des spécialistes et à des experts dans ce domaine.

Le 10 juillet 2025, Bamako a accueilli une consultation régionale sur le Numérique et la Cohésion sociale, organisée par Search for Common Ground, en partenariat avec la Haute Autorité de la communication et l’UNESCO. Cette rencontre prépare la Conférence sur l’intégrité de l’information prévue à Praia (Cap-Vert) en septembre 2025, durant laquelle les participants discuteront des principes directeurs pour la gouvernance des plateformes numériques.

La Cour suprême de l’Inde a publié de nouvelles lignes directrices relatives à la gestion des documents afin d’améliorer la responsabilité et l’efficience. Visant à combler les lacunes dans le traitement des documents administratifs, ces lignes directrices mettent l’accent sur l’importance d’une tenue de documents claire et systématique. Le juge en chef Bhushan Ramkrishna Gavai a souligné l’importance de prioriser la clarté, et affirmé que les lignes directrices aideront à mieux consigner les décisions politiques et les vérifications.

Plusieurs organisations de journalistes professionnels et de citoyens prient les parlementaires néerlandais de rejeter les propositions visant à limiter l’accès aux données du gouvernement en vertu de la loi sur la transparence gouvernementale. Elles recommandent plutôt de mettre l’accent sur l’application efficace et transparente de la loi, soulignant que l’accès public aux documents gouvernementaux est essentiel pour un débat éclairé et la responsabilisation du gouvernement.

Ce document est une version adaptée aux tribunaux néo-zélandais de la fiche d’information « Archives New Zealand’s Executive Sponsor – Roles and Responsibilities » (16/F11). Le cadre responsable joue un rôle essentiel dans la gestion de l’information, car il garantit la conformité, intègre les bonnes pratiques de gouvernance et facilite la gestion durable de l’information. Il remplit également un rôle clé dans la promotion de la transparence, de la durabilité et de la responsabilité globale.

Les archivistes numériques mettent en garde contre une éventuelle « ère sombre du numérique », c’est-à-dire une époque qui disparaîtrait des mémoires à cause de la rareté et du manque de fiabilité des données la concernant. Ce risque est accentué par l’essor de l’intelligence artificielle (IA) générative, qui rend les contenus authentiquement humains de plus en plus rares. Les experts, notamment ceux de Cloudflare, avertissent que l’IA a commencé à « polluer » l’Internet avec du contenu synthétique, compliquant l’identification des documents originaux. Plus l’IA s’entraînera à partir de données générées par elle-même, plus elle risque de se reproduire, diminuant ainsi la qualité générale et l’authenticité du contenu.

Exemplaires originaux : les outils numériques de conservation dans le domaine du cinéma et d’autres arts (en anglais seulement)

L’InfoCon d’ARMA (en anglais seulement)

Fédération internationale des archives du film – Atelier d’automne d’éducation et de sensibilisation (en anglais seulement)

Initiation à l’encodage XML-TEI des textes patrimoniaux (imprimés et manuscrits)

PARBICA21 – Branche régionale pour le Pacifique du Conseil international des archives

Formation des partenaires ARMA : Formation sur la gestion des documents de Microsoft Purview (en anglais seulement)

L’archivage en Belgique (en anglais seulement)

Les archives de la politique de la ville

Formation des partenaires ARMA : Formation sur la gestion des dossiers de Microsoft Purview (en anglais seulement)

Cette nouvelle ressource est conçue pour aider les participants de Borealis et les dépôts de données, au Canada ou ailleurs dans le monde, à obtenir la certification CoreTrustSeal, ainsi qu’à renforcer la préservation des données de recherche. Cette certification indique qu’un dépôt de données numériques est fiable et durable et répond à des normes élevées en matière de gestion et de préservation des données.

Le graphique présente une refonte de la description archivistique. Les entités archivistiques et leurs relations mutuelles sont schématisées dans un réseau souple et non hiérarchique, ce qui permet une représentation nuancée des documents, des agents, des activités et des interactions fondées sur des règles.

