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Obtenir des renseignements auprés des professionnels de soins de santé en cas de maladie ou de blessure d'un employé

Gestion de l'incapacité dans la fonction publique fédérale

Ce guide s'adresse aux employés de la fonction publique fédérale et à leurs gestionnaires ou superviseurs ou aux autres professionnels des ressources humaines (RH) qui ont la responsabilité de la gestion de l'incapacité. Il décrit la marche à suivre en vue d'obtenir, pour le compte de l'employeur, les renseignements requis des médecins traitants ou d'autres professionnels de soins de santé à l'appui des employés malades ou blessés, de même que les formulaires à utiliser à cette fin. Les fournisseurs de soins de santé agréés sous réglementation provinciale comme les infirmiers et infirmières praticiens, les physiothérapeutes, les ergothérapeutes et les chiropracticiens font partie des autres professionnels de soins de santé

Lorsqu'il s'agit d'administrer les congés et d'aider les employés à demeurer au travail ou à y retourner, il est essentiel de conserver des voies de communication ouvertes. Les employés sont encouragés à consulter le document intitulé Gestion de l'incapacité : Ressource pour le mieux-être des employés où ils trouveront plus de renseignements sur ce qui est attendu d'eux lorsqu'ils sont malades ou blessés. Les gestionnaires et les professionnels des RH sont encouragés à consulter le document intitulé La gestion des cas d'incapacité – L'Outil.

Ce guide traite de deux genres de formulaires :

  1. Formulaire d'absence pour raison médicale : servant à confirmer que l'absence de l'employé est attribuable à une maladie ou une blessure.
  2. Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles : permettant à l'employeur de prendre des mesures d'adaptation à l'égard d'un employé malade ou blessé afin qu'il demeure au travail ou, si son absence est inévitable, qu'il retourne au travail dès qu'il est sécuritaire de le faire.

Les deux formulaires sont conçus pour respecter les renseignements personnels de l'employé en veillant à ce que leur objectif soit clair et à ce que l'information demandée se limite strictement à ce dont l'employeur a besoin pour soutenir un employé malade ou blessé afin qu'il recouvre la santé et demeure au travail ou y retourne en toute sécurité. Ils s'inspirent des politiques de l'Association médicale canadienne (AMC) suivantes: Le rôle du médecin traitant dans le retour au travail de patients après une maladie ou une blessure (mise à jour 2013); Formulaires de tiers: le rôle du médecin (mise à jour 2010) et L'attestation de maladie de courte durée (document PDF – 42 KO) (mise à jour 2011).

La gestion de l'incapacité, qui tient compte de l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, est une responsabilité partagée. Pour qu'un employeur puisse prendre des mesures d'adaptation à l'égard d'un employé, il doit :

  • Connaître les capacités fonctionnelles de l'employé, ses limites ou ses restrictions quant aux exigences physiques et cognitives de son travail.
  • Connaître le pronostic de l'employé, c'est-à-dire si les restrictions ou limites identifiées sont considérées temporaires ou permanentes.
  • Savoir si l'employé prend des médicaments susceptibles d'influencer sa capacité de s'acquitter en toute sécurité de ses fonctions. (À cet égard, le professionnel des soins de santé n'est pas tenu d'indiquer quels médicaments particuliers ont été prescrits).

Il est important de signaler qu'un employeur n'est pas autorisé à connaître :

  • Le diagnostic de l'employé.
  • Les détails du traitement de l'employé, ce qui comprend des précisions sur les éventuels médicaments prescrits. 

Formulaire d'absence pour raison médicale 

Utilisez le Formulaire d'absence pour raison médicale si vous voulez obtenir confirmation qu'une absence est attribuable à une maladie ou à une blessure. Conformément aux conventions collectives en vigueur, à la Directive sur les conditions d'emploi de certains employés exclus ou non représentés et à la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales, l'employeur est autorisé à demander la confirmation qu'un employé qui demande un congé de maladie (payé ou non payé) est malade ou blessé.

Outre la fourniture de cette confirmation, le Formulaire d'absence pour raison médicale indique à l'employeur si l'employé doit être vu de nouveau avant qu'il ne soit en mesure de retourner au travail et quand le rendez-vous de suivi aura lieu.

La confirmation de l'absence en raison d'une maladie ou d'une blessure peut être demandée après une absence d'un jour, une absence de plusieurs jours ou des absences fréquentes pendant un certain temps. En gardant les voies de communication ouvertes pendant l'absence de l'employé, le gestionnaire pourra déterminer si un Formulaire d'absence pour raison médicale doit être rempli.

