Rapport annuel au Parlement 2020-2021 – Application de la Loi sur l'accès à l'information – MDN

La Direction de l’AIPRP est soutenue par une équipe des systèmes de liaison qui entretient le système de présentation et la base de données des demandes d’AIPRP et assure un soutien technique aux membres de l’équipe. Une équipe des services ministériels s’occupe des fonctions d’administration et de gestion de la direction, ce qui inclut la planification des activités, la gestion financière, les ressources humaines, la sécurité matérielle et la gestion de l’information et des documents (GI/GD).

En réponse à une priorité primordiale de la Défense nationale, la Direction de l’AIPRP joue un rôle de soutien de l’Équipe de surveillance du contentieux et de soutien au contentieux du Ministère. Cette unité effectue un examen des documents, un peu comme dans les cas d’AIPRP, en vue du règlement des recours collectifs relatifs à la purge LGBT et à l’inconduite sexuelle.

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3. Points saillants du rapport statistique

Le rapport statistique qui figure à l’Annexe B est constitué de données présentées par la Défense nationale dans le cadre de la collecte annuelle de statistiques sur l’AIPRP que fait le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Les sections suivantes contiennent les points saillants, les tendances et une analyse des données significatives du point de vue du Ministère.

3.1 Demandes reçues

Au cours de l’année financière 2020-2021, le MDN et les FAC ont reçu 2 028 nouvelles demandes d’AAI, soit une augmentation de 2,8 p. 100 par rapport à la période précédente. Combinée aux 1 271 dossiers reportés de l’année financière 2019-2020, cela représente en matière d’AAI une charge de travail totale de 3 299 demandes au cours de la présente période. Le nombre des dossiers reportés est passé de 1 013 demandes, au cours de l’année financière 2019-2020, à 1 271 pendant la période en cours.

Figure 3 : Nombre de demandes d'AAI (Cinq dernières années)

3.2 Demandes traitées

Au total, 1 888 demandes ont été traitées au cours de la période visée par le rapport, soit 197 de plus qu’au cours de l’année financière 2019-2020, ce qui représente une augmentation de 11,6 p. 100. Le total des pages traitées a aussi augmenté de 29 716, ce qui représente une augmentation de 14,6 p. 100, comme le montre la Figure 5.

Une demande a été complétée au cours de l’année financière 2020-2021 sans que la Défense nationale confirme ou infirme l’existence des documents, conformément au paragraphe 10(2) de la Loi. La Défense Nationale n’invoque cette disposition que dans les rares circonstances où la simple confirmation de l’existence d’un document – ou de sa non existence – pourrait révéler des renseignements susceptibles d’être protégés en vertu de la LAI. De manière générale, ces situations concernent la défense du Canada ou la communication possible de renseignements personnels.

Figure 5 : Résultat des demandes traitées et nombre total de demandes traitées (cinq dernières années)

Un certain nombre de demandes (492) ont été abandonnées dans les 15 premiers jours, surtout en raison de l’initiative du SCT concernant l’envoi en ligne des demandes de renseignements personnels : de nombreuses demandes ont ainsi été envoyées par Internet au titre de la Loi sur l’accès à l’information. Les dossiers correspondants ont d’abord été ouverts en tant que demandes d’AAI, mais il a ensuite été décidé qu’il convenait plutôt de les traiter sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Résultat : Pourcentage des demandes communiquées en totalité et communiquées en partie

Pages examinées

Le volume des pages examinées continue d’augmenter; 232 550 pages ont été traitées durant la période visée par le rapport, ce qui représente une augmentation de 14,7 p. 100 du nombre des pages traitées par la Direction de l’AIPRP comparativement à l’année financière 2019-2020.

Comme le montre la FIGURE 7, le nombre des pages examinées représente le total des pages qui l’ont été concernant les demandes fermées au cours de la présente année financière. Ce nombre n’inclut pas celles qui l’ont été concernant les demandes qui n’ont pas été traitées au cours de la présente année financière et qui ont été reportées à la période suivante.