Access Info Europe, en collaboration avec SPOON, a publié une série de recommandations juridiques visant à renforcer la loi néerlandaise sur la transparence gouvernementale pour la rendre conforme aux normes internationales. Cette loi, en vigueur depuis le 1er mai 2022, a clarifié les obligations concernant les autorités publiques et mis l’accent sur la divulgation proactive. Cependant, des préoccupations persistent quant à sa mise en œuvre.

Le Data Rescue Project (DRP) a lancé le portail DRP, un important progrès dans le domaine de la protection des renseignements publics vulnérables. En juin 2025, les bénévoles du DRP et les organisations partenaires avaient réussi à protéger plus de 1 100 ensembles de données provenant de plus de 80 administrations publiques. Le simple tableur appelé Data Rescue Tracker ayant rapidement montré ses limites, il a fallu créer le portail DRP, plus évolutif et convivial, pour mieux soutenir les efforts continus de préservation des données.

RiC-O est un langage d’ontologie Web utilisé pour décrire les ressources archivistiques. Il constitue la partie formelle et lisible par machine de la norme relative aux documents dans leur contexte. Il fournit un vocabulaire et des règles normalisés pour créer des ensembles de données décrivant les ressources, soit à partir de rien, soit par la conversion de métadonnées existantes. Ces ensembles de données peuvent être publiés sous forme de données liées, interrogés avec SPARQL et utilisés à des fins d’inférence.

Ce document décrit les exigences concernant le papier archivistique. Il s’applique au papier non imprimé destiné à des publications et à des documents fréquemment manipulés qui doivent être conservés indéfiniment. De tels documents nécessitent un papier très stable et durable.

Les Archives nationales de Nouvelle-Zélande proposent un guide exhaustif aidant les organismes publics à mettre en place des pratiques efficaces pour la gestion de l’information et des documents. Ce guide garantit la conformité avec la loi de 2005 sur les documents publics; il favorise la transparence, la responsabilité et l’efficience des opérations gouvernementales.

Les aînés du Territoire du Nord s’inquiètent grandement du déclin rapide des langues autochtones, craignant que beaucoup d’entre elles disparaissent à mesure que les générations s’éteignent. Cette tendance alarmante a incité plus de 50 chefs autochtones issus de plus de 30 groupes linguistiques à participer au forum Top End Languages, au cours duquel ils ont élaboré une série de recommandations pour préserver et revitaliser ces langues. Les recommandations couvrent divers domaines, dont l’éducation et l’emploi; elles devraient être finalisées et présentées aux parties prenantes en août 2025.

Dans le but de préserver le patrimoine documentaire séculaire de l’État, la Direction des archives de Goa s’apprête à lancer un programme de formation en manuscritologie et paléographie à l’intention des étudiants en histoire. Appuyant la politique d’éducation nationale, ce programme intègre au parcours universitaire des stages prenant la forme d’une formation d’orientation et d’une formation pratique.

La Bibliothèque nationale d’Indonésie (Perpusnas) élabore un programme de « bibliothèque humaine » pour que les bibliothèques gardent toute leur importance à l’ère de l’intelligence artificielle. Cette initiative met en lumière le rôle irremplaçable des êtres humains dans la diffusion du savoir et le développement de la littératie. Bien que le concept demeure dans sa phase préliminaire, Perpusnas prévoit le lancer prochainement. Le projet s’inscrit dans l’objectif d’améliorer l’indice national de littératie de l’Indonésie.

Virtual Record Treasury of Ireland (VRTI) poursuit sa mission de restauration numérique des trésors archivistiques perdus et de démocratisation de l’accès à la riche histoire de l’Irlande. Lancé en 2022, le projet est devenu une ressource précieuse pour les historiens, les chercheurs, les citoyens, les généalogistes, les étudiants et le grand public à travers le monde. Le Trinity College de Dublin a ajouté 175 000 documents historiques au VRTI, portant le total à plus de 350 000 documents et 250 millions de mots liés à l’histoire irlandaise.

