Lignes directrices sur l'élaboration d'un cadre stratégique pour la préservation numérique – Version 2.1

Aperçu

Le présent document vise à orienter l'élaboration d'un cadre stratégique pour la préservation numérique. En outre, il se révélera utile au moment d'établir les composantes fondamentales d'un tel cadre, et ce, de manière à favoriser l'adoption d'une norme spécifique à un champ de pratique en matière de documents stratégiques sur la préservation numérique. L'aperçu a été élaboré dans le but de produire un cadre stratégique pour la préservation numérique qui :

• tient compte des sept attributs d'un dépôt d'archives numériques fiable;
• présente la perspective de haut niveau du programme de préservation numérique d'une organisation;
• tient compte des capacités actuelles, et non futures, du programme de préservation numérique;
• fournit des liens vers des documents contenant des renseignements plus détaillés et mis à jour régulièrement, notamment des politiques et des procédures secondaires;
• se réfère au plan de préservation numérique pour ce qui est des priorités et des échéances à court terme;
• documente le processus d'approbation et de tenue à jour de la politique en question.

Le cadre comprend une section pour chacun des sept attributs d'un dépôt d'archives numériques fiable : conformité avec l'Open Archival Information System (OAIS) [système d'information archivistique ouvert], responsabilité administrative, viabilité organisationnelle, viabilité financière, pertinence technologique et procédurale, sécurité des systèmes, et procédures et responsabilités. Certaines sections comprennent plus d'une composante.

Conformité avec l'OAIS

Cette composante consiste à énoncer explicitement l'intention voulant que le programme de préservation numérique soit conforme au modèle de référence de l'Open Archival Information System (OAIS) [système d'information archivistique ouvert], approuvé en tant que norme ISO 14721 en 2003. Le plan de préservation numérique présente les détails de la conformité avec l'OAIS, et les résultats de l'auto-évaluation du programme de préservation numérique documentent l'état de conformité du programme avec ce système. Liens : plan stratégique, documents sur la planification de la préservation.

Responsabilité administrative

Il s'agit d'un engagement explicite à l'égard de la préservation numérique ainsi que de la conformité avec les normes et les pratiques courantes.

Objet :

L'objet présente explicitement les intentions d'un établissement et définit le rôle essentiel joué par le programme de préservation numérique dans la réalisation de la mission qui consiste à protéger les biens numériques de cette organisation. Dans cette section, on définit la raison d'être du cadre, présente les intervenants et les parties responsables, indique le public visé par le document et situe ce dernier dans le contexte des efforts organisationnels. L'énoncé d'objet peut être de nature générale ou précise, reflétant les changements d'intention selon les différents types d'archives numériques. Liens : énoncé de mission, énoncés de principes de haut niveau, plans stratégiques.

Mandat :

Le mandat présente les mécanismes de gouvernance ou les pouvoirs sur lesquels les parties responsables se sont appuyées pour élaborer le programme de préservation numérique, comme les lois et autres dispositions législatives, les politiques et la mission. Cette section peut également comprendre des exigences qui ne se rapportent pas expressément à la préservation, notamment en ce qui touche l'admissibilité juridique, l'authenticité, la Freedom of Information Act (FOIA) [loi sur l'accès à l'information], l'Americans with Disabilities Act (ADA) [loi sur les Américains handicapés] , les lois sur la protection des données, les lois sur le droit d'auteur, les lois sur les archives publiques, le gouvernement électronique et la National Grid for Learning (base de données nationale d'apprentissage) [R.U.] . Liens : lois, dispositions législatives, contrats, politiques, énoncé de mission, règlements.

Objectifs :

Les objectifs énoncent les buts et cibles de haut niveau de l'organisation en matière de collecte, de gestion et de préservation du contenu numérique, ainsi que de maintien de l'accès à celui ci. Dans cette section, on indique les avantages du programme pour un établissement, de même que les liens entre ce programme et d'autres objectifs, buts et politiques. Liens : plans stratégiques, buts et objectifs, budgets, plans de préservation, plans technologiques.

Viabilité organisationnelle

Il s'agit du statut juridique ainsi que des ressources humaines et de nature autre nécessaires pour établir et tenir à jour un programme de préservation numérique.

Portée :

La portée établit le calendrier général, les limites, l'étendue et les priorités du programme de préservation numérique, de même que les niveaux de responsabilité qui s'y rattachent. Dans cette section, on présente ce que le programme de préservation numérique de l'organisation permettra d'accomplir et, dans une mesure tout aussi importante, ce qui ne figure pas dans ses objectifs. L'énoncé de portée peut être bref ou détaillé, selon la nature du programme. La portée fournit des paramètres utiles pour mesurer l'efficacité du programme de préservation numérique. Liens : plans stratégiques, politiques d'élaboration de collections, plan de préservation, définitions des rôles.

