Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023

1er avril 2022 au 31 mars 2023

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GCDoc# 16689222

Table des matières

• Introduction
• Partie I – Aperçu de la Commission de la fonction publique
• Partie II – Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
• 1. Structure de l’organisation et délégation
  • 1.1 Décret de délégation
  • 1.2 Structure de l’organisation
• 2. Rendement 2022-2023
  • 2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • 2.2 Réponses aux demandes traitées
  • 2.3 Exceptions et exclusions invoquées
  • 2.4 Durée de traitement et prorogation du délai
  • 2.5 Support des documents communiqués
  • 2.6 Consultations entre les organisations
  • 2.7 Demandes informelles
  • 2.8 Impact de la COVID-19
• 3. Résumé des activités du Bureau de l’AIPRP
  • 3.1 Politiques, lignes directrices et procédures
  • 3.2 Conseils, formation et sensibilisation
  • 3.3 Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée
  • 3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels
  • 3.5 Atteintes à la vie privée
  • 3.6 Contrôle de la rédactionconformité
• 4. Plaintes
• 5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• 6. Coûts
• Annexe A – Instrument de délégation
• Annexe B – Rapport statistique 2022-2023 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe C – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La Loi établit le cadre juridique régissant la collecte, la conservation, l'utilisation, la communication, le retrait et l'exactitude des renseignements personnels dans le cadre de l'administration des programmes et des activités par les institutions gouvernementales fédérales. En outre, la Loi confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès aux renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales, ainsi qu'un droit de correction de ces renseignements, sous réserve de certaines conditions précises et limitées.

L’article 72 de la Loi exige que le responsable de chaque institution fédérale rédige, pour présentation au Parlement, un rapport annuel traitant de l’application de la Loi au sein de son organisation. Ce rapport est déposé devant chacune des chambres du Parlement durant les 15 premiers jours de la session parlementaire après le 1er septembre.

Le présent rapport annuel, préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi, donne un aperçu de l’administration de la Loi à la Commission de la fonction publique du Canada pour l’exercice 2022-2023.

Le rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve également sur la page Publications de notre site Web.

Partie I – Aperçu de la Commission de la fonction publique

Raison d’être, mandat et rôle : composition et responsabilités

Raison d’être

Le président du Conseil privé du Roi pour le Canada est désigné responsable de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. La CFP rend compte indépendamment de l’exercice de son mandat au Parlement.

En collaboration avec les ministères et organismes, la CFP s’emploie à bâtir une fonction publique de demain vouée à l'excellence et représentative de la diversité canadienne. Elle sauvegarde l'impartialité politique, protège et promeut le principe du mérite ainsi que l'utilisation des 2 langues officielles en matière de recrutement et de dotation. Elle appuie les ministères et organismes dans le recrutement de personnes de talent d’un océan à l’autre, grâce à des pratiques, des services et des outils novateurs.

Mandat et rôle

Selon le système de dotation par délégation énoncé dans la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, la CFP remplit son mandat en favorisant et en maintenant une fonction publique impartiale, représentative, fondée sur le mérite et au service de la population canadienne. Pour ce faire, elle doit :

• aider les ministères et organismes à embaucher des personnes qualifiées à la fonction publique et à l’intérieur de celle-ci;
• superviser et assurer l’intégrité de l’embauche dans la fonction publique;
• protéger l’impartialité de la fonction publique tout en respectant le droit des fonctionnaires d’exercer des activités politiques;
• offrir des programmes de recrutement et des services d’évaluation.

Programmes

Selon le Répertoire de services, la CFP offre ses services par l’intermédiaire de 4 programmes, lesquels contribuent à la prestation de ses résultats ministériels. Bien que les programmes soient très semblables aux secteurs organisationnels de la CFP, ils n’ont pas été définis en fonction de cette structure. En fait, le résultat ministériel d’un programme peut être tributaire du travail de plus d’un secteur. Chacun des programmes de la CFP est dirigé par un vice-président chargé d’en assurer la réussite.