L’article présente une entrevue avec Tomas Padilla, bibliothécaire, leader communautaire et spécialiste des technologies. Il a travaillé dans des bibliothèques universitaires, nationales et sans but lucratif. Le 1er avril, il a lancé IMLS Matters, une initiative destinée à recueillir et partager des témoignages personnels sur l’impact de l’Institute of Museum and Library Services. L’objectif n’était pas de faire de la promotion, mais de transmettre des histoires vécues pour créer une solidarité.

Au cours du cycle de référence, 11 organisations ont répondu à 17 questions sur la gestion de l’information et à 23 questions sur la gestion des données, dans des catégories telles que les personnes, l’organisation, le cycle de vie et la qualité, les systèmes et processus opérationnels ainsi que l’intégrité des données (question facultative). Les résultats relatifs à la gestion de l’information et des données ont été analysés séparément pour rendre les comparaisons possibles et appuyer la planification stratégique.

Le rapport de 2024 formalise les efforts du ministère de la Défense dans le contexte de la nouvelle règle de 20 ans. Il confirme la progression constante du transfert de millions de dossiers de service, en particulier ceux de l’armée de terre, dont l’achèvement est prévu d’ici 2027. Ce travail élargira l’accès aux dossiers de service historiques au fil du temps.

L’émulation consiste à exécuter des logiciels anciens ou obsolètes dans des systèmes informatiques modernes, de manière à préserver l’apparence, le comportement et l’intention du créateur des objets numériques. Cette approche permet d’interagir avec le contenu de manière aussi authentique que possible, en conservant les données, mais aussi le contexte et le fonctionnement d’origine.

Grâce à un modèle d’apprentissage par groupes dirigé par des pairs, le programme a permis à des professionnels d’élaborer des stratégies de préservation numérique adaptées aux organisations du patrimoine culturel disposant de ressources limitées. Le livre blanc final a présenté un nouveau cadre d’évaluation intitulé « Navigating Uncertainty: A Human-Centered Assessment Compass » (Naviguer dans l’incertitude : une boussole d’évaluation centrée sur l’humain), élaboré à partir des observations des participants et des mentors.

L’étude passe systématiquement en revue 43 sources primaires publiées entre 2002 et 2023. Ces sources sont consacrées aux approches d’apprentissage automatique destinées à classer des répertoires de logiciels hébergés sur des plateformes, comme GitHub, ou conservés par des archives, comme Software Heritage. L’étude se penche sur les aspects clés de chaque source, notamment les objectifs de recherche, les données d’entrée, les extrants des applications, les processus d’entraînement des modèles et les stratégies d’évaluation.

Dans cet épisode, la BC Freedom of Information and Privacy Association se joint à l’auteur pour discuter de l’importance de la protection des renseignements personnels des partis politiques, ainsi que des effets du projet de loi C-4. La discussion porte sur la manière dont les partis traitent les données, sur les affaires judiciaires en Colombie-Britannique qui ont pu influencer les réformes fédérales et sur les dispositions du projet de loi concernant la protection des renseignements personnels.

Sarah Lake a présenté les principales conclusions issues du sommet @Risk North 3 : Sauvegarde du patrimoine numérique canadien, qui a eu lieu les 21 et 22 novembre 2024 à Gatineau, au Québec. Cette rencontre était organisée par l’Association des bibliothèques de recherche du Canada et plusieurs partenaires, dont l’Alliance de recherche numérique du Canada et Bibliothèque et Archives Canada.