Figure 7 : Nombre de pages examinées pour les demandes traitées, lorsque les documents existaient (trois dernières années)

Exemptions et exclusions

Comme c’était le cas dans les périodes visées par les rapports précédents, la Défense a, au cours de l’année financière 2020-2021, appliqué la majorité des exemptions aux termes des quatre dispositions suivantes de la LAI :

• le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels des individus, a été appliqué à l’égard de 343 demandes;
• le paragraphe 15(1), qui protège des renseignements limités et précis concernant les affaires internationales et la défense, a été appliqué à l’égard de 183 demandes;
• le paragraphe 21(1), qui protège des renseignements limités et précis concernant les avis et recommandations, a été appliqué à l’égard de 304 demandes;
• le paragraphe 20(1), qui protège les renseignements exclusifs de tiers, a été appliqué à l’égard de 184 demandes.

Prorogations

La Loi sur l’accès à l’information prévoit la prolongation au delà du délai prescrit de 30 jours pour répondre à une demande dans les cas suivants :

Au cours de l’année financière 2020 2021, 76,6 p. 100 de toutes les prorogations appliquées à des demandes fermées ont été motivées par des consultations auprès d’autres organismes tels que des institutions du gouvernement fédéral, des gouvernements provinciaux, des administrations municipales, des organisations internationales ou des gouvernements étrangers. La plupart des prorogations (75 p. 100) ont été d’une durée de 60 jours ou moins.

Il ne faut pas interpréter le nombre de prorogations comme étant le nombre de dossiers pour lesquels une prorogation a été demandée. Il est possible, et c’est assez souvent le cas, qu’un seul dossier nécessite de multiples prorogations. Par exemple, une prorogation pourrait être accordée parce que la demande porte sur de nombreux documents et aussi parce que des consultations (une ou plusieurs) sont nécessaires. Dans le rapport statistique, de multiples prorogations sont inscrites, mais elles ne portent que sur un seul dossier.

Délai de traitement

Le Ministère a observé une diminution de 8,6 p. 100 du nombre de dossiers fermés en 30 jours ou moins au cours de la période visée par le rapport. Au cours de la période en cours, 50,6 p. 100 des dossiers ont été fermés dans un délai de 30 jours, comparativement à 59,2 p. 100 au cours de la période précédente.

Figure 9 : Délai de traitement des demandes (cinq dernières années)

Respect des délais prescrits

Le respect des délais a diminué au cours de l’année financière 2020-2021; la Défense nationale a répondu à 53 p. 100 des demandes dans les délais prescrits, ce qui représente une diminution de 13 p. 100 par rapport à la période visée par le rapport précédent (66 p. 100).

Le motif de présomption de refus le plus courant était la catégorie « Autre », qui est citée dans plus de 52 p. 100 des demandes fermées après le délai prescrit durant la période visée par le rapport. Pour le SCT, la catégorie « Autres » désigne la non disponibilité des principaux dirigeants, les difficultés éprouvées pour obtenir les documents pertinents, les conflits de travail et les longues pannes de courant. La FIGURE 10 montre les motifs ayant contribué aux retards touchant le traitement des dossiers durant l’année financière 2020-2021.

Figure 10 : Motifs des présomptions de refus (AF 2020-2021)

Globalement, le rendement de la Défense nationale a diminué pendant la période visée et les facteurs qui influent sur l’efficacité et le taux de refus sont les suivants :

• Les répercussions des difficultés en matière de dotation sur la productivité et l’efficacité. Le roulement du personnel qui gère l’AIPRP persiste à tous les niveaux à cause de la concurrence du marché du travail. Les nouveaux employés ont besoin d’une période d’apprentissage et d’adaptation pour concrétiser leur potentiel de rendement. L’embauche et la formation de nouveaux employés ont aussi accru la charge de travail des gestionnaires de l’AIPRP et des services de soutien. Au cours de la dernière année, les efforts se sont poursuivis pour pourvoir les postes vacants et former les nouveaux employés.

3.3 Consultations reçues et complétées

Pendant la période visée par le rapport, la Défense nationale a reçu 170 demandes de consultation en tout : 161 provenaient d’autres institutions du gouvernement du Canada et 9 d’autres organisations. La charge de travail totale applicable aux demandes de consultation a diminué de 58 p. 100 par rapport à l’année financière 2019-2020.

Si le nombre des nouvelles demandes de consultations reçues par le MDN a diminué au cours de la présente année financière, le nombre des consultations reportées de l’année précédente par le MDN a augmenté. À la fin de la période visée par le rapport, 200 demandes de consultation étaient en attente à la Défense nationale.