Marche à suivre pour remplir le Formulaire d'absence pour raison médicale

Afin d'obtenir confirmation que l'absence est attribuable à une maladie ou à une blessure, vous trouverez dans l'ensemble de documents accompagnant ce Guide :

Le Formulaire d'absence pour raison médicale est un formulaire très succinct que le médecin traitant peut remplir lors d'une seule consultation.

Étapes pour utiliser le formulaire

Le gestionnaire/superviseur:

  • Communique avec l'employé absent pour l'informer qu'il doit soumettre un Formulaire d'absence pour raison médicale dûment rempli. 
  • Remplit et signe la Lettre au médecin traitant.
  • Prends des arrangements avec l'employé afin de lui remettre un formulaire à compléter et une lettre d'accompagnement, qui seront retournés dans le délai entendu.

Par la suite, l'employé : 

  • Remets la lettre et le formulaire au médecin traitant.
  • Fait une copie du Formulaire d'absence pour raison médicale dûment rempli pour ses dossiers.
  • Remets, dans le délai entendu avec le gestionnaire le Formulaire d'absence pour raison médicale dûment rempli à son gestionnaire/superviseur.

La personne qui remplit le Formulaire d'absence pour raison médicale offre un service médical non assuré. Puisque les conventions collectives en vigueur ne prévoient pas de remboursement au titre de ce service, l'employé devra assumer les éventuels frais subis pour faire remplir le formulaire.

Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles

Utilisez le Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles pour obtenir les renseignements sur les capacités fonctionnelles d'un employé, ses éventuelles limites et restrictions qui devront faire l'objet de mesures d'adaptation pour qu'il puisse demeurer au travail ou y retourner.

Par exemple, on peut demander que soit rempli le Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles si :

  • L'employé a fourni un Formulaire d'absence pour raison médicale qui indique qu'il doit faire l'objet d'un suivi avant de retourner au travail.
  • L'employeur tente de trouver des options d'adaptation pour que l'employé demeure au travail ou y retourne après une absence attribuable à une maladie ou à une blessure.
  • L'employé a de la difficulté à s'acquitter de ses tâches après l'élaboration d'un plan de retour au travail.
  • L'employé fait une rechute, ou récidive de sa maladie ou de sa blessure et que d'autres renseignements sur ses capacités fonctionnelles ou des renseignements plus à jour sur le sujet sont requis pour assurer la sécurité de l'employé.

Marche à suivre pour remplir le Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles

Afin d'obtenir des renseignements sur les capacités fonctionnelles, vous trouverez dans l'ensemble de documents accompagnant le Guide :

Étapes pour utiliser le formulaire

Le gestionnaire/superviseur ou le professionnel des RH autorisé :

  • Communique avec l'employé pour expliquer les étapes en vue d'obtenir des renseignements sur les capacités fonctionnelles et pour expliquer pourquoi ces renseignements sont nécessaires.
  • Obtient de l'employé le nom et l'adresse de son médecin traitant ou du professionnel de soins de santé, si ces renseignements ne figurent pas déjà au dossier. 
  • Remplit la Section A du Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles.
  • Remplit la Section B du formulaire au meilleur de sa connaissance des fonctions de l'employé. Veuillez noter que cette section vise à fournir une description de l'environnement de travail de l'employé et des capacités physiques et cognitives qu'il doit posséder au quotidien pour s'acquitter de ses fonctions. Il ne s'agit pas d'une « description de travail » du poste de l'employé.
  • Signe la Section B du Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles.
  • Prépare et signe la Lettre au professionnel des soins de santé. (S'il ne connaît pas les coordonnées du professionnel des soins de santé, il prépare une lettre générique.)
  • Remet à l'employé :
    • Le Formulaire de détermination des capacités, dont la Section B a été remplie et signée par le gestionnaire/superviseur;
    • La Lettre au médecin traitant ou au professionnel de soins de santé; et
    • Le Formulaire de consentement (que l'employé doit signer);

    qui seront retournés dans le délai entendu entre le gestionnaire et l'employé.

L'employé doit :

  • Passer en revue et signer le Formulaire de consentement.
  • Remettre le Formulaire de consentement, le Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles et la Lettre au professionnel des soins de santé à son médecin traitant ou au professionnel de soins de santé, qui remplira les Sections C et D du Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles.
  • Faire une copie du Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles dûment rempli pour ses dossiers.
  • Remettre, dans le délai entendu avec le gestionnaire, le Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles dûment rempli à son gestionnaire/superviseur ou au professionnel des RH autorisé.

La personne qui remplit le Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles offre un service médical non assuré. Selon les pratiques exemplaires en matière de gestion de l'incapacité et après consultation de la Politique de l'AMC intitulée Formulaires de tiers : le rôle du médecin, les ministères devraient songer à rembourser aux employés les frais qu'ils ont subis pour faire remplir le Formulaire de détermination des capacités fonctionnelles.

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