À une époque dominée par la désinformation, alimentée par les médias manipulés, les plateformes sociales et les contenus générés par l’IA, les médias traditionnels manquent souvent de fiabilité. Ce billet de blogue présente le modèle convaincant proposé par la Bibliothèque nationale d’Israël pour lutter contre les fausses informations. Grâce à une documentation rigoureuse, à une grande transparence et à la préservation numérique, la Bibliothèque propose des méthodes et des valeurs que d’autres institutions à travers le monde peuvent adopter pour préserver la mémoire collective.

La vidéo montre comment les visiteurs peuvent manipuler en toute sécurité les documents des Archives nationales, afin d’éviter de les endommager. Les erreurs de manipulation sont l’un des risques les plus courants pour la préservation des documents.

Cet ouvrage en libre accès explore la manière dont les chercheurs et les acteurs de l’innovation accèdent aux données du secteur public au Royaume-Uni et les utilisent. Il met en évidence les obstacles juridiques, éthiques, techniques et pratiques qui entravent souvent le partage des données, en plus d’analyser les cadres qui régissent l’accès et l’application des données dans des situations réelles. L’ouvrage propose également des solutions de gouvernance pouvant aider les décideurs politiques à exploiter pleinement le potentiel de ces données dans l’intérêt public.

Le livre présente de nouvelles recherches sur les études d’audience dans les arts du spectacle. Des spécialistes de la recherche, des politiques culturelles, de la gestion dans le milieu des arts et de la pratique y exposent leurs points de vue. Le livre insiste sur l’importance d’adopter des méthodologies diversifiées et de communiquer avec plusieurs types d’auditoires pour mieux comprendre les expériences des différents publics et leurs interprétations des arts.

Cet ouvrage propose une analyse exhaustive du partage des données dans l’Union européenne (UE). Il met l’accent sur les défis et les possibilités réglementaires découlant des lois et des cadres politiques récents au sein de l’UE. Parmi les thèmes clés abordés figurent l’importance croissante des données; une perspective juridique holistique couvrant le droit européen, la propriété intellectuelle ainsi que la protection et la gouvernance des données; et une analyse approfondie des principaux instruments réglementaires. Chaque chapitre formule des recommandations politiques et contribue à l’élaboration d’un cadre complet pour un partage responsable et efficace des données dans l’UE.

Publié par : Association des archivistes du Québec

L’objectif de ce guide est de fournir un outil aux associations et aux autres organismes de même nature préoccupés par leur gestion de l’information, soit la gestion de leurs documents papier et numériques. Il s’adresse prioritairement aux personnes qui ne sont pas des professionnels de l’information, mais qui se voient confier dans le cadre de leurs missions la gestion de l’information de leur association ou de leur organisme. Cette publication contient un plan de classification simple et pratique, accompagné de délais de conservation et d’une disposition finale afin de vous soutenir dans votre démarche.

La publication d’un nouveau guide consacré à la généalogie est toujours réjouissante, car il y a toujours beaucoup à apprendre, même quand on croit déjà tout savoir! Parce qu’il y a toujours davantage de curieux qui souhaitent s’y lancer et, pour ceux qui en font depuis des années, toujours de nouveaux fonds d’archives à découvrir.

Le 13 avril 2025, la Bibliothèque britannique a publié Knowledge Without Borders (Le savoir sans frontière), son premier rapport explorant l’impact de ses collaborations internationales avec des partenaires du monde entier. L’année 2023-2024 a marqué des étapes importantes dans les partenariats mondiaux de la Bibliothèque britannique, notamment :

• L’établissement de relations avec des partenaires dans 70 pays grâce à 404 engagements internationaux.
• Le soutien apporté aux bibliothèques ukrainiennes au moyen d’initiatives clés.
• L’accueil de 21 responsables de bibliothèques issus de 16 pays dans le cadre du programme international pour les responsables de bibliothèques.
• L’extension d’un programme sur les archives en péril visant à protéger les collections menacées à travers le monde grâce à des ateliers organisés au Lesotho et en Afrique du Sud.