Plan de préservation numérique du Musée Medalta

Pratiques et obligations actuelles

• Le musée est ouvert à l’année. Le personnel assure également le fonctionnement du Shaw International Center for Contemporary Ceramics et appuie les artistes en résidence.
• Le musée est en partie financé par la municipalité de Medicine Hat, avec laquelle il entretient des liens étroits en faisant office d’ancrage culturel. Divers événements culturels à l’intention des habitants de la ville ont souvent lieu dans les bâtiments et sur les terrains de grande superficie, qui sont également à la disposition des gens pour des événements privés.
• Les salariés qui gèrent le musée au quotidien ont tous suivi une formation ou ont déjà travaillé dans leurs domaines d’expertise respectifs.
• Les activités du musée se sont multipliées au cours des dix dernières années, et la planification doit tenir compte tant des besoins actuels que des exigences futures. Par exemple, un nombre restreint des avoirs du musée ont été numérisés jusqu’à maintenant, mais un financement est prévu pour en numériser un grand nombre grâce à la photographie et au balayage 3D.
• De même, le musée utilise le logiciel MS‑Access pour gérer les dossiers de collection, mais il procède à la migration de ces données vers PastPerfect Online. Cela fera probablement augmenter la demande de contenu numérique étant donné qu’il pourra être consulté en ligne.

Préparation organisationnelle

Le personnel et la direction du musée jouent un rôle de premier plan en matière de collaboration avec les organisations externes afin de préparer un plan et une politique de préservation numérique, et ce, bien qu’il existe très peu d’initiatives du genre dans le milieu muséal canadien. Le personnel et la direction du musée reconnaissent la nécessité de se doter d’un plan de préservation numérique, et ils sont prêts à mettre en œuvre un plan qui tient compte des ressources à leur disposition.

Contraintes financières

Le Musée Medalta reçoit des fonds de la municipalité ainsi que de différentes sources des secteurs privé et public. Des fonds ont été réservés pour les projets de numérisation, et un plan de préservation numérique doit être mis en place pour assurer la viabilité des travaux qui en découleront.

Les plans simples se résumant à effectuer des copies de sauvegarde de certaines données sur la préservation ne seront pas assujettis à des contraintes financières. Les plans plus complexes (comme le recours à un dépôt numérique fiable) exigeront des fonds additionnels devant être désignés comme financement de base (et non de projet).

Ressources humaines

Les employés du musée possèdent différentes compétences en matière de gestion de musée et de gestion des collections. Toutefois, aucun employé sur place n’est affecté exclusivement aux TI ou au soutien technique (en cas de besoin, un agent contractuel est appelé en renfort).

Contraintes techniques

La majorité des tâches informatiques pour le lieu historique national sont effectuées dans le bureau du Musée Medalta, mais les bâtiments sont dispersés sur une grande superficie, et certains exigent de s’y rendre en voiture. Aucun réseau informatique privé ne relie les bâtiments entre eux. La nécessité d’un tel réseau pourrait être atténuée dans une certaine mesure par la migration vers PastPerfect Online (ce qui permettrait à tous les ordinateurs d’accéder aux bases de données de gestion des collections), mais si cela s’avérait insuffisant, la direction du musée pourrait, par exemple, envisager la mise en place d’un réseau privé virtuel (RPV) pour permettre le partage des imprimantes et des disques dans les différents bâtiments. À l’heure actuelle, la mise en œuvre d’un réseau est exclue de la portée des travaux.

Le nombre maximal de biens pouvant être numérisés est extrêmement variable. La direction du musée est en mesure d’acquérir de nouveaux biens, d’élaborer de nouveaux modèles de gestion et de réunir les fonds permettant d’atteindre ces objectifs. Il existe également un inventaire imposant d’objets et de documents n’ayant pas été enregistrés, et l’on ne sait pas encore ce qui mérite d’être numérisé. Le plan de préservation devra être souple à cet égard afin de limiter les frais si le contenu s’avérait minime au départ.

Les ordinateurs de bureau fonctionnent sous MS‑Windows et disposent tous d’un accès Internet haute vitesse.

Le musée et tous les bâtiments connexes sont situés dans une plaine inondable.

Option 1 – Multiples sauvegardes des fichiers de travail (aucun logiciel d’archivage) : générer des copies de préservation à l’aide d’un générateur de totaux de contrôle

Dans le cadre de cette option, des lecteurs de disque dur externes sont utilisés pour faire des sauvegardes régulières des biens numériques tels quels (on utilise un logiciel de sauvegarde, mais pas de logiciel d’archivage numérique). On utilise également un générateur de totaux de contrôle MD5 pour produire des copies de préservation annuelles. Tout le contenu est stocké sur des lecteurs de disque dur, et les lecteurs sont régénérés (remplacés) tous les cinq ans.