Soutien et orientation en matière de politiques

Le Programme de soutien et d’orientation en matière de politiques a pour but d’aider les ministères et organismes à embaucher des personnes qualifiées provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de la fonction publique, à expérimenter et à innover dans leurs approches de dotation et leurs stratégies connexes pour leur permettre de répondre à leurs besoins opérationnels et d’atteindre leurs objectifs liés à la diversité et à l’équité en matière d’emploi. Ce programme établit une orientation pangouvernementale en matière de dotation grâce à des règlements et des politiques. Il fournit également aux ministères et organismes des orientations pour faciliter le respect des lois, règlements et politiques, y compris la prestation de conseils d’expert. Il a aussi pour but d’évaluer les demandes de permission des fonctionnaires souhaitant devenir candidat à une élection, et de tenir des activités de sensibilisation pour s’assurer que les fonctionnaires connaissent leurs droits et responsabilités légales en matière d’activités politiques.

Services de recrutement et d'évaluation

Le Programme de services de recrutement et d’évaluation a pour but d’aider les ministères et organismes à embaucher des personnes qualifiées provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de la fonction publique, contribuant ainsi à établir une fonction publique qui reflète la diversité de la population du Canada. Ce programme comprend l’exécution de programmes de recrutement, des programmes d’emploi étudiant, des services d’évaluation et de mesures d’adaptation, et l’administration des droits de priorité légaux. Grâce à des activités de sensibilisation et à des outils, des systèmes en ligne et des technologies modernes, il permet de réduire pour la population canadienne les obstacles à l'accès aux emplois de la fonction publique. Ce programme prône également la collaboration avec les ministères et organismes pour créer et mettre en œuvre des approches de dotation et d’évaluation novatrices qui permettent de réaliser les priorités de recrutement stratégique du gouvernement du Canada et le renouvellement de la fonction publique.

Surveillance

Le Programme de surveillance a pour but de veiller à l’intégrité du processus d’embauche basé sur le mérite à la fonction publique et de déceler les possibilités d’amélioration continue de la fonction publique. Ce programme prévoit la tenue de vérifications et d’enquêtes et la réalisation de sondages visant à surveiller dans quelle mesure les ministères et organismes respectent les lois, règlements et politiques en matière de dotation, et à présenter une vue d'ensemble de la situation de la dotation dans la fonction publique. Ce programme vise également à surveiller et à analyser les données d’embauche et à effectuer des recherches pour présenter aux ministères, aux organismes et à la population canadienne un portrait fidèle de l’embauche dans la fonction publique.

Services internes

Les Services internes comprennent les groupes d'activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme étant des services à l'appui de programmes ou nécessaires pour permettre à une organisation de s'acquitter de ses obligations générales. Les Services internes désignent les activités et ressources des 10 services distincts qui soutiennent l'exécution des programmes au sein de l'organisation, peu importe le modèle de prestation des Services internes utilisé. Ces services sont: Services de gestion des acquisitions, Services de communication, Services de gestion financière, Services de gestion des ressources humaines, Services de gestion de l'information, Services de technologie de l'information, Services juridiques, Services de gestion du matériel, Services de gestion et de surveillance, Services de gestion des biens immobiliers.

Partie II – Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Structure de l’organisation et délégation

Le programme d'accès à l'information et de protection de la vie privée (AIPRP) de la CFP est stable et efficace. Le Bureau de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec les employés de la CFP pour s'assurer que toutes les demandes sont traitées en temps opportun. Il s'appuie sur une communication ouverte avec les secteurs de la CFP, les organisations gouvernementales, les tiers et les demandeurs pour favoriser une application optimale de la Loi.

1.1 Décret de délégation

Le président de la CFP est désigné comme responsable de l’institution aux fins de l’administration de la Loi. Conformément à l’article 73 de la Loi, les administrateurs généraux peuvent, en vertu d’un arrêté dûment signé, déléguer certains de leurs pouvoirs à des cadres ou employés occupant un poste de niveau approprié, afin qu’ils exercent les pouvoirs ou assument les tâches et fonctions du responsable, tel que précisé dans l’arrêté.