Figure 11 : Charge de travail due aux consultations liées à l’aai (cinq dernières années)

3.4 Demandes non officielles

Pour soutenir une transparence accrue et les principes du gouvernement ouvert, la Défense nationale encourage lorsque possible un accès non officiel aux documents. Comme les sommaires des demandes d’AAI traitées sont publiés en ligne, la Défense nationale constate toujours une augmentation du nombre des demandes non officielles communiquées précédemment. Au cours de l’année financière 2020-2021, la Défense nationale a répondu à 433 demandes non officielles et 322 d’entre elles ont été traitées en 30 jours ou moins.

Figure 12 : Demandes non officielles (cinq dernières années)

Les demandes non officielles dont il est question dans la présente section comprennent :

• les demandes officielles annulées au profit de la communication non officielle des renseignements en consultation avec l’auteur de la demande, dans le contexte de l’obligation d’aider;
• la communication avec les auteurs des demandes pour leur indiquer que l’information recherchée est déjà accessible au public sur Internet;
• la nouvelle communication de renseignements déjà fournis en réponse à des demandes officielles déjà fermées. La liste des demandes d’accès à l’information traitées par la Défense nationale se trouve sur le portail Gouvernement Ouvert.

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4. Incidence de la COVID-19 sur les opérations d’accès à l’information

Le 13 mars 2020, le MDN et les FAC ont activé leur plan de continuité des activités (PCA) en réaction à la pandémie en évolution de la COVID-19, qui s’est poursuivie pendant la période d’établissement de rapport de l’année financière 2020-2021. Le MDN et les FAC ont joué un rôle important dans la réaction du gouvernement du Canada à la COVID-19. L’opération LASER^{Footnote 4} est la contribution mise en œuvre par les Forces armées canadiennes pour sauver des vies, aider les partenaires des niveaux fédéral, provincial et territorial et maintenir la préparation, l’efficacité et la résilience des FAC. La santé et le bien être du personnel du MDN et des FAC et le soutien de l’opération LASER restent une des grandes priorités du Ministère. L’Équipe de la Défense, y compris la Direction de l’AIPRP, a aussitôt, en réaction à la pandémie, réaménagé les horaires de travail et adopté un régime de télétravail. Au début, les défis du télétravail tels qu’un accès limité à des réseaux privés virtuels (RPV) et un accès à distance au logiciel de rédaction de l’AIPRP et aux documents sur support papier du bureau de première responsabilité (BPR) ont eu une incidence sur la productivité et le traitement des demandes liées à l’AAI et des demandes de communication de renseignements personnels. La connectivité à distance s’est vite stabilisée et a continué à s’améliorer à mesure que l’Équipe de la Défense optimisait le régime de télétravail. Les fonctions essentielles de la Direction de l’AIPRP qui pouvaient uniquement être exercées sur place, par exemple recevoir le courrier, ouvrir de nouvelles demandes, numériser les documents sur support papier, traiter les demandes urgentes et traiter les documents secrets, l’ont été tout en respectant les mesures sanitaires. Conformément aux directives du SCT et aux pratiques exemplaires, la Direction de l’AIPRP a communiqué directement avec les auteurs des demandes pour signaler des retards possibles concernant le traitement des demandes en conséquence de la pandémie. La Défense nationale a pris des mesures proactives au début de la pandémie et tiré parti de la technologie pour permettre le télétravail en adoptant et en appliquant l’utilisation de signatures numériques, l’échange électronique des documents et l’utilisation du service de poste électronique de Postes Canada pour limiter la place accordée aux documents sur support papier et au courrier traditionnel. La Direction de l’AIPRP a continué à élargir l’accès à distance au logiciel de rédaction, ce qui a permis à la Défense nationale de traiter des documents désignés Protégé B ou moins. Les employés chargés de l’AIPRP ont été soutenus et dotés des outils, de l’équipement, des systèmes et de la formation voulus pour accomplir leurs tâches à distance.