Option 2 – Utilisation de regroupements (« pools ») de lecteurs de disque

Dans le cadre de cette solution, les lecteurs individuels décrits à l’option 1 sont remplacés par des regroupements de lecteurs de disque dur extensibles sur lesquels sont gravées de multiples copies du contenu, de façon à se prémunir en cas de défaillance d’un lecteur. Les lecteurs virtuels de Windows 10, les « espaces de stockage », sont pris en compte puisque des essais effectués par le RCIP ont révélé qu’il s’agissait d’un système robuste et facile à utiliser. De plus, les utilisateurs de Windows 7 et 8 peuvent télécharger gratuitement la mise à niveau vers Windows 10.

Les premiers disques qui devront faire l’objet d’une extension sont probablement les disques externes 1 et 2 (décrits à l’option 1), étant donné que chacun d’eux devra contenir jusqu’à six fois l’espace de stockage du lecteur de travail (lecteur commun). Cette solution peut aussi s’appliquer au lecteur de travail (ce point ne sera pas abordé plus en détail), et ce, tant que ce dernier n’héberge pas également les fichiers du système d’exploitation.

Chaque lecteur externe présenté à l’option 1 devrait être remplacé par un seul espace de stockage (deux espaces de stockage sont donc requis). Chaque espace de stockage consiste en un regroupement de lecteurs de disque dur qui sont connectés à l’ordinateur de travail au moyen d’un concentrateur USB 3.0 disposant de sa propre source d’alimentation. Utiliser un concentrateur pour chaque espace de stockage.

La fonctionnalité Espaces de stockage de Windows offre différentes façons de s’assurer que le contenu n’est pas perdu (« résilience ») en cas de défaillance du disque. L’espace de stockage avec parité est la solution la plus appropriée à des fins archivistiques. En somme, cette forme de résilience fera augmenter le temps d’écriture sur les lecteurs (les sauvegardes s’effectueront un peu plus lentement qu’avec les autres options), mais cela permettra de maximiser l’espace libre sur le lecteur. Trois lecteurs sont requis pour créer un regroupement avec parité au moyen de la fonctionnalité Espaces de stockage. Si l’un des lecteurs présente une défaillance, le contenu demeure sur les deux autres lecteurs, le système informe les utilisateurs de la situation, et le lecteur peut être facilement remplacé. Comme cette solution nécessite davantage d’espace, Windows informera les utilisateurs de la nécessité d’ajouter des lecteurs de disques, ce qui peut se faire rapidement et facilement, sans compromettre les données existantes.

Option 3 – Mêmes caractéristiques que les options 1 et 2, mais recours à un service d’infonuagique au lieu d’un deuxième lecteur externe

La présente solution permet d’accroître davantage la résistance du système en veillant à ce que la deuxième copie de préservation ne se trouve jamais au même endroit que la première et en réduisant la probabilité de destruction des copies de préservation (le service d’infonuagique effectue ses propres sauvegardes).

Google Drive et Dropbox représentent des options viables de services d’infonuagique. Dropbox offre 1 To de stockage infonuagique pour 17 $ par mois, ce qui serait suffisant pour commencer. Pour ce tarif, le service promet de fournir autant d’espace que nécessaire, mais le RCIP n’a pas encore obtenu de réponse à ses demandes de renseignements complémentaires auprès de l’entreprise.

Les limites de bande passante et de données imposées par le fournisseur de services Internet du Musée Medalta doivent être revues avant de choisir cette option. Il est possible de vérifier la vitesse de la connexion Internet en effectuant une recherche sur le Web [vérification de la vitesse]; il ne reste qu’à sélectionner un des services de vérification et à suivre les instructions.

Si la vitesse de téléversement atteint 10 Mbit/s (typique de la haute vitesse de base), un téléchargement de 100 Go (estimation raisonnable de la taille du contenu après un an de numérisation) ne prendra qu’un peu plus de 22 heures, ce qui rend le processus réalisable dans un avenir rapproché. Si la quantité de données devient trop difficile à gérer au bout d’un certain temps, il existe deux possibilités : soit on se procure une connexion Internet à plus haute vitesse, soit le musée revient à l’option 1 ou à l’option 2 sans pénalité (utilisation d’un lecteur de disque dur ou d’un regroupement de lecteurs de disque pour créer des copies de préservation).