La majeure partie des pouvoirs, des responsabilités et des fonctions du président en vertu de la Loi sont délégués à la directrice, Gestion du secteur et coordination de l’AIPRP. La directrice est désignée Coordonnatrice de l’AIPRP pour la CFP. La responsabilité opérationnelle de l’application de la Loi incombe à la gestionnaire de l’AIPRP, qui dispose d’une délégation partielle. Une délégation partielle est aussi accordée au dirigeant principal de la sécurité pour permettre la communication de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2 )m) de la Loi. Cette délégation est limitée à des circonstances particulières liées à la sécurité, lorsque l’information a été obtenue en dehors des activités de programme de la CFP.

Voir l’Annexe A – Instrument de délégation.

1.2 Structure de l’organisation

Bureau de l’AIPRP

Le Bureau de l’AIPRP appuie la coordonnatrice de l’AIPRP dans l’application des dispositions de la Loi et des politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), au nom de la CFP. Hébergé dans le Bureau de la dirigeante principale des finances et vice-présidente du Secteur des affaires ministérielles, le Bureau de l’AIPRP compte actuellement une gestionnaire, une conseillère principale et deux analystes.

La coordonnatrice de l’AIPRP est responsable de l’élaboration, de la revue et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces pour assurer le traitement en temps opportun des demandes conformément à la Loi et aux politiques et directives du SCT. La coordonnatrice exerce notamment les activités suivantes :

• répondre aux demandes présentées en vertu de la Loi;
• servir de porte-parole de la CFP auprès du SCT, du Commissariat à la protection de la vie privée et d’autres ministères et organismes gouvernementaux pour les questions relatives à la Loi;
• répondre aux demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales au sujet de documents de la CFP;
• examiner les renseignements recueillis, conformément à la Politique sur les communications et l’image de marque et à la Procédure obligatoire relative à la recherche sur l’opinion publique;
• produire le Rapport annuel au Parlement sur l’administration de la Loi et d’autres rapports exigés par des lois, de même que tout autre document exigé par les organismes centraux;
• sensibiliser et conseiller les employés pour assurer le respect des obligations en vertu de la Loi et des politiques du SCT, et évaluer l’incidence de ces dernières sur diverses initiatives de programme;
• veiller à ce que la Loi, la réglementation et les autres procédures et politiques applicables soient dûment respectées au sein de la CFP.

En plus de recevoir et de traiter les demandes formulées en vertu de la Loi, le Bureau de l’AIPRP offre des séances de formation générale et personnalisée aux employés. Il revoit aussi ses politiques et procédures, offre un soutien aux agents de liaison des secteurs, et fait en sorte que les employés comprennent leur rôle, responsabilités et obligations en vertu de la Loi.

La gestionnaire du Bureau de l’AIPRP est chargée d’administrer le programme ministériel de protection de la vie privée et d’appuyer les activités de la CFP en fournissant des conseils et en examinant les atteintes à la vie privée et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP). La conseillère principale aide la gestionnaire à examiner les demandes de renseignements personnels et à effectuer un examen périodique du chapitre ministériel Info Source et soutient les employés de la CFP dans la gestion des cas d’atteinte à la vie privée et de communication de renseignements personnels.

Les analystes sont chargés de traiter les consultations et les demandes liéesà la Loi, de rédiger les réponses et d’appuyer toutes les autres responsabilités en matière d’AIPRP. Ils donnent des conseils en matière de protection des renseignements personnels et aident à évaluer les activités de programme, et ils contribuent à la rédaction de documents concernant le respect de la protection des renseignements personnels, tels que les énoncés de confidentialité et les ÉFVP.

Les services d'un expert en la matière sont retenus dans le cadre d'un contrat de services professionnels, selon les besoins, pour aider à la rédaction et à la révision des ÉFVP. La CFP n'a conclu aucune entente de service pour fournir des services d'AIPRP à d'autres institutions fédérales ou pour en recevoir durant la période visée par ce rapport.

Agents de liaison

Le Bureau de l’AIPRP traite les demandes en collaboration avec des agents de liaison, qui sont des employés dans l’organisation ayant une connaissance approfondie des activités de leurs secteurs respectifs, ce qui les habilite à agir comme intermédiaires entre leur domaine d’activité et le Bureau de l’AIPRP. Un agent de liaison est désigné dans chaque secteur de la CFP, de même qu’au Secrétariat aux affaires générales et au Bureau de la Dirigeante principale de la vérification et de l’évaluation.