Principes directeurs :

Les principes directeurs définissent les modèles, les processus, les hypothèses et les principes clés qui orientent l'élaboration et la mise en œuvre du programme de préservation numérique. Cette section se révèle tout particulièrement importante en ce qui a trait à l'établissement de points de référence touchant l'ensemble des systèmes pour les besoins des programmes répartis, lorsque de multiples processus opérationnels et techniques sont mis en œuvre. Au nombre des principes communs figurent la conformité avec les normes (plus particulièrement celles s'appliquant à l'OAIS) et d'autres indicateurs reconnus sur le plan des pratiques exemplaires, le soutien de la gestion du cycle de vie, l'interopérabilité, les exigences fondées sur des données probantes, ainsi que les méthodes privilégiées en matière de préservation. Liens : pratiques exemplaires liées à un champ de pratique ou à une organisation, documents sur le déroulement du travail et les processus, procédures.

Rôles et responsabilités :

Les rôles et les responsabilités permettent de prendre connaissance des principaux intervenants, notamment les créateurs et producteurs, le personnel responsable du dépôt d'archives numériques, les administrateurs, gestionnaires financiers, groupes d'utilisateurs, conseillers, responsables d'autres dépôts d'archives et collaborateurs, de même que de leurs rôles respectifs dans la préservation numérique. Dans cette section, on énonce explicitement que la préservation numérique est une responsabilité partagée qui exige la contribution de participants au sein de l'organisation et à l'extérieur de celle-ci. De même, on y présente les catégories générales de rôles et de responsabilités, en plus de faire mention de documents contenant des descriptions plus précises. Liens : définitions des rôles assorties de responsabilités explicites, documentation de l'attribution courante des rôles, descriptions d'emplois, organigrammes.

Sélection et acquisition :

La section sur la sélection et l'acquisition présente la raison d'être de l'élaboration et de la conservation de collections selon des paramètres précis (p. ex. formats, types de documents, portée géographique), ainsi que les processus connexes. Il est essentiel que les renseignements soient présentés clairement afin de garantir le succès du dépôt d'archives numériques. Tout aussi important est de veiller à ce que les collections appuient la mission et les priorités de l'établissement, et à ce que les ressources requises soient accessibles aux fins de préservation numérique. Au moment de vérifier des archives numériques, il faut notamment déterminer si la mission établie pour les archives en question, de même que la portée que l'on entend donner à celles ci, correspondent à leur contenu réel. Des politiques particulières découlent logiquement de l'énoncé conceptuel figurant dans le cadre afin d'approfondir les aspects de l'élaboration de collections, comme les lignes directrices en matière d'intégration. Liens : politique d'élaboration de collections, lignes directrices en matière d'intégration, déroulement du travail pour l'intégration au dépôt d'archives.

Accès et utilisation :

La section sur l'accès et l'utilisation indique les champs de pratique désignés auxquels s'adresse le programme de préservation numérique ainsi que les obstacles et les restrictions à l'utilisation du contenu numérique visé par ce programme. Il faudrait élaborer des politiques particulières pour bien expliquer les exigences et les restrictions touchant l'accès et l'utilisation. Remarque : Des archives numériques peuvent être sombres ou surexposées, mais la preuve absolue de la préservation réside dans la capacité de fournir un accès significatif à long terme. Liens : politique d'accès, ententes relatives au dépôt d'archives, règles et pratiques sur la gestion des droits numériques, contrats d'utilisation.

Défis et risques :

La section sur les défis et risques présente les facteurs qui incitent une organisation à élaborer un programme de préservation numérique, les difficultés et les risques se rattachant à cette tâche, de même que la mesure dans laquelle il est urgent de mettre au point un tel programme. En outre, on y présente des données probantes qui révèlent que même si le processus entier n'est peut être pas compris clairement, il existe un vif besoin d'agir maintenant. Liens : analyses des risques, analyses FFPM, projections de croissance, exemples de pertes et de quasi instances.

Viabilité financière

Il s'agit de la documentation du fondement tangible qui justifie le maintien du programme de préservation numérique.

Engagement de l'établissement :

Dans cette section, on confirme et résume les mesures de soutien offertes pour les besoins du programme de préservation numérique ainsi que les ressources permettant de le maintenir en place. Liens : budgets, rapports financiers, politiques budgétaires, rapports annuels, plans de relève, contrats.