En mai 2020, le sous ministre et le chef d’état major de la défense ont publié à l’intention de l’Équipe de la Défense une directive conjointe qui indiquait les grandes priorités du Ministère, dont la poursuite de l’exécution des activités prescrites par les lois et les règlements. Le programme d’AIPRP et le respect des lois faisaient partie de ses priorités et la Direction de l’AIPRP a, au début de juin, invoqué son plan de reprise des activités et repris des activités sur place réduites tout en respectant des mesures sanitaires rigoureuses pour protéger la santé du personnel. Le plan d’orientation des employés chargés de l’AIPRP et le mode de reprise du travail sur place ont été adoptés dans l’ensemble de l’Équipe de la Défense à titre de pratique exemplaire et partagés avec les services d’AIPRP d’autres ministères.

Tout comme d’autres services d’AIPRP situés dans la région de la capitale nationale, la Défense nationale a été touchée par les confinements en vigueur en Ontario. Les restrictions concernant le nombre des personnes autorisées à être sur place tout en respectant les mesures sanitaires ont eu une incidence sur la capacité de traiter des documents sur support papier et des documents secrets; le résultat a été un arriéré des demandes liées à l’AAI et des demandes de communication de renseignements personnels et a eu une incidence sur le rendement global du traitement des demandes de communication. Malgré les contraintes associées à la pandémie, la Défense nationale a examiné plus de pages et a fermé plus de dossiers liés à l’AAI que l’année précédente. Les innovations et les améliorations adoptées pendant la pandémie ont amélioré l’ensemble du programme d’AIPRP et elles vont être complétées au cours des prochaines années à mesure que nous continuons à moderniser l’exécution du programme d’AIPRP.

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5. Plaintes, vérifications et examens

5.1 Plaintes provenant du Commissariat à l’information

Au cours de l’année financière 2020-2021, la Défense nationale a reçu en tout 61 plaintes du Commissariat à l’information (CIC), comparativement à 216 au cours de la période visée par le rapport précédent, soit une diminution de 71,8 p. 100. Le nombre des plaintes fondées est passé de 30, au cours de l’année financière 2019-2020, à 69 au cours de la période en cours.

Figure 13 : Conclusions du cic et nature des plaintes fondées (AF 2020-2021)

Les exigences en matière de rapports statistiques sur les plaintes adressées au CIC et les enquêtes menées par lui sont indiquées ci dessous.

• Article 32 : Le CIC émet un avis officiel de son intention d’enquêter sur une plainte concernant le traitement d’une demande faite aux termes de la Loi. La Défense nationale a reçu 61 avis de ce genre pendant l’année financière 2020-2021.
• Article 35 : Le CIC demande aux institutions de présenter des observations supplémentaires dans le cadre d’une enquête en cours sur une plainte. La Défense nationale a présenté 18 observations écrites officielles de ce genre au CIC pendant la période visée par le rapport.
• Article 37 : Le CIC publie un rapport sur les conclusions de son enquête sur une plainte fondée. Pendant la période visée, 69 plaintes se sont avérées fondées, ce qui est une augmentation importante par rapport aux 30 plaintes traitées au cours de la période précédente. Les 69 plaintes fondées représentent 65,1 p. 100 de la totalité des conclusions (106) établies au cours de l’année financière 2020-2021. En comparaison, 30 plaintes fondées représentant 21 p. 100 de la totalité des conclusions (145) ont été formulées au cours de l’année financière 2019-2020.
• Il est à noter que ces plaintes ne font pas nécessairement partie des 61 qui ont été reçues pendant la période visée. Concernant les 69 plaintes qui se sont avérées fondées :
  • 48 étaient de nature administrative (concernaient des retards dans le traitement des demandes et des prorogations);
  • 19 portaient sur un refus (concernaient l’application des exemptions ou des documents peut être manquants);
  • deux étaient de nature diverse (une enquête de nature systémique et une de nature diverse).

Enquête systémique

En décembre 2018, la Commissaire à l’information a amorcé une enquête systémique sur le traitement, par le MDN et les FAC, des demandes d’accès présentées entre le 1er janvier 2017 et le 21 décembre 2018.

En janvier 2020, la Commissaire a publié le rapport final de ses conclusions à l’intention du Ministère; le document indiquait neuf points préoccupants et des recommandations à ce sujet. Le Ministère a souscrit à toutes les recommandations et a élaboré un plan d’action de la direction qui lui permettra de leur donner suite. Dans son rapport, la Commissaire a noté la collaboration du Ministère.

Le plan d’action constituant la réponse du ministère de la Défense nationale a été adopté par d’autres institutions à titre de pratique exemplaire en réaction aux enquêtes de la Commissaire.