En plus de jouer un rôle important pour veiller à ce que la CFP effectue des recherches exhaustives dans ses banques de données afin de répondre aux demandes, les agents de liaison sont chargés :

• de demander aux spécialistes des programmes de trouver les documents pertinents;
• d’indiquer s’il existe d’autres bureaux de première responsabilité;
• de tenir le Bureau de l’AIPRP au courant des problèmes liés à certaines demandes (retards, entraves aux opérations, consultations requises);
• de fournir au Bureau de l’AIPRP les documents pertinents, accompagnés des recommandations du secteur.

2. Rendement 2022-2023

Au cours de la période de rapport 2022-23, la CFP a reçu au total 78 demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ceci représente une diminution de 7 % du nombre total de demandes reçues par rapport à l’exercice précédent. Si l’on exclut la hausse ponctuelle observée en 2015-16 et 2016-17, ce volume est comparable à la moyenne historique de demandes reçues par la CFP durant les 10 dernières périodes de rapport.

2.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, la CFP a reçu 44 demandes en vertu de la Loi, auxquelles s’ajoutent 4 demandes reportées de la période précédente. Ce chiffre représente une augmentation de 10 % des demandes reçues par rapport à l’exercice précédent.

La CFP a fermé 47 demandes durant la période visée par le présent rapport, ce qui a exigé l’examen de 18 829 pages, dont 11 439 pages ont été communiquées en entier ou en partie. Au terme de la période visée par le rapport, une demande était en cours de traitement; par conséquent, elle a été reportée à la période suivante.

Les 47 demandes fermées étaient de nature semblable à celles reçues dans les périodes précédentes :

• 16 (36 %) concernaient les évaluations de langue seconde;
• 12 (27 %) concernaient les Ressources humaines (pour la plupart, les demandeurs cherchaient de l’information relative à des documents de dotation, à l’administration des droits de priorité et aux évaluations);
• 7 (16 %) visaient des enquêtes réalisées en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique;
• 2 (5 %) concernaient d’autres renseignements personnels détenus par la CFP;
• 7 (16 %) visaient à obtenir de l’information n’appartenant pas à la CFP (des conseils ont été offerts à ces demandeurs pour les aider à mieux diriger leurs recherches).

2.2 Réponses aux demandes traitées

En réponse aux 47 demandes fermées pendant la période visée par le présent rapport, l’information demandée a été communiquée en entier ou en partie dans 32 cas, soit 68 % des demandes. Des autres demandes, 7 ont été abandonnées ( 15 %) et 8 n’ont produit aucun document ( 17 %).

2.3 Exceptions et exclusions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements liés à un intérêt public ou privé particulier. Au cours de la période visée par le présent rapport, l’exception la plus souvent invoquée était liée aux renseignements concernant un autre individu (article 26 ).

Aucune exclusion n’a été invoquée.

2.4 Durée de traitement et prorogation du délai

Sur les 47 demandes fermées durant la période du présent rapport :

• 20 (43 %) ont été réglées en 15 jours ou moins;
• 19 (40 %) ont été réglées en 30 jours ou moins;
• 6 (13 %) ont été réglées dans un délai de 31 à 60 jours;
• 1 (2 %) a été réglée dans un délai de 61 à 120 jours;
• 1 (2 %) a été réglée dans un délai de 181-365 jours.

Conformément aux diverses dispositions de l’article 15 de la Loi, il est possible de proroger de 30 jours le délai établi pour répondre à une demande. Au cours de la période du présent rapport, la CFP a invoqué la disposition de prorogation 6 fois pour entrave au fonctionnement (charge de travail).

Toutes les demandes ont été fermées dans les délais prescrits par la Loi. Lorsque la date d’échéance tombe durant un jour de repos ou un jour férié, la demande est réputée avoir été traitée à temps si la réponse est transmise au cours de la journée ouvrable suivante. Une telle situation est survenue à 2 reprises au courant de la période du rapport.

2.5 Support des documents communiqués

Toute l’information communiquée pendant la période du présent rapport a été fournie en format électronique.