Coopération et collaboration :

Dans cette section, on reconnaît que les ressources disponibles ne sont ou ne seront pas suffisantes pour permettre à l'organisation de déployer les efforts requis et qu'il se pourrait que la sécurité de tous les biens essentiels ne soit pas garantie. On y présente les programmes de préservation numérique dans un contexte plus général qui tient compte de leurs dépendances à l'égard d'autres partenaires et des champs de pratique dans leur ensemble. Les initiatives de collaboration et les partenariats peuvent exiger la conclusion d'ententes officielles et juridiquement contraignantes définissant explicitement les rôles et les responsabilités de chaque partie. Liens : ententes de partenariat, principes directeurs et pratiques relatives aux projets concertés.

Pertinence technologique et procédurale

Cette composante résume l'approche, les stratégies et les techniques en matière de préservation employées dans le cadre du programme de préservation numérique pour atteindre les objectifs établis. Dans cette section, on présente la philosophie générale de ce programme et on souligne les exigences, les politiques, les normes, les lignes directrices et les pratiques pertinentes. Un lien tangible est établi avec la composante de la planification de la préservation du programme de préservation numérique de même qu'avec le plan de préservation de l'organisation. Liens : stratégies de préservation, plans de préservation pour l'organisation et pour du contenu particulier, ententes relatives au dépôt d'archives.

Sécurité des systèmes

Dans cette section, on précise l'engagement pris et l'approche adoptée par l'organisation pour ce qui est de garantir la protection à long terme de ses biens numériques, de même que l'exactitude, l'exhaustivité, l'authenticité et l'intégrité dans les démarches en ce sens. Liens : politiques et procédures de sécurité, plan de mesures d'urgence en cas de catastrophe.

Procédures et responsabilités

Dans cette section, on reconnaît la nécessité de garantir la transparence des politiques et des opérations en lien avec le programme de préservation numérique, ainsi que la responsabilisation à cet égard, en plus de préciser les méthodes à adopter pour ce faire.

Vérification et transparence :

Dans cette section, l'organisation s'engage explicitement à mener des auto-évaluations et des vérifications périodiques visant à examiner, à évaluer et à modifier les politiques, les procédures, les approches en matière de préservation et les pratiques associées au programme de préservation numérique. La transparence permet la réalisation d'auto-évaluations et de vérifications. Les auto-évaluations et les vérifications favorisent l'amélioration des opérations internes, facilitent les examens externes et contribuent à l'établissement de partenariats et d'initiatives de collaboration efficaces. Liens : calendriers de vérification et d'auto-évaluation et résultats connexes, plans stratégiques, plans de préservation.

Administration du cadre :

Cette section décrit les politiques et les pratiques de l'organisation se rattachant à l'élaboration, à l'approbation et à la tenue à jour du cadre stratégique au fil du temps, notamment en ce qui touche la fréquence des mises à jour et des examens, les rôles liés à la tenue à jour et les dates d'échéance. Le cadre revêt peu de valeur s'il n'a pas été approuvé par les responsables concernés et n'a pas été mis en œuvre. À tout le moins, il faut faire part de la date et de la source de l'approbation, ainsi que du cycle d'examen. Liens : procédures d'administration des politiques, documentation sur l'approbation des politiques.

Définitions :

Cette section indique les termes et les concepts qui pourraient se révéler nécessaires à la compréhension du cadre et déterminants dans l'établissement de stratégies visant à garantir l'engagement de l'organisation. Il s'agit d'une section facultative, mais qui peut être très importante. Il est tout particulièrement nécessaire d'y inclure la terminologie et les définitions obligatoires sur le plan juridique, ainsi que les autres termes et définitions obligatoires. Dans cette section, on présente les définitions requises ou on attire l'attention sur celles ci. Liens : définitions élaborées par l'organisation, glossaires adoptés par l'organisation.

Références :

Cette section énumère les ressources clés qui ont été consultées pour élaborer et appliquer le cadre, ou indique les liens pour y accéder. En outre, on y présente des documents plus détaillés, internes et externes, qui donnent des éclaircissements sur la mission, les principes sous jacents, les processus explicatifs et les rôles à l'appui. On peut y citer des passages provenant des documents en question ou attirer l'attention sur une liste à jour de normes et de directives pertinentes à un champ de pratique. Liens : ressources citées, listes de normes et de pratiques pertinentes à un champ de pratique.

Droit d'auteur

Cet ouvrage est visé par la licence Attribution – Pas d'Utilisation Commerciale – Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 non transposé de Creative Commons.