Risques inhérents au logiciel de sauvegarde planifiée et à la création de copies de préservation

Pour éliminer le risque de propager les écrasements, il faudrait utiliser le contrôle de versions dans la mesure du possible – il faudrait toujours sauvegarder un fichier modifié (que ce soit un fichier vidéo, audio ou texte, etc.) sous un nouveau nom. Sinon, le fichier ayant écrasé l’ancien fichier peut encore être renommé avant la sauvegarde hebdomadaire. Le lecteur cible conservera alors les deux versions (la version du fichier écrasé étant déplacée vers son dossier « Archives »).

De même, pour éliminer le risque de modifications non désirées aux bases de données, on peut effectuer des sauvegardes régulières de ces fichiers chaque semaine (toujours conserver les copies de sauvegarde des 4 dernières semaines) et chaque mois (toujours conserver les copies de sauvegarde des 12 derniers mois). Les copies mensuelles doivent être écrasées dans les mois suivants afin de ne conserver que les copies des 4 dernières semaines. De même, il ne faut conserver que 12 copies mensuelles.

De plus, il y a un risque qu’un écrasement ou une modification erronée à une base de données ne soit pas perçu à temps pour corriger l’erreur avant que les sauvegardes périodiques décrites ci‑dessus soient écrasées. Pour régler ce problème, des copies de préservation permanentes de l’ensemble du contenu doivent être faites une fois par année, immédiatement après la première sauvegarde. Les totaux de contrôle MD5 doivent faire partie des copies de préservation pour assurer la fixité des fichiers. Le RCIP a fait l’essai du logiciel MD5summer à cette fin, et ce dernier devrait être exécuté dans tous les fichiers dans un répertoire de préservation (immédiatement après la création de la copie). Le deuxième lecteur de disque dur externe (ou regroupement, le cas échéant) doit être mis à jour une fois par mois pour veiller à ce que l’ensemble de son contenu corresponde à celui du premier lecteur de disque dur externe (ou regroupement). L’annexe A (plus bas) contient des précisions sur ces procédures.

Gestion des copies de préservation

À la fin de la quatrième année, les répertoires des deux lecteurs de disque dur externes devraient ressembler à ceci :

<Sauvegarde actuelle – Contenu ne figurant pas dans les bases de données>

<Sauvegarde des bases de données semaine 1>

<Sauvegarde des bases de données semaine 2>

<Sauvegarde des bases de données semaine 3>

<Sauvegarde des bases de données semaine 4>

<Sauvegarde des bases de données 01 Janvier>

<Sauvegarde des bases de données 02 Février>

.

.

.

<Sauvegarde des bases de données 12 Décembre>

<Copie de préservation sauvegardée le 20150430>

<Copie de préservation sauvegardée le 20160430>

<Copie de préservation sauvegardée le 20170430>

<Copie de préservation sauvegardée le 20180430>

Il est à noter que le contenu du dossier « Sauvegarde actuelle » change toutes les semaines et qu’il devra être écrasé sur le deuxième lecteur externe lors de leur synchronisation. Inversement, le contenu des dossiers intitulés « Copie de préservation sauvegardée le… » ne change pas, et c’est pourquoi ces derniers n’ont besoin d’être gravés qu’une seule fois sur le deuxième lecteur de disque dur externe. N’écrasez jamais une copie de préservation.

Le premier des deux lecteurs de disque dur externes peut être entreposé dans le bureau et le deuxième devrait être conservé hors site, soit à l’extérieur de la plaine inondable de Medalta.

Test de la fixité

Une fois par année, il faudrait tester tous les totaux de contrôle pour s’assurer que les fichiers des dossiers de préservation n’ont pas changé (c.‑à‑d. en tester la fixité). Il est possible de le faire avec le logiciel MD5summer. Le protocole de traitement d’un fichier modifié dépendra des résultats du test. Si, par exemple, certains fichiers sur un lecteur ne peuvent être lus, c’est qu’il y a un problème avec le lecteur en tant que tel, et il faudrait le remplacer. Si, toutefois, le total de contrôle d’un seul fichier est modifié et que ce dernier peut toujours être lu, il peut tout simplement s’agir d’une écriture de fichier par inadvertance, et l’on pourrait récupérer le fichier original à partir d’une autre copie de préservation.

Régénération des supports

Les lecteurs de disque dur doivent être remplacés (c.‑à‑d. que le contenu doit être régénéré et copié sur un nouveau support) tous les cinq ans lorsque l’option 1 est choisie ou que les disques de l’option 2 sont entreposés pour de longues périodes (ce qui ne devrait pas se produire si l’on s’en tient aux procédures proposées).

Dans le cas de l’option 2 (espaces de stockage), Windows informera les utilisateurs lorsque les lecteurs devront être remplacés.

Lorsqu’on fait l’achat de lecteurs de disque dur externes, il faudrait y apposer des étiquettes indiquant le contenu des lecteurs (c.‑à‑d. Copies de préservation 1, ordinateur de travail/Copies de préservation 2, ordinateur de travail). Les dates d’achat et de remplacement devraient aussi figurer sur l’étiquette (p. ex. « Acheté le mmm aaaa » [abréviation : convention d’écriture alphanumérique de la date, soit trois lettres pour désigner le mois, puis quatre chiffres pour l’année; p. ex. mar 2016] « Remplacer le mmm aaaa » [abréviation : convention d’écriture alphanumérique de la date, soit trois lettres pour désigner le mois, puis quatre chiffres pour l’année; p. ex. mar 2016]), la date de remplacement correspondant à cinq ans après la date d’achat du lecteur).

Il faudrait aussi remplacer les lecteurs internes de l’ordinateur, mais cela se fera probablement au moment du renouvellement régulier de l’équipement de bureau et est moins essentiel que la régénération des disques durs contenant les copies de préservation.

Lorsque les lecteurs de préservation sont remplacés au sein d’un regroupement d’espaces de stockage sous MS Windows (option 2), aucune procédure particulière ne s’applique (suivre les instructions fournies par le système d’exploitation). Lorsque les regroupements d’espaces de stockage ne sont pas utilisés, il est possible de remplacer un lecteur en effectuant une copie directe de contenu de l’ancien lecteur sur le nouveau lecteur (connecter les deux lecteurs à un ordinateur à l’aide de ses ports USB, ouvrir l’Explorateur Windows, puis faire glisser et déplacer tous les dossiers vers le nouveau lecteur). Le logiciel MD5summer doit être utilisé avant la régénération pour assurer la fixité des fichiers (c.‑à‑d. pour s’assurer que les fichiers n’ont pas été modifiés de quelque façon que ce soit).

Formats de fichiers et migration de données

Il faudrait tenir à jour une liste des applications logicielles et des formats de fichier connexes à l’aide du modèle d’inventaire des biens numériques. Si une application ou un format de fichier est remplacé, il faut élaborer un plan de migration des fichiers à ce moment‑là. De plus, lorsqu’on prévoit la migration vers de nouveaux formats de fichiers ou un nouveau logiciel, il faudrait garder à l’esprit l’utilisation de formats propices à la préservation à long terme.

Il est peu probable que les documents administratifs conservés pendant un maximum de sept ans exigent un plan de migration, puisque les logiciels de productivité plus récents (traitement de texte, tableurs, etc.) possèdent une rétrocompatibilité suffisante pour lire et ouvrir tout document produit au cours de ce laps de temps. Par contre, les documents administratifs qui sont conservés au‑delà de cette période pourraient faire l’objet d’un plan de migration.

Débuter par l’option 1

Description de l’image (diagramme 1) : Le diagramme suivant illustre la configuration matérielle d’un ordinateur personnel (PC) de bureau, relié au moyen d’une connexion USB à un lecteur de disque dur de 5 To étiqueté « Lecteur de disque dur externe 1 ». Un deuxième lien USB sortant de l’ordinateur de travail entre dans un deuxième lecteur de disque dur externe de 5 To (étiqueté « Lecteur de disque dur externe 2 »), qui ne reste habituellement pas connecté au PC, car il est entreposé hors site. Une connexion Internet relie également le PC au système de gestion des collections du musée PastPerfect Online.

Migrer vers l’option 2

Description de l’image (diagramme 2) : Le diagramme illustre une configuration matérielle identique au diagramme 1 (voir ci‑dessus), à l’exception des modifications suivantes : le premier lecteur de disque dur externe a été remplacé par un regroupement de trois lecteurs de disque dur de 5 To. Par ailleurs, le deuxième lecteur de disque dur externe a également été remplacé par un regroupement de lecteurs de disque identique. La configuration de résilience utilisée pour les deux regroupements est la « parité », soit la solution recommandée à des fins archivistiques. Les deux regroupements peuvent faire l’objet d’une extension, au besoin.

Les procédures détaillées relatives à la solution recommandée figurent à l’annexe A du présent document.

Procédures relatives à l’option 1

Dans le cadre de la solution proposée, il est recommandé de débuter par les procédures relatives à l’option 1, puis de migrer vers l’option 2 si le besoin d’espace dépasse la taille des lecteurs de disque dur externes offerts sur le marché.

À faire immédiatement

• Effectuer la migration vers PastPerfect Online (terminée).
• Veiller à ce que la responsabilisation à l’égard de la préservation des dossiers de gestion des collections incombe à PastPerfect. Si les garanties de responsabilité ne sont pas suffisantes, établir un protocole permettant d’obtenir régulièrement une copie des dossiers (dans un format délimité par tabulations ou un format similaire) et conserver cette copie dans un lieu sécuritaire, comme le bureau du musée.
• Désigner un ordinateur de bureau (il s’agira de l’« ordinateur de travail ») pour héberger un lecteur de disque dur partagé (« lecteur de travail »), et s’assurer que tous les biens numérisés s’y trouvent.
• Nettoyer le support de stockage physique – déplacer le contenu des CD existants sur le lecteur de travail.
• Pour toutes les images et tous les enregistrements audio et films numérisés : utiliser un système d’attribution de noms de fichiers qui correspond au numéro d’enregistrement de l’artéfact représenté par le contenu. Pour ce qui est des artéfacts créés numériquement (contenu numérique qui est un artéfact à part entière et qui ne représente pas un objet physique détenu par le musée), créer un nouveau dossier dans PastPerfect.
• Veiller à ce que tous les ordinateurs soient protégés par un mot de passe au niveau du système d’exploitation (écran d’identification au lancement de l’ordinateur ou à l’ouverture d’une session).
• Télécharger le logiciel de totaux de contrôle MD5summer (gratuit) ainsi que le logiciel de sauvegarde Bvckup 2 (50 $) et les installer tous deux sur l’ordinateur de travail.
• Acheter deux autres lecteurs de disque dur (5 To chacun) externes (USB) pour faire des copies de sauvegarde et de préservation. Étiqueter le premier lecteur ainsi : « Copies de préservation 1 – acheté le mmm aaaa [abréviation : convention d’écriture alphanumérique de la date, soit trois lettres pour désigner le mois, puis quatre chiffres pour l’année; p. ex. mar 2016] – remplacer le mmm aaaa » [abréviation : convention d’écriture alphanumérique de la date, soit trois lettres pour désigner le mois, puis de quatre chiffres pour l’année; p. ex. mar 2016] (la date de remplacement correspondant à cinq ans après la date d’achat du disque) et le laisser connecté à l’ordinateur de travail dans le bureau principal. Étiqueter le deuxième lecteur de disque dur externe ainsi : « Copies de préservation 2 – acheté le mmm aaaa [abréviation : convention d’écriture alphanumérique de la date, soit trois lettres pour désigner le mois, puis quatre chiffres pour l’année; p. ex. mar 2016] – remplacer le mmm aaaa » [abréviation : convention d’écriture alphanumérique de la date, soit trois lettres pour désigner le mois, puis de quatre chiffres pour l’année; p. ex. mar 2016] et le conserver hors site.

• Utiliser le logiciel Bvckup 2 pour programmer la sauvegarde hebdomadaire régulière de tous les biens numériques qui ne figurent pas dans les bases de données vers le lecteur externe « Copies de préservation 1 ». La sauvegarde de ce contenu doit être conservée dans un répertoire sur le lecteur « Copies de préservation 1 » nommé <Sauvegarde actuelle – Contenu ne figurant pas dans les bases de données>. Voici les paramètres importants de la sauvegarde en question :
  • Archiver les fichiers qui ont été supprimés du lecteur de travail.
  • Renommer ou déplacer les fichiers qui ont été renommés ou déplacés sur le lecteur de travail.

• Pour ce qui est des bases de données actives qui se trouvent sur le lecteur de travail (lors de l’enregistrement de la base de données du groupe de biens no 5 du bâtiment no 13 par exemple), il faudrait programmer des sauvegardes mensuelles et hebdomadaires supplémentaires. Cette procédure s’avère nécessaire parce qu’il est souvent difficile de renommer les fichiers des bases de données (contrôle de version), suivant la façon dont la base de données est utilisée. Chaque fois qu’une base de données est enregistrée sans contrôle de version, la version précédente est perdue à tout jamais.

Il faudrait programmer quatre sauvegardes hebdomadaires distinctes pour enregistrer les répertoires suivants sur le lecteur de disque dur externe « Copies de préservation 1 » :

<Sauvegarde des bases de données Semaine 1>

<Sauvegarde des bases de données Semaine 2>

<Sauvegarde des bases de données Semaine 3>

<Sauvegarde des bases de données Semaine 4>

Chacune de ces sauvegardes devrait être programmée de façon à être exécutée aux quatre semaines, ce qui générera un historique mensuel des fichiers des bases de données d’au plus quatre semaines en tout temps. En plus d’être faite au moment prévu, la première de ces sauvegardes devrait être exécutée immédiatement.

• Par ailleurs, pour ce qui est des fichiers de bases de données actives qui se trouvent sur le lecteur de travail, 12 sauvegardes mensuelles devraient être programmées dans Bvckup 2 sur le lecteur de disque dur externe « Copies de préservation 1 ». Chacune de ces opérations de sauvegarde est réalisée une seule fois par année (à la fin du mois correspondant à l’opération de sauvegarde en question). Les répertoires figurant sur le lecteur de disque dur externe « Copies de préservation 1 » doivent être nommés de la façon suivante :

<Sauvegarde des bases de données 01 Janvier>

<Sauvegarde des bases de données 02 Février>

.

.

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<Sauvegarde des bases de données 12 Décembre>

En plus d’être faite au moment prévu, la sauvegarde du mois en cours devrait être exécutée immédiatement.

• Une fois que les premières sauvegardes hebdomadaires et mensuelles ont été exécutées, créer une copie de préservation annuelle sur le lecteur « Copies de préservation 1 », conformément à la section « À faire chaque année » ci‑dessous.
• À l’aide du logiciel Bvckup2, planifier une tâche qui ne s’exécute que manuellement. Cette tâche consistera à copier le dossier « Sauvegarde actuelle – Contenu n’apparaissant pas dans les bases de données », figurant dans le lecteur « Copies de préservation 1 », et à le transférer sur le lecteur « Copies de préservation 2 ». Utiliser cette procédure au lieu de la fonction « copier » de Windows, car cela sera beaucoup plus rapide au cours des prochains mois.
• Sur le lecteur « Copies de préservation 2 », conserver les copies des sauvegardes mensuelles ainsi que les copies du contenu préservé chaque année. Conserver ce lecteur hors site, à l’extérieur de la plaine inondable.
• Idéalement, les trois lecteurs (lecteur de travail, « Copies de préservation 1 » et « Copies de préservation 2 ») ne devraient pas être connectés au même ordinateur en même temps, et les copies du lecteur « Copies de préservation 1 » vers « Copies de préservation 2 » devraient être effectuées sur un ordinateur distinct (exempt de virus) dans le bureau ou un bâtiment voisin. Si cela n’est pas possible, il faut veiller à réduire au minimum le temps où les trois lecteurs (ou les regroupements de lecteurs) sont connectés au même ordinateur.

• Selon le système d’exploitation et la marque des lecteurs de disque dur utilisés, il existe peut‑être une mesure de sécurité pour protéger le lecteur par mot de passe. Si c’est le cas, il faudrait s’en servir pour les deux lecteurs de disque dur externes afin de prévenir l’accès non autorisé aux données. S’assurer que les employés concernés connaissent le mot de passe.

Exécuter ces tâches quand le temps le permet

• Numériser les supports de stockage analogiques (cassettes, films, etc., un à la fois) selon le temps et le budget dont on dispose. Conserver les copies de travail sur le lecteur de travail dans le bureau.
• Pour les images, les enregistrements audio et les films numérisés : créer un système de dénomination qui permet d’attribuer un nom de fichier unique à chaque ressource. Un nom de fichier idéal contient l’identificateur de l’enregistrement pour n’importe quelle base de données à laquelle le fichier est associé (un code d’enregistrement par exemple). Il est ainsi possible de localiser rapidement le contenu numérisé grâce à des recherches dans les bases de données, et le contenu des bases de données peut être rapidement repéré pour un fichier en particulier.