2.6 Consultations entre les organisations

La CFP n’a reçu aucune demande de consultation de la part d’autres ministères et organismes gouvernementaux durant la période visée par le présent rapport; aucune demande n’avait été reportée de la période précédente.

À son tour, la CFP n’a consulté aucun ministère ou organisme gouvernemental pendant la période visée par le présent rapport.

2.7 Demandes informelles

Afin d’améliorer et de simplifier l’accès, la CFP traite de manière informelle autant de demandes que possible. Un demandeur peut, dans certains cas, obtenir l’accès aux renseignements personnels qui le concernent en communiquant informellement avec le gestionnaire du programme qui contrôle ces documents. Dans de tels cas, le Bureau de l’AIPRP offre de l’aide et des conseils, selon les besoins.

Le Bureau de l’AIPRP n’a reçu aucune demande informelle en vertu de la Loi durant la période visée par le présent rapport.

2.8 Impact de la COVID-19

Pendant la période d’établissement du rapport, la pandémie de la COVID-19 n’a pas eu d’impact significatif sur l'administration de la Loi à la CFP. Le Bureau de l'AIPRP a continué de recevoir la grande majorité des demandes via le service de Demandes de l’AIPRP en ligne, et le traitement des demandes se faisait principalement de façon électronique avant la pandémie. Les processus virtuels d’approbation mis en place au début de la pandémie COVID-19 ont continué à se révéler efficaces et sont pris en compte dans la planification du milieu de travail hybride. Le Bureau de l’AIPRP continue d’avoir recours à la plateforme sécurisée de transfert de fichiers pour répondre aux demandeurs et à d'autres institutions fédérales.

Cependant, la CFP continue d’afficher des retards dans la réalisation d’activités planifiées, notamment en matière de revue de ses politiques et d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP ), en raison de priorités changeantes au sein de l’organisation et d’une disponibilité réduite de ressources (voir la Section 5 du présent rapport pour de plus amples renseignements sur les ÉFVP).

3. Résumé des activités du Bureau de l’AIPRP

3.1 Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP n’a élaboré ou mis à jour aucune politique, ligne directrice ou procédure.

3.2 Conseils, formation et sensibilisation

Conseils

En plus de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés de la CFP sur diverses questions touchant la Loi.

Durant la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a répondu à 96 demandes de consultation interne portant surtout sur :

• des documents dont la publication est prévue sur le Portail du Gouvernement ouvert;
• des rapports de vérification, des réponses aux questions parlementaires et d’autres documents devant être revus avant leur publication pour s’assurer que les renseignements sont communiqués conformément à la Loi;
• des énoncés de confidentialité.

Formation et sensibilisation

Le Bureau de l’AIPRP maintient une formation de base destinée aux superviseurs et aux gestionnaires de la CFP. Cette formation vise à faire en sorte que les gestionnaires connaissent à fond les responsabilités qui leur incombent en vertu de la Loi et des politiques connexes.

Le cours autodirigé « Principes fondamentaux de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels » de l’École de la fonction publique du Canada est recommandé pour tous les employés.

Durant la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a offert une séance de sensibilisation sur les renseignements personnels aux étudiants de la cohorte estivale, a tenu des séances d’information ciblées pour des secteurs d’affaires particuliers, ainsi que des séances d’information sur les ÉFVP.

3.3 Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Système de suivi et imagiciel

Le Bureau de l’AIPRP continue d’utiliser les logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. Au cours de la période d’établissement du rapport, il a également intégré à son flux de travail l'Outil de gestion de l'AIPRP en ligne. Ce changement n'a entraîné que peu de répercussions sur les activités du Bureau de l'AIPRP et fournit aux utilisateurs un outil en ligne simple pour présenter des demandes en vertu de la Loi, gérer leurs demandes en cours et terminées et suivre l'évolution de leurs demandes.

Examen des documents

Le Bureau de l’AIPRP examine régulièrement certains documents avant leur communication afin de relever les renseignements personnels qu’ils pourraient contenir. Il offre de l’information, de l’orientation et des conseils à la CFP afin d'assurer le respect de la Loi et des politiques connexes. Il examine également les renseignements personnels contenus dans les protocoles d'accord et les accords de partage d'information, ainsi que les rapports d'enquête administrative (tels que les rapports sur la violence ou le harcèlement sur le lieu de travail) avant que ceux-ci soient communiqués aux parties concernées, et formule des recommandations à ce sujet. Ces recommandations visent à assurer le respect de la Loi.