Le Ministère a, jusqu’à maintenant, réalisé plus de 75 p. 100 du plan d’action.

Équipe des plaintes

La DAIPRP continue d’employer une équipe qui se consacre exclusivement à la gestion des plaintes provenant du CIC. Un personnel spécialisé, au sein de la Direction de l’AIPRP, demeure le point de contact principal auprès du CIC et il aide à présenter les rapports relatifs aux plaintes au CIC et à la DAIPRP. Le CIC et la Direction de l’AIPRP ont tenu des réunions mensuelles régulières pour discuter de la progression des dossiers. Ces réunions mensuelles ont permis de régler des plaintes et d’améliorer la collaboration avec le CIC et la Direction de l’AIPRP.

5.2 Décisions judiciaires

Au cours de l’année financière 2020-2021, il n’y a eu aucun recours judiciaire concernant des demandes traitées par la Défense nationale.

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6. Politiques et procédures

6.1 Procédures internes

La DAIPRP continue de revoir et d’actualiser le Guide des procédures d’AAI afin de documenter les améliorations apportées au traitement des demandes et de veiller à ce que ces procédures s’harmonisent avec les politiques et les directives du Conseil du Trésor.

Le Ministère a, au cours de la période visée par le rapport, mis en œuvre une procédure sur la façon de faire rapport sur les allégations d’entrave au droit d’accès au titre de la LAI. La procédure décrit les responsabilités des employés de la DAIPRP et elle donne des directives sur la marche à suivre pour répondre aux allégations d’entrave au droit d’accès en vertu de l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information.

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7. Formation et sensibilisation

7.1 Programme de formation sur l’AIPRP

La pandémie de COVID a, au début, eu une incidence sur la formation ministérielle sur l’AIPRP. La formation structurée sur l’AIPRP a repris en juillet 2020 sur une plateforme virtuelle. La Défense nationale utilise pour la formation une approche en trois volets, dans laquelle les ressources de formation de la Direction donnent au personnel civil du MDN et au personnel militaire des FAC la formation suivante en insistant de façon particulière sur le personnel qui a des responsabilités en matière d’AIPRP :

• des cours d’introduction (AIPRP 101 – sur l’AIPRP en général ou sur les notions de base de la protection des renseignements personnels);
• des cours avancés (AIPRP 201 – sur l’AIPRP à un niveau avancé ou sur du contenu propre à l’organisation);
• des activités de sensibilisation et de mobilisation relativement à l’AIPRP auprès des diverses branches et directions.

7.2 Activités de formation et de sensibilisation

Un total de 59 séances de formation ont été données à quelque 1 659 personnes, ce qui représente une augmentation de 6 p. 100 du nombre de personnes formées par rapport à l’année financière précédente. Cette formation sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels de même que sur la gestion appropriée des renseignements personnels relevant de cette institution a été donnée à des employés de la Défense et à des membres des FAC. Ces séances de formation virtuelle incluaient les cours AIPRP 101 et AIPRP 201 et ciblaient des organisations particulières de la Défense. La plupart des séances de formation ont été présentées par du personnel du DAIPRP par vidéoconférence et quelques organisations ont offert leurs propres cours et séances. Le Groupe des Services de santé des Forces canadiennes est un exemple d’organisation donnant elle même sa formation, qui porte sur divers sujets concernant les renseignements personnels.

Conformément aux efforts de sensibilisation, les employés de la Direction de l’AIPRP ont aussi donné des conseils à des tiers et à des auteurs de demandes au sujet des exigences de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des politiques et directives du Conseil du Trésor (CT) et, au besoin, des procédures institutionnelles connexes.

7.3 Mobilisation des officiers de liaison

Au cours de l’année financière 2020-2021, la DAIPRP a tenu une séance de discussion ouverte virtuelle réunissant des membres du personnel de la DAIPRP, les officiers de liaison des BPR qui assignent les tâches et d’autres représentants ministériels en vue d’accroître la sensibilisation concernant l’AAI, les pratiques exemplaires et les nouvelles instructions permanentes d’opérations (IPO) virtuelles.

7.4 Bien être des employés

La Direction de l’AIPRP a, en réaction aux défis découlant de la pandémie de COVID et aux répercussions du télétravail, mis un accent accru sur la santé mentale, le bien être et la résilience du personnel de la Direction. Outre la formation opérationnelle constante sur l’AIPRP, des séances virtuelles de bien être au travail ont été offertes à tout le personnel, surtout pour ce qui est de la gestion du stress, de la résilience, de la nutrition et de l’activité physique nécessaire pour conserver la santé mentale pendant la pandémie. Pour soutenir le télétravail et faire en sorte que les superviseurs aient les moyens de diriger leur personnel dans un environnement de travail virtuel, une formation sur l’établissement et la gestion d’équipes virtuelles efficaces a été donnée à tous les superviseurs et gestionnaires de la Direction. Ces cours ont présenté des outils permettant l’établissement de relations virtuelles, l’établissement de normes de communication, l’utilisation des outils de communication qui conviennent, le soutien des membres de l’équipe en télétravail et l’animation de réunions d’équipe virtuelles.

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8. Initiatives et projets

8.1 Équipe de réduction des arriérés

La DAIPRP a, en octobre 2019, constitué une équipe de réduction des arriérés chargée de traiter les dossiers en retard. Au cours de l’actuelle année financière, 121 de ces dossiers ont été fermés, ce qui donne un total de 93 192 pages examinées. Cette initiative permet aux autres équipes chargées des opérations liées à l’AAI de se concentrer sur le respect des délais.

8.2 Améliorations technologiques

Accès à distance au logiciel de rédaction

La Défense nationale continue d’étudier et d’appliquer des solutions technologiques pour améliorer les processus opérationnels d’AIPRP. La Direction de l’AIPRP a, au cours de la présente année financière, accordé aux employés un accès à distance au traitement des demandes d’AIPRP et au logiciel de rédaction, ce qui a permis de traiter les demandes liées à l’AAI à distance pendant la pandémie de COVID. Des procédures, des cours et des outils nouveaux ont été élaborés et appliqués pour soutenir le passage réussi au télétraitement.

La Direction de l’AIPRP a aussi largement adopté l’utilisation des logiciels Microsoft Teams et SMART Bridgit pour maintenir la connexion en vue des réunions et pour soutenir l’intégration et la formation des nouveaux employés.

Passage à un traitement dématérialisé

Le passage à un traitement dématérialisé des demandes d’AIPRP s’est poursuivi au cours de la présente année financière. L’adoption de mesures électroniques pour réduire le nombre de documents sur support papier, par exemple l’utilisation de disques partagés en réseau pour l’échange électronique de dossiers entre les détenteurs de dossiers du MDN et des FAC et la Direction de l’AIPRP, a augmenté pendant la pandémie de COVID. La plupart des BPR sont passés à un traitement électronique et ne transmettent plus de documents sur support papier à la Direction de l’AIPRP. L’utilisation de signatures électroniques sur les lettres envoyées aux auteurs des demandes et du service de poste électronique de Postes Canada pour échanger des dossiers avec les auteurs des demandes, plutôt que l’utilisation du courrier traditionnel, a accéléré l’accès des Canadiens aux dossiers. Ce passage à un traitement dématérialisé a permis le maintien du traitement des demandes d’AAI au cours des divers confinements provinciaux.

Nouvelle solution de gestion des cas

La Direction de l’AIPRP a terminé au cours de la présente année financière la mise en œuvre d’une nouvelle solution de gestion des cas pour gérer le processus d’intervention en cas d’incident relatif à la vie privée, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les demandes de communication de renseignements personnels et assurer la gestion et le suivi des questions juridiques. Cette nouvelle solution de gestion des cas, appelée AIPRP OMNI, améliore le suivi et l’analyse des tendances concernant les activités de gouvernance et de surveillance de la conformité. Le nouveau système comporte aussi des fonctions permettant de tenir les fichiers de renseignements personnels à jour et d’automatiser Info Source davantage.

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9. Surveillance de la conformité

La DAIPRP surveille régulièrement un certain nombre d’indicateurs de protection des renseignements personnels et fait rapport à ce sujet. Au cours de l’année financière 2020-2021, le tableau de bord du rendement du Ministère en matière d’AIPRP, qui suit le respect des délais de récupération des dossiers par les BPR et la conformité globale de l’AIPRP, a continué d’être amélioré pour que la haute direction ait une meilleure idée globale du rendement et des indicateurs applicables à l’AIPRP. Cette surveillance permet à la Direction de l’AIPRP de suivre le rendement en matière d’AIPRP dans l’ensemble du Ministère et de déterminer les domaines se prêtant à des améliorations des processus. Cette année, la Défense nationale a piloté un nouvel outil d’analyse qui permettra à la haute direction et aux BPR de surveiller facilement la conformité globale de l’AIPRP et de suivre les statistiques relatives à différentes demandes. La Direction de l’AIPRP continue de recevoir des demandes de statistiques et des rapports de rendement de nature ponctuelle qui renseignent sur l’exécution du programme et cernent les tendances.

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10. Frais d’accès à l’information et coûts de fonctionnement

La Loi sur les frais de service (LFS) exige de toute autorité compétente qu’elle fasse rapport tous les ans au Parlement sur les droits perçus par son institution. En ce qui concerne les droits perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements figurant ci dessous sont fournis conformément aux exigences de l’article 20 de la LFS.

Les coûts de fonctionnement comprennent les salaires, les heures supplémentaires, les biens et les services, les contrats et toutes les autres dépenses liées explicitement au bureau de l’accès à l’information. Les coûts liés au temps consacré par les secteurs du programme cherchant et examinant des dossiers ne sont pas pris en compte ici.

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Annexe A : Arrêté sur la délégation

Défense nationale et les Forces armées canadiennes

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Défense nationale, à titre de responsable d’une institution fédérale aux termes desdites lois, délègue par les présentes l’autorité d’exercer les attributions d’un responsable d’une institution fédérale que lui confèrent les lois en question aux titulaires des postes indiqués ci-après, ou aux personnes occupant ces postes à titres intérimaire :
   1. le sous-ministre;
   2. le Secrétaire général;
   3. le Directeur - Accès à l’information et protection des renseignements personnels;
   4. les Directeurs adjoints - Accès à l’information et protection des renseignements personnels.
2. En vertu de l’article 73 des lois susmentionnées, le ministre délègue aussi :
   1. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe de l’accès à l’information, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à ce qui suit :
      • L’application de certaines dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, à savoir l’article 9; les paragraphes 11(2), 11(3), 11(4), 11(5) et 11(6); les articles 19, 20, 23 et 24; les paragraphes 27(1) et 27(4); l’alinéa 28(1) b), et les paragraphes 28(2) et 28(4);
      • La réponse fournie aux demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, lorsqu’il existe aucun dossier.
   2. aux titulaires d’un poste de chef d’équipe des renseignements personnels, ou aux personnes occupant un tel poste à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions du responsable d’une institution fédérale aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf celles prévues aux alinéas 8(2) j) et m);
   3. aux titulaires d’un poste d’analyste principal, ou aux personnes occupant ces postes à titre intérimaire, l’autorité d’exercer les attributions relatives à l’application de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Copie originale signée par

L’honorable Harjit S. Sajjan, c.p., OMM, MSM, CD, député
Ministre de la Défense nationale
Date 2016-01-12

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Annexe B : Rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information pour 2020-2021

Gouvernement du Canada

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : National Defence

Période visée : 2020-04-01 à 2021-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources des demandes

1.3 Demandes non officielles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon non officielle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2 : Refus de traiter des demandes qui sont vexatoires ou entachées de mauvaise foi ou qui constituent un abus du droit de faire une demande de communication

Section 3 : Demandes fermées pendant la période visée

3.1 Règlement et délai de traitement

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Traitement et communication des pages pertinentes

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non respect des délais prévus par la loi

3.7.2 Demandes fermées après le délai prévu par la loi (y compris toute prorogation)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs de prorogation et issue des demandes

4.2 Durée des prorogations

Section 5 : Frais

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 7 : Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes acheminées aux Services juridiques

7.2 Demandes acheminées au Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Section 9 : Recours judiciaires

9.1 Recours judiciaires relatifs à des plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et en cours

9.2 Recours judiciaires relatifs à des plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Remarque : Saisir les valeurs jusqu’à trois décimales.

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Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la loi sur l’accès à l’information et la loi sur la protection des renseignements personnels pour 2020-2021

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes

Entrer le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d’AIPRP par les différentes voies.

Section 2 : Capacité de traiter des documents

2.1 Entrer le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents sur support papier à différents niveaux de classification.

2.2 Entrer le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu traiter des documents électroniques à différents niveaux de classification.

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