À faire régulièrement

• Assurer la migration des données vers de nouveaux formats de fichiers et de logiciels, au besoin. Consulter la section « Formats de fichiers et migration de données » du présent document pour en savoir plus.
• Chaque fois qu’il y a migration vers un nouveau logiciel, s’assurer que les fichiers transférés vers de nouveaux formats (compatibles avec le nouveau logiciel) figurent dans les répertoires sur le lecteur de travail qui sera sauvegardé et préservé.
• Maintenir la protection par mot de passe existante sur l’ordinateur de travail ainsi que sur tout ordinateur qui y a accès par le biais d’un réseau.
• Laisser le premier lecteur de disque dur externe (« Copie de préservation 1 ») connecté à l’ordinateur de travail dans le bureau du musée.
• Conserver le deuxième lecteur de disque dur externe (« Copie de préservation 2 ») hors site, à l’extérieur de la plaine inondable.
• Utiliser le contrôle des versions (c.-à-d. nommer les fichiers dans l’ordre selon lequel ils ont été modifiés, avec un numéro de version ou une date de modification) pour tous les documents qui seront modifiés.
• Renommer immédiatement tout fichier ayant écrasé un autre fichier par inadvertance afin que le fichier original soit archivé sur les lecteurs d’appoint.

À faire chaque semaine

• Vérifier que tous les fichiers figurant dans les groupes de biens font partie de la sauvegarde hebdomadaire (c.-à-d. que tous les répertoires pertinents sont énumérés dans la sauvegarde hebdomadaire). Ajouter ceux qui ne se trouvent pas dans les répertoires « Les quatre sauvegardes hebdomadaires » et « Les 12 sauvegardes mensuelles ».
• S’il existe des bases de données actives, s’assurer que la plus récente sauvegarde hebdomadaire vers « Copies de préservation 1 » a été correctement exécutée (consulter le journal d’exploitation de Bvckup 2, et vérifier la date des fichiers « modifiés » dans les répertoires cibles).

À faire chaque mois

• S’il existe des bases de données actives, s’assurer que la plus récente sauvegarde mensuelle vers « Copies de préservation 1 » a été correctement exécutée (consulter le journal d’exploitation de Bvckup 2, et vérifier la date des fichiers « modifiés » dans les répertoires cibles).
• Connecter les deux lecteurs de disque dur externes « Copies de préservation » à un nouvel ordinateur exempt de virus (cette situation est idéale, mais si l’on ne dispose pas d’un autre ordinateur, il est acceptable d’utiliser l’ordinateur de travail pour effectuer les procédures suivantes).
  • Utiliser Bvckup 2 pour copier le dossier <Sauvegarde actuelle – Contenu ne figurant pas dans les bases de données> sur le lecteur « Copie de préservation 1 », puis le transférer vers le lecteur « Copie de préservation 2 ». Cette procédure prendra beaucoup de temps la première fois qu’elle sera exécutée, mais si la même tâche est exécutée ultérieurement avec Bvckup 2, ce sera beaucoup plus rapide.
  • Copier les nouveaux répertoires annuels <Copie de préservation sauvegardée le aaaammjj> (tel qu’il est décrit à la section « Gestion des copies de préservation » du présent document) figurant sur le lecteur « Copie de préservation 1 » et les transférer sur le lecteur « Copie de préservation 2 » (à l’aide des fonctions « copier » ou « glisser‑déplacer » de l’Explorateur Windows).
  • S’il existe des bases de données actives, faire une copie de la plus récente sauvegarde mensuelle figurant sur le lecteur « Copie de préservation 1 » et la transférer sur le lecteur « Copie de préservation 2 » (en s’assurant d’écraser toute sauvegarde effectuée pour le même mois de l’année précédente).
• Reconnecter le lecteur « Copie de préservation 1 » à l’ordinateur de travail et replacer le lecteur « Copie de préservation 2 » dans son emplacement hors site.

À faire chaque année

Mise à jour de l’inventaire des biens numériques

Inventorier les nouveaux biens numériques ainsi que les changements apportés aux biens numériques existants. Prêter particulièrement attention aux changements apportés aux logiciels utilisés. S’il y a eu des changements, déterminer les fichiers (s’il y a lieu) devant migrer vers de nouveaux formats. Les migrations doivent d’abord être effectuées sur les copies se trouvant dans le lecteur de travail. Par la suite, les fichiers se trouvant dans les « Copies de préservation » (et qui ne figurent plus dans le lecteur de travail) peuvent être convertis.