Gouvernement ouvert

Le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert de la CFP décrit un ensemble d’activités et de livrables pour répondre aux exigences de la Directive sur le gouvernement ouvert du SCT. Le Plan permet à la CFP d’élaborer les mécanismes internes nécessaires afin de maximiser la communication des renseignements et des données du gouvernement ayant une valeur opérationnelle. Pour favoriser la protection de l’information de nature délicate avant sa publication et favoriser le respect de la Loi, le Bureau de l’AIPRP fournit des conseils stratégiques et assure la révision de l’information.

En 2022-2023, le Secrétariat du gouvernement ouvert de la CFP a poursuivi son projet pilote visant à accroître la sensibilisation et à fournir des outils pour déterminer l’admissibilité des documents de gouvernance à la publication sur le Portail du Gouvernement ouvert. Cette initiative a pour but d’encourager une publication proactive accrue des documents de la CFP susceptibles d’être utiles à la population canadienne.

3.4 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

Fichiers de renseignements personnels

La CFP détient actuellement 21 fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution. Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP n’a reçu aucune demande pour créer ou mettre à jour un fichier de renseignement personnel.

La CFP ne détient aucun fichier inconsultable.

Communications aux fins d’intérêt public

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi, les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués dans certaines conditions.

En vertu de l’alinéa 8(2 )e), il est possible de communiquer des renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites. La CFP n’a pas invoqué cette disposition au cours de la période visée par le rapport.

L’alinéa 8(2 )m) de la Loi s’applique aux communications à toute autre fin lorsque, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou encore si la personne concernée pouvait en tirer un avantage certain. La CFP a invoqué cette disposition une fois au cours de la période visée par le rapport et a donné un préavis au Commissariat à la protection de la vie privée, comme l'exige le paragraphe 8(5) de la Loi. La communication a été faite à un autre ministère dans le but d'assurer la santé et lebien-être physique et mental d'un employé de la fonction publique qui a fait des commentaires alarmants à son sujet dans le cadre d'un entretien d'enquête.

3.5 Atteintes à la vie privée

Au total, 10 incidents en matière de renseignements personnels ont été enregistrés durant la période visée par le rapport, dont 9 constituaient des atteintes à la vie privée (non-substantielles). Toutes ces situations étaient le résultat d’erreurs humaines. Une formation de sensibilisation à la protection de la vie privée a été dispensée dans les domaines de programme où les atteintes se sont produites afin de renforcer les connaissances et d'éviter que des incidents liés à la protection de la vie privée se reproduisent.

Comme la politique de la CFP sur les atteintes à la vie privée ne fait aucune distinction entre les cas d’atteinte à la vie privée substantielle et les cas d’atteinte non-substantielle, la CFP promeut la transparence en signalant tous cas d’atteinte au Commissariat à la protection de la vie privée et au SCT.

3.6 Contrôle de la conformité

Le Bureau de l'AIPRP de la CFP s'appuie sur des outils logiciels, à savoir AccessPro Case Management, pour suivre toutes les demandes au fur et à mesure qu'elles sont reçues, analysées et complétées. Pour chaque demande, des renseignements sont saisis pour documenter toutes les étapes du traitement, y compris les discussions avec le demandeur ou avec un bureau de première responsabilité (BPR) pour clarifier des éléments de la demande. Ce processus permet également de planifier et de contrôler le temps nécessaire pour traiter une demande et de prévoir toute prorogation éventuelle. Le Bureau de l'AIPRP assiste les BPR tout au long du processus de recherche d'informations et prend des mesures pour garantir le respect des délais.

Les employés du Bureau de l'AIPRP se réunissent régulièrement pour discuter des demandes en cours, et la coordonnatrice de l'AIPRP est informée chaque semaine de la charge de travail et d'autres questions connexes.