Mise à jour annuelle de l’inventaire des biens numériques

• Immédiatement après la première sauvegarde sur l’ordinateur de travail, copier (avec l’Explorateur Windows) le dossier « Sauvegarde actuelle » et tous les sous‑dossiers connexes situés sur le lecteur de disque dur externe étiqueté « Copies de préservation 1 », puis le transférer dans un nouveau dossier (sur le même lecteur de disque dur) nommé « Copie de préservation sauvegardée le aaaammjj » (où aaaammjj correspond à la date de la sauvegarde).
• S’il existe des fichiers de bases de données actifs : immédiatement après la première sauvegarde mensuelle de l’ordinateur de travail, effectuer une copie (avec l’Explorateur Windows) de cette sauvegarde (p. ex. <Sauvegarde des bases de données xx MOIS>) sur le répertoire « Copie de préservation sauvegardée le aaaammjj » nouvellement créé (voir ci‑dessus).
• Exécuter le logiciel MD5summer dans le nouveau dossier « Copie de préservation sauvegardée le aaaammjj » afin de stocker les métadonnées des totaux de contrôle correspondantes, puis stocker ces métadonnées dans le nouveau répertoire.
• La mise à jour mensuelle du lecteur de disque dur hors site (« Copies de préservation 1 ») devrait être effectuée peu après avoir effectué les étapes ci‑dessus.
• Soumettre au test de la fixité tous les dossiers de préservation sur les deux lecteurs de disque dur externes, conformément à la section « Test de la fixité » du présent document.

À faire tous les cinq ans

• Acquérir de nouveaux lecteurs de disque dur externes.
• Tester la fixité des fichiers se trouvant dans les copies de préservation des lecteurs de disque dur actuels.
• Copier tous les dossiers sur les nouveaux lecteurs de disque dur et éliminer les anciens lecteurs de disque dur externes, conformément à la section « Régénération des supports » du présent document.

Création de regroupements de lecteurs de disque

• Installer la mise à jour vers Windows 10 sur tous les ordinateurs qui auront accès au lecteur partagé.
• Suivre les étapes suivantes pour chaque regroupement devant être créé :

• Se procurer un concentrateur USB 3.0 disposant de sa propre source d’alimentation et d’au moins quatre ports USB (six ou même huit ports USB représentent un idéal en vue d’une future extension).
• Acquérir trois nouveaux lecteurs de disque dur externes de même capacité que les lecteurs utilisés dans l’option 1 (soit six nouveaux lecteurs au total). Étiqueter tous les nouveaux lecteurs de façon à y inscrire la date d’achat (p. ex. « Copies de préservation Regroupement 1, disque 1, acheté le jj‑mmm‑aaaa » [abréviation : convention d’écriture alphanumérique de la date, soit deux lettres pour désigner le jour, trois lettres pour désigner le mois, puis quatre chiffres pour l’année; p. ex. 01 mar 2016]).
• Suivre les instructions fournies par Windows 10 pour créer un espace de stockage (configurer le type de résilience à « parité ») pour trois disques seulement. Ne pas utiliser le lecteur de l’option 1 s’il renferme déjà du contenu. Définir une « capacité maximale d’espace de stockage » suffisante pour conserver tous les biens numérisés dans un proche avenir (p. ex. 40 To). À l’heure actuelle, le musée n’a pas besoin de libérer 40 To d’espace disque pour assurer cette capacité – le nombre représente simplement la capacité maximale que le lecteur pourrait atteindre dans le futur.
• Copier tout le contenu de l’ancien lecteur (voir l’option 1) et le coller dans le nouveau regroupement.
• Suivre les instructions fournies par Windows pour ajouter l’ancien lecteur (soit le lecteur déjà utilisé dans l’option 1) ainsi qu’un quatrième lecteur au regroupement. Cette procédure permettra de reformater les deux lecteurs et d’y graver l’information figurant déjà dans le regroupement.

• Répéter le processus susmentionné pour créer un deuxième regroupement (et y graver le contenu du deuxième lecteur externe décrit à l’option 1).

Utilisation des regroupements de lecteurs de disque

Les regroupements doivent être traités de la même façon que les lecteurs individuels présentés à l’option 1.

Remplacement des lecteurs

Les lecteurs faisant partie d’un regroupement et qui sont utilisés fréquemment (c.‑à‑d. qui font souvent l’objet d’une lecture et d’une écriture) n’ont pas à être automatiquement remplacés aux cinq ans, étant donné que le regroupement informera les utilisateurs lorsque les lecteurs commenceront à se dégrader. Si les lecteurs d’un regroupement sont entreposés pendant plusieurs mois sans que personne n’y accède en mode lecture ou écriture (ce qui ne devrait pas être le cas si l’on se fie aux recommandations pour les options 1 et 2), les lecteurs devront être remplacés au plus tard cinq ans après la date d’achat.