4. Plaintes

Si un demandeur n’est pas satisfait de la réponse fournie à sa demande, il peut déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

Cette procédure de recours et les coordonnées correspondantes sont fournies à tous les demandeurs dans la lettre de réponse qui leur est envoyée à la clôture de chaque demande. À la fin de la période de référence, 7 plaintes contre la CFP étaient actives, dont 5 nouvelles plaintes acceptées par le Commissariat à la protection de la vie privée et 2 plaintes reportées des années précédentes. Deux autres plaintes reportées des années précédentes ont été fermées au cours de la période de référence.

Lorsqu'un demandeur informe la CFP qu'il n'est pas satisfait de la réponse à sa demande, le Bureau de l'AIPRP peut prendre des mesures pour résoudre la situation de manière informelle, par exemple en effectuant une nouvelle recherche ou en divulguant des documents supplémentaires après une analyse complémentaire. La plupart des plaintes sont résolues de cette manière; toutefois, elles ne font pas l'objet d'un suivi par la CFP en tant que plaintes et ne sont donc pas reflétées dans les statistiques annuelles.

5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est entrée en vigueur en avril 2010. Cette directive a pour but de permettre aux institutions fédérales de déterminer si un programme ou une initiative de prestation des services comprenant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels, tel qu’il est défini dans la Loi, se conforme aux principes de protection de la vie privée. Les ÉFVP visent également à éviter ou à atténuer les risques identifiables d’atteinte à la vie privée. Le Bureau de l’AIPRP donne des conseils et de l’aide aux gestionnaires de la CFP tout au long du processus de production des ÉFVP. Entre autres, il examine les rapports d’ÉFVP et assure la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Bien que la plupart de ses programmes et activités soient antérieurs à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, la CFP reconnaît l'importance d'identifier et d'atténuer les risques à la vie privée. En 2019, la CFP a entrepris un plan quinquennal visant à effectuer une ÉFVP pour tous les programmes et activités qui recueillent et utilisent des renseignements personnels. La révision de ce plan est en cours à la lumière des délais causés par la pandémie.

Aucune ÉFVP n’a été amorcée ou terminée durant la période visée par le présent rapport. Toutefois, les travaux se sont poursuivis pour 2 évaluations amorcées durant des périodes précédentes :

• ÉFVP sur le Centre de psychologie du personnel;
• ÉFVP sur la Transformation d’Emplois GC.

Le Bureau de l’AIPRP continue d’appuyer les secteurs de programme pour terminer ces rapports.

6. Coûts

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a déboursé 193 062 $ en salaires, ce qui correspond à 1, 99 équivalent temps plein, aux fins de l’administration de la Loi. Ceci représente une augmentation de 39 % par rapport à la période de référence précédente, attribuable à la dotation de postes vacants.

En plus, le Bureau de l’AIPRP a déboursé 2 531 $ pour des services professionnels en matière de rédaction d’ÉFVP, ce qui correspond à 0.03 équivalent temps plein.   

Annexe A – Instrument de délégation

Loi sur la protection des renseignements personnels

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Le Président de la Commission de la fonction publique du Canada, à titre de responsable d'une institution fédérale, délègue par les présentes, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l'annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanente ou intérimaire.

Cette délégation prend effet le 22 décembre, 2020.

Annexe A

Loi sur la protection des renseignements personnels

Règlement sur la protection des renseignements personnels

Annexe B – Rapport statistique 2022-2023 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commission de la fonction of Canada

Période d’établissement de rapport : Du 1er avril 2022 au 31 mars 2023

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

1.2 Mode des demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3: Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiqués en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de la disposition des demandes en formats papier et document électronique, selon l’ampleur des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de la disposition des demandes en format audio, selon l’ampleur des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de la disposition des demandes en format vidéo, selon l’ampleur des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)  

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délai de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des Services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Avis de plainte et d’enquête reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution et centraux

Section 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

11.2 Atteintes à la vie privée non-substantielles signalées

Section 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts

12.2 Ressources humaines

Annex C – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commission de la fonction publique du Canada

Période d’établissement de rapport : Du 1er avril 2022 au 31 mars 2023

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents papier à différents niveaux de classification.

2.2 Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

3.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

3.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès de la Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

4.1 Indiquez le nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

4.2 Indiquez le nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes.

Section 5 : Numéro d’assurance social

Section 6 : Accès universel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels